ANÁLISE COMPARATIVA DAS PRINCIPAIS FERRAMENTAS GRATUITAS DE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

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1 0 UNIJUÍ UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL DCEEng DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS EXATAS E ENGENHARIAS CURSO DE CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO ANÁLISE COMPARATIVA DAS PRINCIPAIS FERRAMENTAS GRATUITAS DE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) DAIANE TRENNEPOHL Ijuí RS 2014

2 1 DAIANE TRENNEPOHL ANÁLISE COMPARATIVA DAS PRINCIPAIS FERRAMENTAS GRATUITAS DE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Ciência da Computação da Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul UNIJUÍ, como requisito parcial à obtenção do grau de Bacharel em Ciência da Computação. Orientador: Romário Lopes Alcântara Ijuí RS 2014

3 2 DAIANE TRENNEPOHL ANÁLISE COMPARATIVA DAS PRINCIPAIS FERRAMENTAS GRATUITAS DE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Ciência da Computação da Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul UNIJUÍ, como requisito parcial à obtenção do grau de Bacharel em Ciência da Computação. Banca Examinadora: Professor Gerson Battisti, Dr Coordenador da Disciplina Professor Romário Lopes Alcântara, Msc Presidente da Banca Orientador Professor Marcos Ronaldo Melo Cavalheiro, Msc Membro Ijuí RS, Dezembro de 2014

4 Dedico este trabalho a todos que contribuíram e me apoiaram durante minha formação acadêmica, principalmente aos meus pais, que jamais deixaram de acreditar em mim. 3

5 4 AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus, por me guiar durante essa jornada. Aos meus pais e familiares, por estar ao meu lado em todos os momentos, independente do que acontecer, me confortando e acreditando em mim sempre. Agradeço ao Henrique por ter me entendido e apoiado quando eu mais precisei, estando comigo, me auxiliando nos momentos mais difíceis e me compreendendo nos momentos de ausência. Aos meus amigos, a quem eu devo muito, especialmente por estar e poder conviver com eles durante todo esse tempo. E por fim, agradeço imensamente a todos os professores, em especial ao Professor Romário Lopes Alcântara, que teve papel fundamental por tudo que fez por mim durante o desenvolvimento desse trabalho.

6 5 RESUMO O Business Process Management (BPM) é uma disciplina de gestão empresarial focada no desenho de processos de negócios e melhoria contínua da velocidade, custo e qualidade das operações de negócio utilizando, entre outras coisas, recursos de Tecnologia de Informação. O BPM engloba estratégias, objetivos, estruturas organizacionais, métodos e tecnologias para analisar, implementar, transformar e estabelecer a governanças de processos. O crescimento do BPM, por sua vez, está diretamente ligado ao crescimento do uso de ferramentas que ajudem na gestão dos negócios. Muitas dessas ferramentas se encontram disponíveis gratuitamente, oferecendo um meio muito mais prático e acessível para que as organizações maximizem seu controle, organização e desenvolvimento da produção e que possam crescer mais rapidamente para alcançar seus objetivos. Com o presente estudo, objetivou-se então, além da pesquisa e aprofundamento do tema, a análise e comparação de três das várias ferramentas gratuitas disponíveis na área de BPM, sendo elas BizAgi, BonitaSoft e Intalio. Obtendo por fim, um resultado claro e objetivo que possa auxiliar as organizações na escolha da melhor ferramenta para ser implantada. Palavras-Chave: BPM. Gerenciamento de Processos de Negócio. BPMN. BPMS. Ferramentas BPM.

7 6 ABSTRACT The Business Process Management (BPM) is a discipline of business management focused on the design of business processes and continuous improvement of speed, cost and quality of business operations using Information Technology resources, among other things. BPM encompasses strategies, objectives, organizational structures, methods and technologies to analyze, implement, transform and establish governances processes. The growth of BPM, in turn, is directly linked to the growth in the use of tools that help in business management. Many of these tools are freely available, offering a much more practical and affordable way for organizations to maximize their control, organization and development of production and can grow faster to reach your goals. With this study, we aimed at then, in addition to research and reflection on the theme, the analysis and comparison of three of the many free tools available in the field of BPM, and they BizAgi, BonitaSoft and Intalio. Finally getting a clear result and goal that can assist organizations in selecting the best tool to be deployed. Keywords: BPM. Business Process Management. BPMN. BPMS. BPM tools.

8 7 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ABPMP BPD BPEL BPM BPMI BPMI BPMN BPMS BPR GPN OMG TI XPDL Associação de Profissionais de Gerenciamento de Processos de Negócio Business Process Diagram Business Process Execution Language Business Process Management Business Process Management Initiative Instituto de Gestão de Processos de Negócio Business Process Modeling Notation Business Process Management System Business Process Reengeneering A Gestão desses Processos de Negócios Object Management Group Tecnologia de Informação Process Definition Language

9 8 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Representação gráfica de processos de negócios Figura 2: Ciclo de vida BPM Figura 3: Conjunto de atividades BPM Figura 4: Diagrama de fluxo de tarefas Figura 5: Infraestrutura BPMS Figura 6: Funcionalidades de ferramentas BPMS Figura 7: Produtos complementares do BizAgi Figura 8: Interface gráfica da ferramenta BizAgi Figura 9: Conectores BonitaSoft Figura 10: Interface gráfica da ferramenta BonitaSoft Figura 11: Interface gráfica da ferramenta Intalio Figura 12: Análise geral das ferramentas BPM... 52

10 9 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Elementos da notação BPMN Quadro 2: Notas de avaliação de ferramentas BPM Quadro 3: Análise da ferramenta BizAgi Quadro 4: Análise da ferramenta BonitaSoft Quadro 5: Análise da ferramenta Intalio Quadro 6: Resultado da análise das ferramentas BPM... 51

11 10 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ASPECTOS GERAIS DO BPM PROCESSOS DE NEGÓCIO Processo Primário Processo de Suporte Processo de Gerenciamento GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO BPM NAS ORGANIZAÇÕES BPM E TECNOLOGIAS Business Process Modeling Notation (BPMN) Business Process Management System (BPMS) DEFINIÇÃO DAS FERRAMENTAS BPM BIZAGI BONITASOFT INTALIO CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO E ANÁLISE DAS FERRAMENTAS BPM REQUISITOS DE ANÁLISE DAS FERRAMENTAS BPM Requisitos de Modelagem Requisitos de Desenvolvimento Requisitos de Ambiente de Usuário Requisitos de Integração Requisitos de Gestão Requisitos de Infraestrutura e Administração Requisitos de Licenciamento ANÁLISE DAS FERRAMENTAS BPM ANÁLISE DOS RESULTADOS E CONCLUSÃO FINAL CONCLUSÃO REFERÊNCIAS... 57

12 11 INTRODUÇÃO O atual cenário globalizado exigiu que as organizações passassem a enfrentar um ambiente dominado pela alta competitividade entre as empresas, o que tornou a visão tradicional de organização insuficiente para lidar com esse dinamismo, necessitando cada vez mais, de inovação e adaptações frequentes. Nesse contexto, a Gestão de Processos de Negócios, conhecida também como Business Process Management (BPM), se popularizou entre as organizações nos últimos anos, pois proporciona, entre outras coisas, a adoção da abordagem através de processos junto aos recursos de Tecnologia de Informação (TI), que por sua vez, tornou-se uma das bases para a reformulação de processos, visando encontrar os objetivos de seus negócios, como concorrência, competitividade e estratégias. BPM é a tecnologia que reúne diversos instrumentos com o propósito de monitorar e controlar o desenvolvimento, andamento e conclusão dos processos, assim como medir a eficiência dos recursos aplicados. Seu diferencial está na inovação através das ferramentas que permitem não somente gerenciar um processo de negócio através de seus componentes, como também extrair custos, tempo e consumo de recursos envolvidos nesses processos. As empresas que fazem uso do BPM possuem um ótimo caminho para encaminhar as iniciativas de melhoria organizacional, tanto na parte de conhecimento quanto em outras necessidades vitais, orientando no uso dos seus sistemas.

13 12 Em outras palavras, o BPM ou Gerenciamento de Processos de Negócio nada mais é que uma tecnologia desenvolvida a partir da união de ferramentas inteligentes para promover a eficiência dos processos de uma organização. Esta sincronia entre a organização e a TI favorece diretamente a redução de custos, gerando aumento de qualidade e agilidade operacional que, por sua vez, aumenta o crescimento do negócio e gera a satisfação do cliente. A tecnologia de informação, direcionada para o gerenciamento e melhoria dos processos de negócio, tem ajudado as organizações a melhorar a sua posição competitiva, aumentando dessa forma, a necessidade de se desenvolver sistemas de informação que suportem esta nova perspectiva. Nesse contexto, encontramos as ferramentas de gerenciamento de processos, que independente do tipo, passaram a auxiliar, cada vez mais, na organização, controle e desenvolvimento das organizações. Ao longo das últimas décadas essas ferramentas de gestão se tornaram comuns nas mais diferentes organizações. Elas ajudam as empresas, por exemplo, a atingirem seus objetivos, seja eles aumentar receitas, reduzir custos, inovar, melhorar a qualidade ou se planejar para o futuro. Algumas dessas ferramentas podem literalmente simular os diversos cenários propostos pelos analistas a partir das necessidades e desejos de cada cliente, gerando métricas de eficiência temporal ou monetária para cada processo. Entretanto, ainda existem muitos sistemas e ferramentas que, embora tecnicamente corretos, não satisfazem as reais necessidades do negócio, podendo diminuir ou impedir o desenvolvimento do mesmo. Por essa razão, surge a importância de se estudar e analisar as mais diversas ferramentas de gestão de processos para poder escolher a que melhor se encaixa com o perfil, carências e objetivos de cada organização. Estudar e comparar diferentes ferramentas BPM é muito importante e essencial para uma organização, pois entre outras coisas, essa análise busca diferenciar as ferramentas em questão, bem como, estabelecer quais são as vantagens, facilidades e melhorias que cada ferramenta pode proporcionar,

14 13 indicando assim, qual delas é a melhor para ser implantada de acordo com as necessidades e propósitos preestabelecidos em cada negócio. Foi com base nessa necessidade e nos estudos realizados, que surgiu o interesse de estudar e de construir um melhor entendimento sobre Business Process Management, verificando como é feita a sua aplicabilidade nas organizações, além de avaliar e fazer uma análise comparativa entre três das ferramentas gratuitas de BPM utilizadas pelas organizações atualmente. O referido trabalho será desenvolvido através de leituras em livros especializados, artigos da área e pesquisas na web de sites confiáveis e devidamente referenciados, bem como analisar separadamente cada uma das três ferramentas de BPM, para então, compará-las e obter uma conclusão clara e objetiva sobre a usabilidade de cada uma delas.

15 14 1 ASPECTOS GERAIS DO BPM Em meio às constantes mudanças no mundo dos negócios, as organizações precisam contar com metodologias e infraestrutura tecnológica que ofereçam agilidade necessária para administrar com eficiência os seus negócios. Um sistema que permita fazer isto precisa oferecer recursos apropriados para a gestão eficiente dos processos de negócio de forma dinâmica, ou seja, deve permitir a identificação, o mapeamento, a integração e a automação eficaz destes processos. Em busca de desenvolvimento e crescimento, grande parte das empresas já está buscando novas alternativas para acompanhar a evolução tecnológica e satisfazer seus clientes. Nesse contexto, encontramos o que chamamos de Business Process Management (BPM), essencial no controle de processos das organizações. 1.1 PROCESSOS DE NEGÓCIO É evidente a importância das tecnologias de informação e comunicação em nossas vidas. Independentemente do segmento, sendo indústria, comércio, serviços ou administração publica, a utilização dessas tecnologias é ampla e fundamental. De maneira geral, a computação se apresenta como um conjunto de ferramentas, sistemas e técnicas que permitem criar, organizar, classificar, armazenar, recuperar e distribuir dados; construindo inúmeros tipos de sistemas de informação. A utilização destes possibilita alcançar uma série de benefícios organizacionais refletidos em termos de agilidade, produtividade, integridade, confiabilidade, segurança e versatilidade. Com isso, os sistemas de informação suportam as operações, os processos de negócios e a tomada de decisões na busca por melhores produtos e serviços, maior satisfação de seus clientes, acionistas e colaboradores (JUNIOR, 2011, p. 79). Para entender BPM é necessário, primeiramente, compreender o significado de processo de negócio. Um Processo de Negócio, segundo Araújo e Albuquerque (2010, p. 5) consiste basicamente em um fluxo de atividades, que define como as tarefas devem ser executadas. Esse conjunto de tarefas, portanto, constitui um padrão que será repetido na execução do trabalho na instituição. Buscando dessa

16 15 forma, por meio de uma representação da realidade, determinar ou formalizar as práticas organizacionais. Conforme a Associação de Profissionais de Gerenciamento de Processos de Negócio, ABPMP (2013, p. 49), um processo de negócio definido de maneira abrangente abordará O QUE, ONDE, QUANDO, POR QUE e COMO o trabalho é feito e QUEM é o responsável por realizá-lo. Um processo pode ser entendido também como um conjunto de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados. Os processos, de acordo com a ABPMP (2013, p. 35), são compostos por atividades inter-relacionadas que solucionam uma questão específica. Essas atividades são governadas por regras de negócio e analisadas no contexto de seu relacionamento com outras atividades, fornecendo uma visão de fluxo e sequencia. Esses processos podem ser classificados em três tipos, sendo eles, processo primário, de suporte e de gerenciamento Processo Primário O processo primário agrega valor diretamente para o cliente, pois está diretamente relacionado à experiência de consumo do produto ou serviço. Processos primários são, segundo a ABPMP (2013, p. 36), frequentemente referenciados como processos essenciais ou finalísticos, por representarem as atividades essenciais executadas para que a organização possa atingir seus objetivos Processo de Suporte Para a ABPMP (2013, p. 37), os processos de suporte existem para prover suporte a processos primários, mas também pode prover suporte a outros processos de suporte ou processos de gerenciamento. A principal diferença entre os dois primeiros processos é que o processo de suporte agrega valor para outros processos e não diretamente para os clientes, como é o caso do processo primário.

17 Processo de Gerenciamento O processo de gerenciamento tem o propósito de medir e controlar atividades, além de administrar a situação atual e o futuro do negócio. Assim como os processos de suporte, esse tipo de processo não agrega valor diretamente para os clientes, mas segundo a ABPMP (2013, p. 37), são necessários para assegurar que a organização opere de acordo com seus objetivos e metas de desempenho. 1.2 GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO Nos anos 80, de acordo com Capote (2012, p. 103), a gestão da qualidade total estava no topo da lista de prioridades das empresas na maior parte do mundo. Na década de 90, entretanto, Michael Hammer e James Champy lançaram o artigo Don t automate, obliterate que foi o marco da chamada onda de BPR (Business Process Reengeneering) ou Reengenharia de Processos. Ainda conforme Capote (2012, p. 104), em 2006, Howard Smith e Peter Fingar lançaram o livro Business Process Management: The Third Wave com os conceitos de Gerenciamento de Processos de Negócio. Depois disso, o BPM acabou se tornando o assunto mais importante nas empresas, pois os autores sendo especialistas em Tecnologia da Informação destacaram o BPM como sendo uma automação de processos através de ferramentas de software. A prática do BPM é definida, segundo a ABPMP (2013, p. 39), por um conjunto de valores, crenças, liderança e cultura que formam os alicerces do ambiente em que uma organização opera, influenciando e guiando o comportamento e a estrutura organizacional. A visibilidade e o entendimento dos processos de negócios são muitas vezes facilitados pela representação gráfica das atividades em caixas interligadas e organizadas em raias, como pode ser observado na Figura 1.

18 17 Figura 1: Representação gráfica de processos de negócios Fonte: ABPMP (2013, p. 49). O BPM engloba estratégias, objetivos, estruturas organizacionais, métodos e tecnologias para analisar, implementar, transformar e estabelecer a governanças de processos. De acordo com a ABPMP (2013, p. 42), os objetivos organizacionais podem ser alcançados com maior êxito através do gerenciamento de processos, que por sua vez, representa uma nova forma de visualizar e administrar as operações de negócio. BPM é uma disciplina gerencial que trata processos de negócio como ativos da organização. Pressupõe que os objetivos organizacionais podem ser alcançados por meio da definição, desenho, controle e transformação contínua de processos de negócios. Embora essa definição de Gerenciamento de Processos de Negócio seja um bom começo, BPM deve ser visto a partir de varias perspectivas para se entender o que realmente é (ABPMP, 2013, p. 52). A Gestão desses Processos de Negócios (GPN), para Araújo e Albuquerque (2010, p. 2), consiste em um conjunto de ferramentas gerenciais e tecnológicas para prover suporte aos processos das organizações. Esses processos abrangem desde a descoberta dos processos até a avaliação e finalização dos mesmos, independente da área funcional ou localização. A gestão de Processos de Negócio, de acordo com Junior (2007, p. 13), visa mapear e melhorar os processos de negócios das empresas, através de uma abordagem baseada em um ciclo de vida de modelagens, desenvolvimento,

19 18 execução, monitoração, análise e otimização dos processos de negócio, como pode ser visto na Figura 2. Figura 2: Ciclo de vida BPM Fonte: Junior (2007, p. 13). O BPM é basicamente um conceito que une gestão de negócio e tecnologia da informação. Segundo Tessari (2008, p. 29), o BPM é voltado para a melhoria dos processos de negócio das organizações através do uso de métodos, técnicas e ferramentas para modelar, publicar, controlar e analisar processos operacionais, envolvendo elementos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação. Qualquer prática voltada ao gerenciamento de processos, conforme a ABPMP (2013, p. 42) ajuda, entre outras coisas, a maximizar os resultados e o desempenho dos processos, e assim fazer com que as organizações tenham melhores resultados financeiros, vantagens competitivas, redução de custos, melhores recursos e consequentemente, aumento da satisfação dos clientes através de seus produtos e serviços. 1.3 BPM NAS ORGANIZAÇÕES Os avanços no gerenciamento de processos têm sido fundamentais para o progresso de corporações, indústrias e economias. Para enfrentar os desafios do atual cenário globalizado, as organizações devem melhorar a sua capacidade de

20 19 antecipar e responder tanto a mudanças de mercado quanto as necessidades dos seus clientes, principalmente diante das constantes mudanças na economia e no pensamento da população. O BPM auxilia no estabelecimento de princípios e práticas que permitem que as organizações sejam mais eficientes e eficazes ao executarem seus processos de negócio. De acordo com a ABPMP (2013, p. 43), na maioria das organizações, as disciplinas de BPM e gerenciamento funcional devem trabalhar em conjunto para obter o máximo de vantagens que cada uma delas pode oferecer. A Gestão de Processos de Negócios (GPN) ganhou grande aceitação entre as empresas nos últimos anos, pois permitiu a integração dos processos de negócios aos recursos da Tecnologia da Informação (TI). Os processos de negócios são um conjunto de atividades logicamente relacionadas executadas para obter um resultado de negócio e todo trabalho importante realizado nas organizações faz parte de algum processo (ARAÚJO; ALBUQUERQUE, 2010, p. 2). O gerenciamento de processos garante a criação e o desenvolvimento eficiente das várias fases que compõem produtos e serviços da organização, garantindo que o trabalho seja coordenado através de funções para entregá-los da maneira mais eficaz possível ao cliente. O BPM, segundo a ABPMP (2013, p. 52), implica um comprometimento permanente e contínuo da organização para o gerenciamento de seus processos. Isso inclui um conjunto de atividades, tais como modelagem, análise, desenho, medição de desempenho e transformação de processos, como se observa na Figura 3.

21 20 Figura 3: Conjunto de atividades BPM Fonte: ABPMP (2013, p. 52). O BPM pode ser aplicado em qualquer organização, sendo ela de que porte for, com ou sem fins lucrativos, públicas ou privadas, todas com o objetivo de direcionar seus recursos organizacionais e obter todas as vantagens que o gerenciamento de processos de negócio pode proporcionar. Para a ABPMP (2013, p. 44): BPM é uma jornada, não um destino. A adoção do BPM reforça a vantagem competitiva das organizações bem posicionadas. Organizações centradas em BPM desfrutam de maior alinhamento entre a estratégia e a operação, maior resiliência operacional, conformidade menos intrusiva e, certamente, aumento de produtividade. Ainda segundo a ABPMP (2013, p. 31), é difícil implementar BPM, pois entre os principais problemas diante de qualquer mudança estão as barreiras humanas, inércia e interesses ocultos. Muitos dos trabalhadores do conhecimento resistem à transformação de processos, pois veem isso como um concorrente e como uma diminuição de suas experiências. Embora alguns líderes pratiquem cada vez mais alterações em processos de negócio, seus processos não foram desenhados para mudanças. Geralmente, os ciclos de entrega da área de Tecnologia da Informação, conforme a ABPMP (2013,

22 21 p. 30), continuam tendo dificuldade em seguir o ritmo da mudança dos negócios e ainda restringem a adaptabilidade dos processos. Um dos fatores é que poucas organizações conseguem identificar os processos que realmente precisam ser mais ágeis. Com base nas informações da ABPMP (2013, p. 64), é comum as organizações tentarem implementar BPM a partir do nível operacional ou de determinada área funcional. Entretanto, sem um amplo comprometimento de toda a organização, a prática e os benefícios do BPM são improváveis de acontecer. O gerenciamento de processos de negócio, portanto, requer a participação de toda a organização, desde a liderança até o nível operacional. Usar BPM não significa, necessariamente, ter que adotar uma teoria especifica, mas sim, significa administrar o ciclo de vida completo do processo seja qual for a teoria adotada. 1.4 BPM E TECNOLOGIAS O crescimento do BPM está diretamente ligado ao crescimento do uso de ferramentas que ajudam na gestão dos negócios. Essas ferramentas, por sua vez, podem ser consideradas uma nova maneira de gerir um negócio utilizando softwares que permitam uma visão de todos os processos. Entre outros fatores, a estratégia de negócio deve determinar o tipo de tecnologia necessária para traduzir a visão de cada organização em suas operações. Segundo a ABPMP (2013, p. 361), sem esse vínculo direto da visão e operações, nem a tecnologia de BPM, nem qualquer outra automação podem ser justificadas. Nesse contexto, a tecnologia desempenha um papel significativo e muito importante na evolução da organização e na sua capacidade de criar ambientes que facilitem as mudanças. Por esse motivo, a ABPMP (2013, p. 361), destaca que, apoiar essa nova visão com base em BPM vai exigir, entre outras coisas, um novo tipo de estratégia de tecnologia que se funde à estratégia da organização, possibilitando a criação de uma arquitetura realista e um plano de implementação.

23 22 A área de tecnologia da informação é considerada um facilitador em esforços de BPM, onde a sua implementação, de acordo com a ABPMP (2013, p. 63), não é um projeto de tecnologia de informação, mas uma aplicação coordenada de práticas de gerenciamento de processos que podem ser habilitadas pela tecnologia. Muitas organizações decidem investir em tecnologias de BPM buscando controlar, desenvolver e maximizar suas implementações de BPM já bem sucedidas, mas qualquer que seja a sua meta, os investimentos em tecnologia e o papel da área de Tecnologia da Informação devem sempre seguir as necessidades reais do negócio, seguindo uma abordagem disciplinada que permita que a organização possa de alguma forma, atingir os seus objetivos Business Process Modeling Notation (BPMN) Com o crescimento da utilização da tecnologia de BPM aliado ao aumento de fornecedores e uma maior complexidade na demanda dos clientes, acabou resultando na necessidade, nos últimos anos, da criação de padrões técnicos para a gestão de processos. Entre os padrões criados está a Business Process Modeling Notation (BPMN) que, segundo Zuchetto e Nicolao (2007, p. 6), é a notação gráfica para modelagem de processos criada pela BPMI (Business Process Management Initiative) e incorporado pela OMG (Object Management Group) após a fusão entre estas entidades, realizada em A BPMN foi desenvolvida para ser de fácil utilização e entendimento, além de fornecer a habilidade de modelar processos de negócio complexos. Para Capote (2011, p. 51), a notação foi projetada especificamente para coordenar a sequencia de processos e as mensagens que circulam entre os diversos componentes do processo em um conjunto de atividades relacionadas. Com a BPM, de acordo com Junior (2007, p. 24), é possível fornecer aos usuários uma notação livre e de larga adoção, onde se destaca a sua qualidade de

24 23 ser facilmente entendida. Dessa forma, BPMN procura viabilizar, alinhar e facilitar o relacionamento entre negócio e TI, definindo um diagrama de processos de negócio onde, utilizando técnicas de diagramas de fluxo, a BPMN procura representar graficamente as várias atividades e o seu fluxo de execução. A ABPMP (2013, p. 416) define BPMN como um conjunto de padrões gráficos que especificam os símbolos usados em diagramas e modelos de processos, permitindo modelar diferentes aspectos de fluxos de processos e fluxos de trabalho. Ainda segundo a ABPMP (2013, p. 416), além de padronizar símbolos, a BPMN busca uniformizar a terminologia e técnica de modelagem, possuindo, a partir da versão 2.0, um formato padrão XML, o que permite o intercâmbio do desenho de processo entre diferentes ferramentas. A BPMN possui uma série de elementos gráficos em que cada um representa uma determinada função. Alguns dos elementos da notação BPMN podem ser observados no Quadro 1. Quadro 1: Elementos da notação BPMN Fonte: Junior (2007, p. 24).

25 24 A simbologia da BPMN, de acordo com Tessari (2008, p. 49), permite criar modelos de processos de negócio para finalidades de documentação e comunicação. Esses modelos seguem um padrão desenvolvido pelo Instituto de Gestão de Processos de Negócio (BPMI) que foi lançada publicamente em maio de Para esclarecer melhor, o objetivo dessa notação, conforme Junior (2007, p. 24), é ser uma linguagem comum e de fácil entendimento entre todos os envolvidos com processos, desde o analista de negócio que faz o projeto inicial, passando pelas equipes de TI que implementam tecnologicamente as aplicações, até o pessoal de negócio que vai efetivamente monitorar e gerenciar os processo de negócio. A BPMN, segundo a ABPMP (2009, p. 51), está se tornando rapidamente, a maior e mais aceita notação de modelagem de processos de negócio, pois entre outras coisas, fornece uma notação necessária para expressar os processos de negócio em um único diagrama, o BPD (Business Process Diagram), onde são dispostos os diversos elementos que formam o BPMN, conforme podemos ver na Figura 4. Figura 4: Diagrama de fluxo de tarefas Fonte: ABPMP (2009, p. 52). A notação de modelagem de processo do negócio foi desenvolvida, de acordo com Zuchetto e Nicolao (2007, p. 7), para permitir que o usuário de negócio possa desenvolver representações gráficas compreensivas por todos os integrantes

26 25 de um processo, podendo ser tanto os usuários e analistas, assim como técnicos do negócio. Resumidamente, o processo de modelagem envolve, entre outras coisas: - Identificação das tarefas do processo; - Mapeamento do fluxo entre as tarefas; - Identificação dos executores das tarefas; - Definição de indicadores de desempenho. Depois que o diagrama de processo de negócio estiver viável, os responsáveis pela TI podem começar a implementar fisicamente os componentes que compõe os fluxos, ou seja, pode-se começar a construir as telas que permitirão o usuário interagir com os sistemas e com as aplicações. A modelagem dos processos é de grande ajuda, tanto para TI como para o negócio, pois permite documentar e disponibilizar para todos na organização, informações que antes estavam escondidas e espalhadas pelos diversos sistemas. Isto facilita a melhoria dos processos, auditorias e atividades de compliace, bem como o reaproveitamento dos processos dentro da organização (JUNIOR, 2007, p. 25). A BPMN, conforme Capote (2011, p. 121), é a notação para representação de processos mais completa e mais utilizada no mercado atualmente. Segundo Junior (2007, p. 27), pode-se identificar duas atividades bem distintas e que normalmente, empregam equipes, metodologias e ferramentas diferentes: - Construção dos serviços, baseados em funcionalidades bem definidas do negócio (como a consulta no cadastro de clientes) ou técnicas (como o envio de ), podendo aqui, serem empregadas linguagens tradicionais como Java, assim como técnicas de desenvolvimento orientado a objetos; - Construção dos fluxos, baseados na composição ordenada da chamada dos diversos serviços já construídos. Empregam-se ainda técnicas e ferramentas específicas para o desenho e execução dos processos de negócio.

27 26 De acordo com Lima (2012, p. 2), por ser um dos métodos mais largamente aceitos devido ao seu destaque atual, a BPMN tem sido a técnica mais difundida e, possivelmente a mais utilizada atualmente, por esse motivo, essa notação tem pressionado cada vez mais, os fornecedores de softwares de gerenciamento de processos a introduzi-la em suas propostas. Desde sua disponibilização formal em 2004, BPMN tem sido utilizada em organizações do mundo inteiro. Atualmente há uma grande oferta de ferramentas, tanto gratuitas quanto licenciadas, que oferecem suporte a essa notação. Devido a sua grande aceitação, a BPMN está ajudando a disseminar vários dos conceitos relacionados a processos de negócios e é considerada hoje uma característica essencial de qualquer iniciativa BPM Business Process Management System (BPMS) Business Process Management System, também conhecido como BPMS, segundo Oliveira (2006, p. 2), representa a plataforma tecnológica usada na gestão de processos. É uma ferramenta complexa responsável, entre outras coisas, pela realização de grande parte do ciclo de vida do gerenciamento de processos de negócio. Capote (2011, p. 206) define BPMS como um ambiente integrado de componentes de software que automatizam todo o ciclo de vida dos processos de negócios, desde a sua concepção e modelagem inicial, passando pela execução e monitoramento, até a incorporação de melhorias, podendo inclusive, haver a possibilidade de simulação. Para Capote (2012, p. 125), as ferramentas de BPMS devem apoiar as organizações na realização das mais diversas atividades durante o ciclo de vida do gerenciamento de processos de negócios. Entre essas atividades destacam-se principalmente: - A representação dos seus processos (modelagem); - Definição das informações geradas (dados);

28 27 - A forma como o trabalho será realizado (formulários); - O comportamento dos processos (regras de negócio); - Definição e alocação de recursos (participantes); - Reutilização dos sistemas da informação (integração); - Validação das mudanças nos processos (simular); - A realização do trabalho definido no processo (execução); - A verificação de resultados do processo (monitorar). A Associação dos Profissionais de Gerenciamento de Processos de Negócio descreve BPMS como sendo um conjunto de ferramentas automatizadas que provem suporte a BPM, possibilitando dessa forma, a modelagem, execução, controle e monitoramento dos processos de forma mais eficiente. BPMS define a arquitetura e infraestrutura tecnológica necessária para a modelagem do negócio, incluindo a execução em produção dos fluxos de trabalho, a aplicação de regras de negócio, a simulação de cenários e a operação de outras aplicações do ambiente BPMS. Nesse contexto, podemos observar na Figura 5, de forma resumida, a Infraestrutura BPMS. Figura 5: Infraestrutura BPMS Fonte: Tessari (2008, p. 42). A arquitetura orientada a serviços tem grande influência na adoção de ferramentas de BPMS nas organizações, pois, segundo Carrara (2007, p. 49), permite a interação dos ativos de TI para os negócios. Essas ferramentas também

29 28 incorporam instrumentos para a medição e análise de processos, através da coleta de dados e sua tradução em indicadores de desempenho. Para Oliveira (2006, p. 3): O BPMS é um eficaz instrumento na busca da melhoria do Sistema de Gestão contribuindo para a implementação de mudanças que tornem ou mantenham a empresa competitiva com fluxos de trabalho claramente definidos, automatizados e racionais, atuando de forma complementar as estruturas informatizadas tradicionais, na busca da satisfação dos clientes ou consumidores. A arquitetura interna de um BPMS, de acordo com Capote (2011, p. 207), permite que uma organização possa automatizar seus processos de negócio, para melhor conduzi-los e então, administrar melhor seus resultados. Dessa forma, se consegue manter sempre um alto nível de customização do sistema em relação ao negócio da organização. Em um BPMS, segundo informações da ABPMP (2013, p. 373), os modelos de processos de negócio são construídos, quase sempre, usando a notação BPMN. Esses símbolos, como destacado anteriormente, representam tarefas, decisões, ações automatizadas e são únicos naquilo que representam, compondo por fim, as diversas funcionalidades das ferramentas BPMS. Podemos observar algumas das funcionalidades na Figura 6. Figura 6: Funcionalidades de ferramentas BPMS Fonte: ABPMP (2013, p. 398).

30 29 O BPMS pode ser visto como um eficaz instrumento de gestão, pois seu uso permite, de acordo com Carrara (2007, p. 7), um melhor acesso a informações pela integração com sistemas legados, permitindo assim, maior controle sobre os processos ao coletar automaticamente dados e informações, além de destacar os indicadores definidos pelos usuários. Unindo a arquitetura voltada a processos e a plataforma de entrega de serviço, as empresas usuárias do BPMS, poderão reformular cada vez mais sua forma de gestão de negócio, tornando-se mais ágeis, flexíveis e competitivas.

31 30 2 DEFINIÇÃO DAS FERRAMENTAS BPM Sendo uma disciplina gerencial que auxilia e resulta na melhoria do desempenho do negócio, BPM é praticado através de um conjunto de abordagens interconectadas que, juntas, criam uma sólida e estruturada arquitetura de processos de negócio. Nas organizações, pessoas em papéis especializados podem ou não utilizar ferramentas que apoiam e facilitam nessa prática. Contudo, a tecnologia tem evoluído constantemente e permitindo, dessa forma, um suporte cada vez melhor ao BPM. São várias as ferramentas computacionais disponíveis e que auxiliam as empresas em seu desenvolvimento e em suas estratégias de negócio. Em geral, essas ferramentas estão crescendo, se desenvolvendo e incorporando cada vez mais novas funcionalidades, facilidades e inovação. Para comprovar então, se uma determinada ferramenta é a melhor a ser escolhida ou se vai suprir com as necessidades da organização, é fundamental um estudo detalhado sobre as ferramentas disponíveis, bem como, as vantagens e desvantagens que cada uma delas pode ter em relação ao objetivo que a organização deseja alcançar. Nesse contexto, surgiu o interesse de estudar, avaliar e comparar três das principais ferramentas de BPM disponíveis, sendo elas BizAgi, BonitaSoft e Intalio. Nas próximas sessões, portanto, serão destacados os principais conceitos, informações e características de cada uma das ferramentas escolhidas, esclarecendo as principais vantagens e diferenças entre elas. Por fim, através dessa análise, será possível obter uma base e os principais fundamentos necessários para poder realizar a análise e a avaliação proposta anteriormente. 2.1 BIZAGI A ferramenta BizAgi foi fabricada e desenvolvida por uma empresa inglesa de mesmo nome, sendo lançada como produto em A BizAgi é uma ferramenta focada 100% em BPM para a criação de fluxogramas, mapas e diagramas em geral.

32 31 Ela permite entre outras coisas, que os usuários, em um ambiente gráfico, possam visualizar estruturar e monitorar os fluxos e informações, bem como as relações existentes entre todas as etapas do processo. BizAgi é um software BPM líder no mercado, que permite automatizar os processos de negócio de forma ágil e simples em um ambiente gráfico intuitivo. Segundo o site da Next Consultoria, o Bizagi foi concebido para proporcionar, entre outras coisas, resultados imediatos, além de definir regras de negócio, interface com o usuário, otimização e balanceamento de carga de trabalho, indicadores de desempenho de processos e monitorar as atividades. Envolvendo tanto o mapeamento de processos de trabalho quanto à automação de processos a partir do mapeamento, BizAgi oferece dois produtos complementares disponíveis para download, como destacado na Figura 7. Um dos produtos é o BizAgi Process Modeler, que é utilizado para desenhar e documentar processos de trabalho e o segundo é o BizAgi BPM Suite, para executar e automatizar processos. Figura 7: Produtos complementares do BizAgi Fonte: Almeida (2013, p. 4). Conforme as informações de Britto (2010, p. 12), o modelador da ferramenta (BizAgi Process Modeler) é gratuito, ou seja, é possível fazer a modelagem em

33 32 BPMN sem o custo da licença. Entretanto, o BizAgi BPM Suite, que é o motor do processo, esse, por sua vez, é pago, sendo a sua licença cobrada por usuário. De acordo com o seu próprio site, BizAgi é uma ferramenta de fácil uso, podendo geral relatórios de processos no formato que se desejar. Além de ser totalmente baseado na notação BPMS, trabalha off-line e sincroniza ao se conectar novamente. BizAgi é uma poderosa ferramenta de acompanhamento, pois mostra exatamente em que ponto o processo se encontra, bem como seu responsável, a localidade e ainda mostra a rota que o processo seguiu, facilitando os usuários na tomada de decisões de forma diferenciada. A ferramenta BizAgi possui ainda, um ambiente web com a visualização dos dados completamente customizável. Através de um clique na linha, pode se ter um acompanhamento completo da situação da tarefa, podendo interagir diretamente com o processo. No final, ainda há a possibilidade de uma validação conceitual BPMN do processo como um todo. BizAgi automatiza os processos mais rapidamente e com mais flexibilidade, apoiando a melhoria contínua dos processos das organizações. Segundo as informações do site da Next Consultoria, a geração do aplicativo é completamente sem codificação e o ambiente de desenvolvimento é totalmente gráfico, inclusive na aplicação de comandos básicos. A plataforma de automação BizAgi, quando bem utilizada pode realizar varias melhorias quanto ao aprimoramento da performance dos processos de negócio, juntamente diminuindo o tempo de novas ideias e conceitos empresariais para promover um avanço contínuo e significativo para o organização. Ao utilizar a ferramenta BizAgi, a partir do momento em que os processos são automatizados, os mesmos podem ser facilmente modificados, proporcionando para as organizações a presteza indispensável para alcançar os seus resultados comerciais (JUNIOR, 2011, p. 43). Segundo Junior (2011, p. 20), a ferramenta BizAgi possui uma estrutura capaz de visualizar os processos como um todo, possibilitando, dessa forma, uma

34 33 melhor e mais precisa identificação de possíveis problemas, podendo ainda apontar a solução para o respectivo processo. Podemos observar melhor a interface gráfica da ferramenta BizAgi na Figura 8. Figura 8: Interface gráfica da ferramenta BizAgi Fonte: BizAgi (2014, p. 4). A ferramenta está disponível para download no próprio site da BizAgi (www.bizagi.com) e de acordo com a análise feita por Junior (2011, p. 45), possui um arquivo instalador de 239 MB, estando disponível somente na plataforma Windows, o qual deve possuir uma quantidade de memória recomendável de 2Gb. Entre as análises realizadas, foram identificados alguns pontos fortes do BizAgi, como a amplitude na modelagem de processos BPM, possuindo suporte a XPDL (Process Definition Language), onde se é possível utilizar e alterar os diagramas de processo facilmente. O BizAgi apresenta ainda, segundo Junior (2011, p. 46), uma abrangente documentação, diferentes idiomas e tem a possibilidade de realizar a publicação Web.

35 BONITASOFT BonitaSoft é uma ferramenta francesa desenvolvida pela empresa de mesmo nome e que roda em plataforma livre, cujo licenciamento é baseado em uma política Open Source. A BonitaSoft, de acordo com o próprio site da ferramenta, combina três soluções em uma: um Studio inovador para modelagem de processos, um mecanismo poderoso de BPM e fluxo de trabalho, e uma interface do usuário revolucionária. A ferramenta faz uso da notação do gerenciamento de processos de negócios (BPMN) com uma solução simples, intuitiva e gráfica. Conforme os dados do site da ferramenta, BonitaSoft acompanha mais de 100 conectores nativos, alguns deles podem ser vistos na Figura 9. Caso o conector necessário ainda não estiver presente, é fácil adicioná-lo com o criador de conectores da própria Bonita BPM Studio. Dessa forma, não é necessário um esforço de desenvolvimento especial. Basta apenas, escolher um conector e definir os parâmetros para o sistema existente. Figura 9: Conectores BonitaSoft Fonte: BonitaSoft (2014, p. 6). A ferramenta BonitaSoft oferece inúmeras vantagens e benefícios, especialmente para a organização que a utilizar, auxiliando em vários momentos e etapas dos processos estabelecidos. Uma das vantagens dessa ferramenta,

36 35 segundo seu site, está na variedade de formatos disponíveis, sendo eles os seguintes: - Bonita BPM For Windows 64-Bit; - Bonita BPM For Windows 32-Bit; - Bonita BPM For Mac 64-Bit; - Bonita BPM For Mac 32-Bit; - Bonita BPM For Linux 64-Bit; - Bonita BPM For Linux 32-Bit; - Bonita BPM Default Package. Ainda de acordo com o site da ferramenta, BonitaSoft acompanha um mecanismo de execução chamado de Bonita BPM Engine, que pode ser expandido para integrar novos serviços ou padrões de BPM. Ele é flexível a ponto de se adaptar facilmente a qualquer infraestrutura de sistemas de informação, suportando até mesmo, grandes volumes de trabalho. Criado para ser útil assim como uma caixa de entrada de , outro detalhe dessa ferramenta é o Bonita BPM Portal, segundo seu site, é um aplicativo leve, pronto para integração rápida e confiável em portais, internet, intranet e extranet existentes, oferecendo uma forma rápida e fácil de acompanhar e gerenciar as tarefas e atividades diárias. São várias as vantagens oferecidas pela BonitaSoft, onde destacam-se a aplicação de melhorias continuas, aumentando dessa forma, a visibilidade, a comunicação, a qualidade e a produtividade empresarial. Tendo a possibilidade também, de monitorar os negócios em tempo real obtendo resultados mais rapidamente. Analisando as informações da página da ferramenta, a cada fase do projeto de BPM, BonitaSoft oferece recursos inovadores para criar, desenvolver, executar e monitorar os processos de negócios. Um simples clique, por exemplo, é suficiente para executar um processo que pode ser facilmente implementado posteriormente. Pode-se ver alguns dos recursos dessa ferramenta na Figura 10.

37 36 Figura 10: Interface gráfica da ferramenta BonitaSoft Fonte: BonitaSoft (2014, p. 2) A ferramenta BonitaSoft, de acordo com seu site, oferece versionamento e atualização de processos ao vivo, implementando novas versões e realizando uma transição suave dos processos antigos para os novos. É possível ainda, salvar e gerenciar versões provisórias do projeto, enquanto se modela um processo. BonitaSoft possuí desenvolvimento iterativo com filtragem e atribuição de tarefas avançadas, onde, segundo informação do seu site, pode-se usar ferramentas e filtros integrados para atribuir tarefas a várias pessoas dinamicamente de forma eficiente. Com a BonitaSoft, é permitido implementar em arquiteturas multi-tenant para poder atender diversos clientes ao mesmo tempo e reduzir os esforços de implementação e atualização. Nesse contexto, a ferramenta ainda faz uso de execução assíncrona para impedir que o fluxo de trabalho seja bloqueado em virtude de tarefas pendentes. Outra vantagem dessa ferramenta são as notações e avisos de erro que aparecem quando uma tarefa não está configurada adequadamente ou quando dados estão ausentes. Além disso, a ferramenta é capaz de salvar, organizar e arquivar todos os processos no repositório central da empresa.

38 37 É possível criar, com BonitaSoft, fluxos de trabalho empresariais com o BPMN versão 2.0, usando notações básicas ou avançadas. Além disso, segundo a página web da ferramenta, pode-se gerenciar dados de processos em múltiplos formatos, como Java Objects, XML e documentos anexados, assim como, fazer a exportação de imagens em múltiplos formatos. Com base nos dados fornecidos pelo site da ferramenta, os aplicativos de BPM gerados com o Bonita BPM Studio atendem às exigências do W3C de usar os padrões html, CSS e JavaScript. Entre as APIs disponíveis estão API, EJB2, EJB3 e REST, baseadas em Java para o desenvolvimento de aplicativos personalizados e de fácil incorporação. Além desses atributos, BonitaSoft proporciona aos usuários uma interface intuitiva tipo "caixa de entrada". Os idiomas padrão, por sua vez, são inglês, francês e espanhol, porém, as interfaces ainda podem ser traduzidas com a ferramenta de tradução da comunidade que pertence. BonitaSoft traz a possibilidade de modelar diversos processos em um único diagrama e executá-los de forma independente, podendo também, atribuir tarefas aos usuários com base em definição de funções. A ferramenta ainda é capaz de gerenciar o ciclo de vida do processo e implementar relatórios personalizados para obter estatísticas para casos individuais e processos globais. 2.3 INTALIO A Intalio é uma ferramenta americana desenvolvida pela própria Intalio e que foi lançada como produto em Essa ferramenta roda em ambiente de software livre e é baseada na política Open Source. De acordo com Britto (2010, p. 6), a Intalio apresenta uma versão gratuita onde não se tem custo de licenciamento, somente de suporte, além de possuir também, uma versão paga como mais funcionalidades. A Intalio, segundo Zuchetto e Nicolao (2007, p. 11), é uma ferramenta completamente baseada em padrões abertos e sem tecnologias proprietárias,

39 38 suportando a notação BPMN e código BPEL (Business Process Execution Language). A ferramenta em questão é construída sobre a IDE Eclipse, de onde herda a sua interface de trabalho. Em sua versão mais recente, a Intalio fornece algumas melhorias importantes que apoiam tanto a área de negócios quanto a área da tecnologia de informação. Conforme as informações do site da Intalio Brasil, a Intalio é uma ferramenta completa, inovadora para o gerenciamento e automação de processos de negócio, totalmente integrada e reconhecida mundialmente por auxiliar na estratégia, definição, conhecimento, desenho, monitoramento e otimização de processos de negócio das organizações. Ainda de acordo com o site da ferramenta, a Intalio possui mais de 1 milhão de downloads e é a única que segue 100% dos padrões e boas práticas de BPM. Ela é citada como sendo referência no mercado, onde contribuiu com mais de 2 mil empresas ao redor do mundo, otimizando recursos e aumentando os resultados das organizações. A ferramenta Intalio é composta por três componentes principais: - Italio BPMS Designer responsável pela modelagem dos processos; - Italio BPMS Server responsável por executar os processos; - Italio BPMS Workflow responsável pelas tarefas humanas do processo. A ferramenta Intalio oferece uma plataforma abrangente para projetar, implantar e gerenciar os processos de negócios mais complexos, apresentando um designer visual intuitivo e poderoso, além de possuir um servidor de execução do processo de alto desempenho e confiabilidade. Segundo o site da ferramenta, Intalio também inclui recursos de nível empresarial, como o monitoramento de métricas, regras de negócio e gerenciamento de decisões, gestão de documentos, apoio à mobilidade e ferramentas de integração de sistema. As tarefas da Intalio podem ser atribuídas dinamicamente a partir de tempo de execução por meio do mapeamento com base em regras de negócio. Outra característica dessa ferramenta está em usar o formato (PDF ou JPG) desejado para exportar diagramas de processo de acordo com cada negócio.

40 39 É possível com Intalio, de acordo com as informações do seu site, responder às mudanças e implantar processos mais rapidamente, permitindo também, o desenvolvimento incremental e iterativo. A ferramenta Intalio ainda suporta XML e arquivos anexos, assim como tabelas de decisão construídas sobre o mecanismo de regras. Com a Intalio, é possível executar vários processos dentro de um único diagrama, podendo ser processos síncronos e assíncronos disponíveis através de modelos ou chamadas Webservice, onde se pode também expandir de forma rápida e fácil suas necessidades de negócio. Além disso, a Intalio permite o gerenciamento e a delegação de tarefas e arquitetura orientada a serviços. Intalio apresenta, de acordo com seu site, interfaces multilíngues, onde os formulários, por exemplo, podem aparecer em diferentes linguagens de acordo com a preferência do usuário. Entre os idiomas disponível estão o Inglês, Francês, Alemão, Italiano, Japonês e o Português. Outro atributo dessa ferramenta é o gerenciamento do ciclo de vida de processo e das tarefas através de Webservice, sendo possível ainda, executar consultas SQL e monitorar os principais indicadores de desempenho por meio de painéis completos. Com a Intalio pode-se definir os objetos de negócios e métricas que melhor refletem suas necessidades de negócios e tomar decisões baseadas em dados com base na visibilidade em tempo real das atividades empresariais. A Intalio utiliza dezenas de widgets para monitorar seus negócios e aplicações, podendo ainda personalizar o painel para visualizar exatamente os dados mais relevantes para uma determinada necessidade. Segundo seu site, a ferramenta Intalio apresenta uma lista de tarefas de acesso a partir da web ou de um dispositivo móvel, podendo trabalhar em qualquer lugar, a qualquer hora. Com base no site da Intalio, com essa ferramenta é permitido exportar sua lista de tarefas em PDF ou Excel, bem como, anexar documentos e armazená-los localmente ou no DMS de sua escolha. Uma das grandes vantagens da Intalio é a possibilidade de executar em bancos de dados, navegadores e sistemas

41 40 operacionais, suportando Oracle, MSSQL, PostgreSQL, DB2, Sybase, MySQL, e Internet Explorer, Firefox e Chrome. A Intalio ainda oferece a limpeza de dados antigos automaticamente para o desempenho máximo dos processos, assim como, implantar seus processos para o servidor em um clique. A Intalio possibilita visualizar as versões de processo e escolher qual delas deve estar ativa, podendo acompanhar o fluxo de trabalho e as ações da administração e seus detalhes, além de monitorar os processos implantados e seu estado de execução global. O Intalio não possui ambiente de simulação, mas apresenta uma interface com o usuário final muito simples, podendo visualizar diferentes abas simultaneamente. Nesse contexto, a Figura 11 mostra os detalhes da interface gráfica da ferramenta Intalio. Figura 11: Interface gráfica da ferramenta Intalio Fonte: Intalio (2014, p. 4)

42 41 Segundo o estudo feito por Zuchetto e Nicolao (2007, p. 11), com essa ferramenta pode se empregar algumas filosofias de desenvolvimento com o amplo uso de diagramas gráficos e utilização via mouse, reduzindo o máximo de codificação manual em BPEL. A ferramenta permite a modelagem de processos em BPMN, mas apesar dos componentes serem do padrão BPMN a modelagem deve ser desenvolvida pensando no código BPEL. Esta modelagem BPMN-BPEL acaba sendo a interface com o usuário de negócio, o que talvez não seja a melhor forma de apresentar o processo a eles (ZUCHETTO; NICOLAO, 2007, p. 23). O download da Intalio pode ser feita no próprio site da ferramenta (www.intalio.com). A Intalio, porém, não possui um motor de regras próprio, mas integra-se com o JBoss Rules. De acordo com Zuchetto e Nicolao (2007, p. 14), o JBoss Rules é um motor de regras de negócio open-source da JBoss, que assim como o Intalio, também é construído sobre a IDE Eclipse. A console de administração de processos da ferramenta Intalio, permite começar um novo processo, consultar suas instancias, assim como suspendê-las, termina-las ou simplesmente apaga-las. Conforme as informações de Zuchetto e Nicolao (2007, p. 15), é possível saber também alguns dados estáticos como o número de processos suspensos, terminados, completados, em erro, ou ainda o numero de processos em execução.

43 42 3 CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO E ANÁLISE DAS FERRAMENTAS BPM Para que uma organização possa adquirir e começar a utilizar uma ferramenta BPM é recomendável e muito importante, fazer um estudo sobre cada ferramenta em questão, para que assim, possa adquirir um maior conhecimento sobre a estrutura, facilidades e benefícios que estas podem ter e gerar para a sua organização. De maneira geral, o uso correto das ferramentas de BPM implica positivamente no controle e no desenvolvimento de uma empresa, gerando confiabilidade e redução dos custos, além de facilitar e agilizar ainda mais, na resposta e na preparação de pedidos e eventuais mudanças. Para efetuar a análise comparativa proposta, primeiramente foram organizados os dados e todas as informações adquiridas sobre os assuntos em torno do BPM, assim como, foram reunidos os conceitos e principais características a respeito das ferramentas escolhidas, tendo como base os dados e as pesquisas elaboradas. Utilizando-se então, dos estudos realizados e do conhecimento adquirido, esta parte do trabalho tem como objetivo destacar os critérios de análise utilizados para avaliar as ferramentas BPM escolhidas, apresentando uma descrição simples e objetiva sobre cada um deles, bem como, destacar os resultados obtidos na avaliação de cada uma das ferramentas separadamente de acordo com os requisitos pré-estabelecidos. 3.1 REQUISITOS DE ANÁLISE DAS FERRAMENTAS BPM Em geral, não existe uma ferramenta que possa ser dita como a melhor para todas as situações. A escolha da ferramenta depende diretamente das características e dos requisitos de cada organização e de cada cliente. A empresa, portanto, precisa analisar e entender as suas necessidades para poder escolher a melhor ferramenta para o seu negócio.

44 43 Cada organização deve avaliar os requisitos que se adaptam melhor com a sua realidade para que então, possa estudar e escolher a melhor ferramenta para seu negócio. O processo de escolha, entretanto, é uma das decisões mais difíceis de fazer devido a vários motivos. Entre esses motivos, de acordo com Britto (2010, p. 10), podemos destacar: - A inexperiência do mercado em BPM; - A dificuldade em entender as restrições dos produtos; - Elevados valores financeiros envolvidos; - A dificuldade em avaliar a usabilidade e a produtividade das ferramentas; - Decisão corporativa que persiste por um longo período de tempo; - Grande quantidade de alternativas no mercado; - Contínuas fusões e aquisições; - Bombardeio da mídia e dos fornecedores. Para reduzir essa dificuldade, a análise de ferramentas de BPM auxilia as organizações a conhecer, interpretar e avaliar as mais diversas ferramentas disponíveis. Com base nisso, é fundamental que as organizações se utilizem de requisitos para melhor analisar as ferramentas e ter uma base mais especifica para escolher aquela que melhor se encaixa nas suas necessidades e particularidades, contribuindo cada vez mais para o desenvolvimento da organização. Existe uma série de requisitos para poder avaliar as ferramentas de gerenciamento de processos. Segundo Britto (2010, p. 1), esses requisitos ainda podem ser divididos em categorias, sendo elas: - Requisitos de modelagem; - Requisitos de desenvolvimento; - Requisitos de ambiente de usuário; - Requisitos de integração; - Requisitos de gestão; - Requisitos de infraestrutura e administração; - Requisitos de licenciamento.

45 44 Para entender melhor os requisitos das ferramentas escolhidas, cada uma dessas categorias foi estudada e analisada separadamente, apontando, de forma breve, seu principal conceito, bem como alguns exemplos de seus respectivos requisitos. Esses requisitos ainda servirão de base para a análise que será realizada posteriormente Requisitos de Modelagem Esses requisitos ajudam a avaliar as características que o ambiente de modelagem deve ter para dar apoio para áreas de negócios. De acordo com as informações de Britto (2010, p. 2), podemos citar como exemplo desse tipo de requisitos, o suporte parcial ou total a notação BPMN e a capacidade de fazer a modelagem e a representação dos Indicadores dos Processos. Outro dos requisitos que deve ser avaliado é se a ferramenta permite a publicação e o compartilhamento da documentação dos processos em ambiente web Requisitos de Desenvolvimento São os requisitos que, segundo Britto (2010, p. 3), avaliam as características das ferramentas para prover da maneira mais fácil possível o desenvolvimento de processos automatizados. São nesses requisitos onde avaliamos se todos os componentes da automação do processo conseguem ser desenvolvidos em um único ambiente ou se é necessário de mais ferramentas para desenvolvê-los. Nos requisitos de desenvolvimento analisamos também se a ferramenta possui um ambiente para a construção de formulários e aplicações, assim como, se ela apresenta APIs bem documentados que permitam que sejam desenvolvidos novos módulos na ferramenta ou que se integre da melhor forma os sistemas ao processo desenvolvido Requisitos de Ambiente de Usuário Esses requisitos se caracterizam por avaliar quais as funcionalidades e quais os recursos que são disponibilizados para o usuário final. Dentre os principais

46 45 exemplos desses requisitos, Britto (2010, p. 4) destaca verificar se a ferramenta possui um ambiente 100% web, se o usuário pode, em qualquer momento do processo, anexar e consultar documentos do processo e também, se permite delegar atividades para outros usuários Requisitos de Integração Os requisitos de integração analisam a capacidade que cada ferramenta tem de se integrar com outros sistemas. De acordo ainda com o estudo realizado por Britto (2010, p. 5), podemos citar como exemplo desses requisitos, a habilidade com que a ferramenta tem de invocar serviços de outros sistemas, normalmente sistemas de invocação web services e se possui conectividade nativa com bases de dados da organização Requisitos de Gestão Os requisitos de gestão avaliam que funcionalidades a ferramenta disponibiliza para auxiliar o gestor na análise e no acompanhamento do processo, assim como, na sua melhoria contínua. Nesses requisitos podemos analisar se a ferramenta apresenta ou não o histórico dos processos, tanto em visão gráfica quanto textual e se permite consultar os indicadores do processo e a construção rápida de interfaces de apresentação Requisitos de Infraestrutura e Administração Esses são os requisitos necessários para a implantação e manutenção do ambiente de produção, garantindo também a sua disponibilidade. Britto (2010, p. 7) cita como exemplo desses requisitos a verificação da infraestrutura de hardware e software necessária para o funcionamento da ferramenta, assim como as funcionalidades para a administração do produto e a estrutura de atendimento e de suporte que o fabricante disponibiliza.

47 Requisitos de Licenciamento Os Requisitos de Licenciamento avaliam as formas com que o fabricante licencia o seu produto para os seus clientes. Pode-se ter uma grande variedade de formas de licenciamento, podendo ser sem custo de licença, licença por usuário (cobrado por usuário que acessa o ambiente de BPM) ou licença por processo (licencia-se a execução de um processo em ambiente de produção, independente do número de usuários). Como mencionado anteriormente, com base nesses critérios, as ferramentas escolhidas foram estudadas e avaliadas isoladamente, para que, somente dessa maneira, fosse apresentada uma conclusão simples e concreta referente às características, atributos e diferenças de cada ferramenta com as demais. Consequentemente, servindo como mais uma base de auxilio na escolha da melhor ferramenta para implantar em uma organização. 3.2 ANÁLISE DAS FERRAMENTAS BPM As ferramentas BPM escolhidas para serem estudadas e comparadas devem possuir como foi destacado no início, uma versão com licença grátis, além de ter referências positivas e que sejam capazes de cobrir diversos cenários de uso. Nesse contexto, entre as várias ferramentas disponíveis foi escolhido, então, BizAgi, BonitaSoft e Intalio como objetos de estudo. Desse modo, após o estudo dos principais requisitos de avaliação e de cada ferramenta ser conceituada e analisada separadamente, cada uma delas foi avaliada e recebeu uma nota para cada requisito, podendo ser 0, 5 ou 10 de acordo com a sua respectiva definição, como pode ser visto no Quadro 2. O conceito final foi obtido, por fim, através da soma das notas, dividindo pela quantidade de critérios avaliados.

48 47 Quadro 2: Notas de avaliação de ferramentas BPM NOTA DEFINIÇÃO 10 Atende ao Critério de Avaliação 5 Atende parcialmente ao Critério de Avaliação 0 Não Atende ao Critério de Avaliação Fonte: Adaptado de Britto (2010, p. 13). De acordo com os requisitos envolvidos e com a análise realiza, foi concluído então, a montagem e estruturação dos quadros de avaliação. Com base nas informações de Britto (2010), cada um desses quadros foi organizado separadamente, um para cada ferramenta, contendo os critérios da verificação, bem como as suas respectivas notas. A análise das ferramentas iniciou-se com BizAgi. Conforme observa-se no Quadro 3, essa ferramenta atende totalmente ao primeiro requisito, pois possui um bom suporte a BPMN, contemplando, segundo Britto (2010, p. 14), a versão 1.2. Quadro 3: Análise da ferramenta BizAgi CRITÉRIOS AVALIADOS BizAgi RESULTADO 1 Suporte a Notação BPMN 10 2 Modelagem dos Indicadores do Processo 0 3 Publicação da Documentação em Ambiente Web 10 4 Ferramenta para a Construção de Formulários e Aplicações com Wizard 10 5 Ambiente Integrado de Modelagem e Desenvolvimento do Processo 5 6 Permite anexar e Consultar Documentos do Processo de Forma Nativa a Partir do Ambiente da Ferramenta 10 7 Delega Atividades para Outros Usuários 10 8 Permite Evocação de WebService 10 9 Consulta ao Histórico de Processos em Formato Textual e Gráfico Possui Indicadores Prontos para o Uso pelo Gestor de Negócio 10 Fonte: Adaptado de Britto (2010, p. 14).

49 48 BizAgi não apresenta um local especifico para modular os indicadores do processo. Mesmo permitindo ir até o processo e definir os seus atributos de documentação, que poderia ser considerado uma forma de modular os seus indicadores, não existe uma informação explicita já pronta na ferramenta. No terceiro critério de avaliação, aponta que BizAgi dispõe de um módulo de publicação de documentos onde permite a publicação do processo em ambiente web. Além disso, no seu desenvolvimento, BizAgi conta com uma outra ferramenta para a construção de formulários e aplicações Wizard, que auxiliam e guiam no processo de elaboração de formulários dentro da própria ferramenta. BizAgi permite ainda, a invocação de web services, que se integram facilmente a outros sistemas legados através de serviços. Conforme Britto (2010, p. 16), o ambiente de modelagem do BizAgi é o BizAgi Modeler e o ambiente de execução é o BizAgi Studio. Esses dois ambientes estão separados, ou seja, BizAgi não possui um ambiente 100% integrado. Ainda assim, é possível importar o processo que se tem no BizAgi Modeler para o BizAgi Studio, complementando com as informações de desenvolvimento. De acordo com a análise realizada, BizAgi apresenta um ambiente para o usuário final todo Web. Nessa ferramenta é possível trabalhar com documentos, onde se pode pesquisar e anexar. BizAgi permite também, delegar atividades para outros usuário, além de fazer consultas ao histórico do processo tanto textualmente quanto graficamente. Por fim, BizAgi atende ao último requisito, pois possui um conjunto de indicadores que mostram o desempenho do processo, bem como as suas atividades. Partindo para a avaliação da ferramenta BonitaSoft, assim como a BizAgi, ela suporta a notação BPMN e também não possui explicitamente um conceito de indicadores. Entretanto, diferentemente da ferramenta BizAgi, a BonitaSoft não tem um modulo de publicação do processo em ambiente web. BonitaSoft tem em seu ambiente de desenvolvimento outro módulo para desenvolvimento de formulários, mas não possui a opção de Wizard, ou seja, não

50 49 apresenta um guia que ajude e que facilite a construção desse usuário. Podemos verificar essas e as outras características no Quadro 4. Quadro 4: Análise da ferramenta BonitaSoft CRITÉRIOS AVALIADOS BonitaSoft RESULTADO 1 Suporte a Notação BPMN 10 2 Modelagem dos Indicadores do Processo 0 3 Publicação da Documentação em Ambiente Web 0 4 Ferramenta para a Construção de Formulários e Aplicações com Wizard 5 5 Ambiente Integrado de Modelagem e Desenvolvimento do Processo 5 6 Permite anexar e Consultar Documentos do Processo de Forma Nativa a Partir do Ambiente 5 da Ferramenta 7 Delega Atividades para Outros Usuários 10 8 Permite Evocação de WebService 10 9 Consulta ao Histórico de Processos em Formato Textual e Gráfico Possui Indicadores Prontos para o Uso pelo Gestor de Negócio 5 Fonte: Adaptado de Britto (2010, p. 18). Com base no quadro, BonitaSoft ainda permite a integração com outros sistemas através das chamadas de serviço. Outro detalhe dessa ferramenta é que a sua interface de modelagem e desenvolvimento que é a mesma, e seu ambiente de execução que é um ambiente web. A ferramenta BonitaSoft disponibiliza, conforme observa-se no quadro, recursos de delegação de atividades e de consulta ao histórico do processo, porém não possui explicitamente um módulo para gerir documentos. Além disso, BonitaSoft possui alguns indicadores prontos para uso pelo gestor de negócios, apesar de não ser uma quantidade muito grande. A ferramenta Intalio por sua vez, possui suporte a BPMN com versão 1.2, mas assim como a BonitaSoft, também não possui módulo para modelar os indicadores do processo, nem módulo para publicar a documentação em ambientes Web.

51 50 Como podemos observar no Quadro 5, em termos de ambiente de desenvolvimento, a ferramenta possui um ambiente para a criação de formulários e é possível também, fazer a integração com sistemas legados através da chamada de Web Services. Quadro 5: Análise da ferramenta Intalio CRITÉRIOS AVALIADOS Intalio RESULTADO 1 Suporte a Notação BPMN 10 2 Modelagem dos Indicadores do Processo 0 3 Publicação da Documentação em Ambiente Web 0 4 Ferramenta para a Construção de Formulários e Aplicações com Wizard 10 5 Ambiente Integrado de Modelagem e Desenvolvimento do Processo 5 6 Permite anexar e Consultar Documentos do Processo de Forma Nativa a Partir do Ambiente 5 da Ferramenta 7 Delega Atividades para Outros Usuários 10 8 Permite Evocação de WebService 10 9 Consulta ao Histórico de Processos em Formato Textual e Gráfico Possui Indicadores Prontos para o Uso pelo Gestor de Negócio 0 Fonte: Adaptado de Britto (2010, p. 22). A Intalio apresenta um módulo que permite que se anexe e consulte documentos do processo a partir da configuração de um formulário que não vem pronto, ou seja, é preciso criar um formulário para o processo. Este, por sua vez, deve possuir um atributo do tipo arquivo, por exemplo, de modo com que se possa anexar documentos no processo em questão. A ferramenta Intalio permite a delegação de atividades e a chamada de serviços, possuindo uma interface totalmente Web. A sua visão de modelagem em nível de negócio e desenvolvimento é feito na mesma ferramenta, caracterizando-o como integrado. Além disso, Intalio apresenta histórico de processos, tanto textual quanto gráfico, porém, não possui um ambiente de acompanhamento de indicadores.

52 ANÁLISE DOS RESULTADOS E CONCLUSÃO FINAL Com o término do estudo das ferramentas escolhidas, os resultados das análises individuais foram agrupados em uma única representação, como pode ser observado no Quadro 6. Dessa forma, essa estrutura tem como objetivo facilitar ainda mais, a visão geral do desempenho de cada ferramenta em relação às demais. Quadro 6: Resultado da análise das ferramentas BPM CRITÉRIO BizAgi BonitaSoft Intalio Soma Média 8,5 6,0 6,0 Fonte: Autora. Analisando os dados da Tabela 6, pode-se perceber logo a diferença nos resultados da ferramenta BizAgi em relação as demais, atingindo as melhores notas na maioria dos requisitos examinados. O resultado da avaliação destaca ainda mais esse desiquilíbrio, onde BizAgi acaba obtendo um intervalo de 25 pontos a mais comparada com as demais ferramentas. Pode-se evidenciar ainda o critério de avaliação 2, que trata da Modelagem dos Indicadores do Processo, onde nenhuma das ferramentas analisadas atende a esse requisito. Da mesma forma, no critério 5, que diz respeito ao Ambiente Integrado de Modelagem e Desenvolvimento do Processo, tanto a BizAgi, quanto a BonitaSoft e a Intalio, atendem parcialmente a esse requisito.

53 52 Em relação às duas ferramentas com notas de menor valor, BonitaSoft e Intalio, ambas as ferramentas também conseguiram atender alguns dos requisitos propostos, mas por outro lado, atenderam parcialmente e até mesmo, nem atenderam grande parte dos critérios de avaliação. A ferramenta BonitaSoft, por exemplo, apresentou quatro resultados atendendo aos critérios de análise parcialmente. A Intalio, por sua vez, não atende três dos critérios analisados e dois atende parcialmente. Outra forma de se visualizar o desempenho obtido pelas ferramentas estudadas pode ser observada na Figura 12, na qual mostra o gráfico com o resultado da avaliação de cada ferramenta de acordo com seu respectivo requisito analisado. Figura 12: Análise geral das ferramentas BPM Fonte: Autora. Existe uma série de requisitos que podem ser utilizados para avaliar uma ferramenta BPM. Independente da ferramenta, esses critérios servem de fundamento para os resultados de cada uma das análises realizadas. Os resultados obtidos no nosso caso, por exemplo, foram baseados nos requisitos escolhidos anteriormente, se fossem outros, provavelmente o resultado também não seria o mesmo.

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