Gestix Life. Software para Prestadores de Cuidados Continuados de Saúde

Transcrição

1 Gestix Life Software para Prestadores de Cuidados Continuados de Saúde

2 Apresentação O novo sistema GESTIX LIFE é um software de gestão dirigido para a administração de entidades prestadoras de cuidados continuados de saúde, optimizado para a automatização dos processos de facturação. O sistema permite reduzir os recursos humanos e o tempo necessários ao tratamento da facturação, de forma fácil e totalmente integrada com a gestão de contas correntes, fornecedores e inventário. Os serviços de base são associados ao cliente na sua ficha de contrato ao dar entrada na Unidade. Consumos pontuais durante o mês são registados em Talões de Conta Corrente, quando não são pagos no momento. No final do período de facturação, ou à saída do cliente, a sua factura é automaticamente calculada, bastando ao operador dar a respectiva ordem de impressão, no conjunto ou caso a caso. A facturação automática, totalmente integrada nas funcionalidades gerais do sistema GESTIX, abrange: Factura de Utentes Particulares Facturas de Utentes da Rede (média e longa duração) Facturas de Diárias de Internamento (média e longa duração) O menu do módulo opcional de Ponto de Venda proporciona a rápida emissão de talões e vendas a dinheiro, entre outros documentos, de liquidação imediata ou para conta mensal de facturação ao cliente. O sistema é licenciado por número de camas e postos de trabalho por forma a optimizar o investimento face às necessidades.

3 Index Gestix Life...1 Apresentação Guia de Facturação de Particulares, Utentes/ISS e ARS Definir os Produtos Comparticipados...4 Definir os Contratos...4 Talões e Pagamentos...4 Interrupções de Permanência...4 Facturar...5 Facturação Automática Particulares Contrato de Cliente (particular)...5 Geração da Facturação de Particulares...7 Serviço Comparticipado (produto)...8 Contrato do Cliente (utente)...12 Geração da Facturação de Utentes/ISS...13 Facturação Automática - ARS Contrato da entidade ARS...17 Geração da Facturação ARS...18 Notas de Implementação Contratos e Automatização da Facturação...21 Clientes...25 Talão de C/C...25 Pagamentos de C/ de V. Exa Factura Manual...25

4 Guia de Facturação de Particulares, Utentes/ISS e ARS Definir os Produtos Comparticipados Definir dois produtos: Apoio Social Utente MD, e Apoio Social Utente LD. Ambos os produtos são definidos como Serviço Comparticipado (ver abaixo, secção "Facturação Automática - Comparticipações"). Ambos referem as mesmas entidades mas os itens Diárias e Internamento diferem: num caso são os de média duração, noutro caso os de longa duração. Definir os Contratos É definido um contrato para cada cliente particular com um ou mais items referentes a serviços não comparticipados. É definido um contrato para cada Utente/ISS, com o primeiro item referindo-se ao serviço comparticipado, e eventualmente com outros items não comparticipados. É definido um contrato referente à entidade ARS, sem items. Talões e Pagamentos Os Talões de C/C e Pagamentos de C/ do período a facturar são lançados nas datas respectivas. Interrupções de Permanência As interrupções de clientes utentes são registadas nas datas respectivas (menu Clientes, ficha de Cliente / Interrupções, ou menu Contratos / Interrupções).

5 Facturar Primeiro fazer a facturação de Utentes/ISS (menu Contratos/Clientes). Depois fazer a facturação de ARS (menu Contratos/Comparticipação). A facturação dos Particulares (menu Contratos/Pendente Facturação) é independente, podendo ser feita a qualquer momento. Facturação Automática Particulares Contrato de Cliente (particular) No contrato, o cliente particular é registado com a data de início (check-in). A data de fim, quando preenchida, indica a saída (check-out) do cliente. O período definido Mensal ou Diário determina se os valores indicados no contrato são mensais ou diários, respectivamente. Os valores são indicados no campo Quantia e através das fichas dos serviços seleccionados, se algum. Se o campo Quantia for deixado a zero, o contrato deverá então ter um serviço seleccionado, com preço.

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7 Geração da Facturação de Particulares A factura mensal é gerada em Contratos / Pendente de Facturação, dados o período a processar, a data a atribuir à factura e a respectiva data de vencimento.

8 Facturação Automática - Utentes/ISS Serviço Comparticipado (produto) A ficha do serviço comparticipado é disponibilizada para contratos de utentes. São preenchidos campos suplementares para definir a tipologia do produto: designação da parcela do utente entidade ISS serviço da parcela da ISS (inserida também na factura ao utente) serviço a incluir na factura a ISS (reservado) entidade ARS serviço das diárias internamento serviço das medicações

9 Detalhe da ficha do serviço comparticipado:

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11 Detalhe de um dos serviços constituintes:

12 Contrato do Cliente (utente) No contrato, o cliente é registado com a data de início (check-in). A data de fim, quando preenchida, indica a saída (check-out) do cliente. O período definido Mensal ou Diário determina se os valores indicados no contrato são mensais ou diários, respectivamente. Estes contratos, tem Dia de Facturação igual a 1 e referem um só serviço comparticipado: o primeiro dos três possíveis. Detalhe do contrato de Cliente (utente)

13 Detalhe da ficha do Cliente (utente) Geração da Facturação de Utentes/ISS A facturação é gerada no menu Contratos / Clientes.

14 Possibilita a verificação final antes de gravar e imprimir a(s) factura(s) geradas (apenas uma no exemplo).

15 E a factura, uma vez gravada, pode ser consultada e editada. Imprimida ou convertida em PDF:

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17 Facturação Automática - ARS Contrato da entidade ARS O contrato da entidade comparticipadora (ARS) deve identificar a ficha de cliente correspondente à entidade, porém não tem de ter valores nem serviços associados: refere-se aos serviços e valores inseridos na ficha do "serviço comparticipado". Exemplo de contrato para a entidade ISS (no caso da ARS, muda o campo Cliente):

18 Geração da Facturação ARS Depois de feita a facturação a utentes, a facturação a entidades comparticipadoras é feito no menu Contratos / Comparticipação.

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21 Notas de Implementação Contratos e Automatização da Facturação 1. Campo Período: Diário ou Mensal. A facturação é sempre processada mensalmente (Contratos/Pendente de Facturação) mas os valores especificados no contrato são considerados diários ou mensais, respectivamente. 1. Diária - os valores são multiplicados pelo número de dias processado 2. Mensal - os valores são incluidos integralmente independentemente do período processado 2. Facturação: Período Anterior, Corrente ou Seguinte. Contempla a modalidade de facturação diferida (é facturado o mês anterior) e de facturação antecipada (é facturado o mês seguinte) além da modalidade de facturação do mês corrente. 3. Valor do contrato: é a soma da parcela Quantia e dos preços unitários dos Serviços associados ao contrato. Quando o período é diário, todos estes valores são multiplicados pelo número de dias facturado. 4. Serviços Comparticipados (Tipologia) Um serviço comparticipado é associado a um cliente através de um contrato. Na ficha do cliente é registada a percentagem de comparticipação do utente. A designação do serviço principal aparece na factura do cliente final em cujo contrato o serviço é referido. Encargos de Apoio Social Utente 31 dias 8,99 278,69 De a O preço diário indicado nesta ficha de serviço é o total a debitar não havendo comparticipação. Este preço será depois multiplicado pela percentagem de comparticipação definida na ficha do cliente final (Parte Cliente %), para achar o preço a pagar

22 pelo utente. O preço a pagar pela entidade comparticipadora é a diferença entre o preço total do serviço e a parte a pagar pelo utente. Para completar a ficha do serviço comparticipado é necessário preencher os seguintes dados suplementares relativos às entidades comparticipadoras e designações dos serviços a facturar a estas: 1. Entidade ISS 2. Comparticipação - item associado à parcela de comparticipação por parte do ISS. Encargos Apoio Social Seg Soc 31 dias 8,99 278,69 De 2008/12/01 a 2008/12/31 3. Factura (não usar) 4. Entidade ARS 5. Diárias - item para "Diárias de Internamento" Faz uma factura à ARS com um serviço por utente. O preço é multiplicado pelo número de dias para dar o respectivo total: Nome do Utente <Data de Entrada*> (se mês incompleto) Até <Data de Saída*> (se mês incompleto) Diárias de Internamento 31 dias Meds - item para "Medicação" Faz uma factura à ARS com um serviço por utente cujo preço é multiplicado pelo número de dias: Nome do Utente

23 <Data de Entrada*> (se mês incompleto) Até <Data de Saída*> (se mês incompleto) Medicação 31 dias Facturação a Utente/ISS e ARS O menu Contratos mostra 5 opções: Pendente de Facturação - facturação de particulares Clientes - facturação de utentes da rede Comparticipação - facturação a entidades ARS Contratos - manutenção dos contratos Interrupção - registo das interrupções de estadia A facturação de comparticipados é feita no menu Contratos pela seguinte ordem: primeiro processa-se Clientes (utentes/iss), e depois Comparticipação (ARS). 1. Cliente - Utente - uma factura no período por utente. Os contratos dos utentes devem ter Dia de Facturação 1 e referir um só serviço comparticipado: o primeiro dos três possíveis. É feita a factura pelos dias do período descontadas as interrupções. A "Referência" atribuída à factura é a designação do mês e o ano, e à "V/Ref." é o conteúdo do campo "Ref. ISS" da ficha do utente. (A factura gerada pode depois ser editada, permitindo adicionar outros itens ou documentos.) Encargos de Apoio Social Utente 31 dias 8,99 278,69 De 2008/12/01 a 2008/12/31

24 Encargos Apoio Social Seg Soc 31 dias 8,99 278,69 De 2008/12/01 a 2008/12/31 Valor a pagar pelo Utente: 278,69 Euros (duzentos e setenta e oito euros e sessenta e nove cêntimos) 2. Comparticipação - ARS É feita uma factura para o serviço Diárias e outra para o serviço Manutenção. Cada uma destas facturas insere um item por cada utente e por cada período processado, repetindo o cliente no caso de haver descontinuidades no período. O contrato da ARS deve identificar a ficha de cliente correspondente à entidade, porém não tem de ter valores nem serviços associados: refere-se aos serviços e valores inseridos na ficha do "serviço comparticipado". Diárias Manutenção Nome do Utente <Data de Entrada*> (se mês incompleto) Até <Data de Saída*> (se mês incompleto) Diárias de Internamento 31 dias 10,00 310,00 Nome do Utente <Data de Entrada*> (se mês incompleto) Até <Data de Saída*> (se mês incompleto) Medicação 31 dias 10,00 310,00

25 Clientes 6. O acesso aos contratos de clientes também se pode fazer a partir da ficha de cada cliente. 7. A ficha de cliente apresenta novos campos: Talão de C/C 1. Referência ISS - a atribuir ao campo V/Refª da facturação gerada. 2. Parte Cliente (%) - percentagem paga pelo utente. 3. Refª da Autorização de Débito Directo 4. Data da Autorização Talão de C/C é o documento de venda básico que tanto pode ser liquidado no momento e ser convertido numa VD como ser facturado automaticamente no período do contrato. Para criar séries de Talão de C/C, em Admin / Documentos de Cliente, escolher o tipo de documento "Guia de Consignação" e dar a designação "Talão de C/C" ou outra. Pagamentos de C/ de V. Exa. Pagamentos de C/ de V. Exa. é o documento que acompanha um pagamento por conta do cliente: pode ser processado numa factura (manualmente, em Facturação, ou automaticamente, em Contratos), ou directamente num recibo. O seu valor, quando facturado, não contribui para o total líquido de imposto da factura, nem para efeitos de apuramento de vendas. Para criar séries deste documento, em Admin / Documentos de Cliente, escolher o tipo de documento "Nota Provisória" e dar a designação "Pagamentos de C/ de V. Exa." ou outra. Factura Manual A Factura manual pode agora incluir simultaneamente serviços e talões de C/C ou Pagamentos de Conta. Começa-se por registar os serviços e no fim usa-se o botão Documento para incluir os documentos a processar.