Apresentação do Curso

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1 Apresentação do Curso Perfil da sala E se você fosse criar uma organização do zero? Como o setor público se diferencia do Setor Privado? Qual a importância do planejamento da força de trabalho? Quais as consequências da falta de planejamento? Dilemas entre as forças ocultas do setor público Conflito entre demandante e ofertante de trabalho dentro e fora do setor público 3

2 Objetivos Gerais Situar o planejamento da força de trabalho no âmbito do planejamento estratégico da organização Identificar etapas para o planejamento da força de trabalho Exercitar uma metodologia para levantamento das necessidades de recursos humanos para a sua organização, abrangendo a dimensão quantitativa e qualitativa Reconhecer os fins e aplicações do planejamento da força de trabalho 4

3 O planejamento da força de trabalho Processo sistemático e contínuo de avaliação das necessidades futuras de recursos humanos. Planejar Envolve: Ambiente Quantitativo; Corrigir PDCA Executar Composição; Perfil Possibilita a definição das estratégias e ações necessárias para atender tais necessidades Verificar 5

4 Por que implementar o planejamento da Força de Trabalho Antecipar as adaptações necessárias no quadro de servidores frente a futuras mudanças organizacionais Identificar e reduzir lacunas entre a força de trabalho disponível e necessária no futuro Definir quadros de servidores ideais Definir melhores políticas de gestão de recursos humanos Possibilitar maior previsibilidade orçamentária 6

5 Sequência do Curso Módulo 1 Conceitos básicos e definição do perfil necessário; Definições Implementação Modulo 2 Cálculo do quantitativo necessário de servidores Módulo 3 Cálculo do quantitativo necessário de servidores Metodologia Módulo 4 Estratégias e ações de políticas e instrumentos auxiliares 7

6 Bases e Definições Módulo 1 8

7 Definição do Planejamento da força de trabalho Instrumento de gestão de recursos humanos que, aliado ao plano estratégico, contribui para o alcance dos objetivos e metas da organização, desenvolvido em etapas sucessivas de levantamento e análise de dados 9

8 É o processo que deve possibilitar... A estimativa da magnitude do quadro de servidores de uma organização, de uma área ou que efetuam determinado processo de trabalho... bem como a definição das habilidades, experiências, conhecimentos e atitudes adequadas para desempenhar as tarefas corretas no local e momento oportuno, de forma a contribuir para o alcance das metas e o sucesso da organização 10

9 Objetivos do PFT 1. Adequar o perfil dos servidores às atribuições da organização 2. Estimar os quantitativos desejados para as diversas áreas 3. Planejar as estratégias e ações de recrutamento, seleção, alocação, remanejamento e capacitação para os servidores 4. Possibilitar maior previsibilidade orçamentária das despesas com pessoal 11

10 Assim, o planejamento da força de trabalho deve: Considerar as áreas em que a organização irá centrar sua atuação no futuro Definir o quantitativo, perfil e competências necessários para o desempenho destas atribuições Avaliar a quantidade, o perfil e a distribuição atual do quadro de servidores nas diversas áreas Traçar estratégias para alcançar o quantitativo e o perfil desejados 12

11 Questões típicas do PFT Questões essenciais Quais são as atividades desempenhadas pela organização? Qual é o perfil necessário dos servidores? Como as atribuições da organização influenciam essa resposta? Quantos servidores são necessários? Como relacionar volume de trabalho e as atribuições da organização? Em que áreas devem atuar estes servidores? Questões secundárias Estrutura de incentivos 13

12 Detalhamento de questões relevantes 1. Quais são as habilidades vitais que a força de trabalho deve possuir para possibilitar o alcance dos objetivos e metas da instituição? 2. Quais são as mudanças esperadas nas atividades, processos e fluxos de trabalho da organização, em função de redefinições na missão, metas, prioridades políticas, avanços tecnológicos e do processo de terceirização? 3. Quais são os impactos sobre os recursos humanos da organização? 4. Quais serão as habilidades necessárias no futuro e quais deixarão de ser, dado este cenário? 14

13 Outras questões importantes que devem ser consideradas na elaboração do PFT 5. Quais são as estratégias de recrutamento, redistribuição, capacitação e retenção (incentivos) que deverão ser implementadas para ajudar a organização a obter uma força de trabalho qualificada e diversificada e, posteriormente, assegurar a sua manutenção? 6. Quais são os desafios que a instituição enfrentará para implementar estas estratégias? 7. Quais são as estratégias que a organização deverá adotar nos próximos anos a fim de suprir as deficiências de habilidades que poderão surgir devido aos desligamentos e aposentadorias? 8. Quais são as barreiras estatutárias, administrativas, estruturais ou culturais identificadas para a reestruturação da força de trabalho? 15

14 Quais as dificuldades para o cálculo do PFT no setor público? Planejamento da força de trabalho X projetos No limite, as atividades de uma área podem convergir para o desenvolvimento de projetos Não devemos estruturar quadros permanentes para projetos temporários Picos Contratar outro funcionário ou pagar hora extra? Como comunicar e envolver a força de trabalho nesse processo? 16

15 As etapas sequenciais do planejamento da força de trabalho são: Identificação da missão / objetivos da organização Identificação dos principais parceiros e sustentadores do planejamento da força de trabalho Avaliação das potenciais mudanças futuras em relação ao ambiente externo e interno para determinar o cenário de atividades mais provável para o período considerado; Identificação dos macroprocessos de trabalho da organização / principais produtos / metas 17

16 As etapas sequenciais do planejamento da força de trabalho são: Previsão de mudanças futuras, aprimoramentos e modernização nos macroprocessos de trabalho Levantamento do número de servidores que atuam nestes processos de trabalho 18

17 As etapas sequenciais do planejamento da força de trabalho são: Definição do perfil necessário para a força de trabalho Através de entrevistas Através de levantamentos de perfis de competências Devem ser consideradas as projeções de mudanças futuras na operacionalização dos processos de trabalho Levantamento do perfil atual dos servidores que atuam nos diversos processos de trabalho através de: Banco de talentos, Análise da chefia e, Realização de entrevistas, como instrumento opcional complementar 19

18 As etapas sequenciais do planejamento da força de trabalho são: Levantamento do volume de trabalho, tempo de execução, jornada e regime de contratação das pessoas que atuam nos diversos processos de trabalho Definição dos indicadores a serem utilizados no cálculo do número necessário de servidores Cálculo do número necessário de servidores para atuação nos processos de trabalho (considerando também o regime de contratação) 20

19 As etapas sequenciais do planejamento da força de trabalho são: Estimativa do impacto no quantitativo de pessoal decorrente da evolução futura dos desligamentos e aposentadorias e das projeções de melhorias nos fluxos de execução das atividades Definição de instrumentos e metas (e respectivos responsáveis) para a redução da defasagem entre o perfil / quantitativo atual e desejado 21

20 As etapas sequenciais do planejamento da força de trabalho são: Estimativa de custos e proposta de cronograma de implementação das metas estabelecidas Comunicação do plano Monitoramento e avaliação dos resultados 22

21 Insumos prévios necessários à definição do perfil necessário As atribuições atuais da organização As mudanças esperadas em tais atribuições em função da redefinição do papel da organização O mapeamento dos macroprocessos de trabalho A estrutura atual e desejada para a organização O levantamento das funções existentes e identificação das desejadas, que sejam compatíveis com os processos de trabalho da organização 23

22 Como definir o perfil necessário de servidores? Através de levantamentos das competências necessárias para desempenhar um determinado processo de trabalho O levantamento inclui: O mapeamento das atribuições das funções existentes Entrevistas com as chefias, os servidores que ocupam o próprio cargo, os parceiros e usuários dos serviços prestados (internos e externos à organização) A definição e utilização de formulários que permitam a consolidação destas informações (levantamento de competências) Os gerentes e servidores estratégicos devem definir o perfil necessário e definir se a competência em análise é muito ou pouco requerida 24

23 Como definir o perfil necessário de servidores? E o que fazer, uma vez definido o perfil requerido? Os servidores e as chefias devem avaliar as competências existentes e também atribuir uma gradação às mesmas A comparação entre o perfil desejado e o atual permite saber se o servidores possuem um perfil adequado ao desempenho de suas atividades e traçar uma estratégia de desenvolvimento profissional, se necessária, que pode implicar em capacitação ou redistribuição 25

24 Como definir o perfil necessário de servidores? O que é um banco de talentos? Um banco de talentos pode auxiliar no levantamento das competências já existentes É um banco com dados sobre servidores, como escolaridade, competências (atuais e requeridas), resultados de avaliações de desempenho, experiência profissional, áreas de interesse Este banco deve concentrar todas as informações importantes sobre os funcionários de uma mesma instância da administração pública, para serem compartilhados por secretarias ou ministérios 26

25 Resumindo... Perfis Levantamento dos objetivos e metas Desenho das atividades Características Indispensáveis Desejáveis 27

26 Exercício Situação 1 Vocês atuam em um hospital que até o momento realiza apenas atendimentos especializados e vai passar a realizar, a partir do próximo ano, também pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocês que façam uma identificação do perfil necessário de servidores da área finalística do hospital. Respondam: Qual o perfil dos funcionários que deverão atuar na área finalística do hospital? É distinto do atual? Como vocês fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais é semelhante ao desejado? E quais ações vocês adotariam em relação aos servidores que não estivessem adaptados? 28

27 Exercício Situação 2 A unidade que cuida da gestão de recursos humanos de sua organização está sendo reformulada. Será dividida em duas: uma cuidará das questões mais operacionais, como elaboração da folha, e outra cuidará das questões associadas às políticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades desenvolvidas na área são apenas as de cunho operacional Respondam: Qual o perfil dos funcionários que deverão atuar na unidade de recursos humanos no futuro? É distinto do atual? Como vocês fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais é semelhante ao desejado? E quais ações vocês adotariam em relação aos servidores que não estivessem adaptados? 29

28 Exercício Situação 3 Vocês atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas ainda não sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energético. Mas a empresa tomou a decisão de explorar esse recurso no futuro próximo. Respondam: Qual o perfil dos funcionários que deverão atuar nessa empresa para atender a essa decisão da organização? É distinto do atual? Como vocês fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais é semelhante ao desejado? E quais ações vocês adotariam em relação aos servidores que não estivessem adaptados? 30

29 Cálculo do Quantitativo Módulo 2 31

30 Insumos prévios necessários ao dimensionamento quantitativo da força de trabalho As alterações que vem ocorrendo nos processos de trabalho (como as inovações tecnológicas) As tendências para a composição da força de trabalho em outras organizações e países A evolução natural da força de trabalho: desligamentos, aposentadorias etc. 32

31 ESTIMATIVA DA DEMANDA POR FORÇA DE TRABALHO Para realizar essa estimativa, é necessário conhecer as metas quantificáveis associadas aos macroprocessos de trabalho da organização Macroprocessos de trabalho: conjunto de processos de trabalho que estão inter-relacionados e geram determinado produto; identificados através do desenho da cadeia de valor Principal insumo para estimar o quantitativo e identificar o perfil necessário são os processos de trabalho 33

32 Estimativa da demanda por força de trabalho Os processos de trabalho devem estar previamente ajustados E se existirem distorções muito significativas? A) propor uma solução se houver tempo hábil; B) levar em consideração que o resultado estará superdimensionado e deverá ser aplicado um redutor sobre o mesmo O número de ocupantes de cargos em comissão é definido pelo redesenho da estrutura organizacional e não pelo método aqui descrito As mudanças futuras podem influir nos processos de trabalho? 34

33 Como calcular o número necessário de servidores? Quanto mais padronizado o processo produtivo, mais fácil será estimar o número de servidores necessários Quando o processo não é padronizado, os indicadores apresentados a seguir terão de ser adaptados Neste caso, serão desenvolvidos outros indicadores Também poderá ser útil adotar um referencial (benchmark) Ou realizar entrevistas com as gerências 35

34 Como calcular o número necessário de servidores? E se o prazo não possibilitar a aplicação da metodologia completa de PFT? A aplicação da metodologia pode ficar restrita aos macroprocessos cuja execução esteja associada aos servidores da carreira para a qual é demandado o concurso Podem ser utilizados indicadores já existentes e calculados pela empresa Podem ser adotados valores referenciais definidos pela experiência passada ou por parâmetros internacionais 36

35 Como calcular o número necessário de servidores? Como usar os indicadores nas áreas meio? e nas áreas finalísticas que não são operacionais? A diferença principal, no cálculo do indicador relacionado a processos de trabalho da área meio, é que muitas vezes não há como definir uma meta quantitativa de produtos. Como poderíamos proceder para calcular o quantitativo necessário nesta situação? 37

36 Conceitos de Produtividade PF/trabalho VA/trabalho Valor/trabalho 38

37 Resumindo... Levantamento dos objetivos e metas Desenho das atividades Padronização Perfis Quantificar Características Indispensáveis Desejáveis Metas Volume Tempo Jornada 39

38 Detalhamento do Cálculo Módulo 3 40

39 Indicadores que possibilitam o cálculo do número necessário de servidores Combinações entre as informações sobre: as metas relativas aos produtos, o volume de trabalho correspondente a cada bloco de atividades, o tempo de serviço necessário para realizá-lo, e a jornada de trabalho das pessoas que o efetuam 41

40 Como calcular o número necessário de servidores? ATRAVÉS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE INDICADOR 1 = = número necessário de servidores = meta relativa ao volume de produtos demandados = produtividade média desejada para o servidor (tempo de execução médio) jorn trab= jornada de trabalho efetiva das pessoas envolvidas naquele processo de trabalho 42

41 Como calcular o número necessário de servidores? ATRAVÉS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE INDICADOR 1 A unidade de tempo pode corresponder a horas, dias, semanas ou meses, e deve ser semelhante para ambas variáveis E essa regra deve ser utilizada quando o processo de trabalho está claramente associado à geração de um produto específico, ou é possível identificar o(s) produto(s) que cada servidor gera (se for mais de um produto, o cálculo se repete) 43

42 Como calcular o número necessário de servidores? Quando o processo de trabalho gera uma série de produtos e os servidores colaboram em todos produtos, tornando difícil a identificação do tempo destinado à execução de um produto específico por parte de um servidor, deve-se adotar o seguinte método, que é uma generalização do anterior:, / 0 / #$ % = ' ' ' logo, = + #$ % = carga horária total que se deseja dispender naquele processo de trabalho, ou para gerar um determinado volume de produtos em um período pré-definido = meta relativa ao volume de cada produto demandado = produtividade média desejada para o servidor (tempo de execução médio) 1 = um dos produtos associados a este bloco de atividades 2 = número de produtos associados a este bloco de atividades 44

43 Como calcular o número necessário de servidores? COMO USAR OS INDICADORES NAS ÁREAS MEIO? E NAS ÁREAS FINALÍSTICAS QUE NÃO SÃO OPERACIONAIS? ALTERNATIVA 1 Uma alternativa, neste caso, é associar a meta ao tempo de execução da atividade Por exemplo, ao estabelecimento de um prazo máximo de permanência de um processo em um setor ao invés de um número de processos administrativos que devam ser analisados em um certo período, ou do prazo máximo para espera em um atendimento Mesmo se a meta se referir ao prazo, deve ser calculado, de qualquer forma, o volume de produtos necessário para cumprir os prazos determinados 45

44 Como calcular o número necessário de servidores? COMO USAR OS INDICADORES NAS ÁREAS MEIO? E NAS ÁREAS FINALÍSTICAS QUE NÃO SÃO OPERACIONAIS? ALTERNATIVA 1 Neste caso, deve ser analisada a demanda de trabalho da área no período desejado: quantos processos ingressam neste período, quantas pessoas desejam ser atendidas em tal período... E uma vez reconhecida essa demanda, deve-se utilizar o indicador 1 para calcular o número de servidores necessários 46

45 Resumindo... 47

46 Exercício Situação 1 Vocês atuam em um hospital que até o momento realiza apenas atendimentos especializados e vai passar a realizar, a partir do próximo ano, também pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocês que façam uma estimativa do número de servidores necessários na nova ala de pronto atendimento Respondam: Que informações vocês considerariam para calcular o número de servidores diretamente envolvidos no pronto atendimento? Que indicadores utilizariam? Qual seria a composição desse quadro de servidores administrativos? Qual o número ideal de servidores que deverão atuar nessa nova área? 48

47 Exercício Situação 2 A unidade que cuida da gestão de recursos humanos de sua organização está sendo reformulada. Será dividida em duas: uma cuidará das questões mais operacionais, como elaboração da folha, e outra cuidará das questões associadas às políticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades desenvolvidas na área são apenas as de cunho operacional Respondam: Que informações vocês considerariam para calcular o número de servidores nessa divisão que cuida das questões operacionais relacionadas á gestão de recursos humanos? Quais indicadores utilizariam? Qual seria a composição do quadro de servidores que permaneceria cuidando dessa atividade? Qual o número ideal de servidores que deverão atuar nessa atual atividade? 49

48 Exercício Situação 3 Vocês atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas ainda não sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energético. Mas a empresa tomou a decisão de explorar esse recurso no futuro próximo. Respondam: Que informações vocês considerariam para calcular o número de servidores necessário para atuar diretamente na extração dessa nova fonte energética, uma vez que ela já se encontre em produção? Quais indicadores utilizariam? Qual seria a composição do quadro de servidores que estaria envolvido na extração dessa fonte de energia? Qual o número ideal de servidores que deverão atuar nesse macroprocesso de trabalho? 50

49 Como calcular o número necessário de servidores? E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NÃO É QUANTIFICÁVEL COM FACILIDADE? ALTERNATIVA 2 Outra possibilidade consiste na adoção de um critério de proporcionalidade entre o número necessário de servidores das áreas meio e finalísticas À medida que forem realizados e disponibilizados os resultados de uma quantidade maior de planejamentos da força de trabalho, a estimativa desta proporcionalidade poderia ser calculada e utilizada em outros PFT s, o que facilitaria muito o processo de definição do número necessário de servidores 51

50 Como calcular o número necessário de servidores? E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NÃO É QUANTIFICÁVEL COM FACILIDADE? ALTERNATIVA 2 O levantamento dos tempos e volumes de trabalho se resumiria aos processos de trabalho realmente essenciais para a organização, vinculados aos principais produtos E o quantitativo necessário nos blocos de atividade das áreas meio seria calculado de forma proporcional ao obtido para as áreas analisadas Mas essa alternativa só poderia ser disseminada após a realização de alguns PFTs em algumas organizações 52