ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA Gabinete de Consultoria Legislativa

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1 ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA Gabinete de Consultoria Legislativa RESOLUÇÃO DE MESA N.º 799/2007. (publicada no DOE nº 230, de 05 de dezembro de 2007) Regulamenta a administração dos bens móveis da Assembléia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul. A MESA DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições, RESOLVE: Art. 1º A administração dos bens móveis da Assembléia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul passa a reger-se de acordo com o disposto no Manual de Administração de Bens Patrimoniais, constante do Anexo Único da presente Resolução. Art. 2º Esta Resolução de Mesa entra em vigor na data de sua publicação. Sala de Reuniões, em 04 de dezembro de Assembléia Legislativa DEPARTAMENTO DE PATRIMÔNIO E MATERIAL ANEXO ÚNICO APRESENTAÇÃO O Manual de Administração de Bens Patrimoniais trata de consubstanciar, em instrumento próprio, toda matéria atinente à administração de bens móveis da Assembléia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul. Trata, igualmente, de organizar e estabelecer rotinas de procedimento sobre o registro e o controle dos bens móveis de forma metódica, padronizada e acessível aos executores dessa atividade, a fim de que, tanto a execução quanto o controle e a fiscalização, possam, de fato, ser exercidas com proficiência e de forma racional. 1 DISPOSIÇÕES PRELIMINARES 1.1 O presente Manual estabelece diretrizes e normas pertinentes à administração dos bens móveis patrimoniais da Assembléia Legislativa, objetivando: a) a manutenção e o controle adequados; b) estabelecer responsabilidade pelo uso, movimentação e guarda; c) uniformizar procedimentos administrativos concernentes ao patrimônio móvel; d) estabelecer condições para o registro e controle dos bens móveis por meio do processamento eletrônico de dados. 1

2 1.2 Os bens móveis, qualquer que seja a forma de sua aquisição, incorporam-se ao patrimônio da Assembléia Legislativa. 1.3 A administração dos bens móveis da Assembléia Legislativa é de responsabilidade do Departamento de Patrimônio e Material. 2 DEPARTAMENTO DE PATRIMÔNIO E MATERIAL DIVISÃO DE CONTROLE PATRIMONIAL 2.1 OBJETIVO Executar atividades relativas à administração de Bens Móveis Patrimoniais. 2.2 ATIVIDADES BÁSICAS Cadastrar os bens patrimoniais, bem como zelar pela sua movimentação, relacionando os respectivos responsáveis e alimentar o banco de dados, de imediato, com as alterações ocorridas Fixar marcação nos bens móveis, com numeração seqüencial, de forma permanente, visível e indelével Efetuar o controle físico da movimentação e da localização de bem móvel permanente, mediante verificações sistemáticas nas unidades usuárias, com levantamentos trimestrais, conforme Resolução de Mesa 456/ Elaborar o inventário anual e os arrolamentos Realizar inspeções para verificar o estado de conservação e o cumprimento das diretrizes na gestão de bens patrimoniais Propor a recuperação, a permuta, cessão ou doação dos bens patrimoniais. 3 CONCEITUAÇÃO 3.1 ÁREA DE LOCALIZAÇÃO Unidade parlamentar ou administrativa que comporta o bem móvel; espaço físico onde está situado o bem móvel. 3.2 ÁREA DE USO COMUM Espaço físico destinado a atividades comuns a mais de uma unidade parlamentar ou administrativa ou mesmo à circulação de visitantes, e que comporta bens móveis. Ex.: corredor, auditório, banheiro, etc. 3.3 BEM MÓVEL Objeto material que se pode transportar ou transferir de um lugar para o outro e que, para efeito de controle, é classificado como material permanente. O material permanente, será classificado em: bem móvel permanente e bem móvel relacionado. 3.4 BEM MÓVEL PERMANENTE Material que está sujeito ao tombamento e requer controle rigoroso de uso e responsabilidade pela sua guarda e conservação. 2

3 3.5 BEM MÓVEL RELACIONADO Material dispensado de tombamento, e sujeito ao controle simplificado. O controle simplificado será efetuado mediante relacionamento dos bens móveis em Relação- Carga. 3.6 MATERIAL PERMANENTE Material não consumível pelo uso e de durabilidade provável superior a dois anos. 3.7 MOVIMENTAÇÃO EXTERNA Transferência externa de bens móveis, para fora das dependências da Assembléia Legislativa, mediante doação, cessão, venda, permuta ou empréstimo. 3.8 MOVIMENTAÇÃO INTERNA Transferência interna de bens móveis, isto é, de uma unidade parlamentar ou administrativa para outra, no âmbito da Assembléia Legislativa. 3.9 REGISTRO PATRIMONIAL Processo de marcação numérica, mediante fixação de plaqueta metálica ou qualquer outro método ou processo de identificação, para tombamento, registro e controle de bem móvel permanente ELATÓRIO DE CARGA - TERMO DE RESPONSABILIDADE O relatório de carga será emitido trimestralmente, consolidando todas as inclusões e exclusões ocorridas nas unidades administrativa e parlamentar Termo de Responsabilidade é o relatório emitido com a finalidade de listar os bens permanentes, indicando a sua localização, a unidade administrativa ou parlamentar responsável pela guarda e conservação do bem patrimonial. O relatório, conferido e achado conforme, será assinado, constituindo-se em Termo de Responsabilidade São considerados responsáveis os senhores Deputados e todo o servidor que, em razão de cargo ou função que ocupa, responde pela guarda e uso de bem móvel da Assembléia Legislativa Para qualquer inclusão ou exclusão parcelada de bem móvel permanente será emitido Termo de Responsabilidade Suplementar. 4 NORMAS ESPECÍFICAS - ROTINAS DE PROCEDIMENTOS 4.1 RECEBIMENTO DE BEM MÓVEL PERMANENTE A Divisão de Controle Patrimonial recebe do Departamento de Orçamento e Finanças, para conhecimento, informação acerca de empenho de aquisição de bens permanentes O recebimento de bens móveis permanentes é de responsabilidade da Divisão de Almoxarifado do Departamento de Patrimônio e Material, que observa os seguintes procedimentos: a) confere e atesta o recebimento; b) quando o valor do bem a ser recebido é superior ao limite estabelecido no art. 23 da Lei 8.666, para a modalidade convite, o recebimento deverá ser confiado a uma comissão de no mínimo 03 (três) membros, determinados em portaria, pela Superintendência Administrativa e Financeira, sendo um membro da Divisão de 3

4 Almoxarifado, um da Divisão de Controle Patrimonial e um pertencente à área que solicitou a aquisição do bem; c) encaminha à Divisão de Controle Patrimonial cópia da nota fiscal e da solicitação de compra do bem, para tombamento do bem e emissão da Guia de Inclusão, em 3 (três) vias, a serem assinadas pelo requisitante/usuário. 4.2 TOMBAMENTO DE BEM MÓVEL PERMANENTE O tombamento de bens móveis, isto é, a atribuição de número de registro patrimonial a cada bem individualizado, será executado após a comunicação da Divisão de Almoxarifado A placa patrimonial segue uma seqüência numérica O bem será entregue ao requisitante-usuário mediante assinatura das 3 (três) vias da Guia de Inclusão As vias da Guia de Inclusão serão destinadas à Divisão de Controle Patrimonial, à Divisão de Almoxarifado e ao requisitante do bem. 4.3 CADASTRAMENTO DE BEM MÓVEL PERMANENTE De posse das cópias da nota fiscal, solicitação de compra, e Guia de Inclusão (original) assinada pelo requisitante-usuário, procede-se ao cadastramento do bem no sistema de Controle Patrimonial, registrando as informações constantes na Guia, ou seja: marca, modelo, número de série, número do processo de compra/pagamento, data da aquisição e valor do bem Concluído o cadastramento, a Guia de Inclusão recebe o carimbo de CADASTRADO e é arquivada na pasta de GUIAS DE INCLUSÃO, do ano em curso, obedecendo à ordem numérica da placa de tombamento. 4.4 GUARDA E USO A guarda e uso de bem patrimonial móvel da Assembléia Legislativa são atribuídos, mediante Termo de Responsabilidade, ao Deputado ou ao servidor responsável pela unidade administrativa onde o bem estiver localizado Os bens patrimoniais móveis localizados em áreas de uso comum terão sua guarda e uso atribuídas à uma comissão, indicada anualmente pela Superintendência Administrativa e Financeira, composta por 03 (três) membros, lotados na Segurança do Legislativo, no Departamento de Obras e Manutenção e no Departamento de Patrimônio e Material, respectivamente Todo Deputado ou servidor poderá ser responsabilizado pelo desaparecimento do material que lhe foi confiado para guarda ou uso, bem como pelo dano causado ao mesmo. 4.5 MOVIMENTAÇÃO INTERNA O pedido para a movimentação de bem patrimonial ocorrerá por iniciativa da unidade parlamentar ou administrativa detentora da carga, mediante solicitação on-line à Divisão de Controle Patrimonial, que se encarregará da transferência física do bem Uma vez executada a transferência física do bem, a Divisão de Controle Patrimonial registra a mesma no sistema de Controle Patrimonial, emitindo uma Guia de Transferência a ser assinada pelo responsável pela unidade administrativa ou parlamentar solicitante. 4

5 4.6 CONSERTO, RECUPERAÇÃO E RESTAURAÇÃO O conserto, a recuperação e a restauração do bem móvel serão de iniciativa da unidade parlamentar ou administrativa usuária, passando pela avaliação técnica do Departamento de Obras e Manutenção e/ou do Departamento de Sistemas e Informática, conforme a natureza do bem A saída de bem móvel do âmbito da Assembléia Legislativa, com este objetivo, deve ser precedida da emissão de termo de autorização de saída de Bens Móveis, com encaminhamento de cópia assinada para a Divisão de Controle Patrimonial. 4.7 FABRICAÇÃO PRÓPRIA O bem móvel, originário da fabricação na marcenaria da Casa, será incorporado ao patrimônio da Assembléia Legislativa mediante documento hábil, emitido pelo Departamento de Obras e Manutenção. 4.8 INDENIZAÇÃO DE BENS MÓVEIS PERMANENTES Os prejuízos causados ao patrimônio da Assembléia Legislativa, resultantes de extravio ou dano, serão indenizados pelo responsável, após processo regular de apuração de responsabilidade O responsável pela guarda e pelo uso de bem patrimonial comunicará, imediatamente, o extravio ou dano do mesmo à Segurança do Legislativo, que, por sua vez, comunicará o ocorrido ao Departamento de Patrimônio e Material A falta de comunicação, ou o seu deliberado retardamento, implicará a imputação de responsabilidade pelo extravio ou dano ao responsável pelo uso e guarda do bem. 4.9 EXTRAVIOS Os bens não localizados serão considerados extraviados, e os respectivos responsáveis, após serem notificados pelo Departamento de Patrimônio e Material, terão prazo de 15 (quinze) dias para apresentação do referido bem junto à Divisão de Controle Patrimonial Findo o prazo e não localizado o bem, o Departamento de Patrimônio e Material solicitará, à Superintendência Administrativa e Financeira, a instauração de sindicância Uma vez comprovado o dolo ou culpa do funcionário, este indenizará a Assembléia Legislativa no valor da nota fiscal de aquisição do bem, ou efetuará a reposição do mesmo por outro com as mesmas características O servidor que cometeu a falta sofrerá as penalidades que virem a ser propostas pela Comissão de Sindicância, caso o relatório seja aprovado pela autoridade que determinou a sindicância Concluindo a sindicância pela impossibilidade de identificar o causador do extravio, a indenização será cobrada do responsável pelo bem DANOS Quando algum bem for danificado, o causador do prejuízo ressarcirá a Assembléia Legislativa, no valor equivalente ao reparo, sem prejuízo das sanções disciplinares, a critério da Superintendência Administrativa e Financeira Caso não seja identificado o responsável pelo dano, o detentor da carga solicitará à Superintendência Administrativa e Financeira a realização de uma sindicância. 5

6 4.11 PASSAGEM DE CARGA O responsável pela carga do bem móvel informará ao Departamento de Patrimônio e Material, com antecedência mínima de 8 (oito) dias, a efetivação de sua transferência, aposentadoria ou afastamento por prazo superior a 30 (trinta) dias Nas passagens de carga, far-se-á levantamento patrimonial, objetivando comparar a carga do responsável que se afasta da função ou cargo com os registros da Divisão de Controle Patrimonial, emitindo novo Termo de Responsabilidade MOVIMENTAÇÃO EXTERNA A movimentação externa do bem móvel patrimonial ocorrerá em atendimento à necessidade de alienação, transferência ou empréstimo do bem, com aquiescência da Superintendência Administrativa e Financeira A Comissão Técnica elaborará documento de vistoria e avaliação recomendando a melhor destinação dos bens (mediante doação, cessão, venda ou permuta) O Departamento de Patrimônio e Material Divisão de Controle Patrimonial verificará a veracidade dos dados no sistema de Controle Patrimonial e encaminhará o processo à consideração da Superintendência Administrativa e Financeira BAIXA DE BEM MÓVEL PATRIMONIAL Os bens móveis, incorporados ao patrimônio da Assembléia Legislativa, somente serão baixados mediante Relatório de Baixa de Bem Permanente, sempre que ocorrer uma das situações abaixo: a) inutilização pelo uso normal; b) inutilização por acidente; c) obsolescência; d) extravio ou furto A Superintendência Administrativa e Financeira indicará, anualmente, uma COMISSÃO TÉCNICA, composta por 03 (três) membros, lotados no Departamento de Sistemas e Informática, Departamento de Obras e Manutenção e Departamento de Patrimônio e Material Divisão de Controle Patrimonial, respectivamente, para procederem a avaliação dos bens móveis permanentes sujeitos à baixa, tendo em vista as razões acima enumeradas A baixa de bem patrimonial, a que se referem o item , letras a, b e c, ficará sujeita ao parecer da Comissão Técnica. O processo de baixa só terá início quando forem esgotadas as soluções de permanência no local, reaproveitamento em outro local ou reparo A baixa de bem patrimonial, a que se refere o item , letra d, ficará sujeita à instauração de sindicância e/ou inquérito pela Superintendência Administrativa e Financeira para apurar as causas e a responsabilidade, se for o caso O processo de baixa deverá conter cópia do relatório objeto da sindicância e ou inquérito que deu origem à baixa Concluído o processo inicial de baixa, o material estará em condições de alienação ou transferência No caso dos bens patrimoniais recolhidos ao Departamento de Obras e Manutenção para reparo, desde que confirmada uma das razões abaixo, também serão objeto de baixa patrimonial: a) recuperação antieconômica; b) inexistência de peças de reposição. 6

7 O bem patrimonial, classificado numa das condições acima, será objeto de baixa por iniciativa e mediante parecer da Comissão Técnica, consoante autorização expressa da Superintendência Administrativa e Financeira e ratificação do 1º Secretário, conforme art. 2º, item d da Resolução de Mesa 367/ Concluída a alienação ou transferência, a Divisão de Controle Patrimonial efetua o Registro de Baixa do bem patrimonial no sistema de Controle Patrimonial, emite o Relatório de Baixa de Bens e anexa ao processo em andamento O processo é encaminhado ao Departamento de Orçamento e Finanças que, baseado no Relatório de Baixa, contabiliza no sistema patrimonial a referida baixa do bem móvel A transferência física dos bens é realizada pelo Departamento de Patrimônio Material Divisão de Controle Patrimonial INVENTÁRIO Pela necessidade de controle e preservação do patrimônio da Assembléia Legislativa, será elaborado inventário físico e analítico dos bens móveis, conforme as situações abaixo: a) inventário inicial; b) inventário de transferência de responsabilidade; c) inventário de conferência anual Entende-se como inventário inicial, para efeito de implantação do registro e controle administrativo e contábil, o trabalho de inventariar, cadastrar e tombar todos os bens móveis da Assembléia Legislativa O inventário de transferência de responsabilidade será elaborado todas as vezes em que houver mudança do responsável pela guarda e utilização do bem O inventário de conferência anual, elaborado, tem por objetivo: a) verificar a existência física dos bens; b) manter atualizados os registros e controles administrativo e contábil; c) confirmar a responsabilidade dos agentes responsáveis pelos bens patrimoniais sob sua guarda; d) permitir a conferência de listagem do cadastro geral dos bens móveis Durante o levantamento do inventário, os casos de bens eventualmente encontrados sem nenhuma referência de registro, controle, procedência, preço, data de aquisição, número de tombo ou outro elemento qualquer de identificação, deverão ser tombados pela comissão inventariante Nenhum bem móvel patrimonial poderá deixar de figurar em inventário e, uma vez relacionado, deverá receber especificação adequada, com todas as suas características essenciais, número de registro patrimonial e valor. Os bens que não tiverem valor de aquisição ou custo de produção serão avaliados pela comissão inventariante, tomando-se como referência outro bem semelhante A comissão inventariante deverá, toda vez que comprovar a existência física de bens que julgar desnecessários, inservíveis, supérfluos, obsoletos, ociosos ou imprestáveis, consignar esta condição em relatório, de modo que o Departamento de Patrimônio e Material - de comum acordo com o responsável da carga - tome as providências administrativas a respeito A comissão inventariante, a ser constituída anualmente, deverá ser composta de, no mínimo, 3 (três) membros, sendo um Presidente, todos conhecedores de bens móveis 7

8 patrimoniais. Na constituição da comissão de inventário será obrigatória a inclusão de um servidor lotado na Divisão de Controle Patrimonial. 5 Modelos de formulários 5.1 Solicitação de movimentação de bens on-line 8

9 5.2 Guia de Transferência/Movimentação 9

10 5.3 Termo de Responsabilidade Local: Sala: Em / / ; Itens: ; Páginas: ; Código Local:. Andar: TERMO DE RESPONSABILIDADE Declaro, para os devidos fins, que assumo a responsabilidade pela guarda, uso e conservação dos bens constantes da relação de Levantamento Patrimonial, em anexo, ficando ciente da obrigatoriedade de comunicar, através de Formulário Eletrônico ao Departamento de Patrimônio, para autorização de saída ou transferência de bens que se fizer necessária nesta Divisão, nos termos da Instrução Normativa n.º 01/2002 SG, de 02/04/2002. Porto Alegre, de de. Assinatura e carimbo do Responsável. 10

11 5.4 Ata de recebimento de material ATA DE RECEBIMENTO DE MATERIAL Aos dias do mês de de dois mil e, na Divisão de Almoxarifado desta Assembléia Legislativa, reuniu-se a Comissão designada pela Portaria, para receber da empresa, os materiais discriminados na nota fiscal nº que foram adquiridos através do(a) nº..presentes, e. Iniciados os trabalhos, procedeu-se a análise da mercadoria e constatado que estava de acordo com o solicitado, a mesma foi dada como recebida pela presente Comissão. Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrados os trabalhos. 11

12 5.5 Guia de Inclusão Guia n.º: Local de Origem: N.º Bem/Patrimônio Fornecedor: CGC:_ Nota Fiscal: N.º Processo: _ Valor Unitário: _ Data da Aquisição: _ Local de destino: Planta Local: Grupo Patrimonial: Bem/ descrição: Guia de Inclusão Eu, abaixo assinado, responsabilizo-me por todos os bens acima relacionados. Porto Alegre de de. Recebido: (assinatura e carimbo) 12

13 5.6 Notificação desaparecimento de bem Realizado levantamento neste Gabinete/Departamento em / /, registramos a ausência de, nº de patrimônio. No prazo de 15 (quinze) dias, será efetuada nova conferência. Caso o BEM não seja localizado, o Departamento de Patrimônio e Material comunicará a ocorrência à Superintendência Administrativa e Financeira para as providências cabíveis. Em / /. Atenciosamente, Diretor(a) DPM FIM DO DOCUMENTO 13