Auditoria em Gestão da Frota

Transcrição

1 em Marcos Rabello Mundeleski Auditor Interno de Especial Sr. 8º Setrel Seminário Nacional de Transporte das Empresas do Setor Energético 16 de Junho de 2015

2 Interna Agenda Nossa Empresa e Nossa Programa de Conclusão e Conclusões e 2

3 Interna Agenda Nossa Empresa e Nossa Programa de Conclusão e Conclusões e 3

4 Nossa Empresa Área de Atuação do Grupo Negociação de GW Atendimento a 7,4 MM de clientes Capacidade Instalada de MW

5 Nossa Empresa Números do Grupo

6 Nossa Organograma Conselho de Administração Conselho Fiscal (Comitê de ) Presidência Reporte Adminstrativo Comitê de Processos de Gestão Reporte Hierárquico Interna s Corporativas e de Processos de Apoio s Técnicas e de Negócios s Contínuas, de Sistemas e TI s Especiais

7 Nossa Normas e Instruções Plano Anual de Matriz de Risco Regulamento da Interna Procedimentos de Modelos e Padrões de Papéis de Trabalho Avaliação de Desempenho do Auditor Follow-up (Sistema SGA)

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9 Nossos trabalhos são realizados em 4 fases, são elas: 1ª Fase: Elaboração do Plano de Trabalho; Identificação dos responsáveis; Pesquisa e análise de documentos; Reunião de abertura do trabalho. 2ª Fase: Levantamento Entendimento e definição dos objetivos do processo; Entrevistas com staff técnico e responsáveis; Elaboração dos fluxogramas e descritivos dos processos; Identificação e mapeamento dos riscos associados; Definição da magnitude de impacto dos riscos; Identificação e classificação dos controles existentes; Elaboração do Programa de Testes. 9

10 3ª Fase: Avaliação Realização dos testes; Formalização dos testes; Organização das evidências; Atualização dos riscos (Riscos Residuais). 4ª Fase: Relatório Revisão dos papéis de trabalho; Confecção do relatório preliminar (draft); Reunião de encerramento do trabalho; Envio do draft para comentários e planos de ação; Elaboração do relatório final de auditoria; Envio do relatório definitivo; Encadernação e arquivamento do trabalho; Cadastramento do trabalho no sistema de auditoria. 10

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12 Programa de Trabalho Entrevistas Papéis de Trabalho Sistemas Fluxogramas Indicadores Matriz de Riscos Riscos e Controles Dados e Registros Normas e Procedimen tos

13 Programa de Trabalho Principais Riscos Mapeados R01. Atividades executadas em desacordo com políticas, normas e expectativas da organização. R02. Tomada de decisões com base em informações incorretas, incompletas ou desatualizadas. R06. Utilização de veículos sem condições de segurança aos passageiros. R09. Autuações de trânsito sem responsabilização e/ou falta de ressarcimento de valores a companhia. R12. Pagamento incorreto ou realizado para atividades não executadas e/ou peças não adquiridas. R13. Acidentes de trânsito.

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15 Nossos exames foram direcionados de modo a contemplar as seguintes atividades: Escopo de Trabalho Atividades contempladas em nossos exames: Aspectos Gerais da frota Gestão de contratos da frota Manutenção e Abastecimento de Veículos Utilização de veículos e Gestão das multas

16 Escopo de Trabalho Aspectos Gerais Normas, Legislação, Políticas e Procedimentos; Alçadas de aprovação (contratos e pagamentos); Diretrizes Orçamentárias; Sistemas e tecnologias; Perfil e Segregação; Indicadores e Metas.

17 Escopo de Trabalho da frota Dimensionamento da frota; Padronização dos veículos; Piloto e/ou Test Drive ; Acréscimos e Substituição da frota; Vendas de veículos e equipamentos; Orçamento e Planos de Manutenção.

18 Escopo de Trabalho Gestão de contratos da frota Definição e formalização do contrato; Aprovações e Alçadas para pagamentos; Validação dos serviços e pagamentos; Acompanhamento de performance; Cadastro e Descredenciamentos; Suporte e Relatórios.

19 Escopo de Trabalho Manutenção e Abastecimento de Veículos Alertas e informativos de manutenção; Senhas e Gestão de acessos ao sistema; Prospecção e Treinamentos; Relatórios e Avaliações; Definição de limites; Check list de inspeção; Plano de manutenção.

20 Escopo de Trabalho Utilização de veículos e s multas Credenciamento e habilitação dos condutores; Controle e acompanhamento das solicitações; Recebimento Identificação de condutores e Tratamento das multas; s multas e NIC s; Gestão dos registros de acidentes.

21 Interna Agenda Nossa Empresa e Nossa Programa de Conclusão e Conclusões e 21

22 Conclusões e Melhorias de processo: Definição de procedimento e/ou estabelecimento de controle, com o objetivo de minimizar os riscos associados ao processo; Ex. 1 Melhoria sistêmica na implantação de workflow de aprovação para processo de multas de trânsito com responsabilidade da empresa; Ex. 2 Estabelecimento de processo para o rastreamento e identificação de condutores com utilização indevida dos veículos da companhia; Ex. 3 Desenho de processo para realização e registro de Test Drive. Não Conformidades: Desvios identificados nos controles existentes que podem levar a materialização de um risco. Ex. 1 Venda de veículo com entrega de CRV antes da confirmação do pagamento. Ex. 2 Preenchimento incorreto da planilha de registro de entrada e saída de veículos da Sede.

23 Obrigado! Marcos Rabello Mundeleski Indaiatuba, 16 de Junho de 2015.