Inventário Geral versus Inventário Cíclico

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1 Inventário Geral versus Inventário Cíclico Qual a melhor opção para combater divergências de inventário e melhorar os indicadores de estoque e de atendimento ao cliente. Iuri Destro Coordenador de produtos da HBSIS

2 Sumário INTRODUÇÃO 2 O CUSTO DO ERRO NO ATENDIMENTO AO CLIENTE 2 COMO COMBATER A DIVERGÊNCIA DE INVENTÁRIO 3 GERAÇÃO DE CONTAGENS CÍCLICAS 4 CONTAGEM CÍCLICA POR CLASSIFICAÇÃO 4 CLASSIFICAÇÃO ABC 4 CLASSIFICAÇÃO XYZ 5 CLASSIFICAÇÃO CLASSIFICAÇÃO PQR 5 CONCLUSÃO 1 REFERÊNCIA 1 HBSIS Artigo - Inventário Geral versus Inventário Cíclico (1) 1

3 Introdução Inventário é o levantamento de todos os bens armazenados em determinado local. O seu propósito é manter a compatibilidade entre o que está registrado e o que existe, ou seja, evitar que ocorram divergências entre o estoque lógico (registrado ou eletrônico) e o estoque físico (o que fisicamente existe no armazém). Acuracidade na separação e na expedição e o tempo de atendimento ao cliente são alguns Indicadores Chave de Desempenho (Key Performance Indicators ou KPI) de atendimento ao cliente que possuem extrema relevância nas operações de logística de armazenagem e distribuição. Em uma operação de movimentação e armazenagem tradicional (a tríade sistema coletor-operador), à primeira vista, temos um principal causador da baixa acuracidade nos processos de atendimento ao cliente: erro humano na operação. Para superar isso, a resposta mais simples seria mais treinamento ou mais conferência. Atrasos na entrega e erros na separação e na expedição têm suas raízes não apenas no fator humano, mas também na eventual divergência de inventário existente no endereço de origem para coleta do item. Uma conferência pré-carregamento mais extensa e criteriosa poderia identificar parte desses erros e mitigar problemas na entrega, mas poderia gerar um gargalo na expedição, superpopulação de paletes nas docas e mais custo. Buscando uma visão holística da armazenagem, é necessário considerar que erros de estoque também podem fazer parte do problema, portanto, devemos analisar como o controle de inventário é feito. Esse é o propósito deste artigo, pois o controle de inventário é uma questão da maior seriedade na logística de armazenagem, que afeta diretamente os custos operacionais do armazém e os indicadores de atendimento ao cliente. O custo do erro no atendimento ao cliente Imagine um cenário onde o separador (picker) recebe uma lista de separação (pick list) com um conjunto finito de itens e suas respectivas quantidades, para atender ao pedido de um cliente externo. Suponha que existe uma certa pressão em termos de tempo para atender um cliente de suma importância. Esse colaborador recebe um direcionamento do WMS (sistema de gerenciamento de armazéns) para deslocar sua empilhadeira até determinado endereço de origem de modo a realizar a coleta de um item contido na lista; e, chegando lá, descobre que o endereço está vazio. O sistema não iria enviar o operador para um local onde não há estoque. O que realmente ocorreu foi resultado de uma divergência de inventário físico-lógico: a quantidade (lógica ou eletrônica) do item existe no WMS naquele local, mas, em realidade, o item (fisicamente) não está lá. Perdeu-se tempo e dinheiro, pois todo o deslocamento do operador foi em vão. A situação piora consideravelmente se este operador estiver usando um equipamento de alto custo, como uma empilhadeira, por exemplo. PEZZA e VIZWANATHAN (2009), consultores do Aberdeen Group, fizeram as contas para determinar a economia resultante da melhoria de 1% nos indicadores de acuracidade na separação e expedição. Eles pesquisaram duzentas organizações americanas de diversos setores para determinar o custo médio do erro operacional nos processos de saída. Mesmo que os valores da realidade brasileira sejam distintos dos apontados na tabela abaixo, as ordens de grandeza devem ter equivalência proporcional, o que torna a observação válida. Custo do erro (US$) Separação ou Picking Expedição ou Shipping Unidade Caixa 9 44 Palete Tabela 1: custo do erro (dólares) na separação e expedição. Fonte Aberdeen Group Analisando a tabela acima, que mostra o custo médio do erro operacional na separação e na expedição para as três principais unidades de medida de manuseio de item, verificamos que o custo do erro de separação de uma unidade é de 11 dólares. Expedir tal ordem eleva o custo para $33. Entregar um único HBSIS Artigo - Inventário Geral versus Inventário Cíclico (1) 2

4 palete errado ao cliente custa $59 à empresa. Esses números ficam ainda mais interessantes quando os consultores do Aberdeen determinaram a economia (em dólares) resultante da melhora de apenas 1% na acuracidade do picking, supondo um cenário conforme descrito a seguir: Tipo Ordens por dia Custo do erro Erros eliminados Economia (dia) Economia (ano) Unidade $10,71 41,62 $445,75 $ ,00 Caixa $9,00 29,61 $266,49 $83.145,00 Palete $13,86 23,65 $327,79 $ ,00 Tabela 2: estimativa para economia (dólares) com melhora de 1% na acuracidade do picking No que diz respeito à expedição, os dados são os seguintes: Tipo de volume Ordens por dia Custo do erro Erros eliminados Economia (dia) Economia (ano) Unidade $33,13 105,71 $3.502,17 $ ,00 Caixa $43,63 75,21 $3.281,41 $ ,00 Palete $58,95 60,07 $3.541,13 $ ,00 Tabela 3: estimativa para economia (dólares) com melhora de 1% na acuracidade no shipping. De acordo com esse cenário, uma empresa que atende ordens diárias pode economizar em um ano, apenas com a melhoria de 1% na acuracidade de sua expedição, mais de 1 milhão de dólares decorrentes de erros operacionais na expedição de paletes. Como combater a divergência de inventário Ao final de cada exercício fiscal, a legislação obriga as empresas a inventariar seus estoques de matériasprimas, produtos acabados, enfim, todos os itens armazenados em todos os endereços localizados no centro de distribuição ou armazém, e essas quantidades devem ser confrontadas com o saldo lógico para que se verifique a acuracidade do inventário. Esse procedimento é chamado de inventário geral ou físico. Para a realização de um inventário completo, literalmente fecham-se as portas da empresa durante um final de semana, por exemplo. Além do ônus de perder dias de atendimento a clientes, destacam-se o desgaste físico da equipe de contagem, o custo de horas extras e adicional noturno, bem como a falta de qualidade nas contagens do último dia (geralmente um domingo), decorrente da pressa para finalização e/ou do cansaço. Resumo da ópera: inventário geral anual é custoso, cansativo e pode não ser tão eficiente. Outro modelo de contagem de inventário é o rotativo ou cíclico. Neste, todo o esforço da contagem é distribuído ao longo do ano, em dosagens diárias, sem a necessidade de interrupção da operação e com eficiência muito maior. A contagem cíclica considera uma periodicidade predeterminada para repetição da tarefa de contagem de um item ou conjunto de produtos afins. Todos os itens devem ser contados com uma frequência específica. Segue abaixo um quadro comparativo entre o inventário geral e o cíclico: Inventário Geral ou Físico Inventário Rotativo ou Cíclico Esforço Concentrado em poucos dias Distribuído ao longo do ano Operação Interrompida durante a contagem Contínua durante a contagem Divergência Tendência de aumentar Constante Causas de divergência Não são identificadas Identificadas HBSIS Artigo - Inventário Geral versus Inventário Cíclico (1) 3

5 Tabela 4: comparação entre inventários geral e cíclicos Um dos principais indicadores de performances para gestão de estoques é a acuracidade do inventário, que dimensiona a diferença entre o estoque físico e o lógico. O cálculo é feito pela divisão entre o estoque físico após uma contagem e a informação sobre o estoque que existia no sistema. Ele dimensiona o quanto se pode confiar no estoque e tem relação direta com os demais indicadores de controle de estoque, bem como de atendimento ao cliente. Abaixo, um quadro que compara a acuracidade de inventário média das duas metodologias de controle: Inventário Geral ou Físico Inventário Rotativo ou Cíclico Acuracidade média de inventário 91,7% 96,7% Tabela 5: Comparação da acuracidade de inventário entre metodologias de contagem. Aberdeen Group (2009) Segundo a Aberdeen, empresas norte-americanas que adotam contagem cíclica como seu modus operandi têm em média 5% a mais de acurácia de inventário, em comparação àquelas que fazem somente inventário geral. Geração de Contagens Cíclicas No inventário cíclico, a determinação dos itens para contagem ocorre segundo certos critérios: os principais são a contagem cíclica por amostragem e a contagem cíclica por classificação. Na primeira, a escolha do número de itens para contagem é aleatória (esse método é usado principalmente quando o centro de distribuição ou armazém possui uma grande quantidade de sku similares, com frequência que pode ser diária). A Contagem por classificação de itens, por sua vez, é mais comum, e por isso será analisada com maior grau de detalhe. Contagem Cíclica por Classificação Na abordagem da contagem cíclica por classificação, todos os itens são classificados segundo um ou mais critérios. Os quatro principais critérios são a classificação ABC, a XYZ, a 123 e a PQR. Há outros critérios que podem ser adotados, como o grau de importância estratégia do item, peso, volume, entre outros. Inclusive, pode-se combinar os critérios de acordo com as necessidades da empresa. Classificação ABC O critério da classificação ABC considera os valores consumidos e é o mais amplamente usado. Utiliza o Princípio de Pareto, assim designado por Joseph M. Juran em honra ao economista italiano Vilfredo Pareto. O método de contagem cíclica pela classificação ABC assume que 20% do estoque em um armazém ou centro de distribuição está diretamente relacionado a 80% das vendas: estes seriam os itens classe A. Estendendo este princípio para os demais itens, temos a seguinte lógica: Classe A: 20% do estoque que representa 80% das vendas; Classe B:30% do estoque que representa 15% das vendas; Classe C: 50% do estoque que representa 5% das vendas. De forma mais clara, a classificação segundo o Princípio de Pareto pode ser vista no gráfico abaixo: HBSIS Artigo - Inventário Geral versus Inventário Cíclico (1) 4

6 Figura 1: critérios para classificação das classes de contagem segundo o Princípio de Pareto Os valores da tabela acima podem variar conforme distintos tipos de negócios e números de sku no armazém, mas a representatividade das classes geralmente fica próxima da divisão sugerida acima. Para que a contagem ABC seja executada, é necessário associar todos os itens do inventário a uma das classes de contagem proposta. Feita essa associação, determina-se a periodicidade, ou seja, o número de dias em que a contagem para cada classe se repete. Via de regra, os itens que agregam maior valor às vendas devem ser contados com uma frequência maior que a dos demais. Classificação XYZ Se o critério para a classificação ABC é o valor consumido, para a classificação XYZ é o grau de criticidade do item, ou seja, o impacto que a falta do item e a necessidade de substituição trazem para a organização. Exemplo: Classe X: importância moderada (permite a substituição por outro similar); Classe Y: importância média (pode ou não haver um item similar para substituição); Classe Z: importância fundamental (não há similar para potencial substituição). Os itens da classe Z, por exemplo, necessitam de um zelo maior devido à impossibilidade de sua substituição por outro item semelhante. A ruptura de estoque desta classe Z causaria sérios problemas no atendimento ao cliente externo ou na linha de montagem, por exemplo. Classificação 123 Com base no critério de Classificação 123, identifica-se o grau de dificuldade para aquisição do item com os fornecedores externos, avaliação que transcende o gerenciamento dentro do armazém. Classe 1: aquisição complexa; Classe 2: aquisição difícil; Classe 3: aquisição simples. Além de questões primárias como custo e negociação, deve-se atentar a um fator importante no cenário brasileiro, que é a precariedade da nossa estrutura logística rodoferroviária e o alto custo do modal aéreo, o que pode resultar em mais rupturas de estoque e em atrasos na entrega, que se propagam por toda a cadeia de suprimentos. Classificação PQR Faz sentido ter um zelo maior com os itens mais requisitados pelo mercado, por isso a classificação PQR considera a popularidade do item, ou seja, a frequência de transações de saída. Deve-se rastrear e HBSIS Artigo - Inventário Geral versus Inventário Cíclico (1) 5

7 contabilizar o número de transações de separação dos itens, independentemente da quantidade envolvida em cada transação, algo facilmente executado com a ajuda de um WMS. A classificação proposta é: Classe P: alta frequência de movimentação; Classe Q: média frequência de movimentação; Classe R: baixa frequência de movimentação. Conclusão A adoção do procedimento de contagem cíclica não é apenas um modelo mais eficiente de contagem de inventário, mas um diferencial competitivo na logística de armazenagem: não fecham-se as portas da empresa, os custos são menores e a acuracidade de inventário é maior e mais constante ao longo do ano. Para implementar um programa de contagem cíclica, é de vital importância que o procedimento de contagem torne-se parte da rotina diária, para que as tarefas sejam executadas continuamente. Se a divergência de inventário resulta em baixa acuracidade no picking e no shipping, o que afeta diretamente o tempo de entrega e a satisfação dos clientes, contar o inventário regularmente não resulta apenas em melhores indicadores, mas também no aumento da eficiência operacional como um todo e na decorrente diminuição de rupturas de inventário inesperadas, que resultam em não entrega (back-order). Diferentemente do inventário geral anual, a prática do inventário cíclico não é uma obrigação legal. Seria interessante que empresas que usam WMS e adotam a prática do inventário cíclico como seu modus operandi para controle inventário fossem liberadas desta obrigação, desde que comprovem a eficácia do controle realizado ao longo do ano. A logística está evoluindo a passos largos com apoio da tecnologia, precisamos de leis adequadas que acompanhem o passo. Referência PEZZA, S; VIZWANATHAN, N. On Time and Under Budget: Maximizing Profits with Efficient Warehouse Management. Boston, MA: Aberdeen publications, HBSIS Artigo - Inventário Geral versus Inventário Cíclico (1) 1

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