MONITORAMENTO DE ENTREGAS E ROTEIRIZADOR DE FROTAS:

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1 MONITORAMENTO DE ENTREGAS E ROTEIRIZADOR DE FROTAS: FERRAMENTAS FUNDAMENTAIS NA DISTRIBUIÇÃO 1

2 ÍNDICE Introdução Monitoramento de entregas Como a tecnologia pode ajudar a central de monitoramento de entregas? Implantando um sistema de autenticação de entregas Convencendo a equipe dos benefícios do acompanhamento de entregas Roteirização de frotas O que é roteirização? Vantagens e ferramentas da roteirização... +Bônus: Como escolher a melhor solução?... Conclusão

3 Introdução É comum encontrarmos pessoas reclamando que compraram algum produto e a entrega está atrasada. Esse tipo de reclamação não atinge somente o público final, como também comércios, supermercados e lojas de departamento. O atraso do serviço pode implicar na recusa do produto por vários fatores: insatisfação do cliente, compra do mesmo artigo em outro local, ou mercadoria com defeito, como em casos de supermercados que podem receber produtos com o prazo de validade próximo do vencimento. Para que as entregas sejam realizadas no tempo estimado, as transportadoras precisam fazer a correta gestão de frotas, principalmente na parte de roteirização. Contudo, nem sempre é fácil escolher o melhor caminho para o condutor, considerando ainda imprevistos com desvios e tráfego intenso. No entanto, todos esses problemas relacionados às mercadorias podem ser reduzidos e até mesmo eliminados com o uso de ferramentas para monitoramento de entregas e roteirizador de frotas. Para ajudar o setor atacadista distribuidor, preparamos esse e-book em parceria com a MapLink, empresa líder de mercado em geolocalização, com informações sobre as tecnologias disponíveis para o setor. Para facilitar a leitura, dividimos o material em duas partes: monitoramento de entregas e roteirizador de frotas. Em ambos capítulos vamos abordar assuntos que envolvem gestão de frota e os processos que compreendem os transportes e deslocamentos, como tempo, custos e rotas. Desejamos uma boa leitura! 3

4 1. Monitoramento de entregas Com um panorama das operações, gestores podem tomar decisões com muito mais assertividade e segurança. Você provavelmente sabe disso, mas talvez ainda não tenha tecnologia que suporte o monitoramento das entregas na sua empresa. Abaixo, falaremos dos benefícios que ferramentas podem trazer para os processos e operações logísticas no setor. 1.1 Como a tecnologia pode ajudar a central de monitoramento de entregas? Tecnologias como sistemas de monitoramento são implementados em empresas para reduzir erros, automatizar tarefas e aumentar a produtividade da equipe. Os softwares desenvolvidos para as centrais de monitoramento de entregas oferecem todos esses benefícios, além de ainda possibilitarem o acesso às informações em tempo real, prática fundamental para um bom resultado. Com o uso de um sistema, o gestor de frota consegue identificar caminhões, condutores e produtos transportados. Todos os dados ficam armazenados em um sistema de forma online e podem ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar, utilizando até mesmo dispositivos móveis, como celulares e tablets. Ter a informação atualizada em tempo real é essencial para tomar decisões estratégicas. Créditos: Flickr/CC Os sistemas de monitoramento de entregas proporcionam ainda outras vantagens, que você confere abaixo de forma mais detalhada. 4

5 Visão geral do status de entregas Centralizar as informações em um único canal é sempre uma boa solução para quem não tem tempo de analisar cada dado separadamente e as tecnologias de monitoramento permitem isso. Por isso, para facilitar e agilizar as entregas, é importante que o gestor tenha a visão geral do status do que está sendo feito. Com essa possibilidade, é possível reduzir erros (com digitação, por exemplo), identificar problemas no fornecedor ou na estrutura do armazém e ainda analisar as demandas da frota. Ou seja, ter a visão geral pode ajudar na tomada de decisão de nível técnico e também gerencial. Ajuda a garantir a entrega no tempo previsto Créditos: Flickr/CC Em relação ao tempo de entrega, os sistemas de monitoramento auxiliam no registro de dados que podem ser analisados durante as ações realizadas diariamente. Para esse benefício, em específico, recomenda-se o uso de tecnologias que forneçam dados para cálculo de indicadores de desempenho. Com essas referências é possível calcular o tempo em trânsito, índices de eficiência e, dessa forma, apresentar um prazo mais justo para o cliente. Medidas que não dependem do uso de tecnologia, como organizar os produtos no armazém para que o tempo de carregamento dos caminhões seja mais rápido, agilizam o processo e aumentam a garantia de que as entregas serão realizadas no tempo previsto. 5

6 Certificação de entregas É possível fazer a certificação de entregas sem o uso de tecnologias, entretanto, esse processo se tornou burocrático e lento. Com o uso de um sistema informatizado, o transportador consegue atualizar as informações sobre o processo no momento que finalizá-lo e o gestor pode visualizar esses dados em tempo real. Além da praticidade, fazer a certificação de entregas por meio de softwares aumenta a segurança da transação, pois o número de perdas de documentos é praticamente reduzido a zero. Os erros de digitação de dados são diminuídos, uma vez que o papel permitia rasuras e dificultava a leitura de palavras e números. Reduzir o volume de devoluções Créditos: Flickr/CC A devolução de produtos é um dos principais problemas enfrentados pelas distribuidoras. Elas representam prejuízo financeiro, principalmente em casos de mercadorias perecíveis, que possuem um curto prazo de validade. Por isso, fazer o monitoramento do retorno dos itens em tempo real é fundamental para solucionar esse imprevisto. A melhor solução para isso é o uso de sistemas que permitem ao entregador informar imediatamente o motivo da devolução à central, que recebe um alerta de notificação. Com isso, ganha-se tempo para pensar em opções para negociar novos prazos com o cliente, a fim de evitar que toda a carga seja devolvida. 6

7 Monitorar a frota Para realizar o monitoramento de frota, a ferramenta mais utilizada é o georreferenciamento, que se tornou uma solução obrigatória para qualquer empresa que trabalhe com transporte de carga. Com essa tecnologia, o motorista não precisa informar sua localização manualmente, pois é utilizado o sistema de posicionamento global, mais conhecido como GPS. A ferramenta faz a navegação por satélite e fornece ao aparelho receptor móvel a posição dos veículos de forma automatizada, independente das condições atmosféricas. O sistema serve como prova de onde a frota esteve, caso haja qualquer divergência entre a rota de entrega e a percorrida. Além da segurança, o monitoramento também reduz custos, como foi o caso da empresa norte-americana de materiais de construção Butterfield Lumber, que conseguiu diminuir o índice de uso indevido dos caminhões de 48% para 23%. Créditos: Flickr/CC 1.2 Implantando um sistema de autenticação de entregas Soluções de apoio à distribuição permitem o acompanhamento das atividades das equipes nas ruas, da localização exata dos veículos e até do status de entrega. Com esses dados, a central consegue visualizar e controlar a operação de toda a frota em uma única interface. Isso permite que os gestores tratem devoluções, forneçam uma previsão da chegada para o 7

8 cliente e planejem ações baseadas em dados reais coletados e analisados em relatórios de entrega. Por exemplo, calcular as paradas para almoço ou para abastecimento, até mesmo problemas como troca de pneu, que podem levar tempo, são imediatamente comunicados à central. Pensando nisso e em busca da otimização das operações de distribuição, embarcadores, operadores logísticos e transportadores têm encontrado inúmeros benefícios com soluções de autenticação Créditos: Flickr/CC de entregas. Essas ferramentas indicam quando uma mercadoria chega ao seu destino final, além do trajeto percorrido e eventuais problemas. No caso da autenticação digital, há redução da burocracia e dos erros administrativos característicos de sistemas manuais pouco eficientes. Embora algumas empresas não saibam disso, a implantação do sistema seja ele qual for deve vir precedida de um diagnóstico. Quais são os pontos fracos da distribuidora? Como é possível melhorar e o que é mais urgente modificar? Caso queira se aprofundar no tema, você pode baixar o e-book Como implantar uma solução de apoio à distribuição na sua empresa. 1.3 Convencendo a equipe dos benefícios do acompanhamento de entregas Antes de angariar simpatizantes e amantes do sistema completo de acompanhamento do resultado isso inclui os colaboradores da central e também a equipe de entrega é necessário alinhar os colaboradores com os objetivos da empresa. Muitas vezes é essencial a mudança da cultura organizacional para que os profissionais estejam preparados para a implantação de 8

9 um novo sistema. Essa mudança, na visão sobre um sistema de monitoramento, será o ponto inicial para a motivação de uso e aumento da produtividade. A equipe inteira deve trabalhar em conjunto e, para isso, precisa saber que um colaborador necessita do outro para desempenhar suas atividades com maior eficácia. Para incutir esse sentimento de comunidade nos profissionais, pode-se realizar uma campanha de endomarketing de apoio à gestão, mostrando a magnitude da implantação do novo processo e do alinhamento de todos da equipe. Campanhas de endomarketing costumam ser apoiadas por vídeos, workshops ou reuniões presenciais. O gestor de RH ou de comunicação interna precisa esclarecer que o acompanhamento dos funcionários não serve apenas para avaliação e fiscalização, mas também como um instrumento para medir e melhorar a produtividade das equipes, além de ajudar a detectar erros durante as entregas. A solução auxilia os caminhoneiros, por exemplo, a se comunicar com a central e apontar problemas e dificuldades em tempo real. A partir disso, os gestores se sentem mais seguros a tomarem decisões e ações preventivas no menor tempo possível. A parte mais importante em todo o processo é justamente o convencimento dos colaboradores dos benefícios da ferramenta para eles e para a empresa em geral. Créditos: Shutterstock 9

10 2. Roteirização de frotas 2.1 O que é roteirização? Roteirização é o processo de criação de uma rota ou itinerário de um local a outro. O caminho pode ser traçado de forma manual, porém a automatização deste processo, com ferramentas especializadas, é decisiva para reduzir drasticamente o tempo e custos das viagens. A roteirização possibilita traçar a rota com de mais de 90 pontos de parada e cálculos dos valores de pedágios do trajeto. 2.2 Vantagens e ferramentas da roteirização A roteirização pode auxiliar a definir qual transporte é mais indicado: ir a pé, de carro, de moto, de bicicleta, de transporte público ou até mesmo associar diferentes meios de locomoção. Outra decisão que o roteirizador dá auxílio aos motoristas é na hora de escolher o melhor caminho, já que muitas vezes o caminho mais rápido não é, necessariamente, o mais curto. Nesse caso, se for preciso economizar Créditos: Shutterstock combustível, o caminho menor deve ser o escolhido, por exemplo. Se o veículo for muito grande ou dependendo da carga transportada (produtos frágeis), as melhores opções são as vias principais e com mais estrutura, evitando estradas de terra. 10

11 O roteirizador também se torna indispensável para quem tem a intenção de reduzir o custo do transporte. O sistema de um roteirizador consegue calcular as melhores rotas mesmo destino em menos tempo e distância e reduzir custos com combustível, manutenção dos veículos, além de desviar do trânsito. A solução pode, por exemplo, agrupar automaticamente locais de entrega próximos e definir a ordem de cada pedido. Desta forma o veículo não precisa passar duas vezes pelo mesmo local nem a empresa precisa enviar duas equipes diferentes para realizar entregas em locais muito próximos. Com o roteirizador inteligente, até a saúde dos funcionários é preservada com a diminuição do stress no trânsito e proporcionando melhores condições de estrada para o motorista que exigem menos desgaste físico. Para ficar mais prático, abaixo vamos listar as principais vantagens do uso de ferramentas de roteirização. Previsão de gasto e economia de combustível A ferramenta de roteirização faz a previsão de gastos ao calcular automaticamente as despesas com base no tempo que terá a rota, quantidade de combustível e o preço do mesmo. A economia se dá pela otimização da rota automatizada, com análise do melhor trajeto, considerando aspectos como trânsito, quilometragem e pontos de parada. Vale lembrar que nem sempre a melhor rota é a mais curta, devido às barreiras do caminho. Créditos: Shutterstock 11

12 Cálculo do total de quilômetros rodados Como as empresas de transporte cobram por quilômetro rodado, é fundamental que seja comparada a quilometragem da rota prevista e a real efetuada. Ao fazer a roteirização, o trajeto é traçado automaticamente levando em conta o melhor caminho, sempre baseado em mapas atualizados. O percurso é calculado seguindo a necessidade do cliente, indicando ainda quantos e quais os pontos de parada serão feitos, saindo da Créditos: Creative Commons rota de congestionamentos, por exemplo. Desta forma, a empresa terá as informações para analisar durante o planejamento da viagem. Cálculo dos pedágios do trajeto Ao contratar um roteirizador de frotas, escolha uma solução que esteja sempre atualizada sobre as taxas e praças de pedágio. Com a informação dos preços exatos, será possível até considerar o tipo de veículo que realizará a viagem, possibilitando a integração do valor ao frete. Ao realizar a roteirização, a empresa verifica com antecipação as praças de pedágios que estarão na trajetória de distribuições, entregando o comprovante de pagamento das tarifas junto com o valor total do frete/distribuição. 12

13 Otimização das rotas A otimização de trajeto permite a redução das distâncias necessárias para entregas e coletas. Essa prática gera ganhos de tempo nas operações, com melhor dimensionamento da carga e uso da frota, o que contribui também para a racionalização dos recursos humanos e horas de colaboradores. Para esse caso, o roteirizador expõe os dados para que seja possível fazer a melhor escolha: rota mais curta, rota mais rápida, rota com desvio de estradas de terra e áreas de restrição, rota pelas vias principais, roteirização Créditos: IStock com pontos de parada na ordem cadastrada, ou com o retorno a melhor ordenação. Redução dos gastos com manutenção de veículos Todos os tipos de automóveis exigem gastos periódicos com manutenção, seja ela troca de óleo, pneu, filtro, entre outros. Quanto maior for a quilometragem rodada, maior a frequência dessas manutenções, ou seja, para diminuir esses gastos, o ideal é reduzir os percursos dos veículos. Com a otimização e planejamento com melhores rotas, o condutor irá percorrer estradas em boas condições, em caminhos reduzidos, diminuindo o desgaste do veículo. 13

14 +Bônus: Como escolher a melhor solução? Existem diversas tecnologias no mercado para o monitoramento de entregas, cada uma oferece um serviço com características particulares ao cliente. Para as empresas que desejam contratar uma solução, fazer a melhor escolha não é uma decisão fácil. A escolha deve ser realizada com cautela e baseada em dados sobre a ferramenta. Antes de tudo, é fundamental que a empresa faça um diagnóstico do seu problema e um levantamento de qual é a sua real necessidade. Com essas informações em mãos, é possível pesquisar as opções no mercado e analisar quais se encaixam melhor no perfil procurado. Créditos: Flickr/CC Quando encontrar um fornecedor, certifique-se de ele irá entregará o sistema de acordo com o que foi contratado e questione também sobre a infraestrutura: será preciso adquirir novos computadores, servidores, espaço em nuvem? Todos esses fatores devem ser esclarecidos antes da implementação. Levantamento de mercado Para avaliar custo x benefício das ferramentas você deve saber do que sua empresa precisa e o quanto pode pagar. Depois disso, questione a fornecedora da solução sobre o suporte oferecido no pós-venda e também se é compatível com o ERP existente na organização. Além disso, precisa estar claro como será o processo de manutenção e atualizações do software. 14

15 Análise de infraestrutura É a fase em que a necessidade de mais computadores e espaço na nuvem, por exemplo, podem ser apontadas pelos profissionais de TI da empresa ou até mesmo da fornecedora. Pode-se encontrar uma solução que adapte os recursos existentes à nova ferramenta, sem gerar custos extras para o contratante. Nesta etapa, também existe a possibilidade de o gestor de RH detectar a necessidade contratação e/ou realocação de colaboradores. Diagnóstico de aderência Alterações de processos para adequação ao novo sistema precisam ser cogitadas nessa fase. A aderência costuma ser mais eficaz quando é feita em etapas: primeiro um setor entra em contato com a solução, e depois vai disseminando conhecimentos sobre a ferramenta para os outros. Durante esse processo, o nível de adesão da solução deve ser avaliado diariamente para que a empresa saiba o que precisa ser feito para aumentar a eficiência da utilização do produto internamente. Treinamento Não há como um sistema ser eficiente se as pessoas que precisam usá-lo não sabem para que serve, nem como funciona. Os colaboradores precisam entender as razões pelas quais a empresa contratou a solução e como essa ferramenta pode ajudá-los no dia a dia. O investimento no tempo de treinamento da sua equipe de entrega, pessoal da TI e central de monitoramento é essencial para o uso adequado da solução. Além da capacitação básica, ofereça cursos, apostilas e oficinas. 15

16 Conclusão Esperamos que este e-book tenha mostrado grande parte dos benefícios gerados com o uso de ferramentas para monitoramento de entregas e roteirização de frotas e ajude você a decidir qual é a melhor solução para a sua empresa. Até a próxima! 16

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