Administração Orçamentária em Relações Públicas Profª Simone Carvalho

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Osvaldo Beretta Van Der Vinne
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1 Administração Orçamentária em Relações Públicas Profª Simone Carvalho Agenda Orçamento 1.1. Definições gerais 1.2. Orçamento em Relações Públicas Tipos 2.1. Anual 2.2. Mensal 2.3. Por projetos e programas específicos Procedimentos 3.1. Formas de remuneração de prestadores de serviços de Comunicação/ Relações Públicas 3.2. Administração dos recursos financeiros das Assessorias/ Empresas de Comunicação e Relações Públicas Elaboração prática do orçamento 1. Orçamento 1.1. Definições gerais 1.2. Orçamento em Relações Públicas 1.1. Definições Gerais Previsão detalhada, de maneira a possibilitar a aplicação das receitas (capital) disponíveis de forma adequada e racional Aloca a verba necessária e passa por revisões periódicas Budget Receita: montante que resulta do capital e das vendas dos produtos ou serviços ganho Custo: administrativos, depreciação, juros, impostos, produção (gastos e despesas) Lucro: bruto, antes da tributação, líquido Despesas com Pessoal Salário Férias FGTS 13º INSS Aviso prévio Multa por demissão sem justa causa Transporte Alimentação Assistência médica, hospitalar, odontológica Participação nos lucros Etc... Despesas Programadas Escritório (IPTU, aluguel e condomínio) 1

Administração dos recursos financeiros das Assessorias/ Empresas de Comunicação e Relações Públicas Elaboração prática do orçamento 1. Orçamento 1.1. Definições gerais 1.2.

2 Impostos e taxas Equipamentos (computadores, impressoras, copiadoras, celulares, rádios, televisões...) Softwares (licenças) Móveis e utensílios Consumíveis (papel, caneta, lápis, envelope, clips...) Comida e bebida Material de higiene e limpeza Depreciação e amortização Contas mensais: Telefone Água Luz Seguro contra roubo e incêndio Reparos e manutenção Assinatura de veículos da imprensa Internet Despesas Programadas Serviços bancários Motoboy Segurança Limpeza Contabilidade Auditoria Jurídico Viagens Combustível Táxi Envio de materiais Produção de portfólio Almoços com clientes Despesas Esporádicas Treinamento Recrutamento (agência, anúncios) Reuniões externas Promoções de colaboradores Eventos de confraternização Impostos e Taxas IR: Imposto de Renda ISS: Imposto sobre Serviço (variável nos diferentes municípios SP: 5%) PIS: Programa de Integração Social (1,65% sobre o faturamento) Cofins: Contribuição para Fins Sociais (7,6% sobre o faturamento) Contribuição Social 2

Internet Despesas Programadas Serviços bancários Motoboy Segurança Limpeza Contabilidade Auditoria Jurídico Viagens Combustível Táxi Envio de materiais Produção de portfólio Almoços com clientes

3 Recursos Necessários Humanos: pagamento direto aos profissionais envolvidos Físicos e Materiais: equipamentos, locações, transportes Financeiros: impostos, taxas, alimentação, estacionamento Recursos Necessários Três estimativas de custos de diferentes fornecedores (recomendável) Prazos Preços Qualidade Confiabilidade 1.2. Orçamento em Relações Públicas Projeção de perspectivas e prognósticos nos investimentos, receitas e despesas de comunicação e relações públicas Humanos: coordenador responsável, equipe executora, pessoal envolvido, contratação de especialistas ou serviços de terceiros Físicos e Materiais: despesas gerais (consumíveis), infra-estrutura, equipamentos Financeiros: custos diretos dos serviços externos (gráfica, transporte) e custos financeiros (empréstimos bancários, juros, multas, taxas e impostos) Uso de canais gratuitos de comunicação Avaliação Orçamentária Não deve produzir resultados que valham menos do que custa para executá-los Buscar sempre resultado positivo na relação custo-benefício Resultados mensuráveis e convertidos em valore monetários Criatividade na utilização de recursos Reciclagem de recursos existentes Mobilização da equipe Orçamento para a Alta Administração (Aprovação) Expectativas de resultados em termos numéricos Determinação de padrões a serem atingidos Participação da equipe na elaboração Comparação no resultado final (avaliação) entre o previsto e o atingido Subordinação ao orçamento geral da empresa Ferramenta de disciplina Avaliação Orçamentária pela Alta Administração Precede a avaliação do projeto Redução de custos Alternativas economicamente acessíveis 3

Orçamento em Relações Públicas Projeção de perspectivas e prognósticos nos investimentos, receitas e despesas de comunicação e relações públicas Humanos: coordenador responsável, equipe executora,

4 2. Tipos mais Comuns 2.1. Anual Longo prazo 2.2. Mensal Atividades com início e fim pré-determinados Por projetos e programas de ações específicas 2.3. Por Projetos e Programas Específicos Estabelecimento das despesas de acordo com a atividade que será realizada Projetos críticos Custos por recursos necessários Boletim, eventos, vídeos etc Procedimentos 3.1. Formas de remuneração de prestadores de serviços de Comunicação/ Relações Públicas 3.2. Administração dos recursos financeiros das Assessorias/ Empresas de Comunicação e Relações Públicas Procedimentos Cotações (mínimo 3) Preço, prazo, qualidade Trabalhos anteriores Prestação de contas, notas fiscais, relatórios 3.1. Formas de Remuneração de Prestadores de Serviços (RP) Contratação de serviços terceirizados: Por trabalho/ projeto (job) Por hora (hora sênior, hora júnior etc) Por fee (honorários mensais fixos) Despesas reembolsáveis A partir do diagnóstico do problema ou do pré-plano Pesquisas são cobradas como ações 3.2. Administração dos Recursos Financeiros das Assessorias (RP) Determinar os objetivos financeiros Elaborar o orçamento das despesas fixas e variáveis mensais Estruturar o orçamento das receitas Elaborar o controle financeiro: 4

Procedimentos 3.1. Formas de remuneração de prestadores de serviços de Comunicação/ Relações Públicas 3.2.

5 fluxo de caixa (entradas e saídas): contas a pagar e a receber; pagamentos de equipe divisão por clientes Balancete mensal e balanço anual Valores 10% dos custos do programa de RP: avaliação dos resultados Assessorias terceirizadas: Cobram até 3 vezes mais do que seria pago aos colaboradores internos mais as despesas Horas trabalhadas mais custos e despesas associadas Valores a serem cobrados: para o Sinprorp não existe um valor mínimo ou máximo afixado, devendo ser levado em consideração as diferentes atividades, localidades, pessoal envolvido etc... Como as Empresas Investem em Comunicação Disponibilidade de recursos: investimento quando sobram recursos, dificulta planejamento estratégico Investimento de percentual sobre faturamento: garante investimento em função da disponibilidade da empresa, flutuação dos valores Paridade concorrencial: análise do montante investido pela concorrência 4. Elaboração Prática do Orçamento Custo unitário de cada recurso: salários com encargos sociais, aluguel da instalação Duração das atividades: salários mensais multiplicado pelo número de meses das atividades Custos indiretos: despesas que não são produzidas pelas atividades, mas são necessárias para sua realização difíceis de calcular e atribuir diretamente a atividades específicas Orçamento de Programa de RP Estimar o número de pessoas envolvidas e de horas trabalhadas na realização do projeto Determinar o valor do salário de cada envolvido no projeto Calcular o valor das despesas administrativas (custos indiretos) Calcular o valor dos custos diretos (produção de material, terceirização de serviços etc dependendo do contrato, podem ser cobrados separadamente do cliente) Calcular o valor dos impostos sobre o faturamento Estipular a porcentagem de lucro desejada Negociação Flexibilidade Margem de negociação Registrar os acordos Seguir o contrato fielmente Conhecer o projeto em profundidade Conhecer o cliente e suas necessidades 5

cobrados: para o Sinprorp não existe um valor mínimo ou máximo afixado, devendo ser levado em consideração as diferentes atividades, localidades, pessoal envolvido etc.

6 Viabilidade Financeira Aprovação da administração Coerência das informações Rentabilidade da ação Orçamento Estratégico Plurianual: garante o longo prazo, revisado periodicamente Estratégico: resultados estratégicos, em consonância com o planejamento e o cronograma Objetivo: detalhamento cuidadoso do projeto inteiro Resultados: deve apresentar os valores da avaliação da atividade Fontes: mostra a origem dos recursos Referências Bibliográficas ANDRADE, Cândido. Dicionário profissional de relações públicas e comunicação e glossário de termos anglo-americanos. 2ª ed rev. e ampl. São Paulo: Summus, BRITTO, Janaina e FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo: Aleph, CORRADO, Frank. A força da comunicação: quem são se comunica. São Paulo: Pearson Education do Brasil, COSTA, Eliezer. Gestão estratégica: da empresa que temos para a empresa que queremos. 2ª ed. São Paulo: Saraiva, KUNSCH, Margarida. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. 4ª ed rev, atual e ampl. São Paulo: Summus, LÜCK, Heloísa. Metodologia de projetos: uma ferramenta de planejamento e gestão. Rio de Janeiro: Vozes, MAXIMIANO, Antonio. Fundamentos de administração: manual compacto para cursos de formação tecnológica e sequenciais. São Paulo: Atlas, MIGLIAVACCA, Paulo. Controles internos nas organizações: um estudo abrangente dos princípios de controle interno. 2ª ed. São Paulo: Edicta, PEREZ, Clotilde e BAIRON, Sergio. Comunicação e marketing: teorias da comunicação e novas mídias um estudo prático. São Paulo: Futura, PINHO, José. Propaganda institucional: usos e funções da propaganda em relações públicas. São Paulo: Summus, PITTERI, Sirlei. Planejamento estratégico em comunicação empresarial. São Paulo: STS, POLIZEI, Eder. Plano de marketing. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, YOUNG, Trevor. Gestão eficaz de projetos. São Paulo: Clio,

mostra a origem dos recursos Referências Bibliográficas ANDRADE, Cândido. Dicionário profissional de relações públicas e comunicação e glossário de termos anglo-americanos. 2ª ed rev. e ampl.

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