CHECK LIST PARA GESTORES DE CONTRATO da fase de instrução do pedido até a liquidação da despesa

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1 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 14ª REGIÃO DIRETORIA GERAL DE SECRETARIAS SECRETARIA ADMINISTRATIVA CHECK LIST PARA GESTORES DE CONTRATO da fase de instrução do pedido até a liquidação da despesa Porto Velho RO 2013

2 Missão Visão IDENTIDADE ORGANIZACIONAL DO TRT 14ª REGIÃO Solucionar conflitos decorrentes das relações de trabalho com celeridade, transparência, eficiência, eficácia e efetividade, promovendo justiça social Ser reconhecido pela sociedade como referência de credibilidade na prestação de serviço jurisdicional Valores Ética transparência celeridade inovação probidade responsabilidade social e ambiental acessibilidade respeito ao ser humano comprometimento impessoalidade GESTÃO 2013/2014 PRESIDENTE E CORREGEDOR Desembargador Ilson Alves Pequeno Junior VICE-PRESIDENTE Desembargador Francisco José Pinheiro Cruz DESEMBARGADORES DO TRABALHO Vulmar de Araújo Coêlho Junior Socorro Guimarães Elana Cardoso Lopes Maria Cesarineide de Souza Lima Carlos Augusto Gomes Lôbo Vania Maria da Rocha Abensur Ilson Alves Pequeno Júnior Francisco José Pinheiro Cruz JUIZ DE 1ª INSTÂNCIA, CONVOCADO PARA O TRIBUNAL Shikou Sadahiro EXPEDIENTE: Coordenação Diretoria Geral de Secretarias Elaboração Secretaria Administrativa Colaboração Coordenadoria Jurídica de Procedimentos Licitatórios e Financeiros, Diretoria de Serviços de Controle Interno e Auditoria, Seção de Assistência Odontológica e Secretaria de Orçamento e Finanças Finalização Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional

3 APRESENTAÇÃO O mapa do planejamento estratégico do Tribunal Regional do Trabalho da 14ª Região prevê como um dos objetivos inovar e/ou aperfeiçoar as práticas de gestão dos processos organizacionais, sendo o seu alcance solução para a melhoria dos processos internos e superação para o desafio da eficiência operacional. Visando melhorar a eficiência nos processos administrativos, foi implantado, no último mês de agosto, o e-sap Sistema Administrativo Eletrônico, que inicialmente impactará nos processos de aquisição de bens e contratação de serviços. Paralelo a isso, foi elaborado o presente Check List com os cinquenta principais passos que subsidiará a atuação do gestor e fiscal de contratos. Considerando que a agilidade dos procedimentos de aquisição de bens e contratação de serviços, assim como o bom controle na execução dos contratos proporcionam aos gestores públicos uma melhor aplicação do dinheiro público, torna-se imprescindível uma maior atenção e cumprimento aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Lembro aos gestores, que em todas as aquisições deve-se efetuar, mediante amostra, verificações das especificações do objeto entregue, a incorporação do objeto ao patrimônio e ainda, se o processo de liquidação foi devidamente documentado. Destaco como diferencial desse trabalho a transparência, em que o gestor propicia o acesso ao fluxo de informações, evitando dados ocultos e tornando claras as suas ações para dentro e para fora do tribunal. O mais importante passo na direção do aperfeiçoamento da ação dos gestores de contratos do TRT14 será a elaboração do Manual do Gestor de Contratos, que estará pronto, ainda este ano, e servirá de guia para todas as etapas do desenvolvimento de uma contratação. Contudo, o presente Check list já é um passo fundamental para facilitar o trabalho do gestor de contratos e garantir o melhor desempenho de suas funções e responsabilidades, propiciando melhor eficácia, eficiência e efetividade na utilização dos recursos públicos sob a responsabilidade de cada um dos gestores. Porto Velho (RO), setembro de 2013 Desembargador Ilson Alves Pequeno Junior Presidente

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5 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO INTRODUÇÃO DO PEDIDO EMPENHAMENTO CONTRATAÇÃO LIQUIDAÇÃO DA DESPESA...11

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7 CHECK LIST PARA GESTORES DE CONTRATO Fase Atividade Sim/Não 1. INSTRUÇÃO DO PEDIDO 1. Antes da definição do objeto, considerando a relação custo-benefício, foi identificada que a aquisição/serviço é a melhor alternativa para a Administração (art. 1º, 2º e 3º, da Portaria GP n. 1204/2009)? 2. Foi verificada a existência de Ata de Registro de Preços que atenda o objeto pretendido por meio de adesão (art. 2º, I, da Portaria GP n. 1204/2009)? 3. Verificou-se a possibilidade de aquisição/ contratação dos serviços por meio de Sistema de Registro de Preços (SRP), conforme art. 2º, II, da Portaria GP n. 1204/2009? 4. No caso de não obrigatoriedade de apresentação do Termo de Referência/Projeto Básico (casos de dispensa e inexigibilidade de licitação, participação em cursos/eventos abertos, adesão a atas de SRP), o pedido foi instruído, no mínimo, com os seguintes itens do Anexo da Portaria GP n. 1204/2009: 1 - (objeto); 2 - (justificativa); 4 - (especificação e execução técnica dos serviços ou bens); 5 - (obrigações das partes); 6 - (prazo de entrega do bem ou período de execução dos serviços); 8 - (prazos de garantia e validade dos bens ou serviços); 12 - (local da entrega dos bens ou execução dos serviços); e 16 - (setor responsável pela fiscalização e acompanhamento da contratação)? 5. A elaboração do Termo de Referência/Projeto Básico é OBRIGATÓRIA (nos casos de obras, serviços de engenharia, aquisição de bens e outros serviços que não sejam por dispensa e inexigibilidade de licitação art. 21 da Portaria GP n. 1204/2009)? 6. Na elaboração do Termo de Referência/Projeto Básico, foram observados os critérios de sustentabilidade previstos no Guia de Sustentabilidade da Justiça do Trabalho (Resolução n. 103/2012-CSJT)? 7

8 Fase Atividade Sim/Não 1. INSTRUÇÃO DO PEDIDO 7. Foram observadas as RECOMENDAÇÕES e a ORDEM dos itens do Anexo da Portaria GP n. 1204/2009, a seguir relacionados: 1 - (objeto); 2 - (justificativa); 3 - (qualificação técnica do contratado); 4 - (especificação e execução técnica dos serviços ou bens); 5 - (obrigações das partes); 6 - (prazo de entrega do bem ou período de execução dos serviços); 7 - (condições de recebimento provisório e definitivo do objeto); 8 - (prazos de garantia e validade dos bens ou serviços); 9 - (critério de adjudicação do objeto); 10 (prazo de vigência da contratação); 11 (condições de pagamento); 12 (local de entrega dos bens ou da execução dos serviços); 13 (outras informações relevantes); 14 (setor responsável pela elaboração); 15 (local e data de elaboração do instrumento); 16 (setor responsável pela fiscalização e acompanhamento da contratação); e 17 (assinaturas do titular e responsável pela unidade requisitante e do fiscal do contrato)? 8. Em se tratando de serviços ou obras, foram informadas as fontes que subsidiaram a elaboração das planilhas de composição de preços? 9. Foram observados os ditames do art. 2º da Portaria GP n. 663/2013, no que se refere à inclusão de previsão de penalidades no caso de inadimplemento do objeto, incluindo os percentuais de multa no formulário de cotação de preços? 10. Foi observada a legislação específica do objeto, fazendo-se menção no Termo de Referência/Projeto Básico? 11. Foi utilizado o modelo de formulário de cotação de preços disponibilizado pela Secretaria Administrativa? 8

9 Fase Atividade Sim/Não 1. INSTRUÇÃO DO PEDIDO 12. Foram realizadas pesquisas de preços no mercado com, no mínimo, três empresas do ramo (caput do art. 16 da Portaria 1204/2009) e devidamente regularizadas perante o INSS, FGTS, Fazenda Nacional e Dívida Ativa da União (dispensada nas contratações diretas) e Débitos Trabalhistas para contratar com a Administração? 13. Além da pesquisa de preços no mercado, foram verificados, como parâmetro de referência, preços registrados do objeto em outros órgãos da Administração Pública (art. 15, V, da Lei n /93 c/c art. 16, 1º, da Portaria GP n. 1204/2009)? 14. Foram verificados, como parâmetro de referência, preços de contratos firmados por outros órgãos públicos (art. 15, V, da Lei n /93)? 15. Foram juntadas ao pedido a Declaração de Não Parentesco (Resolução n. 9/2005-CNJ), Declaração referente ao trabalho de menor (art. 27, inciso V, da Lei n /93) e as certidões devidamente regulares das empresas (no caso de possível licitação apenas verificar a regularidade) junto à (ao): - INSS (art. 195, º, CF); - FGTS (art. 2 da Lei n /95); - Fazenda Federal e Divida Ativa da União (dispensável no caso de contratações diretas); e Regularidade Trabalhista (Lei n /11); Verificação de eventual proibição de contratar com a Administração (art. 87, II e IV, c/c 97, ambos da Lei n /93)? São sistemas de consulta de registro de penalidades: a) Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas CEIS ( b) Lista de Inidôneos do Tribunal de Contas da União ( c) Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores SICAF; e d) Conselho Nacional de Justiça CNJ ( 9

10 Fase Atividade Sim/Não 1. INSTRUÇÃO DO PEDIDO 16. No caso de não obtenção do número mínimo de três empresas na pesquisa de preços, essa impossibilidade foi informada no expediente a ser encaminhado à Diretoria-Geral das Secretarias/Secretaria Administrativa (art. 16, 1º, da Portaria GP n. 1204/2009)? 17. Em se tratando de pedidos que ensejam dispensa de licitação (art. 24, incisos I e II, da Lei n /93), foi observada, previamente, a possibilidade de fracionamento de despesa (art. 23, 5º, da Lei n /93, c/c art. 16, 2º, da Portaria GP n. 1204/2009)? 18. Nos casos de inexigibilidade (art. 25 da Lei n /93) e dispensa de licitação (a partir do inciso III do art. 24 da Lei n /93), foram observados os requisitos necessários para cada hipótese? 19. Ainda nos casos de inexigibilidade (art. 25 da Lei n /93) e dispensa de licitação (a partir do inciso III do art. 24 da Lei n /93), foram observados os requisitos do parágrafo único do art. 26 da Lei n /93 e art. 19 da Portaria GP n. 1204/2009, que são: a) caracterização da situação emergencial ou calamitosa que justifique a dispensa? b) razão da escolha do fornecedor ou executante dos serviços? c) justificativa do preço, destacando que ele é o mesmo praticado pela empresa aos demais clientes no mercado? 20. Foi elaborado o quadro comparativo de preços, conforme modelo fornecido pela Secretaria Administrativa? 10

11 Fase Atividade Sim/Não 2. EMPE- NHA MENTO 3. CONTRATA- ÇÃO 4. LIQUIDAÇÃO DA DESPESA 21. A Nota de Empenho foi emitida antes da assinatura do termo contratual? 22. A Nota de Empenho foi enviada ao contratado após a assinatura do contrato? 23. Foi elaborado o quadro de controle de saldo de empenho fornecido pela Secretaria Administrativa? 24. No caso de SRP, está sendo feito o controle do quantitativo utilizado, conforme quadro fornecido pela Secretaria Administrativa? 25. Antes do início da execução contratual, foi realizada leitura de seus termos pelo servidor responsável pela fiscalização e acompanhamento? 26. Foi juntado o documento referente à garantia contratual (caução em dinheiro, títulos da dívida pública, seguro-garantia ou fiança bancária) no processo que trata das alterações do contrato? 27. O prazo de vigência da garantia contratual está sendo acompanhado, inclusive quando há prorrogação do contrato? 28. Foi providenciada pela SçEGC a abertura do processo que tratará, exclusivamente, das eventuais alterações do contrato, onde serão analisadas matérias tais como: - prorrogação contratual; - repactuação, reequilíbrio e reajuste contratual; - apostilamento do valor contratual; - acréscimos e supressões? 29. Foram observadas as recomendações do último parecer da CJPLF? 30. Foi observado o cumprimento do último despacho? 31. Foi realizado o acompanhamento do saldo de empenho da contratação para eventual pedido ao setor competente, visando complementação ou mesmo evitar a realização de despesa sem o correspondente recurso orçamentário? 11

12 Fase Atividade Sim/Não 4. LIQUIDAÇÃO DA DESPESA 32. Foi verificado o rol de documentos exigidos no termo contratual a serem solicitados ao contratado para liquidação da despesa? 33. Nos casos em que a contratação não é regida por termo de contrato, foi observada a regularidade do contratado, com a devida juntada das certidões junto ao INSS, FGTS, Fazenda Nacional e Divida Ativa da União, bem como Certidão de Regularidade Trabalhista? 34. A descrição na nota fiscal está de acordo com os requisitos do termo de contrato e nota de empenho? 35. No caso de pendências na documentação, foi solicitada a regularização ao contratado e explicadas as razões pelas quais nota fiscal não foi certificada? 36. Foi confirmada a exatidão dos cálculos apresentados na nota fiscal ou na planilha de custos? 37. Os documentos referentes à liquidação da despesa foram juntados ao processo que trata, exclusivamente, do pagamento? 38. A nota fiscal está devidamente certificada? 39. A nota fiscal somente foi certificada após a regularização das pendências? 40. A nota fiscal e a documentação para liquidação da despesa foram apresentadas em prazo suficiente para realização das medidas referentes à análise, autorização e efetivação do pagamento? 41. A empresa contratada apresenta as notas fiscais no prazo estabelecido para pagamento no termo contratual? 42. No caso de serviços contínuos, foi elaborado o relatório do acompanhamento mensal dos serviços exigidos no termo de contrato? 43. No caso de serviços terceirizados (fornecimento de mão de obra), foram realizados treinamentos aos colaboradores pela empresa contratada (Resolução n. 98/CSJT), comprovados por meio de relatório, relação de participantes, lista de presença etc? 12

13 Fase Atividade Sim/Não 4. LIQUIDAÇÃO DA DESPESA 44. No caso de fornecimento de bens por SRP, o controle dos quantitativos utilizados e a serem utilizados está sendo efetuado, conforme formulário disponibilizado pela Secretaria Administrativa? 45. No caso de serviços que demandem o recolhimento do ISSQN, foi solicitado o recolhimento pela empresa ou esta apresentou a guia do DAM em tempo hábil (pelo menos, 10 dias antes do vencimento)? 46. A Declaração de SIMPLES foi assinada pela empresa (Instrução Normativa da RFB n. 1234/2012 (modelo no sítio eletrônico da Secretaria da Receita Federal)? 47. Nas contratações regidas por termo contratual, no caso de reajuste por aplicação de índice (INPC, IGP-DI, IGP-M etc), foi realizada a provocação do apostilamento do valor contratado? 48. O processo que trata, exclusivamente, do pagamento foi instruído com cópia do último apostilamento do valor contratual? 49. Foi posta tarja no processo identificando a data do vencimento da despesa? 50. Os dados bancários da empresa foram colocados na nota fiscal? 13

14 Somos Todos Gestores. Desembargador Ilson Alves Pequeno Junior Presidente, Corregedor e Gestor de Metas do TRT14 TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 14ª REGIÃO Rua Almirante Barroso, nº. 600 Mocambo Porto Velho/RO Diretoria Geral de Secretarias: (69) Secretaria Administrativa: (69)