REDE DE ENSINO DOCTUM

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1 1 REDE DE ENSINO DOCTUM MANUAL DE RECONHECIMENTO, MENSURAÇÃO E CLASSSIFICAÇÃO DE EVENTOS DE NATUREZA FINANCEIRA Elaborado por: Jose Lucio Monteiro de Oliveira Superintendente Administrativo Tiago Coutinho de Almeida Leitão Diretor Georgianne Rodrigues - Contabilidade Renata Ferreira Conselho Gestor Orçamentário Roberto Miranda Pimentel Fully Assessoria Contábil Romeu Neto Assessoria Administrativa Aprovado por: Cláudio Cézar Azevedo de Almeida Leitão Diretor Presidente Versão: 1.2 Data: 01/09/2015

2 2 SUMÁRIO 1-INTRODUÇÃO ASPECTOS DO SGO ESTRUTURA GERENCIAL CADASTRO CLIENTE FORNECEDOR HISTÓRICOS LANÇAMENTOS DE ISS, INSS, IRRF LANÇAMENTOS DE PIS, COFINS, CSLL REGRAS PARA CLASSIFICAÇÃO E LANÇAMENTOS CONTAS GERENCIAIS CATEGORIAS ANEXOS

3 3 1 INTRODUÇÃO O presente manual tem por objetivo estabelecer regras para orientar, disciplinar, padronizar e dar ampla publicidade a todos os colaboradores que estejam envolvidos com os processos de Aquisições, Contratos, Contas a Pagar e Contas a Receber da Rede. O manual apresenta de forma clara e analítica todas as etapas e passos necessários para que o colaborador possa realizar de forma adequada os lançamentos dos eventos financeiros de forma mais fidedigna possível. Desta forma ficará de fácil entendimento a correta apropriação gerencial, que compreende: contas gerenciais, filiais, unidades administrativas, centros de custos e centros de resultados e categorias. Qualquer necessidade de orientação ou, mais esclarecimentos contatar pelo sgo@doctum.edu.br.

4 4 2 ASPECTOS DO SGO O SGO (Sistema de Gestão Orçamentária) é um sistema on-line utilizado para gestão financeira e controle orçamentário da Rede de Ensino Doctum. As orientações quanto à utilização do sistema estão previstas neste Manual. O acesso ao sistema se dá através do endereço acessado pelos navegadores Google Chrome e Mozilla Firefox. Atenção: a utilização de outro navegador poderá causar inconsistências no sistema. Todas as movimentações financeiras que acontecerem na Rede de Ensino Doctum devem estar devidamente registradas no SGO, compreendendo as operações das unidades negócios, unidades de ensino, unidades corporativas ou de entidades e empresas associadas. A correta utilização do sistema constitui fator essencial para garantir a integridade da informação contábil e gerencial da instituição. 3-ESTRUTURA GERENCIAL Estrutura gerencial é a classificação utilizada pelo SGO para que os lançamentos de pagamentos e recebimentos possam ser reconhecidos e mensurados de forma a permitir a emissão de relatórios gerenciais. A estrutura gerencial é a consolidação de todas as informações que o sistema solicita: Natureza gerencial, unidades administrativas, centro de custo, centro de resultado, contas gerenciais e categorias. Para realizar lançamentos no SGO é necessário utilizar a estrutura gerencial abaixo: NATUREZA GERENCIAL: É a classificação para distinguir a natureza do fato financeiro. Para isto são adotados dois critérios: Receitas Entrada de recurso em quaisquer contas bancárias ou fundo fixo da Rede de Ensino Doctum. Despesas - Saída de recursos em quaisquer contas bancárias ou fundo fixo da Rede de Ensino Doctum UNIDADES ADMINISTRATIVAS: São classificações gerenciais utilizadas para realizar a alocação das receitas e despesas de forma adequada dentro da estrutura organizacional da rede. As unidades administrativas compreendem exclusivamente as Unidades de Negócios (Ensino Superior, Educação Básica e Fundamental, Técnico e Pós-graduação) e Unidades Corporativas (Superintendências, Diretorias, Coordenadorias e Gerências).

5 5 As Unidades de Ensino (unidades físicas) não estão compreendidas como Unidades Administrativas, tendo sua classificação e identificação em campo próprio dentro do sistema, como Filiais CENTRO DE CUSTO: O Centro de Custos é uma classificação gerencial que permite a identificação da unidade de negócio geradora da despesa ou receita. No Corporativo, os Centros de Custos representam a estrutura departamental do organograma oficial da instituição. Nas Unidades, os Centros de Custos representam as unidades de negócio (modalidades de ensino). A partir de julho/15, o centro de custos passa a ser obrigatório nos lançamentos no SGO CENTRO DE RESULTADO: Os Centros de Resultado são apropriações gerenciais que permitem a classificação da despesa ou receita, além do Centro de Custos (sub-centro de custos). Exemplo: Centro de custos: Diretoria Financeira; Centro de Resultado 1: Gerência de Contas a Pagar Centro de Resultado 2: Conselho Gestor do Passivo O Centro de Resultado não se aplica às Unidades, mas é obrigatório para alguns departamentos do Corporativo como Marketing, Conselho Gestor do Passivo e outros (ver tabela a seguir). UNIDADE ADM CENTRO DE CUSTO CENTRO DE RESULTADO Diretoria de Relações Institucionais Não se aplica Assessoria Jurídica Presidencial Não se aplica Gabinete Presidência Não se aplica Assessoria de Expansão Não se aplica PRESIDÊNCIA Assessoria Financeira Não se aplica Assessoria Contábil e auditoria Não se aplica Coordenadoria de Infraestrutura Não se aplica Processos Diretoria de Planejamento Projetos Indicadores Gabinete Sup de Ensino Não se aplica Escola de Excelência Universidade Corporativa Escola de Educadores SUPERINTENDÊNCIA Escola de Gestores Assessoria Pedagógica Não se aplica DE ENSINO Assessoria de Planejamento Acadêmico Não se aplica Diretoria de Educação Corporativa Projeto Vale Projeto Spot

6 6 SUPERINTENDÊNCIA DE ENSINO SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA Diretoria de Educação Corporativa Diretoria de Pesquisa e Extensão Diretoria de Educação a Distância Diretoria de Ensino Superior Diretoria de Gestão Acadêmica Diretoria de Educação Básica/Cursos técnicos Assessoria Jurídica MG Gabinete SUAD Assessoria Jurídica ES Assessoria Administrativa Coordenadoria de Tecnologia da Informação Diretoria de Recursos Humanos Diretoria financeira Diretoria de Operações Projeto Samarco Ateliêrs Científico Fundo Apoio à Pesquisa Fundo de Apoio à Extensão Revista Científica Gerência de Coor. De Logística Coord. de Produção e Recursos Gerência de Ensino e Aprendizagem Coord. Geral dos Cursos Aula Inaugural Capacitação e Treinamento Congresso Jurídico Enade Encontro de Núcleo e Coordenadores Fundo de Apoio a Qualif. Docente Material de Comunicação Relacionamento com o Egresso Comissão MEC Visitas Técnicas e Eventos Acadêmicos Não se aplica Capacitação e Treinamento Preparatório Enem Material Didático Visitas Técnicas e Eventos Acadêmicos Não se aplica Não se aplica Não se aplica Não se aplica Não se aplica Gabinete Dir RH Gerência de Recursos Humanos Gerência de Treinamento e Desenvolvimento Gerência de Folha Gerência de contas a pagar Conselho Gestor do Passivo Gabinete Dir DOP Gerência de contas a pagar operacional Gerência de Logística Gestão Documental Não se aplica

7 7 SUPERINTENDÊNCIA DE MARKETING Gabinete Sup de Marketing Gerência de Comunicação Gestão de Marketing Não se aplica Captação Graduação Captação Colégios Captação Técnico Captação Educação Continuada Lançamento de novos cursos/unidade (MEC) Eventos Esporte Comunicação Interna Comunicação Visual Institucional Captação Graduação Captação Colégios Captação Técnico Captação Educação Continuada Lançamento de novos cursos/unidade (MEC) Eventos Esporte Comunicação Interna Comunicação Visual Institucional Captação Graduação Captação Colégios Gerência de Call Center. Gerência de Crédito e Cobrança Assessoria de Planejamento de Marketing/Comunicação Captação Técnico Captação Educação Continuada Lançamento de novos cursos/unidade (MEC) Eventos Esporte Comunicação Interna Comunicação Visual Institucional Não se aplica Captação Graduação Captação Colégios Captação Técnico Captação Educação Continuada Lançamento de novos cursos/unidade (MEC) Eventos

8 8 SUPERINTENDÊNCIA DE MARKETING EDUCACAO SUPERIOR Assessoria de Planejamento de Marketing/Comunicação EDUCACAO SUPERIOR EDUCACAO BASICA EDUCACAO BASICA Esporte Comunicação Interna Comunicação Visual Institucional Não se aplica Não se aplica ENSINO TECNICO ENSINO TECNICO Não se aplica EDUCACAO CONTINUADA EDUCACAO CONTINUADA Não se aplica EDUCACAO CORPORATIVA EDUCACAO CORPORATIVA Não se aplica SERVIÇO DA DÍVIDA SERVIÇO DA DIVIDA Não se aplica Jornal Regional Doctum TV PROJETOS Programa Ambiente em Construção INSTITUCIONAIS Casarão das Artes Não se aplica Capelania Não se aplica COPIADORA COPIADORA Não se aplica CASA DO CIDADAO CASA DO CIDADAO Não se aplica CASA DOS PROFESSORES CASA DOS PROFESSORES Não se aplica REGIONAL ES REGIONAL ES Não se aplica OBRAS OBRAS Não se aplica ESCRITÓRIO DE BH ESCRITÓRIO DE BH Não se aplica CAMPUS PIAU CAMPUS PIAU Não se aplica CONTAS GERENCIAIS: As Contas Gerenciais referem-se às rubricas contábeis. São as dimensões determinadas pela Contabilidade para agrupar e organizar as despesas ou recebimentos do mesmo tipo. Estas contas compõem o Plano de Contas Contábil da Rede de Ensino Doctum de acordo com os seguintes grupos: Grupo 1: Receitas; Grupo 2: Despesas; Grupo 3: Investimentos.

9 CATEGORIAS Categorias são apropriações gerenciais que separam o resultado operacional da instituição, sem a influência de outros fatores como, por exemplo, dívidas e investimentos. OPERACIONAL PROJETOS INSTITUCIONAIS PASSIVO INVESTIMENTOS NECESSÁRIOS MARKETING INVESTIMENTOS NOVOS INVESTIMENTOS SERVIÇO DA DÍVIDA NÃO OPERACIONAL 4-CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES O cadastro de clientes e fornecedores é a inclusão no SGO de todas as Informações Cadastrais Básicas (ICB) de novos clientes e fornecedores. 4.1 ETAPAS PARA O CADASTRO DE CLIENTES Esse procedimento é feito no sistema ADX, e então exportado para o SGO. Em algumas situações é necessário efetuar o cadastro de cliente diretamente no SGO. Por exemplo, quando ocorrem recebimentos com emissão de notas fiscais.

10 10 Para o cadastro manual é necessário: 1-Nome Completo 2 -Cadastro de Pessoa Física da Secretaria da Receita Federal 3 - Endereço Completo 4- Contato 4.2 ETAPAS PARA O CADASTRO DE FORNECEDORES Antes de iniciar o cadastro de pessoa física ou jurídica verificar se o fornecedor já está cadastrado no sistema, com o objetivo de evitar duplicidade. Caso haja duplicidade a unidade será responsável por todos os ajustes necessários INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS PARA CADASTRO DO FORNECEDOR: 1-CNPJ 2-Razão Social 3-Nome fantasia 4-Data de abertura 5-Inscrição Estadual 6- Endereço Completo 7-CEP 8-Dados bancários 9-Natureza Jurídica 10-Contato 11- Documentos ( Obrigatório para pessoa física) COMO SOLICITAR AS INFORMAÇÕES CORRETAS PARA O PREENCHIMENTO DO CADASTRO DO FORNECEDOR: 1- Emitir o cartão de CNPJ no site da Receita Federal 2- Com o cartão emitido pela Receita Federal preencher o nome que consta no NOME EMPRESARIAL 3- Preencher o que consta no cartão de CNPJ: TITULO DO ESTABELECIMENTO(NOME FANTASIA) 4- Informar o que consta no cartão de CNPJ: DATA DE ABERTURA 5-Acessar o site informar o número do CNPJ

11 11 6-Preencher de acordo com o cartão de CNPJ: Logradouro, número, complemento, bairro, município, UF. 7-Preencher o número que consta no cartão de CNPJ 8-- Verificar no cartão De CNPJ o que conta: CÓDIGO E DESCRIÇÃO DA NATUREZA JURÍDICA 9- Informar o PIS. Essa informação é obrigatória na contratação de fornecedores pessoa física para execução de serviços. FORNECEDOR PADRÃO A SER UTILIZADO NO SGO PELO DEPARTAMENTO FINANCEIRO, DEPARTAMENTO DE PESSOAL E CONTABILIDADE TRIBUTÁRIA: Descrição Fornecedor Salarios e Adicionais LIQUIDO DE SALARIOS INSS INSS CODIGO GPS FGTS CEF FGTS MENSAL PIS s/ Folha SRF PIS FOLHA DE PAGAMENTO CODIGO 8301 IRRF - Folha de Pagamento SRF IRRF SALARIOS CODIGOS Contribuicao Sindical e Confederativa SINDICATOS CONTRIBUICAO SINDICAL CONFEFERATIVA E ASSOCIATIVA FGTS Rescisao CEF FGTS MENSAL Rescisao LIQUIDO DE RESCISAO Ferias LIQUIDO DE FÉRIAS 13o Salario LIQUIDO DE 13 SALARIO Estagiario LIQUIDO ESTAGIARIOS Adiantamento salarial LIQUIDO ADIANTAMENTO SALARIAL

12 12 Gratificação LIQUIDO ADIANTAMENTO SALARIAL Contribuicao Social s/rescisao CEF FGTS MENSAL ISSQN SMF ISSQN PIS SRF PIS SOBRE FATURAMENTO CODIGOS COFINS SRF COFINS SOBRE FATURAMENTO CODIGOS IRPJ SRF IRPJ CODIGOS CSLL SRF CSLL CODIGOS ICMS SEF ICMS A RECOLHER IPTU SMF IPTU IRRF SRF IRRF NF E ALUGUEL CODIGOS PIS/COFINS/CSLL SRF RETENCAO PIS COFINS E CSLL 5952 Divida Ativa CLT SRF RECEITA DIVIDA ATIVA MULTA CLT CODIGO 3623 IRPJ Parcelado PARCELAMENTO SRF IRPJ CODIGOS CSLL Parcelado PARCELAMENTO SRF CSLL CODIGOS PIS Parcelado PARCELAMENTO SRF PIS SOBRE FATURAMENTO CODIGOS COFINS Parcelado PARCELAMENTO SRF COFINS SOBRE FATURAMENTO CODIGOS INSS Parcelado PARCELAMENTO INSS SIMPLIFICADO PREVIDENCIÁRIO CODIGO 4308

13 13 FGTS Parcelado PARCELAMENTO CEF FGTS IRRF Parcelado PARCELAMENTO SRF IRRF CODIGOS Parcelamento Previdenciario PARCELAMENTO SRF DEBITOS PREVIDENCIARIOS ARTS 1 E 3 PGFN LEI /2009 CODIGOS Simples Nacional SRF SIMPLES NACIONAL Parcelamento Demais Debitos PARCELAMENTO SRF PARCELAMENTO DEMAIS DEBITOS ARTS 1 E 3 PGFN LEI /2009 CODIGOS Parcelamento Previdenciario PGFN Codigo 4720 PARCELAMENTO SRF DEBITOS PREVIDENCIARIOS PGFN LEI /2014 CODIGO 4720 Parcelamento Demais Debitos PGFN Codigo 4737 PARCELAMENTO SRF PARCELAMENTO DEMAIS DEBITOS PGFN LEI /2014 CODIGO 4737 Parcelamento Previdenciario RFB Codigo 4743 PARCELAMENTO SRF PARCELAMENTO DEBITOS PREVIDENCIARIOS RFB LEI /2014 CODIGO 4743 Parcelamento Demais Debitos RFB Codigo 4750 PARCELAMENTO SRF DEMAIS DEBITOS RFB LEI /2014 CODIGO 4750 Parcelamento Divida Ativa CLT PARCELAMENTO SRF RECEITA DIVIDA ATIVA MULTA CLT CODIGO 3623 ISS Parcelado PARCELAMENTO SMF ISSQN IPTU Parcelado PARCELAMENTO SMF IPTU Simples Nacional Parcelado PARCELAMENTO SRF SIMPLES NACIONAL

14 14 5-HISTÓRICO Histórico é a descrição do fato contábil. A boa técnica exige que o histórico seja feito com a máxima clareza, evidenciando de forma analítica o registro da operação. Assim, o histórico do fato contábil deve ser inteligível e objetivo. Ao realizar um lançamento no SGO é necessário o preenchimento correto do número do documento e do fornecedor, pois estas informações serão transferidas automaticamente para o histórico. Abaixo estão discriminados os históricos que são padrões no SGO. Caso o usuário verifique situação não representada pelo Histórico Padrão (HP) deverá solicitar a controladoria a inclusão de novo histórico no sistema. Além disto, o usuário deverá inserir a finalidade no histórico do que está sendo registrado. Atenção: Complementar o histórico sempre em caixa alta, ou seja, em letras maiúsculas (CapsLock), e não utilizar caracteres como acentuação e outros. HISTÓRICO PADRÃO NF Nº XXXX FORNECEDOR XXXXX RECIBO Nº XXXX FORNECEDOR XXXX DEVOLUCAO DE MENSALIDADES Nº XXX ALUNO XXXXXX LIQUIDO FOLHA DE PAGAMENTO LIQUIDO RESCISAO DE LIQUIDO FÉRIAS LIQUIDO FOLHA DE 13º SALARIO TAXAS BANCARIAS ADIANTAMENTO SALARIAL TRANSFERENCIA ENTRE CONTAS RECEBIMENTO MENSALIDADE DE RENDIMENTO DE APLICACAO FINANCEIRA VR REF CESSAO DE AUTORIZACAO DE MANTENCA PARCELA XX GUIA FGTS MENSAL COMPETENCIA XXXX UNIDADE XXX

15 15 GUIA REF PARCELAMENTO FGTS PROCESSO Nº PARCELA Nº VR REF PARCELAMENTO INSS PROCESSO Nº XXX PARCELA Nº VR REF PARCELAMENTO IRPJ PROCESSO Nº XXXX PARCELA Nº XXX VR REF PARCELAMENTO CSLL PROCESSO Nº XXX PARCELA NºXXXX VR REF PARCELAMENTO COFINS PROCESSO Nº XXXX PARCELA Nº XXX VR REF PARCELAMENTO PIS PROCESSO Nº XXX PARCELA Nº XXXX VR REF IRRF MENSAL COMPETENCIA XXXXX VR REF IRRF S/ALUGUEL COMPETENCIA XXXX VR REF PIS S/FOLHA COMPETENCIA XXXX VALOR REF PAGAMENTO DE SEGURO OBRIGATÓRIO - DPVAT VEICULO XXXXX VALOR REF PAGAMENTO DE LICENCIAMENTO VEICULO XXXXX TARIFA COBRANCA BOLETOS GUIA DE GRRF FUNCIONÁRIO XXXX GUIA INSS MENSAL REF COMPETENCIA XXXX UNIDADE XXX GUIA ISSQN REF COMPETENCIA XXX PREFEITURA MUNICIPAL DE CARATINGA TAXA DE LOCALIZACAO - ALVARA REF EXERCICIO XXXX UNIDADE XXX VR REF PIS COFINS CSLL S / NF XXXX FORNECEDOR XXXX VR REF IRRF S NF XXXXX FORNECEDOR XXXX

16 LANÇAMENTO NO SISTEMA FINANCEIRO DE ISS, INSS E IRRF É obrigatório preencher todos os campos na aba Impostos/Apropriação para as notas fiscais que tenham retenção na fonte de ISS, IRRF ou INSS. O valor da alíquota deve ser calculado dividindo o valor do imposto pelo valor total da nota fiscal. O valor deve ser inserido no sistema com 4 casas decimais. Os registros decorrentes de retenção de notas ficais são utilizados para informar aos órgãos fiscalizadores e fazendários sobre os fatos geradores ocorridos. Desta forma é mais do que salutar o empenho e zelo de todos os usuários em informar de forma tempestiva e correta as documentações que possuam retenções, a fim de que a Rede de Ensino Doctum não seja penalizada por informações incorretas. 7 - LANÇAMENTOS NO SISTEMA FINANCEIRO DE PIS/COFINS/CSLL

17 17 Todas as notas fiscais que tenham retenção de PIS/COFINS/CSLL obrigatoriamente devem ser inseridas na aba Parcelamento/Liquidação. Neste caso as alíquotas de retenção serão: PIS-0,65%; COFINS-3% CSLL- 1%. *Para legislação detalhada dos impostos, veja ANEXO I ao final do documento.

18 18 8- REGRAS PARA CLASSIFICAÇÃO E LANÇAMENTOS PREMISSAS BÁSICAS PARA CLASSIFICAÇÃO FINANCEIRA (CF) 1) A contabilidade registra o valor bruto. Caso haja desconto em nota fiscal o mesmo será informado no momento da baixa. 2)Todos os documentos devem ser lançados mediante data da emissão da nota fiscal ou cupom fiscal e não serão aceitos documentos de fundo fixo lançados fora do mês corrente; Ex: Nota fiscal emitida em Novembro deve ser lançada no SGO no mês de Novembro. Não é permitido lançar notas com emissão em Novembro nos meses posteriores. 3)Não é permitido reembolso para funcionários de despesas de compras que são de responsabilidade da unidade. O funcionário que efetuar pagamento deste tipo de despesa não terá reembolso; 4)Todo pagamento somente será realizado mediante apresentação de documentos hábeis; 5)A nota fiscal de serviço prestado por pessoa física deve conter apenas os valores dos serviços prestados, portanto não deve conter valores de compras de produtos necessários para a prestação deste serviço, os quais deverão ser objeto de nota fiscal específica; 6)Cupom fiscal: documento fiscal equivalente à nota fiscal; 7)O lançamento deverá ser alocado na filial geradora da despesa; 8)Ao realizar pagamento de nota fiscal para pessoa física, aplicar o desconto obrigatório de INSS, sendo 20% quando o serviço for prestado para entidade filantrópica e 11% para demais empresas; Utilizar a planilha de retenção para o correto cálculo. 9)Nota fiscal de pessoa física sofrerá retenção na fonte de IRRF, caso o valor do serviço seja igual ou superior a R$ 1.903,99, conforme determina a Lei 7.713/1988, artigo 7º, II e Decreto 3.000/1999, artigo 628. Utilizar a planilha de retenção para o correto cálculo. 10)Os juros das notas fiscais deverão ser classificados na conta gerencial Juros de Mora, centro de custos Serviço da Dívida, categoria Serviço da Dívida ; 11)Para todo pagamento de parcelamento tributário, informar no histórico a parcela e o nº do processo; 12)Para todo pagamento de empréstimo bancário, informar no histórico a parcela que está sendo quitada e nº do contrato;

19 19 13)Não é permitido efetuar reembolsos para empresas terceirizadas mediante relatório de viagens. O pagamento deverá ser efetuado via nota fiscal de serviço, conforme contrato firmado. 14)Para lançamentos de bloqueio e depósito judicial, acordo e processo judicial, informar no histórico o nº do processo e o nome do autor da ação; 15)Não é permitido realizar compras com cartão de crédito de terceiros; 16) Toda compra acima de R$ 200,00 deverá ser acompanhada de três cotações; 17) Pagamentos via Fundo Fixo: O limite de valor para pagamentos com Fundo Fixo varia de acordo com o tamanho da unidade: Até R$ 1.000,00: Teófilo Otoni e Juiz de Fora Engenharia e Direito; Até R$ 500,00: Vitória, Serra Faculdade, Serra Colégio, Guarapari Faculdade, João Monlevade, Ipatinga e Caratinga; Até R$ 300,00: Carangola, Guarapari Colégio, Cataguases, Pingo de Gente, Vila Velha, Leopoldina, Iúna e Manhuaçu. *Regional ES: De R$ 501,00 até R$ 3.000,00. Os pagamentos acima dos valores estabelecidos deverão ser lançados no SGO e enviados à matriz para pagamento: Despesas Administrativas da operação: Serão pagas pela Diretoria de Operações; Despesas de Marketing, Despesas com Pessoal, Investimentos, Passivo e Despesas Tributárias: Serão pagas pela Diretoria Financeira; O gestor da unidade de negócios tem autonomia para aprovar despesas que estejam previstas em orçamento, dentro do limite estabelecido para pagamento via fundo fixo, e que não sejam classificadas como investimentos (para Investimentos, vide página 42). 18)As despesas comuns a todas as unidades de negócios da unidade deverão ser rateadas de acordo com o critério cadastrado no SGO; 19)Quando um funcionário do corporativo for deslocado para a unidade, as despesas do deslocamento deverão ser classificadas na unidade que o solicitou; 20)Ao utilizar o carimbo de classificação gerencial nas notas fiscais, não fazê-lo sobre as informações do documento. Utilize uma área em branco que não esteja reservada ao fisco. No campo Responsável pelo lançamento inserir nome por extenso. Filial: Movimento:

20 20 Unidade Adm: Conta Gerencial: Centro de Custos: Centro de Resultado: Categoria: Responsável pelo lançamento: Gerente: Diretor: 21) O valor do RPA no SGO, deverá ser lançado o valor líquido, pois a contabilidade irá importar as informações de retenção do NG Folha. 22)Nota fiscal de pessoa física e que teve retenção do INSS, é obrigatório constar no cadastro do fornecedor o número do PIS, para que possamos informar na Sefip (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) a retenção e posteriormente fazer o recolhimento. 23) Toda nota fiscal que possuir retenção de INSS, IRRF, PIS, COFINS, CSSL, ISS, deverá ser lançada no SGO no dia posterior a data da emissão, para que a contabilidade tributária possa enviar em tempo hábil as obrigações acessórias para a Receita Federal.No dia 02 de cada mês vamos emitir os relatórios para os órgãos competentes. 9 - CONTAS GERENCIAIS São as dimensões determinadas pela Contabilidade para agrupar e organizar as despesas ou recebimentos do mesmo tipo. As contas gerenciais são utilizadas para apropriação gerencial de lançamentos financeiros de recebimentos e pagamentos. CONTAS GERENCIAIS DE RECEBIMENTO; CONTAS GERENCIAIS RELACIONADOS A VENDA DE IMOBILIZADO: MÓVEIS e UTENSÍLIOS-COMPUTADORES E PERIFÉRICOS-MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS-LIVROS-IMÓVEIS-EQUIPAMENTO DE LABORATÓRIO-TERRENO- VEÍCULO. Ao efetuar venda de quaisquer dos itens acima é necessário realizar o lançamento no SGO. ORIENTAÇÃO: Apenas o setor de Patrimonio irá realizar lançamentos utilizando estas contas gerenciais, pois referem-se à venda de imbolizado. A baixa será realizada mediante nota fiscal de venda do imobilizado, a contabilidade realiza baixa do imobilizado mediante documentação hábil. CONTAS GERENCIAIS DE PAGAMENTO

21 21 DEVOLUÇÃO DE RECEBIMENTO ORIUNDO DE SERVIÇOS EDUCACIONAIS Devolução de matrícula Devolução de taxas de prova especial Devolução de FIES ORIENTAÇÃO: É responsabilidade do Departamento de Gestão de Créditos e Cobrança, aprovar o valor a ser devolvido. Todos os documentos deverão estar assinados pelo responsável pela Gestão de Créditos: Cintia Moura as unidades de Minas Gerais Rodrigo Souza- as unidades do Espírito Santo DESPESAS COM PESSOAL SALÁRIOS E ADICIONAIS Folha de pagamento relacionada aos colaboradores da Rede de Ensino Doctum. ORIENTAÇÃO: Apenas o Departamento Financeiro Corporativo poderá realizar lançamentos no sistema financeiro de salários e adicionais. Todas as vezes que o financeiro da matriz solicitar à unidade o pagamento de salários, é dever da unidade que está realizando o pagamento solicitar do corporativo o número do lançamento a ser dado à baixa. Se este procedimento não acontecer haverá duplicidade de lançamento no sistema. Solicitar ao departamento de pessoal a listagem analítica da folha de pagamento. INSS- INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL Esta classificação engloba não só o valor do encargo da empresa, mas também a contribuição devida pelo empregado, retida pela empresa e por ela recolhida. INSS mensal gerado pela folha de pagamento. ORIENTAÇÃO: Apenas o Departamento Pessoal poderá realizar lançamentos no sistema financeiro utilizando esta conta gerencial. FGTS- FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO Referem-se aos valores depositados em conta vinculada dos empregados. FGTS mensal gerado pela folha de pagamento ORIENTAÇÃO: Apenas o Departamento Pessoal poderá realizar lançamentos no sistema financeiro utilizando esta conta gerencial. FORNECEDOR: CEF FGTS

22 22 PIS S/FOLHA São contribuintes nesta modalidade: a) até 28 de setembro de 1999, as entidades sem fins lucrativos, definidas como empregadoras pela legislação trabalhista e as fundações ( Lei nº 9.715, de 1998, art. 2º); b) a partir de 28 de setembro de 1999, as entidades sem fins lucrativos relacionadas no art. 13 da MP nº , de 1999, e reedições; c) as sociedades cooperativas (art. 2º da Lei nº 9.715, de 1998, e arts. 15 e 16 da Medida Provisória nº , de 1999, e reedições). PIS mensal gerado pela folha de pagamento ORIENTAÇÃO: Apenas o Departamento Pessoal poderá realizar lançamentos no sistema financeiro utilizando esta conta gerencial. IRRF FOLHA DE PAGAMENTO- IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE Obrigação da empresa relativa a valores retidos dos empregados a título de Imposto de Renda incidente sobre salário. IRRF mensal gerado pela folha de pagamento ORIENTAÇÃO: Apenas o Departamento Pessoal poderá realizar lançamentos no sistema financeiro utilizando esta conta gerencial. CONTRIBUIÇÃO SINDICAL E CONFEDERATIVA Sindicatos ORIENTAÇÃO: Ao realizar lançamento no sistema de sindicato patronal, é obrigatório especificar esta informação no histórico para que a contabilidade consiga realizar a classificação correta. FGTS RESCISÃO GRRF ORIENTAÇÃO: É obrigatória a utilização da planilha elaborada para os lançamentos de FGTS de rescisão. FORNECEDOR: CEF GRRF RESCISÃO: O contrato individual de trabalho é regido pelos (arts. 442 e seguintes do Decreto-Lei nº 5.452/43 - Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)) e consiste no acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego.

23 23 Nesses moldes, o art. 472 da Lei nº /02 (Código Civil) dispõe que o distrato (extinção) faz-se pela mesma forma exigida para o contrato. A CLT trata da rescisão do contrato de trabalho em seus arts Serão classificadas todas as rescisões geradas pelo sistema NG folha. ORIENTAÇÃO: Todo o documento lançado nesta conta gerencial obrigatoriamente deverá ter o termo de rescisão de contrato de trabalho. Caso seja acordo extrajudicial é indispensável a rescisão em anexo. FORNECEDOR DE RESCISÃO: Líquido de rescisão HISTÓRICO: Líquido de rescisão e informar o nome do funcionário FÉRIAS Férias geradas pelo sistema NG folha ORIENTAÇÃO: Apenas o departamento financeiro de Caratinga utiliza esta conta gerencial, que deve vir acompanhada do recibo de férias emitido pelo departamento pessoal. FORNECEDOR: Líquido de férias Histórico: Líquido de férias e nome do funcionário 13º SALÁRIO 13º gerado pelo sistema NG folha ORIENTAÇÃO: Apenas o departamento financeiro de Caratinga utiliza esta conta gerencial, que deve vir acompanhada da listagem emitida pelo departamento de pessoal. FORNECEDOR: Líquido de 13º HISTÓRICO: Líquido de 13º/filial e o nome do funcionário ALIMENTAÇÃO Tíquete Alimentação ORIENTAÇÃO: Apenas a DOP utiliza esta conta gerencial. TERCEIROS RPA e nota fiscal de serviços relacionados a despesas com pessoal. EXEMPLOS: Funcime Pós Graduação Substituição temporária de professores

24 24 Dependência Modular Contratação de professores para o Projeto Vale Contratação de professores para Projeto Spot Contratação de professores para Projeto Samarco ASSISTÊNCIA MÉDICA São Bernardo Unimed Belo Dente Exames períodos, admissionais e demissionais. ORIENTAÇÃO: Apenas a DOP utiliza esta conta gerencial. CURSOS E TREINAMENTOS Cursos e treinamentos, pagamento de MBA e mestrado para funcionários, bem como demandas autorizadas da Diretoria de RH. ORIENTAÇÃO: A liberação para todas as despesas a serem classificadas nesta conta gerencial, deverão ser aprovadas pela Presidência. SEGURO DE VIDA Seguro de Vida dos funcionários, estagiários. ORIENTAÇÃO: Classificação realizada pela DOP. ESTAGIÁRIO Estagiário ORIENTAÇÃO: Obrigatório constar o contrato realizado pela instituição para a contratação de estagiário. ADIANTAMENTO SALARIAL Adiantamento de salário realizado pelo departamento de pessoal. ORIENTAÇÃO: Conta gerencial a ser utilizada apenas quando se tratar de adiantamento de salário efetuado no NG Folha. CONTRIBUIÇÃO SOCIAL S/RESCISÃO Contribuição Social s/rescisão

25 25 ORIENTAÇÃO: Conta gerencial a ser utilizada apenas quando constar na GRRF esta informação, apenas o departamento que trabalha exclusivamente com passivo irá realizar os lançamentos. DESPESAS TRIBUTÁRIAS IPTU IPTU ORIENTAÇÃO: Unidade: Gerente administrativo da unidade solicitar na Prefeitura no início de cada ano, as guias de IPTU bem como a tabela com o cálculo para composição do valor apurado e enviar para haila@doctum.edu.br, obras@doctum.edu.br e contratos@doctum.edu.br. Atribuição de cada departamento: Contratos: Validar o endereço e confirmar se a cobrança está inclusa no aluguel ou se procede a cobrança do carnê separado. Coordenadoria de infraestrutura: Confirmar a área utilizada para cálculo do IPTU, bem como o rateio proporcional. Tributário: Conferir o cálculo do imposto. Após a validação dos 03 departamentos, a unidade irá lançar a guia e enviar para o departamento financeiro para pagamento. Anexar os s com a autorização de cada departamento. TAXAS ESTADUAIS DAE (Documentos de arrecadação estadual). Taxas do Conselho Regional de Engenharia (CREA) ORIENTAÇÃO: Apenas o departamento tributário está autorizado a realizar lançamentos e solicitar pagamento destas taxas. TAXAS FEDERAIS Taxas emitidas pela Receita Federal. ORIENTAÇÃO: Apenas o departamento tributário está autorizado a realizar lançamentos e solicitar pagamento destas taxas. TAXAS MUNICIPAIS Taxas emitidas pelas prefeituras

26 26 ORIENTAÇÃO: Apenas o departamento tributário está autorizado a realizar lançamentos e solicitar pagamento destas taxas. ALVARÁ Alvará ORIENTAÇÃO: É responsabilidade da unidade, solicitar no início de cada ano, a liberação do alvará, realizar o lançamento no sistema financeiro e enviar por para o departamento tributário solicitar autorização para pagamento. DESPESAS COM VIAGENS COMBUSTÍVEL REEMBOLSO Combustível para veículos que não pertença a instituição. ORIENTAÇÃO: Quando o funcionário utilizar veículo próprio para atender demandas da instituição, a solicitação de reembolso deverá estar aprovada pelo superior imediato. Os documentos fiscais deverão estar anexados à solicitação. DIÁRIAS Diárias para funcionários da Instituição. Empresas terceirizadas não podem receber diárias, e deverão emitir o valor na nota fiscal conforme acordado no contrato de prestação de serviços. ORIENTAÇÃO: Para todas as viagens, o documento Relatório de Viagens deverá ser preenchido de forma completa. DESLOCAMENTO Pagamento por Quilômetro rodado ORIENTAÇÃO: Será realizado o pagamento apenas com autorização da DOP. HOSPEDAGEM Diárias em hotel ORIENTAÇÃO: Será realizado o pagamento apenas da diária. Caso haja algum consumo em frigobar o funcionário deverá realizar o pagamento. ALUGUEL DE VEICULOS Locação de ônibus

27 27 Locação de automóveis Locação de caminhão Locação de moto Locação de trator Locação de retroescavadeira ORIENTAÇÃO: É obrigatória a emissão de nota fiscal PASSAGEM ONIBUS Passagem de ônibus ORIENTAÇÃO: A emissão de requisição para compra de passagens de ônibus é feita mediante solicitação autorizada pelo gestor responsável, e liberada no setor de Logística. PASSAGENS AÉREAS Passagens aéreas ORIENTAÇÃO: A emissão de passagens aéreas é feita após análise e aprovação dos gestores responsáveis pela solicitação. É emitida nos setores: Logística e Secretaria da Presidência. TAXI Despesas com taxi ORIENTAÇÃO: O documento a ser lançado no sistema deverá vir com os dados completos do taxista, para que haja reembolso de taxi é necessária a autorização prévia do Diretor da unidade. PEDÁGIO Pedágio ORIENTAÇÃO: Para lançamento no sistema é obrigatório o ticket da roleta do pedágio. O reembolso será efetuado mediante autorização prévia do diretor. ESTACIONAMENTO Estacionamento ORIENTAÇÃO: É necessária a apresentação do ticket, e a aprovação do superior imediato. DESPESAS COM VEÍCULOS São apropriadas nestas contas gerenciais, todas as despesas relacionadas aos veículos da Instituição. Todas as despesas obrigatoriamente deverão possuir nota fiscal.

28 28 COMBUSTÍVEL Combustível para veículos da instituição MANUTENÇÃO Troca de pneus Alinhamento Balanceamento Limpeza interna e externa dos veículos Troca de óleo Peças em geral TRIBUTOS VEÍCULOS IPVA Taxas de licenciamento DPVAT ORIENTAÇÃO: É necessário que o veículo esteja registrado em nome da instituição. MULTA COM VEÍCULO Multas de trânsito ORIENTAÇÃO: SEGURO VEÍCULOS Seguros ORIENTAÇÃO: Serviço realizado de forma centralizada pelo setor de Gestão de Contratos e Serviços na DOP. MARKETING INSTITUCIONAL AÇÕES DE MARKETING Panfletagens, fotos, filmagens, equipe de promoções (modelos) e artigos promocionais (picolés, bombons, balas e água). ALUGUEL DE AUDITÓRIO/CADEIRAS/DECORAÇÃO

29 29 Aluguel de espaço físico, tendas, cadeiras, flores, mesas, toalhas, ornamentação e decoração. MÍDIA IMPRESSA Propaganda em Jornais, catálogos e revistas. IMPRESSOS Lonas, plásticos e papéis: Banner, folder, adesivos, cartaz, faixa, pastas e papelaria em geral, envelopes, timbrados, crachás e cartões de visita. OUTDOOR/BUSDOOR Propaganda em placas fixas ou de Outdoor e busdoor BRINDES PROMOCIONAIS Camisas, canetas, cadernos, chaveiros, canecas, bottons, bonés, notebooks, squeeze, pacotes de viagens, tablets, celulares, etc. COFFEE BREAKE Para eventos e reuniões. PATROCÍNIOS Participação em eventos festivos, esportivos ou empresariais, patrocínios esportivos (para equipes ou atletas), inscrições em competições esportivas, patrocínios empresariais (para eventos ou empresas). MÍDIA ON LINE Propaganda no Google, Facebook, sites, mkt e sms. TV/RADIO

30 30 Propaganda em TV e RADIO. AGÊNCIA DE PUBLICIDADE/PRODUTORA Produção de artes gráficas, diagramação de materiais e produção de VTS comerciais ou institucionais. MATERIAL ESPORTIVO Uniformes e bolas. PLACAS DE IDENTIFICAÇÃO CLASSIFICACAO: Comunicação visual interna e externa: Placas de fachada, placas de portas. COMBUSTÍVEL REEMBOLSO-MKT Combustível de veículos de terceiros usados pelo Marketing DIÁRIAS MARKETING Diárias utilizadas pelo Marketing. EVENTOS MARKETING Inscrições em competições esportivas, participações no JUBES e JUNES, aluguel de som, microfone, telões, mestre de cerimônias. PASSAGENS MKT Passagens referentes viagens da equipe do Marketing. ESTACIONAMENTO MKT Estacionamento utilizado pela equipe do Marketing. COMBUSTÍVEL MARKETING Combustível de veículos que pertencem a Instituição e que foram utilizados para atendimento ao Marketing. HOSPEDAGEM MKT Hospedagem utilizada pela equipe do Marketing. TAXI MKT Taxi utilizado pela equipe do marketing. PEDAGIO MKT

31 31 CLASSIFICACÃO: Pedágio utilizado pela equipe do marketing. ALUGUEL DE VEÍCULOS MKT Aluguéis de veículos para atendimento ao Marketing. DESLOCAMENTO MKT Pagamento por Quilômetro rodado SONORIZAÇÃO E IMAGEM Aluguel de aparelhagem de som para eventos, caixas acústicas, microfones, telões, projetores, tv s, mestre de cerimônias. DESPESAS ADMINISTRATIVAS ENERGIA ELÉTRICA Energia Elétrica ORIENTAÇÃO: Caso haja valor de juros, classificar na conta gerencial Juros de Mora, Unidade Administrativa: Serviço da Dívida, Centro de Custos: Serviço da Dívida e Categoria: Serviço da Dívida. Para rateio da despesa, utilizar a planilha enviada pela controladoria. TELEFONE FIXO Telefone fixo ORIENTAÇÃO: Caso haja valor de juros, classificar na conta gerencial Juros de Mora, Unidade Administrativa: Serviço da Dívida, Centro de Custos: Serviço da Dívida e Categoria: Serviço da Dívida. Para rateio da despesa, utilizar a planilha enviada pela controladoria. TELEFONE CELULAR Telefone celular ORIENTAÇÃO: Lançamento centralizado na Matriz realizado pelo setor de Gestão de Contratos e Serviços na DOP. ÁGUA E ESGOTO Água ORIENTAÇÃO: Caso haja valor de juros, classificar na conta gerencial Juros de Mora, Unidade Administrativa: Serviço da Dívida, Centro de Custos: Serviço da Dívida e Categoria: Serviço da Dívida.

32 32 Para rateio da despesa, utilizar a planilha enviada pela controladoria. CORREIO/MALOTE Despesas com correio Transporte por ônibus de malotes referente fundo fixo FOTOCÓPIAS E IMPRESSÕES GRÁFICOS Cópias Impressões Formulários de requisição Apostilas Encadernação Revelação de fotos Agendas para revender INTERNET Internet ORIENTAÇÃO: Caso haja valor de juros, classificar na conta gerencial Juros de Mora, Unidade Administrativa: Serviço da Dívida, Centro de Custos: Serviço da Dívida e Categoria: Serviço da Dívida. Para rateio da despesa, utilizar a planilha enviada pela controladoria. AUTENTICAÇÕES/CUSTAS/EMOLUMENTOS Despesas com registro de diploma Despesas com cartório Despesas com reconhecimento de curso Despesas de OAB MANUTENÇÃO PREDIAL Lâmpada

33 33 Reator Tomada Cimento Areia Tinta Brita Reposição de fios Válvulas para banheiro Parafusos Portas Janelas Pisos Chaves Vidros para janelas Lixa para parede Fechadura Torneira Bucha para torneira Rejunte para piso Martelo Cerca Vaso para banheiro Pia para banheiro Extintor de incêndio Carrinho de mão Material hidráulico Silicone Serra Copo

34 34 Suporte da serra copo Pá Enxada Chave de fenda ORIENTAÇÃO: Classificação de pequenos reparos na estrutura física da unidade e que não esteja relacionado a reformas. ALUGUEL DE IMÓVEIS Aluguel de imóveis ORIENTAÇÃO: Observar se o aluguel está sendo pago a pessoa física, pois há retenção de imposto de renda de acordo com a tabela progressiva de IR. Todo aluguel pago em nome da Instituição para pessoa física, obrigatoriamente deve ser enviado ao departamento tributário no haila@doctum.edu.br e georgianne@doctum.edu.br para analisarmos se existe ou não retenção na fonte do imposto. ALUGUEL DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS Locação de impressoras Locação de equipamentos de som Locação de projetor Locação de telão Locação de máquinas de pipoca e algodão doce Locação de equipamentos de iluminação Locação de câmera Locação de compressor Locação de cadeiras e mesas Locação de tendas Locação de cortinas Locação de andaimes Locação de caçambas MATERIAL DE EXPEDIENTE

35 35 Alfinetes Almofada para carimbo Apagador para quadro Apontador Bateria Bobina para calculadora Bobina para fax Bobina para impressora fiscal Borracha Caderno Caixa Box Calculadora Caneta Capa para diário Capa para DVD Carteirinha Clips Cola Corretivo Divisórias de pasta AZ Durex Envelopes Estilete Etiquetas Extratos de grampos Fita Crepe Fita Empacotadora Fone de Ouvido

36 36 DVD Gominhas Grampeador Grampos Lápis Livro de ata Marcador de texto Molha dedo Papel Pasta AZ Pasta Canaleta Pasta Catálogo Percevejo Perfurador Pincel Pilha Porta cartão Porta lápis Prancheta Régua Suporte para durex Tesoura Tinta para carimbo Transparência A4 para impressão Visor e etiqueta Buquê de flores para reunião Mangueira de água Crachá para funcionário

37 37 CONSERVAÇÃO E REPARO DE MÁQUINAS EQUIPAMENTOS E MÓVEIS Lançamentos de serviços de reparos em máquinas, equipamentos e móveis. Conserto e manutenção de PABX Disco para makita Óleo para máquina de cortar grama Refil de bebedouro CONSERVAÇÃO E MANUTENÇÃO DE SOFTWARE Contratos com a Mastermaq Contratos com ADX Taxas para aquisição ou renovação do certificado digital CONSERVAÇÃO E MANUTENÇÃO DE HARDWARE Roteador Pendrive Teclado Fonte HD Memória No-break Mouse Cabos LANCHES E REFEIÇÕES Pó de café Manteiga Açúcar Pães

38 38 Gás Água mineral Vela para filtro Coador de café ORIENTAÇÃO: A unidade não tem autorização para compras de lanches diferenciados, exceto para eventos ou reuniões estratégicas. É obrigatório constar no histórico o evento que originou a compra de lanches. JORNAIS/REVISTAS/INFORMATIVOS Aquisição de jornais Aquisição de revistas Aquisição de informativos ORIENTAÇÃO: As aquisições só podem ser realizadas mediante autorização da bibliotecária responsável na unidade. FRETES E CARRETOS Fretes contratados Fretes por ônibus de encomendas MATERIAL DE LIMPEZA Amaciante Álcool Alvejante Balde Bombril Bucha Cera Copo Desinfetante

39 39 Detergente Desodorizador Flanela Guardanapo Limpador Geral Lustra Móveis Pá de lixo Pano de chão Pano de prato Papel higiênico Papel toalha Rodo Sabão Sabonete Saco de lixo Vassoura Inseticida Escova de aço CONSULTORIA FINANCEIRA Nota fiscal referente serviço de consultor financeiro. ORIENTAÇÃO: A contratação deste serviço não está autorizada para as filiais. HONORÁRIOS CONTÁBEIS Nota fiscal referente serviço de contador. ORIENTAÇÃO: A contratação deste serviço é centralizada na Presidência. AUDITORES Nota fiscal referente serviço de auditor. ORIENTAÇÃO: A contratação deste serviço é centralizada na Presidência.

40 40 HONORÁRIOS ADVOCATÍCIOS Nota fiscal referente serviço de advogado. ORIENTAÇÃO: A contratação deste serviço é centralizada na Presidência. SERVIÇOS DE TERCEIROS Contrato de alarme Contrato de manutenção de catracas Contrato com manutenção de elevador Serviços de segurança ORIENTAÇÃO: Serão classificados nesta conta gerencial apenas os serviços que possuem contrato com a instituição. Apenas notas fiscais de serviços são classificadas em serviços de terceiros. SEGUROS DE IMÓVEIS Apólice de seguros referente a imóveis ORIENTAÇÃO: Lançamento e contratação efetuados apenas pela DOP. CONDOMÍNIO Condomínio de imóveis ORIENTAÇÃO: Recibo de faturamento com base em contrato firmado, faturamento e lançamentos centralizados na DOP. MATERIAL DE CONSUMO LABORATÓRIO Luvas Lâminas Álcool Seringas ORIENTAÇÃO: Esta classificação será para os materiais usados em aulas práticas em laboratórios. REFORMAS PREDIAIS

41 41 Serão classificadas todas as despesas relacionadas a reformas prediais.intervenções de pequena monta nas unidades físicas da Instituição que impacta apenas no valor estrutural. ORIENTAÇÃO: Conta gerencial a ser usada apenas pela Coordenadoria de obras, pois referem-se a reformas autorizadas pela Presidência. DEPÓSITO JUDICIAL Bloqueio judicial em conta bancária ORIENTAÇÃO: Será classificado nesta conta gerencial apenas os valores depositados em uma conta bancária vinculada ao processo trabalhista. Esta conta só pode ser movimentada com ordem judicial. BENS DE NATUREZA PERMANENTE Telefone Garrafa térmica Copos e canecas Pratos Recipientes de plástico Bandejas Cabos USB Ventilador portátil Bota Avental Luvas Máscaras Protetor Auricular Óculos de proteção Lixeira Apoio para os pés

42 42 Ferro Elétrico Kit de primeiros socorros Cobertor Microfone Cortina Uniforme Moldura para quadros Furadeira Carregador para pilha Cavalete Panela de pressão Faca Suporte para coador Aspirador para piscina Serra Mármore ORIENTAÇÃO: Bens de pequeno valor, cujo prazo de vida útil não ultrapasse um ano, ou o valor seja inferior a R$ 1.200,00 (unitário). "Art. 15. O custo de aquisição de bens do ativo não circulante imobilizado e intangível não poderá ser deduzido como despesa operacional, salvo se o bem adquirido tiver valor unitário não superior a R$ 1.200,00 (mil e duzentos reais) ou prazo de vida útil não superior a 1 (um) ano. OBS: Itens utilizados diretamente para atendimento da prestação de serviços educacional deverão ser classificados como Imobilizado. Ex. Carteiras alunos, mesa de professor, ventilador de teto, quadro. BRINDES/DOAÇÕES/PRESENTES Presentes Buque de flores para presentear OUTRAS PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS Notas fiscais de serviços

43 43 ORIENTAÇÃO: Nesta conta gerencial serão classificados os serviços que não possuem contrato e que o serviço não tenha conta gerencial específica. Nesta conta gerencial apenas notas fiscais de serviços podem ser lançados. Valores pagos para projetos de rádio dos alunos da Faculdade CONFRATERNIZAÇÃO Gastos para festividades natalinas e final de ano. ORIENTAÇÃO: Os gastos para festividades somente será realizado mediante autorização da Presidência. DESPESAS FINANCEIRAS JUROS S/FINANCIAMENTO Juros s/financiamentos Juros de antecipação de cartão de crédito ORIENTAÇÃO: São informações obrigatórias em lançamentos de empréstimos bancários: Histórico contendo nº da parcela que está sendo pago e nº do contrato Apropriação gerencial informando os juros s/financiamento da parcela Apropriação gerencial informando na conta gerencial o nome do banco que esta sendo amortizado o empréstimo. JUROS DE MORA Juros das contas de energia elétrica Juros das contas de água Juros das contas de telefone Juros de todas as notas fiscais de fornecedores Juros por atraso referente pagamento de aluguel ORIENTAÇÃO: Toda nota fiscal que for pago com juros, obrigatoriamente deve ser informado na apropriação gerencial os juros de mora. JUROS A TERCEIROS Juros pagos a pessoa física ORIENTAÇÃO: Caso haja empréstimos com pessoa física, apenas o departamento financeiro está autorizado a realizar lançamentos utilizando esta conta gerencial.

44 44 MULTA FINANCEIRA Classificação: Multa por quebra de contrato DESPESAS NÃO OPERACIONAIS DESPESAS INDEDUTÍVEIS Despesas que não estão relacionadas a atividade da empresa e que não deduz no imposto de renda a ser pago. Multas de trânsito. ORIENTAÇÃO: Despesa não eventual. DOAÇÕES A ENTIDADES Doações ao núcleo do câncer, a instituições beneficentes. DESPESAS COPIADORA As rubricas que compõem as despesas com copiadora são: Material secundário, material de embalagem, material de papelaria e matéria prima. Todas estas rubricas podem ser utilizadas apenas para despesas com copiadora. MATERIAL SECUNDÁRIO Espirais comprados para uso de encadernação da copiadora ORIENTAÇÃO: É Conta gerencial específica para copiadora, sendo vedado o uso para outras classificações. MATERIAL DE EMBALAGEM Capas para encadernações da copiadora ORIENTAÇÃO: Conta gerencial específica para copiadora, sendo vedado o uso para outras classificações. MATERIAL DE PAPELARIA Produtos para venda de mercadorias na copiadora ORIENTAÇÃO: Conta gerencial específica para copiadora, sendo vedado o uso para outras classificações. MATERIA PRIMA Papel A4 para copiadora ORIENTAÇÃO: Conta gerencial específica para copiadora, sendo vedado o uso para outras classificações. INVESTIMENTOS

45 45 Nesse grupo de contas são incluídos todos os ativos tangíveis ou corpóreos de permanência duradoura, destinados ao funcionamento da Instituição. EXPANSÃO Investimentos em imóvel próprio Antes de realizar qualquer lançamento utilizando as contas gerenciais abaixo, entrar em contato com a Coordenadoria de Infraestrutura e confirmar a classificação. EDIFICAÇÕES Desembolsos relacionados a construção de prédio. PROJETOS Projetos relacionados a engenharia. MÃO DE OBRA Despesas relacionadas a prestação de serviços relacionados a mão de obra. EXPANSÃO IMÓVEIS DE TERCEIROS Gastos relacionados a investimentos em imóveis que não pertencem a Instituição. Antes de realizar qualquer lançamento utilizando as contas gerenciais abaixo, entrar em contato com a Coordenadoria de Infraestrutura e confirmar a classificação. DEMAIS IMOBILIZAÇÕES MÓVEIS E UTENSÍLIOS Sofá Quadro para sala de aula Fogão Tapete Quadro de aviso Cadeira Arquivo de 4 gavetas Longarina Gaveteiro Jogo de mesa com cadeiras para alunos Armário diretor com chaves

46 46 Estante de aço Cadeira com braço digitador Cadeira presidente Filtro Bebedouro Guarda Roupa Púlpito Guichê para atendimento Televisão Mesa professor Mesa diretor Mesa de reunião Mesa secretário Ventilador de parede Caixa amplificada Purificador de água Celular Cofre COMPUTADORES E PERIFÉRICOS Equipamentos de informática Computadores Periféricos MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS Ar condicionado

47 47 Elevador Projetor LIVROS Livros ORIENTAÇÃO: Aquisição mediante autorização da Superintendência de Ensino. IMÓVEIS Imóveis EQUIPAMENTO DE LABORATÓRIO Aquisição de equipamentos para uso de laboratório para aula prática dos alunos, Lançamento no sistema mediante documentação hábil- escritura. TERRENO Aquisição de terreno ORIENTAÇÃO: Lançamento no sistema mediante documentação hábil- escritura. VEÍCULOS Aquisição de veículos novos ou usados. ORIENTAÇÃO: Toda aquisição de veículos deverá ser lançada no sistema financeiro, utilizando a conta gerencial veículos. O documento a ser anexado no sistema será nota fiscal caso seja efetuado a compra de pessoa jurídica ou documento do veículo caso seja efetuado a compra de pessoa física. Em caso de duvidas, utilize o ícone Suporte na página inicial do SGO CATEGORIAS Categorias são apropriações gerenciais que separam o resultado operacional da instituição, sem a influência de outros fatores como, por exemplo, dívidas e investimentos. As categorias são divididas em: