Infocompany Informática e Cia Ltda. xcompany. Manual do Usuário. Versão 1.00 (Maio/2011)

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1 Infocompany Informática e Cia Ltda xcompany Manual do Usuário Versão 1.00 (Maio/2011)

2 Conteúdo deste Manual Acessando o xcompany... 2 Abertura do caixa do dia... 5 Lançando um suprimento ou sangria (retirada) de caixa... 5 Conferência de caixa... 6 Encerramento do caixa... 8 Gerando Orçamentos Acessando um orçamento ou DAV anterior Gerando Pré-vendas Acessando uma pré-venda anterior Cancelando uma pré-venda Fazendo os lançamentos de vendas Cancelando um item da venda em andamento Cancelando uma venda em andamento Capturando um DAV (Orçamento) na tela de vendas Transformando uma pré-venda numa venda Finalizando uma venda Cancelando um cupom fiscal Registrando o recebimento de uma prestação (parcela) Recebendo múltiplas prestações Finalização do dia de trabalho O Menu Fiscal Página 1

3 Acessando o xcompany Para acessar o xcompany, clique duas vezes no ícone do atalho que se encontra na área de trabalho (desktop) do Windows. O xcompany fará primeiro uma tentativa de conectar-se ao banco de dados da rede. Se houver alguma falha nesta conexão, será exibida a seguinte pergunta ao usuário: Se for pressionado o botão [Sim], o xcompany irá se conectar ao banco de dados instalado na máquina local e funcionará no modo que chamamos de STAND-ALONE. Neste modo, o xcompany opera independente da rede e os dados processados são armazenados localmente na máquina, podendo ser mais tarde transferidos para o banco de dados do sistema de retaguarda (icompany), quando a conexão com a rede for estabelecida. Depois de efetuada a conexão de rede ou local, será exibida a janela de login do sistema onde você deverá digitar o seu nome de usuário e a sua senha de acesso. Dependendo das permissões definidas no seu cadastro de usuário, você poderá informar também a Empresa e a loja que será acessada, caso contrário, estes campos já estarão automaticamente preenchidos. Pressione o botão [OK] para entrar no xcompany ou o botão [Cancelar] para finalizá-lo e retornar ao Windows. A figura abaixo mostra a janela de login do xcompany: Página 2

4 Ao pressionar o botão [OK], o xcompany fará as seguintes verificações de inicialização: - Validação do usuário e senha de acesso. Se o nome de usuário não estiver cadastrado no banco de dados ou a senha informada estiver errada, será exibida uma mensagem de erro correspondente. Neste caso, o usuário poderá fazer uma nova tentativa de acesso ao aplicativo. - Identificação da impressora fiscal conectada. Se ocorrer alguma falha na comunicação com a impressora fiscal, ou se ela não estiver cadastrada no sistema, ou se houver uma diferença entre GT (Grande Total) da impressora e o último GT gravado no sistema, ou ainda, se existir uma diferença de mais de 15 minutos para mais ou para menos entre o relógio do computador e o da impressora, será exibida uma mensagem de erro correspondente e várias funções do xcompany serão automaticamente bloqueadas. - Comunicação com os programas de TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) discado ou dedicado. Se ocorrer alguma falha em qualquer um dos programas das operadoras de cartões, o xcompany será automaticamente finalizado. Se houver alguma transação de cartão de crédito ou débito pendente, esta será automaticamente cancelada. - Verificação de redução Z pendente. Se a impressora fiscal estiver bloqueada por causa de uma redução Z pendente, esta será automaticamente emitida. - Verificação de pré-vendas pendentes. Se for detectada a existência de alguma pré-venda que não foi faturada no dia anterior ao da última redução Z emitida, o xcompany automaticamente emitirá um cupom fiscal desta pré-venda e logo em seguida fará o cancelamento do mesmo (requisito estabelecido pelo regulamento do PAF-ECF). Finalizada as verificações, o xcompany exibirá a sua janela principal. Na figura abaixo, descrevemos alguns dos componentes desta janela. Página 3

5 Menu principal do sistema Barra de ferramentas Identificação da empresa usuária do sistema Área de trabalho Barra de status O menu principal do xcompany compõe-se de três menus: Vendas Caixa ECF aqui, encontramos todas as opções relacionadas à realização das vendas e emissão de cupons fiscais; neste menu, você terá acesso a todas as funcionalidades que envolvem a abertura, movimentação, conferência e encerramento do caixa diário. possui as principais operações de manutenção das impressoras fiscais. Para acessar qualquer um dos menus do sistema, basta clicar com o botão esquerdo do mouse na opção desejada. Se quiser utilizar apenas o teclado, pressione a tecla <ALT>. Você verá que aparece um tracinho logo abaixo de uma das letras do nome de cada menu, indicando assim a tecla que será utilizada para o seu acionamento. Pressione a tecla indicada e o menu respectivo será exibido. A barra de ferramentas é composta de alguns botões que tornam mais rápido a execução das principais funcionalidades do xcompany. A barra de status contém algumas informações referentes à operação do xcompany, como: - A loja / filial que está sendo acessada no momento; - O número e nome da estação de trabalho; - O usuário que está logado no sistema; - A data atual do calendário; - As teclas de atalho para o Menu Fiscal ( CTRL+F10); - A marca e o modelo da Impressora Fiscal conectada à estação de trabalho; - O modo de operação do programa (Rede ou Stand-Alone). Página 4

6 Abertura do caixa do dia Clique no menu Caixa e depois na opção Abertura do Caixa. A seguinte janela será exibida: Informe o código do caixa e no campo Saldo Inicial digite o valor que você tem em dinheiro para iniciar o caixa do dia (fundo de reserva ou dinheiro para troco). Pressione o botão [OK] para confirmar a operação. A impressora fiscal emitirá logo em seguida uma Leitura X e um comprovante de suprimento do caixa com o valor em dinheiro informado. Lançando um suprimento ou sangria (retirada) de caixa Clique no menu Caixa e em seguida na opção Suprimentos/Sangria ou simplesmente clique no botão [Suprim./Sangria] localizado na barra de ferramentas xcompany. A figura abaixo mostra a janela de lançamento de suprimentos e sangrias: - No campo Caixa, informe o código do seu caixa; - No campo Tipo, pressione a barra de espaços e selecione Suprimento ou Sangria ; - No campo Espécie, pressione a barra de espaços e escolha Dinheiro ou Cheque ; Página 5

7 - No campo N.Docto, digite o número do documento que gerou o suprimento ou a sangria, se houver; - No campo Valor, informe o valor do lançamento; - No campo Histórico do movimento, você deverá descrever o histórico do lançamento efetuado; Pressione o botão [OK] para confirmar os dados. Logo em seguida, a impressora fiscal emitirá um comprovante não fiscal de suprimento ou sangria de caixa. Conferência de caixa Se precisar consultar ou conferir os lançamentos de caixa efetuados durante o dia de trabalho, clique no menu Caixa e depois na opção Conferência de Caixa, ou clique no botão [Caixa] localizado na barra de ferramentas do xcompany. A seguinte janela será exibida: - No campo Caixa, informe o código do caixa; - No campo Entradas/Saídas/Todos, você poderá digitar E para listar somente os lançamentos de entrada, S para listar apenas os movimentos de saída ou T para listar todos os lançamentos efetuados; - O campo C.Custo (centro de custo) quando preenchido, fará com que sejam listados apenas os lançamentos de um centro de custo específico. Deixe esse campo vazio caso queira consultar os lançamentos de todos os centros de custos; - O campo Usuário, quando informado, fará com que sejam listados apenas os lançamentos realizados por um usuário específico. Este recurso pode ser muito útil quando um caixa é Página 6

8 manuseado por vários usuários durante o dia. Deixe esse campo vazio caso queira consultar os lançamentos de todos os usuários. Uma vez listados os lançamentos do caixa, os seguintes botões de comandos estarão disponíveis: [ENTER-Detalhes] Ao pressionar este botão ou simplesmente teclar <Enter>, o xcompany exibirá uma janela com vários detalhes sobre o lançamento selecionado. Veja um exemplo na figura abaixo: [F2-Resumo Geral] Este botão, quando pressionado, exibirá uma janela com os totais das movimentações realizadas durante o dia. A tecla <F2> pode ser utilizada como uma alternativa ao pressionamento do botão. Página 7

9 [F3-Busca Docto] Se quiser localizar rapidamente um determinado documento na lista de lançamento do caixa, pressione este botão ou simplesmente tecle <F3> e informe o número do documento desejado. O xcompany localizará e posicionará a barra de seleção no lançamento referente ao documento informado. [F4-Recalcula] Este botão (ou a tecla <F4>) deve ser utilizado para reprocessar os saldos do caixa, caso ocorra alguma anomalia que gere uma distorção nos saldos calculados pelo xcompany. [ESC-Finaliza] Pressionando este botão ou teclando <Esc>, a janela de conferência do caixa será fechada. Encerramento do caixa Para encerrar o caixa do dia, clique no menu Caixa e logo em seguida na opção Encerramento do Dia: Página 8

10 Digite o código do caixa e a data do movimento. Observe que logo em seguida, o xcompany mostrará a descrição dos saldos de caixa e na coluna Calculado será exibido o valor de cada um dos saldos: Neste momento, você deverá selecionar cada um dos saldos utilizando a seta para cima ou seta para baixo do teclado e em seguida deverá digitar o valor que você apurou de cada um deles. Para digitar o valor, basta pressionar qualquer tecla numérica. O campo da coluna Conferido será aberto automaticamente. Observe que, a medida que os valores forem informados na coluna Conferidos, o xcompany lhe mostrará na coluna Diferença o valor resultante da diferença entre o saldo calculado pelo Página 9

11 programa e o saldo que você informou. Observe também que na parte inferior da janela, no campo TOTAL, serão mostrados os totais dos saldos conferidos e calculados e também a diferença entre os dois. O caixa só poderá ser finalizado se essa diferença for maior ou igual a zero. Veja a figura abaixo: Aqui, a diferença entre o saldo conferido (informado pelo usuário) e o saldo calculado está maior que zero. Neste caso, o caixa poderá ser encerrado. Finalizada as etapas acima descritas, basta agora pressionar o botão [Encerrar]. O xcompany efetuará o encerramento do caixa e em seguida emitirá um Relatório Gerencial com um resumo do movimento do caixa para prestação de contas. Página 10

12 Gerando Orçamentos Para gerar um simples orçamento de materiais e/ou serviços, clique no menu Vendas e selecione a opção Orçamento ou pressione o botão [Orçamento/DAV] localizado na barra de ferramentas do xcompany. A seguinte janela será exibida: Deixe o campo N.Seq. (Número do Orçamento) em branco e tecle <Enter>. Observe que o cursor será posicionado logo abaixo da coluna Descrição dos Itens. Digite o código reduzido, o código de barras ou a referência do produto. Se o produto informado existir, será exibida a sua descrição, caso contrário, o programa mostrará uma mensagem informando que o item não foi localizado. Se você não souber o código ou referência do produto, digite apenas as iniciais de sua descrição e tecle <Enter>. O xcompany abrirá a janela de Consulta de Produtos, posicionando a barra de seleção no primeiro produto com as iniciais da descrição igual à informada. Tecle <Enter> no produto desejado e o mesmo será capturado para a janela de digitação do orçamento. Se o produto informado possuir grade, o cursor será posicionado na coluna Grd. Digite a posição da grade desejada ou tecle <Enter> para procurá-la na janela de consulta de grades. Nesta janela, selecione o item de grade desejado e tecle <Enter> para transportá-lo para a janela do orçamento. Na coluna F (Fracionado), digite a letra F se quiser vender o produto em unidade de frações. Esta coluna só estará disponível para os produtos que possuam, dentro da sua ficha de cadastro, a opção de Vender fracionado definido como Sim. Observe que a coluna Und exibirá a unidade de venda do produto de acordo com o que foi informado na coluna F, ou seja, se ela estiver em branco, será exibida a unidade normal de venda do produto, caso contrário, será exibida a unidade de fração do produto. O mesmo ocorre com a coluna V.Unitário (valor unitário) que mostrará o preço normal ou o preço da fração do produto. Página 11

13 Na coluna Qtde, informe a quantidade do produto que será vendida. Dependendo de como estiver configurado o sistema de retaguarda, você poderá utilizar as casas decimais. No caso de produtos com recurso de venda fracionada, as casas decimais da quantidade não poderão ser utilizadas. Na coluna Desc%, você poderá opcionalmente informar um desconto para o produto. Lembrando que o xcompany emitirá um aviso de alerta e solicitará uma autorização de liberação, caso o desconto ultrapasse os limites definidos pelo sistema de retaguarda (icompany). A coluna Total exibirá o valor total do produto a ser vendido, ou seja, a quantidade vezes o preço menos o desconto unitário do produto. Para continuar inserindo mais itens no orçamento, basta repetir os passos acima mencionados. Se por acaso quiser corrigir ou excluir algum produto que já foi lançado, pressione a tecla <Esc> para que a barra de seleção se posicione no último produto lançado. Selecione o produto desejado utilizando a seta acima ou seta abaixo do teclado e em seguida tecle <Enter> para alterar ou <Del> para excluir o produto do orçamento. Para continuar inserindo produtos, basta pressionar a tecla <Ins>. Depois de lançados os produtos no orçamento, é hora de finalizá-lo. Se estiver inserindo produtos, pressione a tecla <Enter>. Caso você esteja navegando entre os produtos lançados no orçamento, pressione a tecla <End>. A figura abaixo mostra o quadro de finalização do orçamento: O campo Subtotal exibe a soma dos valores dos itens lançados no orçamento. No campo Desc%, você poderá informar um percentual de desconto para o cliente. Caso queira informar um valor, tecle <Enter> e no campo seguinte digite o valor do desconto concedido. O campo Acrés.Fin. (acréscimo financeiro) será utilizado para informar um valor de acréscimo sobre as mercadorias vendidas. O campo TOTAL exibe o valor total líquido do orçamento. No campo Plano, informe o código do plano de pagamento. Utilize a tecla <F2> para consultar os planos de pagamentos disponíveis. Se o plano de pagamento for referente a uma venda a prazo, os seguintes campos estarão disponíveis: Entrada: digite neste campo o valor que o cliente dará de entrada. Parcelas: informe o número de parcelas de pagamento que serão geradas. O xcompany irá calcular o valor das parcelas dividindo o saldo devedor pelo número de parcelas. Página 12

14 No campo Cliente, informe o código do cliente que solicitou o orçamento. Tecle <F2> para consultar os clientes que estão cadastrados. Na janela de consulta de clientes, informe as iniciais do nome do cliente para localizá-lo. Você poderá utilizar também outras teclas para localizar o cliente pelo CPF ou CNPJ, data de nascimento, nome fantasia, etc... Se desejar cadastrar o cliente, basta pressionar a tecla <Ins> na janela de consulta e preencher os dados solicitados na ficha de cadastro. No campo Prazo, informe, quando for necessário, a data que define o prazo de entrega das mercadorias a serem vendidas. A Hora poderá também ser definida no campo Hrs. O campo Validade serve para definir a data de validade do orçamento. Se quiser digitar outras informações referentes ao orçamento (entrega das mercadorias, detalhes dos produtos, detalhes do pagamento, pontos de referência, etc.), tecle <F10> no campo Obs. Será exibida uma janela de texto livre onde você poderá então digitar as informações desejadas. No campo Vendedor, digite o código do vendedor que atendeu o cliente. Se o nível do usuário que está digitando o orçamento for do tipo Vendedor, este campo já estará automaticamente preenchido com o código do vendedor informado no cadastro do usuário. Finalizada a digitação do orçamento, a seguinte pergunta será exibida: Confirme a operação pressionando o botão [Sim] para que o orçamento seja gravado no banco de dados. Logo em seguida, o xcompany fará a pergunta: Página 13

15 Se você confirmar pressionando o botão [Sim], o xcompany fará a impressão do orçamento que, a partir deste momento, passa a ser considerado como um DAV (Documento Auxiliar de Venda). A figura seguinte mostra um exemplo de um DAV impresso: Abaixo, descrevemos algumas características do DAV: Possui uma sequência numérica única por cada estabelecimento. Este número é diferente do número seqüencial do orçamento e passa a existir somente depois que o DAV é impresso. Um DAV jamais poderá ser alterado, cancelado ou excluído do banco de dados do sistema. É proibida a autenticação de um DAV, segundo o regulamento do PAF-ECF. O DAV não é um documento fiscal, não comprova venda, não comprova pagamento e serve apenas para simples conferência. O leiaute (modelo) do DAV já foi previamente definido pelo regulamento do PAF-ECF, portanto, as mensagens e campos constantes no mesmo não poderão ser retiradas ou modificadas. O DAV não movimenta as mercadorias em estoque. Não se esqueça deste importante detalhe: O orçamento, enquanto ainda não foi IMPRESSO, é considerado apenas Orçamento. Depois de impresso, o orçamento passa a ser chamado de DAV (Documento Auxiliar de Venda). Em Página 14

16 outras palavras, impresso. o DAV, no xcompany, nada mais é do que um orçamento Acessando um orçamento ou DAV anterior Para acessar um orçamento digitado anteriormente, abra a janela de orçamento selecionando no menu Vendas a opção Orçamentos ou clicando no botão [Orçamento/DAV] localizado na barra de ferramentas. Se você souber o número do orçamento, basta digitá-lo no campo N.Seq e teclar <Enter>. Se souber o número do DAV, tecle <F3> e em seguida informe este número. Caso contrário, pressione a tecla <F2> para exibir a janela de consulta de orçamentos, conforme mostra a figura abaixo: Veja que nesta janela, você possui várias opções para filtrar a consulta de orçamentos. Você pode informar um cliente específico, plano de pagamento, vendedor, período de data, faixa de numeração de DAV, faixa de valores do orçamento e outros. Depois de preencher esses campos, pressione o botão [OK] para que o xcompany faça uma varredura no seu banco de dados trazendo apenas os orçamentos que satisfazem as condições de filtro que você definiu. A figura abaixo mostra o resultado de uma consulta de orçamentos/dav s: Página 15

17 Nesta janela, os seguintes botões de comando estarão disponíveis: [ENTER-Captura] Captura o orçamento selecionado para a janela anterior de acesso ao orçamento. [F2-Mostra Itens] Exibe os produtos e serviços que foram lançados no orçamento selecionado. [F3-Busca Número] Se a lista de orçamentos consultados for grande e você quiser localizar um orçamento rapidamente pelo seu número, utilize este botão. [ESC-Finaliza] Fecha a janela de consulta de orçamentos. Selecione o orçamento/dav desejado, utilizando a seta acima ou seta abaixo do teclado. Em seguida, pressione a tecla <Enter> ou o botão [ENTER-Captura]. O orçamento selecionado será então exibido. A figura abaixo mostra um exemplo de um orçamento anterior que foi acessado pelo usuário: Página 16

18 Observe que, na parte superior da janela, temos os seguintes campos: N.Seq. Data Sit DAV Emis COO Número seqüencial do orçamento. Data de digitação do orçamento. Situação atual do orçamento (PENDENTE ou FATURADO). Número do DAV (Documento Auxiliar de Venda). Data de emissão (impressão) do DAV. Número do cupom fiscal para o caso do DAV que foi faturado. As seguintes teclas de função também estarão disponíveis: < > <ENTER> Navega entre os orçamentos existentes no banco de dados. Permite fazer algumas alterações no orçamento, desde que o mesmo não tenha sido ainda impresso. Uma dessas alterações que podemos destacar é o cancelamento de um item do orçamento. Para tanto, tecle <Enter> para entrar no modo de edição, vá até os itens digitados no orçamento, selecione o produto desejado, pressione a tecla <Del> e confirme o cancelamento. Veja que ao fazer isso, aparecerá a mensagem (CANCELADO) na coluna Total do item que foi cancelado. Página 17

19 <DEL> <F2> <F3> <Esc> Permite a exclusão de um orçamento, desde que o mesmo ainda não tenha sido impresso. Imprime o orçamento, transformando-o num DAV. Lembrando que, segundo o regulamento do PAF-ECF, um DAV não poderá ser reimpresso. Posiciona a barra de seleção nos itens do orçamento, permitindo que você navegue entre eles. Para sair do modo de navegação dos itens, basta teclar <Esc>. Abandona o orçamento que está sendo acessado. Página 18

20 Gerando Pré-vendas Entendemos que a pré-venda se trata de um procedimento comercial que garante a concretização de uma venda, ou seja, independente da desistência ou não por parte do cliente atendido, será emitido um documento fiscal (cupom fiscal) referente aos produtos envolvidos na negociação, mesmo que, posteriormente, este mesmo documento seja cancelado. É bem diferente de um orçamento, em que o cliente recebe dos atendentes do estabelecimento comercial apenas uma proposta de venda de produtos ou serviços e só depois decide se vai comprá-los ou não. Para gerar uma pré-venda no xcompany, selecione no menu Vendas a opção Pré-vendas ou simplesmente pressione o botão [Pré-venda] localizado na barra de tarefas do aplicativo. A janela de pré-venda será exibida, conforme o exemplo a seguir: Deixe o campo Pré-venda em branco e pressione a tecla <Enter>. No campo Vend. (vendedor), digite o código do vendedor que está atendendo o cliente ou utilize a tecla <F2> para consultar os vendedores que estão cadastrados, localize o vendedor desejado e tecle <Enter> para capturar o seu código. Se o nível do usuário for do tipo Vendedor, este campo será automaticamente preenchido pelo xcompany. Estando com o cursor posicionado na coluna Descrição dos Itens, digite o código reduzido, código de barras ou referência do produto. Se o código ou referência que você informou for localizado, a descrição da mercadoria ou serviço aparecerá logo em seguida. Caso você não saiba do código ou referência do produto, digite apenas algumas iniciais de sua descrição. O xcompany Página 19

21 abrirá a janela de consulta de produtos e posicionará a barra de seleção no primeiro produto com as iniciais da descrição digitada. Dentro desta janela, você poderá utilizar outras teclas de funções para localizar o produto desejado. Depois de localizado o produto, selecione-o posicionando a barra de seleção nele e tecle <Enter> para capturá-lo. Se o produto informado possuir grade, o cursor será posicionado na coluna Grd. Digite a posição da grade desejada ou tecle <Enter> para procurá-la na janela de consulta de grades. Nesta janela, selecione o item de grade desejado e tecle <Enter> para transportá-lo para a janela de pré-venda. Na coluna F (Fracionado), digite a letra F se quiser vender o produto em unidade de frações. Esta coluna só estará disponível para os produtos que possuam dentro da sua ficha de cadastro a opção de Vender fracionado definido como Sim. Observe que a coluna Und exibirá a unidade de venda do produto de acordo com o que for informado nesta coluna, ou seja, se ela estiver em branco, será exibida a unidade normal de venda do produto, caso contrário, será exibida a unidade de fração do produto. O mesmo ocorre com a coluna V.Unitário (valor unitário) que mostrará o preço normal ou o preço da fração do produto. Na coluna Qtde, informe a quantidade do produto que será vendida. Dependendo de como estiver configurado o sistema de retaguarda, você poderá utilizar as casas decimais da quantidade. No caso de produtos com recurso de venda fracionada, as casas decimais da quantidade não poderão ser utilizadas. Na coluna Desc%, você poderá opcionalmente informar um desconto individual para o produto. Lembrando que o xcompany emitirá um aviso de alerta e solicitará uma autorização de liberação, caso o desconto ultrapasse os limites definidos pelo sistema de retaguarda (icompany). A coluna Total exibirá o valor total do produto a ser vendido, ou seja, a quantidade vezes o preço menos o desconto unitário do produto. Repita os passos acima mencionados, caso queira inserir mais produtos na pré-venda. Se por acaso quiser corrigir ou excluir algum produto que já foi lançado, pressione a tecla <Esc> para que a barra de seleção se posicione no último produto lançado. Selecione o produto desejado utilizando a seta acima ou seta abaixo do teclado e em seguida tecle <Enter> para alterar ou <Del> para excluir o item da pré-venda. Para continuar inserindo produtos, basta pressionar a tecla <Ins>. Para finalizar a pré-venda, pressione a tecla <Enter> se estiver posicionado na coluna Descrição dos Itens (o campo deve estar em branco) ou pressione a tecla <End> caso esteja navegando entre os itens da pré-venda. Veja que o cursor sairá da área de digitação dos itens e será posicionado no primeiro campo da área de finalização da pré-venda. A figura abaixo mostra os campos contidos ali: O campo Subtotal mostra o somatório dos valores dos itens lançados na pré-venda. Página 20

22 No campo Desc%, você poderá digitar um percentual de desconto sobre os itens vendidos ou, se quiser informar o desconto em valor, tecle <Enter> e no campo seguinte digite o valor do desconto. O campo Acrés.Fin. (acréscimo financeiro) pode ser utilizado sempre que houver algum valor a ser acrescido sobre os itens da pré-venda. O campo Plano (plano de pagamento) é de preenchimento obrigatório. Nele você irá informar o código do plano de pagamento da compra. Utilize a tecla <F2> para consultar os planos de pagamentos disponíveis. Se o plano de pagamento se referir a uma venda a prazo, digite no campo Entrada o valor que o cliente dará como sinal (entrada) e, se o campo Parcs (parcelas) estiver liberado, informe a quantidade de parcelas de pagamento que serão geradas para o cliente. O xcompany calcula de forma automática o valor das parcelas dividindo o saldo devedor (valor total menos a entrada) pela quantidade de parcelas informadas neste campo. No campo Entrega você poderá opcionalmente informar a data prevista para a entrega das mercadorias. A quantidade de volumes das mercadorias poderá ser informada no campo Volumes. Finalizada a digitação, o xcompany fará a seguinte pergunta: Confirme a operação pressionando o botão [Sim] para que a pré-venda seja gravada no banco de dados. Neste momento, a pré-venda receberá um número seqüencial e, dependendo da configuração feita pelo sistema de retaguarda, as quantidades das mercadorias informadas serão reservadas para seu posterior faturamento. Diferente do orçamento, não existem mecanismos no xcompany que permitam a impressão de uma pré-venda (requisito exigido pelo regulamento do PAF-ECF). Outro fator importante é que, uma vez que a pré-venda foi gravada no banco de dados, esta não poderá mais ser excluída, embora se possam fazer algumas alterações, conforme veremos mais adiante. Página 21

23 Acessando uma pré-venda anterior Para ter acesso a uma pré-venda digitada anteriormente, selecione no menu Vendas a opção Prévendas ou pressione o botão Pré-venda localizado na barra de tarefas do aplicativo. A janela de digitação de pré-vendas será aberta logo em seguida. No campo Pré-venda, digite o número da pré-venda que deseja acessar. Se não souber o número da pré-venda, pressione a tecla <F2> para abrir a janela de consulta de pré-vendas: Você terá várias opções para filtrar as pré-vendas a serem consultadas, como, por exemplo, poderá informar o código de um cliente específico, plano de pagamento, vendedor, faixa de número de pré-vendas, período de digitação, faixa de valores de pré-vendas, entre outros. Depois de informados os campos que servirão de filtro para a consulta, pressione o botão [OK]. O xcompany fará uma busca no seu banco de dados e exibirá uma outra janela contendo a lista de pré-vendas que foram localizadas: Página 22

24 [ENTER-Captura] Captura a pré-venda selecionada para a janela anterior de acesso à pré-venda. [F2-Mostra Itens] Exibe os produtos e serviços que foram lançados na pré-venda selecionada. [F3-Busca Número] Se a lista de pré-vendas consultadas for grande e você quiser localizar uma pré-venda rapidamente pelo seu número, utilize este botão. [ESC-Finaliza] Fecha a janela de consulta de pré-vendas. Selecione a pré-venda desejada, utilizando a seta acima ou seta abaixo do teclado. Em seguida, pressione a tecla <Enter> ou o botão [ENTER-Captura]. A pré-venda selecionada será então exibida. A figura abaixo mostra um exemplo de uma pré-venda anterior que foi acessada pelo usuário: Página 23

25 As seguintes teclas de função também estarão disponíveis: < > <ENTER> <DEL> <F2> <F3> <F4> <F5> <F6> <F10> Navega entre as pré-vendas existentes no banco de dados. Entra no modo de edição permitindo algumas alterações dos dados da pré-venda. Efetua o cancelamento de uma pré-venda. Veremos mais adiante detalhes sobre este procedimento. Exibe uma janela com os dados referentes ao faturamento da pré-venda. Posiciona a barra de seleção nos itens da pré-venda, permitindo que você navegue entre eles. Para sair do modo de navegação dos itens, basta teclar <Esc>. Permite alterar o status de posição da pré-venda. Libera para faturamento uma pré-venda que esteja na situação de Irregular. Somente farão isso os usuários com um nível de acesso que permita a liberação de pré-vendas irregulares. Acessa as opções de impressão de documentos vinculados a pré-venda, como a ficha de cadastro do cliente, receita médica, etc. Acessa a janela com o texto de informações adicionais da pré-venda. Página 24

26 <Esc> Abandona a pré-venda que está sendo acessada. Obs.: Algumas das teclas de funções descritas acima estarão bloqueadas caso a pré-venda tenha sido faturada ou cancelada. Cancelando uma pré-venda Selecione no menu Vendas a opção Pré-vendas ou pressione o botão Pré-venda localizado na barra de ferramentas do xcompany. Em seguida, estando o cursor posicionado no campo Prévenda da janela, digite o número da pré-venda a ser cancelada ou utilize a tecla <F2> para acionar a janela de consulta de pré-vendas, conforme descrito no tópico anterior. Depois que a pré-venda for exibida, pressione a tecla <Del> e, na janela que surge, informe o código do motivo do cancelamento. Utilize a tecla <F2> para consultar os motivos de cancelamento que já estão prédefinidos no sistema. A figura abaixo mostra um exemplo: Pressione o botão [OK] para confirmar o cancelamento. Veja que o cancelamento da pré-venda se dará da seguinte forma: 1) Será emitido um cupom fiscal contendo todos os itens e a identificação da pré-venda; 2) Imediatamente após a impressão do cupom, este será cancelado automaticamente. Obs.: No encerramento diário do movimento, quando o usuário confirmar a emissão do relatório conhecido como Redução Z na impressora fiscal, o xcompany fará automaticamente o cancelamento de todas as pré-vendas digitadas no dia anterior mas que ainda não tenham sido faturadas. Para cada pré-venda encontrada, será emitido um cupom fiscal correspondente e logo após será feito o cancelamento deste cupom. Página 25

27 Fazendo os lançamentos de vendas Para realizar uma venda no xcompany, abra o menu Vendas clicando nele com o mouse e em seguida selecione a opção Cupom Fiscal. Uma outra maneira de fazer isso seria pressionar o botão Venda/Cupom que se encontra na barra de ferramentas. O xcompany fará a conexão com a impressora fiscal e fará a leitura de algumas informações dela. Se tudo estiver Ok, a janela de lançamento de vendas será exibida, conforme mostra a figura abaixo: Informe o código do caixa em que as vendas serão registradas e pressione o botão [OK]. Lembrese de que este caixa já deverá estar aberto, caso contrário, não será possível prosseguir com as vendas. Observe que o cursor ficará posicionado logo abaixo da coluna DESCRIÇÃO DOS ITENS na tela de vendas. Para inserir um produto, digite o seu código reduzido, código de barras ou referência. Você poderá utilizar um leitor de código de barras para agilizar o lançamento do item vendido. O produto será então localizado e sua descrição será exibida na linha onde o cursor está posicionado. Se desejar consultar a lista de produtos cadastrados, digite as iniciais da descrição do produto desejado e tecle <Enter>. O xcompany fará a busca do produto e abrirá uma janela contendo a lista de itens cadastrados com a barra de seleção posicionada no primeiro produto com descrição igual ao que foi digitado. Se o produto informado possuir grade, o cursor será posicionado na coluna Grd. Digite a posição da grade desejada ou tecle <Enter> para procurá-la na janela de consulta de grades. Nesta janela, selecione o item de grade desejado e tecle <Enter> para transportá-lo para a tela de vendas. Página 26

28 Na coluna F (Fracionado), digite a letra F se quiser vender o produto em unidade de frações. Assim como nos orçamentos e pré-vendas, esta coluna só estará disponível para os produtos que possuam dentro da sua ficha de cadastro a opção de Vender fracionado definido como Sim. A coluna Und mostrará a unidade de venda do produto. Para produtos vendidos em frações, será exibida a unidade de fração do item. Na coluna QTDE, informe a quantidade do produto que está sendo vendido. Dependendo de como estiver configurado o sistema de retaguarda, você poderá utilizar as casas decimais da quantidade. No caso de produtos com recurso de venda fracionada, as casas decimais da quantidade não poderão ser utilizadas. A coluna PREÇO exibe o preço de venda unitário do produto, seja a unidade normal de venda ou a unidade de fração para o caso do produto vendido fracionado. A coluna DESC% serve para que possa ser digitado um desconto no preço do item. Esse desconto obedecerá os limites previamente definidos pelo sistema de retaguarda. Caso os limites de desconto sejam violados, será exibida uma mensagem de alerta e em seguida será solicitado uma autorização para liberação do desconto. A coluna TOTAL mostra o valor total da mercadoria ou serviço vendido. A medida que os itens forem inseridos na tela de venda, os mesmos serão impressos de forma concomitante no cupom fiscal. Cancelando um item da venda em andamento Se o cursor estiver posicionado logo abaixo do último item lançado na venda (modo de inclusão), pressione a tecla <ESC> para que a barra de seleção se posicione no último item vendido. Em seguida, selecione o produto a ser cancelado utilizando a seta acima ou seta abaixo do teclado. Pressione a tecla <DEL> e observe que o produto cancelado será excluído da tela de vendas e também cancelado do cupom fiscal. Cancelando uma venda em andamento Para cancelar uma venda que já está em andamento, basta pressionar a tecla <ESC> até que seja exibida a seguinte pergunta: Confirme a operação, pressionando o botão [Sim]. A tela de vendas será zerada e o cupom fiscal será automaticamente cancelado. Página 27

29 Capturando um DAV (Orçamento) na tela de vendas Para fazer a captura de um DAV, a tela de vendas deverá estar zerada, ou seja, sem nenhum item lançado. Pressione a tecla <F3> para abrir a janela de captura do DAV: Digite o número do DAV a ser capturado ou, caso não saiba o número, pressione a tecla <F2> para abrir a janela de consulta de Orçamentos/DAV s, onde você terá várias opções para filtrar a consulta, informando por exemplo, um cliente específico, intervalo de datas, faixa de numeração de DAV s, faixa de valores dos DAV s entre outros. O xcompany fará uma varredura no banco de dados e exibirá uma outra janela com a lista de DAV s encontrados, conforme podemos ver no exemplo abaixo: Página 28

30 Selecione o DAV desejado e pressione a tecla <Enter> ou o botão [ENTER-Captura] para transportá-lo para a janela de captura de DAV. Na janela de captura do DAV, serão exibidas algumas informações como o nome do cliente, a data de emissão do DAV, o plano de pagamento e o valor total das mercadorias. A figura abaixo mostra um exemplo de um DAV que está sendo capturado: Pressione o botão [FATURAR] e veja que, à medida que os itens do DAV forem exibidos na tela de venda, os mesmos serão impressos no cupom fiscal em andamento. Não será possível capturar ou faturar mais de um DAV numa mesma venda. Página 29

31 Transformando uma pré-venda numa venda xcompany Manual do Usuário Estando a tela de vendas zerada (sem nenhum item lançado), pressione a tecla <F2> para abrir a janela de captura de pré-vendas: Informe o número da pré-venda a ser capturada ou pressione a tecla <F2> para abrir a janela de consulta de pré-vendas. Nesta janela, você poderá especificar várias condições de filtro para realizar a consulta, como por exemplo, um cliente específico, um intervalo de datas, uma faixa de numeração ou uma faixa de valores das pré-vendas. O xcompany fará uma busca obedecendo a essas condições e exibirá uma outra janela contendo a lista de pré-vendas encontradas. As figuras abaixo mostram um exemplo de consulta das pré-vendas: Neste exemplo, desejamos consultar todas as pré-vendas que foram digitadas pelos atendentes (vendedores) dentro do período de 01/05/2011 a 18/05/2011 e que seus valores totais estejam compreendidos entre R$ 10,00 e R$ 250,00 Página 30

32 Selecione a pré-venda desejada, utilizando a seta acima ou seta abaixo do teclado e em seguida pressione a tecla <Enter> ou o botão [ENTER-Captura] para que a mesma seja transportada para a janela de captura de pré-venda. Na janela de captura da pré-venda serão exibidas algumas informações, como o nome do cliente, a data, o vendedor, o plano de pagamento e o valor total da pré-venda. A figura abaixo mostra um exemplo de uma pré-venda que está sendo capturada: Pressione o botão [FATURAR] e veja que, à medida que os itens da pré-venda forem exibidos na tela de venda, os mesmos serão impressos no cupom fiscal em andamento. Assim como no caso do DAV, não será possível capturar mais de uma pré-venda numa mesma venda. Página 31

33 Finalizando uma venda Estando a venda em andamento, pressione a tecla <Enter> se estiver no modo de inclusão de itens (cursor posicionado abaixo do último item lançado) ou pressione a tecla <End> caso esteja navegando entre os itens da venda. A seguinte janela será exibida: O campo Sub-Total irá mostrar o somatório dos valores das mercadorias e serviços lançados na venda. No campo Desc. você poderá informar um percentual de desconto geral sobre os itens vendidos. Se quiser informar o desconto em valor, tecle <Enter> e no campo seguinte informe o valor desejado. O xcompany fará a validação do desconto informado, obedecendo os limites definidos pelo sistema de retaguarda. No campo Acréscimo você poderá informar o valor a ser acrescido sobre o valor dos itens vendidos. Digite no campo Pagamento o código do plano de pagamento. Tecle <Enter> no campo vazio ou pressione <F2> para consultar os planos de pagamentos disponíveis. Se o plano de pagamento informado indicar uma venda a prazo, informe no campo Entrada o valor que o cliente dará como entrada para quitação de sua compra. O campo Data serve para definir a data de vencimento da entrada. O campo parcelas contém o número de parcelas que serão geradas e, dependo do tipo de plano, este campo poderá ser alterado pelo usuário. Ao lado dele, será exibido o valor das parcelas. No campo Cliente, digite o código do cliente que está comprando. Se não souber o código ou se o cliente não estiver cadastrado, pressione a tecla <Enter> no campo vazio ou a tecla <F2> para abrir a janela de consulta de clientes. Nela, você terá várias teclas de funções para localizar o cliente, como por exemplo, pelo nome, CNPJ, CPF, data de nascimento, etc. Para cadastrar um novo cliente, utilize a tecla <Ins>. A figura abaixo mostra a janela de consulta de clientes: Página 32

34 Selecione o cliente desejado posicionando a barra de seleção sobre ele e tecle <Enter> para transferir o seu código para a tela de finalização da venda. O preenchimento do campo Avalista é opcional e serve para informar o código do cliente que será o avalista do cliente que está fazendo a compra, caso esta seja a sua primeira compra a prazo. O campo Vendedor mostra o código do vendedor que fez o atendimento ao cliente. Se o nível do usuário que estiver operando no sistema for do tipo Vendedor, este campo será automaticamente preenchido. O campo Ct.Custo exibe o centro de custo informado na operação comercial de venda definida pelo sistema de retaguarda. O campo Cupom mostra o número do cupom fiscal (COO) em andamento. Ao lado dele será exibido também o número da pré-venda ou do DAV que foi previamente capturado. Finalizada a digitação dos dados, pressione o botão [Prosseguir]. Observe que será aberta uma janela com os meios de pagamento disponíveis, semelhante à figura abaixo: Página 33

35 Descrição dos meios de pagamento. Barra de seleção do meio de pagamento Posicione a barra de seleção no meio de pagamento desejado e em seguida, sem pressionar nenhuma tecla de controle, simplesmente digite o valor recebido do cliente utilizando apenas o ponto (.) para separar as casas decimais. No caso de pagamento no cartão (crédito ou débito), deixe para informá-lo sempre por último. Por exemplo, imagine que o cliente irá pagar uma parte de sua compra em dinheiro, outra parte no cartão e outra em cheque. Nesse caso, você deverá informar o valor em cartão somente depois que tiver sido informado os valores em dinheiro e em cheque. Se a forma de pagamento selecionada estiver configurada pelo sistema de retaguarda para ativar o TEF (Transferência Eletrônica de Fundos), será exibida uma janela para que você possa selecionar o módulo disponibilizado pela operadora de cartão que fará a transação: Página 34

36 Finalizada a digitação dos meios de pagamento, o cupom fiscal será encerrado e os dados da venda serão gravados no banco de dados do sistema. Após o fechamento do cupom fiscal, poderão ocorrer as seguintes situações: Vendas a prazo: será emitido um relatório gerencial contendo uma descrição das parcelas de pagamento (carnê). Vendas no cartão: será emitido um comprovante de crédito e débito para cada um dos cartões usados no pagamento da venda. Caso não seja concluída a emissão do comprovante devido a uma falha no ECF ou na estação de trabalho, as transações de cartão serão automaticamente canceladas pelo xcompany. Cancelando um cupom fiscal Selecione no menu Vendas a opção Cancelamentos. Imediatamente depois, será exibida uma janela contendo os dados do último cupom fiscal emitido, conforme mostra a figura abaixo: Pressione o botão [OK] para que seja emitido o comprovante de cancelamento do cupom fiscal. Página 35

37 Registrando o recebimento de uma prestação (parcela) Selecione no menu Caixa a opção Recebimento de Prestação ou pressione o botão Prestações que se encontra na barra de ferramentas do xcompany. Será exibida a seguinte janela: No campo Caixa, informe o número do caixa que fará o registro dos recebimentos. Para localizar no sistema a parcela a ser quitada, digite o número de sua chave de acesso no campo Chave ou deixe este campo vazio e tecle <Enter>. O cursor será posicionado no campo Tp (Tipo de documento) onde você poderá informar o tipo de documento do cliente (carnê, acordo, boleto, etc.). Utilize a tecla <F2> para consultar os tipos de documentos disponíveis. Em seguida, no campo N.Docto, informe o número do documento e no campo Prest, informe o número da parcela que será paga pelo cliente. Se quiser visualizar as parcelas que estão em aberto, basta deixar esse campo vazio e teclar <Enter>. Na lista de parcelas que surgir, selecione a parcela que deseja registrar o pagamento e tecle <Enter>. Uma outra forma de localizar a parcela seria pelo código do cliente. Deixe vazio os campos Chave e Tp teclando <Enter> até chegar no campo Cliente. Digite o código do cliente desejado ou deixe o campo vazio e depois tecle <Enter> para abrir a janela de consulta e assim localizar o cliente procurado. Observe que o xcompany exibirá todas as parcelas do cliente que estão em aberto. A figura abaixo mostra um exemplo: Página 36

38 Selecione a parcela a ser paga utilizando as teclas de seta acima e seta abaixo e depois tecle <Enter> para capturá-la. Os dados do documento capturado serão então exibidos para conferência: No campo Valor Pagto, informe o valor do documento que será quitado pelo cliente ou simplesmente tecle <Enter> para registrar o pagamento do valor total da parcela. Se a parcela Página 37

39 estiver em atraso, os juros serão calculados automaticamente e exibidos no campo Juros. O campo Desconto mostrará o valor do desconto concedido, no caso de prestações pagas antes do seu vencimento. As configurações para cálculos de juros e desconto são feitas pelo sistema de retaguarda. O campo Total do Pagto exibe o valor total que está sendo pago pelo cliente, ou seja, o valor do documento acrescido dos juros menos o desconto. O campo Saldo Devedor mostra o valor restante da parcela que ficará em aberto, caso o pagamento seja apenas parcial (a opção de pagamento parcial também é definida pelo sistema de retaguarda). Depois de informado os valores, pressione o botão [OK]. Observe que logo em seguida será exibida uma outra janela para que você informe os meios de pagamento utilizados na operação, que poderá ser Dinheiro, Cheque, Cartão e outros. Uma vez informado os valores, o recebimento será registrado no banco de dados e logo em seguida será impresso um comprovante não fiscal referente ao pagamento efetuado. A figura abaixo mostra a janela de meios de pagamento: Página 38

40 Recebendo múltiplas prestações Selecione no menu Caixa a opção Múltiplas Prestações. A seguinte janela será então exibida: No campo Caixa, informe o código do caixa que fará o registro do recebimento. Em seguida, no campo Cliente, informe o código do cliente ou tecle <Enter> no campo vazio para abrir a janela de consulta e assim localizar o cliente desejado. Será realizada uma busca de todas as parcelas pendentes do cliente e estas serão então exibidas conforme podemos ver no exemplo abaixo: Utilizando a barra de espaços do teclado, marque as parcelas que o cliente deseja pagar. Se quiser desmarcar uma das parcelas, basta pressionar novamente a barra de espaços sobre ela. Observe Página 39

41 que à medida que pressionar a barra de espaços, aparecerá um X na coluna M da lista de parcelas. Depois de selecionar todas as parcelas desejadas, tecle <Enter>. Veja que na parte inferior da janela são exibidos os totais referente às parcelas selecionadas. Pressione o botão [OK] para confirmar a operação. Será exibida uma outra janela onde você deverá informar os meios de pagamentos utilizados, que podem ser Dinheiro, Cheque, Cartão e outros. Depois de informado os valores, será emitido na impressora fiscal um comprovante de pagamento constando todas as parcelas que foram quitadas. Página 40

42 Finalização do dia de trabalho Para finalizar as atividades do dia, siga esses passos: 1) Faça o encerramento do caixa. Os procedimentos que envolvem o encerramento do caixa foram descritos num tópico anterior. 2) Emita a Redução Z da impressora fiscal. Para tanto, selecione no menu ECF a opção Redução Z. Observe que o sistema lhe perguntará DUAS vezes se realmente deseja emitir a redução Z, uma vez que esse procedimento não poderá mais ser desfeito: Esta é a primeira mensagem de confirmação! Esta é a segunda mensagem e última chance de desistir da redução Z! Se tiver absoluta certeza que o movimento do dia já está encerrado e sem nenhum tipo de pendência, confirme a emissão do relatório. Imediatamente após a emissão da Redução Z, será gerado em disco um arquivo texto contendo a movimentação do dia conforme leiaute definido pelo regulamento do PAF-ECF. Se a redução Z emitida corresponder ao primeiro dia útil do mês, será também impresso automaticamente pela impressora fiscal a LMFC (Leitura da Memória Fiscal Completa) referente ao movimento do mês anterior. Se quiser emitir a LMFC de um período específico, basta selecionar no menu ECF a opção Leitura da MF (LMFC). Página 41

43 O Menu Fiscal Este menu é composto de uma série de opções que obedecem requisitos definidos pela legislação do PAF-ECF e que devem estar à disposição dos agentes fiscalizadores dos estabelecimentos comerciais. Para acionar este menu, pressione simultaneamente as teclas <CTRL> e <F10>. Abaixo, descrevemos cada uma de suas funções: L X: Emite o relatório conhecido como Leitura X da impressora fiscal. Uma outra opção para emissão da leitura X seria clicar no menu ECF em seguida na opção Leitura X. L M F C: Esta sigla significa Leitura da Memória Fiscal Completa. Quando acionada, será exibida a seguinte janela: Página 42

44 Os campos a serem preenchidos são: Tipo de emissão da LMFC: se for informado 1 a emissão se dará pela definição de um intervalo de data ou, caso seja informado 2 será solicitado um intervalo de CRZ (Contador de Redução Z). Tipo de Relatório: a opção 1 faz com que o relatório seja emitido na impressora fiscal. A opção 2 direciona a saída do relatório para um arquivo texto. Formato do Arquivo: se informado 1, o arquivo gerado irá conter o relatório no mesmo formato que seria impresso na impressora fiscal. No caso da opção 2, os dados da LMFC serão organizados no arquivo de acordo com o leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE 17/04. Período de data: refere-se a data inicial e final do movimento registrado na impressora fiscal. Intervalo de CRZ: número inicial e final da faixa do Contador de Reduções Z emitidas na impressora fiscal. Arquivo a ser gerado: nome e caminho completo do arquivo texto que será gerado. L M F S: Esta opção significa Leitura da Memória Fiscal Simplificada. Quando selecionada, será exibida a seguinte janela: Tipo de emissão da LMFS: se for informado 1 a emissão se dará pela definição de um intervalo de data ou, caso seja informado 2 será solicitado um intervalo de CRZ (Contador de Redução Z). Tipo de Relatório: a opção 1 faz com que o relatório seja emitido na impressora fiscal. A opção 2 direciona a saída do relatório para um arquivo texto. Período de data: refere-se a data inicial e final do movimento registrado na impressora fiscal. Intervalo de CRZ: número inicial e final da faixa do Contador de Reduções Z emitidas na impressora fiscal. Página 43

45 Arquivo a ser gerado: nome e caminho completo do arquivo texto que será gerado. xcompany Manual do Usuário Espelho MFD: MFD significa Memória de Fita Detalhe. É a memória existente na impressora fiscal que guarda as informações referentes a todos os documentos que foram emitidos. Esta opção do menu fiscal permite gerar um arquivo texto contendo esses documentos (cupons fiscais, comprovante de crédito e débito, relatório gerencial, etc.) no formato em que foram impressos. Tipo de emissão da MFD: significa que o arquivo será gerado a partir de um intervalo de datas (opção 1 ) ou a partir de um intervalo de Contador de Ordem de Operação (opção 2 ). Período de data: se o tipo de emissão for por intervalo de data, este campo deverá ser preenchido com a data inicial e final do período. Intervalo de COO: se o tipo de emissão da MFD for por intervalo de COO, informe os números do COO inicial e final da faixa. Arquivo a ser gerado: nome e caminho completo do arquivo texto que será gerado contendo o espelho da MFD. Arq. MFD: Gera um arquivo texto da MFD, de acordo com o leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE 17/04. Tipo de emissão da MFD: significa que o arquivo será gerado a partir de um intervalo de datas (opção 1 ) ou a partir de um intervalo de Contador de Ordem de Operação (opção 2 ). Página 44

46 Período de data: se o tipo de emissão for por intervalo de data, este campo deverá ser preenchido com a data inicial e final do período. Intervalo de COO: se o tipo de emissão da MFD for por intervalo de COO, informe os números do COO inicial e final da faixa. Arquivo a ser gerado: nome e caminho completo do arquivo texto que será gerado de acordo com o leiaute estabelecido no Ato COTEPE 17/04. Obs.: Uma outra maneira de gerar o espelho da MFD seria clicar no menu ECF e logo em seguida na opção Espelho da MFD. Tab. Prod.: Gera um arquivo texto contendo a lista de produtos cadastrados no sistema. Estoques: Gera um arquivo texto contendo a relação das mercadorias em estoque. Ao acionar esta função, você terá duas opções para gerar o arquivo: Na primeira opção (Estoque Total), o arquivo gerado conterá todos os produtos cadastrados e que possuem saldo de estoque no estabelecimento. Se for selecionada a opção Estoque Parcial, será exibida uma janela onde deverão ser lançados manualmente os produtos que serão incluídos no arquivo. Os produtos poderão ser lançados através da digitação do código de barras ou de sua descrição. A figura que se segue mostra um exemplo: Página 45

47 Depois de informar os produtos, tecle <ENTER> para confirmar e, no campo Arquivo a ser gerado digite o nome e caminho do arquivo ou deixe o nome e caminho sugerido pelo xcompany. Pressione o botão [OK] para confirmar a geração do arquivo. Movimento por ECF: Gera um arquivo texto contendo o movimento registrado na impressora fiscal num determinado período, de acordo com o leiaute estabelecido pelo regulamento do PAF-ECF. Os campos disponíveis na janela de emissão do arquivo são: ECF: pressione a barra de espaços e selecione a impressora fiscal. Período de movimento do ECF: informe a data inicial e final que abrange o período de movimentos registrados na impressora. Arquivo a ser gerado: nome e caminho completo do arquivo texto que será gerado. Página 46

48 Meios de Pagto: Emite um relatório gerencial totalizando, dia a dia, os meios de pagamento utilizados durante a emissão dos cupons fiscais e dos comprovantes não fiscais. Informe apenas a data inicial e final do período a ser consultado, conforme mostra a figura abaixo: DAV Emitidos: Permite a emissão de um relatório gerencial ou a criação de um arquivo texto contendo a relação de DAV (Documento Auxiliar de Venda) emitidos dentro de um período específico: 1.Relatório Gerencial 2.Gerar Arquivo: digite 1 para imprimir um relatório gerencial ou 2 para gerar um arquivo texto. Período de Emissão: informe a data inicial e final do período em que os DAV s foram emitidos. Arquivo a ser gerado: digite o nome e caminho completo do arquivo ou deixe o nome e caminho sugerido pelo xcompany. Identificação do PAF-ECF: Imprime um relatório gerencial contendo as informações da empresa desenvolvedora de software e do aplicativo homologado pela legislação do PAF-ECF, no caso, o xcompany. Página 47

49 Vendas no Período: Permite gerar um arquivo texto contendo os movimentos de vendas realizadas num determinado período, de acordo com leiautes previamente estabelecidos. O campos a serem preenchidos são: Leiaute do Arquivo: pressione a barra de espaços e selecione entre as opções 1-Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA) ou 2-Ato COTEPE ICMS 09/08 (SPED). Período de vendas: informe a data inicial e final que abrange o período em que as vendas foram realizadas. Arquivo a ser gerado: nome e caminho completo do arquivo que será criado. Tab. Índice Técnico Produção: Esta opção não é suportada pelo xcompany, existindo apenas para atender a exigência imposta pelo regulamento do PAF-ECF. Ao selecionar esta opção, o seguinte aviso será exibido: Página 48