UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ UNIVALI CENTRO DE EDUCAÇÃO - BIGUAÇU CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ UNIVALI CENTRO DE EDUCAÇÃO - BIGUAÇU CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONÍVEL DA FUNDAGRO FUNDAÇÃO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL SUSTENTÁVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA MAYCON ALEXANDRE NUNES Biguaçu (SC), Julho de 2008.

2 1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ UNIVALI CENTRO DE EDUCAÇÃO - BIGUAÇU CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONÍVEL DA FUNDAGRO FUNDAÇÃO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL SUSTENTÁVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA Monografia apresentada à esta Instituição de Ensino Superior UNIVALI - Biguaçu, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. MAYCON ALEXANDRE NUNES Biguaçu (SC), Julho de 2008.

3 2 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ UNIVALI CENTRO DE EDUCAÇÃO - BIGUAÇU CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONÍVEL DA FUNDAGRO FUNDAÇÃO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL SUSTENTÁVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA MAYCON ALEXANDRE NUNES Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusão de curso de Ciências Contábeis da Universidade do Vale do Itajaí Biguaçu e aprovada pela Banca Constituída pelo orientador e membros abaixo. Biguaçu, 09 de Julho de Professora Marisa Luciana Schwabe de Morais Coordenadora de monografias do Curso de Ciências Contábeis Professores que compuseram a banca: Prof. Mauro Sérgio Boppré Goulart - Orientador Prof. Luiz Wisintainer Prof. José Luiz da Silva

4 3 SUMÁRIO LISTA DE TABELAS... 5 RESUMO JUSTIFICATIVA DO TEMA DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Específicos SUPOSIÇÕES ESTRUTURA DO TRABALHO AUDITORIA CONTÁBIL DEFINIÇÃO DE AUDITORIA CONTÁBIL OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTÁBIL PRINCÍPIOS DE AUDITORIA CONTÁBIL PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA MÉTODOS E TÉCNICAS DE AUDITORIA CONTÁBIL TIPOS DE AUDITORIA Auditoria Interna X Auditoria Externa Auditoria Interna A Importância da Auditoria Interna A Função da Auditoria Interna Objetivos da Auditoria Interna CONTROLES INTERNOS DEFINIÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO... 35

5 Resultado da Avaliação do Controle Interno AUDITORIA INTERNA NOS DISPONÍVEIS CONTROLE INTERNO NOS DISPONÍVEIS E SEUS TESTES OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONÍVEIS CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA ESTUDOS DE CASO CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA Missão Objetivos RECOMENDAÇÕES E SUGESTÕES CONSIDERAÇÕES FINAIS LIMITAÇÕES RECOMENDAÇÕES PARA TRABALHOS FUTUROS ANEXOS REFERÊNCIAS... 74

6 5 LISTA DE TABELAS TABELA 1 - Diferenças entre Auditoria Externa e Auditoria Interna...23 TABELA 2 - Fundamentos do Controle Interno...32 TABELA 3 -Tipos de erros das demonstrações financeiras...40 TABELA 4 - Pontos Fortes e Fracos...51 TABELA 5 - Pontos Fracos e Sugestões...55

7 6 RESUMO A preocupação fundamental deste estudo está centrada nas análises dos controles internos dos disponíveis de uma entidade sem fins lucrativos no ramo de apoio ao desenvolvimento rural sustentável do estado de Santa Catarina. Buscou-se respaldo teórico para descrever definições de conceitos, conhecimentos, dificuldades, avaliações e soluções. Tratou-se especificamente dos dados apurados de forma clara e concisa na empresa. Os atuais controles internos levantados mostraram-se em geral eficazes, mais com algumas fragilidades, sendo necessários uma melhor utilização dos sistemas informatizados e recursos já disponíveis para uma boa programação financeira e maior segurança nas transações administrativas, para alcançar melhor seus objetivos. PALAVRAS CHAVES: AUDITORIA, CONTROLES INTERNOS, CAIXA, BANCOS, INFORMATIZAÇÃO.

8 7 1. INTRODUÇÃO Contabilidade é uma ciência e para muitos, simplesmente uma técnica. Técnica esta, destinado a controlar um patrimônio, seja do ponto de vista econômico e Financeiro, analisando aspectos quantitativos, qualitativo e as variações sofridas dentro delas. O presente estudo originou-se de uma questão que faz parte do cotidiano de muitas empresas Auditoria que nada mais é que mensurar, adequar e confiabilizar os procedimentos contábeis de maneira uniforme. Este estudo foi desenvolvido na Fundagro Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina, constitui em entrevista, pesquisa através de perguntas e respostas, (Anexo pag.59), que serviu para identificar mais detalhadamente sobre alguns aspectos dentro da análise dos controles internos aplicados ao disponível da Fundagro, que é de grande importância para sua segurança administrativa. O trabalho apresenta-se dividido em capítulos: No capítulo I - Aborda a justificativa do tema, definição do problema, questionamento dos tipos de controles internos aplicados na empresa e de propostas para o melhoramento dos mesmos, objetivos e suposições, assim como a estrutura do trabalho. No capítulo II - Apresenta definição, objetivos, princípios, procedimentos e planejamento, métodos técnicas e tipos de auditoria contábeis, sua importância e funções. No capítulo III - Aborda o controle interno na integra, seu conceito, objetivo e sua avaliação como finalidade principal que é detectar erros e regularidades materiais nas demonstrações financeiras. No capítulo IV Apresenta a auditoria interna nos disponíveis que tem como finalidade atingir objetivos previamente determinado.

9 8 No capítulo V Apresenta a caracterização da pesquisa e da empresa em estudo, descrevendo sua história, sua formação societária, seus objetivos e missão e procedimentos metodológicos que direcionaram a pesquisa. No capítulo VI Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro, cuidadosamente elaborada, através de perguntas e respostas com recomendações, sugestões e exemplos de planilhas para solução dos problemas detectados. Apresenta-se em anexo, questionário aplicado, mediante perguntas e respostas. 1.1 JUSTIFICATIVA DO TEMA Atualmente os sistemas de informações e registros de dados numa entidade estão evoluídos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no mercado. Uma entidade que não esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz poderá prestar informações distorcidas, acarretando prejuízos ou fraudes à mesma. Portanto, a necessidade deste estudo junto a Fundagro Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina se fez necessário para confirmar a veracidade nas demonstrações contábeis, realizadas dentro da empresa. Na analise dos controles internos no disponível, buscou-se enfatizar a importância dos trabalhos, normas, técnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e aplicados para o bem estar da empresa. Havendo falhas ou ausência de controles, serão aplicados medidas de segurança para assegurar a veracidade nas informações. 1.2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA Sabe-se que uma auditoria realizada em uma empresa onde seus procedimentos aplicados, diante de uma análise financeira não estejam dentro das normas técnicas e legais, poderá acarretar em grandes prejuízos à seus objetivos administrativos.

10 9 Portanto uma análise dos controles internos aplicados ao disponível de uma empresa se faz necessário para fidedignidade das demonstrações contábeis. Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma empresa, questionam-se os seguintes pontos: Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria? São adequados? Que tipos de Controles Internos podem são utilizados para evitar desvios e fraudes no departamento de tesouraria? Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do departamento de tesouraria? 1.3 OBJETIVOS Objetivo Geral Analisar os controles internos aplicados no disponível da Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina Objetivos Específicos Analisar os controles internos aplicados no disponível da Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina. 1.4 SUPOSIÇÕES A pesquisa procurou verificar a inexistência, a conseqüência da ineficiência ou falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter controles mais eficientes e confiáveis através da auditoria interna. Neste trabalho

11 10 decidiu-se antecipar algumas suposições que visam apenas confirmar ou não as propostas de soluções. Desta forma presumiu-se que: Não existe um controle interno adequado na Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficácia nos resultados. 1.5 ESTRUTURA DO TRABALHO Esta pesquisa apresenta a avaliação dos controles internos dos disponíveis da FUNDAGRO - Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina. Está representada por seis capítulos onde se descreve o levantamento dos controles encontrados e sugestões para aprimoramentos. Como introdução, aponta a necessidade e a importância de se aplicar uma auditoria na entidade, verificando e analisando a veracidade dos números da empresa, e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo. São definidas as formas de atuação da auditoria, sua definição, objetivos e princípios, bem como os métodos utilizados para alcançar seu fim, que é averiguar a exatidão dos procedimentos contábeis às operações empresariais. Relatam-se os controles internos em geral, como ferramentas gerenciais capazes de gerar informações confiáveis e seguras. São definidos os controles internos usados para os disponíveis, importância, objetivos e os testes para averiguar sua exatidão. É caracterizada a empresa em estudo, descrevendo sua história desde a fundação, sua formação societária, seus objetivos e missão. Concluindo com a apresentação dos procedimentos metodológicos que direcionaram a pesquisa. Por fim, analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para embasar as conclusões que se segue. Após a averiguação das respostas diagnosticouse a atual situação da empresa em estudo, sugerindo melhorias e como fazê-las.

12 11 2. AUDITORIA CONTÁBIL No Brasil o movimento de arregimentação dos auditores iniciou-se em São Paulo há cerca de 38 anos, através do Instituto de Contadores Públicos do Brasil, mais tarde surgiu outras instituições, como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na Guanabara. A sua importância é reconhecida desde os mais remotos tempos, havendo notícias de sua ação já na longínqua civilização suméria. Acredita-se, todavia, que o termo auditor, evidenciando o título de quem pratica esta técnica, tenha aparecido nos fins do Século XIII, na Inglaterra, durante o reinado de Eduardo I. Inicialmente a auditoria limitou-se à verificação dos registros contábeis, visando observar se eles eram exatos e confiáveis, com o tempo ampliou-se sua área, muitos ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto, ou seja, observação da veracidade e da exatidão dos registros. A auditoria passou a ser obrigatória para todas as empresas que colocam suas ações no mercado de capitais e, por conseguinte, com o registro de emissão no Banco Central do Brasil. Já Crepaldi (2000, p.27), afirma que: A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações internas e externas, relacionadas com o controle do patrimônio objetivando mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis deles decorrentes. 2.1 DEFINIÇÃO DE AUDITORIA CONTÁBIL Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da pesquisa para fins de opinião e orientação sobre situações patrimoniais de uma entidade, verificando, a veracidade dos relatórios apresentados, bem como certificar-se de que foram feitos baseados nas regras e conceitos contábeis. ( Lopes de Sá. Pg. 21)

13 12 Definição de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p. 28): A técnica contábil que através de procedimentos específicos que lhe são peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspeções, e na obtenção de informações e confirmações, relacionados com o controle do patrimônio de uma entidade objetiva obter elementos de convicção que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com princípios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação econômica-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas. A filosofia da auditoria consiste em avaliar a política da empresa, em termos de adequação, comunicação, aceitação, aplicação e controle, se contribui para atingir seus objetivos e permite assegurar a correta utilização dos recursos nas atividades desenvolvidas pela empresa, tanto de natureza financeira, econômica e humana. Segundo Lopes de Sá (2000, p.24) a auditoria é uma crítica sistemática observação do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam em uma empresa. Segundo Crepaldi (2000, p. 26): Em geral, a Auditoria procura determinar se as demonstrações e respectivos registros contábeis de uma empresa ou entidade merecem ou não confiança, isto é, a auditoria é um espaço para verificar se as demonstrações contábeis realmente refletem, ou não, a situação patrimonial, assim como os resultados das operações da empresa ou entidade que está sendo examinada. A atividade de auditoria é uma atividade profissional especializada, a cargo de contadores. A auditoria interna é uma atividade de avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem como da qualidade do desempenho das áreas em relação às atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definidos para as mesmas, atende a fins administrativos da empresa. A ação da Auditoria Interna estende-se por todos os serviços, programas, operações e controles existentes na entidade, o posicionamento da Auditoria Interna

14 13 dentro de uma organização deve ser sempre de nível elevado para permitir-lhe o desempenho de suas responsabilidades com abrangência e independência, em tese sempre vinculado ao nível mais alto da organização. A independência da Auditoria Interna visa desincumbir-se das responsabilidades, atribuições e tarefas atribuídas pelas normas, atos, decisões e solicitações dos Colegiados e autoridades integrantes da Diretoria da Organização. 2.2 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTÁBIL O objetivo da auditoria compreende, segundo Marra e Franco (2001, p. 31): [...] é o conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio administrado, os quais compreendem registros contábeis, papéis, documentos, fichas, arquivos e anotações que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administração, bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais. A auditoria pode ter por objeto, inclusive, fatos não registrados documentalmente, mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimônio administrado, cuja informação mereça confiança, desde que tais informações possam ser admitidas como seguras pela evidência ou por indícios convincentes. O objetivo principal da auditoria é a confirmação dos registros contábeis e suas demonstrações contábeis. Segundo Attie (2000, p. 81): A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentação idônea, em obediência a princípios e normas contábeis consagradas pela doutrina, registrando-os de forma uniforme, homogênea, em ordem cronológica, o que dá a ela característica de verdadeira história do patrimônio. O fim principal da auditoria é a confirmação dos registros contábeis e conseqüentes demonstrações contábeis. Na consecução de seus objetivos ela contribui para confirmar os próprios fins da contabilidade. É através da auditoria que se dá credibilidade as demonstrações contábeis e as informações nela contida. Segundo Attie (2000, p.31):

15 14 O objetivo do exame normal de auditoria das demonstrações financeiras é expressar uma opinião sobre a propriedade das mesmas, e assegurar que elas representem adequadamente a posição patrimonial e financeira, o resultado de suas operações e as origens e aplicações de recursos correspondentes aos períodos em exame, de acordo com os princípios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os períodos. A auditoria se utiliza de todos os meios possíveis ao seu alcance para verificar e apurar a veracidade dos registros, mesmo que tenha que recorrer à informações extra contábeis e/ou fora da empresa auditada, sendo que a falta de documentos que deveriam existir é uma forma de comprovar que não há exatidão nas demonstrações contábeis. A através de seus procedimentos, fornece análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades do negócio em que possa ser útil à administração, sendo que esta atividade não se destine exclusivamente para descoberta de fraudes, erros ou irregularidades, muito embora apura tais fatos. 2.3 PRINCÍPIOS DE AUDITORIA CONTÁBIL Os trabalhos de auditoria normalmente são realizados através das demonstrações financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estão em conformidade com os princípios de contabilidade. Em decorrência desta, a auditoria preocupa-se com a uniformidade na aplicação dos princípios de contabilidade. ( Attie, 2000, pg. 108). A auditoria se caracteriza pela geração de confiança em alguns princípios, tais como, uniformidade e comparabilidade, que fazem dela uma ferramenta eficaz e confiável de apoio a políticas de gestão e controles na organização, gerando informações que possibilitem as tomadas de decisão para a melhoria do desempenho de uma organização.

16 15 A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das demonstrações financeiras entre os períodos não tenha sido afetada, de forma substancial, por mudanças nos princípios contábeis aplicado ou nos métodos de sua aplicação. A comparabilidade pode ser afetada por modificações resultantes de: Mudança nos princípios contábeis aplicados; Mudança de condições que requeiram alterações na contabilidade, mas que não envolvem mudança nos princípios contábeis, como por exemplo, a alteração na taxa de depreciação e, Mudança em condições não relacionadas com a contabilidade, como por exemplo a venda de uma fábrica. Das três situações acima, apenas a primeira envolve os aspectos de uniformidade na aplicação dos princípios de contabilidade, para as demais uma vez que não ocorreu mudança de princípios contábeis, não há obrigatoriamente, a necessidade de menção no parecer do auditor. ( Attie, 2000, pg. 109). A aplicação desses princípios é fundamental para o fornecimento de conclusões que agreguem valor, seja útil, sejam relevantes e suficientes para a gestão de uma organização. Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si cheguem a conclusões semelhantes em circunstâncias semelhantes. 2.4 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente. É necessário que se defina os objetivos, estratégias, recursos, condições, registros dos trabalhos executados, para que outros auditores, sendo mérito deste trabalho, possam fazer revisões, e a plena colaboração e assistência por parte da empresa, a fim de dar condições de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos, identificando as áreas prioritárias a serem analisadas. De acordo com Crepaldi, (2000, p. 320):

17 16 A utilização adequada das técnicas auditoriais e sua conjugação aos objetivos a serem atingidos formularão os programas de trabalho de auditoria, utilizados de acordo com os objetivos traçados e a segurança fornecida pelo controle interno. Poderão existir casos em que, com a utilização de um só procedimento de auditoria, o objetivo terá sido cumprido, e casos em que se fará necessária a conjugação de todos os possíveis procedimentos. O início de um trabalho de auditoria deve estar voltado, primeiramente, ao seu planejamento, com devidos objetivos, exames e verificações, para então almejar os vislumbres propostos pela auditoria. Para tal, o planejamento adequado pressupõe a formulação de um programa de auditoria. De acordo com Attie, (2000, p. 61): A aplicação dos procedimentos de auditoria deve ser realizada através de provas, testes e amostragens, em razão da complexidade e volume das operações, cabendo ao auditor, com base na análise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser, determinar a amplitude dos exames necessários à obtenção dos elementos de convicção que sejam válidos para o todo. De acordo com Attie (2000, p.131) A aplicação dos procedimentos de auditoria precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir. Os objetivos é a meta a ser alcançada. Os procedimentos são os caminhos que levam à consecução do objetivo. Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execução do trabalho e permitir que vários auditores possam trabalhar, o planejamento da auditoria deve elaborar programas específicos para cada área, existindo, programa específicos para caixa e bancos, duplicatas a receber, estoque, investimentos, imobilizado, fornecedores, financiamentos, conforme for mais recomendável. O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de área específica. Ele prevê os procedimentos que deverão ser aplicados para que se possa alcançar o resultado desejado. Deve ser bastante amplo e flexível, para permitir alterações durante o andamento das verificações.

18 17 Segundo Attie (2000, p. 31), o exame normal de auditoria das demonstrações financeiras é expressar uma opinião sobre a propriedade das mesmas, e assegurar que elas representem adequadamente a posição patrimonial e financeira. Os procedimentos normalmente usados na auditoria estão a confirmação externa (circularização), inspeção física, exame ou obtenção de comprovantes autênticos, revisão profunda dos critérios de avaliação e exame de sua conformidade com os princípios contábeis, exame de registros auxiliares e fiscais e obtenção e cruzamento de informações de várias fontes fidedignas. De acordo com Attie, (2000, p.31), os procedimentos aplicados no exame das demonstrações financeiras são aqueles que, a juízo do auditor, permitem uma conclusão quanto à razoabilidade das operações e aos seus reflexos nas demonstrações financeiras. 2.5 MÉTODOS E TÉCNICAS DE AUDITORIA CONTÁBIL Por meio da auditoria é possível mensurar, avaliar e, verificar se os métodos foram corretamente registrados, ou escriturados, caso não, propõe ajustes e correções que julgam necessárias. Segundo Crepaldi (200 p. 31) Os métodos usados na auditoria incluem as seguintes fases, Levantamento de condições de rotina administrativa financeira e contábil, Planejamento da auditoria, Obtenção de provas, Relatório de auditoria e Certificados.. Segundo Lopes de Sá (2000, p. 35): O universo de verificação é o limite de um trabalho. O universo auditável é, pois, o limite de verificação, observação, estudo e avaliação do auditor. Quanto maior o alcance de um exame, tanto mais segurança e confiabilidade merece uma conclusão. O ideal seria a verificação total, mas, na prática, ela se torna pouco exeqüível, quer pelo tempo que exigiria, quer pelo custo do trabalho.

19 18 Para iniciar seu trabalho, o auditor necessita pelo menos do organograma analítico da empresa; do manual de rotinas ou procedimentos administrativos, descrevendo cada função; regulamentos e estatutos; plano de contas (inclusive de custos); orçamento (caso exista); processo de autorizações (quando os manuais de rotinas são bem feitos, neles pode-se encontrar esta matéria) e da supervisão. Crepaldi (2000, p.30), diz que [...] há dois métodos aplicados pela técnica de auditoria: retrospecção e análise. A auditoria examina, portanto, fatos já ocorridos, e o faz sempre de modo analítico, minuciosamente. Pela Retrospecção, como método no trabalho de auditoria, verificam-se os fatos passados já vividos, em fatos patrimoniais já sucedidos. Este é um caráter distintivo entre a escrituração ou registro contábil e a técnica de auditoria. A análise, portanto, é o fator predominante, o que realmente caracteriza o método ou conduta de trabalho na técnica de auditoria. Segundo Lopes de Sá (2000, p.32), a metodologia do trabalho do auditor fundamenta-se em previsão, acompanhamento executivo, retrospecção executiva e avaliação rigorosa. As tarefas precisam ser planejadas e a execução deve acompanhar acontecimentos assim como observar aqueles que já ocorreram. Segundo Crepaldi (2000, p. 31): Tecnicamente, o método orienta a execução do trabalho, dando-lhe, aproximadamente, as seguintes fases: levantamento de rotinas administrativa, financeira e contábil; planejamento da auditoria; obtenção das provas; relatório de auditoria; certificados. Em cada uma dessas fases a técnica de auditoria fornece processos de execução. Constitui matéria e objeto de pesquisa e orientação profissional. A norma é exercer a verificação em fatos passados e em todas as verificações usar a decomposição de todos os elementos do fato, isto é, sua análise visando obter as evidências necessárias. 2.6 TIPOS DE AUDITORIA

20 19 Segundo Crepaldi (2000, p. 31/32) baseados na definição conceitual de auditoria, pode-se classificá-la em dois tipos: Auditoria de demonstrações financeiras e Auditoria operacional ou de gestão. A primeira, conhecida com auditoria externa, são informações preparadas por escrito destinadas a apresentar a situação e a evolução do patrimônio da empresa aos administradores e a terceiros, alheios a ela, sendo preenchido por um profissional independente, ou seja, alheio à empresa, o auditor independente. O segundo tipo de auditoria é a operacional ou de gestão, conhecida também com auditoria interna que consiste de revisões metódicas de programas, organizações, atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado, com a finalidade de comunicar à administração se os recursos estão sendo usados eficientemente e se estão sendo alcançados os objetivos operacionais. Tratando-se de assuntos contábeis, o auditor interno e o auditor externo atuam em geral no mesmo campo, e ambos têm interesse na verificação da existência de um sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das normas legais, para salvaguardar o patrimônio da empresa; confirmar também se o sistema contábil é capaz de oferecer os dados necessários à elaboração das demonstrações contábeis que reflitam com propriedade a posição contábil e o resultado das operações da empresa Auditoria Interna X Auditoria Externa A auditoria externa é realizada por auditor independente, sem vínculo empregatício com a empresa auditada e a auditoria interna é executada por um funcionário da própria empresa, sendo que o vinculo com a empresa, não pode sofrer influência pelos seus administradores. Segundo Crepaldi (2000, p. 52): A diferença básica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independência existente. O auditor interno é dependente da empresa em que trabalha e é responsável por seus atos somente

21 20 perante a empresa em que exerce suas atividades. Os impactos de seus relatórios recebem influências de sua subordinação. O auditor externo, pela relevância de seus trabalhos perante ao público. Dado a credibilidade que oferece no mercado, constitui-se numa figura ímpar que presta inestimáveis serviços aos acionistas, banqueiros, aos órgãos públicos governamentais e ao público em geral. O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independência, não deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluções a que chegar. Cabe ao auditor interno exercer sua função com obediência as normas de auditoria, não deixando seu vínculo empregatício tirar a independência profissional. A característica que difere a auditoria externa da interna é o grau de independência que o auditor externo tem em relação à entidade auditada. Segundo Attie (1992, p. 29): A auditoria interna, através de suas atividades de trabalho, serve à administração como meio de identificação de que todos os procedimentos internos e políticos definidos pela companhia, assim como os sistemas contábeis e de controle interno, estão sendo efetivamente seguidos e que as transações realizadas estão refletidas contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos. A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opinião sobre as demonstrações contábeis, a fim de verificar se estas refletem adequadamente a posição da empresa auditada. O auditor deve observar se as demonstrações foram elaboradas de acordo com os princípios contábeis e se esses princípios foram aplicados conforme ao exercício social anterior. (Santos, disponível em acessado em 09/06/2008). Embora as técnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes, Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se, ainda de forma mais ampla, pelos seguintes aspectos: Auditoria externa não existindo vínculo empregatício com a empresa auditada, e dependência hierárquica da administração, suas opiniões conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas, financiadores, fornecedores e analistas;

22 21 os exames das operações são dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operações contábeis. Auditoria Interna existindo vínculo empregatício com a empresa auditada e dependência hierárquica da administração, suas opiniões tenderiam a se incluir nos interesses da própria empresa, e assim não conseguiriam aos interesses da própria empresa, nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros; os exames das operações são dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiência operacional/administrativa. O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes, pois, o auditor externo está interessado em erros que individualmente possam alterar de maneira substancial as informações das demonstrações contábeis. O posicionamento da auditoria interna, numa visão atual do seu funcionamento, centra a sua atenção, não só na auditoria aos órgãos da empresa, mas às atividades que esta exerce. A contratação de um auditor externo se faz por vários motivos, destacando-se entre eles a obrigação fiscal, imposição de bancos para ceder empréstimos, para financiamento da matéria-prima, atendimento à exigência do contrato para efeito de compra da empresa e para fins de consolidação das demonstrações. O serviço programado para auditoria interna poderá ser realizado através de um exame prévio de fatos contábeis antes de seus registros, para julgar quanto a sua legalidade evitando assim correções futuras. Segundo Attie (1992, p. 34): De forma global, o trabalho realizado pela auditoria interna é plenamente idêntico àquele executado pela auditoria externa. Ambas utilizam as mesmas técnicas; ambas têm sua atenção voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestões de melhorias para as deficiências encontradas e ambas modificam a extensão do seu trabalho de acordo com as suas observações e a eficiência do sistema de controle interno existente. A auditoria interna, por orientação gerencial da alta administração da empresa, tem de examinar a cada ramificação e os segmentos, em períodos regulares de tempo,

23 22 para observar a aderência às políticas, à legislação, à eficiência operacional e aos aspectos tradicionais de controla da empresa. Por outro lado, as funções da auditoria externa são diferentes, muito embora existam áreas similares como as de salvaguarda de ativos, precisão e confiabilidade dos livros da empresa. À auditoria externa cabe, regra geral, a revisão global das atividades ou de aspectos dirigidos e, por conseqüência, de maneira menos detalhada. De acordo com Crepaldi (2000, p. 49): Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo, salienta-se que existem diferenças fundamentais, sendo as principais: a. Extensão dos trabalhos: o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente é determinado pela gerência, enquanto a extensão do exame do auditor externo é determinada pelas normas usuais reconhecidas no país ou requerida por legislação específica. b. Direção: o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contábil e do controle interno funcione eficientemente, a fim de que os dados contábeis fornecidos à gerência apresentem os fatos com exatidão. Os trabalhos do auditor externo, entretanto, são determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstrações Contábeis a serem apresentadas a terceiros, como por exemplo, a acionistas, investidores, fornecedores, à fiscalização, reflitam com propriedade a situação contábil de uma empresa em certa data, e os resultados das operações do período examinado. c. Responsabilidade: a responsabilidade do auditor interno é para com a gerência, ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente é mais ampla. É evidente que auditor interno, sendo funcionário da empresa, não tem a condição de total independência que possui o auditor externo. d. Métodos: não obstante as diferenças apontadas, os trabalhos de ambos são efetuados em geral por métodos idênticos. O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno, ou seja, observa o cumprimento rígido das normas internas, pois ele tem o domínio da cultura da empresa, enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas às leis de forma bem ampla, ele tem melhor domínio dos aspectos de interesse coletivo. Comparando os dois tipos de auditoria, pode-se dizer que o auditor externo é independente, contratado para determinada tarefa de auditoria, enquanto o auditor

24 23 interno é empregado da empresa, sem independência. As tarefas do auditor externo são delimitadas no contrato, enquanto que as do interno são tão abrangentes quanto forem as operações da empresa. Segundo Franco e Marra (2001, p. 218), auditoria externa é aquela realizada por profissional liberal, auditor independente, sem vínculo de emprego com a entidade auditada e que poderá ser contratado para auditoria permanente ou eventual. A auditoria externa é eventual, e a interna é periódica. O processo utilizado em ambas e analíticas e as técnicas semelhantes. As bases para exame documental são as mesmas: a escrituração, os documentos e os controles. Segundo Attie (1992, p. 34): A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa, relacionadas, de maneira intensa, com o andamento de cada função, área, departamento, setor e operação. Por outro lado, as funções da auditoria externa são diferentes, muito embora existam áreas similares como as de salvaguarda de ativos, precisão e confiabilidade dos livros da empresa. Tabela 1. Diferenças entre auditoria externa e auditoria interna: Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna Sujeito Profissional independente Auditor interno (funcionário da empresa) Ação e objetivo Exame das demonstrações financeiras Exame dos controles operacionais Finalidade Opinar sobre as Promover melhorias

25 24 demonstrações financeiras nos controles operacionais Relatório principal Parecer Recomendações de controle interno e eficiência administrativa Grau de independência Interessados no trabalho Responsabilidade Número de áreas cobertas pelo exame durante um período Intensidade dos trabalhos em cada área Continuidade do trabalho Mais amplo A empresa e o público em geral Profissional, civil e criminal Maior Menor Periódico Menos amplo A empresa Trabalhista Menor Maior Contínuo Fonte: (Crepaldi, 2000, p. 51) Auditoria Interna A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das empresas, disponibilizando os recursos humanos e técnicos necessários para a execução das tarefas designadas pela administração da empresa. À auditoria interna está diretamente ligada à Administração das Empresas, esta, acompanha as transações da empresa em caráter permanente e com uma equipe de auditores. Segundo Franco e Marra (2001, p. 219):

26 25 A auditoria interna é aquela exercida por funcionário da própria empresa, em caráter permanente. Apesar de seu vínculo à empresa, o auditor interno deve exercer sua função com absoluta independência profissional, preenchendo todas as condições necessárias ao auditor externo. A auditoria pode ter por objetivo os fatos não registrados, sendo eles relatados por aqueles que exerçam atividades com a empresa auditada. Podem basear-se em informações obtidas fora da empresa, tais como fornecedores, clientes e bancos. As confirmações obtidas de fontes externas normalmente têm as mesmas características de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa. Segundo Crepaldi (2000, p. 41), auditoria interna constitui o conjunto de procedimentos, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais de uma entidade. É uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à administração. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da análise e avaliação da eficiência de outros controles. É executada por um profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria para tal fim, sempre em linha de dependência da direção empresarial. O auditor interno é a pessoa de confiança dos dirigentes, está vinculado à empresa por contrato trabalhista continuado e sua intervenção é permanente. O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negócio em que possa ser útil à administração, isto pressupõe sua incursão em campos além dos de contabilidade e finanças, a fim de obter uma visão completa das operações submetidas a exame. Testa também a qualidade dos trabalhos, revisa, recomenda, enfim, assiste à administração e lhe fornece informações periódicas. A auditoria interna, através de suas atividades de trabalho, serve à administração como meio de identificação de que todos os procedimentos internos e políticas definidas pela companhia, assim como os sistemas contábeis e de controle interno, estão sendo efetivamente seguidos e que as transações realizadas estão refletidas contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos.

27 A Importância da Auditoria Interna Segundo Attie (2000, p. 32), a auditoria deve ser exercida em caráter de entendimento e que o trabalho executado tenha e mereça toda a credibilidade possível, não sendo permissível existir qualquer sombra de dúvida quanto à honestidade e aos padrões morais do auditor. O auditor interno é pessoa de total confiança e tem papel importante na decisão de seus administradores, pois seus serviços de auditoria são de caráter permanente, é através dos relatórios de auditoria que se demonstra a real situação da entidade. Atua em todas as atividades da empresa realizando a verificação constante dos controles internos e das rotinas administrativas. Segundo Franco e Marra (2001, p. 34): A auditoria deixou de ser, para as entidades, e especialmente para empresas da atualidade, apenas mais um instrumento criado pela administração para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo. Atualmente é o meio indispensável de confirmação da eficiência dos controles e fator de maior tranqüilidade para a administração e de maior garantia para investidores, bem como para o próprio fisco, que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito, que contribui indiretamente para melhor aplicação das leis fiscais. Se de um lado a auditoria auxilia o administrador, confirmando os registros contábeis e completando os fins informativos da Contabilidade, por outro fiscaliza a própria administração, cujos erros, omissões ou fraudes podem ser por ela apontados. Assim, pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus subordinados, como também denunciar aos titulares do patrimônio (acionistas e outros investidores) as faltas cometidas pelo administrador. Por outro lado, se resguarda os titulares contra fraudes e administradores, também salvaguarda os direitos dos credores do patrimônio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimônio. Conhecidas as eventuais falhas e deficiências da organização e dos controles da empresa, o auditor aponta essas incorreções e tem interesse nas suas regularizações, visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro.

28 A Função da Auditoria Interna Segundo Crepaldi (2000, p. 43): A função da auditoria interna é auxiliar todos os membros da administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, fornecendo-lhes análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades do negócio em que possa ser útil à administração. Isto pressupõe sua incursão em campos além dos de contabilidade e finanças, a fim de obter uma visão completa das operações submetidas a exame. Nos trabalhos de auditoria, o auditor com base no conhecimento adquirido, examina o sistema contábil observando o seu funcionamento, verificando o sistema de controles internos, examinando certos procedimentos, agrupando pelo pessoal do cliente, inspecionando documentos e bens, refazendo o cálculo de certos dados, fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada área da organização. Segundo Crepaldi (2000, p. 43): A objetividade é essencial à função de auditoria. Um auditor interno não deve, portanto, desenvolver e implantar procedimentos, preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderá vir normalmente a examinar e analisar, e que venha a constituir empecilho à manutenção de sua independência Objetivos da Auditoria Interna Segundo Attie (1992, p. 28), a auditoria interna é uma função independente de avaliação, criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades, como um serviço a essa mesma organização. O objetivo principal da auditoria é a confirmação de registros contábeis e conseqüentes demonstrações contábeis na execução de seus objetivos. Ela contribui para confirmar os próprios fins da contabilidade, pois avalia a adequação dos registros, dando à administração, ao fisco e aos proprietários do patrimônio, a certeza de que as demonstrações contábeis mostram, ou não, a situação do patrimônio em determinada data e suas variações. A contabilidade, por sua vez, estuda o controle do patrimônio

29 28 com a finalidade de demonstrar e fornecer informações sobre a sua estrutura e sua composição, analisando suas variações qualitativas e quantitativas. A auditoria é a técnica contábil utilizada para avaliar essas informações, sendo assim, instrumento indispensável para que a contabilidade atinja sua finalidade. De acordo com Attie (1992, p. 29): Em síntese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo: examinar a integridade e fidedignidade das informações financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e comunicar essas informações; examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observância ás políticas, planos, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter, impacto sobre operações e relatórios, e determinar se a organização está em conformidade com as diretrizes; examinar os meios usados para a proteção dos ativos e, se necessário, comprovar sua existência real; verificar se os recursos são empregados de maneira eficiente e econômica; examinar operações e programas e verificar se os resultados são compatíveis com os planos e se essas operações e esses programas são executados de acordo com o que foi planejado; e comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providências necessárias a respeito de suas descobertas. O exame normal de auditoria das demonstrações financeiras é expressar uma opinião sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posição patrimonial e financeira, o resultado de suas operações, e as origens e aplicações de recursos correspondentes aos períodos em exame, de acordo com os princípios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os períodos. Alguns dos objetivos da auditoria interna, entre outros, são: examinar os meios usados para a proteção do patrimônio de uma organização e comprovar sua existência

30 29 real, verificar se os recursos estão sendo empregados de maneira eficiente e econômica, comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providências necessárias a respeito de suas descobertas. Segundo Attie (2000, p. 31), a auditoria interna tem por objetivo: Examinar a integridade e fidedignidade das informações financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e comunicar essas informações; examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observância às políticas, planos, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter, impacto sobre operações e relatórios, e determinar se a organização está em conformidade com as diretrizes. O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nº 781, de 24 mar.1995) conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações sobre aspectos físicos, contábeis, financeiros e operacionais da entidade, através do conjunto de procedimentos técnicos. O objetivo do auditor é conferir os sistemas estabelecidos, para certificar que estão sendo praticados as políticas, planos, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter impacto sobre operações e relatórios, e determinar se a organização está em conformidade com as diretrizes, assim como comunicar o resultado do trabalho de auditoria ao setor responsável e certificar que foram tomadas as medidas necessárias a respeito dos problemas encontrados.

31 30 3. CONTROLES INTERNOS Segundo Lopes de Sá (2000, p. 106): O controle interno é formado pelo plano de organização e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade, ampliar a eficácia e assegurar a boa aplicação das instruções da direção. Segundo Attie (2000, p. 117), o conceito, a interpretação e a importância do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto, possibilitam a consecução de determinado fim, ou seja, controlar. 3.1 DEFINIÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma organização com planos permanentes da empresa. Segundo o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA): O Controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência profissional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. Os controles internos dentro de uma organização, representa um conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimônio da empresa, produzindo dados contábeis confiáveis, auxiliando a administração no exercício dos negócios da mesma. A eficiência do controle depende de métodos, meios e pessoal especializado. Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos princípios, como organização e regime de autorizações, procedimentos normativos,

32 31 registros e relatórios, auditoria interna, análise sistemática de conjuntos e subconjuntos de fatos e estatísticas. As informações sobre o sistema de controle interno são obtidas através da leitura dos manuais internos de organização e procedimentos, de conversas com funcionários da empresa e de inspeção física desde o início da operação (compra, venda, pagamentos, etc.) até o registro no razão geral. 3.2 IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS Segundo Crepaldi (2000, p. 204), o controle interno representa em uma organização os procedimentos, métodos ou rotinas cujos objetivos são proteger os ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. A importância do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa imaginar uma empresa que não disponha de controles que possam garantir a continuidade do fluxo de suas operações. A confiabilidade dos resultados gerados por esse fluxo que transforma simples dados em informações a partir das quais os empresários, utilizando-se de sua experiência administrativa, tomam decisões com vistas no objetivo comum da empresa. Para que se verifique a importância do controle é oportuno analisar o crescimento e a diversificação de uma empresa. Se puder identificar uma empresa em fase inicial, poderá verificar-se até com certa facilidade, que o dono é o ponto referencial do controle dos departamentos da empresa. Segundo Crepaldi (2000, p. 206), a administração da empresa é responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de seus cumprimento pelos funcionários e por sua modificação, visando adaptá-lo às novas circunstâncias.

33 32 Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno é o proprietário que analisa e controla praticamente todos os segmentos da empresa, verificando a pontualidade dos funcionários, da fabricação e o padrão de qualidade dos produtos; o despacho e a entrega aos clientes; o pedido e o contas a pagar aos fornecedores; as contas a receber e o recebimento dos clientes, etc. Os princípios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte maneira: Tabela 2. Fundamentos do Controle interno: CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO a. Devem ser fixas as responsabilidades. b. A contabilidade e as operações devem estar separadas. c. Controles cruzados. Por exemplo, as vendas diárias devem ser acumuladas e confrontadas ao final do período com a soma das etiquetas das mercadorias entregues. d. Nenhuma pessoa individualmente deve ter completamente a seu cargo uma transação comercial. MOTIVO Se não existir delimitação extra, o controle será deficiente. Um empregado não deve ocupar um posto em que tenha controle da contabilidade e ao mesmo tempo, controle das operações que ocasionam lançamentos. Devem ser utilizadas todas as provas disponíveis para se comprovar a exatidão, visando assegurar que as operações foram registradas corretamente na contabilidade. Qualquer pessoa, deliberadamente, ou inadvertidamente, cometerá erros; entretanto, é provável que se descubram os erros se o manejo de uma transação está dividido entre