Business Intelligence no contexto de uma PME

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1 Raquel Raposo Amarante Business Intelligence no contexto de uma PME Relatório de Estágio apresentado à Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra para cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Mestre em Gestão Coimbra, Julho de 2014

2 Raquel Raposo Amarante Business Intelligence no contexto de uma PME Mestrado em Gestão Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra Entidade de Acolhimento: Grupo Aníbal Oliveira Cristina Supervisora Profissional: Doutora Susana Faria Orientador Académico: Prof. Doutor Rui Lourenço Coimbra, Julho de 2014

3 Só os que se arriscam a ir longe demais são capazes de descobrir o quão longe se pode ir. T.S. Eliot iii

4 Dedicatória Longe estava eu de imaginar que 2014 ficaria marcado para sempre na minha vida como o ano em que terminei eu os meus estudos e terminou ele a sua passagem por aqui, como que numa tentativa caprichosa de me fazer lembrar, para sempre, que a razão da sua existência era, também, eu. Estes anos enquanto estudante universitária em geral, e este relatório em particular são dedicados a ele. São uma forma de expressar o profundo respeito, a extrema admiração e a incalculável gratidão que terei para com ele, para todo o sempre. Para o meu querido avô. iv

5 Agradecimentos O presente relatório comporta em si dois marcos. Por um lado, marca o término do meu percurso enquanto academista. Por outro, marca o início do resto da minha vida enquanto pessoa, enquanto cidadã. Comecei menina, termino mulher. E nas entrelinhas desta jornada, existe um conjunto de pessoas a quem preciso de expressar o meu agradecimento, imortalizando neste documento a gratidão que sinto. Antes de qualquer outra coisa, um agradecimento aos meus pais. Devo-lhes tudo aquilo que tenho nesta vida, e a minha gratidão para com eles estender-se-á até ao fim da minha existência. Obrigada, por um dia me terem idealizado. Depois disso, bastou apenas fazerem o que melhor sabem: amar e educar. À Sofia, meu apoio incondicional nas horas em que o stress e o cansaço tentavam apoderar-se de mim. Foste a pessoa que assistiu ao crescimento deste relatório, desde a sua idealização à sua escrita efetiva, e estiveste sempre na primeira fila. Por isso, e por toda a força, coragem e incentivo que me deste, o meu muito obrigada. Ao meu Orientador Académico, Professor Doutor Rui Lourenço. Primeiro por um dia ter aceite o meu convite para embarcar em conjunto nesta aventura e, segundo por, desde então, ter demonstrado sempre a máxima disponibilidade, profissionalismo e prontidão, aliadas à máxima exigência e rigor. As qualidades que lhe reconheci no âmbito da unidade curricular que me lecionou criaram a simbiose perfeita e, por isso, aqui deixo um agradecimento especial, pela paciência e o apoio prestados. Ao Grupo Aníbal Oliveira Cristina que me acolheu nesta jornada, me possibilitou o acesso a um ambiente de trabalho funcional e prazeroso e me permitiu ter o primeiro contacto com o mundo do trabalho e as responsabilidades que a ele estão inerentes. Em especial à Marta Silva, responsável pelo Departamento de Recursos Humanos (DRH) e à Susana Faria, responsável pelo Departamento de Administração e Contabilidade (DAC) e minha Supervisora Profissional, pela forma gentil e prestável com que sempre me trataram e me fizeram sentir parte integrante durante o tempo em que estive na empresa. v

6 Resumo No atual ambiente cada vez mais desafiante que envolve os negócios, torna-se fundamental para as empresas o acesso a mais e melhor informação, na tentativa de conhecer bem esse ambiente que as rodeia. O objetivo é, portanto, a maximização do conhecimento através do planeamento cuidado, e da gestão criteriosa da informação e dos dados disponíveis. O recurso a sistemas Business Intelligence (BI) e às suas ferramentas têm mostrado eficiência no que respeita à necessidade das empresas se manterem constantemente atualizadas, rentabilizando o seu tempo e melhorando os seus processos, através da tomada de decisão mais consciente e direcionada. O presente relatório decorre da realização do Estágio Curricular realizado no Grupo Aníbal Oliveira Cristina (AOC) de 16 de Setembro a 7 de Fevereiro de 2014, com vista à obtenção do grau de Mestre. Nele é dado ênfase ao Business Intelligence, fazendo a ponte entre aquilo que o desenvolvimento tecnológico tem permitido, nomeadamente o aumento exponencial do volume de dados, o acesso a informação relevante para tomada de decisão em tempo real e a aliança entre as aplicações de BI e os dispositivos móveis, e a forma como esse desenvolvimento pode ser aplicado à realidade de uma Pequena e Média Empresa (PME). No caso concreto do Grupo AOC, a experiência de Estágio permitiu compreender efetivamente que esta ligação é possível, ainda que de forma limitada, através da utilização, pela empresa, de uma ferramenta de BI de baixo custo e baixa complexidade para efetuar determinadas análises, nomeadamente o Microsoft Excel. vi

7 Abstract In today's increasingly challenging environment surrounding business, it is critical for organizations the access to more and better information in an attempt to better understand that environment. The aim is, therefore, to maximize the knowledge through careful planning and careful management of the available information and data. The use of Business Intelligence (BI) systems and tools is showing efficiency as the organizations need to keep constantly updated, maximizing their time and improving their processes, by taking more focused and conscious decisions. This report is the result of an Internship conducted at Grupo Aníbal Oliveira Cristina, from September 16 to February 7, 2014, and the purpose is to obtain Master degree. Emphasis is given to Business Intelligence, building a bridge between what the technological development has allowed until now, in particular the exponential increase of the data volume, the access to relevant information for decision making in real time and the alliance between BI applications and mobile devices, and how this development can be applied to the reality of a Small and Medium Enterprise (SME). In the specific case of Grupo AOC, this Internship experience definitely allowed to understand that this link is possible, however in a restricted way, through the use, by the company, of a low cost and low complexity BI tool to perform some analyzes, namely Microsoft Excel. vii

8 Índice 1. Introdução O Business Intelligence O Conceito de BI Evolução Histórica Arquitetura de um Sistema de BI Ambiente de Fonte de Dados Ambiente de Movimentação de Dados Ambiente de Data Warehouse Ambiente de Servidores Mid-tier Ambiente de Análise ao Negócio (Aplicações Front-end) O Valor Acrescentado do BI Benefícios Potenciais Custos Associados Alternativas de BI para as PME Outros Obstáculos e/ou Limitações Potenciais Criação de Valor: O Diferencial Benefícios-Custos Novos Desafios e Tendências Big Data Analytics Real Time Business Intelligence (RTBI) Mobile Business Intelligence (MBI) Conclusão O Estágio Objetivos Iniciais A Entidade de Acolhimento Software Utilizado Principais Tarefas Realizadas Reconstituição dos Dados de Suporte ao Relatório de Gestão Aplicação do Modelo Altman Z-Score de Análise Financeira Correção de Saldos de Fornecedores Autoformação sobre o Suplemento Excel da Arentia para o PHC Desenvolvimento de uma Folha Excel de Análise dos Custos de Estrutura Parametrização do PHC para Produção da IES Declaração Anual: Anexo A Análise Crítica e Conclusões Referências Bibliográficas viii

9 Índice de Figuras Figura 1 Evolução dos Sistemas de Informação na Origem do BI... 7 Figura 2 Arquitetura de um Sistema de BI... 9 Figura 3 Espetro de Benefícios do BI Figura 4 Os 3 V s do big data Figura 5 Cronograma de Atividades Realizadas Figura 6 Áreas de Negócio do Grupo AOC Figura 7 Processos de Suporte e Departamentos do Grupo AOC Figura 8 Diagrama da Arquitetura dos Sistemas de Informação Figura 9 Exemplo de Funções do Suplemento Excel da Arentia para o PHC Figura 10 Exemplo de Anotações numa Folha de Cálculo Excel ix

10 1. Introdução O presente relatório surge no âmbito da frequência no último ano do Mestrado em Gestão e respetiva opção pela variante profissional, visando a obtenção do grau de Mestre pela Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra. O Estágio Curricular, realizado genericamente na área da Gestão e Informática de Gestão, decorreu no Grupo Aníbal Oliveira Cristina, estendendo-se entre 16 de Setembro e 7 de Fevereiro de A temática escolhida para o relatório, Business Intelligence (BI), pode enquadrar-se hoje na realidade de qualquer empresa. Este termo compreende uma diversidade de aplicações e ferramentas que auxiliam não só ao acesso a dados como também à sua análise, retirando informação útil que irá permitir às empresas tomar decisões de qualidade, no ambiente competitivo que caracteriza os mercados nos dias de hoje. É uma área com margem de expansão, acompanhando a ideia de que vivemos cada vez mais num mundo inteligente. A escolha deste tema surge da utilização permanente durante o Estágio do Microsoft Excel, considerado pela Microsoft como uma ferramenta de self-service BI 1. O intuito é mostrar aquilo que o BI é na sua generalidade e a forma como essa noção se pode aplicar, de facto e na prática, à realidade das Pequenas e Médias Empresas (PME). Este relatório está dividido em duas grandes partes: A primeira diz respeito ao BI e comporta em si a componente teórica subjacente à temática escolhida. Conta com várias secções, em que se define o seu conceito, a sua evolução histórica, são elencados os diversos componentes que fazem parte da sua arquitetura mais típica, inumerados os seus potenciais benefícios, custos e obstáculos, sugeridas alternativas com vista à diminuição dos referidos custos, percebida a forma como 1 1

11 pode criar valor para uma empresa e ainda referenciados os principais novos desafios decorrentes das tendências verificadas nos últimos anos na área do BI. A segunda pretende descrever a componente prática diretamente associada ao Estágio Curricular, sendo listados os principais objetivos do mesmo, apresentada a entidade de acolhimento, a sua atividade e evolução ao longo dos anos, descrito o software utilizado no decorrer do Estágio e explicadas as atividades centrais realizadas durante o mesmo. O relatório termina com uma análise crítica onde serão explicadas as conclusões resultantes da conjugação entre aquilo que foi o trabalho de investigação referente ao tema teórico e a componente prática, materializada pela experiência de Estágio na entidade de acolhimento. 2

12 2. O Business Intelligence Na primeira parte dar-se-á enfoque à temática do Business Intelligence (BI), desde o surgimento do seu conceito, passando pela evolução histórica por detrás da sua origem, até chegar à descrição da sua atual forma arquitetónica mais típica. Será de igual forma analisado o valor que a sua implementação cria e/ou acrescenta às organizações, bem como serão questionados os obstáculos colocados a essa implementação. Por último, apresentarse-ão alguns dos desafios que têm surgindo, e também as tendências mais percetíveis num curto-médio prazo O Conceito de BI Ter-se-á que recuar ao passado século para perceber a origem efetiva do termo Business Intelligence. Segundo Chee et al. (2009, p. 96), foi no ano de 1989 que Howard Dresner, na altura investigador e analista de BI no Gartner Group 2, cunhou este termo, referindo-se a ele como "uma ampla categoria de software e soluções para reunir, consolidar, analisar e fornecer acesso a dados de uma forma que permite que os usuários das empresas tomem melhores decisões de negócio". Não obstante este facto, o conceito de BI foi utilizado cerca de trinta anos antes, pelo investigador da IBM 3, Hans Peter Luhn que, em 1958, define business como um conjunto de atividades desenvolvidas para um qualquer fim, seja ciência, tecnologia, comércio, indústria, lei, governo, defesa, etc. (Luhn, 1958, p. 314). O mesmo autor define também intelligence como "a capacidade de apreender as inter-relações dos fatos apresentados de tal forma a orientar a ação em direção a um objetivo desejado" (Luhn, 1958, p. 314). O BI tem sido então, ao longo dos anos, definido por inúmeros autores que tentam captar a essência e explicar a amplitude do significado por detrás do termo. Considerando as múltiplas definições que se podem encontrar, fruto das pesquisas de um leque de diferentes

13 autores que, de alguma forma, se dedicaram a estudos que envolvem este termo, Chee et al. (2009) defendem a existência de três pontos de vista sobre os quais o conceito de BI tem sido descrito. São encontradas definições que têm em conta uma abordagem de gestão, e focam o conceito de BI em termos de um processo de recolha de dados, a partir de fontes internas e externas, e de análise dos mesmos, a fim de gerar informações relevantes com vista a uma melhor tomada de decisão. Outras que seguem uma abordagem tecnológica, concentrando a definição do termo nas ferramentas e tecnologias que permitem a gravação, recuperação, manipulação e análise da informação. Por último, as que respeitam uma abordagem de produto, descrevendo o BI como o resultado/produto de uma detalhada análise aos dados do negócio, bem como das práticas de análise utilizando ferramentas de BI. De acordo com o que é analisado neste estudo, e tendo em conta as categorias consideradas anteriormente, segundo Chee et al. (2009) o conceito que cobre transversalmente todas as abordagens e, como tal, o mais completo em termos de alcance e abrangência, pertence a Turban et al. (2007) que definem o BI como um termo genérico que engloba ferramentas, arquiteturas, bases de dados, armazéns de dados, gestão de desempenho, metodologias, e assim por diante, todos integrados num pacote de software unificado Evolução Histórica Na década de 1960, as primeiras aplicações informáticas foram desenvolvidas para fins científicos e para o processamento de transações (Watson, 2009). Estas transações, de cariz exclusivamente operacional, denominam-se de Sistemas de Processamento de Transações 4 (TPS) e caracterizam-se pelo seu baixo nível de complexidade, e pela sua alta 4 Transaction Processing Systems (TPS) 4

14 frequência. Nessa altura, a informação que se gerava nos relatórios era ínfima e muito limitada, servindo apenas propósitos operacionais. Não demorou muito tempo até que o amadurecimento da tecnologia, as necessidades das empresas, e a visão dos estudiosos pioneiros levasse ao aparecimento das primeiras aplicações de apoio à decisão. Assim, a conjuntura auxiliou na disseminação e propagação desta ideia e apareceram os Sistemas de Informação de Gestão 5 (MIS) (Watson, 2009). O objetivo destes sistemas, destinados a um nível de gestão intermédio, é disponibilizar a informação dos TPS para a tomada de decisão, acrescentando em relação aos últimos algum reporte de dados, embora muito limitado. O conteúdo gerado era demasiado extenso, com a agravante de não ser suficientemente útil aos gestores (Arnott & Pervan, 2005). Importa também fazer referência aos modelos de simulação e otimização, associados aos Métodos Científicos de Gestão 6 (MS/OR), que têm o propósito científico de encontrar soluções ótimas para problemas muito repetidos e que já estão catalogados, seguindo assim um processo sistemático, na tentativa de apoiar tomada de decisão. Isto porque, é através da conjugação destes dois tipos de sistemas (MIS e MS/OR) que, no espaço de tempo entre o final dos anos 60 e o início dos anos 70, surgiu uma nova área emergente à qual se deu o nome de Sistemas de Apoio à Decisão 7 (SAD) (Watson, 2009). Estes sistemas, utilizados sobretudo por gestores de nível intermédio para a tomada de decisões já mais complexas, são definidos por Turban et al. (2007) como um sistema de informação que combina modelos e dados numa tentativa de resolver os problemas semiestruturados e não-estruturados com o envolvimento intensivo do utilizador. Ou seja, através destes sistemas os gestores já podem identificar, avaliar e optar utilizando, quer os modelos matemáticos, quer os dados facultados por outros sistemas, quer ainda a informação que é introduzida pelo próprio decisor. 5 Management Information Systems (MIS) 6 Management Science/Operations Research (MS/OR) 7 Decision Support Systems (DSS) 5

15 Com o passar do tempo, o apoio à decisão foi sofrendo alterações tendo-se desenvolvido, na década de 80, outras aplicações denominadas de Sistemas de Informação Executiva 8 (EIS). Watson (2009, p. 509) considera que este é um sistema que fornece aos executivos o acesso facilitado a informação interna e externa que é relevante para a definição dos seus fatores críticos de sucesso (FCS). As grandes novidades decorrentes destes sistemas recaem sobretudo no aparecimento do apoio mais ao nível estratégico, e num maior foco para a análise e monitorização dos dados. Apesar disso, estes sistemas não oferecem ainda recursos de análise suficientes para os gestores conseguirem explicar, diagnosticar e compreender de forma clara os dados que lhe são apresentados. Além disso, não permitem prever os efeitos das decisões internas que tomam, nem perceber o impacto de outras situações que possam ser impostas à organização por forças exteriores. Olszak & Ziemba (2007) dizem que, nos últimos anos, os Sistemas de Informação (SI) anteriormente referidos têm vindo a sofrer uma desatualização, já que as suas principais funcionalidades originais perderam relevância. Estes sistemas nem sempre correspondem às expectativas de quem toma decisões, não conseguindo lidar com aspetos referentes à integração dos dados, interpretação eficaz desses dados em diversos contextos, ou descoberta de relações de interdependência entre os mesmos. Posto isto, e por forma a conseguir reagir com rapidez às constantes mudanças observadas no mercado, urgia o aparecimento de sistemas que fossem capazes de levar a cabo análises mais completas às organizações e aos ambientes que as rodeiam. Surgem então os Sistemas de BI (BI), na sequência dos rápidos progressos tecnológicos e do aparecimento da Internet. Olszak & Ziemba (2007) referem que estes são sistemas mais capazes de enfrentar as exigentes necessidades das organizações contemporâneas. Essas capacidades incluem a recolha, integração, agregação e análise multidimensional dos dados provenientes de várias fontes de informação. Fornecem então informações adequadas, credíveis e atualizadas, no que respeita às atividades empresariais. A Figura 1 mostra a 8 Executive Information Systems (EIS) 6

16 evolução no tempo dos vários sistemas já mencionados, em termos do nível de complexidade. Figura 1 Evolução dos Sistemas de Informação na Origem do BI Adaptado de Olszak & Ziemba (2007) Mais recentemente, os Sistemas de BI sofreram uma evolução, agregando agora em si uma componente analítica. Para uns, essa introdução transformou por completo a noção que se tinha de BI até então, e fazem questão de diferenciar esta nova área, denominando-a de Business Analytics (BA). É o caso da Gartner, que faz a distinção entre os dois termos no seu glossário, afirmando que BI é Já o BA é definido como um um termo abrangente que inclui as aplicações, infraestruturas e as ferramentas e melhores práticas que permitem o acesso e a análise de informações para melhorar e otimizar decisões e desempenho (Gartner, 2013). conjunto de soluções usadas para construir modelos de análise e simulações para criar cenários, compreender realidades e prever estados futuros. BA inclui data 7

17 mining, análise preditiva, análise aplicada e estatística, e é entregue ao consumidor na forma de uma aplicação adequada ao mesmo (Gartner, 2013). Desta forma, nesta versão que separa os termos, entende-se que a grande diferença reside no facto do BI estar associado fundamentalmente à visualização dos dados e monitorização de indicadores de performance 9 (KPI) (ver secção ), enquanto o BA parte desse ponto e vai mais além, permitindo ao utilizador a análise e interpretação desses dados, ou seja, pressupõe um acompanhamento quantitativo e qualitativo da informação produzida (Gnatovich, 2006). Por outro lado, autores como Chen, Chiang, & Storey (2012), defendem que os dois conceitos podem ser considerados sinónimos e que devem até ser usados como um único termo unificado, considerando o BI indissociável da sua componente analítica. Para vincar essa ideia, surge então o termo Business Intelligence and Analytics (BI&A) Arquitetura de um Sistema de BI De acordo com Chaudhuri, Dayal, & Narasayya (2011, p. 88), um sistema de BI define-se como um conjunto de tecnologias que apoiam as decisões das empresas e que se destinam a permitir que gestores consigam tomar melhores e mais rápidas decisões. Na mesma linha de ideia, Costa & Santos (2012, p. 3) referem-no como um sistema que integra um conjunto de ferramentas e tecnologias, normalmente utilizadas para extrair, integrar, analisar e disponibilizar informação com qualidade, de forma a apoiar os gestores das organizações no processo de tomada de decisão. Esse apoio prestado às empresas em geral, e à sua necessidade de gerir a informação em particular, é feito a três níveis, segundo Olszak & Ziemba (2007). Ao nível estratégico, um sistema de BI torna possível estabelecer objetivos com precisão e acompanhar a realização desses objetivos estabelecidos. 9 Key Performance Indicators (KPI) 8

18 Ao nível tático, estes sistemas permitem otimizar ações futuras e modificar aspetos organizacionais, financeiros ou tecnológicos de desempenho da empresa de forma adequada, a fim de ajudar as empresas a alcançar os seus objetivos estratégicos de forma mais eficaz. Por fim, ao nível operacional, os sistemas de BI são utilizados para executar análises ad hoc e responder a perguntas relacionadas com questões referentes às atividades da entidade. A Figura 2 representa um sistema de BI. A arquitetura sugerida é fruto de uma adaptação feita considerando três autores: Watson & Wixom (2007), Chaudhuri et al. (2011) e Costa & Santos (2012). Desta forma, nesta arquitetura são consideradas duas grandes atividade, pelas quais se repartem cinco grandes camadas, correspondentes a cinco ambientes diferentes. Em cada uma, são explicitados os diferentes elementos que as compõem. Figura 2 Arquitetura de um Sistema de BI Adaptado de (Costa & Santos, 2012), (Chaudhuri et al., 2011) e (Watson & Wixom, 2007) 9

19 Inicialmente e de uma forma muito genérica, como afirmam Watson & Wixom (2007), o BI é um processo que inclui duas grandes atividades primárias: entrada de dados e saída de dados. A primeira atividade, entrada de dados, também referida pelos autores como Data Warehousing, sugere comportar em si as três primeiras camadas da arquitetura descrita acima. Ou seja, de uma forma sumária, envolve a transferência de dados a partir de um conjunto de sistemas de origem, para um armazém de dados integrado. Os dados que são extraídos das fontes de dados são, posteriormente, transformados para que tenham significado e apoiem a tomada de decisão. Ainda dentro desta atividade é importante referir os metadados, que desempenham um papel chave no armazenamento de dados. Assim, os metadados descrevem os valores dos campos, os tamanhos, os intervalos, as definições dos campos, os proprietários dos dados, o período de latência e os processos de transformação. [ ] proporcionam transparência à medida que os dados se movem a partir das fontes em direção ao armazém de dados e aos utilizadores finais (Watson & Wixom, 2007, p. 96). Por outro lado, a segunda grande atividade, saída de dados, diz respeito às duas últimas camadas descritas na Figura 2. Esta atividade é apelidada pelos autores de Business Intelligence, referindo-se a aplicativos que acedem aos dados do data warehouse para, posteriormente, executar relatórios corporativos, OLAP, consulta e análise preditiva (Watson & Wixom, 2007, p. 97). Esta visão, explicada pelos referidos autores de forma muito simples e pouco exaustiva, serve apenas para compreender a ideia do fluxo de dados, nomeadamente a sua forma de entrada e saída, por detrás da complexa arquitetura de um sistema de BI. Seguidamente serão descritas de forma mais aprofundada, e por outros autores, as várias camadas que constituem a arquitetura representada na Figura 2, bem como serão definidos todos os elementos que compõem cada um dos ambientes, para claro entendimento de todo o processo e de todos os conceitos subjacentes. 10

20 Ambiente de Fonte de Dados Primeiramente, o ambiente de fonte de dados comporta todas as origens dos dados que vão suportar o sistema (Costa & Santos, 2012). Os dados provenientes de várias fontes, internas e/ou externas à organização, são integrados numa Base de Dados Operacional (BDO). Aqui são então registados os dados relativos às operações decorrentes do normal funcionamento das empresas e que tem que ser registado: dados dos clientes, dados dos produtos, registos de encomendas, entregas, faturas, recibos, etc. Estas bases de dados são alimentadas pelos TPS (ver secção 2.2.), e encarregam-se então da integração dos dados. Estes dados chegam à BDO vindos de múltiplas fontes, de forma desintegrada e com um nível de redundância enorme, tendo que se proceder à filtragem/limpeza, organização e estruturação dos mesmos, garantindo o seu armazenamento eficiente Ambiente de Movimentação de Dados Posteriormente, no ambiente de movimentação de dados, realiza-se o processo de Extract, Transform, Load (ETL). Este procedimento utiliza ferramentas apropriadas que fazem a extração e o tratamento dos dados, provenientes das fontes anteriormente mencionadas. Depois procede-se à transformação dos dados, feita através da sua manipulação, que pode ser maior ou menor consoante a origem desses dados. Esta transformação tem em vista a uniformização dos dados para um formato que possa ser carregado. Finalmente efetua-se o dito carregamento dos dados para o repositório de dados, nomeadamente o Data Warehouse (DW). Este processo de carregamento pode acontecer com mais ou menos frequência, dependendo das necessidades de cada empresa (Costa & Santos, 2012) Ambiente de Data Warehouse De seguida, surge o ambiente de Data Warehouse. Contrariamente à BDO, o DW comporta em si o mesmo conjunto de dados oriundos de diferentes fontes, mas que passaram pelo processo de ETL e que, como tal, já estão integrados, com um nível de 11

21 redundância mínimo, ou seja, consolidados. Um exemplo típico desta diferença é que na BDO pode ser guardada apenas a última versão de um determinado dado/valor, enquanto num DW é guardado o histórico da evolução desse dado/valor. O DW é geralmente acedido através de Data Marts (DM). Estes são como subconjuntos do DW, que servem para aceder a pontos específicos do DW e responder a questões particulares de diferentes utilizadores. (Costa & Santos, 2012). Apesar de anteriormente já ter sido mencionado, atingindo esta fase, é importante reforçar o papel dos metadados. Esta é uma ferramenta essencial na gestão do DW quando chega o momento de converter os dados em informação efetiva e com valor para o negócio. São os repositórios de metadados que, no fundo, conferem valor aos dados Ambiente de Servidores Mid-tier Imediatamente a seguir, o ambiente de servidores mid-tier, é a fase onde é possível, através do acesso ao DW ou DM, trabalhar os dados recorrendo a ferramentas (ver Figura 2) que permitam gerar informação relevante para a tomada de decisão e disponibilizar essa informação aos gestores (Costa & Santos, 2012). Assim, os autores consideram: Os sistemas On-Line Analytical Processing (OLAP), que são suportados pelo DW e possibilitam fazer uma análise aos dados sobre diversas perspetivas, criando um panorama multidimensional que, posteriormente, é utilizado para gerar relatórios, planos de otimização, modelagens, e outro tipo de análises. Para perceber a diferença, estes sistemas surgem em contraponto com os sistemas On-line Transaction Processing (OLTP), cuja tarefa é o processamento e monitorização dos dados relativos às operações decorrentes do normal funcionamento das empresas, por forma a gerar relatórios de caracter operacional. A técnica de data mining, que permite uma análise exaustiva dos dados de maneira a construir modelos preditivos e descortinar possíveis padrões existentes, extraindo conhecimento e auxiliando na resposta a questões específicas. 12

22 Os servidores de relatórios, que representam uma componente de software que permite a definição, eficiente execução e a emissão de relatórios a pedido de diferentes utilizadores/interfaces a partir de, por exemplo, análises OLAP Ambiente de Análise ao Negócio (Aplicações Front-end) Por último, o ambiente de análise ao negócio, ou simplesmente aplicações frontend, que permitem a apresentação da informação de diversas formas, como dashboards, tabelas, gráficos, consultas ad hoc e outras ferramentas iterativas de análise multidimensional. Esta informação possibilita uma análise mais intuitiva e compreensível que permite avaliar e acompanhar o desempenho do negócio através da monitorização de indicadores de performance (KPI) definidos pela empresa (Costa & Santos, 2012). Os KPI são, segundo Turban et al. (2011), um dos elementos chave inerentes à abordagem de Business Performance Management (BPM) que os autores definem como um conjunto integrado de processos, metodologias, métricas e aplicações criadas para impulsionar o desempenho financeiro e operacional global de uma empresa, através da monitorização e gestão da performance. Os KPI são então medidores do desempenho de um processo ou da performance de uma empresa, tendo em conta os objetivos estratégicos traçados. Através dos dashboards, interfaces que organizam e apresentam a informação aos utilizadores de forma a facilitar a sua leitura e análise, os sistemas de BI utilizam os KPI no intuito de averiguar a situação atual dos negócios relativamente aos objetivos estabelecidos. Tratando-se de indicadores, os valores dos KPI estão permanentemente a alterar-se e o seu acompanhamento deve ser feito de uma forma continuada, sendo esse o papel dos dashboars. Assim, perante as informações obtidas através destas aplicações, cabe aos gestores a responsabilidade de tomar decisões perante os cenários encontrados. 13