A RELEVÂNCIA DO ESTUDO DA ACURACIDADE DE ESTOQUES EM UM COMÉRCIO ATACADISTA

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1 ISSN A RELEVÂNCIA DO ESTUDO DA ACURACIDADE DE ESTOQUES EM UM COMÉRCIO ATACADISTA Rosângela Venâncio Nunes, Silvia Helena Xavier dos Santos, Charles Washington Costa de Assis, Rita de Cássia Fonseca, Francisca Shirley Pereira Ciriaco (Centro Universitário Estácio do Ceará; Faculdade Ateneu, Unicentro) Resumo: O objetivo geral deste artigo identificar como a mensuração do indicador de acurácia pode auxiliar a gestão de estoques em um comércio atacadista. A Metodologia escolhida para o desenvolvimento dessa pesquisa foi uma pesquisa bibliográfica, descritiva, aplicada, exploratória, qualitativa, quantitativa e estudo de caso. Por meio da análise de dados oriundos do inventário de trinta produtos escolhidos nos períodos de outubro a dezembro de 2013, foram calculados o número total de itens divergentes; a distribuição das divergências de cada produto do decorrer dos três meses estudados, o percentual de produtos com divergência aceita e não aceita por tipo de produto, motivos das divergências dos estoques, nível de acurácia de cada produto. O estudo realizado pode concluir que através da mensuração da acurácia a empresa pode obter inúmeros benefícios, pois além de evitar vários efeitos indesejáveis gerado pelo alto nível de divergências entre as quantidades físicas e as informadas do sistema. A empresa teria também informações confiáveis para aprimorar seus processos e tomar decisões. Palavras-chaves: Acurácia, mensuração, Gestão de estoques

2 1 Introdução Com as organizações buscando trabalhar com menores custos operacionais e, concomitantemente, com menores investimentos em ativos circulantes, os estoques tem sido administrados para ficarem cada vez mais enxutos, isto é, para uma mesma demanda, mantemos estoques cada vez menores. Sendo assim, torna-se necessário o extremo cuidado com as informações de estoque, para que os saldos em estoque demonstrados nos sistemas informatizados mantenham perfeita sintonia com os saldos físicos existentes nos depósitos. Quando esta acuracidade não existe, os riscos de faltas e sobras de materiais e produtos tornam-se altamente relevante, podendo causar problemas, principalmente de compras desnecessárias ou desperdício de produtos. Segundo Waller et al (2006) estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação. Então estoque é o armazenamento de materiais para serem utilizados futuramente um, sendo que em todas as operações mantém estoque de algum tipo. A pesquisa teve como enfoque responder à questão: como a mensuração do indicador de acurácia pode auxiliar a gestão de estoques em um comércio atacadista? Nessa perspectiva, o artigo tem por objetivo identificar como a mensuração do indicador de acurácia pode auxiliar a gestão de estoques em um comércio atacadista. Do objetivo geral exposto têm-se os seguintes objetivos específicos: conceituar acuracidade de estoque, identificando os efeitos e as causas da falta de acuracidade para gestão empresarial de acordo com abordagem da literatura sobre o assunto; realizar um estudo de caso de uma empresa comercial atacadista evidenciando identificando os efeitos e as causas da falta de acuracidade para gestão empresarial. A escolha pelo tema surgiu a partir da percepção de que a gestão de estoque é uma atividade de grande relevância para que as organizações possam atingir suas metas de lucratividade. É requisito para o bom desenvolvimento das atividades exercidas. A acurácia dos produtos dentro do estoque é de suma importância, uma vez que essa mede a confiabilidade das informações e é uma ferramenta gerencial que pode ser usada para encontrar divergências, uma vez que um estoque acurado é gerador de indicadores com precisão, caso contrário podem gerar efeitos indesejáveis nos diversos ambientes organizacionais. 2

3 A metodologia utilizada para o desenvolvimento dessa pesquisa foi uma pesquisa bibliográfica, descritiva, aplicada, exploratória, qualitativa, quantitativa e estudo de caso. Foi utilizado o método dedutivo com base no referencial teórico. O método indutivo foi aplicado com base na observação direta e intensiva. 2 Acuracidade de estoque O estoque é a existência de mercadorias, produtos, ou outros elementos que possuam valor econômico, são utilizados para suprir necessidades próprias ou de terceiros, tanto no ramo empresarial como na vida cotidiana das pessoas. O controle ou gestão de estoques é a união de todas as atividades exercidas com o objetivo de garantir a qualidade das técnicas e procedimentos adotados para cada item que componha a cadeia produtiva, esteja fora ou dentro das organizações, refletindo assim em eficiência do mesmo. (DEHORATIUS & RAMAN, 2004). Para Shain (2004), os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os quais representam um investimento destinado a incrementar as atividades de produção e servir clientes. A acuracidade provém do termo em inglês accuracy e traz em seu significado a ideia de precisão. Aplicando o conceito da acuracidade no estoque, verifica-se que quanto mais precisas forem as informações dos estoques, mais seguras serão as decisões de seu gerenciamento (WALLER et al., 2006). Acuracidade de estoque é um indicador da qualidade e confiabilidade da informação existente nos sistemas de controle, contábeis ou não, em relação à existência física dos itens controlados. Quando a informação de estoque no sistema de controle, informatizado ou manual, não confere com o saldo real, dizemos que este inventário não é confiável ou não tem acuracidade. A falta de confiabilidade nas informações afeta todos os setores da empresa, desde o nível gerencial até o operacional. Uma informação errada dos saldos em estoque pode levar a uma decisão equivocada na área de planejamento de estoques ou compras, atrasar a produção ou até mesmo ocasionar a falta do produto para o cliente. Para medir o nível de acurácia é utilizada a expressão abaixo (BERTAGLIA, 2006): Acurácia = Quantidade física x 100 Quantidade teórica 3

4 Utilizando o método da acurácia, á analise dos resultados é feita a partir do calculo citado, quanto mais próximo o resultado for de 100%, mais satisfatório é para a empresa, pois significa que os estoques físicos estão conferindo com os estoques contidos na movimentação de entrada e saídas contabilizadas no sistema. Esse indicador fornece aos gestores informações seguras do nível que se encontra os estoques, além de eliminar os erros e evitar qualquer ocorrência, como uma parada de produção ou estoques desnecessários. Dentre os autores pioneiros no estudo da acuracidade foram Iglehart e Morley (1972), que analisaram o impacto da acuracidade de estoque no nível de estoque gerado. A falta de um acompanhamento efetivo da acuracidade de estoque pode gerar efeitos indesejáveis no funcionamento das atividades citadas acima. Com isso, a manutenção de registros de estoque precisos - registros que refletem a realidade física - é crucial para o desempenho de organizações de varejo, tendo em vista a integração de cadeia de suprimentos (DEHORATIUS e RAMAN, 2004). O controle efetivo dos estoques, por consequência um maior índice de acuracidade, é, para muitas empresas, um objetivo a ser alcançado. A falta de acuracidade de estoque gera uma série de efeitos indesejáveis para os processos internos e externos das organizações. 3 Divergências e tolerâncias de contagem A importância do cálculo das divergências é para identificar se os erros de estoque têm grande relevância em relação aos saldos controlados pelo sistema ou se as diferenças são residuais, tipicamente resultantes de pequenos erros de contagem. Um aspecto a ser considerado é o que se chama de divergência, medida conforme fórmula abaixo: (BERTAGLIA, 2006): Divergência = Quantidade medida quantidade do sistema Quantidade do sistema As divergências podem em alguns casos, não serem consideradas como erros de inventários quando o item inventariado está sujeito a apresentar erros pelo próprio processo de contagem. Esta tolerância é muito comum ser definida para itens cujas unidades de medida são 4

5 baseadas em peso ou quando, apesar da unidade de medida ser unidade inteira, o método de conferência quantitativa ser feito através de pesagem, em virtude das peças serem de muito pequeno tamanho (contagem por balança conta-peças). (BERTAGLIA, 2006): A tolerância é o grau de aceitação do erro, isto é, da divergência conceituada no item anterior, sem que este desvio seja ajustado. Itens típicos de serem tratados com tolerância de medição são os itens higroscópicos, que sofrem influência do grau de umidade do ambiente, aumentando ou diminuindo seu peso e, portanto, sofrendo diferenças quantitativas quando pesados. 4 Efeitos da falta de acuracidade Os erros de registro de estoque são normalmente denominados de inacuracidade de estoque. Ou seja, apresenta diferenças entre o saldo registrado no sistema de controle de estoque em relação à quantidade física verificada. A falta de acuracidade de estoque é um problema grave para as organizações, no entanto o impacto dependerá do contexto envolvido (WALLER et al., 2006). Por exemplo, em uma organização onde se opera com níveis reduzidos de estoque, uma baixa acuracidade pode causar a interrupção de fornecimento. De acordo com Arnold (1999), a imprecisão dos registros de estoque pode gerar uma série de efeitos indesejáveis para as organizações, dentre eles o autor destaca: Baixa produtividade; Baixo nível de serviço; Expedição excessiva: envios emergenciais com frequência; Excesso de estoque;falta de material e programas com frequentes alterações; Perda de vendas. Conforme elencado por Arnold (1999), os efeitos apresentados podem ser vitais para a boa performance das operações das organizações. Pois, além de reduzir a receita, podem acarretar o aumento dos custos. Um dos custos diretamente impactado é em relação ao desempenho operacional, influenciado pela dificuldade de planejar materiais e de programar a produção sem a certeza de um saldo correto dos estoques. Isso gera, muitas vezes, pedidos urgentes para os fornecedores e frequentes alterações nos programas de produção, provocando, por exemplo, um número maior de troca de ferramentas do que o programado. Ainda em relação a efeitos relacionados a planejamento da produção, Castro (2005), em um survey realizado com 44 empresas fornecedoras do segmento automotivo brasileiro e 2 montadoras, identificou que a acuracidade de estoque neste segmento está aproximadamente em 5

6 95% para a maioria das empresas entrevistadas, a pesquisa também demonstra que os índices mais baixos de acuracidade estão nos estoques de matéria-prima, apresentando como principais efeitos: paradas na produção, atrasos na entrega e trocas de produção fora do planejado, impactando na eficiência operacional do processo. Também em uma pesquisa realizada no segmento automotivo, Sari (2005) identificou como principais efeitos da inacuracidade de estoque: dificuldade na programação de materiais; conflitos internos com as áreas de produção e marketing; reclamação dos clientes, possibilitando dificuldades na participação de novos projetos dos clientes; imagem corporativa diante dos clientes. Por meio da aplicação de simulação, utilizando dois elos da cadeia de suprimentos um fornecedor e um varejista, Waller et al. (2006) identificam que o principal impacto da baixa acuracidade de estoque é a queda no nível de serviço. O que evidencia como um ponto dificultador na adoção de práticas de gerenciamento da cadeia de suprimentos. Ainda Waller et al. (2006) relatam que o impacto da acuracidade de estoque no nível de serviço do varejista vai depender do volume de vendas deste varejista. Ou seja, quanto maior for o volume de materiais movimentados na organização, maior será o impacto da inacuracidade de estoque. Uma das práticas de gerenciamento da cadeia de suprimentos é a gestão colaborativa na rede. Esta prática utiliza-se normalmente de tecnologia da informação como ferramenta de apoio. Raman (2001) apresenta que a incarucidade de estoque afeta diretamente a eficácia do sistema de reposição contínua e por consequência a adoção da gestão colaborativa. Nessa mesma linha, DeHoratius e Raman (2004) apontam que a falta de precisão dos registros de estoque dificultam a integração da cadeia de suprimentos. Neste mesmo sentido, Basinger (2006) apresenta em sua tese que a baixa acuracidade de dados do estoque acarreta na redução do nível de serviço e aumenta os custos relacionados às operações logísticas. Ainda em relação à perda de vendas, Shain et al. (2008) analisam os efeitos econômicos dos erros de inventário em uma varejista e em um armazém, identificando que os custos relacionados à perda de venda são maiores no varejista que no armazém. Outros efeitos também podem ser verificados com a falta de acuracidade de estoque, como uma interferência no tamanho do lote e na certeza do atendimento da demanda (UCKUN et al., 2008). Ou seja, a informação de um saldo incorreto de estoque pode, por exemplo, gerar a necessidade de interromper a produção antes do previsto, impossibilitando, assim, que a quantidade programada na ordem de fabricação seja cumprida. Causando perda na eficiência da produção, necessidade de reprogramação da produção e consequente aumento nos custos 6

7 relacionados ao processo produtivo. Além disto, inacuracidade pode levar a empresa a problemas fiscais, podendo levar a empresa a ser autuada pelo fisco, além de resultar em relatórios contábeis irreais aos usuários da contabilidade. Para pesquisar possíveis caminhos para a melhoria da acuracidade de estoque, faz-se necessário identificar as causas fundamentais da sua inacuracidade. 5 Causas da falta de acuracidade Tão importante quanto identificar os efeitos e impactos ocasionados pela imprecisão dos registros de estoque, é identificar as possíveis causas das divergências. Para Wilson (1995), os principais fatores que geram as divergências de estoque são os erros nas contagens e nos ajustes durante os inventários, identificação incorreta do material e a localização incorreta. Essa última impossibilita que o material seja encontrado no momento desejado, podendo causar a perda de venda ou problemas de programação de produção em um momento e, em outro, excesso de estoque. A imprecisão dos registros de estoque resulta, na maioria das vezes, de um sistema de registros ineficiente e da baixa qualificação da mão-de-obra (ARNOLD, 1999). O autor aponta alguns fatores que causam os erros nos registros de estoque, sendo eles: Falta de segurança no armazém; Falta de regularidade na realização dos inventários: não ter um programa de contagem contínua dos itens de estoque (inventário cíclico, por exemplo; Falta de treinamento; Retirada de material sem autorização; Sistema de registros de estoque com inconsistência: muitos erros nos registros de estoque ocorrem no momento do lançamento no sistema informatizado, no qual o operador, muitas vezes mal treinado, realiza a operação incorretamente. Uma importante causa da inacuracidade de estoque pode ser apontada pelo erro de escaneamento do produto no caixa, outra é a localização incorreta do material (RAMAN et al., 2001). Sheppard e Brown (1993) relatam que a inacuracidade dos registros de estoque está relacionada ao custo do item, frequência de contagens e número de localizações de itens. Dessa forma, verifica-se que o preço do produto apresenta uma interferência direta na acuracidade de estoque. Itens mais caros apresentam melhor acuracidade de estoque em relação aos itens de menor valor, pois normalmente demandam maior controle (RAMAN et al., 2001). Já Brown et al., (2001), analisando o ambiente industrial, destacam como principais causas 7

8 da inacuracidade: a falta de treinamento, a baixa remuneração dos envolvidos no estoque, a não utilização do inventário cíclico e a falta de implantação de tecnologia como o código de barras. Também em relação ao segmento industrial, Fernandes e Pires (2005) demonstram que as principais causas das divergências estão relacionadas aos erros no recebimento, identificação incorreta, baixo nível de controle no armazém, procedimento de estoque inadequado, erros no processo e faturamento e de erros no processo de devolução de materiais. DeHoratius e Raman (2004) concluem que, para amenizar essa problemática, os gerentes precisam identificar a causa de raiz dos erros de registros de estoque e determinar o impacto disso nas atividades da organização, partindo, assim, para a realização de um plano para melhorar o índice de acuracidade de estoque. As perdas por roubo é uma importante causa das diferenças encontradas no inventário. Conforme pesquisa do ECR Europa, os produtos roubados representam cerca de 1,75% das vendas dos varejistas europeus (KANG e GERSHWIN, 2004). Outro fator que também influencia a acuracidade de estoque são os danos ocorridos nos materiais, pois produtos com longo tempo de estocagem podem ser danificados em virtude de uma brusca variação negativa da demanda e a dificuldade de encontrar os produtos, possibilitando que o mesmo fique guardado por longo tempo até que se deteriore (SHAIN, 2004). Em um estudo realizado no varejo, Waller et al. (2006) apresentam como possíveis causas de divergência os erros no recebimento de materiais, atualizações incorretas no nível de estoque, processo de expedição incorreto, roubos no processo de saída, frequência de movimentação dos materiais. Já por meio de simulação de uma cadeia de suprimentos centralizada com a empresa focal, um fornecedor e um cliente, Rekik (2006), em sua tese, aponta várias causas para a inacuracidade de estoque. Algumas causas mais significativas, segundo o seu estudo, são: a) Danos e Desperdícios: Os danos ocorridos nos materiais e não detectados pelo gestor do estoque podem causar a inacuracidade de estoque; b) Erros de transação: Os erros de transação estão relacionados às discrepâncias ocorridas por meio de erros sem intenção em algum processo que envolva material. Os erros podem surgir por diversas maneiras, por exemplo, pela contagem errada do estoque, ajustando o estoque com o saldo incorreto. As discrepâncias ocasionadas nas transações de estoque ocorrem desde o recebimento de material até o processo de devolução do cliente; c) Roubo: O roubo, nesse aspecto pode ter várias causas, dentre elas o roubo por parte dos funcionários, furtado por terceiros, fraudes com vendedores ou fraude de fornecedores. Dentre as causas mais evidenciadas na literatura, o roubo e os erros na transação dos registros de estoque são 8

9 as mais comuns. Shain e Dallery (2007) apontam que além dessas duas causas o setor varejista também enfrenta dificuldades em relação à incerteza do saldo de estoque em virtude da obsolescência de produtos principalmente para itens perecíveis já, segundo os mesmos autores, grande parte dos erros de transação no varejo é motivada pela leitura incorreta do produto no caixa. Parte desses erros acontecem por falha do leitor ou do código de barras no produto e a outra grande parte em virtude do operador ler dois produtos similares como se fosse somente um item. Shain et al. (2008) analisaram o impacto da falta da qualidade da informação na acuracidade de estoque, por meio de uma simulação em um sistema de produção tipo NewsVendor, utilizando uma cadeia de suprimentos com três elos, sendo o fabricante, o atacadista e o varejista, focando os resultados no armazém do atacadista. Os mesmos autores identificaram as causas da inacuracidade de estoque como sendo: produtos recebidos do fornecedor em quantidade maior ou menor, produtos roubados no transporte, produtos roubados no armazém, produtos vencidos, produtos colocados em local incorreto e produtos extraviados. Com base na literatura especializada, pode-se verificar que as causas reais da inacuracidade de estoque são diversas. Envolvem questões relacionadas desde processos e mãode-obra até a falta de investimento em tecnologia. Conclui-se pelo exposto que é importante identificar as causas que ocorrem com maior frequência, indicando a prioridade para a empresa. 6 Metodologia da pesquisa O estudo emprega referências bibliográficas para de chegar às conclusões adequadas aos questionamentos já estabelecidos, partindo de propriedades do ambiente estudado no caso até aos conceitos já definidos, respectivamente. Quanto ao objetivo, o estudo utiliza-se da pesquisa descritiva, pois foram descritos fatos e dados da do inventário da empresa analisada, com o propósito de mensurar e analisar o nível de acurácia da empresa responder ao problema do presente artigo. Para Beuren (2006), a pesquisa descritiva é o meio termo entre a exploratória e a explicativa, ou seja, respectivamente, não é tão preliminar e nem tão aprofundada. A autora ainda afirma que os resultados obtidos podem contribuir na identificação das relações existentes entre variáveis estudadas. Desta forma, o presente trabalho descreve como a mensuração de acurácia de estoques pode contribuir para gestão da empresa analisada. Em relação à natureza da pesquisa, 9

10 este trabalho segue a pesquisa aplicada, pois se busca conhecimento para aplicação no caso especifico da contribuição do nível de acuracidade de gestão de estoques na empresa analisada. Se tratando da abordagem, pode-se associar o presente trabalho com a abordagem qualitativa, pois se utiliza de um estudo de caso, não possuindo caráter estatístico. A pesquisa do tipo estudo de caso caracteriza-se principalmente pelo estudo concentrado de um único caso. Umas das definições bastante clara é a de Yin (2005), quando afirmou que o estudo de caso permite uma investigação de qualquer evento, tais como: ciclo de vida individual, processos organizacionais, administrativos e relações internacionais. De acordo com Gi l(1999, p.73) apud Beuren(2006), o estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir conhecimentos amplos e detalhados do mesmo. Para coleta de dados foram utilizados os seguintes critérios: a) Visitas in loco mensais com entrevista semiestruturada com o responsável pelo setor de controle de estoque; b) Avaliação dos relatórios de inventário e cálculo dos indicadores de número total de itens divergentes; distribuição das divergências de cada produto do decorrer dos três meses estudados; % de produtos com divergência aceita e não aceita por tipo de produto; motivos das divergências dos estoques; nível de acurácia de cada produto do decorrer dos três meses estudados; nível global de divergência do decorrer dos três meses estudados Portanto, quanto aos procedimentos, que se referem à maneira pela qual se conduz o estudo. Este trabalho concilia a pesquisa bibliográfica com o estudo de caso. Sobretudo sendo capaz de logo após uma pesquisa bibliográfica, aplicar os conhecimentos num estudo de caso específico em uma empresa do ramo comercial atacadista. A pesquisa bibliográfica, de caráter exploratório, incluiu método qualitativos, sendo conduzida por um estudo de caso. Para a pesquisa bibliográfica, foram utilizados livros especializados que versam sobre gestão de estoque, acurácia e inventário. A técnica utilizada foi o estudo de caso, que reuniu dados qualitativos por meio de estudos direcionados sobre a atividade da empresa, com o intuito de conhecer e exibir ideias sobre o problema apresentado. Para tal, foram utilizados os dados cedidos pelo gerente de estoque e demais funcionários da empresa, bem como observações no intuito de conhecer, aprender, e exibir ideias na busca pela resolução do problema apresentado. Para realização do estudo escolheram-se trinta produtos e verificadas informações dos meses de outubro a dezembro de

11 7 O Ambiente em Estudo A empresa estudada é parte do Grupo Holandês fundado em A empresa foi fundada em 1968 na Holanda, suas atividades iniciaram-se no Brasil em 1972 com a primeira loja na cidade de São Paulo. Atualmente, trata-se é uma das maiores empresas que operaram no sistema cash-and-carry com vendas exclusivamente a clientes cadastrados. Presente em 24 estados no Brasil e no Distrito Federal (DF), com um total de 76 lojas e com áreas de venda entre 3100 e 9900 metros quadrados. A empresa opera em um sistema de distribuição auto serviço, com lojas amplas e estrategicamente localizadas, onde os clientes profissionais podem suprir todas as necessidades dos seus negócios em uma única parada. A empresa em estudo atende 2 milhões de clientes em todos os estados, oferecendo mais de 12,7 mil itens e firmando-se como um dos principais intermediadores na venda de produtos com preços e condições competitivas para empreendedores de todo o País. Com uma sólida rede de parceiros, composta por cerca de 2 mil fornecedores, a empresa atua como um dos mais eficientes distribuidores do Brasil, oferecendo baixo custo e alta capilaridade, o que garante recordes de volume de distribuição em bebidas, combustível e inúmeros outros itens alimentares e não alimentares. A gestão de estoques é feita através de inventários realizados diariamente Inventários Cíclicos, Inventário anual, a empresa possui cadastrados itens em seus estoques, realiza a atividade de comercio atacadista de alimentos contendo também restaurantes e postos de gasolina em suas unidades, a mesma detém um sistema integrado utilizado para alimentar o sistema de estoque. O maior problema na gestão de estoques é aumentar o nível de serviço (mix da loja) e o seu maior desafio é suprir todas as necessidades do cliente profissional, o investimento em estoques gira em torno de 17 milhões, possui um planejamento de estoque através de provisão realizada pelo escritório central, os seus inventários são Geral e Rotativo. Com o intuito de demonstrar a importância de se utilizar o indicador de acurácia para uma boa gestão de estoques, realizou-se a valoração um levantamento de informações períodos de outubro à dezembro de Análise de Resultados 11

12 Para realização do estudo foram selecionados do universo de 13 mil itens que empresa mantinha até a data da pesquisa, uma amostra 30 produtos para análise da acurácia, o critério de seleção deu-se pelo alto nível de faturamento e por três níveis de classificações de acurácia: ruim, mediada e boa, sendo 10 produtos de cada tipo, para facilitar a geração de tabelas de gráficos nos períodos de outubro à dezembro de 2013, cada produto recebeu um código que variava de 1 a 30 Após a seleção dos produtos, procedeu-se a coleta de informações de inventário da empresa. As informações coletadas foram: produto, quantidade física, quantidade do sistema, divergências em unidades entre físico e real, nível de tolerância, classificação de acurácia e motivo da divergência Para proceder a análise foram escolhidos as seguintes variáveis que foram calculados número total de itens divergentes; distribuição das divergências de cada produto do decorrer dos três meses estudados; % de produtos com divergência aceita e não aceita por tipo de produto motivos das divergências dos estoques; nível de acurácia de cada produto do decorrer dos três meses estudados; nível global de divergência do decorrer dos três meses estudados Gráfico 1 Número total de itens divergentes Fonte: Elaborado pelos autores com base nos dados cedidos pela empresa (2013) Através do gráfico 1 percebe-se que número total de itens divergentes apresentou uma redução de 787 itens que constavam no sistema e não constavam no físico para 501, contudo em dezembro houve um aumento para itens. Este fato é preocupante, pois no sistema consta a informação de que a empresa possui estoques que não existiam fisicamente, esta diferença pode afetar os processos operacionais, fiscais e logísticos da empresa no sentido de perder vendas por não ter sido feita a compra, já que se tem a informação de que consta estoques irreais. 12

13 Objetivando analisar de forma mais detalhada as divergências de estoques, elaborou-se de forma detalhada as divergências de cada produto do decorrer dos três meses estudados, conforme mostra o gráfico 2. Gráfico 3 Distribuição das Divergências de cada produto do decorrer dos três meses estudados Fonte: Elaborado pelos autores com base nos dados cedidos pela empresa (2013) O gráfico 2 evidencia que os meses em que ocorreram maior divergência entre o estoque físico e do sistema foi no mês de dezembro. No mês de outubro os produtos que mais apresentaram divergências foram o 1, 3, 4 e 5. No mês de novembro foram os produtos 1, 4 e 9. Em dezembro foram: 11, 12, 15 e 18. A empresa mantém um nível de aceitação de divergência entre estoques físico e do sistema. Para calcular este nível de aceitação para mais ou para menos a empresa considera o volume de recebimento e a saída através de vendas no atacado. Os percentuais (%) de produtos aceitos e não aceitos em termos de nível de divergência são apresentados no gráfico3. Em outubro de 2013, observa-se que os produtos com maior percentual de divergência não aceita foram os classificados pela empresa como acuracidade ruim, este percentual melhorou em novembro e em dezembro. Devido ao fechamento de meses 13

14 anteriores em virtude do aumento de preço em produtos no mercado e consequentemente a avaria ocasionada pela validade dos referidos produtos houve um aumento significativo. Os produtos classificados como medianos, apresentaram resultados ótimos em outubro e novembro (0% de divergência não aceitável), mas o indicador regrediu bastante em dezembro. Devido vencimento de vários produtos e aumento da avaria provocado pela movimentação. 34 % de Produtos com acuracidade aceita e não aceita out/2013 % de Produtos com acuracidade aceita e não aceita Nov/ % 50% 0% 10% 70% 0% 30% 90% 100% Ruim Mediana Boa 100% 50% 0% 50% 0% 10% 50% 100% 90% Ruim Mediana Boa % de produtos com acurácia não aceita % de produtos com acurácia aceita % de produtos com acurácia não aceita % de produtos com acurácia aceita % de Produtos com acuracidade aceita e não aceita dez/ % 50% 0% 30% 20% 80% 70% 80% 20% Ruim Mediana Boa % de produtos com acurácia não aceita % de produtos com acurácia aceita Gráfico 3 - Percentual de produtos com divergência aceita e não aceita por tipo de produto Fonte: Elaborado pelos autores com base nos dados cedidos pela empresa (2013) Já os estoques classificados como bons, apresentaram um percentual bom em outubro e novembro. Em dezembro sofreu uma piora de 10%, devido ao aumento no índice de avaria em virtude de vencimento e aguardando troca do fornecedor. 14

15 Em seguida, no gráfico 4, encontram-se detalhados os motivos das divergências de estoques no período analisado. Gráfico 4 Motivos das divergências dos estoques de out/2013 a dez/2013 Fonte: Elaborado pelos autores com base nos dados cedidos pela empresa (2013) No mês de outubro/2013 foram detectados 21 produtos com divergência de estoques. Neste período 8 foram motivadas pela avaria quebra, 3 estavam vencimento aguardando. vencimento quebra, recebimento errado, troca de mercadoria com fornecedor e vencimento tiveram cada uma 2 ocorrências liberação - vencimento quebra e roubo cada um tiver eram uma ocorrência. No mês de novembro/2013 foram detectados 11 produtos com divergência de estoques. 15

16 Neste período, 8 divergências foram motivadas pela avaria quebra, 2 estavam vencidos Em dezembro de 2013 os motivos de divergências aumentaram, apesar da quantidade de produtos divergentes ser a mesma de outubro (21 produtos). Foram detectados vencimento quebra 3 ocorrências. a avaria quebra permaneceu com 8 ocorrências. a liberação atacado errada latas danificadas quebra, troca de mercadoria com fornecedor e liberação - vencimento quebra tiveram 1 ocorrência. A embalagem danificada quebra tiveram 3 ocorrências e roubo com um aumento de 4 ocorrências. Nível Global de Acuracidade (quantidade) out/13 nov/13 dez/13 TOTAL DE ITENS CONTADOS TOTAL DE ITENS CORRETOS TOTAL DE ITENS COM DIVERGÊNCIA Nível Global de Acuracidade % out/13 nov/13 dez/13 TOTAL DE ITENS CONTADOS 100% 100% 100,0% TOTAL DE ITENS CORRETOS 27% 27% 0,0% TOTAL DE ITENS COM DIVERGÊNCIA 73% 73% 100,0% Nível Global de acuracidade out a dez/ % 100,0% 80% 73% 73% 60% 40% 20% 0% 27% 27% 0,0% out/13 nov/13 dez/13 TOTAL DE ITENS CORRETOS TOTAL DE ITENS COM DIVERGÊNCIA Figura 1 Nível global de acuracidade dos estoques de out a dez/2013 Fonte: Elaborado pelos autores com base nos dados cedidos pela empresa (2013) 16

17 Para cálculo do nível global de acuracidade não foram consideradas qualquer nível de aceitação para maior ou menor. Dos 30 produtos analisados verificou-se que em outubro e novembro 73% dos itens apresentavam-se corretos e 23% divergentes. Esta situação piorou de forma expressiva em dezembro, pois dos 30 itens analisados todos apresentaram divergências. Devido ao grande volume de recebimento de diversas mercadorias o nível de avaria aumenta consideravelmente visto que há maioria oriunda de outras regiões o que acaba no manuseio danificando as mesmas chegando até sem condições de uso e ou recebimento. No sentido de analisar de forma mais detalhada as divergências de estoques, elaborou-se de forma detalhada nível de acurácia de cada produto do decorrer dos três meses estudados, conforme mostra a Figura 1. Gráfico 5 Nível de acurácia de cada produto do decorrer dos três meses estudados Fonte: Elaborado pelos autores com base nos dados cedidos pela empresa (2013) Ao analisar o gráfico 5 e sabendo que o ideal é que a acuracidade fosse 100% observa-se que em outubro, os produtos que mais tiveram maior desvio de acuracidade foi o produto 26 para 17

18 mais 150% (desvio de 50%) e o produto 29 com 88% (desvio de 12% para menos). No decorrer dos meses Outubro e Novembro os produtos em questão tiveram uma acurácia boa, devido a um erro de recebimento no produto 26 (Físico x Teórico) ficando o estoque com uma quantidade teórica superior a quantidade física sendo sua regularização somente em Dezembro, no item 29 houve uma liberação errada ou seja a menor. Em novembro o mesmo comportamento de outubro é observado, mas em dezembro verifica-se um maior nível de dispersão. Gráfico 6 Nível global de divergência do decorrer dos três meses estudados Fonte: Elaborado pelos autores com base nos dados cedidos pela empresa (2013) O gráfico 6 apreeneta os níveis de diveregencia por produto. Nele se observa que o mês de maior criticidade é dezembro, onde observa-se mairo dispersão e vairação de divergencias. Observa-se pelo estudo realizado que a acurácia é um indicador gerencial, e deve ser buscada pela empresa, não só como uma forma de diminuir divergências, mas também para que se obtenham outros sucessos como índices elevados de serviços, ou ganhos em vendas. Ressalta-se também a importância de treinamento dos envolvidos nas áreas para que não apenas encontrem os motivos que estão ocasionando divergências é uma forma de aprimorar ainda mais as auditorias, que devem ser realizadas por profissionais qualificados para que em uma contagem não se gere ainda mais problemas, por erros uma vez que além do objetivo de conhecer a real situação do estoque é preciso sanar as divergências, e não aumentar este número. Assim a empresa poderá evitar os efeitos da falta de acuracidade citados no decorrer do estudo e melhorar seus resultados operacionais, econômicos e financeiros. 18

19 Considerações Finais O estoque pode ser um gerador de lucros ou um incômodo para o proprietário, uma vez que é parte do ativo das empresas. É preciso disciplinar e criar um elo entre os recursos e objetivos das organizações, e para tal a adequada administração de estoque por meio da mensuração do indicador de acurácia pode possibilitar a empresa identificar e avaliar pontos que precisam ser melhorados bem como as causas e os efeitos que levam a inacuracidade. O estudo pode observar que a busca por métodos efetivos de controle de estoque que reflitam dados confiáveis para o planejamento e execução das operações passa a ser um requisito para que as organizações sobrevivam no mercado. Assim a qualidade das informações dos saldos de estoque faz com a eficiência dos processos aumente. Para isso, é necessário utilizar métodos que auxiliem no controle do estoque, aumentando o percentual de acuracidade de estoque. Com a realização desta revisão da literatura, pode-se concluir que a falta de acuracidade de estoque gera, como principais efeitos, o aumento nos custos logísticos, impacta negativamente no nível de serviço, dificulta a programação de materiais e da produção e gera perda de eficiência operacional. Ou seja, impacta diretamente no desempenho da organização. Em relação às causas geradas pela falta de acuracidade, destacam-se os erros nos registros de materiais - grande parte pela coleta incorreta dos dados -, o roubo e a localização incorreta de materiais. Estes aspectos também foram verificados de forma prática no estudo de caso. Então, a partir disso, pode-se dizer que este estudo atingiu o seu objetivo principal, pois identificou, com base na literatura especializada, os principais efeitos e as principais causas da falta de estoque nas organizações. Assim, contribui na classificação dos principais efeitos acuracidade e causas da falta de acuracidade, o que torna possível o direcionamento para estudos futuros sobre o controle de estoque. E verificou os aspectos teóricos em termos práticos no estudo de caso. Ao aplicar esse estudo, percebeu-se que a empresa analisada demonstra um risco associado à acuracidade; tal risco pode interferir no nível de serviço, gerando a insatisfação de clientes pela indisponibilidade dos produtos. Como fator restritivo a este estudo pode-se citar que por ser uma pesquisa qualitativa, as conclusões aqui obtidas só possuem valia para o caso, produtos e períodos analisados, contudo. Mesmo sem a expressividade matemática e estatística, de uma pesquisa quantitativa ressalta um assunto tratado no presente artigo é relevante em vários tipos de entidades. 19

20 Com a análise apresentada, espera-se problematizar e desenvolver uma classificação das principais causas da falta de acuracidade de estoque, de forma a provocar pesquisas futuras que tragam para o cenário das discussões e das ações práticas significativas voltadas diretamente sobre as causas mais relevantes das divergências de estoque. Sugere-se que sejam pesquisadas ações para melhorar os índices de acuracidade, principalmente a influência da utilização do código de barras na melhoria da coleta de dados relacionados aos apontamentos de estoque. Referências ARNOLD, J.R.T. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, BASINGER, K.L. Impact of Inaccurate Data on Supply Chain Inventory Performance. 2006, 207 f.. Tese (Doutorado em Engenharia Industrial e Sistemas) - Graduate School, The Ohio State University, Ohio, BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística de gerenciamento da cadeia de abastecimento. 4 edição. São Paulo: Saraiva BEUREN, Ilse Maria. Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade: teoria e pratica. São Paulo: Atlas, BROWN, K.L; INMAN R. A. & CALLOWAY J.A. Measuring the efects of inventory inaccuracy in MRP inventory and delivery performance. Production Planning & Control, Vol. 12, n. 1, p , CASTRO, R.L. Planejamento e Controle da Produção e Estoques: um survey com fornecedores da cadeia automotiva brasileira f.. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) Escola Politécnica, Universidade de São Paulo, São Paulo, DEHORATIUS, N. & RAMAN, A. Inventory record inaccuracy: An emprical analysis. Working Paper, University of Chicago, Graduate School of Business. Supply Operations,

21 IGLEHART, D.L. & MOREY, R.C. Inventory systems with imperfect asset information. Management Science, v.18, n. 8, p , KANG, Y. & GERSHWIN, S.B. Information inaccuracy in inventory systems stock loss and stockout. Technical Report, Department of Mechanical Engineering, Massachusetts Institute of Technology, Disponível em: <http://cell1.mit.edu/papers/kang-gershwin-autoid04.pdf>. Acesso em: 10 jul RAMAN, A.; DEHORATIUS, N. & TON, Z. Execution the missing link in retail operations. California Management Review, v. 43, n. 3, p , REKIK, Y. The Impact of the RFID Technology in Improving Performance of Inventory Systems subject to Inaccuracies f.. Tese (Doutorado em Engenharia Industrial) École Centrale des Arts et Manafactures, École Centrale Paris, Paris, SARI, K. Inventory inaccuracy and performance of collaborative supply chain practices. Industrial Management & Data Systems, v. 108, n. 4, p , SHAIN, E. & DALLERY, Y. A Literature Review on the Impact of Inventory Data Record Inaccuracies on Inventory Management and the Potential of the RFID Technology to Tackle this Issue. RFID Eurasia, st Annual, p.1 7, SHAIN, E.; BUZACOTTI, J. & DALLERY, Y. Analysis of a newsvendor which has errors in inventory data records. European Journal of Operational Research, v. 188, p , SHAIN. E. A qualitative and quantitative analysis of the impact of Auto ID technology on the performance of supply chains f.. Tese (Doutorado em Engenharia Industrial) - École Centrale des Arts et Manafactures, École Centrale Paris, Paris, SHEPPARD, G. & BROWN, K. Predicting inventory record keeping errors with discriminant analysis: A field experiment. International Journal of Production Economics, v. 32, n. 1, p ,

22 UCKUN, C; KARAESNEN, F & E SAVAS, S. Investment in improved inventory accuracy in a decentralized supply chain. International Journal of Production Economics, jun, n. 113, p , WALLER, M. A., et al. Measuring the impact of inaccurate inventory information on a retail outlet. The International Journal of Logistics Management, v. 17 n. 3, p , WILSON, J. M. Quality control methods in cycle counting for record accuracy management. International Journal of Operations & Production Management, v. 15 n. 7, p , YIN, Robert K. Estudo de caso: planejamento e métodos. Porto Alegre: Bookman,

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