ANÁLISE DE LEGISLAÇÃO E NORMATIZAÇÃO DE PATRIMÔNIO

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1 Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei º , de 24 de abril de 2002 Prefeitura do Campus de Itajubá Divisão de Materiais ANÁLISE DE LEGISLAÇÃO E NORMATIZAÇÃO DE PATRIMÔNIO 1

2 I INTRODUÇÃO: Dentre as diversas atribuições administrativas da UNIFEI está a de efetuar a aquisição, manutenção, controle e desfazimento do seu ativo permanente. A Seção de Patrimônio, subordinada a Divisão de Materiais, é o órgão administrativo da Universidade responsável por normatizar, planejar e executar as atividades de controle, guarda e distribuição de materiais permanentes, bem como normatizar, orientar, acompanhar e fiscalizar a execução destas atividades nas diversas unidades gestoras componentes da Universidade. A função controle patrimonial, engloba as atividades de recepção, registro, controle, utilização, guarda, conservação, e desfazimento dos bens permanentes da Instituição, no que diz respeito aos bens móveis e imóveis. Essa iniciativa atende à necessidade de proporcionar aos gestores e executores do patrimônio uma melhor compreensão da natureza e da finalidade desta atividade. A função desta apostila é orientar as ações dos servidores da UNIFEI, responsáveis por gerenciar o controle patrimonial em suas unidades acadêmicas e órgãos administrativos, de forma a tornar essa atividade mais dinâmica, eficaz e adequada às atuais políticas de gestão pública e de fiscalização externa. Uma vez que a atividade de controle patrimonial está em constante renovação na busca de melhorias, tanto do ponto de vista da execução quanto da reavaliação das necessidades, e exigências inerentes à esfera patrimonial. O presente documento é produto inacabado e em permanente processo de aperfeiçoamento. II ANÁLISE DE LEGISLAÇÃO: 1. Controle Patrimonial: O controle patrimonial se dá através do registro adequado de todos os bens móveis e imóveis, adquiridos por recursos orçamentários e não orçamentários, que estão à disposição da UNIFEI para a realização de suas atividades. A operação de entrada é realizada através do TOMBAMENTO, as alocações internas são realizadas através da TRANSFERÊNCIA e da MOVIMENTAÇÃO e a operação de saída é realizada através da BAIXA de bens. 2. Material Permanente: Para efeito deste manual, patrimônio deve ser entendido como o conjunto de bens móveis e imóveis, também denominados, materiais permanentes. A lei nº , art. 15, 2 de 1964 define como material permanente aquele com duração superior a dois anos. Conforme o Art. 3º da Portaria nº 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda:...Na classificação da despesa serão adotados os seguintes parâmetros excludentes, tomados em conjunto, para a identificação do material permanente: I - Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; 2

3 II - Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade; III - Perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso; IV - Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal; e V - Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformação. Verificadas as condições acima citadas, devem ser analisados, por fim, mais dois parâmetros que complementam a definição final da classificação: a. A relação custo de aquisição/custo de controle do material, como previsto no item 3.1 da IN N 142 DASP (Departamento Administrativo do Serviço Público), que determina, nos casos dos materiais com custo de controle maior que o risco da perda do mesmo, que o controle desses bens seja feito através do relacionamento do material (relação-carga) e verificação periódica das quantidades. De um modo geral, o material de pequeno custo que, em função de sua finalidade, exige uma quantidade maior de itens, redunda em custo alto de controle, devendo ser, portanto, classificado como de consumo; b. Se o bem está sendo adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da Instituição. Nestas circunstâncias, este material deve ser classificado sempre como um bem permanente. Além disso, é importante frisar que a classificação do bem, para efeito de sua inclusão no sistema de controle patrimonial, deve ser coerente com a adotada no respectivo processo de aquisição. 3. Número Patrimonial: Todo bem componente do acervo patrimonial deve ser identificado individualmente no momento do seu tombamento. Essa identificação consiste na atribuição de um número patrimonial exclusivo e deve permitir aos agentes do controle patrimonial coletar informações relativas à localização, estado de conservação, situação desse bem face ao acervo, bem como o responsável por sua guarda e conservação. 4. Termo de Responsabilidade: A IN 205/88, em seu item 7.11 nos apresenta que: Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário.... Os Termos de Responsabilidade devem ser emitidos pelo Setor de Patrimônio e assinados pelo Responsável pela Guarda e Conservação do bem. A carga de um bem é estabelecida através do Termo de Responsabilidade. O servidor responsável pelo bem patrimonial responderá por sua guarda, movimentação, utilização e conservação. Segundo IN 205/88, no item 10.7, todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, e o setor de patrimônio da sua jurisdição providenciará um novo Termo. 3

4 Os servidores temporários (professores visitantes, substitutos, estagiários, alunos e contratados) não poderão ter sob sua guarda, bens patrimoniais. Nesses casos, os equipamentos por eles utilizados serão de responsabilidade da chefia da unidade, não estando os mesmos isentos das responsabilidades sobre o bem público. 5. Termo de Transferência: A transferência constitui na mudança de responsabilidade pela guarda e conservação de um bem permanente e ocorre nas seguintes situações: a. Quando há alteração do responsável pelo local onde o bem está alocado; b. Quando o bem é transferido de um local de guarda para outro. 6. Movimentação ou Empréstimo: Consiste na saída de um bem de seu local de guarda para manutenção ou empréstimo, sendo emitida uma Nota de Movimentação. Em caso de empréstimo, deverá haver uma data provável de devolução do bem. 7. Tombamento: Tombamento é o processo de inclusão (entrada) de um bem permanente no controle patrimonial da Universidade e, em alguns casos, no seu balanço contábil. Isso significa dizer que o bem que entra no acervo da instituição, apresentará igualmente um aporte de recursos no balanço patrimonial. O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem entra fisicamente na instituição e envolve desde o lançamento dos bens no sistema até a assinatura e arquivamento dos Termos de Responsabilidade. São considerados documentos hábeis para recebimentos, em tais casos rotineiros: a. Nota fiscal, Nota Fiscal de Importação própria e Fatura; b. Termo de Cessão, Doação e Declaração exarada no processo de permuta; c. Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência; 8. Formas de Tombamento: 8.1. Aquisição: É a forma de tombamento realizada quando o bem é adquirido através de recursos orçamentários ou extra-orçamentários. Toda aquisição de material através de despesa orçamentária é realizada por Nota de Empenho Comodato e Cessão: Comodato e Cessão são denominações dadas ao empréstimo gratuito de um bem permanente que deve ser restituído após determinado prazo. 4

5 O Comodato é o empréstimo realizado entre a UNIFEI e empresas privadas, enquanto a Cessão é o empréstimo entre a UNIFEI e outros órgãos públicos. Ambos são realizados através de contrato ou convênio Doação: A doação significa a transferência da propriedade de bens permanentes entre entidades públicas ou privadas Incorporação: Um tombamento por incorporação ocorre quando não é possível identificar a origem dos recursos de um bem que se encontre pelo menos a dois exercícios (anos) no acervo da unidade ou órgão. Para proceder ao tombamento por incorporação deveremos observar o disposto o item 6.4 da IN 205 que determina que na falta de possibilidade de apropriar custos de bens, deverá ser realizada avaliação por comissão especial que, após análise, arbitrará o valor de tombamento. 9. Afixação de Plaquetas: A afixação da plaqueta deverá ocorrer preferencialmente logo após o processo de tombamento, sendo executada pelo responsável pelo controle patrimonial na unidade. A plaqueta de patrimônio deve ser afixada em local bem visível e de fácil acesso para uma leitora de código de barras. 10. Inventário: Inventário Físico é o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, o levantamento da situação dos bens em uso e a necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade dos bens da unidade, bem como o saneamento do acervo. Tem também a função de analisar o desempenho das atividades do setor de patrimônio através dos resultados obtidos no levantamento físico. Conforme a Instrução Normativa nº 205 de 08/04/88 da Sedap, os tipos de inventários físicos são:...a. anual destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício; b. inicial realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade; c. de transferência de responsabilidade realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora; d. de extinção ou transformação realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora; 5

6 e. eventual realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador. Os inventários físicos de cunho gerencial, no âmbito do SISG deverão ser efetuados por comissão designada pelo Gestor, ressalvados aqueles de prestação de contas, que deverão se subordinar às normas do Sistema de Controle Interno. A comissão poderá constatar durante seu trabalho a inexistência do bem motivado por: perda ou extravio, sendo conhecido o responsável; perda ou extravio, sendo desconhecidas as causas; furto ou roubo. Para esses casos são tomadas decisões dentro das práticas, regulamentações, estatutos, voltados a regras disciplinares dentro da UNIFEI, conforme descrito no item Alienação e Desfazimeno: O material considerado de forma genérica inservível, para a entidade, órgão ou repartição que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como: a. Ocioso quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; b. Recuperável quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a cinquenta por cento de seu valor de mercado; c. Antieconômico quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; d. Irrecuperável quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação. Através de Comissão Específica, o material permanente em alguma das situações acima, é passível de alienação, por meio de venda, doação ou permuta, ou desfazimento, por meio de inutilização ou abandono. Os bens a serem alienados deverão ter seu valor reavaliado conforme preços atualizados e praticados no mercado. As modalidades de alienação ou desfazimento são: Venda: Os bens inservíveis classificados como irrecuperáveis ou antieconômicos poderão ser vendidos mediante concorrência, leilão ou convite Permuta: A permuta com particulares poderá ser realizada sem limitação de valor, desde que as avaliações dos lotes sejam coincidentes e haja interesse público. Nesse caso, devidamente justificado pela autoridade competente, o material a ser permutado poderá entrar como parte do pagamento de outro a ser adquirido, condição que deverá constar do edital de licitação ou do convite. 6

7 11.3. Doação: A doação poderá ser efetuada após a avaliação de sua oportunidade e conveniência, relativamente à escolha de outra forma de alienação. Conforme Incisos I, II. III e Parágrafo Único do Art. 15º do Decreto nº de 30/10/90, os materiais poderão ser alienados nas seguintes condições:...i - ocioso ou recuperável, para outro órgão ou entidade da Administração Pública Federal direta, autárquica ou fundacional ou para outro órgão integrante de qualquer dos demais Poderes da União; (Redação dada pelo Decreto nº 6.087, de 2007). II - antieconômico, para Estados e Municípios mais carentes, Distrito Federal, empresas públicas, sociedade de economia mista, instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público; (Redação dada pelo Decreto nº 6.087, de 2007). III - irrecuperável, para instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e as Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público; (Redação dada pelo Decreto nº 6.087, de 2007)... Parágrafo único. Os microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e demais equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-parte ou componentes, classificados como ociosos ou recuperáveis, poderão ser doados a instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público que participem de projeto integrante do Programa de Inclusão Digital do Governo Federal. (Redação dada pelo Decreto nº 6.087, de 2007) Inutilização ou Abandono: Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação de material classificado como irrecuperável, a autoridade competente determinará sua descarga patrimonial e sua inutilização ou abandono, após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, porventura existentes, que serão incorporados ao patrimônio. A inutilização consiste na destruição total ou parcial de material que ofereça ameaça vital para pessoas, risco de prejuízo ecológico, ou inconveniente de qualquer natureza, para a Administração Pública Federal. Os desfazimentos por inutilização e abandono deverão ser documentados mediante Termos de Inutilização ou de Justificativa de Abandono, os quais integrarão o respectivo processo de desfazimento. 12 Autoridade, Responsabilidade e Indenização: Conforme a Instrução Normativa nº 205 de 08/04/88 da SEDAP:...Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda 7

8 ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados O documento básico para ensejar exame do material e/ou averiguação de causas da irregularidade havida com o mesmo, será a comunicação do responsável pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de participações verbais, que, informalmente, antecipam a ciência, pelo administrador, dos fatos ocorridos Recebida a comunicação, o dirigente do Departamento de Administração ou unidade equivalente, após a avaliação da ocorrência poderá: a. concluir que a perda das características ou avaria do material ocorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ação do consignatário; b. identificar, desde logo, o(s) responsável(eis) pelo dano causado ao material, sujeitando- o(s) às providências constantes do subitem 10.3.; c. designar comissão especial para apuração da irregularidade, cujo relatório deverá abordar os seguintes tópicos, orientando, assim, o julgamento quando à responsabilidade do(s) envolvido(s) no evento: a ocorrência e suas circunstâncias; estado em que se encontra o material; valor do material, de aquisição, arbitrado e valor de avaliação; possibilidade de recuperação do material e em uso negativo, se há matéria-prima a aproveitar; sugestão sobre o destino a ser dado ao material; e, grau de responsabilidade da(s) pessoa(s) envolvida(s) Caracteriza a existência de responsável(eis) pela avaria ou desaparecimento do material (alíneas b e c do subitem ), ficará(ão) esse(s) responsável(eis) sujeito(s), conforme o caso e além de outras penas que forem julgadas cabíveis, a: a. arcar com as despesas de recuperação do material; b. substituir o material por outro com as mesmas características; c. indenizar, em dinheiro, esse material, a preço de mercado, valor que deverá ser apurado em processo regular através de comissão especial designada pelo dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade seja "jogo", "conjunto", "coleção", suas peças ou partes danificadas deverão ser recuperadas ou substituídas por outras com as mesmas 8

9 características, ou na impossibilidade dessa recuperação ou substituição, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no subitem (alínea C) Quando se tratar de material de procedência estrangeira, a indenização será feita com base no valor de reposição (considerando-se a conversão ao câmbio vigente na data da indenização) Quando não for(em), de pronto, identificado(s) responsável(eis) pelo desaparecimento ou dano do material, o detentor da carga solicitará ao chefe imediato providências para abertura de sindicância, por comissão incumbida de apurar a responsabilidade pelo fato e comunicação ao órgão de Controle Interno, visando assegurar o respectivo ressarcimento à Fazenda Pública (art.84, do Decreto Lei n.º 200/67). Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando: a. impossibilidade de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou b. não tendo esse procedido na forma da alínea anterior, poderá ser designado servidor do órgão, ou instituída comissão especial pelo dirigente do Departamento de Administração ou unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferência e passagem do material. Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente. A passagem de responsabilidade deverá ser feita, obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade. Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade, caberá ao dirigente do Departamento de Administração ou da Unidade equivalente adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e imputação de responsabilidade. Obs.: Na UNIFEI, além do Termo de Responsabilidade (TR), temos o Termo de Acautelamento, que tem o mesmo peso do TR. Ou seja, o Termo de Acautelamento é o documento em que o detentor do bem se responsabiliza, solidariamente, com o responsável pelo órgão. 9

10 III NORMATIZAÇÃO DE PATRIMÔNIO: 1. Descentralização do Patrimônio: Com o crescimento constante de nossa Universidade, deu-se a necessidade de um maior controle de nosso patrimônio. Para tal, foi elaborado o Manual de Normas e Procedimentos da Descentralização do Patrimônio da UNIFEI, aprovado pelo CEPEAD em novembro/2013. Este Manual estabelece a criação da figura do Agente Patrimonial e da Comissão Local de Patrimônio dos Institutos/Unidades Administrativas. 2. Agente Patrimonial: 2.1. Atribuições: O Agente Patrimonial é o Servidor designado pelo Diretor da Unidade Administrativa ou do Instituto, devidamente cadastrado no Setor de Patrimônio, que atuará como elemento de ligação entre a Unidade ou Instituto e o Setor de Patrimônio Atividades Desenvolvidas: a. Gerir o trabalho da Comissão Local de Patrimônio com relação a inventário; b. Cabe ao Agente toda a administração patrimonial da Unidade Administrativa ou Instituto Competências: Caberá ao Agente Patrimonial exercer as seguintes atribuições, de forma que otimize o andamento de quaisquer procedimentos relacionados a administração dos bens patrimoniais e à descentralização responsável de atos de gestão. São elas: a. Orientar professores e pesquisadores acerca da documentação e procedimentos comumente exigidos em processos de fomentos à pesquisa, buscando a integração e intermediação junto ao Setor de Patrimônio; b. Orientar os coordenadores de projetos que envolvam repasse, parceria ou convênio quanto ao controle, registro e guarda de bens e equipamentos permanentes, em especial, à colagem de plaquetas de identificação patrimonial; c. Viabilizar o acompanhamento de entrada e saída de material dos setores de sua Unidade ou Instituto, bem como atuar em programas de retiradas de bens inservíveis, com a descentralização das atividades de monitoramento dos bens, migração de riscos de furtos e demais eventos de natureza que contribuem para a perda de bens, focando na preservação dos equipamentos; d. Realizar, em sua Unidade ou Instituto, o controle efetivo dos bens que integram o patrimônio da UNIFEI e de bens móveis em comodato, se houver; e. Orientar a comissão local de levantamento de bens e enviar ao Setor de Patrimônio, a cada exercício, ou quando requisitado a qualquer tempo, o Inventário de Bens, realizado a partir do trabalho da Comissão de sua unidade; 10

11 f. Divulgar e orientar aos docentes, discentes, servidores técnico-administrativos e demais usuários sobre a importância de preservação de bens permanentes; g. Denunciar irregularidades quanto à dilapidação, furto, roubo, extravio, perda e quaisquer outras ocorrências relativas a bens patrimoniais e propor ao diretor máximo do órgão a autuação de processo administrativo para apuração dos fatos; h. Acompanhar e atualizar regularmente a relação dos bens permanentes móveis pertencentes à Unidade ou Instituto, fornecendo inclusive informações sobre a movimentação dos mesmos, tais como: transferência, recolhimento, saídas e entradas para conserto e movimentação de bens de terceiros, além de outras formas de movimentação; i. Acompanhar as entregas dos bens colocados à disposição de sua Unidade ou Instituto, bem como providenciar as respectivas assinaturas dos Termos de Responsabilidade, Termos de Transferência e outros que se fizerem necessários ao bom andamento das atividades patrimoniais; j. Informar ao Setor de Patrimônio quando um bem permanente for entregue diretamente na Unidade ou Instituto, enviando a Nota Fiscal para a elaboração do Termo de Responsabilidade e inclusão do material no sistema. k. No caso acima mencionado, caberá à Unidade ou Instituto providenciar, sob orientação de seu Agente Patrimonial, a correta colagem das plaquetas de identificação, conforme especificações do Termo de Responsabilidade, emitidos pelo Setor de Patrimônio. l. Em se tratando de transferência, o agente patrimonial deverá usar a Nota de Transferência de Bens Móveis, que será emitida em 03 (três) vias, sendo uma para o setor que está cedendo os bens, uma para o setor que está recebendo os bens e outra para o Setor de Patrimônio, que procederá a transferência de carga patrimonial, bem como a emissão de novo Termo de Responsabilidade. m. Deverá dar apoio à Comissão Local de Patrimônio, fornecendo dados e fichas oriundos do Sistema de Patrimônio para que se inicie processo de desfazimento. O Agente Patrimonial tem acesso restrito às operações sobre o patrimônio de sua Unidade ou Instituto, sendo somente habilitado a realizar consultas de bens, solicitar movimentações de ou para sua Unidade ou Instituto, realizar chamados patrimoniais, gerar inventários e realizar levantamentos patrimoniais para a sua Unidade ou Instituto. 3. Comissão Local de Patrimônio: 3.1. Atribuições: A Comissão Local de Patrimônio constituída de, no mínimo, 03 (três) servidores, será nomeada pelo Diretor da Unidade Administrativa ou do Instituto, devidamente cadastrada no Setor de Patrimônio, que será responsável pelo inventário da unidade, tendo o apoio do Agente Patrimonial Atividades Desenvolvidas: A comissão local de patrimônio é a comissão que deve executar o inventário físico dos bens permanentes. Suas principais funções são: 11

12 a. A verificação da localização física de todos os bens patrimoniais da unidade de controle patrimonial; b. A avaliação do estado de conservação destes bens; c. A classificação dos bens passíveis de disponibilidade; d. A identificação de bens permanentes eventualmente não tombados; e. A identificação de bens patrimoniados que eventualmente não possam ser localizados; f. A emissão de relatório final acerca das observações anotadas ao longo do processo do inventário, constando as informações quanto aos procedimentos realizados, à situação geral do patrimônio da Unidade Administrativa ou Instituto e as recomendações para corrigir as irregularidades apontadas, assim como eliminar ou reduzir o risco de sua ocorrência futura, se for o caso Competências: a. A verificação da localização física de todos os bens patrimoniais da unidade de controle patrimonial. b. A avaliação do estado de conservação destes bens. c. A classificação dos bens passíveis de disponibilidade. d. A identificação dos bens pertencentes a outras unidades acadêmicas ou órgãos administrativos e que ainda não foram transferidos para sua unidade de controle patrimonial. e. A identificação de bens permanentes eventualmente não tombados. f. A identificação de bens patrimoniados que eventualmente não possam ser localizados. g. A emissão de relatório final acerca das observações anotadas ao longo do processo do inventário, constando informações quanto aos procedimentos realizados, à situação geral do patrimônio da unidade de controle e as recomendações para corrigir as irregularidades apontadas, assim como eliminar ou reduzir o risco de sua ocorrência futura, se for o caso. h. A elaboração de listagem a ser encaminhada ao Setor de Patrimônio pela chefia da Unidade ou Instituto, dos bens considerados inservíveis, para sua retirada. Relacionar os bens, listando o número de tombamento, descrição, valor e condição de uso de acordo com sua classificação em listagens separadas, bem como as fichas dos bens a serem recolhidos, solicitando sua retirada e baixa. Obs1.: O bem classificado como Ocioso ou Recuperável será transferido para outros setores da UNIFEI que dele necessitarem. Não havendo interesse de nenhum setor da universidade em recebe-lo, o bem deverá ser doado a outro órgão na forma da legislação específica. Obs2.: Quando se tratar de bens Inservíveis na área de Informática, deverá ser incluído um laudo técnico juntamente com a listagem dos bens. Os bens considerados como Inservíveis serão vistoriados pela equipe do Setor de Patrimônio e retirados da Unidade ou Instituto, quando for o caso. 4. Bens não Inventariados: Bens não inventariados são aqueles não localizados durante a realização do inventário, ou a qualquer momento. 12

13 Quando da observação da ocorrência de bens não inventariados, o Dirigente da Unidade ou Instituto deverá designar Comissão de Sindicância, em casos de bens acima do limite de licitação dispensável, cujas atribuições principais são: a. Verificar se há bens que se enquadrem nos termos do item 10.6 da Instrução Normativa 205/88, recomendando sua baixa imediata. b. Apurar as responsabilidades pela irregularidade conforme item 10 da Instrução Normativa 205/88, para os bens que não se enquadrarem no item acima. c. Elaborar relatório para o dirigente da Unidade Gestora com as conclusões e recomendações. Quando o bem for igual ou inferior ao limite estabelecido como licitação dispensável, nos termos do art. 24, inciso II, da Lei 8666, de 21 de junho de 1993, a apuração poderá ser por intermédio de Termo Circunstanciado Administrativo TAC (Anexo I), que deverá ser lavrado pelo chefe do setor responsável pelo bem e conter: a. Qualificação do servidor público envolvido; b. Descrição sucinta dos fatos que acarretaram o extravio ou dano do bem; c. Parecer conclusivo do responsável pela sua lavratura. Ao final do processo, este deverá ser encaminhado ao Setor de Patrimônio para que o mesmo possa tomar ciência da conclusão do processo e as devidas providências quanto ao bem em questão. 5. Responsabilidades: a. O extravio de placas, a colagem indevida destas nos bens em desconformidade com as referências do Termo de Responsabilidade, bem como as prestações de informações falsas serão de responsabilidade exclusiva a quem competir a posse, guarda e manutenção dos bens permanentes, e em caso de realização de auditorias internas e externas, o responsável deverá prestar esclarecimento sobre a localização, guarda de bens e estado em que se encontram. b. Os bens ficarão alocados no Almoxarifado Central em tempo razoável para seu emplaquetamento e destinação ao local que os solicitou, devendo a unidade requisitante disponibilizar um espaço para o seu recebimento. A permanência dos bens por um período excessivo de tempo no Almoxarifado Central compromete o acondicionamento dos demais bens adquiridos pela UNIFEI. c. No caso de um bem permanente ser incorporado à Universidade sob a forma de cessão, comodato ou doação, inclusive aqueles adquiridos por meio de apoio de Instituições de fomento à pesquisa, os respectivos documentos deverão ser encaminhados, imediatamente, ao Setor de Patrimônio, indicando a localização do bem para a sua regularização. No caso de Acordos ou Convênios, esses documentos deverão cumprir o que determina cada Acordo/Convênio. d. O recebimento deverá ser executado, prioritariamente, pelo agente patrimonial da Unidade/Instituto. 6. Desfazimento de Bens de Informática: Nos casos de desfazimento de microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e demais equipamentos de informática, respectivos mobiliários, peças-partes ou componentes, a Comissão de Exame e Averiguação deverá enviar um ofício com respectivas planilhas contendo informações dos bens (Disponível na página da Prefeitura do Campus no site na UNIFEI) à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do 13

14 Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão informando a existência dos bens a serem desfeitos e sua classificação conforme prevê o Decreto nº 6.087/2007. As planilhas, neste caso, deverão ser preenchidas pelos analistas e técnicos de TI dos órgãos da UNIFEI, de acordo com as Instruções para preenchimento da planilha de desfazimento, disponibilizada pela SLTI/MPOG no site Comprasnet (Disponível na página da Prefeitura do Campus no site na UNIFEI). A Relação de Bens (planilhas), juntamente com a Declaração de Desinteresse e as Fichas Patrimoniais deverão ser encaminhadas impressas e também por Memorando Eletrônico à DMA/PCI, que irá agrupar os dados antes de serem encaminhados à SLTI/MPOG. Para assegurar a segurança dos dados e informações da UNIFEI, devem ser retirados todos os arquivos do HD dos computadores, de forma que estas informações não possam ser acessadas após o desfazimento dos equipamentos. Alguns computadores possuem etiquetas de licença de softwares que podem ser reaproveitadas em outros equipamentos. Estas etiquetas devem retiradas dos equipamentos e alocadas onde houver necessidade. Os equipamentos devem ser numerados com etiquetas na sequência informada nas planilhas para facilitar a sua identificação. Deve-se informar também a sigla do órgão da UNIFEI a qual pertence o equipamento. Exemplos: CPU 01 IESTI MONITOR 02 - PRAD Em alguns equipamentos mais antigos adquiridos pela UNIFEI, o número do patrimônio era colado apenas na CPU, mas o patrimônio era, na verdade, composto por um conjunto (ex.: microcomputador, teclado, mouse, caixa de som, monitor de vídeo, estabilizador). Para que seja possível a baixa do patrimônio e posterior desfazimento, é necessária a separação do conjunto correspondente à ficha patrimonial. Desta forma, é importante atentar aos dados de cadastro patrimonial. 7. Considerações Finais para Desfazimentos de Bens: A etiqueta de patrimônio NÃO deve ser retirada do equipamento em hipótese alguma. Esta atividade será realizada pela PCI. Para os equipamentos em regime de comodato (número de patrimônio contém o termo AC ), é necessário verificar no contrato o prazo e finalidade para o qual o equipamento estava sendo utilizado e contatar formalmente o comodante para regularizar a situação. O comodato é um contrato unilateral, gratuito, pelo qual alguém (comodante) entrega a outrem (comodatário) coisa infungível, para ser usada temporariamente e depois restituída. 14

15 FONTES DE REFERÊNCIA: - DECRETO nº de 30/10/1990. Brasília, Legislação Federal, DECRETO nº de 20/04/2007. Brasília, Legislação Federal, INSTRUÇÃO NORMATIVA CGU nº 04 de 07/02/2009. Brasília, Secretaria da Receita Federal, INSTRUÇÃO NORMATIVA STN nº 205 de 08/04/1988. Brasília, Secretaria do Tesouro Nacional, PORTARIA STN nº 448 de 13/09/2002. Brasília, Secretaria do Tesouro Nacional, LEI 4320 de 17/03/1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e Distrito Federal, Brasília, LEI 8666 de 21/06/1993. Estatui Normas Gerais sobre Licitações e Contatos Administrativos no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, dos Municípios e Distrito Federal, Brasília, Manual de Normas e Procedimentos para Descentralização do Patrimônio da UNIFEI. - Manual de Procedimentos para Desfazimento de Bens Patrimoniais - Cátia 15

16 ANEXO I Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei º , de 24 de abril de 2002 Prefeitura do Campus de Itajubá Divisão de Materiais TERMO CIRCUNSTANCIADO ADMINISTRATIVO 1. IDENTIFICAÇÃO DO SERVIDOR ENVOLVIDO NOME CPF MATRÍCULA SIAPE CARGO UNIDADE DE LOTAÇÃO UNIDADE DE EXERCÍCIO DDD/TELEFONE 2. DADOS DA OCORRÊNCIA ( ) ESPECIFICAÇÃO DO BEM ATINGIDO EXTRAVI O DATA DA LOCAL DA OCORRÊNCIA (LOGRADOURO, MUNICÍPIO, U.F.) OCORRÊNCIA DESCRIÇÃO / / DOS FATOS Nº DO PATRIMÔNIO PREÇO DE MERCADO PARA AQUISIÇÃO FONTES CONSULTADAS PARA OBTENÇÃO DO PREÇO DE MERCADO OU REPARAÇÃO DO BEM ATINGIDO (R$) 3. RESPONSÁVEL PELA LAVRATURA NOME MATRÍCULA SIAPE FUNÇÃO UNIDADE DE EXERCÍCIO LOCAL / DATA ASSINATURA 16

17 4. CIÊNCIA DO SERVIDOR ENVOLVIDO Eu,, declaro-me ciente da descrição da ocorrência acima e de que me é facultado apresentar, no prazo de 05 (cinco) dias, a contar da presente data, manifestação escrita e/ou o ressarcimento ao erário correspondente ao prejuízo causado, bem como outros documentos que achar pertinentes. LOCAL ASSINATURA DATA / / 5. PARECER DO RESPONSÁVEL PELA LAVRATURA O servidor envolvido apresentou: MANIFESTAÇÃO ESCRITA ( ) SIM ( ) NÃO RESSARCIMENTO AO ERÁRIO ( ) SIM ( ) NÃO ANÁLISE ABERTURA DE PRAZO PARA EFETUAR O RESSARCIMENTO (preencher somente em caso de conduta culposa do servidor envolvido e de não ter ocorrido o ressarcimento no prazo concedido no item 4 acima) Em razão do exposto na análise acima, ofereço ao servidor envolvido a oportunidade de apresentar ressarcimento ao erário correspondente ao prejuízo causado, no prazo de 05 (cinco) dias, a contar da presente data, nos termos do art. 4º da IN CGU nº 04/2009. ASSINATURA DO RESPONSÁVEL PELA ANÁLISE CONCLUSÃO ASSINATURA DO SERVIDOR ENVOLVIDO DATA / / ( ) O fato descrito acima que ocasionou o extravio/dano ao bem público indica a responsabilidade de pessoa jurídica decorrente de contrato celebrado com a Administração Pública, de modo que se recomenda o encaminhamento destes autos ao fiscal do contrato administrativo para que adote as providências necessárias ao ressarcimento do valor do bem extraviado/danificado, de acordo com a forma avençada no instrumento contratual e conforme a legislação pertinente. ( ) O fato descrito acima que ocasionou o extravio/dano ao bem público decorreu do uso regular deste e/ou de fatores que independeram da ação do agente, de modo que se recomenda o encerramento da presente apuração e o encaminhamento destes autos ao setor responsável pela gerência de bens e materiais para prosseguimento quanto aos demais controles patrimoniais internos. ( ) O extravio/dano ao bem público descrito acima apresenta indícios de conduta dolosa do servidor público envolvido, de modo que se recomenda a apuração de responsabilidade funcional deste na forma definida pelo Título V da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de ( ) O extravio/dano ao bem público descrito acima resultou de conduta culposa do servidor público envolvido, contudo este não realizou o adequado ressarcimento ao erário correspondente ao prejuízo causado, de modo que se recomenda a apuração de responsabilidade funcional deste na forma definida pelo Título V da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de ( ) O extravio/dano ao bem público descrito acima resultou de conduta culposa do servidor público envolvido, contudo recomenda-se o arquivamento dos presentes autos em razão de o servidor ter promovido o adequado ressarcimento do prejuízo causado ao erário por meio de: 1 Pagamento. 2 Entrega de um bem de características iguais ou superiores ao danificado ou extraviado. 3 Prestação de serviço que restituiu ao bem danificado as condições anteriores. Diante do exposto e de acordo com o disposto no art. 2º, 5º, da Instrução Normativa CGU nº 04, de 17 de fevereiro de 2009, concluo o presente Termo Circunstanciado Administrativo e remeto os autos para julgamento a ser proferido pelo(a). NOME MATRÍCULA SIAPE 17

18 LOCAL / DATA ASSINATURA 6. DECISÃO DO CHEFE DA UNIDADE ADMINISTRATIVA ( ) ACOLHO a proposta elaborada ao final deste Termo Circunstanciado Administrativo. Encaminhem-se os presentes autos ao para atendimento da recomendação feita. ( ) REJEITO a proposta elaborada ao final deste Termo Circunstanciado Administrativo, conforme motivos expostos no despacho de fls.. NOME MATRÍCULA SIAPE LOCAL / DATA ASSINATURA Modelo aprovado pela Portaria CGU-CRG n o 513, de 05 de março de

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