productinfo DocuWare 5 Version 5.1

Transcrição

1 productinfo DocuWare 5 Version 5.1

2 Gerenciamento integrado de documentos O novo sistema de gerenciamento de documentos, o DocuWare 5, é um software estado-da-arte para o gerenciamento integrado de documentos. Ele pode processar automaticamente qualquer tipo de documento, a despeito de sua origem com procedimentos de controle interno que ajudam a atender seus requisitos de auditoria. O DocuWare 5 os importa, classifica, adiciona índice de texto completo e os torna disponíveis para o processamento que se segue. Funções de gerenciamento de registros adicionais asseguram que todo o acesso seja seguro, controlado e registrado. Aprimorado com funcionalidades de fluxo de trabalho, gerenciamento de conteúdo da web e funções de integração universal, o DocuWare 5 fornece poderosas funções de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo para possibilitar a expansão em uma organização. O DocuWare 5 oferece conforto e segurança. Mesmo os usuários mais exigentes ficarão impressionados não só por causa das funções compreensivas, mas também por ser de fácil manuseio pelo usuário e de administração simples - tudo o que, junto com a extensa capacidade de integração e segurança otimizada, torna o DocuWare 5 um produto que pode crescer com seus requisitos no futuro distante. Indice 1. Importar documentos 2 2. O armazenamento é organizado e seguro 5 3. Gerenciamento de registros: 6 armazenamento e acesso controlado 4. Localizar documentos 7 5. Editar documentos 7 6. Fluxo de trabalho 8 7. Locais remotos e 8 usuários móveis 8. Gerenciamento de 10 conteúdo da web 9. Configuração 10 Módulos adicionais 12 Funções Importar documentos O desempenho e a aceitação de um sistema de gerenciamento de documentos, depende muito de quão rápido e fácil, documentos de diferentes tipos, de uma ampla gama de origens, podem ser importados para o sistema. O princípio básico do DocuWare é direcionado ao ambiente normal do escritório: os documentos primeiro chegam em bandejas de entrada eletrônicas ou cestas, onde são juntados e classificados. A seguir são armazenados em arquivos eletrônicos. Os arquivos eletrônicos representam o conjunto de documentos que contém todas as informações necessárias para acessar e controlar o fluxo de trabalho através da rede. O DocuWare

3 tem poderosas funções de importação, que podem ser automatizadas com uma variedade de opções, portanto, assegurando que todos os tipos de documentos são arquivados no local correto. Documentos em papel Cartas, documentos comerciais, registros, desenhos, notas e outros documentos impressos são importados usando a maioria dos tipos de scanner. O DocuWare integra numerosas funções convenientes, desde os controles para dispositivos simples de estações de trabalho até os scanners de alto desempenho. De forma similar, os scanners de rede e os dispositivos multi-funcionais (copiadoras digitais) podem ser diretamente integrados no sistema DocuWare, sem a necessidade de software adicional. Uma vez digitalizado, os documentos são mantidos nas cestas do DocuWare, para posterior processamento ou prontos para serem arquivados em arquivos eletrônicos. Uma opção extrai os dados dos documentos usando o OCR ou o reconhecimento de código de barras durante o processo de digitalização, e a seguir usa estes dados para automaticamente categorizar, indexar e armazenar o documento em um arquivo. Além disso, o DocuWare suporta todos os principais programas de importação e avaliação por meio de interfaces universais. Benefícios do DocuWare Somente um conjunto de documentos para todos as informações. Informações disponíveis a partir de qualquer local Pesquisa simples, recuperação rápida Integra qualquer fluxo de trabalho Segurança otimizada

4 MS Office, CAD e outros arquivos de PC O DocuWare oferece diversos métodos para importar arquivos. Arraste-os para as bandejas do DocuWare com um mouse ou use o menu Importar. O DocuWare é capaz de monitorar qualquer pasta no sistema de arquivos, e pode importar quaisquer arquivos recentemente salvos, seja para as bandejas ou diretamente nos arquivos. Todas as informações do arquivo podem ser usadas para categorizar e indexar os arquivos. Estas informações podem ser inseridas automaticamente ou manualmente e armazenadas com os arquivos. O DocuWare tem um módulo adicional especial para aplicativos Microsoft Office, que transfere documentos diretamente do Word, Excel ou PowerPoint para bandejas do Docuware ou para arquivos. Funções similares são oferecidas por outros fornecedores para outros programas aplicativos. O DocuWare TOOLKIT também torna fácil integrar suas próprias funções de armazenamento. Todos os arquivos são importados sem alteração no seu formato original. O DocuWare permite especificar qual programa é usado para exibir e qual é usado para editar cada tipo de arquivo. Por padrão, o DocuWare exibe os documentos em seu próprio visualizador e usa as configurações do sistema operacional para a edição. Como alternativa, os documentos podem ser arquivados ao imprimi-los com a função TIFFMAKER. Este módulo adicional gera uma imagem TIFF ou PNG verdadeira e não alterável do fluxo de dados de impressão e os armazena no arquivo do DocuWare. Com documentos do mesmo tipo, como cotações ou registros, os dados de categorização e indexação são diretamente lidos do documento e usados para armazenar os documentos de forma completa e automática. Gerenciamento de relatórios corporativos O DocuWare pode ser integrado com qualquer solução administrativa por meio de funções universais e interfaces. Documentos internos, como faturas, diários, relatórios e outras listagens, podem ser arquivados pelo DocuWare de forma totalmente automática. Ele os importa usando o fluxo de dados de impressão do sistema operacional Windows e o TIFFMAKER, ou ao importar arquivos do spool de impressão de ambientes de mainframe, usando o módulo COLD/READ. Opcionalmente, o DocuWare também pode sobrepor formulários e cabeçalhos. Dados herdados, ou dados que precisam ser retidos para acesso no futuro por questões legais, são importados automaticamente pelo DocuWare. Se os dados forem necessários em uma outra data pelo sistema original ou por uma ferramenta de análise, o DocuWare os exporta em seu formato original e com o mesmo nome do arquivo original. O DocuWare também oferece módulos especiais para a fácil integração com a família de produtos SAP R/3 e o acesso aos documentos r/3-mesmo sem ter sistemas SAP. Ele também oferece interfaces certificadas pelo Navision e muitos outros sistemas ERP. O crescente fluxo de pode também ser facilmente armazenado. O DocuWare executa isto em um repositório separado de ou armazenando junto com outros documentos temáticos relacionados com base em critérios comuns. O DocuWare pode importar e- mail do Microsoft Outlook e Exchange, e também, opcionalmente. do Lotus Notes/Domino. O remetente, destinatário, data, assunto e outras informações do são usados para a indexação automática. Os nomes de pessoas e empresas são suplementados com informações de agendas de endereços e outros bancos de dados. O arquivamento pode ser feito de forma automática ou com a confirmação e/ou correção pelo usuário.

5 2. O armazenamento é organizado e seguro O DocuWare lista todos os documentos, a despeito de sua origem, juntos no mesmo conjunto de documento- arquivos -de acordo com critérios padrão. Isto se aplica aos documentos comerciais (digitalizados ou criados em seu próprio sistema de processamento de dados), correspondências, desenhos, imagens e todo o tipo de documentação, assim como e arquivos do MS Office. Padrões abertos para documentos e dados de indexação Os arquivos de documentos são salvos em arquivos em seu formato original ou como imagens TIFF ou PGN, usando o driver de impressora TIFFMAKER. Um metafile no formato XML é salvo para cada arquivo de documento. Ele registra marcações, marcações eletrônicas, assinaturas e uma duplicação dos dados de indexação para cada documento. O local principal de armazenamento para dados de indexação é um banco de dados relacional vinculado aos arquivos de documentos. Isto assegura que todos os documentos sejam facilmente recuperáveis e enriquecidos com um índice de texto completo, se necessário. Arquivamento automático O DocuWare oferece diversos métodos para integrar automaticamente dados de indexação de origens externas, como arquivos de texto, banco de dados e agendas de endereços, o que facilita a indexação correta. Algumas destas opções são funções padrão, enquanto outras requerem módulos adicionais. Sistemas de armazenamento sob demanda Os arquivos do DocuWare armazenam documentos por todos seu ciclo de vida útil: do momento em que são importados ou criados; passando pela edição e processamento; para registrar requisitos de retenção. Ele suporta todas as tecnologias principais de armazenamento: sistemas simples de disco rígido e RAID, CD, DVD e WORM em operação manual ou automática, além de soluções de armazenamento endereçado ao conteúdo (CAS) e rede local de armazenamento (SAN). O sistema de gerenciamento de armazenamento hierárquico integrado (HSM) assegura que os documentos sejam automaticamente transferidos para o meio mais adequado de armazenamento, de acordo com seu estado corrente; por exemplo, com qual freqüência eles são acessados ou com base nos requisitos legais O DocuWare automaticamente importa informações de , incluindo o remetente, destinatário, data e assunto para a indexação de documentos. Arquivos autônomos Todos os documentos ou os documentos selecionados em um arquivo podem ser lidos a partir de um CD ou DVD, sem a necessidade de haver um cliente ou software da DocuWare no computador do usuário para a exibição de tais documentos. Isto permite distribuir facilmente catálogos, listas e desenhos técnicos em CD/DVD a clientes e fornecedores que não têm o sistema DocuWare instalado. 5

6 3. Gerenciamento de registros: armazenamento e acesso controlado O DocuWare tem mecanismos de segurança para o controle interno e para atender requisitos de auditoria para proteção de documentos, de sua importação até o arquivamento de longo prazo em mídia de somente leitura e sistemas de armazenamento. O DocuWare ajuda atender suas normas legais e regulatórias, incluindo: AO, GDPdU, Basel II e Sarbanes-Oxley. Os períodos de retenção e exclusão são automaticamente monitorados. O banco de dados do DocuWare é capaz de rastrear locais de armazenamento e períodos de retenção de arquivos de papéis físicos. Documentos de acesso aos dados com conformidade legal O DocuWare assegura que os dados que possam ser necessários por questões legais, possam ser acessados por todo o período de retenção estatutário por meio de funções de exportação. Você também pode criar modelos de formulários no DocuWare, para assegurar que dados de spool-importados automaticamente de soluções administrativas usando Computer Output on Laser Disk (COLD) ou com o driver de impressora TIFFMAKER-possam ser reproduzidos em seu formato original em qualquer período de tempo. Direitos de acesso personalizado O acesso aos documentos é controlado com confiabilidade por meio de um conceito de autorização detalhado, consistindo em grupos, funções e perfis. Este conceito assegura que os funcionários, auditores, clientes, fornecedores, etc., somente visualizarão os documentos para os quais têm um nível de autorização. O acesso direto aos arquivos de documentos por meio do sistema de arquivo, não é permitido. E as funções de registro tornam possível provar quem acessou e modificou um documento e quando, mesmo anos depois. Assinatura eletrônica O DocuWare acomoda todas as formas de assinatura eletrônica: assinaturas simples, avançadas e qualificadas, assim como marcações de hora e assinaturas a mão. Elas são facilmente integradas no sistema DocuWare e, portanto, disponíveis para todos os usuários. Elas fornecem uma forma adicional apara garantir a integridade dos documentos e a autenticidade dos usuários. Por meio de suas compreensivas funções de segurança, o DocuWare suporta a conformidade dentro da empresa.

7 5. Editar documentos A linha de status do Visualizador DocuWare, mostra se um documento tem uma assinatura eletrônica qualificada e (após executar a verificação) se a assinatura é válida. 4. Localizar documentos A aceitação de um sistema de gerenciamento de documentos, depende principalmente de quão rápido ele localiza as informações que você está buscando: O DocuWare torna isso simples e conveniente: termos de pesquisa podem ser inseridos no todo, em parte, em combinação ou selecionados de listas. As pesquisas categorizadas ou de texto completo podem ser combinadas. Seja o método que você usar, os resultados são retornados em questões de segundos em uma lista que pode ser classificada como desejado. Os arquivos também podem ser exibidos em uma estrutura de árvore hierárquica. Pesquisas de texto completo A poderosa função de recuperação do DocuWare pode ser combinada com todos os sistemas de banco de dados suportados. Além disso, esta função extrai texto de qualquer documento digitalizado. A pesquisa de texto completo permite truncar texto antes e depois, por exemplo *armazenamento. Ocorrências de texto são realçadas em cores no Visualizador DocuWare. Pesquisa específica de tarefa e perfis de armazenamento Os administradores podem definir centralizadamente diferentes diálogos de menus de pesquisa e armazenamento, assim como listas de resultados para um arquivo ou para diversos arquivos. Estes diálogos especificam quais campos estão disponíveis para entrada e quais podem ser inicializados com valores padrão. Os diversos diálogos podem ser atribuídos a usuários ou funções individuais. Os usuários trabalham com um dialogo que seja necessário para sua própria tarefa específica, ou podem escolher o diálogo de que precisam para um determinado arquivo de uma lista na janela principal. Isto é conveniente para documentos que precisam ser acessados regularmente e para tipos de documentos como contratos ou registros que precisam ser arquivados de uma forma particular. Integração com outros programas Os documentos no DocuWare podem ser acessados e exibidos diretamente de outros aplicativos. O DocuWare fornece diversas opções para isso, incluindo um módulo LINK que pode ser configurado usando menus, um Kit de Desenvolvimento de Software (SDK) para interfaces C, COM e.net, integração com navegador e uma interface SAP. Outras interfaces específicas para soluções ERP, etc., são fornecidas por empresas parceiras. O DocuWare fornece extensas funções de edição para trabalhar com documentos ao vivo. Gerenciamento de versão Os documentos armazenados no DocuWare sempre podem ser editados com o programa que os criou, se armazenados em seu formato original. Despendendo de suas configurações de perfil, isso acontece diretamente no arquivo ou após o documento tiver sido exportado. Quando documentos são exportados, a versão no arquivo é bloqueada contra edição por outros e uma nova versão é criada quando o documento é importado de volta para o arquivo. As versões anteriores são retidas para fins de inspeção e rastreamento. Marcação, comentários e marcação de hora O Visualizador DocuWare tem poderosas ferramentas para editar documentos. Você pode adicionar notas, comentários, marcações a mão livre, realces de marcador de texto e marcações de hora para quase todos os formatos de documentos. Os próprios documentos permanecem inalterados. Todos os elementos que são estampados como uma sobreposição, são armazenados separadamente. As marcações de hora podem ser definidas para bloquear e liberar documentos e também para integrar assinaturas eletrônica. Se você tiver uma Mesa Digitalizadora poderá com facilidade inserir notas manuscritas e assinaturas.

8 6. Fluxo de trabalho O DocuWare ajuda a automatizar seus processos de documentos administrativos. Ele assegura que os documentos sempre cheguem na pessoa correta, e ao usar carimbos integrados e listas de trabalhos no módulo CONTENT-FOLDER, a configuração dos processos não poderia ser mais fácil. Controlar o processo Os fluxos de trabalho são controlados por meio de carimbos simples de aceite e rejeição ou ao usar textos em um carimbo. A configuração de um determinado carimbo ou a inserção de valores em um carimbo pode determinar a próxima etapa do fluxo de trabalho. Ela define para quem o documento deveria ser a seguir enviado. O uso de carimbos para o controle do processo tem base no processamento de papel e torna os aplicativos mais fáceis de serem entendidos. O status dos documentos podem ser definido automaticamente usando o módulo AUTOINDEX do DocuWare ou por meio do TOOLKIT de programação. Isso permite que programas externos influenciem etapas de fluxos individuais de trabalho. Listas de trabalhos flexíveis As listas de trabalhos são definidas com o CONTENTFOLDER. Como listas de processamento, elas contêm todos os documentos que no momento aguardam processamento por uma determinada pessoa. Como listas de monitoramento, elas oferecem uma visão geral, por exemplo, documentos aguardando aprovação. Quando um carimbo é aplicado em um documento no Visualizador DocuWare, as informações estampadas no documento podem ser simultaneamente usadas para definir o fluxo de trabalho do documento. Máxima transparência Além de amigável, a característica principal do fluxo de trabalho do DocuWare é sua transparência. Cada etapa do processo, controlada usando um carimbo, é automaticamente iniciada por um carimbo colocado no documento com a data e o nome do usuário. Todo o processo é visível no próprio documento (como em um processo com base em papel), e pode ser entendido mesmo por uma pessoa não familiar com o processo do fluxo de trabalho. Dependendo de suas diretrizes internas, você pode decidir forçar ou suprimir a exibição das marcações e outras notas na tela e na saída impressa. 7. Locais remotos e usuários móveis Um dos importantes benefícios do gerenciamento de documento eletrônico é o de ser capaz de acessar documentos on-line a despeito de sua localização. O programa DocuWare 5 Client pode acessar arquivos e documentos no conjunto central de documentos por meio da Internet e de qualquer lugar no mundo e com toda a funcionalidade. Tudo o que você precisa é do endereço IP correto configurado no PC cliente. Sincronizar arquivos Arquivos em diferentes locais também podem ser sincronizados um com o outro. Um sistema completo de filtros e de regras, determina quais documentos em um arquivo no conjunto central de documentos, devem ser sincronizados com o arquivo em outro local, como uma filial na próxima execução da sincronização, e vice versa. Isso assegura que a sede e a filial possam trabalhar de forma conveniente com os mesmos documentos, com um tempo mínimo de resposta e seu sobrecarregar as linhas telefônicas. Esta é uma forma ótima de integrar filiais domésticas e do exterior e as subsidiárias em seu sistema de gerenciamento de documentos. Trabalhar off-line em um laptop O DocuWare usa a mesma tecnologia de sincronização para integrar usuários móveis em laptops. As forças de vendas precisam que todas as informações que têm sobre seus clientes estejam atualizadas a todo o momento. e outros documentos que eles próprios criam são arquivados no gabinete do

9 laptop cliente. Então, na próxima sincronização, este são automaticamente transferidos para o escritório, onde se tornam disponíveis para a equipe interna. O fato pelo qual a equipe interna e a equipe de campo de vendas terem acesso às mesmas informações completas, aprimora não somente seu serviço ao cliente, mas também a satisfação dos funcionários. E, isso significa, que você pode estender seus processos de fluxo de trabalho para incluir usuários móveis. Processos de fluxo de trabalho de locações remotas A arquitetura do DocuWare torna fácil estender processos com base em documentos para escritórios domésticos e outras estações de trabalho remotas. Os usuários móveis podem ser integrados: cotações e faturas agora podem ser aprovadas off-line no laptop; a etapa do fluxo de trabalho é então transferida para o escritório durante a próxima sincronização, onde o DocuWare continua o fluxo de trabalho. A inclusão de estações de trabalho remotas e usuários móveis no processo eletrônico adiciona ainda mais a eficiência deste sistema comparado com fluxos de trabalho em papel. Sincronizar arquivos do DocuWare com arquivos em outros locais ou em laptops.

10 8. Gerenciamento de conteúdo da web 9. Configuração O módulo INTERNET-SERVER do DocuWare garante o acesso aos documentos de qualquer navegador da web em qualquer lugar e hora no mundo. Integração flexível A arquitetura da web do DocuWare é extremamente amigável. As funções para que os usuários acessem documentos são dispostas como um Thin Client, o qual é executado em qualquer navegador e em qualquer sistema operacional. Os diálogos podem ser adaptados para qualquer website usando folhas de estilo e uma programação HTML simples e integrados em portais. O componente do servidor é executado em diversos sistemas de servidor da web e suas funções podem ser personalizadas individualmente. Portais para funcionários, fornecedores e clientes A capacidade de flexibilidade e integração da arquitetura da web do DocuWare, torna extremamente fácil fornecer informações específicas do usuário por meio da Internet. O DocuWare fornece importantes funções para desenvolver um portal de cliente ou funcionário ou para a integração em portais existentes. Os clientes podem acessar os documentos relevantes online, incluindo faturas e notas de aviso de entrega. Os funcionários podem acessar seus próprios documentos ao estar viajando ou estar em casa. E os clientes em potencial sempre têm o acesso às mais recentes informações sobre produtos; tudo o que aprimora o serviço e reduz as consultas. Um mecanismo sofisticado de segurança protege contra o acesso não autorizado, mesmo na Internet. Com as ferramentas padrão do DocuWare para capturar e editar documentos, todo o conjunto de documentos pode ser tornado acessível, ou ser publicado, e é facilmente mantido. Seus funcionários não precisam de nenhum conhecimento especial para arquivar informações via web. Eles só precisam de autorização ao sistema DocuWare. O módulo adicional INTERNET_SERVER permite visualizar documentos armazenados no DocuWare a partir de qualquer navegador da web. O armazenamento de documentos também pode ser feito usando o INTERNET-SERVER O DocuWare é bem conhecido por sua simplicidade de instalação e a administração do sistema. Embora o número de funções tenha se multiplicado quando comparado com versões anteriores, este aspecto ainda é verdadeiro para a versão 5. A simplicidade é a única forma de assegurar que as pessoas de fato usem estas muitas funções do gerenciamento de documentos. 10

11 Arquitetura para o futuro O DocuWare 5 tem uma arquitetura de múltiplas camadas que se distinguem entre os componentes de cliente, servidor e infra-estrutura. O cliente usuário e o cliente de administração usam o TCP/IP para acessar os servidores de Autenticação, Conteúdo e Fluxo de trabalho por meio de um canal de comunicação. Por sua parte, estes módulos de servidores do DocuWare se comunicam diretamente com os sistemas de armazenamento, bancos de dados e diretórios de usuários. Isso cria as condições para um sistema que tem a máxima segurança enquanto é facilmente dimensionável. Conjunto de administração central Toda a administração, da disponibilidade do servidor à administração do usuário e a administração de arquivos às configurações de fluxos de trabalho, são feitos na administração central do DocuWare. Até os módulos dos servidores e usuários em locais remotos são aqui gerenciados. Com a versão do servidor ENTERPRISE, você pode também definir e gerenciar diversas organizações no mesmo sistema - especialmente útil para executar múltiplos clientes em um centro de computação. O DocuWare se adapta facilmente ao número crescente de usuários Dimensionamento Se você tem um grande número de usuários, poderá distribuir os módulos de servidores do DocuWare para vários computadores. Distribuir a carga desta forma assegura que você obtenha o melhor desempenho em todas as estações de trabalho. O DocuWare efetua isso por meio do uso dos mesmos componentes e funções, seja em uma única estação de trabalho ou para soluções de grupos distribuídos. Como resultado, a administração permanece simples e transparente, mesmo quando o sistema é estendido para incluir novos departamentos e locais. Segurança A arquitetura básica do DocuWare por si só oferece um alto grau de segurança contra o acesso não autorizado de dados. O DocuWare usa o procedimento de autenticação Ticket-Granting- Ticket. A identificação de usuários únicos, por meio do login no DocuWare e no login único, com a autenticação automática do Windows, é absolutamente seguro. Mesmo se você estiver usando a versão servidor ENTERPRISE, terá funções adicionais de segurança disponíveis, para proteger documentos altamente sensíveis de serem acessados mesmo por administradores de sistemas. A proteção extra contra a manipulação é fornecido ao efetuar o login de todas as alterações do sistema em detalhes. O DocuWare também protege com eficiência contra a perda de dados: todos os dados de índices são armazenados em duplicata, uma vez no banco de dados e uma vez nos metafiles XML do documento. Isto torna fácil restaurar bancos de dados corrompidos. Dependendo do cenário de implementação, os arquivos de documentos passam apara o backup usando ferramentas normais de backup ou duplicados com as próprias ferramentas do DocuWare. 11

12 Módulos adicionais Um sistema de gerenciamento de documentos, como o DocuWare, precisa ser capaz de ser integrado em um ambiente TI existente. Com o DocuWare, você obtém o intercâmbio otimizado de dados e de documentos com sistemas de terceiros, lado a lado, com um mínimo de administração. A base para esta integração em ambientes específicos de usuários, são os numerosos módulos opcionais de expansão, para cima ou para baixo das muitas funções e interfaces padrão que o DocuWare fornece. Estes módulos tornam possível personalizar o sistema para quaisquer requisitos individuais. Um breve resumo deste módulos adicionais é abaixo fornecido. Folhas de dados detalhadas sobre cada módulo, estão agora disponíveis no websiste do DocuWare em Os módulos adicionais permitem ao DocuWare integrar-se perfeitamente com o ambiente de TI do cliente 12

13 CONTENT-FOLDER O CONTENT-FOLDER gerencia documentos com base nos processos administrativos de forma eletrônica, ao combinar e distribuir documentos armazenados em pastas de trabalho virtuais. A lista de tarefas pode ser definida e atribuída aos funcionários; os prazos são monitorados com facilidade e confiabilidade. LINK O LINK permite a total integração de documentos arquivados em programas existentes. Nos aplicativos do Windows o LINK exibe documentos arquivados vinculados, com um toque de um botão ou copia termos de pesquisa no DocuWare-sem nenhuma programação extra. RECOGNITION O RECOGNITION lê código de barras e texto de documentos digitalizados usando OCR. Estas informações são importadas em campos do banco de dados predefinidos para a indexação automática de documentos. REQUEST O DocuWare REQUEST disponibiliza em CD/DVD arquivos completos ou documentos selecionados. Se for necessário, podem ser adicionadas úteis funções de pesquisa bem como programas de edição e/ou de visualização para diferentes formatos de arquivo. Os documentos podem ser lidos sem um DocuWare Client. ACTIVE IMPORT O ACTIVE IMPORT monitora pastas em um sistema de arquivo ou de e importa os arquivos al armazenados para as bandejas e arquivos do DocuWare. Os documentos são automaticamente indexados. O ACTIVE IMPORT permite dispositivos multi-funcionais (copiadoras digitais) serem integrados ao DocuWare; e suporta o Microsoft Outlook e Exchange, assim como outros sistemas de correio MAPI. INTERNET-SERVER O INTERNET-SERVER permite o acesso aos documentos armazenados no DocuWare a partir de um navegador da web na Internet ou Intranet de qualquer parte do mundo. As funções para que os usuários acessem documentos são dispostas como um Thin Client, o qual é executado em qualquer navegador e em qualquer sistema operacional. SDK As eficazes interfaces API e a automação OLE permitem que as principais funções do DocuWare sejam controladas a partir de outros aplicativos (TOOLKIT para C e VB, Interface TOOLKIT.NET e GAPI para C# e VB.NET) CONNECT to SAP Com a interface CONNECT to R/3 certificada pela SAP, o DocuWare aprimorou o SAP R/3 com funções para arquivar documentos e dados. Mesmo sem o R/3, o DocuWare pode fornecer o acesso aos documentos e integrar com facilidade com fornecedores externos de serviços de digitalização. CONNECT to NOTES O DocuWare importa e documentos do Lotus Notes e os arquiva usando o módulo adicional CONNECT to NOTES. Estes são categorizados e indexados automaticamente, usando informações no e- mail como o remetente e o destinatário. E vice e versa, o DocuWare envia documentos digitalizados e arquivados para posterior processamento no Lotus Notes. COLD/READ O COLD/READ lê e armazena os arquivos spool de faturas, notas de entrega, extrato de contas e diários, gerados para impressão por sistemas de processamento de dados. Os dados são reproduzidos em seu formato original usando formulários armazenados ou sobreposição de cabeçalhos. AUTOINDEX O AUTOINDEX importa informações de outros aplicativos, como programas de contabilidade financeira, e os envia para o arquivo como termos de indexação e pesquisa para documentos. 13

14 Funções As funções marcadas com * estão disponíveis somente quando o servidor ENTERPRISE é usado. Todas as outras funções podem ser usadas com servidor PROFESSIONAL e ENTERPRISE. Documentos Capturar documentos - Digitaliza documentos em papel do tamanho de cartões de visita até desenhos de tamanho AO em p&b e em cores - Suporta drivers de scanner TWAIN e ISIS - Formatos de arquivos de imagem padrão: TIFF, JPEG - Requisito de memória por formato de carta digitalizado aprox. 50 KB (p&b) - Módulo adicional para o MS Office para o armazenamento de documentos do Word, Excel e PowerPoint - Importar documentos de sistema de arquivo ao arrastar e soltar ou por meio de menu de comandos no DocuWare - Importar quaisquer arquivos do PC com atribuição automática ou manual de programa de visualização e aplicativo - Monitorar pastas de arquivos para a importação automática de arquivos ali armazenados - Arquivamento automático de TIFFMAKER - Driver de impressora do Windows para converter documentos de aplicativos do Windows em arquivos de formato gráfico intercambiável - Pode ser usado em conjunto com drivers de impressora existentes, permitindo o arquivamento durante a impressão ou envio de fax normal - Criação opcional de cabeçalhos de cartas, formulários de faturas, etc., digitalizados - Armazenamento direto nos arquivos do DocuWare - Extração automática de critérios de índices do documento Editar documentos - Marcar e anotar documentos com sobreposições - Partes de texto podem ser realçadas usando um retângulo ou círculo contendo qualquer cor selecionada, no modo transparente ou opaco - Escrita e desenho à mão livre para caneta e mesa digitalizadora com cores de linhas e espessura ajustáveis - A função Marcador de texto no clique de um botão para caneta e mesa digitalizadora - Notas e texto podem ser posicionados em qualquer lugar; fonte, tamanho da fonte e cores, podem ser personalizadas - Cinco sobreposições podem ser definidas (cada uma pode ser ativada e desativada separadamente) - A impressão de sobreposições é opcional - Documentos digitalizados sempre permanecem genuínos, isto é, não alterados e não marcados - Opção: mesclar comentários com documento - Opção: mesclar automaticamente sobreposições com documento durante a exportação (formatos gráficos) - Anotações de voz podem ser anexadas - Gerenciamento de versão: botão de exportação com desbloqueio de documento no arquivo - Edição direta de documentos em um arquivo - Extrair texto de documentos gráficos por OCR; copiar na área de transferência ou inserir na janela armazenar - Código de barras: lido diretamente do documento; copiado na área de transferência ou inseridos na janela armazenar Carimbar Documentos - Personalização de carimbos pessoais e públicos na administração do DocuWare, ou seja, com assinatura digitalizada assim como o carimbo de data, hora e ID do usuário da pessoa que assina - Atribuição de carimbos para usuários e perfis - Os carimbos com assinaturas à mão livre para mesas digitalizadoras; segurança máxima para armazenar informações biométricas - Atualização automática de até cinco entradas selecionáveis de índices em um documento - Personalizar carimbos com a adição de campos de formulários: inserir informações variáveis ao aplicar carimbos (incluindo o uso de listas de seleção externas e fixas) - Acelerar o fluxo de trabalho: opção de fechar automaticamente o visualizador após o procedimento de colocação do carimbo - Usar carimbos para documentos digitalizados e para arquivos do Microsoft Office, PDF e outros formatos Assinaturas eletrônicas - Assinaturas Eletrônicas Simples, Avançadas e Qualificadas - Carimbo eletrônico - Suporte de assinaturas em massa: colocação automática de carimbos de assinaturas em todos os documentos da bandeja, por exemplo, em documentos digitalizados; controle de qualidade opcional para exibir cada documento - A assinatura é adicionada ao colocar o carimbo; nenhuma outra interação do usuário é necessária no cliente DocuWare - Integração simples de Serviços de Chaves Públicas externos para criar assinaturas - Definição personalizada de conteúdo de assinatura (por exemplo, página atual com sobreposições, documento, documento com sobreposições, etc.) - Tipos de assinatura: configurar requisitos para usar carimbos; filtrar para autoridades de certificação - A verificação da assinatura acontece dentro do sistema Organizar documentos em bandejas - Bandejas de entrada eletrônicas mantêm temporariamente documentos digitalizados ou importados - Pré-classificação de documentos ao mover e copiar com arrastar e soltar - Grampear para criar documentos de múltiplas páginas/desgrampear - Exibir documentos como listas ou miniaturas - Escolha da cor da bandeja - Auto-girar: corrigir o alinhamento de documentos de cabeça para baixo/torcidos - Exportação de documentos da bandeja Exibir documentos - Exibir arquivos gerados por computador com o Visualizador DocuWare, com o programa original ou com o visualizador de sua escolha - Suporte para todos os formatos de arquivo comuns - Exibir diferentes formatos de arquivo dentro de um documento lógico ideal para arquivar e- mail com documentos anexados - Três janelas de exibição paralelas - Imprimir diretamente da exibição, incluindo as seções selecionadas - Copiar seções selecionadas na área de transferência do Windows, como uma imagem ou texto (com OCR integrado) e colar em outros aplicativos - Converter documentos digitalizados em outros formatos de imagem, por exemplo, BMP - Navegar diretamente no visualizador para um documento anterior ou posterior na lista de resultados ou bandeja Armazenar documentos - Palavras de índice podem ser inseridas por meio das caixas de diálogo de armazenamento personalizáveis - Suporte para entrada usando caixas de diálogo de campo - Verificar se os termos de índice são plausíveis, válidos - Mais de 4 bilhões de documentos por arquivo - Gerenciamento de documentos digitalizados, dados COLD, arquivos de PC e em arquivos compartilhados - Opção: armazenar arquivos e referências em vez de cópias de arquivos - Opção: salvar arquivos comprimidos* - Opção: salvar documentos criptografados integrando procedimentos AES e RSA* - Indexação rápida ao pré-indexar documentos em uma bandeja - Adotar termos de pesquisa de documentos armazenados durante o processo de armazenamento - Selecionar listas de termos anteriormente inseridos com cada campo de banco de dados - Listas de seleção fixas em determinados arquivos para assegurar uma estrutura de classificação única - Listas de seleção externa com termos de classificação fornecidos por bancos de dados ou arquivos externos - Armazenamento automático de documentos préindexados no modo de lote - Páginas digitalizadas de tamanho carta por CD: aprox DVD: aprox. Recuperar documentos arquivados - Pesquisa usando palavras índice e coringas (*) - Verificar se os termos de índice são plausíveis, válidos - Suporte para entrada usando caixas de diálogo de campo - Pesquisas complexas com operadores lógicos ou relacionais e por intervalos alfabéticos dentro de campos individuais - Pesquisa hierárquica com a exibição do Explorer - Pesquisas com E/OU dentro de um campo ou entre campos - Listas de seleção para cada campo do banco de dados - Pesquisa em um ou diversos arquivos - Exibir documentos recuperados junto com as palavras índice correspondentes em uma lista de resultados - Link dinâmico: recuperar, diretamente da lista de resultados ou do programa de visualização, documentos com entradas de índice idênticas em um campo definido - Refinar pesquisa na lista de resultados usando pesquisa aninhada - Exportar documentos localizados para outro arquivo, bandeja, diretório de arquivos ou mensagem de 14

15 - Exportar entradas de banco de dados recuperadas para o arquivo dbase ou *.txt - Imprimir, enviar fax e enviar documentos recuperados Indexação e pesquisa de texto completo - Indexação automática de texto completo de um arquivo a despeito de qual banco de dados foi usado - OCR poderoso lê texto de documentos digitalizados, enquanto um filtro de texto integrado classifica arquivos de texto e outros comuns de PC - Localizar documentos usando palavras retiradas de um documento de texto, arquivos de memorando, arquivos COLD - Pesquisa com coringas (*) antes e depois da palavra - Realçar pesquisas localizadas ao exibir documentos no visualizador em documentos digitalizados, COLD e outros CI - Opção: exibir resultados após pesquisa de texto completo com a página do documento no visualizador /Fax - Enviar qualquer documento ou páginas individuais via diretamente do DocuWare, da bandeja, do arquivo ou do visualizador - Usar sistemas de correio compatíveis com o MAPI (MS-Mail, Internet, etc.) - Armazenamento automático de de entrada e de saída do MS Outlook usando a versão básica integrada do ACTIVE IMPORT - Usar atributos de correio, tais como remetente, destinatário, data, assunto, como um critério de índice ou palavras índice em um arquivo - Atribuir automaticamente o critério de índice de arquivado usando um código de coincidência, por exemplo, um endereço de - Enviar faxes diretamente do DocuWare usando programas normais para envio de fax do Windows Facilidade de Uso - O tamanho e a posição das principais janelas, barras de ícones, visualizador, bandejas, listas de resultados e menu de pesquisa/armazenar do DocuWare podem ser personalizados e ajustados para diferentes resoluções de monitor - A largura da coluna, a barra de ícones e os botões na lista de resultados podem ser personalizados - A caixa de diálogo Pesquisar/Armazenar e a lista de resultados podem ser personalizados para usuários individuais ou grupos - Máxima clareza de leitura devido ao procedimento de interpolação para otimizar a exibição - Ajuda abrangente sensível ao contexto no cliente e na administração DocuWare Administração do sistema we dos arquivos - Acesso ao sistema DocuWare opcionalmente por meio da Internet ou Intranet; comunicação usando protocolos padrão (TCP/IP) - Autorização do usuário por meio do nome de login e senha do usuário ou login único - Administração do DocuWare: transparência usando árvore de diretório, todas as configurações dentro de um programa - Administração de arquivos, sistemas e organizações, todos controlados com a Administração DocuWare - Controlar funções acessíveis dos usuários via direitos: as opções de configuração para as quais os usuários não têm direitos não são exibidas - Capacidade do cliente: diversas organizações possíveis por sistema* - Acesso simultâneo a arquivos a partir de dois sistemas diferentes, por exemplo, instalação de rede e estação de trabalho móvel - Opção: exclusão irrevogável de documentos* Servidores do DocuWare - Servidor de Autenticação: gerencia licenças e usuários, concedendo o acesso ao usuário para funções e documentos, e gerencia também todas as configurações - Servidor de Conteúdo: gerencia documentos, controle de acesso a arquivos e dados de índice - Servidor de Fluxo de Trabalho: gerencia e controla processos em lote e fluxos de trabalho - Servidor HTTP SAP: armazena documentos do SAP em DocuWare - Equilíbrio de carregamento: equilíbrio automático de carregamento ao acessar arquivos* Administração do sistema - Gerenciamento de todo o sistema DocuWare e sua integração com o ambiente de TI e a conexão aos provedores externos de serviços - Caminhos de armazenamento: administração central independente do meio físico - Conexões e autorizações (bancos de dados e arquivos): administrado centralizadamente no nível do sistema, tudo pode ser integrado por meio de banco de dados testados pelo DocuWare (MS-SQL, Oracle, MySQL) - Administração de servidores do DocuWare: Servidor de Autenticação, Servidor de Conteúdo, Servidor de Fluxo de Trabalho, Servidor HTTP SAP - Desempenho e dimensionamento: uso de múltiplos Servidores de Conteúdo em diferentes máquinas físicas (volume); uso de múltiplos bancos de dados: arquivos podem ser distribuídos em múltiplos bancos de dados de diferentes máquinas físicas (volume); não há nenhuma restrição em relação ao programa de banco de dados (são permitidos diferentes bancos de dados no mesmo sistema) Administração da organização - Gerenciamento de organização de usuários, licenças, direitos de funções, usuários, carimbos e listas selecionadas - Listas de seleção estáticas: leitura no banco de dados de sistemas externos (banco de dados, arquivos de texto) ou entrada no banco de dados - Listas externas de seleção: consultas dinâmicas de listas de seleção geradas externamente pelos sistemas (por exemplo, sistemas ERP, banco de dados) - Atribuição de listas de seleção para campos de índice e menus na administração de arquivos - Gerenciamento da exibição, programas de edição, incluindo a definição de parâmetros para abrir, etc. - Definição das configurações de validação usando bibliotecas do programa - Configuração central de bandejas de clientes ou de uma bandeja na rede para vários clientes Administração de direitos - Administração central de usuários e direitos na Administração DocuWare - Direitos de função: acesso às funções individuais de menus, carimbos, listas de seleção e modelos; definição no nível da organização - Direitos de arquivos: direitos de acesso aos documentos nos arquivos; definição no nível dos arquivos - Perfis: agrupamento de direitos funcionais em perfis de funções e direitos de arquivos para perfis de arquivos - Funções: combinação de perfis de função e perfis de arquivo de acordo com a tarefa - Funções predefinidas: Administrador do Sistema, Administrador da Organização e Proprietário do Arquivo - Administrador do Sistema: administra todo o sistema DocuWare - Administrador da organização: administra configurações organizativas, por exemplo, gerenciamento de direitos e de usuário - Proprietário de Arquivos: administra a estrutura de direitos no seu arquivo Administração do Usuário - Estruturação opcional de usuários em grupos - Atribuição direta de direitos individuais, perfis e funções para diferentes usuários - Atribuição de funções para grupos - Fácil administração de usuário e grupos: integração e execução de sincronização de usuários e grupos e Serviços de Diretório externos com os do sistema DocuWare, suporte ao LDAP e a Serviços de Diretório Ativo Administração de direitos e estrutura de arquivos - Opção: implementação de uma estrutura de arquivos hierárquica (visualização em árvore) - Especificar critério para vincular um documento exibido a documentos associados - Identificação de arquivos usando globalmente um ID único - Nome de arquivos: até 64 caracteres de comprimento - Arquivos no disco rígido, CD, DVD, WORM em sistema manual ou automático, Content Addressed Storage (CAS), por exemplo, EMC Centera*, Storage Area Network (SAN); NetApp Storage Solutions*, sistemas RAID; gerenciamento hierárquico de armazenamento - Organização de armazenamento em discos lógicos, limitações de capacidade definidas pelo usuário, por exemplo, em CD/DVD - Discos lógicos do DocuWare de até por arquivo - Gerenciamento de documentos por meio de banco de dados integrado ou externo - Selecionar tipos de banco de dados individualmente para cada arquivo e combinar com qualquer configuração do sistema DocuWare - Gerar automaticamente campos de registro para cada arquivo: nome do usuário e data/hora do armazenamento, da última alteração e do último acesso 15

16 - Número de campos no banco de dados (texto, numérico, data) por arquivo: 50 máx. - Campos de texto: comprimento máximo de 1-55, qualquer tamanho no arquivo quando possível - Comprimento máximo de campos numéricos depende do tipo de banco de dados selecionado - GMT como formato de hora interna para todas as informações de data e hora - 8 campos de palavra-chave por arquivo, cada um com até 64 entradas (comprimento máximo da palavra-chave: 20 caracteres) - Atribuição para selecionar listas para caixas de diálogos e campos de índice - Definição detalhada de direitos (por exemplo, exibir, editar, excluir, alterar) para cada arquivo e campo de índice e em relação às sobreposições - Definição adicional de direitos de campo: o campo não deve estar vazio, a entrada deve estar na lista de seleção, nenhuma entrada nova; acesso às caixas de diálogo de pesquisa, às caixas de diálogo de armazenamento e às listas de resultados - Vincular direitos de arquivo a entradas de índice de um documento (filtro de índice) Manuseio automatizado dos documentos - Fluxos de trabalho automáticos para a sincronização, exportação, migração de/para arquivos - Nenhum limite no número de fluxos de trabalho automáticos - Gerenciado com a Administração DocuWare - Configuração personalizada de critério de filtro para documentos - Login fixo opcional nos arquivos para fluxos de trabalho Sincronização de arquivos - A sincronização de arquivos mestres centralizados e arquivos satélites descentralizados - Arquivos satélites em laptops (documentos importantes disponíveis localmente, realizar alterações localmente) ou em locais empresariais remotos (sincronização executada nos momentos de carregamento mínimo da rede) - Diferentes estruturas nos arquivos mestre e satélite são possíveis, mapeamento de campos de índice - Opções detalhadas de transferência do arquivo mestre para o arquivo satélite e vice-versa - Resoluções de conflitos configuráveis usando as configurações de opções - Opção: iniciar a sincronização de fluxo de trabalho com o cliente Exportar - Exportar arquivos existentes no sistema, o arquivo selecionado pode ser um arquivo novo ou existente - Exportar para outro sistema Migração - Copiar/mover automaticamente documentos, por exemplo, de um disco rígido para uma mídia ótica em um arquivo - Gravação: criar opcionalmente uma cópia dos dados a serem gravados em outro momento com qualquer programa Exclusão - Controlar automaticamente o ciclo de vida de documentos, incluindo a exclusão de documentos e, opcionalmente, de entradas de banco de dados Registro e monitoramento - Registro padrão de todas as alterações no sistema, todas as alterações na execução, nos documentos e todos os fluxos de trabalho - Especificação de alterações/atividades para registrar pelo administrador do sistema, administrador da organização, proprietário do arquivo, de acordo com o nível - Definição caso-a-caso do conteúdo das entradas no registro - Definição da configuração no registro com base nos direitos de acesso - Opção: filtro de informações de registro, por exemplo, entradas em um campo de banco de dados especial ou registrar as atividades de um usuário específico - Destinos do registro: banco de dados, arquivo XML, arquivo de texto - Função de alarme: opções de saída adicionais para erros críticos, como Proteção de Copyright - Documentos digitalizados no banco de dados exibem protegido por copyright - Nenhum acesso simultâneo aos documentos protegidos por copyright - Impressão controlada de documentos protegidos por copyright à páginas individuais Segurança - Retenção dupla dos dados: armazenamento adicional de entradas no banco de dados em arquivo XML - Opção: codificar documentos e cabeçalhos através de vínculos a procedimentos AED e RSA - Restauração de bancos de dados com defeito usando informações armazenadas em arquivos de cabeçalho XML - Opção: comunicação codificada, comunicação entre cliente e servidor usando mecanismos do Windows - Opção: intercomunicação de servidores via SSL - Registro usando login do DocuWare ou do Windows (Login único) - Transações: o sistema protege sempre a integridade dos dados, alterações de documentos e transações de armazenamento, tanto para dados do índice quanto para documentos - Acesso aos documentos somente possível por meio do Servidor de Conteúdo, nenhum acesso direto pelo usuário aos diretórios de documentos - Acesso ao banco de dados somente possível por meio do Servidor de Conteúdo, definir clientes de banco de dados ou clientes ODBC no lado do cliente não é necessário - Opção: alto nível de segurança para arquivos e usuários; somente os usuários com autorização de alto nível de segurança (sem login único) podem acessar um arquivo com um alto nível de segurança* Requisitos do sistema Sistemas operacionais Componentes cliente e servidor: Win 2000 SP4, Win XP Prof. SP1, Win 2003 Server SP1 (os componentes do servidor DocuWare não requerem um sistema operacional de servidor) Cliente Web (INTERNET-SERVER): Todos os sistemas operacionais comuns e modelos de navegador Hardware Servidor: Pentium IV, 512 MB RAM, 1 GB recomendado Cliente: Pentium IV, 128 MB RAM, 512 MB recomendado Usuário Único/Estação de trabalho móvel: Pentium IV, 256 MB RAM, 512 MB recomendado Armazenamento Bancos de dados externos suportados: MySQL, MS-SQL, Oracle Armazenamento para arquivos de documentos: Sistema de Arquivos do Windows, Linux, SUN, Novell e outros com suporte ao sistema de arquivos do Windows Para obter mais informações, visite nosso website em Folhas de dados Funções e características de desempenho para todos os módulos opcionais do DocuWare Artigos Informações técnicas sobre a concepção e arquitetura Informações de soluções Soluções DocuWare para uma gama de aplicações Estudos de casos DocuWare em ação mundialmente MKT DS BR DW p DocuWare 5.1