Introdução. Versão 2.2 de Setembro de Esta versão substitui a anterior.

Transcrição

1 esocial - FAQ

2 Introdução O esocial, assim como outras grandes iniciativas do governo (Brasil Maior, Portaria 1510 etc.), representa um programa complexo, com um período longo de definição e de ajustes por parte do governo. A ADP como empresa líder em serviços de RH e conformidade legal tem como missão auxiliar nossos clientes nessa transição. Esse material foi compilado a partir das perguntas mais frequentes que recebemos com o objetivo de auxiliar nossos clientes a conhecer mais sobre o programa esocial. As informações são baseadas na última publicação do Diário Oficial da União (DOU) da Resolução do Comitê Gestor nº 5 de 2 de setembro de As respostas podem sofrer alterações de acordo com as publicações do governo. Ressaltamos também que esse material é de propriedade intelectual da ADP, criado para benefício EXCLUSIVO de seus clientes. A distribuição a quaisquer pessoas fora de sua empresa é proibida. Versão 2.2 de Setembro de Esta versão substitui a anterior. 2

3 Conceitos Gerais O que é o esocial? esocial é um projeto do governo federal que unificará o envio de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais pelo empregador em relação aos seus empregados, como também a mão de obra sem vínculo empregatício e demais informações previdenciárias armazenando-as no Ambiente Nacional do esocial. Quais empresas estão obrigadas a entregar a esocial? Todas as emrpesas. 3

4 Conceitos Gerais Como são classificadas as informações da esocial? As informações do esocial são classificadas em três tipos: Eventos Iniciais: carga inicial dos dados da empresa e dos seus funcionários; Eventos de Tabelas: eventos que complementam e montam as tabelas do empregador, responsáveis por uma série de informações que irão validar os eventos não periódicos e periódicos. A manutenção correta dessas tabelas é fundamental para a recepção dos eventos do empregador e cálculo corretos das bases de cálculo e dos valores devidos; Eventos Não Periódicos: é um fato jurídico trabalhista entre empregador e trabalhador que não tem uma data pré-fixada para ocorrer como, por exemplo, a admissão de um empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, desligamento, etc; Eventos Periódicos: eventos que têm periodicidade previamente definida para sua ocorrência. Seu prazo de transmissão é até o dia 07 do mês seguinte. São compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias e de retenção do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos feitos pelo próprio contribuinte. Também estão previstas as informações de retenção das contribuições sociais incidentes sobre pagamentos efetuados às pessoas jurídicas. 4

5 Conceitos Gerais Quais são os eventos iniciais? Para a carga inicial haverá os seguintes arquivos: Informações do Empregador/Contribuinte; Eventos de Tabelas; Cadastramento inicial do vínculo. Quais são os eventos de tabelas? Para os eventos de tabelas haverá os seguintes arquivos: Tabela de Estabelecimentos; Tabela de Rubricas; Tabela de Lotações; Tabela de Cargos; Tabela de Funções; Tabela de Ambientes de Trabalho; Tabela de Horários/Turnos de Trabalho; Tabela de Processos Administrativos e Judiciais; Tabela de Operadores Portuários. 5

6 Conceitos Gerais Quais são os eventos não periódicos? Os eventos não periódicos são: Admissão Registro Preliminar; Admissão de Trabalhador; Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador; Alteração de Contrato de Trabalho; Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT); Monitoramento de Saúde do Trabalhador; Afastamento Temporário; Condições Ambientais do Trabalho-Fator de Risco; Insalubridade / Periculosidade / Aposentadoria Especial; Aviso Prévio; Reintegração; Desligamento; Trabalhador sem Vínculo Empregatício (Início); Trabalhador sem Vínculo Empregatício (Alteração Contratual); Trabalhador sem Vínculo Empregatício (Término); Exclusão de Eventos Solic. Totalização de Eventos, Bases e Contribuições. 6

7 Conceitos Gerais Quais são os eventos periódicos? Os eventos periódicos são: Remuneração dos trabalhadores (um arquivo para cada trabalhador); Pagamentos de Rendimentos; Aquisição de produção rural; Comercialização da produção rural; Contratação de Trabalhadores Avulsos não portuários; Informações complementares; Reabertura Eventos Periódicos; Fechamento Eventos Periódicos; Contribuição Sindical Patronal. 7

8 Conceitos Gerais Quando será obrigatório o esocial? De acordo com a Resolução n.º 2/2016 o novo cronograma de implantação ficou definido da seguinte forma: Janeiro de 2018: Envio oficial dos arquivos por empresas com faturamento acima de 78 milhões (setenta e oito milhões de Reais) no exercício A exceção se dará por conta da não obrigatoriedade de envio da tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho. Julho de 2018: Exigência de envio dos eventos de prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho para empresas com faturamento acima de 78 milhões (setenta e oito milhões de Reais) no exercício Julho de 2018: Envio obrigatório das demais empresas com faturamento inferior a 78 milhões (setenta e oito milhões de Reais) no exercício A exceção se dará por conta da não obrigatoriedade de envio da tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho. Janeiro de 2019: Exigência de envio dos eventos de prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho para empresas com faturamento abaixo de 78 milhões (setenta e oito milhões de Reais) no exercício

9 Conceitos Gerais Como os cliente pode se preparar para o esocial? Familiarização com os novos campos no expert; Revisão dos processos internos para a obtenção dos dados que se tornarão obrigatórios a partir da entrada do esocial; Acompanhamento dos comunicados com as novas instruções e liberações; Adaptação de seus processos aos prazos definidos pela CLT e aos novos dados exigidos pelo esocial; Revisão de suas liminares para garantir que todas as exceções de incidências estão suportadas. Relatórios de inconsistências De-Para de verbas 9

10 Conceitos Gerais A partir da entrada em vigor do esocial, como os empregadores serão identificados? Os empregadores continuarão sendo identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI foi criado o Cadastro Nacional de Obras (CNO) para as obras de construção civil, que será acoplado a um CNPJ ou CPF. Para as pessoas físicas, no lugar da matrícula CEI foi criado o Cadastro de Atividades da Pessoa Física (CAEPF), que será um número sequencial, acoplado ao número do CPF. A partir da entrada em vigor do esocial, como os empregados serão identificados? Os empregados serão identificados de acordo com o Nome, CPF, PIS e Data de Nascimento, que deverão estar consistentes com o Cadastro Nacional de Informações Sociais CNIS. 10

11 Conceitos Gerais O que são eventos não periódicos? E periódicos? Todas as informações de admissão, rescisão, férias e movimentações serão enviados diariamente para o esocial, podemos classificar os eventos como não periódicos e eventos periódicos. Eventos não periódicos: Informação que acontecem diariamente como admissão, rescisão, ASO, CAT, entre outros. Eventos periódicos: Informações enviadas mensalmente de folha de pagamento e encargos, com data definida para entrega, como exemplo de pagamento de rendimentos do trabalho, pagamento de rendimento do trabalho, entre outros. 11

12 Conceitos Gerais O que é DCTF? A DCTF que será feita no esocial, será a mesma da fiscal? DCTF significa Declaração Créditos Tributários Federais. Será um passo novo necessário para o fechamento da folha. O cliente deverá entrar site da Receita Federal com seu e- CNPJ, aprovar a DCTF e baixar a guia de recolhimento. A DCTF relativa ao esocial não é a mesma da fiscal - será desenvolvida uma DCTF exclusiva da folha de pagamento. Como será o encerramento da folha de pagamento do esocial? O encerramento de folha no esocial ocorrerá através do envio do evento S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos, sendo que este processo será incorporado às rotinas atuais semelhante à de encerramento da SEFIP. A DCTF deverá ser gerada pelo cliente, através da sua certificação digital (e-cnpj ou e-cpf). 12

13 Segurança e Medicina do Trabalho, CAT, EPI e EPC No layout S2220 Monitoramento da Saúde do Trabalhador disponibilizado pelo governo não consta o ASO tipo demissional e admissional. Existe somente periódico e retorno ao trabalho. Onde deve ser registrado o exame admissional? E o demissional? No layout S-2220 retrata as informações de monitoramento da saúde do trabalhador durante todo o vínculo laboral com a empresa, aqui serão lançados todos os atestados médicos, inclusive o ASO admissional, periódico e demissional. Essa mudança ocorreu na versão 2.2, em virtude dos problemas com os ASO s demissionais, pois os mesmos podem ser realizados até a data da homologação da rescisão contratual, no qual o evento de rescisão já obrigava de imediato à referida informação. No caso dos ASO s periódicos que chegam 5 a 6 dias depois que o colaborador realizou o exame periódico, qual período deve ser informado: a data de sua realização ou no fechamento de mês? Segundo layout do governo deve ser informado à data da realização do ASO, ou seja, a data que o exame periódico foi realizado. Com o evento de Comunicação de Acidente de Trabalho via esocial, não será mais necessário utilizar o sistema do site da previdência social para cadastrar a CAT? Sim, com o esocial ficará extinto o preenchimento do CAT através do site 13 do INSS.

14 Transmissão e Gestão de Arquivos Digitais Como os arquivos do esocial serão transmitidos? As informações serão transmitidas eletronicamente para o ambiente nacional da esocial, com Certificado Digital ICP, mediante outorga deste certificado à ADP. O envio ocorre de forma automática, sendo transparente ao usuário. Quais serão os formatos dos arquivos do esocial? Os arquivos do esocial terão formato XML. Haverá protocolo de recebimento nos envios dos arquivos do esocial? Sim. O esocial retornará protocolo e recibos/erros para os eventos submetidos, que estarão disponíveis aos clientes de consulta. Se tiver um CNPJ ativo e sem funcionário, deve ser transmitido o esocial? E se tiver apenas funcionário(s) afastado(s)? A empresa sem empregados, ou seja, empresa sem movimentação (sem empregado, faturamento, etc.), assim como as quem tem empregado(s) afastado(s), o esocial estarão obrigadas a entregar o esocial. Para isto, será necessário enviar um evento S-1299 com a informação de competência sem movimento. 14

15 Admissões, Rescisões e Reintegrações Quais os pontos que o cliente deve ter atenção com relação aos processos administrativos? No processo de admissão, o nome do colaborador deverá ser cadastrado igual ao que consta no CPF (sem abreviações ou erros). Não será possível cadastrar um número de matrícula única, ou seja, a cada admissão, o colaborador deverá ter um novo número de matrícula. (Ex. reemprego). Ex. Estagiário quando efetivado=> Deve-se desligá-lo (encerrando a matrícula antiga) e admiti-lo com novo número de matrícula. Ex.: Ao realizar uma admissão com todos os dados determinados pelo evento S2200, o respectivo evento será automaticamente transmitido. Se posteriormente for realizada uma alteração contratual, o sistema expert monitorará os eventos já enviados para definir qual evento deve ser enviado (retificação do evento de admissão, alteração contratual, etc), sendo que uma ação pode ocasionar o envio de diversos arquivos/eventos ao esocial, conforme necessidade. É possível transmitir o arquivo de admissão sem o cadastro de PIS? Ex. Casos de admissão de pessoas em 1º emprego. O PIS deve ser preenchido, pois se trata de informação obrigatória para transmissão do arquivo de admissão. Entretanto, para o caso específico de pessoas sem PIS por se tratar de seu 1º emprego, existe um campo específico no layout S- 2200, linha 13 do esocial para esse fim. 15

16 Admissões, Rescisões e Reintegrações O que significa Órgãos de Classe (OC)? É o novo campo solicitado no esocial sobre número de inscrição no Órgão de Classe, tais como: CRM Conselho Regional de Medicina, OAB Ordem dos Advogados do Brasil, entre outros. O que deve ser feito se houver reintegração de colaborador? O processo de reintegração não será alterado, ou seja, os procedimentos serão executados como hoje, a reintegração será informada através do arquivo S O esocial contempla Homolognet? Homolognet será extinta com o esocial? A Homolognet não será extinta. O esocial não contempla homologação da rescisão de contrato de trabalho. 16

17 Admissões, Rescisões e Reintegrações Qual o prazo para envio de admissões? É necessário informar a admissão antes do início do trabalho, ou seja, se o funcionário iniciar as atividades a partir de 07h30, as informações da admissão devem ser enviadas antes da prestação de serviço pelo empregado? De acordo com a lei trabalhista, o empregado deve estar registrado na ficha ou livro de registo antes do início de suas atividades. Para fins do esocial, as informações da admissão do trabalhador devem ser enviadas até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço. Serão obrigatórias as informações referentes aos dados do emprego do colaborador anterior à data de entrada do esocial? Para o esocial serão informados os vínculos empregatícios existentes na data da implantação do esocial. Ou seja, todo empregador que possua vínculos trabalhistas, ainda que sejam empregados afastados, em gozo de benefício previdenciário. Os vínculos nãoativos na data de implantação (desligados antes da implantação do esocial) não são objeto do Cadastramento Inicial. No momento da admissão, muitos estagiários não possuem número de PIS. Para esse tipo de vínculo também será obrigatório essa informação? 17 Não. O estagiário não possui vínculo empregatício, portanto, o preenchimento do PIS não será obrigatório para a informação do estagiário no esocial.

18 Admissões, Rescisões e Reintegrações O novo evento Admissão de Trabalhador Registro Preliminar é obrigatório? Este evento é opcional. Ele poderá ser utilizado quando o empregador não disponha de todas as informações do empregado no momento da admissão. É imprescindível o envio posterior do evento S Admissão de Trabalhador para complementar as informações da admissão e regularizar o registro do empregado. O S-2190 deve ser enviados até um dia antes da admissão. Caso o seja enviado o S-2190 o evento de admissão com todos os dados (S-2200) poderá ser enviado até o dia 7 do mês subsequente, ou seja, antes do fechamento da folha. Quais são as informações que devem ser dadas no envio do evento Admissão de Trabalhador Registro Preliminar? CNPJ/CPF do empregador, CPF do trabalhador, data de nascimento e data de admissão do empregado. O que deve ser feito quando for encaminhado um aviso prévio erroneamente? Poderá ser cancelado? Envio indevido: Ex. Erroneamente envio um aviso prévio do empregado João Silva e o correto seria outro empregado. O arquivo deverá ser excluído. Desistência Rescisão: Ex.: João Silva não mais será rescindido. O arquivo deverá ser cancelado. 18

19 Verbas e Incidências O que deve ser feito para preparar as rubricas de folha de pagamento para o esocial? O esocial define um conjunto de rubricas com 155 códigos (Tabela 3), é necessário que sua empresa classifique os códigos de folha (verbas) especificas da sua empresa, realizando um de-para da classificação do sistema para o esocial. Além disso, é muito importante que você verifique as incidências destes códigos de folha e no caso de alteração seja incluído no expert as informações referente as liminares que suportam estas alterações. 19

20 Férias Existe prazo para comunicar o aviso de férias? A comunicação de férias deverá seguir prazo legal, ou seja, 30 dias antes do início do gozo. O evento de aviso de férias foi retirado do esocial. 20

21 Autônomos e Aquisição e Comercialização de Produto Rural Autônomos possuem carga inicial? Não. As informações de autônomos serão prestadas no momento da prestação de serviços pelo mesmo. Esses dados iniciais serão nos layouts de S TSV Trabalhador sem Vínculo de Emprego Início. Caso os contribuintes individuais não informados no evento S-2300 os mesmo serão declarados no evento 1200 Remuneração de Trabalhador Vinculado ao Regime Geral de Previdência Social. 21

22 Marcação de Ponto Como será tratada a marcação de ponto no esocial? Será uma informação obrigatória? Não haverá informações de marcações de ponto no esocial. É importante ressaltar que a jornada de trabalho dos empregados deverá estar cadastrada na folha de pagamento. 22

23 Estabilidade e Afastamento Atestado médico com período de apenas 1 dia vai precisar ser lançado também? Sim, deverão ser lançados atestados com período de afastamento superior ou igual a 3 dias. Qual o prazo para informar o atestado médico no esocial? Poderá ser no dia posterior ao ocorrido? Não existe prazo legal para o empregado informar a sua ausência, ou até mesmo a entregar os atestados médicos para a empresa, o atestado médico será informado de acordo com as datas do afastamento. O prazo da entrega das informações dos atestados ao esocial são: 23

24 Estabilidade e Afastamento Deverão ser informados atestados de horas de ausência também? Por exemplo: Ausência para consulta médica. Não. Os afastamentos a serem informados no esocial não contemplarão afastamentos de horas como, por exemplo, declarações de comparecimento médico ou tratamento odontológico. 24

25 Expatriados e Estrangeiros A empresa possui do mesmo grupo empresarial estrangeiros trabalhando no Brasil. Que data deve ser registrada a admissão desse estrangeiro? A data de admissão para o estrangeiro que vem trabalhar no Brasil será a data de chegada no Brasil. 25

26 Informações Gerais A ADP será responsável pelo envio dos eventos do esocial? A ADP será responsável pela transmissão dos eventos via WEBSERVICE das informações referentes aos eventos de carga inicial, periódicos e não periódicos relativos a dados imputados, importados ou processados pela ADP. Quais são os prazos previstos para a transmissão dos eventos? Os eventos serão gerados e enviados via WEBSERVICE no data de sua inclusão/processamento no expert. Os prazos solicitados pelo esocial são os mesmos prazos previstos na CLT. Como ocorrerá o pagamento de distribuição de lucros dos empregados desligados, cujo valor é apurado após final do exercício do programa de distribuição de lucros? De acordo com o esocial NÃO existe rescisão complementar. Conforme reuniões realizadas, o governo afirmou que a rescisão principal/original deverá ser reaberta, efetuar o pagamento/acertos e reenviar as informações para o esocial. O governo entende que quando o empregado é desligado, todos os débitos da empresa com o empregado devem ser pagos no ato da rescisão, inclusive as comissões futuras. Portanto, deve-se apurado e pago o PLR proporcional do empregado desligado no curso do programa da Participação nos Lucros e Resultados. 26

27 Informações Gerais Créditos serão somente compensados pelo Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação PER/DCOMP? A empresa não poderá mais informar sua compensação direta? No ano de 2017 ainda será feito pelo método existente. Ou seja, a compensação será feita através da GPS. O governo quer realizar a compensação através da PER/DCOMP. As datas dos pagamentos dos encargos serão alteradas? Se as informações para o esocial serão geradas no dia 7 do mês posterior, o pagamento será no mesmo dia? As datas de recolhimento dos encargos não serão alteradas. A data da arrecadação/recolhimento do INSS e IR permanecerá no dia 20 de cada mês e o FGTS será recolhido até o dia 7 do mês subsequente. Os trabalhadores temporários (Lei n.º 6019/74) contratados mediante agência de trabalho temporário serão informados no esocial? Sim. Os trabalhadores temporários serão informados no esocial pela agência de trabalho temporário, com a categoria Empregado contrato por prazo determinado nos termos da Lei 6019/74. 27

28 Informações Gerais As informações necessárias a serem submetidas para os processos judiciais e administrativos que passam a ser obrigatórias são processos julgados ou em andamento? Sim. Serão declaradas as informações de processos judiciais somente contra um dos órgãos governamentais envolvidos no projeto e que tenham influência no cálculo das contribuições, dos impostos ou FGTS. Não devem ser cadastrados no evento S1070 os processos trabalhistas do empregado contra empregador. O que se trata o evento 3000 Exclusão de Eventos? Trata-se da possibilidade de excluir eventos transmitidos indevidamente através desse leiaute. Para isso, é necessário utilizar o número do recibo do arquivo originalmente enviado. O esocial exige a informação de Dependentes. Quem será declarado para o esocial? Serão declarados os dependentes previstos em lei. 28

29 Informações Gerais Quem enviará as informações de trabalhador temporário quando estes forem contratados através de agência de empregos? E para trabalhador prazo determinado? A Agência de Empregos deverá enviar as informações sobre o trabalhador temporário. Este será declarado no esocial como categoria Empregado contrato por prazo determinado nos termos da Lei 6019/74 pela agência de trabalho temporário. Para trabalhador prazo determinado, por ele ser um trabalhador CLT, será informado pela empresa que o contratou. Empresas sem movimento deverão ser enviadas para o esocial? A informação da empresa sem movimento deverá ir para o esocial apenas no primeiro mês em que se refere à falta de movimento. As próximas informações deverão estar apenas no mês de Janeiro de cada ano e interrompidas quando esta passar a ter movimentação. É importante lembrar que o esocial só irá receber informações a partir da entrada do projeto, ou seja, não será preciso envio de informações das empresas sem movimento antes da entrada efetiva do esocial. 29

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