MODELO DE GESTÃO DEPARTAMENTO JURÍDICO. Fevereiro 2014

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1 MODELO DE GESTÃO DEPARTAMENTO JURÍDICO Fevereiro

2 QUEM SOMOS AMH Assessoria e Consultoria Empresarial presta consultoria para a implantação, a implementação, a reestruturação e a gestão de departamentos jurídicos, contribuindo para o maior alinhamento da área legal com as estratégias organizacionais e com o alcance das metas empresariais. QUEM SOMOS AMH Assessoria e Consultoria Empresarial assessora em questões de natureza corporativa, tais como a implantação de práticas e procedimentos de governança corporativa e regras de compliance, preparando a companhia para a entrada de sócio investidor e/ou a abertura de capital. Também presta assessoria na gestão estratégica de contencioso de massa, com foco na redução de processos entrantes e na redução dos custos com condenações judiciais, dando uma visão financeira ao gerenciamento do contencioso. AMH Assessoria e Consultoria Empresarial presta também consultoria em projetos de M&A, IPO e OPA, negociação e elaboração de contratos estratégicos, comerciais e financeiros. Participação como membro independente do Conselho de Administração e/ou do Conselho Fiscal. 2

3 HISTÓRICO PROFISSIONAL Alexandre Mellão Hadad, advogado, com relevante experiência profissional, como Business Lawyer, atuando como executivo jurídico por mais de 25 (vinte e cinco) anos, na direção e gerência de departamentos jurídicos em empresas de grande porte e de capital aberto, tais como ESTÁCIO PARTICIPAÇÕES, ACHÉ LABORATÓRIO FARMACÊUTICO, BRASIL TELECOM, VIVO E COCA-COLA, além de passagens por renomados escritórios de advocacia tais como, Machado, Meyer, Sendacz e Opice Advogados e Siqueira Castro Advogados. Graduado em Direito pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro-UERJ; Pós graduado em Direito Econômico e Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas- FGV/RJ; MBA em Gestão e Competências Gerenciais, pela Fundação Dom Cabral. Membro do Grupo Executivo de VPs e Diretores Jurídicos da AMCHAM/SP; Membro do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa-IBGC. Recomendações Linkedin: 3

4 MODELO DE GESTÃO DEPARTAMENTO JURÍDICO ATUAÇÃO ESTRATÉGICA Atuar de forma estratégica, adotando praticas de gestão de pessoas e processos, que resultem em relevante contribuição ao negócio e auxiliem na tomada de decisões pelos órgãos da administração. Propagar o conhecimento, proteger os interesses da companhia e antecipar-se aos problemas e obstáculos empresariais, com soluções seguras e criativas. 4

5 ATUAÇÃO ESTRATÉGICA UNIDADE DE NEGÓCIOS E NÃO DE CUSTOS ADMIRADO E MUITO PROXIMO DAS DIFERENTES ÁREAS DA COMPANHIA FORTE LIDERANÇA E TIME ATUANDO COMO EXECUTIVOS JURÍDICOS INDICAÇÕES - ALTA CONTRIBUIÇÃO PARA O ALCANCE DAS METAS EMPRESARIAIS ALINHAMENTO ÀS ESTRATÉGIAS ORGANIZACION AIS 5

6 MODELO DE GESTÃO DEPARTAMENTO JURÍDICO ORGANIZAR PARA NÃO AGONIZAR FATORES CRITICOS DE SUCESSO INDICAÇÕES - PLANO DE AÇÃO CORRETIV O MAPEAMENT O DE PROCESSOS MEDIÇÃO SISTEMÁTI CA DEFINIÇÃO DE INDICADOR ES 6

7 ATUAÇÃO ESTRATÉGICA DO DEPARTAMENTO JURÍDICO LIDERANÇA E CAPITAL HUMANO CONHECIMENTO TÉCNICO E DO NEGÓCIO TECNOLOGIA PARA CONTROLES E MEDIÇÕES 7

8 MODELO DE ATUAÇÃO CAPITAL HUMANO E CONHECIMENTO TECNICO E DO NEGÓCIO EQUIPE POR ÁREA DO DIREITO (ESPECIALISTAS) EQUIPE POR UNIDADE DE NEGÓCIO (GENERALISTA) EQUIPE MISTA GENERALISTA POR UNIDADE DE NEGÓCIO E ESPECIALISTA PARA TODAS AS UNIDADES DE NEGÓCIO 8

9 MAPEAMENTO DO PROCESSO E DEFINIÇÃO DE INDICADORES Padronizar, estabelecer rotina e indicadores dos processos jurídicos 1ª. Fase MAPEAR PROCESSOS Fluxogramas Procedimentos e Politicas Job Description Análise de GAPs 2ª. Fase INDICADORES Definir Indicadores Racional de Cálculo Definir Responsáveis Frequência Medição 3ª. Fase ACOMPANHAMEN TO Extração e Consolidação de Dados Ações Corretivas e Preventivas Eficiência e Eficácia RESULTADOS OBTIDOS: Otimização do tempo atividades operacionais Aumento da eficácia na condução de funções gerenciais Clara definição de papéis e responsabilidades-redução turn over Monitoramento de resultados Plano de Ação para correções Visibilidade do desempenho dos processos (medir para gerenciar) 9

10 1ª. FASE MAPEAR MACRO PROCESSOS Contencioso Recebimento de Citações e Notificações Registros Informatizados Terceirização e gestão escritórios externos Adequação responsabilidade gestão X quantitativo processos Bloqueios-Penhora on line; Pagamentos: Depósito ou Condenação Carta Fiança Executada Conciliação Prévia Fechamento Contingência Retorno de Caixa Bloqueio Recuperável Retorno de Caixa : Conciliação Depósitos Prepostos, testemunhas e coleta subsídios. Consultivo e Compliance Forma de Solicitação de Serviços ao Jurídico; Procurações emissão e controles; Banco de Dados - Elaboração de Consultas e Pareceres. Respostas Notificações e Ofícios Procon e outros; Forma de atualização sobre alterações legislativas e regulatórias; Registro da delegação e tempo de resposta; Interface áreas usuárias serviços jurídicos; Ministrar Palestras e Seminários Coordenação Comitê de Riscos Participação Comitê Jurídico de Associação de Classe Contratos Workflow contratações em geral; Interface com Suprimentos; Níveis de Alçadas para contratações; Banco de Minutas Padronizadas; Forma de solicitação de análise e elaboração de contratos; Registro da delegação e tempo de resposta; Fluxo para assinaturas; Gestão Contratos em Geral; Arquivamento de Contratos. Societário e Governança Corporativa Elaboração Manual Assembleias Gerais; Elaboração Manuais Reuniões Conselho de Administração e Diretoria Executiva; Implementação Secretaria Geral; Elaboração Regimentos Conselhos de Administração e Fiscal; Gestão e Controle Contratações Partes Relacionadas; Criação Portal de Governança Corporativa 10

11 1ª. FASE MODELO FLUXOGRAMA - WORKFLOW CONTRATOS 11

12 1ª. FASE MODELO DE FLUXOGRAMA RECEBIMENTO DE CITAÇÕES, INTIMAÇÕES E NOTIFICAÇÕES 12

13 DEFINIR INDICADORES- Demandas por Diretoria 13

14 DEFINIR INDICADORES- Demandas por Colaborador Obs: Diversos = Compliance, Due Diligence, Informes/Apresentações/Termos / Declarações /Notificações/Ofícios, Licitação, Procuração, Propriedade Intelectual, Provisão de Documentos e Informações, Reuniões e Áudios, Societário e Governança Corporativa. Diogo Estagiário / Luiz Atende Contratos e contencioso. 14

15 DEFINIR INDICADORES- Demandas por Assuntos 582 Pedidos 15

16 DEFINIR INDICADORES- Back log 16

17 DEFINIR INDICADORES- Demandas por Prazo de Execução Outros = Compliance, Consultoria, Due Diligence, Informes/Apresentações/Termos / Declarações /Notificações/Ofícios, Licitação, Procuração, Propriedade Intelectual, Provisão de Documentos e Informações, Reuniões e Áudios, Societário e Governança Corporativa. 17

18 DEFINIR INDICADORES- Base Contencioso por Área BASE QUANTITATIVA DE PROCESSOS POR ÁREA Jan-13 Fev-13 Mar-13 Abr-13 Mai-13 Jun-13 Jul-13 Ago-13 Set-13 Out-13 Nov-13 Dez-13 Cível Entrantes Encerrados Trabalhista Entrantes Encerrados Tributário Entrantes Encerrados Total R$ 76 MM R$ 160 MM OBS: Os processos tributários não estão sendo considerados na análise por envolver questões inerentes a recolhimentos tributários (CSC Fiscal) 18

19 DEFINIR INDICADORES- Base Contencioso por Regional ÁREA CÍVEL Regional Quant. Processos Quant alunos* Média RIO UNESA ,0143 CENTRAL ,0142 SÃO PAULO ,0128 NORDESTE ,0122 NORTE ,0121 SUL ,0113 Total ,0136 * Base relativa a Dez/2012 Regional ÁREA TRABALHISTA Quant. Processos Quant. Colaboradores* Média RIO UNESA ,2898 SUL ,2887 SÃO PAULO ,2789 CENTRAL ,2774 NORTE ,0832 NORDESTE ,0441 CORPORATIVO ,0036 Total ,2016 * Base relativa a Jan/

20 DEFINIR INDICADORES- Base Contencioso Processos Entrantes 20

21 DEFINIR INDICADORES- Base Contencioso Processos Entrantes 21

22 DEFINIR INDICADORES- Base Contencioso Processos Encerrados 22

23 DEFINIR INDICADORES- Base Contencioso Acordos Relizados Jan-13 Fev-13 Mar-13 Abr-13 Mai-13 Jun-13 Jul-13 Ago-13 Set-13 Out-13 Nov-13 Dez-13 Acumulado Entrantes Acordos Realizados Valor do pedido (R$) Valor pago (R$) Total de Economia em Acordos (R$) Destaques: A Diretoria Jurídica está reestruturando uma célula de advogados voltada para a negociação de acordos na fase inicial dos processos. Expectativa de 100 acordos/mês e economia aproximada de ,00. Custo médio de acordo = R$ 1.500,00/processo (-) Custo médio com condenação sem acordo = R$ 4.500,00/processo (+) Custo médio com Escritório Externo = R$ 636,00/processo (+) R$ 3.636,00/processo x 100 = R$ ,00 23

24 DEFINIR INDICADORES- Gestão Financeira Efeito Caixa RETENÇÃO DE CAIXA POR OFERENCIMENTO DE SEGURO GARANTIA NAS EXECUÇÕES TRABALHISTAS Mar/13 - R$ ,24 DESTAQUES: AUTOR UNIDADE VALOR DO SEGURO/VIGENTE MARCELO CAMPOS GALUPPO FLORESTA R$ ,83 ADRIANO DE MENDONÇA JOAQUIM FLORESTA R$ ,11 CARLOS ROBERTO SCARIOT FLORIANÓPOLIS R$ ,30 NORMA ELISABETH PEREIRA JOÃO UCHÔA R$ ,00 MARCIA MARIA RIBEIRO RUCHIGA JOÃO UCHÔA R$ ,00 PROCESSOS EM FASE DE EXECUÇÃO; DISCUSSÃO NO PROCESSO LIMITADA AO VALOR CORRETO DA CONDENAÇÃO; NÃO HÁ DESEMBOLSO DE CAIXA EM RAZÃO DA APRESENTAÇÃO DE APÓLICE DE SEGURO GARANTIA POR PARTE DA ESTÁCIO. OS VALORES ACIMA ESTÃO COM ACRÉSCIMO DE 30% QUE É EXIGIDO PELA LEI 24

25 MODELO DE METAS PERCENTUAIS DE ALCANCE E ACOMPANHAMENTO 25

26 MODELO DE PLANOS DE AÇÃO PARA CORREÇÕES E MELHORIAS 26

27 3ª. FASE METODOLOGIA AVALIAÇÃO ESCRITÓRIOS EXTERNOS COMO OS ESCRITÓRIOS TERCEIRIZADOS PODEM SER PARCEIROS NA REDUÇÃO CONTENCIOSO DE MASSA BONUS POR PERFORMANCE 27

28 1. Objetivo Estabelecer uma sistemática para gestão da qualidade dos serviços advocatícios prestados por escritórios contratados na área contenciosa de massa, natureza cível, trabalhista e tributária. 2. Conceitos avaliados Para atribuição da nota, toma-se por base as informações obtidas durante o acompanhamento dos serviços prestados durante o trimestre, verificando-se em que faixa de conceito se encaixa a realidade da contratada, conforme estabelecido a seguir: 2.1. Avaliação das Peças 2.2. Atendimento ao Cliente 2.3. Avaliação Global do Gestor sobre o Contrato 28

29 2.1. Avaliação das Peças A apresentação geral das peças processuais quanto ao cumprimento de normas forenses emitidas pelas respectivas Corregedorias de Justiça, assim como normas internas dos tribunais, estética, legibilidade etc., bem como seu conteúdo e objetivos, inclusive pertinência da fundamentação, citações doutrinárias e jurisprudências. As notas variam de 0 a 10, conforme os seguintes conceitos: 0,00 a 4,99 (Z - deficiente) 6,60 a 8,39 (B - bom) 5,00 a 6,59 (C - regular) 8,40 a 10 (A - excelente). A) Apresentação - Cumprimento de normas forenses - Documentos elaborados conforme as normas forenses vigentes; - Limpeza - Documentos ausentes de sujeiras, dobra, rasgos e rasuras; - Estética - Uso de cores, fontes, formatação e senso comum adequados. 29

30 B) Redação - Clareza do Texto - Texto de fácil entendimento - Objetividade do Texto - Texto apresentado de forma direta e objetiva - Concisão do Texto - Texto apresentado de forma exata - Gramática - será verificada a quantidade de erros gramaticais por lauda. - Ortografia - será verificada a quantidade de erros ortográficos por lauda. C) Qualidade das peças processuais - Fundamentação - deverão ser considerados: - Citações legislativas, doutrinárias e jurisprudências; - Adequação da fundamentação. - Qualidade das peças processuais - deverá ser considerada a avaliação geral. -Acompanhamento Processual - será avaliada a forma de acompanhamento processual considerando-se, para tanto, e de forma global, se este é realizado apenas por publicações ou visitas ao fórum, presteza na obtenção de decisões etc. Será 30

31 2.2. Atendimento ao Cliente A) Fornecimento de Informações e Relatórios Periódicos Para fins de avaliação a pontualidade e clareza das informações dos relatórios gerenciais e processuais periódicos (contingências, despesas, andamentos, etc.), assim como fornecimento de geral de informações no dia-a-dia do contrato (telefonemas, faxes, s etc.). - Presteza e pontualidade - Atendimento às solicitações de informações por parte do Cliente, tanto verbal quanto escrita; - Clareza - Informação concisa e de fácil entendimento Avaliação Global do Gestor sobre o Contrato - Localização do Responsável - Facilidade em localizar a pessoal responsável pelo contato com o Cliente - Dedicação e jogo de cintura para com os trabalhos - Empenho apresentado na execução dos trabalhos - Propostas de melhorias nos procedimentos operacionais - Interação positiva com o Cliente para melhorar os procedimentos de trabalhos existentes 31

32 -Os períodos de apuração serão considerados da seguinte maneira: 1º Semestre 1º de janeiro a 30 de junho 2º Semestre 1º de julho a 31 de dezembro Para apuração do percentual de redução de processos ativos, calcular-se-á a divisão entre a totalidade de processos encerrados no período e a base de processos ativos apurada no primeiro dia do semestre, com a seguinte fórmula; M = (pe / bi) x 100 Onde, M = meta de redução de base pe = total de processos encerrados no semestre bi = base inicial, apurada no primeiro dia do semestre 32

33 A bonificação a ser paga ao final de cada semestre seguirá a tabela abaixo, aplicando-se os percentuais sobre o valor faturado pelo escritório no primeiro mês do semestre, à título de honorários advocatícios, multiplicado por 6 (seis): Meta de Redução de Base 0 4,9% 0% 5% - 9,9% 5% 10% - 14,9% 8% 15% - 19,9% 10% 20% - 24,9% 13% 25% - 29,9% 15% 30% - 34,9% 17% 35% - 39,9% 20% 40% - 44,9% 25% 45% - 49,9% 30% acima 50% 35% 33

34 NOSSOS CONTATOS OBRIGADO AMH Assessoria e Consultoria Empresarial Ltda. Tel: (55) (21) Site: Alexandre Mellão Hadad 34

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