Curso Online Contabilidade de Instituições Financeiras BACEN Área 4 Teoria e Exercícios Prof. Jaildo Lima. Aula 01

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1 Aula Contabilidade: Conceito, usuários, objeto e finalidade Imagine, por exemplo, que você seja um profissional de mercado, que recebe um convite para ser diretor financeiro de uma empresa. Ao chegar na companhia, você percebe que toda a diretoria anterior havia se demitido, não deixando informações sobre o estágio atual da sociedade. Certamente, uma de suas primeiras ações será a de buscar dados e informações no setor de contabilidade da referida empresa, pois tal setor responde pelo efetivo registro das transações da entidade. Mas o que é e para que serve a contabilidade? A Fipecafi/USP (2007), uma importante entidade de pesquisa na área financeira, define contabilidade como um sistema de informação e avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto de contabilização. Vamos nos deter um pouco nesta conceituação. A Contabilidade é um sistema de informação, pois há uma ordem na técnica contábil que garante um conjunto articulado de dados, técnicas de acumulação, ajustes e edições de relatórios que permitem tratar as informações de natureza repetitiva com o máximo possível de relevância e o mínimo de custo. Esse sistema de informação permite, ainda, por meio da utilização dessa base de dados, a geração de relatórios com os mais diversos enfoques. As informações de natureza econômica dizem respeito às variações no patrimônio (fluxos de receitas e despesas). O termo financeiro envolve os conceitos de fluxo de caixa, capital de giro, tesouraria, disponibilidades, etc. Dessa forma, podem ocorrer situações de empresas com excelente condição econômica, mas com dificuldades financeiras, e vice-versa. As informações de natureza física são relativas a um constante acompanhamento dos quantitativos envolvidos nos processos da empresa (principalmente os estoques), permitindo, assim, uma inferência sobre a evolução de determinado empreendimento por parte do usuário. As informações sobre produtividade são dadas pela utilização tanto de conceitos monetários quanto de valores quantitativos, permitindo a utilização de Oliveira 1

2 de índices e indicadores que permitem uma análise conjunta e comparativa dos dados. Os usuários da Contabilidade podem ser resumidos em 3 grandes grupos: acionistas e administradores; emprestadores de recursos e credores em geral; e integrantes do mercado de capitais como um todo, no sentido de que a quantidade, a natureza e a relevância da informação prestada abertamente pela entidade influenciem, mesmo que indiretamente, esse mercado. Um dos principais interessados nas informações extraídas da Contabilidade é o Fisco, que exerce seu poder tributário a partir das informações geradas da escrituração mercantil (escrituração contábil). Relacionado ao conceito da Contabilidade, pode-se abordar, ainda, a questão do objeto e da finalidade da Contabilidade. Para que a Contabilidade existe? Qual é o seu alvo? Efetivamente, a contabilidade tem como objeto o patrimônio. Sua finalidade primordial é acompanhar o desenvolvimento do patrimônio de uma determinada entidade, gerando informações úteis para fins de decisão por parte dos diversos usuários acerca de todos os atos e fatos que possam influenciá-lo, direta ou indiretamente. Logo, podemos concluir que a Contabilidade existe porque existe uma entidade por trás dela. Sem empreendimento, não há por que se falar em controle, acompanhamento, registro, informação e outras características da contabilidade. 2. Patrimônio,, componentes patrimoniais Comentamos, quando da conceituação da Contabilidade, que a ela resulta de sua função principal, que é a de gerar informações relacionadas ao patrimônio. Mas, em termos contábeis, o que vem a ser patrimônio? Podemos dizer que patrimônio é o conjunto de bens, direitos e obrigações da entidade. Verifica-se que esse conceito, além de abranger nossa ideia original de patrimônio que envolve somente os bens, aumenta seu contexto, pois engloba os direitos e obrigações. Assim a contabilidade trabalha com o conceito de patrimônio líquido, que é dado pela diferença entre os bens e direitos (chamados na contabilidade de ativos) e as obrigações (denominadas passivos). Observe que a noção de de Oliveira 2

3 patrimônio líquido é bem coerente: para se saber o exato patrimônio de uma pessoa ou entidade, precisamos deduzir dos seus bens e direitos as obrigações, chegando-se, assim, ao valor líquido desse patrimônio. Tal conceito permite que deduzamos a equação fundamental da Contabilidade (ou equação patrimonial): PATRIMÔNIO LÍQUIDO = ATIVO (bens e direitos) - PASSIVO (obrigações) Essa equação pode ser escrita de forma diferente sem mudar o seu significado: ATIVO (bens e direitos) = PASSIVO (obrigações) + PATRIMÔNIO LÍQUIDO Por meio dessa última equação, pode-se estabelecer a representação mais comum do patrimônio, dada pelo Balanço Patrimonial que é uma demonstração contábil muito citada quando são divulgadas informações de uma empresa. O Balanço Patrimonial evidencia todos os ativos, passivos e o patrimônio líquido de uma entidade, por meio da seguinte representação gráfica: Ativo (A) Balanço Patrimonial Total do Ativo Total do Passivo + Total do PL A partir da equação fundamental da contabilidade, é possível concluir que no Balanço Patrimonial sempre o total do Ativo será igual ao total do Passivo mais Patrimônio Líquido. Aliás, o termo balanço decorre justamente desse equilíbrio entre o seu lado esquerdo (Ativo) e o seu lado direito (Passivo + Patrimônio Líquido). Vejamos um exemplo bem simples: vamos supor que uma empresa está sendo criada e realizará algumas operações iniciais. Vamos supor também que de Oliveira 3

4 a cada operação essa nova empresa irá levantar um balanço patrimonial. As operações são as seguintes: I constituição do capital da empresa, no valor de R$50.000,00, que foi colocado pelos sócios da empresa em espécie (dinheiro); II compra de móveis e utensílios para a empresa no valor de R$30.000,00, pagos à vista; III compra, a prazo, de um veículo no valor de R$15.000,00. Vamos ver como ficará o balanço patrimonial da empresa após cada uma dessas operações? I constituição do capital da empresa, no valor de R$50.000,00, que foi colocado pelos sócios da empresa em espécie (dinheiro): Balanço Patrimonial Após a constituição da empresa Caixa , Capital Social ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + Total do PL ,00 - Observem que quando a empresa é constituída o bem ou o ativo que ela recebe dos sócios é dinheiro, normalmente denominado Caixa. Esse recurso não é uma obrigação da empresa para com os sócios, não sendo, portanto, registrado como um passivo. Assim, se a empresa não tem passivo no momento da constituição, ela terá um patrimônio líquido igual ao total dos ativos. Para tanto, ela registra em uma conta que representa os investimentos feitos pelos sócios, denominada Capital Social, os valores investidos. Vejam que a igualdade no balanço patrimonial é respeitada: o total de ativos é igual ao total de passivos mais o patrimônio líquido. Conseguiram perceber? Se não, vejamos como seria o balanço dessa empresa fictícia após a segunda operação. de Oliveira 4

5 II compra de móveis e utensílios para a empresa no valor de R$ ,00, pagos à vista: observe que nesse caso, como a compra é realizada à vista, o saldo em caixa será reduzido para R$ ,00 (R$ ,00 R$ ,00) e será registrado um valor referente a um novo ativo: Móveis e Utensílios. Balanço Patrimonial após compra de móveis e utensílios à vista Caixa ,00 - Móveis e Utensílios ,00 - Capital Social ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + Total do PL ,00 - Observem que o total de ativo permanece o mesmo. No entanto, agora parte dele é constituído na forma de bens móveis. Verifiquem, também, que a igualdade no balanço patrimonial continua sendo respeitada: o total de ativos é igual ao total de passivos mais o patrimônio líquido. A ideia é que igualdade entre ativos e passivos mais patrimônio líquido continue a ser respeitada. Vamos ver com a operação III que a empresa contrata um passivo e como isso será refletido em seu balanço. III compra, a prazo, de um veículo no valor de R$ ,00: nesse caso, haverá o registro de um novo ativo, Veículo, que terá como contrapartida uma obrigação no Passivo, que podemos chamar de Dívidas a Pagar. Balanço Patrimonial após compra de veículo a prazo Caixa ,00 Dívidas a Pagar ,00 Móveis e Utensílios ,00 - Veículos ,00 Capital Social ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + Total do PL ,00 de Oliveira 5

6 - Vejam que há um crescimento do ativo em função do registro do veículo. No entanto, o lado do passivo mais patrimônio líquido também aumenta, pois é registrada a obrigação de pagar o veículo. Assim, fica mantida a igualdade. No futuro, quando essa obrigação for paga, haverá uma redução no caixa em contrapartida ao zeramento da dívida. Alguém pode estar pensando? Mas a empresa faz um balanço patrimonial a cada operação que realiza? Claro que não. Na prática das empresas, o balanço patrimonial normalmente é elaborado ao final de um ano juntamente com a apuração do resultado. Nós veremos mais adiante os detalhes dessa elaboração, mas aqui fizemos apenas uma demonstração de que sempre o total de ativos deverá ser igual ao total de passivos mais patrimônio líquido. 3. Situações patrimoniais A partir do Balanço Patrimonial, podemos visualizar as chamadas situações patrimoniais. A situação patrimonial mais comum é a positiva. Ela indica que os ativos de uma entidade ativos são maiores que seus passivos. Outra situação que pode ocorrer é a negativa que ocorre quando o Passivo de uma entidade é maior que se Ativo. Nesse caso a situação patrimonial é negativa, também chamada de Passivo a Descoberto. Tal situação indica que as dívidas de uma entidade são maiores que seus bens e direitos. Por isso, o patrimônio líquido, nesse caso, é negativo. PASSIVO A DESCOBERTO = PASSIVO > ATIVO Com base na equação fundamental do balanço (PL = A - P), podemos concluir que, em dado momento, o patrimônio assume, invariavelmente, uma das seguintes situações patrimoniais: de Oliveira 6

7 1 quando A > P, temos PL > 0, ou seja, situação patrimonial positiva; Ativo (A) Balanço Patrimonial * Total do Ativo = * Nesse caso, o PL é positivo. Total do Passivo + Total do PL = quando A = P, teremos PL = 0, ou seja, situação patrimonial nula. Essa situação patrimonial é mais teórica, pois dificilmente em uma entidade o total de ativos será exatamente igual ao total de passivos; Ativo (A) Balanço Patrimonial * Total do Ativo = Total do Passivo = * Nesse caso, o PL é nulo. 3 quando P > A, teremos PL < 0, ou seja, situação patrimonial negativa ou passivo a descoberto. Ativo (A) Balanço Patrimonial Total do Ativo = * Total do Passivo + Total do PL = * Nesse caso, o PL é negativo, pois o passivo é maior do que o ativo. de Oliveira 7

8 4. Fatos Contábeis As diversas operações de uma empresa podem ou não afetar seu patrimônio. Quando tais operações não alteram o patrimônio, são chamados atos administrativos. Quando afetam são chamados fatos contábeis. Os fatos contábeis podem alterar o patrimônio qualitativa ou quantitativamente. Dessa forma, podem ser: permutativos, modificativos ou mistos Fatos Permutativos Os fatos permutativos alteram o patrimônio da entidade sem alterar o seu, refletindo trocas entre os elementos patrimoniais. Várias operações envolvendo combinações de contas de Ativo, Passivo e PL podem ser consideradas fatos permutativos. Basicamente, os fatos permutativos envolvem: I - Aumento de uma conta de Ativo combinado com redução de outra conta de Ativo. Exemplo: Imagine que uma empresa tem o seguinte Balanço Patrimonial: Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Capital Social ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 Em seguida, compra à vista um veículo por R$10.000,00. Nesse caso, a entidade está trocando um ativo (dinheiro - disponibilidade) por outro (veículo). O PL não é afetado. O novo Balanço, após essa compra seria: Balanço Patrimonial Após o fato contábil Caixa ,00 Veículos ,00 de Oliveira 8

9 Capital Social ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 II - Aumento de uma conta de Ativo combinado com aumento de conta de Passivo. Exemplo: Imagine que uma empresa tem o seguinte Balanço Patrimonial: Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Capital Social ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 Em seguida, compra a prazo um veículo por R$10.000,00. Nesse caso, uma entidade está registrando um ativo (veículo) em contrapartida ao registro de um passivo (Financiamentos, por exemplo). O PL não é afetado. O novo Balanço, após essa compra seria: Balanço Patrimonial Após o fato contábil Caixa ,00 Financiamentos ,00 Veículos ,00 Capital Social ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 III - Aumento de uma conta de Patrimônio Líquido combinada com a redução de outra conta de Patrimônio Líquido. Exemplo: Imagine que uma empresa tem o seguinte Balanço Patrimonial: Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 de Oliveira 9

10 Em seguida, incorpora todo o saldo de Lucros Acumulados ao Capital Social. Nesse caso, uma entidade está aumentando o Capital Social utilizando o saldo de Lucros Acumulados. O valor do PL não é afetado, mantendo-se em R$60.000,00. O novo Balanço, após esse aumento de capital será: Balanço Patrimonial Após o Fato Contábil Caixa ,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados - Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 IV - Aumento de uma conta de Passivo combinado com a redução de outra conta de Passivo. Exemplo: Imagine que uma empresa tem o seguinte Balanço Patrimonial: Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Financ. Curto Prazo 3.000,00 Financ. Longo Prazo 2.000,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados 5.000,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 Em seguida, reclassifica toda sua dívida de longo prazo para curto prazo. Nesse caso, só há modificação qualitativa no Passivo. O valor do PL não é afetado, mantendo-se em R$55.000,00. O novo Balanço, após esse ajuste será: Balanço Patrimonial Após o Fato Contábil Caixa ,00 Financ. Curto Prazo 5.000,00 Financ. Longo Prazo - Capital Social ,00 Lucros Acumulados 5.000,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 V - Redução de conta de Ativo combinada com redução de conta de Passivo. de Oliveira 10

11 Exemplo: Imagine que uma empresa tem o seguinte Balanço Patrimonial: Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Financ. Curto Prazo 5.000,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados 5.000,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 Em seguida, faz o pagamento de toda a dívida de curto prazo sem juros. Nesse caso, a baixa do Passivo é acompanhada da baixa do Ativo. O valor do PL não é afetado, mantendo-se em R$55.000,00. O novo Balanço, após esse ajuste será: Balanço Patrimonial Após o Fato Contábil Caixa ,00 Financ. Curto Prazo - Capital Social ,00 Lucros Acumulados 5.000,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL , Fatos Modificativos Os fatos modificativos podem aumentar ou diminuir o PL, podendo ser diminutivos ou aumentativos. Os fatos modificativos diminutivos decorrem, normalmente, do registro de despesas. Os fatos modificativos aumentativos decorrem, normalmente, do registro de receitas. Exemplos: (1) Fato modificativo diminutivo: nesse caso, normalmente, a empresa baixa um ativo (caixa ou outra disponibilidade) para liquidar uma despesa. Exemplo: Imagine que uma empresa tem o seguinte Balanço Patrimonial: de Oliveira 11

12 Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Financiamentos 3.000,00 Veículos ,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados 7.000,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 Em seguida, faz o pagamento de uma despesa de manutenção do veículo no valor de R$1.000,00. Nesse caso, o pagamento da despesa causará uma baixa no Caixa e diminuirá o lucro. O valor do PL será afetado, sendo reduzido para R$56.000,00. Obs.: No nosso exemplo, estamos simplificando que a despesa reduz diretamente o PL. Na prática, ela será computada na apuração do resultado do exercício, conforme veremos nas próximas aulas. O novo Balanço, após esse ajuste será: Balanço Patrimonial Após o Fato Contábil Caixa ,00 Financiamentos 3.000,00 Veículos ,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados 6.000,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 (2) Fato modificativo aumentativo: nessa situação, a empresa normalmente aumenta o valor de seu ativo (via aumento do seu caixa) registrando em contrapartida uma receita que irá contribuir para aumentar seu lucro no período. Como consequência, haverá aumento do PL. Exemplo: Imagine que uma empresa tem o seguinte Balanço Patrimonial: Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Financiamentos 3.000,00 Imóveis ,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados 7.000,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 de Oliveira 12

13 Em seguida, recebe R$500,00 pelo aluguel de um de seus imóveis. Nesse caso, o recebimento do aluguel causará um aumento no Caixa e aumentará o lucro. O valor do PL será afetado, sendo aumentado para R$57.500,00. Obs.: No nosso exemplo, estamos simplificando que a receita aumenta diretamente o PL. Na prática, ela será computada na apuração do resultado do exercício, conforme veremos nas próximas aulas. O novo Balanço, após esse ajuste será: Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Financiamentos 3.000,00 Imóveis ,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados 7.500,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL , Fatos Mistos Os fatos mistos, também chamados compostos, são aqueles que são permutativos e modificativos ao mesmo tempo. Os fatos mistos podem ser aumentativos ou diminutivos. (1) Fato misto diminutivo: nesse caso, normalmente, a empresa baixa um ativo (caixa ou outra disponibilidade) em contrapartida à baixa de um passivo (ou a outro ativo), reconhecendo, adicionalmente uma despesa. Exemplo: Imagine que uma empresa tem o seguinte Balanço Patrimonial: Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Financiamentos 3.000,00 Veículos ,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados 7.000,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 Em seguida, faz o pagamento de todo o saldo do financiamento, pagando uma despesa adicional de R$1.000,00, decorrentes de multas ou outras de Oliveira 13

14 obrigações contratuais. Nesse caso, a baixa do passivo combinada com o pagamento da despesa causará uma baixa no Caixa (Ativo) de R$4.000,00 e diminuirá o lucro. O valor do PL será afetado, sendo reduzido para R$56.000,00. Obs.: No nosso exemplo, estamos simplificando que a despesa reduz diretamente o PL. Na prática, ela será computada na apuração do resultado do exercício, conforme veremos nas próximas aulas. O novo Balanço, após esse ajuste será: Balanço Patrimonial Após o Fato Contábil Caixa ,00 Financiamentos - Veículos ,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados 6.000,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 (2) Fato misto aumentativo: nessa situação, a empresa normalmente tem seu PL aumentado como consequência da modificação do saldo de ativos e passivos combinada com o registro de uma receita,que irá contribuir para aumentar seu lucro no período e que, por sua vez, aumentará seu PL. Exemplo: Imagine que uma empresa tem o seguinte Balanço Patrimonial: Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Financiamentos 3.000,00 Imóveis ,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados 7.000,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 Em seguida, paga toda sua dívida com um desconto de R$300 (pagará R$2.700,00). Nesse caso, o pagamento da dívida reduzirá o Passivo e o Ativo. Só que o desconto fará com que a redução do Ativo seja menor que a redução do Passivo. O valor do PL será afetado, sendo aumentado para R$57.300,00, pois o desconto obtido no pagamento da dívida representa uma receita (ganho) para a empresa. Obs.: No nosso exemplo, estamos simplificando que a receita aumenta diretamente o PL. Na prática, ela será computada na apuração do resultado do exercício, conforme veremos nas próximas aulas. O novo Balanço, após esse ajuste será: de Oliveira 14

15 Balanço Patrimonial Inicial Caixa ,00 Financiamentos - Imóveis ,00 Capital Social ,00 Lucros Acumulados 7.300,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + PL ,00 Resumidamente, os fatos contábeis são: Resumo sobre Fatos Contábeis Permutativos Não afetam o PL Aumentativo: aumenta PL Modificativos Diminutivo: reduz o PL Mistos (Permutativo e Modificativo Aumentativo: aumenta PL ao mesmo tempo) Diminutivo: reduz o PL 5. Receitas, despesas e resultado - Variações no Patrimônio Líquido O PL de uma empresa varia normalmente em função dos impactos resultantes das receitas e despesas decorrentes de sua atividade operacional. Há outras fontes de variação no PL como um aumento do capital social de uma empresa (que aumenta o PL) ou uma diminuição do capital social por meio da saída de um sócio que leva uma parcela do patrimônio (fato que reduz o PL). As receitas podem ser conceituadas como o impacto positivo sobre o PL resultante, geralmente, da atividade operacional da empresa. Pode decorrer, por exemplo, de vendas com lucros, de juros sobre depósitos bancários e de outros ganhos. As despesas, por sua vez, representam uma redução do PL em função principalmente do consumo de bens ou serviços que, direta ou indiretamente, ajudam a produzir uma receita. Dessa forma, a despesa só existe porque ela propiciará a geração de uma receita capaz de não só suplantá-la, como também garantir uma margem de lucro. de Oliveira 15

16 O resultado resume a equação que definirá a variação no PL. Se a receita for maior que a despesa, haverá um aumento do PL. Se a receita for menor que a despesa, haverá uma redução do PL. Teoricamente, o resultado final de uma empresa só poderia ser apurado após seu fechamento, quando seriam vendidos todos os seus ativos, pagas todas as obrigações e verificada a variação entre o patrimônio líquido inicial e o final. No entanto, normalmente pressupõe-se que a empresa continuará funcionando indefinidamente. Dessa forma, é importante para a administração mensurar os resultados parciais obtidos pela empresa com a finalidade de melhor direcionar sua atividade, buscando maximizar os resultados. Essa mensuração ocorre em períodos definidos chamados período contábil ou exercício social, que geralmente são de um ano para a maior parte das empresas, sendo que a data de seu término (normalmente, 31 de dezembro), deve ser fixada no estatuto ou contrato social 1. Por ocasião da apuração do resultado do exercício social, serão zerados todos os saldos das contas de resultado, chegando-se ao valor líquido que irá ser incorporado ao PL para posterior destinação, inclusive a distribuição aos acionistas ou quotistas 2, de acordo com o que tiver sido definido previamente no estatuto social da entidade. Ocorrendo lucro ou prejuízo, o resultado será transferido para uma conta do PL denominada Lucros ou Prejuízos Acumulados. Veremos exemplos da apuração do resultado nas próximas aulas. 6. Regime de competência e regime de caixa Um princípio importante no estudo da variação do PL é o do regime de competência de exercícios, segundo o qual receitas e despesas são registradas (apropriadas, reconhecidas) no resultado somente quando de seu fato gerador, e não em função do recebimento da receita ou do pagamento da despesa. 1 O estatuto é o documento legal constitutivo de uma sociedade anônima (S.A). O contrato social é outro tipo de documento constitutivo de outros tipos de empresa, como a empresa limitada (LTDA), o tipo jurídico de empresa mais comum no Brasil. 2 Os acionistas são os sócios de S.As. Os quotistas são os sócios de empresas LTDA. de Oliveira 16

17 O regime de competência é o padrão adotado pela Contabilidade no mundo todo. Se a Contabilidade aceitasse o registro de receitas e despesas somente em função do recebimento (da receita) ou do pagamento (da despesa), ela adotaria o regime de caixa. O regime de competência permite uma adequada comparação entre despesas e receitas de cada exercício para a apuração de resultado, com reflexos nas demonstrações contábeis, como o Balanço Patrimonial. Como já foi comentado, a utilização dessa regra conduz a uma visualização distinta da de fluxo de caixa, pois o que importa são as variações econômicas no PL. Pelo regime de competência, as despesas e receitas ocorridas contabilmente e não realizadas financeiramente são tratadas pela Contabilidade de forma a garantir que o registro contábil ocorra no momento do fato gerador da receita/despesa. Existem duas regras básicas: a) se uma empresa obteve uma receita (ganhou), mas ainda não recebeu em dinheiro e tampouco foi feito qualquer registro contábil, essa receita deve ser registrada no período em que foi obtida. Exemplos: 1 - o aluguel do mês de maio, recebido somente em junho, deve ser registrado como receita do mês de maio, sendo considerado no resultado daquele mês; 2 - uma venda a prazo, feita no mês de janeiro para recebimento em março, deve ser contabilizada como receita no mês de janeiro (mês da venda), independentemente de seu recebimento em março. b) se uma empresa fez uma despesa e ainda não a pagou, e se nenhum registro contábil foi realizado, essa despesa deve ser registrada no período de sua realização, independentemente de seu pagamento. Exemplos: 1 a despesa de salário do mês de dezembro que será paga em janeiro deve ser computada no mês de dezembro (mês de sua ocorrência), impactando o resultado desse mês; 2 uma despesa de manutenção feita em setembro e paga somente em novembro deve ser registrada em setembro, afetando o resultado desse mês. Vale destacar que pelo regime de competência: o registro de despesas em data anterior ao de seu pagamento tem como contrapartida o registro de um passivo (obrigação de pagar). Assim, a de Oliveira 17

18 despesa de salário de um mês que será paga em outro mês gera um passivo chamado Salários a Pagar. Por outro lado, o registro de receita em data anterior ao seu recebimento tem como contrapartida o registro de um ativo (direito de receber). Assim, uma receita de aluguel de um mês a ser recebido somente em outro vai gerar, no momento do reconhecimento da receita, um ativo chamado Aluguéis a Receber. no pagamento antecipado de uma despesa antes de sua efetiva ocorrência (e de seu registro), há, em contrapartida, o registro de um direito (Ativo) pela antecipação do pagamento dessa despesa, normalmente por meio de uma conta chamada Despesa Antecipada. Um exemplo disso é o pagamento antecipado de um aluguel ou de um seguro. Nesses casos, a despesa (de aluguel ou de seguro) ocorre ao longo da vigência do contrato a que se refere. Dessa forma, quando do pagamento, será registrado no Ativo uma Despesa Antecipada denominada, normalmente, Aluguéis a Vencer ou Aluguéis Pagos Antecipadamente ou Seguros a Vencer ou Seguros Antecipados em contrapartida ao registro da baixa do Caixa. Por outro lado, quando uma receita é recebida antes de sua efetiva ocorrência, há, em contrapartida, o registro de uma obrigação (Passivo), que só será baixada quando essa receita for reconhecida. Por que surge o Passivo? Porque a empresa recebeu valores relativos a uma receita que ainda não entregou o produto ou prestou o serviço. Um exemplo dessa situação é o adiantamento que um cliente faz a uma empresa relativa a compra de um bem ou serviço. Nesse caso, ao receber o adiantamento do cliente, a empresa registra um passivo chamado Adiantamento de Cliente. Quando entregar o bem ou prestar o serviço, baixará esse passivo, fazendo, em contrapartida, o registro da receita relativa ao faturamento. No regime de caixa, o registro de receitas e despesas só ocorrerá quando acontecer o fluxo de caixa dessa receita ou despesa. Portanto, não há preocupações com variações econômicas no Patrimônio. O foco está nas variações das disponibilidades financeiras. Em função disso é que o regime de caixa não é permitido na escrituração contábil das empresas comerciais. 7. Procedimentos contábeis básicos A organização das informações contábeis demanda um eficiente sistema de registros, baseado em um plano de contas que tenha a capacidade de de Oliveira 18

19 abranger todas as operações de uma entidade, permitindo, assim, a elaboração de demonstrativos contábeis que evidenciem a real situação patrimonial da empresa. Em geral, as operações realizadas pelas empresas geram aumentos ou diminuições de ativos, de passivos e, consequentemente de patrimônio líquido. O registro dessas movimentações é feito nas chamadas contas, que conforme o controle de cada entidade pode ter um código específico. As contas podem ser patrimoniais ou de resultado. As contas patrimoniais são as contas que representam os ativos, passivos ou o próprio Patrimônio Líquido. As contas de resultado representam receitas e despesas. Algumas empresas utilizam contas para controle de operações que podem, no futuro, representar bens, direitos ou obrigações. Portanto, não afetam o patrimônio da empresa. Essas contas de controle são chamadas de contas de compensação ou de controle. O elenco de todas as contas é chamado Sistema de Contas ou Plano de Contas, que geralmente apresenta as contas de forma ordenada e codificada, bem como detalha todas as normas e procedimentos adotados por um sistema contábil. A maior parte das empresas trabalha com planos de conta internos. Em alguns setores, como o financeiro, há planos de contas padronizados. O Cosif é o Plano de Contas das Instituições do Sistema Financeiro Nacional e que deve ser observado por todas as instituições financeiras quando da remessa de suas informações ao Banco Central. Segue uma lista inicial contendo algumas contas muito utilizadas nos planos de contas de uma empresa comercial: Grupo Conta Função Caixa Registrar disponibilidades em espécie Ativo Bancos Conta Movimento Registras valores registrados em contas correntes Registrar aplicações financeiras Aplicações Financeiras feitas Mercadorias ou Registrar mercadorias em estoque de Oliveira 19

20 Passivo Patrimônio De resultado Estoques Clientes ou Duplicatas a Receber Móveis e Utensílios Veículos Imóveis Fornecedores Empréstimos e Financiamentos Impostos a Pagar Salários a Pagar Capital Social Reservas de Lucros Prejuízos Acumulados Receitas Despesas para comercialização Registrar valores a receber decorrentes de vendas a prazo Registrar valores referentes ao mobiliário da empresa Registrar valores referentes aos veículos de propriedade da empresa Registrar os investimentos em imóveis Registrar as dívidas junto a fornecedores de mercadorias Registrar o valor das operações de crédito contratadas junto a instituições financeiras Registrar os impostos pendentes de recolhimento pela empresa Registrar o valor ainda não pago das despesas com salários de empregados Registrar o capital investido pelos sócios na empresa Registrar a parcela dos lucros de uma empresa que são mantidos no seu patrimônio líquido Registrar prejuízos acumulados ainda não absorvidos pela empresa Registrar as receitas auferidas pela empresa em determinado período. Podem ser: de vendas, de ganhos em aplicações financeiras, de ganhos na venda de bens imóveis etc Registrar as despesas incorridas pela empresa em determinado período. Podem ser: de salários, de vendas, administrativas, vinculadas a impostos, de depreciação de bens móveis, oriundas de perdas de capital etc. 7.1 Débito e Crédito de Oliveira 20

21 Muitas pessoas sem conhecimento da Contabilidade têm a ideia de que débito significa algo desfavorável, e crédito, algo favorável. Essa noção é, em grande parte, tributada as informações que recebemos dos bancos por meio do extrato bancário. Lá, toda vez que a nossa conta tem um crédito é um sinal de que entrou dinheiro em nossa conta. Por outro lado, toda a vez que há um débito em nossa conta, sabemos que foram retirados valores dela. Mas como funciona exatamente, o mecanismo do débito e crédito? Inicialmente, é preciso entender que tais denominações são, simplesmente, convenções contábeis. Assim, sob o ponto de vista da contabilidade o débito não é um vilão, nem o crédito nosso herói. É possível entender o mecanismo de débito é crédito a partir do seguinte esquema: DÉBITO responde a pergunta: Onde os recursos foram aplicados? CRÉDITO responde a pergunta: Qual a origem dos recursos? Assim, identificando-se em qualquer lançamento contábil onde os recursos foram aplicados (débito) e qual a sua origem (crédito), é possível proceder a qualquer lançamento. Antigamente, quando a escrituração dos lançamentos era feita de forma manual, havia toda uma formalidade para registro das operações. Era necessário indicar: - em uma linha o local e data da operação, - na linha seguinte a(s) conta(s) debitada(s) seguida(s) do respectivo valor, - na linha seguinte, precedida(s) da partícula a, a(s) conta(s) creditada(s) e seus correspondentes valores e, ainda, - na última linha, um breve histórico do lançamento feito. Imagine a empresa registrando a compra de um veículo à vista... O registro se dava mais ou menos assim: Gama-DF, 25 de maio de 1995 Veículos ,00 a Caixa ,00 de Oliveira 21

22 0001. Curso Online Contabilidade de Instituições Financeiras Pela aquisição de veículo Fiat XX, placa ADG 9999, conforme NF Hoje com a escrituração automatizada, basicamente se exige apenas a indicação da conta a ser debitada e da conta a ser creditada. No lançamento contábil esse registro pode ser feito indicando a conta debitada (por meio de um Débito - D) e a conta creditada (por meio de um Crédito C). Por exemplo, a mesma operação de aquisição à vista de um automóvel teria como origem o dinheiro (Caixa) e como aplicação o bem adquirido (Veículos). O lançamento contábil será: D Veículos ,00 C Caixa ,00 Caso o veículo tivesse sido adquirido a prazo, a origem seria, por exemplo, um financiamento bancário. O lançamento seria: D Veículos ,00 C Financiamento Bancário ,00 Atenção: Não perca tempo decorando lançamentos contábeis! É preciso entender sua lógica. Um excelente caminho para começar é olhando para o balanço patrimonial. O lado esquerdo do balanço, representado pelos ativos, indica onde a empresa está fazendo suas aplicações. Assim, regra geral, o registro de um ativo é feito por meio de débitos na conta que representa o ativo. A baixa desses ativos, por seu turno, é feita por meio de lançamentos de crédito. Por sua vez, no lado direito do balanço, as contas de passivo e patrimônio líquido representam origens de recursos. Como consequência, a regra geral é que as contas de passivo e patrimônio líquido são aumentadas por meio de créditos e diminuídas por meio de débitos. Veja o balanço abaixo e guarde suas informações... de Oliveira 22

23 Balanço Patrimonial Ativo (A) Total do Ativo Aplicações = Total do Passivo + Total do PL Origens As contas de resultado, como veremos, não aparecem no Balanço Patrimonial, mas também são registradas na escrituração contábil. A lógica é simples também: essas contas precisam ser vistas sob a ótica do patrimônio líquido, pois elas normalmente contribuem para sua variação. As receitas aumentam o patrimônio líquido. As despesas o diminuem. Imagine o seu caso: se você todo mês tem mais receitas do que despesas, a tendência é que seu patrimônio aumente ao longo do tempo, não é? Assim, as contas de receitas seguem a mesma regra aplicável ao patrimônio líquido: aumentam por meio de créditos e diminuem por meio de débitos. Por outro lado, as contas de despesas seguem a lógica contrária ao do patrimônio líquido, ou seja, são aumentadas por meio de débitos e diminuídas por meio de créditos. Não entendeu? Não desanime! Uma outra forma simples de compreender o mecanismo de débito e crédito para as receitas e despesas é usar a lógica de aplicação e origem: A despesa sempre vai representar uma aplicação de recurso. Portanto, para registrá-la, faz-se um débito. Para baixá-la, ou estorná-la, se faz um crédito. A receita, por sua vez, sempre representa uma fonte de recursos para uma entidade. Para registrá-la, então, se faz um crédito. Para baixá-la, se faz um débito. Vamos tentar trabalhar com alguns exemplos? Exemplo 1: registro de uma despesa com frete, paga à vista, no valor de R$ 1.500,00. Resposta: Nesse caso, vamos responder antes as duas perguntas: - Onde foi feita a aplicação? Certamente, na despesa de frete. - Qual a origem dos recursos? O caixa da empresa, pois a despesa foi paga à vista. de Oliveira 23

24 Assim, o lançamento contábil será: D Despesas de frete 1.500,00 C Caixa 1.500,00 Exemplo 2: registro de uma receita decorrente de juros de um investimento financeiro, no valor de R$ 6.350,00, a ser incorporado ao valor do investimento. Resposta: Nesse caso, vamos responder antes as duas perguntas: - Onde foi feita a aplicação? Perceba que os juros de um investimento financeiro irão aumentar o valor desse investimento. Portanto, a aplicação é na conta que representa o investimento, chamada de aplicação financeira. - Qual a origem dos recursos? Nesse caso, a origem foi o reconhecimento de juros incorporados ao valor de um investimento existente. Podemos chamar a conta que representa essa receita de juros de aplicação financeira. Assim, o lançamento contábil será: D Aplicação financeira 6.350,00 C Juros de aplicação financeira 6.350,00 É importante ter em mente que esse mecanismo do débito e crédito se aplica na contabilização realizada por qualquer tipo de empresa, inclusive nas instituições financeiras, como veremos nas próximas aulas. Portanto, é preciso sempre se lembrar das 2 perguntas: Onde os recursos são aplicados? Qual a origem dos recursos? Resumidamente, o mecanismo de débito e crédito é aplicado às contas da seguinte forma: Conta Efetua-se um lançamento a: Débito Crédito De Para Para Ativo Aumentar Diminuir Passivo Diminuir Aumentar Diminuir Aumentar Contas de Resultado Devedoras (Despesas) Aumentar Diminuir Contas de Resultado Credoras (Receitas) Diminuir Aumentar de Oliveira 24

25 Retornando àquele exemplo no início dessa seção... Um banco ao registrar um depósito na conta corrente de um cliente faz um lançamento a crédito, pois a rubrica na contabilidade do banco na qual ele registra os valores que o cliente mantém na forma de depósito é uma conta de passivo. Observe que nessa situação o banco apenas está guardando um valor que é do cliente. Portanto, ele tem a obrigação de devolver esse recurso quando solicitado. Assim, o depósito feito pelo cliente representa uma origem de recursos para o banco. Como origem, na contabilidade do banco toda vez que o saldo da conta corrente é aumentado, a conta deve ser creditada. Toda a vez que for diminuído, deve ser debitada. Começou a entender o mecanismo do débito e do crédito? Se sim, ótimo! Se não, leia os exemplos abaixo: Exemplo 1: Suponha que você conhece uma amiga que não tem controle algum sobre a vida financeira dela, passando, inclusive por algumas dificuldades financeiras, e ela te chama para auxiliá-la a se organizar financeiramente. O que você faria? Uma das primeiras coisas que você poderia sugerir a ela é que fizesse um levantamento de tudo o que ela tem. Isso! Um inventário das coisas que ela possui. Esse inventário seria uma lista de todos os bens (imóveis, veículos, móveis etc) que ela possui com alguma estimativa de preço para cada um deles. A lista também deveria contemplar tudo o que ela tem a receber e, ela não poderia deixar de relacionar também todas as obrigações. Ao concluir essa primeira etapa, você teria em um documento (em papel, arquivo ou planilha) contendo informações do seguinte tipo: Bens e Direitos Apto situado na Rua X... R$ ,00 Veículo Modelo/Ano Tal... R$30.000,00 Depósito Bancário... R$2.000,00 de Oliveira 25

26 Sub-total... R$ ,00 Dívidas Financiamento habitacional... R$ ,00 Outras contas a pagar... R$15.000,00 Sub-total... R$ ,00 Depois, você poderia sugerir para ela que registrasse todas as fontes de renda (receitas) e todos os gastos (despesas) mensais dela, para que tivesse noção clara de como ela gasta o que recebe todo o mês. Essa lista poderia se parecer com algo do tipo Entradas e Saídas Mensais Salários... R$10.000,00 (+) Outras rendas... R$2.000,00 ( - ) Água, luz, telefone/internet... R$500,00 ( - ) Colégio dos filhos... R$2.000,00 ( - ) Alimentação/Restaurantes... R$3.000,00 ( - ) Diarista... R$1.000,00 ( - ) Combustível e manutenção de veículo... R$1.500,00 ( - ) Plano de Saúde da Família... R$1.500,00 ( - ) Outros gastos mensais... R$4.000,00 Total mensal negativo em...(r$1.500,00) A partir desse exemplo hipotético, seria possível identificar que essa pessoa passa por dificuldades financeiras, no momento, simplesmente porque gasta mais do que recebe mensalmente. Mantida essa tendência, com o passar do tempo o seu patrimônio de R$ ,00 (R$ ,00 R$ ,00) tende a diminuir à razão de R$1.500,00 mensais (mais juros) se ela não mudar seu comportamento. de Oliveira 26

27 Pois bem! O que você fez para ajudar a sua amiga, a contabilidade faz cotidianamente para permitir que as empresas gerenciem seu patrimônio e suas receitas e despesas. Da mesma maneira que você sugeriu inicialmente que sua amiga fizesse uma lista dos bens e das dívidas, a contabilidade registra o patrimônio das empresas. A única diferença é que o registro pela contabilidade desse patrimônio é feito de forma duplicada (método das partidas dobradas), ou seja, por meio do registro de débitos e créditos. Quando falamos de partidas dobradas, estamos dizendo que o registro que a contabilidade faz ocorre em 2 vias: o débito, que irá registra onde o recurso é aplicado, e o crédito, que indicará a fonte do recurso. Voltando para o exemplo de sua amiga. Imagine que ela seja uma empresa... Ao fazer o inventário dos bens e dívidas dela, a contabilidade indicaria quais são esses bens e dívidas, observando o método das partidas dobradas (de maneira duplicada). Lançamento 1: registro do apartamento. Ao registrar o imóvel de sua amiga, a contabilidade indicaria por meio do débito o valor de R$ ,00 (valor aplicado no imóvel conforme a estimativa). Em contrapartida, a crédito registraria um financiamento habitacional de R$ ,00 (parte da fonte dos recursos que permitiram a aquisição do imóvel). Como vimos, o total de débitos deve ser igual ao total de créditos. O que falta então? Faltou indicar que parte do valor do apartamento (R$ ,00) foi originado de recursos próprios (capital próprio que sua amiga possui). Esse capital próprio na contabilidade é chamado de Capital Social. Assim, o registro que a contabilidade faz, relativo a esse imóvel, seria o seguinte: D Imóveis ,00 C Financiamento Habitacional ,00 C Capital Próprio ,00 de Oliveira 27

28 Assim, sua amiga tem recursos aplicados (débito) em imóveis que foram originados (crédito) de financiamentos habitacionais e do capital próprio dela. Lançamento 2: registro do veículo. Suponha que sua amiga tomou emprestado de um parente a quantia de R$15.000,00 para pagar metade do valor do veículo que foi R$30.000,00. Como a contabilidade registraria esse evento? Seguindo a mesma lógica... O lançamento a débito vai indicar onde o recurso foi aplicado (Veículos). O lançamento a crédito vai indicar de onde vieram os recursos (parte do empréstimo com o parente que seria as Outras Contas a Pagar e parte com recursos próprios, que seria o Capital Social). Assim, o registro da contabilidade seria: D Veículos ,00 C Outras contas a pagar ,00 C Capital Próprio ,00 Lançamento 3: registro do depósito bancário. Como exemplificamos, sua amiga tem R$2.000,00 em sua conta bancária. Como a contabilidade registraria esse evento? Seguindo a mesma lógica... O lançamento a débito vai indicar onde o recurso foi aplicado (Depósito bancário). O lançamento a crédito vai indicar de onde vieram os recursos (recursos próprios, que seria o Capital Social). Assim, o registro da contabilidade seria: D Depósito bancário ,00 C Capital Próprio ,00 Se fizéssemos o Balanço do patrimônio de sua amiga, teríamos a seguinte demonstração: de Oliveira 28

29 Balanço Patrimonial de sua amiga Caixa 2.000,00 Financ. Habitac ,00 Veículos ,00 Outras Ctas a Pg ,00 Imóvel ,00 Capital Próprio ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo + Total do PL ,00 Portanto, ao invés de um único registro (única partida) para listar o patrimônio de sua amiga, a contabilidade faz duplo registro (partida dobrada) para registrar tal patrimônio. Da mesma maneira, a contabilidade irá registrar as receitas e despesas. Ao invés de uma lista única desses itens, a escrituração contábil fará lançamentos a débito e a crédito de tais receitas e despesas. Lançamento 4: registro das receitas e despesas. Vamos supor que todas as receitas e despesas de sua amiga foram recebidas e pagas em dinheiro... No registro das receitas, a mesma pergunta pode ser feita: Onde os recursos foram aplicados? Como assumido, no caixa de sua amiga. Qual a origem dos recursos? Certamente as receitas de salários e as outras rendas. Assim, usando o mecanismo de débito e crédito, o registro das receitas seria; D Caixa ,00 C Receitas de salários ,00 C Receitas de outras rendas ,00 No registro das despesas, faríamos as mesmas perguntas: Onde os recursos foram aplicados? Nas despesas, certamente. Portanto, as despesas serão debitadas. Qual a origem dos recursos? O caixa de sua amiga. Assim, a conta creditada será Caixa. O registro das despesas seria: D Despesa de água, luz, telefone/internet ,00 D Despesas com colégio ,00 D Despesas com alimentação/restaurante ,00 de Oliveira 29

30 D Despesas com diaristas ,00 D Despesas com combustível e manut. Veículo ,00 D Despesas com plano de saúde ,00 D Despesas com outros gastos mensais ,00 C Caixa ,00 Simplificadamente, se levantássemos o balanço de sua amiga após as receitas e despesas, teríamos a seguinte situação: Balanço Patrimonial de sua amiga Caixa 500,00 Financ. Habitac ,00 Veículos ,00 Outras Ctas a Pg ,00 Imóvel ,00 Capital Próprio ,00 (-) Prejuízos (1.500,00) Total do Ativo ,00 Total do Passivo + Total do PL ,00 Observe que o caixa de sua amiga diminui em R$1.500,00 após o registro das receitas e despesas, o que fez com que o patrimônio dela diminuísse nesse montante no período. A contabilidade, por meio da partida dobrada (por meio do débito e do crédito) faz esse registro. Analise o exemplo e veja se ele melhora seu entendimento sobre a função do débito e do crédito na contabilidade As naturezas contábeis Uma consequência dessa convenção é que as contas podem ter natureza contábil devedora ou credora. Uma regra simples para saber qual a natureza contábil de uma conta é verificar de que forma ela é aumentada. Assim, as contas de Ativo e de Despesas têm natureza contábil devedora, pois são aumentadas por meio de débitos. As contas de Passivo, de PL e de Receitas têm natureza contábil credora, pois são aumentadas por meio de créditos. de Oliveira 30

31 Atenção: Tal regra não é aplicada somente às contas retificadoras. Estas contas registram ajustes nos saldos de outras contas patrimoniais (contas de Ativo, de Passivo e de Patrimônio Líquido). São aquelas contas que aparecem diminuindo saldos de outras contas em um Balanço Patrimonial. Assim, contas retificadoras de contas de Ativo têm natureza contábil credora. As contas retificadoras de contas de Passivo e Patrimônio Líquido têm natureza contábil devedora. São exemplos de contas retificadoras do Ativo: Provisão para Devedores Duvidosos 3, Depreciação Acumulada 4 e Amortização Acumulada 5. São exemplos de contas retificadoras do Patrimônio Líquido: Ações em Tesouraria 6 e Prejuízos Acumulados 7. Resumidamente, a natureza contábil da conta pode ser verificada da seguinte forma: Resumo sobre a Natureza Contábil da Conta Contas com natureza devedora (saldo devedor) Contas com natureza credora (saldo credor) Contas de Ativo Contas de Despesas Contas Retificadoras de Passivo e PL Contas de Passivo e PL Contas de Receitas Contas Retificadoras de Ativo 7.4. Escrituração contábil (Livros contábeis e registros contábeis) A escrituração é processo pelo qual são feitos os registros contábeis. Conforme determina a legislação, a escrituração deve ser feita nos livros contábeis. Segundo o Código Civil brasileiro, a escrituração deve ser feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil 8, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, 3 Conta que registra a expectativa de perdas em valores a receber de clientes. 4 Conta que registra a perda de valor de um ativo imobilizado em função do uso, obsolescência ou ação da natureza. 5 Conta que registra a perda de valor de um ativo intangível em função do uso ou obsolescência. 6 Conta que registra as ações de uma empresa, adquiridas por ela para cancelamento ou outra finalidade. 7 Como visto, é a conta que registra no PL os prejuízos ainda não absorvidos por uma empresa. 8 Como veremos, por meio do Método das Partidas Dobradas. de Oliveira 31