FUNDAÇÃO EDUCACIONAL MONSENHOR MESSIAS UNIFEMM - CENTRO UNIVERISTÁRIO DE SETE LAGOAS Unidade Acadêmica de Ensino de Ciências Gerenciais - UEGE

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1 FUNDAÇÃO EDUCACIONAL MONSENHOR MESSIAS UNIFEMM - CENTRO UNIVERISTÁRIO DE SETE LAGOAS Unidade Acadêmica de Ensino de Ciências Gerenciais - UEGE GRACIETE CALIXTO DA SILVA AUDITORIA INTERNA: rotinas e processos para empresas em geral SETE LAGOAS/MG 2011

2 GRACIETE CALIXTO DA SILVA AUDITORIA INTERNA: rotinas e processos para empresas em geral Artigo apresentado à Unidade Acadêmica de Ensino de Ciências Gerenciais do Centro Universitário de Sete Lagoas UNIFEMM, como requisito parcial à obtenção do grau de Bacharel em Ciências Contábeis. Área de concentração: Auditoria interna Orientador: Mauro Lúcio Vida SETE LAGOAS/MG 2011

3 SUMÁRIO RESUMO INTRODUÇÃO TIPOS DE AUDITORIA INTERNA Auditoria de demonstrações contábeis Objetivos Características Auditoria de compliance Auditoria operacional TIPOS DE AUDITORES Auditores independentes Auditores internos Auditores públicos PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA EVIDENCIA DE AUDITORIA CONSIDERAÇÕES FINAIS...17 REFERENCIAS...18

4 FIGURAS FIGURA 1 Relação entre contabilidade e auditoria...9 FIGURA 2 Resumo corporativo dos tipos de auditoria...10 FIGURA 3 Estrutura organizacional...11

5 Graciete Calixto da Silva 1 RESUMO Este trabalho tem o objetivo de analisar as diversas etapas de uma auditoria interna contábil, pois, essa exerce um papel importante para o crescimento de uma organização, desenvolvendo a prática da contabilidade no mercado e o contador assumindo a função de auditor interno, com seus direitos e deveres. A auditoria interna contábil tem o objetivo de trazer segurança e resultados para as organizações que procuram cada vez mais agregar valor ao seu negócio. Portanto, o presente estudo, tem o interesse de mostrar a importância da auditoria nas grandes empresas e verificar sua eficácia durante e depois de sua aplicação.desta maneira, os estudos e análise consistem na observação do comportamento e na identificação de que todos os processos e políticas definidos pela empresa, assim como os controles internos estão sendo seguidos de acordo com os critérios previamente definidos pela própria organização, sendo comunicado os resultados aos interessados. Palavras-chave: auditoria interna. ABSTRAT 1 Graduanda em Ciências Contábeis Centro Universitário de Sete Lagoas - UNIFEMM. graciete@hotmail.com

6 1 INTRODUÇÃO Auditoria é definida uma atividade de avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem como da qualidade do desempenho das áreas em relação às atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definidos para as mesmas (Audibra, 1991, p.33). O termo auditoria também pode ser entendido como o campo do saber voltado para o desenvolvimento e para o aperfeiçoamento do processo sistemático de obtenção de evidências que visa aquilatar o grau de conformidade das práticas e afirmações frente aos padrões estabelecidos e à comunicação dos resultados aos diversos interessados (Pinho, 2007, p. 03). Portanto auditoria é um processo metódico e ordenado, voltado para obtenção e avaliação de evidências sobre afirmações advindas de eventos e ações econômicos, visando resultados dentro dos critérios estabelecidos para serem comunicados aos interessados. A auditoria interna passou a ser um instrumento de amplo controle para que seja definido se todos os processos internos e políticas, definido pela organização, estão sendo efetivamente seguidos e se estão em concordância com os critérios previamente definidos. Nos dias atuais, essa necessidade torna-se cada vez mais evidentes, com as organizações na busca da excelência tanto nos processos administrativos, como também nos processos operacionais e produtivos, se certificando assim se os padrões definidos pela mesma estão sendo seguidos de maneira coerente e eficaz. A organização precisa implantar um sistema de controle interno, em que este, tenha pessoas responsáveis pela verificação recorrente, se está sendo cumprido o que foi determinado dentro das normas e da política da empresa, ou até mesmo se o sistema deveria ou não passar por uma adaptação para alcançar um melhor resultado. Portanto, este é o verdadeiro objetivo da auditoria interna, que consiste em verificar se as regras e normas internas estão sendo seguidas, e verificar a necessidade de melhoramento das normas internas vigentes, verificar se o sistema atende ou não a necessidade da organização, podendo ou não passar por adequações. Com isso, no mundo dos negócios, em que a globalização e a competitividade estão cada vez mais acirradas, faz-se necessário, que as organizações busquem cada vez mais

7 aperfeiçoar suas atividades, reduzindo seus custos e gerando novas potencialidades de seus recursos, sempre atentas as ameaças que o mercado está a oferecer. 2 TIPOS DE AUDITORIA INTERNA Existem três tipos de auditoria na esfera contábil, na qual, suas características definem melhor o que acabamos de apresentar; sendo elas: auditoria de demonstrações contábeis, auditoria de compliance e auditoria operacional. Abaixo, será apresentado detalhadamente cada uma delas. 2.1 Auditoria de demonstrações contábeis Devido às exigências legais, esta por sua vez, é o ramo da auditoria com maior envolvimento de procedimentos. Pinho, em sua obra Fundamentos de Auditoria, 2007, assegura que para que haja uma transição da fase atestatória para a de emissão de opinião leva à identificação de alguns dos procedimentos que norteiam a auditoria contábil moderna, sendo elas: - preocupação com a visão do cliente; - planejamento da auditoria com base na análise de áreas de risco; - extrapolação da análise das Demonstrações Contábeis estendendo-se até a análise da adequação do negócio do cliente ao ambiente econômico; - enfoque maior nos sistemas e não nas transações; - uso intensivo de tecnologia da informação; (PINHO, 2007, p. 37) Diante do exposto, este processo requer do auditor qualificações técnicas e habilidades pessoais que sejam compatíveis a atender as necessidades dos clientes ao ponto de agregar cada vez mais valor ao negócio da organização. Ainda é muito restrito o universo de entidades que são obrigadas a fazer auditoria contábil. São as seguintes: - sociedades por ações de capital aberto (art. 177 da Lei nº 6.404/76); - instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central, exceto as sociedades de crédito ao microempreendedor; câmaras prestadoras de serviços de compensação e liquidação; - planos de saúde (são dispensadas as operadoras com menos de 20 mil usuários); - eventos culturais com uso de verba incentivada; - exploração de bingos; - seguradoras; - previdências privadas; - pessoas jurídicas de direito privado mantenedoras de instituições de ensino superior;

8 - entidades beneficentes de assistência social cuja recita bruta seja superior a R$ ,00; - sociedades beneficiárias de recursos oriundos de incentivos fiscais (ADENE; ADA); - fundos em condomínio; - sociedades de investimentos; - entidades responsáveis pelo mercado de balcão organizado; bolsas de valores; - cooperativas (em casos especiais, podem ser dispensadas); - programa de revitalização de cooperativas de crédito agropecuário; - companhia emissora de títulos negociáveis ou contratos de investimento coletivo; - incorporação, fusão, cisão em companhias abertas; - por condição imposta por órgãos controladores, mantenedores ou concedentes de créditos. (PINHO, 2007, p. 41 e 42) Objetivos Neste subitem, um dos principais objetivos é opinar acerca da fidedignidade das Demonstrações Contábeis consoante os Princípios fundamentais da Contabilidade através da emissão de um parecer (Pinho, 2007, p.43). Desta maneira, o autor ressalta alguns motivos que levam à contratação de uma auditoria: - obrigação legal. - medida de controle interno tomada por acionista, empresário, administrador da empresa, etc. - exigências estatutárias ou contratual. - Aquisição, fusão, cisão, incorporação da empresa. - para fins de Consolidação das Demonstrações contábeis. (PINHO, 2007, p. 43) Características Auditorias de demonstrações contábeis exercem papel imprescindível em nossa economia de livre mercado. Aqui a relação entre contabilidade e auditoria, em que partiremos dos pressupostos que a auditoria se baseia. Uma auditoria de demonstrações contábeis envolve entendimento do negócio e do setor de atividades do cliente e obtenção e avaliação de evidências que permitam que o auditor verifique se as demonstrações contábeis elaboradas pela administração realmente apresentam adequadamente a posição financeira e patrimonial, o resultado das operações e os fluxos de caixa da entidade (Boynton, 2002, p.66). Atualmente o modelo de elaboração e apresentação de demonstrações contábeis é concentrado em estabelecer as transações e seu relato nas demonstrações. Desta maneira o autor relata que de acordo com este modelo, por exemplo, a administração deve estimular quanto das contas a receber atuais não deverá ser recebido no futuro e se, no futuro, a entidade conseguirá vender estoques atuais por um preço de custo (Boynton, 2002, p.66). Assim sendo, o autor afirma que o maior desafio que as auditorias enfrentam é originário desse elemento que está introduzido no modelo atual de elaboração de demonstração contábil.

9 Observa-se também que o auditor faz a elaboração de seu parecer além de examinar os negócios da organização auditada. Este trabalho possibilita ao auditor a realizar testes de auditoria que o posicionará a prestar vários serviços e recomendações que agregaram valor para os trabalhos realizados na organização e principalmente para seu negócio, podendo o auditor atingir um todo da entidade, ou se lhe for coerente focar setores, rotinas ou sistemas que deverão passar por adequações coerentes com sua realidade de mercado. A comunicação dos resultados é informada em parecer por escrito, em que indica o grau de evidências entre as afirmações e os critérios estabelecidos pelos auditores, pelo qual pode aumentar ou diminuir a credibilidade das informações emitidas. Essas informações deverão ser repassadas aos usuários interessados, que são as pessoas que utilizaram os resultados da auditoria, que poderão ser os acionistas, administradores, credores, agências reguladoras e públicas em geral. Também é elaborado um parecer em que é relatado aspectos com descobertas da auditoria, que é repassado ao conselho de administração da organização auditada. Assim sendo, a relação entre auditoria e contabilidade (demonstrações contábeis) é ilustrada a seguir: Figura 1: Relação entre contabilidade e auditoria Fonte: (Boynton, 2002, p. 67)

10 2.2 Auditoria de compliance É o levantamento e a avaliação de evidências para identificar se atividades do âmbito financeiro ou operacionais estão ou não seguindo as normas e regras que são aplicáveis as mesmas. Os critérios estabelecidos para esse tipo de auditoria podem demandar de fontes diferentes. Tais fontes podem ser identificadas como os administradores, os credores e outros que se fizerem no interesse da instituição. Portanto nos diz o mesmo autor que, os pareceres de auditoria de compliance geralmente podem ser direcionados à autoridade que estabeleceu os critérios para tal auditoria. 2.3 Auditoria operacional Esse tipo de auditoria tem a função de obter e avaliar as evidências que dizem respeito da eficácia e eficiência das atividades operacionais de uma entidade, assim como a organização, departamentos, sistemas, funções, operações e programas, sendo posteriormente comparados com os objetivos que foram definidos. Em alguns lugares ou ocasiões, esse tipo de auditoria também leva o nome de auditoria de desempenho ou auditoria gerencial. Um resumo comparativo dos diferentes tipos de auditoria é apresentado na figura abaixo, de acordo com a obra do autor Boynton: Figura 2: Resumo comparativo dos tipos de auditoria. Fonte: (Boynton, 2002, p. 33)

11 3 TIPOS DE AUDITORES Com o crescimento dos negócios, a administração da empresa se viu na necessidade de garantir o maior controle a aplicação das normas e procedimentos internos, assim sendo, o administrador que até então era o responsável por supervisionar estes procedimentos começam a implantar as auditorias internas, que são feitas por pessoas capacitadas com a designação de garantir, acompanhar e supervisionar afim de garantir que estes estavam sendo seguidos pelos funcionários da organização. O auditor interno como uma ramificação da profissão de auditor externo e, consequentemente, do contador. O auditor interno é um empregado da empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado àqueles cujo trabalho examina. Além disso, o auditor interno não deve desenvolver atividades que possa vir um dia a examinar (como, por exemplo, elaborar lançamentos contábeis), para que não interfira em sua independência. (Almeida, 2010, p. 5) Como exemplo, para ilustrar uma estrutura organizacional, o Departamento de Auditoria ficaria conforme desenhado no organograma a seguir: Figura 3: Estrutura organizacional Fonte: (ALMEIDA, 2010, p. 5) É importante ressaltar que, em alguns grupos os auditores são subordinados diretamente à sociedade holding. Portanto, neste caso, somente a administração da organização investidora poderá demitir ou admitir auditores internos de sociedades controladas ou coligadas. A auditoria pode ser classificada por vínculo com a organização. Este vínculo é demonstrado nas seguintes modalidades: quando é desempenhada por profissionais independentes, que tem o nome de auditoria externa; quando é praticada pelo próprio

12 funcionário da organização, esta é denominada de auditoria interna e por ultimo, quando a empresa faz a contratação de prestadores de serviços que realizam o trabalho de auditoria interna, que é chamado de auditoria terceirizada. 3.1 Auditores independentes Segundo Boynton, 2002, estes devem se aprovados em exames determinados e credenciados, assim podendo operar como membro de empresa de auditoria e por conta própria, chamados de CPA s, profissionais que possuem habilidades qualificadoras para capacitar pessoas e organizações com visão analítica. CPA s conseguem lidar com informações sem distorções, vieses pessoais ou conflitos de interesse Boynton (2002, p. 39). 3.2 Auditores internos Os auditores internos desenvolvem atividades de avaliações dentro das organizações como forma de avaliação de serviços. Estas avaliações são feitas por empregados da própria empresa. E geralmente são mais envolvidas com auditorias operacionais e de compliance, conforme Boyston, O trabalho destes auditores internos integra-se na complementação dos trabalhos apurados por auditores externos, principalmente em demonstrações contábeis. 3.3 Auditores públicos Para Boynston, 2002, os adutores públicos são identificados em várias esferas do poder público municipal, estadual e federal. Os resultados são mantidos na maioria das vezes com devidas restrições ao órgão auditante e o auditado. O escopo de exames promove o aperfeiçoamento dos controles internos e se posiciona diretamente em frente à fraudes, exigindo uma periodicidade dos exames contínuas. 4 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA O auditor utiliza mecanismos e procedimentos que podem evidenciar provas que darão fundamento ao relatório de auditoria. Algumas técnicas ou métodos permitem o auditor

13 interno identificar situações comprobatórias que determinam a condição de estar em conformidade com certos critérios. Conforme Araújo, et al, 2008, a resolução n.º 820/1993 do CFC determina a aplicação dos procedimentos de auditoria: [...] deve ser realizada, em razão da complexidade e volume das operações, por médio de provas seletivas, testes e amostragens, cabendo ao auditor, com base na análise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser, determinar a amplitude dos exames necessários à obtenção dos elementos de convicção que sejam válidos para o todo. (Araújo, et al, 2008, p. 211) Há vários procedimentos que podem ser aplicados a auditoria, dentre eles os principais se iniciam no exame de registros e documental, que verificam a veracidade e adequação dos registros contábeis e auxiliares, bem como, documentos comprobatórios dos fatos internos auditados: notas fiscais, atas, cautelas, ordens de pagamentos, duplicatas quitadas e contratos. Todos devem estar de acordo com as normalidades para que o auditor comprove a autenticidade, aprovação e o adequado registro. A conferência de cálculos também é um procedimento que pode verificar a exatidão dos cálculos fundamentais, como: depreciações, impostos, juros, receitas financeiras entre outros. A entrevista é um mecanismo que pode ser usado de forma estruturada com questões padronizadas ou não estruturada, de modo a esclarecer e detalhar questões auditadas. A inspeção fiscal é um procedimento que deve ser aplicado de forma cuidadosa, o auditor deve estar atento à descrição das características do bem e a seus detalhes. De acordo com o CFC, a inspeção física inclui também a análise dos títulos e outros documentos comprovem sua autenticidade. Para que essa análise seja executada, alguns procedimentos são importantes como: identificação, existência, autenticidade, quantidade e qualidade. A inspeção física também pode se feita na área de pessoal, que pode ser utilizada para identificar o pagamento de salários sem a devida contraprestação. A circularização ou confirmação nada mais é do que a obtenção de declaração formal e isenta de pessoas independentes com relação ao ente auditado. Os procedimentos descritos abaixo estão relacionados diretamente com as análises de confirmação: -seleção criteriosa dos itens, para serem examinados; -controle dos pedidos de confirmação, para serem despachados aos destinatários; -procedimento alternativo de verificação para as respostas de confirmações não recebidas; -as respostas do pedido de confirmação devem ser endereçadas ao auditor e algumas confirmações devem ser obtidas pessoalmente, nos casos julgados apropriados pelo auditor. (Araújo, et al, 2008, pag. 212) Portanto, a circularização tem algumas classificações que são da seguinte maneira: preta que é quando apresenta o saldo a ser informado; branca quando o saldo a ser

14 confirmado não é fornecido; positiva é quando é informado a necessidade da resposta; e a negativa que é quando não é necessária a respostas se o circularizado concorda com o valor informado. Este último, é um dos tipos mais vulneráveis de circularização, pois outras variáveis podem impedir a resposta do circularizado. Por fim, a revisão analítica, em que é o procedimento de verificar o comportamento que podem ser medidos tanto de maneira quantitativa como qualitativa, que visam à identificação de situações ou disposições anormais. Também é dever do auditor aplicar e cumprir procedimentos que identifiquem passivos não registrados ou contingências ativas ou passivas relacionadas a litígios, pedidos de indenização ou questões tributárias, e se precaver de sua adequada contabilização ou mesmo na divulgação na divulgação nas demonstrações contábeis auditadas, de acordo com o estabelecido na Resolução CFC n.º 1.022/2005. É de responsabilidade da administração da organização/entidade auditada, a divulgação das informações sobre eventos contingenciais. Portanto, cabe ao auditor a aplicação dos seguintes procedimentos referente aos passivos não registrados e às contingências, de acordo com o CFC, conforme descritos abaixo: -indagar e discutir com a administração a respeito das politicas e dos procedimentos adotados; -obter formalmente da administração uma descrição das contingências na data de encerramento das demonstrações contábeis e para o período que abrange essa data e a data de emissão do parecer da auditoria; -examinar os documento vinculados aos passivos não registrados e às contingências, incluindo correspondências e faturas de consultores jurídicos; -obter representação formal da administração, contendo a lista de consultores ou assessores jurídicos que cuidam do assunto, e representação de que todas as contingências potenciais ou ainda não formalizadas, relevantes, foram divulgadas nas demonstrações contábeis. (Araújo, et al, 2008, pag. 215) Outros procedimentos podem ser aplicados: -leitura de atas de reuniões de acionistas ou cotistas, de diretores e dos conselhos; -leitura de contratos, acordos de empréstimos, contratos de arrendamentos e correspondências recebidas de autoridades fiscais ou de agências reguladoras; -obtenção de informações relativas a garantias de empréstimos ou financiamentos; -revisão da conta honorários advocatícios, serviços prestados por terceiros ou título similar, objetivando confirmar a quais advogados serão enviadas as cartas de circularização; -leitura do livro fiscal Termo de Ocorrências ou equivalente e leitura ou exame de qualquer outro documento que inclua possíveis garantias dadas. (Araújo, et al, 2008, pag. 215) Na auditoria interna de demonstrações contábeis, existem alguns objetivos e procedimentos de auditoria em determinadas áreas do Balanço Patrimonial, sendo as áreas de: Contas a receber Estoques Despesas antecipadas

15 Investimentos Imobilizado Contas a pagar Estimativas ou provisões contábeis Empréstimos Patrimônio líquido Resultado do exercício Partes relacionadas 5 EVIDÊNCIA DE AUDITORIA As prova conseguida pelo auditor em decorrência de aplicação dos procedimentos de auditoria é denominada de evidência, que é utilizado para demonstrar se os critérios utilizados estão ou não atendendo as fases de planejamento. Alguns procedimentos originam a evidência de auditoria. Portanto tem-se: Evidência Física: é a ocorrência de uma inspeção física ou observação direta de pessoas, bens ou transações. Podem ser apresentados de maneira diversificados, como gráficos, memorandos descritivos, mapas, entre outros. Evidência documental: é toda evidência obtida através de contratos e documentos comprobatórios como notas fiscais, duplicatas quitadas, recibos dentre outros assim como informações apresentadas por pessoas de dentro e de fora da organização auditada. Evidência analítica: nada mais é que a decorrência de comparações e análises feitas pelo auditor. Evidência testemunhal: decorre da aplicação de entrevistas ou questionário para obtenção das informações desejadas. O auditor consegue chegar a uma conclusão através de várias análises e estudos da verdadeira situação da entidade. Portanto, um dos procedimentos de maior valor probante é a evidência física. Contudo o processo de obtenção de evidências em uma auditoria operacional é considerado muito mais complicado do que em uma auditoria contábil. Na grande maioria o processo de identificação dos processos não são claramente definidos nas área operacionais,

16 como acontece na área financeira. Muitas vezes é necessário que o auditor utilize outros métodos para melhor definir as constatações de auditoria.

17 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS O principal ponto de análise deste trabalho foi o desenvolvimento da auditoria interna no cumprimento de suas normas e procedimentos dentro das organizações. O objetivo geral desta análise é o de mostrar o papel do auditor interno como membro precursor, analítico e o que se faz cumprir todos os procedimentos que não estejam sendo executados de acordo com os regimentos e normas vigentes na organização. Como o crescente aumento do mercado e a alta demanda, os administradores, proprietários ou até mesmo o contador, hoje não conseguem deter todo o controle interno de suas empresas, portanto a importância do auditor interno para auxilia-los nessa fiscalização e regulamentação interna. Este trabalho científico tem como finalidade evidenciar essa importância que a cada dia tem sido relevante para as organizações que querem estar à frente no mercado com suas certificações e controles operando de acordo com as normas vigentes no mercado.

18 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 7 ed. São Paulo: Atlas, ARAÚJO, Inaldo da Paixão Santos, et al. Auditoria contábil: enfoque teórico, normativo e prático. São Paulo: Saraiva, BOYNTON, William C, et al. Auditoria. São Paulo: Atlas, PINHO, Ruth Carvalho de Santana. Fundamentos de auditoria: auditoria contábil: outras aplicações de auditoria. São Paulo: Atlas, ZANELLA, Luiz Carlos; CÂNDIDO, Índio. Auditoria interna rotinas e processos práticos para hotéis, restaurantes e empresas em geral. Caxias do Sul: Educs, 2002.