Câmara Municipal de Vila Pouca de Aguiar. [Sistema de Gestão da Qualidade]

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1 Câmara Municipal de Vila Pouca de Aguiar [Sistema de Gestão da Qualidade] Relatório da Auditoria 12 de junho de 2015

2 1 1. INTRODUÇÃO, ÂMBITO E OBJETIVO DA AUDITORIA A Auditoria realizada ao Sistema de Gestão da Qualidade teve como âmbito o seguinte: Emissão de licenças para obras particulares e serviços do Balcão Único de Atendimento, Ação Social e Gabinete de Comunicação. Os principais objetivos da auditoria foram os seguintes: Verificar o cumprimento do Sistema de Gestão da Qualidade face aos requisitos da norma NP EN ISO 9001:2008; Caracterizar os aspectos organizacionais que podem ser objecto de posterior reflexão com o propósito de melhorar a eficácia do sistema. 2. DOCUMENTAÇÃO UTILIZADA NP EN ISO 9001:2008 NP EN ISO 19011:2012 Documentação do SGQ 3. EQUIPA AUDITORA A equipa auditora foi constituída por: Filipa Rodrigues (FR) - Auditor Coordenador e de Qualidade 4. DATA E DURAÇÃO DA AUDITORIA A auditoria foi realizada no dia 11 de junho e teve uma duração de um dia. 5. SUMÁRIO EXECUTIVO Na sequência da realização da auditoria, a Equipa Auditora confirmou a inegável qualidade do Sistema de Gestão, a objectividade, o rigor e a sistematização das metodologias e práticas, sustentadas por um conjunto de profissionais que evidenciaram uma inegável dedicação, competência, focalização nos clientes e orientação para a melhoria contínua. O sistema de gestão da qualidade foi recentemente estendido a

3 2 duas novas áreas: Gabinete de Imprensa e Ação Social encontrando-se definidas as metodologias e sendo ainda necessário sistematizar as práticas de modo a adequá-las às atuais exigências. A Equipa Auditora não só o comprovou, mas também confirmou que os profissionais auditados estão conscientes dos desafios e exigências que se colocam à Organização, assim como das melhorias que podem implementar para melhor responder aos mesmos. 6. RESUMO E CONCLUSÕES O Plano da Auditoria, previamente acordado foi cumprido, tendo sido auditados todos os processos do Sistema de Gestão da Qualidade, comprovando-se a conformidade do mesmo face às exigências expressas na NP EN ISO 9001:2008. Durante a auditoria foi possível verificar a adequada conceção do SGQ e ajuste face às reais necessidades da organização. Foram realizadas um conjunto de atividades de simplificação e ajuste de procedimentos à realidade do Município. Destaca-se pela positiva o empeno demonstrado por todos para o cumprimento do definido do Sistema de Gestão da Qualidade. A Equipa Auditora agradece a excelente participação, abertura, disponibilidade de todos os auditados e reafirma que a auditoria é um processo por amostragem, pelo que as organizações auditadas deverão avaliar os efeitos de cada uma das constatações no Sistema de Gestão da Qualidade.

4 3 5. LISTA DE COLABORADORES AUDITADOS

5 4 6. REQUISITOS AUDITADOS VERSUS CONSTATAÇÕES NP EN ISO 9001:2008 Não Conformidade 4. Sistema de Gestão da Qualidade 4.1. Requisitos Gerais 4.2. Requisitos da Documentação 3 5. Responsabilidade da Gestão 5.1. Comprometimento da Gestão 5.2. Focalização no Cliente 5.3. Política da Qualidade 5.4. Planeamento 5.5. Responsabilidade, Autoridade e Comunicação 5.6. Revisão pela Gestão 6. Gestão de Recursos 6.1. Provisão de Recursos 6.2. Recursos Humanos 6.3. Infraestruturas 6.4. Ambiente de Trabalho 7. Realização do Produto 7.1. Planeamento da Realização do Produto 7.2. Processos Relacionados com o Cliente 7.3. Conceção e/ou Desenvolvimento 7.4. Compras Produção e Fornecimento do Serviços Controlo dos Equipamentos de Monitorização e de Medição 8. Medição, Análise e Melhoria 8.1. Generalidades 8.2. Monitorização e Medição 8.3. Controlo do Produto Não Conforme 8.4. Análise de Dados 8.5. Melhoria

6 5 7. NÃO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS NO DECURSO DA AUDITORIA 1. Verificou-se o incumprimento dos prazos legais de resposta aos requerentes (processo urbanismo n.º190/14 entrada a , resposta ao requerente a ; processo 1195/15 apoio à habitação entrada a sem resposta dependente da Divisão de Urbanismo). 2. Verificou-se que a lista de fornecedores não se encontra atualizada (Tcare, Gráfica Minerva). 3. Verificou-se que não se encontra identificada a legislação referente à habitação social (Lei N.º81/2014). 8. A EQUIPA AUDITORA RECOMENDA QUE A ORGANIZAÇÃO 1. Processo Operações Urbanísticas : a. Avalie a possibilidade de programar a aplicação do Medidata para emitir alertas que permitam assegurar o cumprimento dos prazos dos processos de Urbanismo. 2. Processo Serviços do Balcão Único de Atendimento : a. Assegure a sinalização do atendimento prioritário. 3. Processo Gabinete de Imprensa : a. Assegure a monitorização dos indicadores. b. Avalie a pertinência de validação das notícias pelo Sr. Presidente ou pelo Gabinete de Apoio à Presidência. c. Avalie como pode ser efetuada a avaliação da satisfação dos clientes. d. Reflita sobre a metodologia definida de modo a que esta reflita as práticas da Organização, assim como, o ciclo PDCA. 4. Processo Ação Social : a. Avalie os momentos de receção dos processos relativos à renovação do Cartão Social, assim como o prazo de entrada dos processos associados à ação social escolar. b. Assegure a comunicação ao requerente dentro dos prazos legais estabelecidos. c. Agilize os processos relativos ao apoio à habitação com a Divisão de Urbanismo. 5. Processo Gestão da Formação : a. Reveja o Manual de Funções atualizando referências a nomes, cumprimento dos requisitos do SGQ. b. Assegure a assinatura dos registos de avaliação da formação pelos dirigentes.

7 6 6. Processo Gestão do Sistema de Gestão da Qualidade : a. Reveja o planeamento das atividades incluindo a revisão parcial do SGQ e auditoria interna realizada em junho. COMPROMISSO DE CONFIDENCIALIDADE A Equipa Auditora garante respeitar rigorosamente a ética da Consultoria em Gestão, pelo que quaisquer informações recolhidas durante a auditoria serão consideradas confidenciais. Os meus melhores cumprimentos, Filipa Rodrigues Equipa Auditora

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