CARTILHA DE REDES SOCIAIS

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1 CARTILHA DE REDES SOCIAIS

2 COLEÇÃO

3 CARTILHA DE REDES SOCIAIS

4 INTRODUÇÃO O advento das chamadas Redes Sociais se, de um lado representa a conectividade teorizada por McLuhan (1) na Aldeia Global, de outro, significa um novo desafio para nações, sociedade e empresas, especialmente para o setor financeiro. Afinal, nada mais é segredo. Nas redes sociais, tudo se sabe. Como conter informações estratégicas, manter sigilo, preservar a segurança de dados em um mundo que conjuga a todo instante o verbo compartilhar? De que adianta bloquear o acesso de colaboradores à internet, quando se sabe que 80% desses acessos são realizados fora do ambiente corporativo? Como impedir o vazamento de dados, se hoje os smartphones são capazes de fotografar telas e planilhas, filmar reuniões, gravar áudios e transmití-los instantaneamente? Não existe mais a separação entre real e virtual. Tudo faz parte da vida real. Não existem ainda respostas que permitam lidar a contento com esse admirável mundo novo e em constante evolução. Os meios acadêmicos apenas começaram a estudar as infinitas implicações sociais, empresariais e até mesmo as eventuais ameaças de Estado dessa interconectividade plena. O Wikileaks é, talvez, o melhor exemplo dessa nova e, aparentemente, estranha realidade. Há também questões relativas às ferramentas de monitoramento de conteúdo publicado nas redes sociais e às ações reativas quando da divulgação de dados sigilosos ou informações e comentários que possam representar danos à imagem ou às operações das instituições financeiras e demais empresas. 1 Filósofo e educador canadense nascido em 1911, autor de textos e livros sobre meios de comunicação.

5 É importante lembrar que todos aqueles que, de alguma forma se relacionam direta ou indiretamente com uma empresa ou organização, podem ser impactados pelas redes sociais. Assim, o engajamento e o treinamento dos colaboradores são pontos fundamentais para se mitigar os riscos inerentes à segurança das informações, bem como, o aprimoramento no acompanhamento cotidiano do ciberespaço. Nesse contexto, é indispensável que tomemos consciência dos riscos aos quais estamos expostos. Se não há como evitá-los totalmente, pelo menos um processo educacional de conscientização poderá mitigar possíveis danos. Este tem sido o cerne das discussões que se travam, nos últimos meses, no âmbito das reuniões sobre o tema na FEBRABAN e que será detalhado a seguir. Acreditamos que o investimento em conscientização e treinamento, tais como desenvolvimento de programas de e-learning e elaboração de cartilhas sobre o tema, são absolutamente necessários para auxiliar as áreas de compliance, gestão de riscos, segurança da informação, marketing, jurídico, comunicação, recursos humanos, entre outras, nos esforços para promover as boas práticas, divulgar produtos e serviços e preservar as organizações, garantindo seu sucesso e bom desempenho. É com este objetivo que a FEBRABAN publica este documento. São Paulo, maio de 2013.

6 6 CARTILHA DE REDES SOCIAIS AGRADECIMENTOS AOS QUE PARTICIPARAM DA ELABORAÇÃO DESTA CARTILHA: Colaboradores de diversos Bancos Comissão de Compliance da FEBRABAN Comissões setoriais da FEBRABAN Colaboradores da FEBRABAN: Eli da Silva Sérgio Luiz Martins Giannella Silvia Fernanda Mazzola

7 CARTILHA DE REDES SOCIAIS 7 CONCEITOS Mídias Sociais são plataformas projetadas para permitir a interação social a partir do compartilhamento de conteúdo e da criação colaborativa de informação nos mais diversos formatos. Redes sociais são estruturas sociais compostas por pessoas ou organizações, conectadas por um ou vários tipos de relações, que partilham valores e objetivos comuns. Uma das características fundamentais das redes sociais é a sua abertura, que possibilita relacionamentos horizontais e não hierárquicos entre os participantes. Um dos princípios das redes sociais, por ser uma ligação social, é a conexão fundamental entre as pessoas, que se dá por meio da identidade. Redes sociais públicas: são ambientes, páginas ou sistemas da internet que permitem a troca de informações, a interação social e a comunicação entre as pessoas e organizações. Redes sociais privadas: são todos os canais internos de comunicação de uma empresa, que possibilitam a colaboração e a troca de informações entre pessoas autorizadas por essa empresa. SÃO EXEMPLOS DE MÍDIAS SOCIAIS: Comunicação: blogs (Blogger e WordPress), microblogs (Twitter e Pownce), redes sociais (Orkut, Facebook, LinkedIn e MySpace); Colaboração: wikis (Wikipédia); Multimídia: compartilhamento de fotos (Flickr, Zooomr, Fotolog e Picasa) e compartilhamento de vídeo (Videolog, YouTube e Vimeo); Entretenimento: mundos virtuais (Second Life).

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9 CARTILHA DE REDES SOCIAIS 9 CÓDIGO DE CONDUTA Independentemente do tipo de pessoas que formam uma rede social ou do tema que as une, um ponto em comum entre elas é o compartilhamento de informações, conhecimentos, interesses e esforços em busca de objetivos comuns. A intensificação da formação das redes sociais, nesse sentido, reflete um processo de fortalecimento da sociedade civil, em um contexto de maior participação democrática e mobilização social. As redes sociais são uma extensão das relações e das atividades da vida pessoal e profissional e refletem comportamentos do cotidiano. Dessa forma, também nas redes, cada um abordará temas relacionados à sua profissão e carreira, o que proporciona a interação com pessoas do seu meio profissional. O mau uso das redes sociais pode expor negativamente e comprometer os relacionamentos e até mesmo uma carreira profissional. Por outro lado, usando-as adequadamente você se aprimora, interage com pessoas e usufrui melhor de tudo o que esse universo tem a lhe oferecer. Por isso, é importante produzir conteúdos que possam expressar os valores que também estão presentes na postura profissional do dia a dia de trabalho. Os posicionamentos apresentados a seguir visam orientar o comportamento das pessoas no uso das Mídias Sociais e devem ser aplicados na conduta pessoal e profissional dos participantes destas mídias, buscando o alinhamento entre comportamentos e atitudes e uma interação responsável. 1. Separe os assuntos pessoais dos profissionais Não faça parte de comentários especulativos e/ou sobre posicionamentos de sua empresa.

10 10 CARTILHA DE REDES SOCIAIS 2. Respeite as regras de confidencialidade Não comente assuntos confidenciais e/ou aqueles que você tenha tomado conhecimento devido à natureza do seu trabalho, mesmo que já tenham se tornado público. É dever do funcionário garantir a confidencialidade e integridade dos dados pertencentes à sua empresa ou àquelas com as quais se relaciona. Qualquer informação postada em redes sociais, é de total responsabilidade do funcionário, ficando a empresa isenta de responder civil ou criminalmente pelos danos causados, salvo quando a postagem for autorizada formalmente pela empresa. 3. Respeite os valores da empresa Conheça e vivencie a missão, a visão, os valores, o estatuto, o código de ética e as normas de conduta de sua empresa. O seu comportamento nas redes sociais deverá refletir todos eles. 4. Horário de acesso às Mídias Sociais O acesso às redes sociais (Orkut, Facebook, LinkedIn, Twitter, MSN, e outras) nas empresas, desde que autorizado, deve seguir o bom senso, ou seja, respeitando o horário de expediente e utilizando as redes apenas nos horários definidos para esse acesso. 5. Cumprimento do código de conduta Este código de conduta para uso das redes sociais não substitui o código de conduta de sua empresa que é soberano em seu conteúdo e, cujas regras deverão ser seguidas conforme orientação da área de recursos humanos e de seu contrato de trabalho. Ele objetiva somar informações e apoiá-lo no correto uso das Mídias Sociais.

11 CARTILHA DE REDES SOCIAIS 11 Qualquer informação postada em redes sociais, é de total responsabilidade do funcionário, ficando a empresa isenta de responder civil ou criminalmente pelos danos causados, salvo quando a postagem for autorizada formalmente pela empresa.

12 12 CARTILHA DE REDES SOCIAIS DICAS DE POSTURA E RISCOS DAS REDES SOCIAIS A seguir, seguem algumas orientações que poderão nortear o uso que você faz das redes sociais não somente no mundo corporativo, como também na vida pessoal. 1. Conectando-se Para que você possa utilizar as Mídias Sociais, é necessário que escolha um ou mais sites disponíveis. Nesses sites, poderá compartilhar informações, fotos, mensagens, links, interagir com amigos e familiares e ter acesso a outras facilidades de comunicação. As Redes Sociais, em geral, se diferenciam por apresentar recursos, finalidades e temas diferenciados. Você pode criar um perfil no Twitter, produzir seus posts e seguir usuários relevantes para o seu trabalho e sua vida como um todo. No Facebook, poderá se relacionar com seus colegas e acompanhar as novidades em tecnologia e aplicativos para as redes. Por meio do LinkedIn você poderá trocar experiências com pessoas da sua área de atuação e aprimorar sua carreira. 2. Produção de conteúdos Quando estiver em um ou mais sites das redes sociais, você terá a liberdade de produzir os seus conteúdos livremente e interagir com os outros usuários, mantendo-os informados sobre as suas atividades. Evite publicar comentários ou posicionamentos sobre sua empresa ou outros que possam interferir em sua vida profissional. Informações confidenciais são protegidas por lei e sua divulgação sem autorização formal dos proprietários, pode trazer problemas legais sérios a quem viola estas regras. 3. Objetividade Evite escrever demais em um único post. Os textos para internet devem ser curtos e objetivos. A quantidade de informações a que o leitor tem acesso é imensa e os estímulos também. Escolha títulos atraentes e inicie o texto de forma a mantê-lo interessante.

13 CARTILHA DE REDES SOCIAIS Indicação de fontes e referências Tudo que você publicar sobre algo que leu em outro site deve ser referenciado; não deixe de citar o link onde encontrou aquela informação. Indique ainda outros sites, vídeos ou podcasts (arquivos de áudio) no qual o leitor poderá encontrar dados complementares ao que você está falando. Dessa forma, você cria textos dinâmicos e promove a circulação das ideias. Certifique-se de que suas postagens não ferem nenhum direito autoral ou propriedade intelectual de pessoas e/ou empresas. As informações de projetos e programas desenvolvidos na empresa em que você trabalha pertencem apenas a ela. 5. Verificação das informações Revise os textos eliminando erros de ortografia e gramática. Não deixe de utilizar dicionários e corretores ortográficos eletrônicos. Mantenha a credibilidade de suas informações buscando e referenciando fontes confiáveis. Notícias mal apuradas e boatos podem causar prejuízos sérios, inclusive à sua imagem profissional. 6. Prudência Pense bem e analise o conteúdo que pretende publicar. Lembre-se da perpetuidade dos conteúdos disponibilizados em Mídias Sociais. Cuidado com as informações que você publica e lembre-se: o que publicar será lido. Algumas pessoas publicam opiniões controvertidas sobre outras ou entram em discussões desnecessárias nas redes sociais e se expõem demais. Assuntos delicados e polêmicos devem ser tratados em particular. Existe uma máxima sobre as redes sociais que diz se não pode ser dito em público, não pode ser publicado. 7. Agregar valor Quando for publicar algo nas redes sociais, certifique-se da relevância do tema e procure apresentar fatos novos ou dicas interessantes.

14 14 CARTILHA DE REDES SOCIAIS 8. Socialização O nome é rede social, portanto, é fundamental que você socialize e se relacione. Dessa forma, se tem um blog, responda aos comentários dos leitores; se tem Twitter, interaja com seus seguidores. Siga também usuários relevantes, leia, comente e participe de blogs e redes de seu interesse. 9. Exposição Tome cuidado para não dar mais informações do que o necessário na internet. Você está em um ambiente público e falar demais pode ser um risco. Evite fazer comentários sobre sua vida profissional, compra de bens, datas de viagens, promoções profissionais, endereços e, até mesmo, o nome da empresa onde trabalha. Compartilhar é parte da essência do ser humano, mas expor demais seus dados pode ser perigoso. Fique atento. Evite a publicação de fotos de qualquer autoria que comprometam ou potencialmente prejudiquem sua imagem ou de sua empresa e, verifique se a mesma situação ocorre em imagens postadas por amigos. BOAS PRÁTICAS NO USO DA INTERNET Como vimos até aqui, o uso das redes sociais e da internet, em geral, traz facilidades para as tarefas do dia a dia, aproxima pessoas e torna as informações mais acessíveis a todos. Mas, é necessário termos atenção em relação à forma e à conduta que adotamos nesses acessos, seguindo algumas regras básicas que podem minimizar os riscos aos quais nos expomos, tanto na vida pessoal como na profissional, quando acessamos as Mídias Sociais. Convém sempre lembrar que, mesmo atos praticados como simples brincadeiras, podem tornar-se sérias questões legais. Algumas dicas importantes: Ao falar sobre seu trabalho, atente para que não sejam divulgadas informações de uso interno ou confidencial e rotinas de trabalho, em função do risco de quebra de sigilo profissional.

15 CARTILHA DE REDES SOCIAIS 15 Escreva sempre em primeira pessoa quando fizer comentários sobre sua empresa em redes sociais. Atente para nunca associar conteúdo pessoal ou de opinião particular com a marca da empresa para a qual trabalha. Tenha cuidado ao identificar-se como funcionário/colaborador de uma instituição. Seja honesto. Identifique-se com seu verdadeiro nome e função na empresa onde trabalha. Não exponha problemas profissionais em conversas abertas. Cuidado com comentários implícitos ou explicitamente ofensivos e possíveis vínculos com sua empresa. Faça sempre comentários respeitosos e significativos. Não faça comentários ofensivos ou agressivos sobre empresas concorrentes, parceiros de negócios ou colegas de trabalho. Não publique fotos ou informações de clientes, exceto se expressamente autorizadas. Não compartilhe piadas internas nem divulgue fotos de seu ambiente de trabalho ou de colegas, sem permissão. Fotos e mensagens podem ser apagadas, mas isso não significa que elas desaparecerão da rede. Não se pronuncie em comentários negativos postados sobre o seu trabalho ou empresas concorrentes. Comunique o fato ao seu gestor. Nunca utilize marcas de empresas em sites, sem autorização do titular. Não publique ou divulgue informações confidenciais de sua empresa para terceiros, em grupos de trabalho, happy hours ou chats. Ao expor sua opinião na rede, seja educado e sutil, principalmente quando não concordar com a opinião de outra pessoa. Manifeste-se com respeito quando tratar de temas polêmicos. Cuidado com comentários discriminatórios sobre etnia, religião, nacionalidade, entre outros. Evite fofocas. Verifique a veracidade das informações antes de disseminá-las e não use a internet para fazer desabafos, sejam eles pessoais ou profissionais. Evite divulgar o que está fazendo, tanto na sua vida pessoal como na sua vida profissional (seu cotidiano ou o da sua família, horários particulares, onde estará, endereço residencial, número de telefones, etc.) Substitua-os por conhecimentos e links interessantes.

16 16 CARTILHA DE REDES SOCIAIS Evite declarar vínculos de parentesco (pai, mãe, filhos, avós, tios etc.) das pessoas que fazem parte da sua rede/grupo/comunidade, pois a exposição destas informações pode facilitar a captura de informações (engenharia social). Não responda a todas as críticas e provocações. Coordene o que escreve para atrair diversos pontos de vista. Personalize as opções de privacidade das ferramentas utilizadas e limite quem pode ver suas informações pessoais. Evite falar sobre o cotidiano de sua família, horários particulares, rotinas, endereço residencial ou número de telefone. Admita seus erros, quando os cometer. Utilize sempre softwares oficiais e sistemas de proteção (antivírus, anti-spyware, firewall, etc.). Desconsidere s de remetentes suspeitos e apague-os antes de ler. Use senhas que só você tenha conhecimento e troque-as periodicamente. Utilize uma senha diferente para cada site e evite utilizar nomes próprios, datas importantes, etc.. Dica: utilize frases ou suas iniciais no lugar de palavras (Ex.: Gostei dos parques do Rio de Janeiro = GpRJ). Não anote senhas em papéis, blocos de rascunhos ou arquivos. Guarde-as mentalmente. Não utilize a mesma senha para Mídias Sociais e recursos corporativos. Evite cadastrar informações sobre o seu perfil pessoal em redes sociais; não exponha seu currículo completo. Atente também para os chamados códigos maliciosos ou Malware que são programas desenvolvidos para executar ações criminosas ou danosas em computadores (ex. Vírus, Worm, Spyware, Cavalo de Tróia, etc.). Não fazer download de softwares sem autorização e utilizar somente provedores conhecidos.

17 CARTILHA DE REDES SOCIAIS 17 Respeite a propriedade intelectual de terceiros. Não copie conteúdos sem autorização, mesmo que publicados na internet. Cite a fonte e não publique um texto de um autor como se fosse seu, evitando o plágio ou a infração à lei de Direito Autoral. Textos de obras literárias, artísticas ou científicas, conferências, programas de computador, bases de dados e outras obras que, por sua seleção, organização ou disposição de seu conteúdo, constituam uma criação intelectual, são protegidos pelas leis vigentes, não podendo, em regra, ser publicados, distribuídos e/ ou reproduzidos sem a autorização prévia do titular ou representante legal. Verifique se o site visitado utiliza o protocolo HTTP (S) e se possui certificado de segurança. Jamais divulgue informações, textos, documentos, comentários e/ ou opiniões que não atendam a critérios de veracidade ou que sejam infundados. Assuma tudo que publicar e não se passe por outra pessoa. A utilização de perfis falsos é crime. Esteja ciente que existem mecanismos para recuperação de dados registrados em sua estação de trabalho, assim o computador pode facilmente se tornar a testemunha mais forte quanto às ações efetuadas a partir dele. Verifique o que está sendo apresentado nas redes pelos seus amigos, pois eles podem divulgar fotos suas não adequadas ou até comentários que, na visão de sua empresa, podem prejudicar sua imagem e, consequentemente, sua carreira profissional. Executivos e membros da alta gerência da empresa devem ter atenção redobrada em relação ao que publicam na rede, mesmo em perfil pessoal. A repercussão de suas declarações pode ser negativa e, inevitavelmente, poderá ser alvo de especulações e críticas diante da mídia, na própria empresa ou até mesmo influenciar o mercado.

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19 SUGESTÕES E CRÍTICAS:

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