N. Pinto Fernandes, Lda. Consultores de Gestão

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1 Exma. Senhora Dra. Ana Vieira CCP Confederação do Comércio e Serviços de Portugal Por Ref.: CCP/027/2012 Assunto: Regras de facturação Decreto-Lei nº 197/2012, de 24 de Agosto. Exma. Senhora Dra., Relativamente às dúvidas colocadas pela Vossa Associada de Viseu e que incidem sobre as obrigações em matéria de facturação decorrentes do Decreto-Lei nº 197/2012, de 24 de Agosto, vimos prestar os seguintes esclarecimentos. 1. Generalidades Como ponto prévio não deixaremos de frisar que as obrigações em matéria de facturação se encontram dispersas por uma série de diplomas e que só da conjugação de todos eles é que se poderá ter um quadro global das obrigações que deles resultam para os sujeitos passivos. Infelizmente, no nosso entendimento, essa conjugação não é linear e, bem pelo contrário, dela resultando algumas incoerências, as quais só com algum bom senso poderão ser sanadas. 2. Obrigação de facturação O Decreto-Lei nº 197/2012, veio estabelecer uma obrigação transversal de facturação a todos os sujeitos passivos de IVA. Essa obrigação vai afectar sobretudo os sujeitos passivos que se encontravam dispensados de facturação nos termos da anterior redacção do artigo 40º do Código do IVA. No entanto, tem impacto noutros domínios, como também veremos.

2 Para já não se deixa de assinalar o desaparecimento da expressão documentos equivalentes, pelo que se porá em causa o uso de notas de débito para efeitos de facturação, afigurando-se-nos reduzir-se o seu uso à mera rectificação de facturas. 3. Retalhistas e prestadores de serviços A) O fim dos talões de venda Recordamos aqui que nos termos daquele artigo 40º, se admitia, nomeadamente, a dispensa de emitir facturas nas transmissões de bens efectuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes e em outras prestações de serviços cujo valor fosse inferior a 10. Essa dispensa pressupunha que o cliente fosse um particular que não destinasse os bens ou serviços adquiridos ao exercício de uma actividade comercial, industrial ou profissional e a transacção fosse efectuada a dinheiro. É certo que nestes casos, impunha-se a emissão de talão de venda previamente numerado, nos termos do artigo 5.º do Decreto-Lei nº 198/90, de 19 de Junho, ou através de máquinas registadoras, terminais electrónicos ou balanças electrónicas, com registo obrigatório das operações no rolo interno da fita da máquina, por cada transmissão de bens ou prestação de serviços. Impunha-se que tais talões fossem datados, numerados sequencialmente e que contivessem os seguintes elementos: a) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços; b) Denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados; c) O preço líquido de imposto, as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis. Esta dispensa de facturação não afastava a obrigação de emitir factura quando se transmitissem bens ou serviços a sujeitos passivos do imposto, bem como a adquirentes não sujeitos passivos que exigissem a respectiva emissão. Ora, o talão de venda deixa de ser admitido. Esse talão é substituído pelas facturas simplificadas.

3 B) Facturas simplificadas É admitida a emissão de facturas simplificadas nas transmissões de bens efectuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares quando o valor da factura seja inferior a É ainda admitida a emissão de facturas simplificadas em quaisquer outras transmissões de bens e prestações de serviços de montante não superior a 100. Vejamos então, face à nova redacção do artigo 40.º do Código do IVA, que elementos deverão conter as facturas simplificadas: a) Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços obrigação já existente nos talões de venda; b) Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados acrescentou-se a obrigação de expressar a quantidade; c) O preço líquido de imposto, as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis obrigação já existente nos talões de venda; d) Número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, quando for sujeito passivo, ou quando o não seja, este o solicite obrigação nova. Sublinha-se que estas facturas simplificadas podem ser processadas nos termos previstos no artigo 5.º do Decreto-Lei nº 198/90, de 19 de Junho, ou ainda por outros meios electrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais electrónicos ou balanças electrónicas, com registo obrigatório das operações no rolo interno da fita da máquina ou em registo interno por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, ou seja, em linha com o que vinha sendo admitido para os talões de venda. Falta, porém, saber se, do ponto de vista técnico, os equipamentos existentes se adaptam às novas exigências, sobretudo tendo em consideração que a Portaria nº 22-A/2012, de 24 de Janeiro, que, como é sabido, impôs determinadas exigências quando legalmente se usem equipamentos ou programas de facturação não certificados. Recorda-se que, segundo essa Portaria, tais equipamentos, quando, para além dos talões de venda (no futuro, das facturas simplificadas), emitam quaisquer outros documentos susceptíveis de apresentação aos clientes como comprovativo da transmissão de bens ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa, devem:

4 a) Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos: i) Data e hora da emissão; ii) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços; iii) Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados; iv) O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto; v) A indicação de que não serve de factura; b) Registar os documentos numa série específica em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal electrónico, evidenciando igualmente os documentos anulados. Convém frisar que, conforme as instruções divulgadas pela AT (Ofício-circulado nº 30136, de 19 de Novembro de 2012), estas facturas não contemplam a possibilidade de indicação do nome e morada do adquirente, assim como o motivo da não aplicação do imposto nem da data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, ou os serviços foram realizados, quando essa data não coincida com a respectiva emissão, pelo que, quando estejam em causa essas circunstâncias, haverá que emitir facturas nos termos gerais artigo 36º do Código do IVA. 4. Caso particular dos serviços de transporte, de estacionamento, portagens, entradas em espectáculos e dos aparelhos de distribuição automática A nova redacção do artigo 40º do Código do IVA mantém a dispensa de emissão de factura nos seguintes casos: a) Prestações de serviços de transporte, de estacionamento, portagens e entradas em espectáculos, quando seja emitido um bilhete de transporte, ingresso ou outro documento ao portador comprovativo do pagamento; b) Transmissões de bens efetuadas através de aparelhos de distribuição automática que não permitam a emissão de factura. Nestes casos, haverá, porém, que dar cumprimento à obrigação de registo das transmissões de bens e das prestações de serviços efectuadas.

5 Conforme veiculado no já citado Ofício-circulado, estes documentos não conferem direito à dedução do imposto, designadamente porque não contêm a identificação do sujeito passivo adquirente. 5. Registo em caso de facturas simplificadas Os sujeitos passivos que emitam este tipo de facturas e não utilizem sistemas informáticos integrados de facturação e contabilidade podem efectuar o registo das operações, realizadas diariamente com não sujeitos passivos, pelo montante global das contraprestações recebidas pelas transmissões de bens e prestações de serviços tributáveis, imposto incluído, assim como pelo montante das contraprestações relativas às operações não tributáveis ou isentas. Mantém-se a obrigação de efectuar tal registo, o mais tardar, no 1.º dia útil seguinte ao da realização das operações, sendo feito com base em duplicados das facturas emitidas, em extractos diários produzidos pelos equipamentos electrónicos relativos a todas as operações realizadas ou em folhas de caixa, que podem substituir o mesmo registo desde que contenham a indicação inequívoca de um único total diário. 6. Outras dispensas de facturação Nos termos do nº 3 do artigo 29º do Código do IVA, prevê-se a dispensa de emissão de factura aos sujeitos passivos que pratiquem exclusivamente operações isentas de imposto, excepto quando essas operações dêem direito a dedução nos termos da alínea b) do nº 1 do artigo 20.º do mesmo Código. Essa dispensa mantém-se, afigurando-se-nos decorrer das orientações divulgadas pela AT no citado Ofício-circulado 30136, uma aplicação mais abrangente desta norma. Também se mantém a dispensa de emissão de factura pelos sujeitos passivos abrangidos pelo regime especial de isenção dos pequenos contribuintes previstos no artigo 53º do Código do IVA. No entanto, quando estes contribuintes procederem a sua emissão terão de observar o disposto no artigo 36º do mesmo Código, como também se vê das mesmas orientações. 7. Para os sujeitos passivos em geral Conforme dispõe o artigo 29º, nº 1, alínea b), do Código do IVA, é obrigatória a emissão de uma factura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efectuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços.

6 Não é permitida aos sujeitos passivos a emissão e entrega de documentos de natureza diferente da factura para titular a transmissão de bens ou prestação de serviços aos respectivos adquirentes ou destinatários, sob pena de aplicação das penalidades legalmente previstas. A factura deve ser emitida dentro dos seguintes prazos: a) O mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido; b) O mais tardar no 15.º dia do mês seguinte àquele em que o imposto é devido, no caso das prestações intracomunitárias de serviços que sejam tributáveis no território de outro Estado membro; c) Na data do recebimento, no caso de pagamentos relativos a uma transmissão de bens ou prestação de serviços ainda não efectuada; d) Na data do recebimento, no caso em que o pagamento coincide com o momento em que o imposto é devido. Quanto ao seu conteúdo, poderemos dizer que não existem alterações relevantes. Efectivamente, as facturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos: a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto; b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efectivamente transaccionadas devem ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução; c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável; d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido; e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;

7 f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura. A indicação na factura da identificação e do domicílio do adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo não é obrigatória nas facturas de valor inferior a 1.000, salvo quando o adquirente ou destinatário solicite que a factura contenha esses elementos. Em Anexo transcrevemos o quadro divulgado pela AT sobre as menções que devem constar das facturas. 8. Modos de processamento das facturas As facturas podem ser processadas através de sistemas informáticos de facturação ou pré-impressas em tipografias autorizadas, conforme se vê do nº 1 do artigo 5º do Decreto-Lei nº 198/90, de 19 de Junho. Podem ser emitidas por meios electrónicos nos termos do artigo 3º do Decreto-Lei nº 196/2007, de 15 de Maio. Chamamos a atenção que a escolha entre facturas pré-impressas ou emitidas por sistemas de computador não é livre, uma vez que a Portaria nº 363/2010, de 23 de Junho, alterada pela Portaria nº 22-A/2012, de 24 de Janeiro, veio impor a obrigação de utilização de programas certificados pela AT à generalidade dos sujeitos passivos, excluindo apenas os que reúnam algum dos seguintes requisitos: a) Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respectivos direitos de autor; b) Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior ou igual a ; c) Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de facturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a unidades; d) Efectuem transmissões de bens através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré-impresso e ao portador comprovativo do pagamento. Na ponderação destas decisões a tomar neste domínio não poderão ser esquecidas as obrigações de comunicação de facturas e de documentos de transporte que passam a ser impostas aos sujeitos passivos.

8 No que concerne às facturas electrónicas, com as alterações introduzidas ao artigo 3º do citado Decreto-Lei nº 196/2007, de 15 de Maio, passa a admitir-se, para efeitos de garantia da autenticidade da sua origem e da integridade do seu conteúdo, para além da aposição da assinatura electrónica avançada nos termos do Decreto-Lei nº 290-D/99, de 2 de Agosto, e do sistema de intercâmbio electrónico de dados nos termos do Acordo tipo EDI Europeu, quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre as facturas e as transmissões de bens ou prestações de serviços que titulam. 9. Documentos rectificativos de facturas O nº 7 do artigo 29º do Código do IVA foi alterado no sentido de determinar a emissão de um documento rectificativo da factura sempre que o valor tributável ou o imposto sejam alterados por qualquer motivo, impondo que nele seja feita referência à factura rectificada. A AT veio esclarecer que as notas de crédito ou notas de débito são documentos rectificativos de facturas. Quando se trate de devoluções de mercadorias anteriormente transaccionadas entre as mesmas pessoas, as facturas são substituídas por guias de devolução quando se trate de devoluções, devendo a sua emissão processar-se o mais tardar no 5.º dia útil seguinte à data da devolução. Também estas guias devem fazer referência à factura. Tanto as notas de crédito e as notas de débito como as guias de devolução deverão fazer referência aos elementos da factura que são objecto de alterações. 10. Nova obrigação de comunicação das facturas O Decreto-lei nº 198/2012, de 24 de Agosto, veio impôr a obrigação de comunicação até ao dia 8 do mês seguinte ao da emissão das facturas emitidas. A) Pessoas abrangidas A obrigação aplica-se às pessoas, singulares ou colectivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português e aqui pratiquem operações sujeitas a IVA, que ficam obrigadas a comunicar à (AT), por transmissão electrónica de dados, os elementos das facturas emitidas nos termos do Código do IVA.

9 B) Modos de comunicação Nos casos de facturação electrónica, a comunicação é feita em tempo real, integrada no próprio programa de facturação. Não sendo o caso, emergem duas possibilidades: a) Sujeitos passivos obrigados a produzir o ficheiro SAFT (PT) Podem optar pela comunicação em tempo real ou por transmissão electrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAFT (PT), criado pela Portaria nº 321-A/2007, de 26 de Março, alterada pela Portaria nº 1192/2009, de 8 de Outubro, contendo os elementos das facturas; b) Sujeitos passivos não obrigados a produzir o ficheiro SAFT (PT) Podem optar por inserção directa no Portal das Finanças ou por outra via electrónica, nos termos a definir por portaria do Ministro das Finanças. O modo de comunicação referido não pode ser alterado no decurso do ano civil. 11. Nova obrigação de comunicação dos documentos de transporte O mesmo Decreto-Lei nº 198/2012, de 24 de Agosto, altera o regime de bens em circulação previsto no Decreto-Lei nº 147/2003, de 11 de Julho, e estabelece a obrigação de comunicação prévia dos documentos de transporte. Assim e no que concerne aos modos de processamento dos documentos de transporte, prevêm-se as seguintes modalidades: a) Por via electrónica, devendo estar garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, de acordo com o disposto no Código do IVA; b) Através de programa informático que tenha sido objecto de prévia certificação pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), nos termos da já citada Portaria nº 363/2010,de 23 de Junho; c) Através de software produzido internamente pela empresa ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, de cujos respectivos direitos de autor seja detentor;

10 d) Directamente no Portal das Finanças; e) Em papel, utilizando-se impressos numerados seguida e tipograficamente. Nos casos referidos nas alíneas b) a e), os documentos de transporte devem ser processados em três exemplares. Nas decisões que se adoptem neste domínio, convirá ponderar a circunstância de passar a existir uma obrigação de comunicação prévia, antes do início do transporte, dos documentos de transporte para todos os sujeitos passivos que, no período de tributação anterior, para efeitos dos impostos sobre o rendimento, tenham obtido um volume de negócios superior a Essa comunicação prévia pode ser feita por transmissão electrónica de dados quando se tenha adoptado uma das modalidades referidas nas alíneas a) a d). Nestes casos a AT atribui um código de identificação ao documento e o transportador fica dispensado da impressão do documento de transporte. Nos casos em que adopte impressos numerados seguida e tipograficamente, a comunicação é feita através de serviço telefónico disponibilizado para o efeito, com indicação dos elementos essenciais do documento emitido, com inserção no Portal das Finanças até ao 5.º dia útil seguinte. A PLOE prevê, ainda, a dispensa de comunicação quando a factura sirva também como documento de transporte e seja emitida através de uma das modalidades referidas em a) a d). No entanto, há que esperar pela publicação da Lei do OE para confirmar esta disposição. 12. Entrada em vigor das alterações No que concerne às novas regras de facturação, regras essas que emanam do Decreto-Lei nº 197/2012, de 24 de Agosto, as mesmas entram em vigor no próximo dia 1 de Janeiro de No que concerne à obrigação de comunicação das facturas emitidas no mês anterior e às novas regras no domínio da circulação de mercadorias, o Decreto-Lei nº 198/2012, determinou a sua entrada em 1 de Janeiro de Todavia, a PLOE para 2013 prevê que as alterações no domínio do regime de circulação de mercadorias apenas entrem em vigor no dia 1 de Maio de Há, porém, que aguardar pela publicação da respectiva lei para confirmar esta esta disposição.

11 13. Infracções Nos termos do artigo 123.º do RGIT: A não passagem de recibos ou facturas ou a sua emissão fora dos prazos legais, nos casos em que a lei o exija, é punível com coima de 150 a 3.750; A não exigência, nos termos da lei, de passagem ou emissão de facturas ou recibos, ou a sua não conservação pelo período de tempo nela previsto, é punível com coima de 75 a Sem outro assunto, subscrevemo-nos com elevada consideração. De V. Exa., Atentamente, Lisboa, 29 de Novembro de 2012 Francisco Pinto Fernandes

12 ANEXO (Extraído do Ofício-circulado nº 30136, de 19 de Novembro de 2012) Motivo Norma aplicável Menção Elaboração da fatura pelo adquirente dos bens ou serviços Alínea c) do n.º 11 do art.º 36.º do CIVA Autofaturação Situações em que o destinatário ou adquirente é o devedor do imposto Regime especial aplicável ao ouro para investimento Alíneas i), j) e l) do nº 1 do art.º 2.º do CIVA Alínea a) do n.º 6 do art.º 6.º do CIVA (a contrario) IVA autoliquidação N.º 4 do artigo 5.º e n.º 2 do art.º 10.º, ambos do anexo ao Decreto-Lei n.º 362/99, de 16 de setembro Regime especial das agências de viagens e circuitos turísticos Regime especial de tributação dos bens em segunda mão, objectos de arte, de coleção e antiguidades N.º 2 do art.º 4.º do Decreto-Lei n.º 221/85, de 3 de julho N.º 1 do art.º 6.º do anexo ao Decreto-Lei n.º 199/96, de 18 de outubro Regime da margem de lucro Agências de viagens Regime da margem de lucro Bens em segunda mão Regime da margem de lucro Objetos de arte Regime da margem de lucro Objetos de coleção e antiguidades (NOTA: conforme os casos) Regime especial de exigibilidade do IVA nas empreitadas e subempreitadas de obras públicas Regime especial de exigibilidade do IVA nas entregas de bens às cooperativas agrícolas N.º 1 do art.º 7.º do anexo ao Decreto-Lei n.º 204/97, de 9 de agosto N.º 1 do art.º 5.º do anexo ao Decreto-Lei n.º 418/99, de 21 de outubro Exigibilidade de caixa Regime especial de exigibilidade do IVA nos serviços de transporte rodoviário nacional de mercadorias Regime especial de isenção Artigo 53.º do CIVA Anexo à Lei n.º 15/2009, de 1 de abril Artigo 57.º do CIVA (NOTA: situações em que o imposto é exigível no momento do pagamento) IVA regime de isenção Regime especial dos pequenos retalhistas Artigo 60.º do CIVA Regime de tributação dos combustíveis líquidos aplicável aos revendedores Artigo 62.º do CIVA N.º 4 do art. 72º do CIVA IVA não confere direito à dedução IVA não confere direito à dedução (ou expressão similar)

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