Sistema contabilístico de dívidas FEDER e Fundo de Coesão

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1 N.º 03/2012 Versão n.º 01.0 Data de aprovação: 2012/12/05 Elaborada por: Unidade de Apoio à Gestão Institucional, Unidade de Sistemas de Informação e Equipa projeto Programação Financeira SÍNTESE A atualização da Norma n.º 2/2008, de 16 de outubro, que instituiu o Sistema Contabilístico de Dívidas FEDER e Fundo de Coesão (SCD), tem por objetivo ponderar a experiência de aplicação do SCD e adaptar as suas disposições às atualizações da legislação nacional e comunitária, entretanto, ocorridas. Através da presente Norma, que atualiza e republica as disposições da Norma 2/2008 sistematizase a informação relevante para a manutenção do Sistema Contabilístico de Dívidas FEDER e Fundo de Coesão, enquanto sistema que visa assegurar toda a informação necessária ao acompanhamento individual de cada um dos processos de dívida dos beneficiários de operações financiadas por FEDER ou Fundo de Coesão por parte das Autoridades de Gestão, da Autoridade de Certificação, da Entidade Pagadora FEDER e Fundo de Coesão e das demais Entidades Pagadoras dos Programas Operacionais. Não se tratando de criar um novo sistema, apenas foram introduzidos os ajustamentos necessários à pretendida atualização.. ÍNDICE 1. Objectivo Referências Normativas Enquadramento Contabilização das dívidas e das recuperações Deduções à declaração de despesa e supressões Informação Modelo conceptual Procedimentos Caraterização global do sistema de informação Definições...20 Página 1

2 1. Objetivo Para assegurar uma boa gestão financeira na utilização dos fundos comunitários, nomeadamente no que respeita ao FEDER e ao Fundo de Coesão, torna-se necessário instituir um sistema de gestão e acompanhamento que permita sistematizar todas as situações relacionadas com montantes indevidamente pagos aos beneficiários, desde o momento da sua deteção até à sua integral recuperação, bem como garantir que esses montantes sejam recuperados sem demora injustificada. Com efeito, no âmbito das auditorias e verificações realizadas a uma operação, podem surgir várias situações passíveis de correção financeira, resultantes da não elegibilidade das despesas, as quais poderão configurar o conceito de irregularidade 1 ou de anomalia (v.g. erro administrativo). As responsabilidades atribuídas em matéria de registo de dívidas, supressões e recuperações às Autoridades de Gestão, à Autoridade de Certificação, à Entidade Pagadora FEDER e Fundo de Coesão e às Entidades Pagadoras dos PO, exigem a adoção de um conjunto de procedimentos num quadro de estreita articulação entre as diversas entidades envolvidas. Para o efeito, foi elaborada a presente Norma que institui o Sistema Contabilístico de Dívidas FEDER e Fundo de Coesão, procedendo à caracterização do sistema de informação e de identificação dos elementos de informação necessários ao acompanhamento individual de cada um dos processos de dívida pelos vários intervenientes neste processo. 2. Referências Normativas Artigo 2.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 do Conselho de 11/07/2006 Definições. Artigo 58.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 do Conselho de 11/07/2006 Princípios Gerais dos Sistemas de Gestão e de Controlo. Artigo 61.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 do Conselho, de 11/07/2006 Funções da Autoridade de Certificação. Artigo 70.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 do Conselho, de 11/07/2006 Gestão e Controlo. Artigo 98.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 do Conselho, de 11/07/2006 Correções financeiras efetuadas pelos Estados-Membros. Artigo 101.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 do Conselho, de 11/07/2006 Obrigações dos Estados Membros. Artigos 20.º do Regulamento (CE) n.º 1828/2006 da Comissão, de 08/12/2006 Documentos apresentados pela Autoridade de Certificação. 1 Nos termos do n.º 7 do artigo 2.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 e do Regulamento (CE, EURATOM) n.º 2988/95, de 18/12/1995. Página 2

3 Artigos 27.º a 36.º do Regulamento (CE) n.º 1828/2006 da Comissão, de 08/12/2006 Irregularidades, alterados pelo Regulamento (CE) n.º 846/2009 da Comissão, de 01/09/2009 (art.º 28, 30, 33, 35 e 36). Artigo 24.º Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão, de 21/12/2011 Certificação de Despesa. Artigo 30.º Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão, de 21/12/2011 Recuperações. Artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 312/2007, de 17/09/2007, alterado pelo Decreto-Lei n.º 74/2008, de 22 de Abril Autoridades de Certificação. Artigo 16.º do Decreto-Lei n.º 312/2007, de 17/09/2007, alterado pelo Decreto-Lei n.º 74/2008, de 22 de Abril Circuitos Financeiros. Anexo 6 do Despacho Conjunto n.º 16068/2008, de 20/05/2008, dos Ministros de Estado e das Finanças e do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional Recuperações Outras disposições Norma IFDR n.º 01/2008, de Processo de Certificação de Despesa. Regulamento (CE, EURATOM) n.º 2988/95, de 18/12/1995. Documento COCOF 08/0014/02-EN Guidance document on the functions of the certifying Authority for the programming period ( ). Decreto-Lei nº 442/91, de 15 de Novembro, e posterior legislação complementar, que aprova o Código do Procedimento Administrativo. Decreto-Lei nº 433/99, de 10 de Outubro, que aprova o Código de Procedimento e de Processo Tributário. 3. Enquadramento 3.1. De acordo com a alínea h) do artigo 58.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, os sistemas de gestão e controlo dos Programas Operacionais estabelecidos pelos Estados-Membros devem prever procedimentos de informação e acompanhamento relativamente a irregularidades e à recuperação dos montantes indevidamente pagos Os Estados-Membros são responsáveis pela gestão e controlo dos Programas Operacionais, nomeadamente através da prevenção, deteção e correção de eventuais irregularidades e recuperação dos montantes indevidamente pagos, com juros de mora se for caso disso, conforme estipulado na alínea b) do n.º 1 do artigo 70.º e no artigo 101.º ambos do Regulamento (CE) n.º 1083/2006. Página 3

4 3.3. De acordo com a alínea f) do artigo 61.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, a Autoridade de Certificação é responsável pela manutenção do registo dos montantes a recuperar e dos montantes retirados na sequência da anulação, na totalidade ou em parte, da participação numa operação, tendo em consideração que os montantes recuperados devem ser restituídos ao orçamento geral da União Europeia, antes do encerramento do Programa Operacional, mediante dedução à declaração de despesas seguinte Nos termos da alínea j) do n.º 1do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 312/2007, alterado pelo Decreto- Lei n.º 74/2008, o IFDR assume as funções de Autoridade de Certificação, incluindo as previstas na alínea f) artigo 61.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, para o FEDER e Fundo de Coesão O n.º 2 do artigo 20.º do Regulamento (CE) n.º 1828/2006 requer que a Autoridade de Certificação submeta, até 31 de março de cada ano, e a partir de 2008, uma declaração 2 identificando para cada eixo prioritário de cada Programa Operacional: a) Os montantes retirados das declarações de despesa apresentadas à CE durante o ano precedente, na sequência da anulação, na totalidade ou em parte, da contribuição pública numa operação; b) Os montantes recuperados que foram deduzidos daquelas declarações de despesa; c) Os montantes pendentes de recuperação a 31 de dezembro do ano precedente, classificados pelo ano de emissão da nota de recuperação Nos termos da alínea f) do n.º 2 do artigo 16.º do Decreto-Lei n.º 312/2007, alterado pelo Decreto- Lei n.º 74/2008, compete ainda ao IFDR organizar e manter atual o registo de dívidas aos Programas Operacionais Para o efeito, torna-se necessário implementar um sistema contabilístico fiável onde constem registos de todos os montantes retirados e recuperados e montantes pendentes de recuperação que contenha toda a informação necessária ao acompanhamento individual de cada um dos processos de dívida. 4. Contabilização das dívidas e das recuperações 4.1. Os procedimentos a desencadear no âmbito do processo de recuperação pelas Autoridades de Gestão, Entidade Pagadora FEDER e Fundo de Coesão e Entidades Pagadoras dos PO, encontram-se estabelecidos no artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão e no Anexo 6 do Despacho n.º 16068/2008, de 20/05/2008, publicado no Diário da República (2.ª Série) em 12/06/ Todos os montantes indevidamente pagos, independentemente da modalidade de recuperação adotada, deverão ser registados no Sistema Contabilístico de Dívidas. Esta obrigação é aplicável aos montantes fundo ocorridos na operação QREN, designadamente, os que resultem de anomalias ou irregularidades, inerentes a inelegibilidade da despesa ou da falta de cumprimento 2. Declaração anual relativa aos montantes retirados e recuperados e às recuperações pendentes (conforme Anexo XI do Regulamento (CE) n.º 1828/2006, da Comissão, de 08/12/2006). Página 4

5 das regras definidas no Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão, nos regulamentos específicos do PO ou nos contratos de financiamento, bem como os juros associados àquelas devoluções independentemente da obrigatoriedade de comunicação da irregularidade 3 ao Organismo de Luta Anti-Fraude (OLAF) As situações de anomalias ou irregularidades podem ter sido detetadas no âmbito de: a) Verificações administrativas ou no local das operações realizadas pela e/ou Organismo Intermédio; b) Auditorias realizadas ao Programa Operacional nomeadamente pela Autoridade de Auditoria, pela estrutura de auditoria segregada do IFDR, pela Comissão Europeia, pelo Tribunal de Contas Europeu, pelo Organismo de Luta Anti-Fraude ou outras entidades de controlo (v. g. Tribunal de Contas, Inspeções Sectoriais), bem como de ações de controlo realizadas pela Autoridade de Certificação Devem ser registadas como dívidas os montantes indevidamente pagos no âmbito de uma operação QREN resultantes de erros administrativos ou técnicos na validação da despesa e ainda desistências, no todo ou em parte (consubstanciadas em reprogramações) de operações, situações que devem ter a classificação de anomalias. Não devem ser consideradas no registo do SCD as situações que decorrem de lapsos da AG ou da EP que consubstanciem erros nos registos em SIEP, nomeadamente relativos a NIF ou NIB, que se venham a revelar incorretos no âmbito da operação, devendo estes registos ser relevados em SIEP nos módulos de pagamentos e recuperações A forma como qualquer montante a recuperar se reflete nos registos dos pagamentos tem em atenção o seguinte: a) A compensação na mesma ou em outra operação de uma dívida só pode refletir o montante fundo em dívida; b) O montante de juros tem sempre de ser devolvido pelo beneficiário e abate à dívida de juros; c) A EP suspende os pagamentos ao beneficiário que seja devedor de fundo; d) Desde que exista um acordo de pagamento a prestações que esteja em curso e a ser cumprido não se suspendem os pagamentos ao beneficiário uma vez que não há incumprimento do plano de recuperação; e) Os juros cobrados devem ser identificados de forma a poderem ser rasteados; 4.5. Para efeitos do disposto na presente Norma, e tendo presente o artigo 16.º do Decreto-Lei n.º 312/2007, alterado pelo Decreto-Lei n.º 74/2008, considera-se: a) Entidade Pagadora FEDER e Fundo de Coesão (EP F/FC): o IFDR; 3. Artigos 27.º a 36.º do Regulamento CE n.º 1828/2006, alterados pelo Regulamento (CE) n.º 846/2009 (art.º 28, 30, 33, 35 e 36). Página 5

6 b) Entidade Pagadora do Programa Operacional (EP PO): As entidades que, no âmbito de cada Programa Operacional, efetuam transferências diretas para os beneficiários, seja no exercício de competências próprias, nomeadamente o IFDR e as Autoridades de Gestão dos Programas Operacionais das Regiões Autónomas, seja no exercício de competências delegadas, nomeadamente organismos intermédios 4. De acordo com o modelo de Governação do QREN, e considerando os despachos proferidos e os protocolos já celebrados, são entidades pagadoras dos PO: Programa Operacional PO Valorização do Território PO Factores de Competitividade PO Regional do Norte PO Regional do Centro PO Regional de Lisboa PO Regional do Alentejo PO Regional do Algarve PROCONVERGENCIA PO INTERVIR + PO Assistência Técnica FEDER Entidade Pagadora Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP (IFDR) Instituto de Desenvolvimento Regional (IDR) - Madeira Direcção Regional de Estudos e Planeamento dos Açores (DREPA) Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP (IFDR) Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento (IAPMEI) Turismo de Portugal, IP (ITP) Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT) Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP (IFDR) Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento (IAPMEI) Turismo de Portugal, IP (ITP) Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP (IFDR) Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento (IAPMEI) Turismo de Portugal, IP (ITP) Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP (IFDR) Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento (IAPMEI) Turismo de Portugal, IP (ITP) Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP (IFDR) Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento (IAPMEI) Turismo de Portugal, IP (ITP) Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP (IFDR) Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento (IAPMEI) Turismo de Portugal, IP (ITP) AG PROCONVERGENCIA (DREPA) AG PO INTERVIR + (IDR) Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP (IFDR) 5. Deduções à declaração de despesa e Supressões 5.1. As despesas relativamente às quais tenha sido apurada uma situação de irregularidade serão, nos termos do n.º 3 do artigo 24.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão, imediatamente deduzidas pela à despesa elegível validada e declarada à Autoridade de Certificação, independentemente do momento em que se venha a concretizar a recuperação dos pagamentos indevidos. A retirada das despesas irregulares através da sua dedução à declaração de despesas permitirá que o Fundo seja libertado imediatamente para afetação a outras operações. Sobre esta questão importa salvaguardar o disposto nos n.º 2 e 3 do artigo 98.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, ou seja as correções decorrentes de irregularidades detetadas no âmbito de 4. Nos termos do n.º 6 do Artigo 16.º do Decreto-Lei n.º 74/2008 de 22 de Abril pode ser exercida por organismos intermédios responsáveis por subvenções globais ou organismos responsáveis pela gestão de sistemas de incentivos às empresas ou de mecanismos de engenharia financeira a função de transferência direta para os beneficiários, devendo tal ser definido mediante despacho do membro do Governo que tutela o IFDR. Página 6

7 uma operação consistem na anulação total ou parcial da participação pública aprovada nessa operação e na correção das despesas validadas. Assim, a participação anulada não pode ser reutilizada na operação ou nas operações que tenham sido objeto de correção. No caso de uma correção financeira efetuada na sequência de uma irregularidade sistémica, a participação anulada não pode ser reutilizada nas operações executadas no âmbito do Eixo prioritário, ou em parte do Eixo, em que ocorreu a irregularidade sistémica. Não obstante, os recursos dos fundos libertados poderão ser reutilizados no âmbito do Programa Operacional. Nestes termos, a deverá assegurar os mecanismos necessários que garantam que a despesa final executada e validada no âmbito da operação objeto de correção não excede o montante aprovado deduzido da respetiva correção 5.2. Por outro lado, a dedução dos montantes anómalos à declaração de despesa poderá ser efetuada de duas formas: a) Dedução da despesa anómala pela à declaração de despesa seguinte a apresentar à Autoridade de Certificação, independentemente do processo de recuperação; ou b) Manutenção da despesa anómala no Programa Operacional enquanto se aguarda o resultado do procedimento de recuperação dos montantes indevidamente pagos aos beneficiários. 6. Informação O Sistema Contabilístico de Dívidas deve conter toda a informação necessária ao acompanhamento individual de cada um dos processos de dívida. Para o efeito, o Sistema Contabilístico de Dívidas, para cada PO contém os seguintes elementos de informação, identificando-se, relativamente a cada um, a entidade responsável pelo seu registo: Responsável pelo Variáveis registo Dados gerais da dívida, devedor e projeto Código da dívida Descrição A cada dívida deverá ser atribuído um n.º sequencial dentro da operação Identificação da data de inscrição da dívida no Sistema Contabilístico de Dívidas. Data de registo Data de atualização A gerar pelo SI Esta data deve corresponder à data da notificação ao beneficiário da decisão final da AG sobre a constituição da dívida, ou na ausência de notificação à data de decisão final da AG sobre a constituição da dívida. Identificação da data de atualização incremental do processo de dívida Página 7

8 Variáveis Responsável pelo registo Descrição Código da operação IIdentificação do código da operação Devedor Identificação do NIF e designação do Beneficiário Montantes aprovados Identificação dos montantes aprovados para a operação, desagregados ao nível de Despesa Pública Total Elegível, Fundo e Financiamento Privado. Aquando da constituição da dívida, estes montantes referem-se aos valores aprovados antes de qualquer supressão dos montantes irregulares. Apenas na atualização do registo da dívida se devem relevar os montantes aprovados já suprimidos dos montantes irregulares. Montantes executados 5 Montantes pagos 6 Dados gerais da constatação da dívida Entidade responsável pela deteção da irregularidade e/ou anomalia Referência documental (n.º e data) Data da receção do documento de constatação da irregularidade e/ou anomalia Natureza da dívida Composição da dívida Comunicação de irregularidade Medida corretiva aplicada nos termos do artigo 98.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006 (n.º, data e valor) Entidade Pagadora No caso de irregularidades (vd. Natureza da dívida), só podem ser encerradas as dívidas (vd. Data de encerramento da dívida) em que se tenha previamente procedido à supressão dos montantes irregulares no montante aprovado. Identificação dos montantes executados para a operação, desagregados ao nível de Despesa Pública Total Elegível, Fundo e Financiamento Privado. Identificação dos montantes pagos para a operação, desagregados por fonte de financiamento. Identificação da entidade responsável pela auditoria/ verificação:, Organismo Intermédio, Autoridade de Certificação, Autoridade de Auditoria, Comissão Europeia, Tribunal de Contas Europeu, Organismo de Luta Anti-Fraude (OLAF), Outras a especificar (v. g. Tribunal de Contas, Inspeções Setoriais). Referência do documento de constatação da irregularidade e/ou anomalia (v. g. relatório, informação, ofício, nota), bem como a sua data (no caso de ter origem numa auditoria ou verificação será a data do despacho do dirigente máximo do organismo responsável pela auditoria/ verificação). Identificação da data de receção pela Autoridade de Gestão do documento de constatação da irregularidade e/ ou anomalia, quando aplicável. Identificação da natureza da dívida: irregularidade ou anomalia Identificação das componentes da dívida sendo que esta poderá ser composta apenas de capital ou de capital+juros, no caso em que seja a AG a determinar o montante de juros (ex.: adiantamento contra-fatura). Identificação da data 7 e referência 8 da comunicação da irregularidade ao Organismo de Luta Anti-Fraude (OLAF), nos termos dos artigos 27.º a 36.º do Regulamento (CE) n.º 1828/2006 Identificação da referência documental com a adoção da medida corretiva, da data de aplicação da medida corretiva e do montante suprimido Identificação da entidade que exerce as funções de entidade pagadora 5. Esta variável é relevante aquando da constituição da dívida reportando a situação à data, mas não carece de atualização aquando dos registos de novas versões da dívida. 6. Esta variável é relevante aquando da constituição da dívida reportando a situação à data, mas não carece de atualização aquando dos registos de novas versões da dívida. 7. data em que a CI é comunicada pela IGF ao OLAF. 8. N.º de caso que consta da CI que a IGF comunica ao OLAF. Página 8

9 Variáveis Dados da dívida e modalidade de recuperação Data da constituição da dívida Responsável pelo registo Descrição Data da notificação da ao beneficiário, com conhecimento ao IFDR através deste registo 9, a comunicar a existência de uma dívida (já decorrido o processo de audiência de interessados no caso em que o mesmo tenha lugar no âmbito do procedimento administrativo) e respetiva fundamentação (conforme n.º 2 do artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão). Esta data de constituição da dívida marca o início do procedimento de recuperação. Montante da dívida O 1º registo da dívida em SCD deve ocorrer no momento da constituição da dívida, ou seja, quando a AG procede à comunicação ao beneficiário. Montante inicial a recuperar desagregado por fonte de financiamento (fundo, OE e juros quando aplicável). Este montante deverá ser atualizado sempre que o montante da dívida seja diferente do montante identificado em sede de auditoria/verificação, por exemplo na sequência do apuramento pela das despesas irregulares identificadas para uma amostra à totalidade da despesa apresentada na operação. Quando se trate de uma dívida do tipo capital+juros (vd. Composição da dívida) será obrigatório o registo do montante de juros compensatórios a cobrar, calculado à data da constituição da dívida (vd. Juros). Modalidade de recuperação 10 Identificar a modalidade de recuperação: Por compensação com créditos já apurados pela AG relativos à mesma operação (conforme n.º 3 do artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão). Por compensação com créditos já apurados relativos ao mesmo beneficiário, na mesma operação, no mesmo fundo e no mesmo PO Por compensação com créditos já apurados relativos ao mesmo beneficiário, noutra operação, no mesmo fundo e no mesmo PO (conforme n.º 3 do artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão). Por compensação com créditos relativos ao mesmo beneficiário, no mesmo fundo e noutro PO (conforme n.º 4 do artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão). Por reposição (conforme n.º 5 do artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão). 9. Este conhecimento é feito por upload da notificação em SCD, sendo este upload obrigatório quando é o IFDR a entidade pagadora responsável pela recuperação dos montantes em dívida. 10. A apenas pode optar pela modalidade de recuperação por compensação com base em créditos já apurados relativos à mesma operação do beneficiário devedor. As compensações com créditos já apurados noutra operação do mesmo beneficiário/devedor dentro do PO são da responsabilidade e são executadas pela Entidade Pagadora. Assim, quando a EP é o IFDR, a AG só pode registar a compensação total ou parcial na mesma operação quando regista pela 1ª vez a dívida; a recuperação do montante que permanece ainda em dívida após este registo passa a ser da responsabilidade da EP. Cabe, então, à EP decidir em que pagamento ou pagamentos vai concretizar a compensação. Página 9

10 Variáveis Dados da recuperação por compensação Montante recuperado por compensação Responsável pelo registo Descrição Identificação do montante recuperado por compensação: Identificação do montante compensado na operação com base em créditos já apurados na mesma operação, desagregado por fonte de financiamento (fundo e OE). Identificação do montante compensado noutras operações do mesmo beneficiário, no mesmo fundo e no mesmo PO ou noutro PO, ou na mesma operação caso ocorra depois do 1º registo em SCD, desagregado por fonte de financiamento - fundo, OE e juros, podendo estes ser compensatórios ou moratórios (Vd. Juros). Caso haja lugar à recuperação de juros compensatórios (fundo), a mesma far-se-á por reposição pelo beneficiário à Entidade Pagadora. Nos casos em que aqueles juros se refiram a dívidas OE, os mesmos podem ser recuperados por compensação pela Entidade Pagadora. Operação onde foi realizada a compensação Identificação da (s) operação (ões) em que foi efetuada a respetiva compensação desagregada por código e montantes (fundo, OE e juros). Identificação da data da compensação: Data da compensação Dados da recuperação por reposição Data da notificação do montante a recuperar por reposição Montante a recuperar por reposição Prazo para a reposição Plano de reposição no caso de autorização de devolução faseada (quando aplicável) (vide n.º 9 do artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão) Data do pedido do Beneficiário Data de autorização Prazo acordado e número de prestações Identificação da data da compensação na mesma operação quando a compensação é efetuada com base em créditos já apurados nessa mesma operação. Identificação da data da compensação noutras operações do mesmo beneficiário, no mesmo fundo e no mesmo PO ou noutro PO ou na mesma operação caso ocorra depois do 1º registo em SCD. Identificação da data da notificação ao beneficiário, pela entidade responsável pela recuperação do montante a recuperar por reposição, do respetivo prazo e da fundamentação da decisão (conforme n.º 6 e 7 do artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão). Identificação do montante a repor pelo beneficiário (montante da dívida deduzido de eventuais montantes recuperados por compensação) desagregado por fonte de financiamento - fundo, OE e previsão de juros. Identificação do prazo estipulado pela entidade responsável pela recuperação para a reposição do montante em dívida e eventuais prorrogações de prazo (vide n.º 7 do artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão). Identificação da data de receção do documento onde o beneficiário coloca à consideração da entidade responsável pela recuperação a reposição do montante em dívida em prestações. Note-se que, de acordo com o n.º 9 do artigo 30º do Regulamento Geral as devoluções faseadas têm o limite de 36 meses. Identificação da data do despacho de autorização da devolução faseada emitido pela entidade responsável pela recuperação. Identificação do prazo e do número de prestações estipulados. Garantia Identificação do tipo da garantia, da data e do montante. Página 10

11 Montante reposto Variáveis Montante recuperado por reposição Data da reposição Montante pendente de recuperação Juros Juros Responsável pelo registo Descrição Identificação do montante recuperado desagregado por fonte de financiamento e, quando aplicável, identificação do montante de juros de mora e juros compensatórios associados (Vd. Juros). Data do crédito bancário na conta definida pela entidade responsável pela recuperação. Identificação da dívida pendente de recuperação (montante da dívida deduzido dos montantes recuperados) desagregada por fonte de financiamento fundo e OE. Identificação do montante adicional a aplicar sobre o valor da dívida, podendo ser de dois tipos moratórios ou compensatórios. O registo de juros far-se-á a título previsional (juros compensatórios) no registo da dívida quando a composição da dívida for capital+juros. Moratórios Juros aplicados quando o beneficiário incumpre o prazo para a devolução de qualquer montante em dívida (capital + juros), calculados à taxa aplicável às dívidas fiscais ao Estado, atualmente Aviso nº A/2011 de 26 de dezembro de ,007% ano. Juros devidos quando a recuperação é efetuada em prestações ou no caso em que os adiantamentos contra-fatura não são convertidos em despesa no prazo Compensatórios estabelecido. Estes juros são fixados nos termos nº 1 do art.º 559º do Código Civil, atualmente pela Portaria 291/2003 de 8 de abril 4% ano. Processo de execução fiscal (vide n.º 11 do artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão) Ato administrativo Identificação da referência documental e respetiva data. Certidão de dívida Identificação da data de emissão da certidão de dívida. Data de envio da Certidão de dívida à DGCI Identificação da data do ofício de envio da certidão de dívida para a DGCI. Registo do estorno da despesa resultante das irregularidades/anomalias no Sistema de Informação da Autoridade de Gestão Identificação do montante de despesa validada e Montante estornada no Sistema de Informação da Autoridade de Gestão. Identificação da data em que as irregularidades e/ou anomalias foram estornadas/anuladas na despesa (total e elegível) em sistema de informação. Data de registo Encerramento da dívida Data de encerramento da dívida Entidade Pagadora* No caso de uma irregularidade, o estorno da despesa terá que ocorrer após a receção pela do documento de constatação da irregularidade e o mais tardar até à emissão de um pedido de certificação de despesas à Autoridade de Certificação. No caso de uma anomalia, o estorno deverá ocorrer no limite até à data da recuperação independentemente da modalidade de recuperação adotada (data da compensação e/ou reposição da dívida). Identificação da data de conclusão do processo de dívida. No caso da totalidade da dívida ter sido efetuada por compensação com créditos já apurados pela AG relativos à mesma operação. No caso da regularização da dívida ser efetuada noutras operações do mesmo beneficiário, no mesmo fundo e no mesmo PO ou noutro PO ou na mesma operação caso ocorra depois do 1º registo em SCD. * IFDR, Autoridades de Gestão das Regiões Autónomas e os Organismos Intermédios para os quais as competências de transferência direta para aos beneficiários foram delegadas Página 11

12 7. Modelo Conceptual O Sistema Contabilístico de Dívidas assenta nos seguintes princípios orientadores: 7.1. O IFDR, enquanto EP F/FC, organiza e assegura o funcionamento do Sistema Contabilístico de Dívidas FEDER e Fundo de Coesão através de um módulo Sistema Contabilístico de Dívidas do Sistema de Informação FEDER e Fundo de Coesão Ao Sistema Contabilístico de Dívidas acedem No âmbito da informação relativa a cada Programa Operacional, a respetiva Autoridade de Gestão e os Organismos Intermédios, neste caso em correspondência com a natureza das funções neles delegadas. As Autoridades de Gestão e os Organismos Intermédios com perfil de consulta e de registo dos elementos de informação de que são responsáveis. De acordo com o modelo de governação do PO, pode a substituir-se aos Organismos Intermédios no registo dos elementos de informação de que são responsáveis, cabendo-lhe nesse caso centralizar e registar no Sistema Contabilístico de Dívidas os elementos de informação gerados por eles A Autoridade de Auditoria, a estrutura de auditoria segregada do IFDR e a Autoridade de Certificação com um perfil de consulta dos elementos de informação A Entidade Pagadora FEDER e Fundo de Coesão com perfil de consulta e de registo dos elementos de informação de que é responsável As Entidades Pagadoras do PO, no âmbito da informação relativa a cada Programa Operacional, com perfil de consulta e de registo dos elementos de informação de que são responsáveis O registo de elementos de informação no Sistema Contabilístico de Dívidas pelas entidades externas ao IFDR, mencionadas nos pontos anteriores, é realizado por webservices O Sistema Contabilístico de Dívidas deve estar permanentemente atualizado, isto é, os registos serão efetuados sempre que se constitua uma nova dívida e modificados sempre que exista uma atualização de informação a registar no processo de dívida. Todavia, no caso em que o IFDR não constitui entidade pagadora do PO, a informação a registar no SCD poderá, caso a assim o pretenda, ser atualizada mensalmente, até dia 15 do mês seguinte, e sempre que a apresente um Pedido de Certificação de Despesas à Autoridade de Certificação A constituição de uma dívida e o inerente registo no Sistema Contabilístico de Dívidas é sempre da responsabilidade da A recuperação da dívida e o inerente registo no Sistema Contabilístico de Dívidas é responsabilidade das Entidades Pagadoras do PO. Página 12

13 7.7. No âmbito do IFDR, o exercício da responsabilidade de gestão e manutenção do Sistema Contabilístico de Dívidas FEDER e Fundo de Coesão é garantido pela Unidade Orgânica que assegura as funções de Entidade Pagadora. 8. Caracterização global do sistema de informação 8.1. De acordo com o Artigo 30.º do Regulamento Geral FEDER e FC, os montantes de FEDER e de Fundo de Coesão que nos termos da regulamentação comunitária aplicável devam ser recuperados, designadamente por terem sido indevidamente pagos ou não justificados, constituem dívida das entidades que deles beneficiaram Uma vez detetada uma situação não conforme (anomalia ou irregularidade), inicia-se o procedimento administrativo, comunicando-se ao beneficiário a tendência de decisão da Autoridade de Gestão (AG), de forma fundamentada, havendo lugar a audiência de interessados (CPA 10 dias úteis). Após ponderação da informação apresentada pelo beneficiário na audiência de interessados, a AG emite decisão final e comunica-a ao beneficiário Considera-se constituída uma dívida quando for proferida uma decisão final no âmbito do procedimento administrativo por parte da AG e a mesma é comunicada ao beneficiário. Esta comunicação, ou na sua ausência esta decisão final, determina a data em que deve a AG proceder ao primeiro registo em SCD da constituição da dívida Para efeito do disposto no número anterior, nesta comunicação da decisão final ao beneficiário, a AG deve informar da consequência do ato administrativo que praticou, ou seja a constituição da dívida. Deve ainda nesta comunicação a AG informar que a dívida será recuperada por compensação, caso tenha na sua posse créditos apurados (despesa apresentada e validada pela AG) na operação, que lhe permitam fazer a compensação Sempre que não haja créditos apurados (despesa não apresentada pelo beneficiário ou não validada pela AG) a dívida só pode ser recuperada pela Entidade Pagadora (EP). Nestes casos, a AG deve nesta notificação informar o beneficiário que a recuperação vai ser realizada pela EP Nas situações em que o beneficiário venha a recorrer da decisão final da AG e por decisão judicial aquela reclamação for considerada procedente, a AG deverá registar uma nova versão da dívida anulando os montantes da dívida a recuperar e procedendo ao encerramento da mesma com a data em que a decisão judicial lhe tiver sido comunicada A recuperação é efetuada pela AG por compensação com montantes devidos ao beneficiário já apurados no âmbito do mesmo PO e na mesma operação (despesa apresentada pelo beneficiário e validada pela AG), exceto se relativamente a tais montantes já tiverem sido submetidos os pedidos de pagamento à EP caso em que a compensação é concretizada por esta Não sendo concretizável a compensação nos termos previstos no número anterior, a mesma é obrigatoriamente efetuada pela EP. A EP, depois de registada a dívida em SCD pela AG, inicia de imediato a recuperação por compensação no âmbito do mesmo PO na mesma operação ou noutra operação do mesmo beneficiário no mesmo PO, se já tiverem sido submetidos pedidos de pagamento à EP. Página 13

14 8.9. Não sendo concretizável a compensação nos termos previstos no número anterior a mesma é concretizada noutro PO, com montantes devidos ao beneficiário objeto de pedidos de pagamento que tenham sido submetidos à EP. Neste caso, a EP notifica a AG do outro PO, nos termos do n.º 4 do Artigo 30.º do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão concedendo-lhe um prazo de 5 dias úteis para manifestar a sua discordância relativamente a este procedimento. Desde que não seja explicitada discordância desta AG, no referido prazo, concretiza-se a recuperação por compensação e o beneficiário é notificado deste facto c/c às duas AG envolvidas Na impossibilidade da recuperação total ou parcial do montante em dívida por compensação e ainda nos casos em que o beneficiário devedor o solicite, a Entidade Pagadora inicia a recuperação por reposição, num prazo de 20 dias úteis (5 dias úteis no caso de não existirem outras operações aprovadas do mesmo beneficiário) contados da data de registo da constituição da dívida em SCD pela AG A competência para efetuar a recuperação por reposição é da entidade que efetuou o pagamento do respetivo montante, a qual para o efeito notifica o beneficiário devedor do prazo, da decisão e do montante a repor, sendo o prazo de reposição de 30 dias úteis, contados a partir da receção da notificação. Nos termos do n.º 13 do Artigo 30.º Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão não é porém desencadeado o processo de recuperação por reposição sempre que o montante em dívida seja inferior ao estabelecido anualmente pelo decreto-lei de execução orçamental 11 ). 5 Neste caso, a dívida registada em SCD é encerrada pela entidade pagadora Em caso de incumprimento do prazo de 30 dias úteis para a recuperação, são devidos juros de mora à taxa aplicável às dívidas fiscais ao Estado No decurso do processo de recuperação, por compensação ou reposição, ficam suspensos os pagamentos ao beneficiário devedor no montante do valor em dívida. Caso durante o prazo de recuperação por reposição (30 dias úteis) dê entrada na EP um pedido de pagamento para aquele beneficiário, independentemente do PO, este pagamento é suspenso e é comunicado ao beneficiário a sua suspensão podendo o beneficiário, caso assim o entenda, solicitar que a regularização do montante em dívida seja feita por compensação Findo o prazo da recuperação por reposição e não tendo sido possível concretizar a recuperação nem por reposição nem por compensação, a EP comunica ao beneficiário que dará início a um procedimento de recuperação através de cobrança coerciva A EP pode, a requerimento fundamentado do devedor apresentado durante o prazo de recuperação por reposição ou até 30 dias úteis após a comunicação da EP ao beneficiário que dará início a um procedimento de recuperação através de cobrança coerciva, autorizar que a mesma seja efetuada em prestações, nas seguintes condições: 11. Nos termos do Decreto-Lei n.º 32/2012, de 13 de fevereiro, para efeitos do disposto no artigo 37.º do Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho, alterado pelo Decreto-Lei nº 275-A/93, de 9 de agosto, e Decreto-Lei n.º 113/95, de 25 de maio, pela Lei n.º 10-B/96, de 23 de março, pelo Decreto-Lei n.º 190/96, de 9 de outubro, pela Lei n.º 55 -B/2004, de 30 de dezembro, e pelo Decreto-Lei n.º 29-A/2011, de 1 de março, o montante mínimo de reposição a apurar por acumulação para o ano de 2012 é de De acordo com o Aviso n.º A/2011 de 26 de dezembro de 2011 a taxa aplicável em 2012 é de 7,007% ano. Página 14

15 a) Por período que não exceda 36 meses; b) O devedor preste garantia idónea nos termos do Código de Procedimento e de Processo Tributário; c) Sujeição ao pagamento de juros compensatórios à taxa fixada nos termos do n.º 1 do artigo 559.º do Código Civil Quando for autorizado que a reposição seja efetuada em prestações, o incumprimento de uma prestação determina o vencimento imediato das restantes. Em caso de incumprimento do dever de repor, a entidade competente para a recuperação do montante em dívida promove a mesma através de mecanismo legalmente previsto ou de cobrança coerciva por processo de execução fiscal podendo haver lugar à rescisão do contrato de financiamento a qual implica a obrigação de reposição da totalidade dos montantes recebidos pelo beneficiário Em caso de recuperação parcial da dívida, o montante recuperado é primeiro imputado aos juros legais e moratórios que se mostrem devidos e só depois a FEDER ou Fundo de Coesão O IFDR pode efetuar a recuperação de dívidas geradas em anteriores períodos de programação através da modalidade de compensação, independentemente do PO a que os montantes apurados e devidos ao beneficiário respeitem. 9. Caracterização global do sistema de informação A arquitetura tecnológica do Sistema Contabilístico de Dívidas obedece ao modelo conceptual fixado para o Sistema de Informação FEDER e Fundo de Coesão, em particular no que se refere ao modelo operacional, ao modelo tecnológico, à autenticação e à segurança, realçando-se os seguintes aspetos: Arquitetura SOA: a arquitetura projetada para os SI é uma Arquitetura Orientada a serviços, permitindo o desacoplamento dos componentes aplicacionais e maximizando as capacidades de expansão do sistema; Plataforma de Workflow: base da flexibilidade do sistema proposto, em termos da configuração de regras de negócio e configuração dos fluxos de encaminhamento dos processos, sem necessidade de recurso a desenvolvimento aplicacional; Plataforma de Análise e Reporting: disponibilização de uma plataforma de análise e reporting com capacidades de realizar estas operações de forma ad-hoc, maximizando as possibilidades de exploração de informação residente nos sistemas. Para os utilizadores internos existe integração da aplicação com o domínio através da Active Directory. Os utilizadores externos acedem ao sistema de informação através de uma ligação segura - VPN. 13. Os juros à taxa fixada, nos termos do n.º 1 do art.º 559 do Código Civil, estão atualmente fixados na Portaria n.º 291/2003 de 8 de abril e são de 4% ano. Página 15

16 Saliente-se ainda que os sistemas de informação propriedade do IFDR são concebidos e operados segundo as melhores práticas ITIL, COBIT e ISMS de modo a garantir a sua segurança e eficiência. No âmbito destas normas, foram definidas diversas iniciativas visando a melhoria da infraestrutura e dos processos de IT, especialmente nas áreas da monitorização e da segurança, de que se destacam os seguintes: Política de backup: Em relação ao sistema SIQREN são efetuados diariamente backups incrementais das bases de dados para disco. Semanalmente é executado um full-backup para tape, existindo quatro conjuntos de tapes em utilização. Três destes conjuntos são, por razões de segurança, armazenados fora do datacenter do IFDR; Disaster Recovery: Está em estudo a criação de um site alternativo que permitirá retomar as operações de processamento de dados em caso de catástrofe; Controlo de acesso: As políticas de acesso aos SI do IFDR estão definidas na norma IFDR Acessibilidade (OU V1.0). 10. Definições Anomalia situação em que não existe violação das disposições de direito comunitário, identificada pela AG ou pelo beneficiário. Enquadram-se no conceito de anomalia as seguintes situações: Erros administrativos ou técnicos relativamente à elegibilidade da despesa, praticados pela ou Organismo Intermédio; Erros praticados involuntariamente pelos beneficiários e identificados pelos próprios junto da AG/OI; Desistência no todo ou em parte da realização das operações por parte dos beneficiários, incluindo-se na desistência a não concretização integral dos investimentos aprovados. Autoridade de Auditoria autoridade pública ou organismo público nacional, regional ou local, funcionalmente independente da e da Autoridade de Certificação, designado pelo Estado-Membro para cada Programa Operacional, responsável pela verificação do bom funcionamento do sistema de gestão e controlo. Pode ser designada para vários Programas Operacionais. Autoridade de Certificação autoridade pública ou organismo público nacional, regional ou local, designado pelo Estado-Membro para certificar as declarações de despesas e os pedidos de pagamento antes de os mesmos serem enviados à Comissão. No caso dos Programas Operacionais no âmbito do Objectivo da Cooperação Territorial Europeia esta Autoridade é designada pelos Estados-Membros que participam no Programa, tem o nome de Autoridade de Certificação única e desempenha as suas funções em toda a área territorial a que se reporta o respectivo Programa. Recebe os pagamentos efectuados pela Comissão e, em regra geral, efectua os pagamentos ao beneficiário principal. Página 16

17 autoridade pública nacional, regional ou local, ou um organismo público ou privado, designada pelo Estado-membro, para gerir o Programa Operacional, sendo, neste âmbito, responsável pela eficácia e regularidade da gestão e da execução. No caso dos Programas Operacionais no âmbito do Objectivo da Cooperação Territorial Europeia esta Autoridade é designada pelos Estados-Membros que participam no Programa, tem o nome de Autoridade de Gestão única e desempenha as suas funções em toda a área territorial a que se reporta o respectivo Programa. Beneficiário um operador, organismo ou empresa, do sector público ou privado, responsável pelo arranque ou pelo arranque e execução das operações. Certificação de despesas procedimento formal através do qual a Autoridade de Certificação declara à Comissão Europeia que as despesas apresentadas para reembolso são elegíveis, que se encontram justificadas por facturas e respectivos recibos ou outros documentos contabilísticos de valor probatório equivalente e que foram realizadas no âmbito de operações devidamente aprovadas para financiamento a título de um PO. Contrapartida nacional parte da despesa elegível de uma operação suportada por recursos nacionais, privados ou públicos, podendo estes últimos ter origem no Orçamento do Estado, nos Fundos e Serviços Autónomos, em Empresas Públicas ou equiparadas ou nos orçamentos das Regiões Autónomas ou das Autarquias Locais. Constituição da dívida considera-se constituída uma dívida quando for emitida uma decisão final no âmbito do procedimento administrativo por parte da e a mesma é comunicada ao beneficiário. Esta comunicação, ou na sua ausência a decisão final, determina a data em que deve a AG proceder ao registo em SCD da constituição da dívida. Decisão de financiamento compromisso jurídico e financeiro através do qual um beneficiário, adquire o direito à atribuição de financiamento comunitário e, nalguns casos, nacional, no âmbito de Programa Operacional tendo em vista a realização de uma operação em concreto. Despesa elegível despesa efectivamente paga, perfeitamente identificada e claramente associada à concretização de uma operação, cuja natureza e data de realização respeitem a regulamentação específica do PO em causa, bem como as demais regras nacionais e comunitárias aplicáveis. Despesa pública qualquer participação pública para o financiamento de operações proveniente do orçamento do Estado, de autoridades regionais e locais, das Comunidades Europeias no âmbito dos fundos estruturais e do Fundo de Coesão e qualquer despesa equiparável. Despesa privada parte da despesa de uma operação que é suportada por entidades de direito privado, com ou sem fins lucrativos, cujo âmbito de actuação não seja considerado de interesse público. Devedor um beneficiário é considerado devedor quando tem que devolver algum montante em dívida (fundo ou fundo e juros) decorrente de uma anomalia ou irregularidade. Enquanto o beneficiário estiver na qualidade de devedor, a Entidade Pagadora suspende-lhe todos os pagamentos, no montante em dívida, independentemente do PO a que respeitem. Página 17

18 Dívida situação que configura a necessidade de uma recuperação junto de um beneficiário no âmbito de uma operação, cujo fundamento (a natureza da dívida) seja uma anomalia ou irregularidade seja qual for a modalidade escolhida para a efetivação dessa recuperação (por compensação ou por reposição). Erro administrativo ou técnico erros assumidos por parte da Gestão (AG ou OI) que conduziram a um pagamento excessivo que se revela ter de ser recuperado. Irregularidade qualquer violação de uma disposição de direito comunitário que resulte de um acto ou omissão de um agente económico que tenha ou possa ter por efeito lesar o Orçamento Geral da União Europeia, quer pela diminuição ou supressão de receitas, quer pelo pagamento de uma despesa indevida. Operação um projecto ou grupo de projectos coerentes seleccionados pela do PO em causa, ou sob a sua responsabilidade, e executados por um ou mais beneficiários. Organismo intermédio qualquer organismo ou serviço público ou privado com o qual uma Autoridade de Gestão tenha estabelecido um contrato de delegação de competências e que pode desempenhar funções, em nome desta autoridade, em relação aos beneficiários que executam as operações. Página 18

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