apresentação do sistema

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1 apresentação do sistema

2 Um ERP para a Construção Civil O negócio Construção Civil tem necessidades específicas de controle: faturamento direto para o cliente alocação de pedidos em serviços específicos controle de retenções controle de adiantamentos subfornecimento e várias outras especificidades Na maioria dos Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERPs ) o tratamento dessas questões: NÃO é possível ou é feito de maneira muito trabalhosa e artificial. O Lumina ERP foi desenvolvido especificamente para a Construção Civil e trata essas questões de maneira precisa e prática.

3 Presença O Lumina ERP foi desenvolvido com uma estrutura Cliente-Servidor que permite sua utilização onde for necessário. O banco de dados pode ser hospedado em Data Center próprio ou na Nuvem, se necessário a Lumina disponibiliza o acesso ao banco de dados como um serviço agregado. OBRA ESCRITÓRIO CENTRAL CASA BANCO DE DADOS DISPOSITIVOS MÓVEIS

4 ERP COMPLETO O Lumina ERP dispõe de todos os módulos necessários para gestão de obra, desde seu orçamento até sua finalização. Orçamentos Planejamento e Custos Suprimentos Fiscal Financeiro Contabilidade Qualidade Portal de Clientes

5 TRÊS PRODUTOS Quando seu objetivo for simplesmente o controle de custos da obra, o LUMINA CC é a solução mais adequada. Aproprie todos os custos na WBS do projeto sem se preocupar com nenhum processo adicional. Se a sua empresa já possui um ERP porém ele não atende os processos envolvidos na gestão de projetos, o LUMINA GP é a solução. O sistema abrange todo o processo de gestão de custos, requisições, pedidos, cotações e recebimentos de Notas Fiscais. Deste ponto em diante todas as informações ficam disponíveis para importação no seu próprio ERP LUMINA ERP, e um ERP desenvolvido especialmente para a Construção Civil e para empresas que trabalham "por projetos". Os ERPs tradicionais não consideram as peculiaridades dessas atividades e inviabilizam alguns processos ou os executam de um modo artificial e trabalhoso..

6 COMPARE AS FUNCIONALIDADES

7 PLANEJAMENTO E CUSTOS O Lumina ERP é integrado com o MS-Project, o mais popular aplicativo para planejamento e gerenciamento de projetos. Lumina ERP MS Project O elo de ligação entre o Lumina ERP e o MS-Project é a WBS Work Breakdown Structure (também chamada de EAP Estrutura Analítica de Projeto). A WBS é montada no MS- Project e importada para o Lumina ERP. Quantidade Código Gerenciadora PU Orçado PU Meta

8 VISÕES DA WBS O Lumina ERP trabalha com quatro visões da WBS (EAP) : Meta: Executiva: Atual: Receita: Esta visão do sistema exibe os dados vindos do orçamento, neste momento podemos não ter as informações com o grau de detalhamento desejado, ainda assim elas são importadas para o sistema de controle e servirão como linha de base para a gestão de custos. Esta visão exibe as informações mais precisas do projeto. Aqui cada uma das etapas da WBS é detalhada e uma composição de custos é associada. Cada insumo da composição terá uma quantidade meta e um preço unitário meta. O objetivo é comprometer as verbas o mais cedo possível. Esta visão exibe as informações vindas dos outros módulos do sistema: Requisições Pedidos Comprometido Notas Fiscais Incorrido Pagamentos Fornecedores, Impostos, Folha etc... Esta visão exibe as receitas do Projeto e sua distribuição na WBS. Dependendo do nível de detalhe de abertura desta informação, é possível saber a margem de contribuição de cada um dos serviços do empreendimento. Rateios

9 TELA DE CONTROLE DE CUSTOS A WBS no Lumina ERP é totalmente flexível, pode-se adotar o número de níveis mais adequado ao empreendimento. Podemos ter uma WBS mais aberta ou mais fechada dependendo da necessidade gerencial. WBS CPU Composição de Preços Unitários

10 VISÃO META Esta visão do sistema exibe os dados vindos do orçamento, neste momento podemos não ter as informações com o grau de detalhamento desejado, ainda assim elas são importadas para o sistema de controle e servirão como linha de base para a gestão de custos. Visão Meta Serviço Composição de Orçamento Não é obrigatória, se não existir, vale o valor da WBS Quando não é possível o detalhamento, o departamento de orçamentos gera uma estimativa de custo para a atividade, muitas vezes uma verba é adotada

11 VISÃO EXECUTIVA Esta visão exibe as informações mais precisas do projeto. Aqui cada uma das etapas da WBS é detalhada e uma composição de custos é associada. Cada insumo da composição terá uma quantidade meta e um preço unitário meta. O objetivo é comprometer as verbas o mais cedo possível. Visão executiva Cada item da composição terá sua quantidade e preços Executivo. Estes parâmetros servirão de base para o processo de suprimentos e também no Workflow de aprovação Eventualmente uma outra composição, mais detalhada e com informações mais precisas de custo

12 VISÃO ATUAL Esta visão exibe as informações vindas dos outros módulos do sistema: Requisições Pedidos Comprometido Notas Fiscais Incorrido Pagamentos Fornecedores, Impostos, Folha etc... Rateios Visão Atual Meta Comprometido Quanto a Obra custa Hoje Serviço Qual o saldo em relação à Meta Requisições Emitidas Pedidos Emitidos NFs Recebidas

13 RATEIOS No Lumina ERP os rateios acontecem nos pedidos. Desta forma, toda vez que um pedido rateado tiver custo incorrido (NFs, Adiantamentos, etc..) estes custos são encaminhados aos seus destinos de rateio automaticamente. Este método traz dois grandes benefícios: Ratear apenas uma vez o documento e compromissar o valor rateado através do valor do pedido. Rateios Pedido de Nextel feito no Escritório Central e rateado para as Obras

14 INCORRIDO APROPRIADO NA WBS No Lumina ERP toda movimentação tem início através de uma requisição apropriada na WBS do projeto. Desta forma o sistema consegue voltar toda a informação posterior (pedidos, notas fiscais, pagamentos, adiantamentos, retenções, etc...) para seus locais de origem. Serviço Notas Fiscais Adiantamentos e seus Descontos Retenções e suas Devoluções Fornecimento Direto e seus descontos Imagem digitalizada do(s) Documento(s) Medição

15 SUPRIMENTOS os insumos (materiais e serviços) são solicitados na WBS a solicitação é transmitida para Suprimentos o responsável por Suprimentos delega a SC para um comprador SOLICITAÇÃO DE COMPRA MAPA DE COTAÇÃO o comprador agrupa uma ou mais SCs montando um Mapa dependendo dos insumos solicitados o Lumina ERP sugere fornecedores o comprador aceita ou não as sugestões do Lumina ERP e inclui outros fornecedores o comprador preenche os preços de cada fornecedor o Lumina ERP indica os fornecedores com menores preços o comprador finaliza o Mapa de Cotação e submete-o a aprovação a partir do Mapa aprovado são gerados um ou mais pedidos PEDIDO

16 IMPRESSÃO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRA No Lumina ERP a requisição de compra gera um relatório para impressão, nele as informações são completas, desta forma quando o processo chega ao departamento de suprimentos, os compradores não têm dúvidas do que deve ser feito. Obra Faturamento Local de Aplicação Insumo Arquivos da Requisição Observações em RTF (Cores, hyperlinks, tabelas, figuras, etc...)

17 ASSINATURA E QRCODE No Lumina ERP os relatórios vêm com a assinatura eletrônica de todos os participantes do processo e também com um QRCode, que além de validar a autenticidade do relatório, serve para acesso rápido do documento para o caso de uma aprovação via WEB. Os documentos possuem um QR-Code (Quick Response Code) que permite o acesso ao documento no Lumina ERP WEB As assinaturas dos usuários são escaneadas e armazenadas no Lumina ERP Todos os documentos são assinados

18 ASSINATURA E QRCODE No Lumina ERP o processo de cotação e coleta de preços é muito rápido. Aproveitando todas as informações vindas da requisição (insumos, observações, anexos, etc...), o comprador seleciona os fornecedores desejados e envia uma carta convite diretamente do sistema. Depois disso é só aguardar as cotações chegarem e partir para as negociações. O sistema manda uma carta convite para o fornecedor com os dados da cotação, convite padrão e anexos do processo Todos os arquivos são reaproveitados durante o processo

19 IMPRESSÃO DO MAPA DE COTAÇÃO No Lumina ERP o mapa de cotação é muito rico em informações, ele pode conter anexos, figuras, hyperlinks, textos formatados, etc. Além disso, o mapa tem um fornecedor chamado Meta que traz os valores da visão meta do projeto, para que o comprador tenha um referencial de valores ao iniciar o processo de compra. Obra Faturamento Fornecedor 1 Fornecedor 2 Fornecedor 3 As informações da META acompanham o item em todo o processo, o comprador tem um objetivo de preço ao iniciar um processo de cotação Possibilidade de inserir figuras, hyperlinks, tabelas etc... Fornecedor Selecionado

20 A CONSULTA DE PEDIDOS Na consulta de pedidos, assim como em outras várias telas de consultas do sistema, existe um botão detalhes que exibe informações detalhadas sobre todo o processo. A idéia é que em uma mesma tela o usuário consiga ter toda a informação necessária sobre determinado assunto, por exemplo, ao selecionar os detalhes de um pedido, temos entre outras opções a possibilidade de ver: as medições do pedido, suas faturas, adiantamentos, sub fornecimentos, descontos suas revisões seus arquivos sua alocação etc...

21 A CONSULTA DE PEDIDOS Assim como nos outros relatórios do sistema, o relatório do pedido é muito rico em informações, ele aceita figuras, hyperlinks, tabelas e textos formatados. Vale lembrar que o relatório do pedido também tem suas assinaturas eletrônicas e seu QRCode. Número Obra Revisão Data Fornecedor Endereço de Entrega Endereço de Cobrança Faturado Insumo Endereço de Faturamento Local de Aplicação (Serviço)

22 PAGAMENTO DE FORNECEDORES Pagamento de Fatura: é o processo mais comum, o fornecedor entrega o material ou serviço e emite a respectiva fatura. Adiantamento a Fornecedor: existem situações nas quais antes da entrega do material ou execução do serviço, deve ser feito um adiantamento. Para receber o adiantamento o fornecedor emite um recibo que deve ser posteriormente compensado com a emissão de uma Nota Fiscal. Pedidos com adiantamento devem ser bem gerenciados para que se saiba como e quando será feito o desconto dos adiantamentos efetuados. O Lumina ERP não permite que o saldo do pedido seja consumido sem o desconto dos adiantamentos. Devolução de retenção: é comum na prestação de serviços que seja feita a retenção (o valor usual é 5 %) no valor de cada fatura. A retenção tem como objetivo garantir a construtora contra serviços mal executados (terá que ser refeito... e pago novamente) e prejuízos provocados pelo fornecedor. Subfornecimento: é bastante usual que insumos utilizados por um prestador de serviço (material elétrico usado por uma instaladora por exemplo) sejam faturados diretamente para a construtora para que se evite a bitributação. Quando for feito o pagamento do fornecedor principal (a instaladora no nosso exemplo), é preciso descontar o que já foi pago aos subfornecedores.

23 LANÇAMENTO DE FATURAS Numa configuração normal, os pedidos são entregues nas obras e recebidos pelo administrativo da obra ou pelo almoxarife. A entrada da nota no Lumina ERP é feita de modo bastante simples. O processo é: o usuário seleciona o pedido ou pedidos aos quais a nota se refere os itens das notas são lançados nos itens do pedido alocados, permitindo a retro-alimentação para custos no lançamento das notas são também lançados os impostos e as parcelas para pagamento como em todos os processos do Lumina ERP, é permitida a inclusão de documentos escaneados, neste caso, é obrigatória a inclusão da própria nota, permitindo a continuidade do processo. A nota original é enviada por malote (ou outro meio) para o local onde serão processados os pagamentos dependendo da estrutura da construtora pode existir um departamento fiscal onde é feita a triagem das notas Entrada das Faturas Montagem da Guia de Envio de Documentos Faturamento Cliente? sim Guia é Enviadas para o Cliente junto com as Faturas não O Depto Fiscal enxerga as Faturas liberadas com a Guia

24 GUIA DE ENVIO DE DOCUMENTOS No Lumina ERP, toda a movimentação física de documentos é feita através de uma Guia de Envio de Documentos, este processo vale também para os documentos faturados contra o cliente. Número da Guia Obra Faturamento Documentos da Guia Número de documentos na guia Número de documentos nas guias anteriores Valor dos documentos da guia atual Valor dos documentos nas guias anteriores Número Total de documentos em guia, incluindo a guia atual Valor Total dos documentos em guia, incluindo a guia atual

25 LIBERAÇÃO FISCAL Na tela de Liberação Fiscal os documentos são analisados: a nota / recibo está preenchida corretamente? as datas estão corretas? os impostos (alíquotas, bases de cálculo, etc) foram corretamente destacados? a modalidade de pagamento (TED, DOC, Cheque, etc...) está correta? as contas de débito e crédito estão corretas? Lançar Novamente Lançamento Correto? não É possível corrigir? não Devolver para a Obra sim sim Liberar para Pagto Corrigir Pagar

26 SEGURANÇA E RASTREABILIDADE O Lumina ERP possui um sistema de permissões que: permite definir as obras (Coletores de Custo) aos quais cada usuário terá acesso permite definir a que telas cada usuário terá acesso e, uma vez na tela, a que operações (listar, salvar, excluir, alterar, etc...) o usuário terá acesso O Lumina ERP possui também um sistema de logs que permite com que todas as operações sejam rastreadas é sempre possível saber QUEM fez O QUE e QUANDO. Além disso, nos principais workflows do sistema, é possível que as pessoas adicionem comentários aos processos e até questionamentos, deixando o histórico de cada operação o mais completo possível. Nos processos de questionamento eletrônico, todas as interações entre os participantes ficam eletronicamente registradas no histórico das operações.

27 REQUISIÇÕES, MAPAS E PEDIDOS NA WEB Consultas e aprovações podem ser feitas pela WEB através de qualquer browser ou smartphone Filtros Visualização

28 CONTABILIDADE Alguns sistemas tratam a tesouraria sob o ponto de vista contábil, ou seja, ao invés de parcelas de pagamentos, impostos, encargos, estes sistemas processam partidas contábeis. Este modelo PODE NÃO FUNCIONAR para o caso de uma construtora pelo seguinte motivo: Em uma construtora: Compramos e recebemos notas fiscais de materiais / serviços faturados contra o nosso cliente. Apesar do faturamento ser em nome do cliente, todo o processo de gestão, por vezes até o pagamento, é feito pela própria empresa. NÃO POSSO CONTABILIZAR UMA NF EM NOME DO MEU CLIENTE A solução é tratar a contabilidade em um módulo separado. Temos o módulo Financeiro preparado para atender todo tipo de necessidade, seja ela da empresa ou de seus clientes e paralelamente a estas operações, o sistema contabiliza os movimentos que são necessários. Quando a NF for faturada contra a empresa, a mesma será contabilizada Quando a NF for faturada contra o cliente, o processo é puramente Financeiro (o cliente contabiliza depois)

29 MULTI -MONITOR Com muitas informações disponíveis, as vezes é mais confortável o uso de mais de um monitor. Se este for o caso, o sistema permite que mais de uma tela esteja aberta em diferentes monitores. Tela da WBS No Lumina ERP é possível abrir várias telas ao mesmo tempo, cada uma fica aberta em uma guia separada. Arraste uma aba para o outro monitor e tenha a visão simultânea das duas informações

30 MULTI -SKIN Deixe o sistema com as cores que mais lhe agrada ou então com as que mais se assemelham a cor de sua empresa. São mais de 40 tipos de Skins diferentes tornando possível deixar o Lumina ERP com a sua cara.

31 A AGICON CONSTRUTORA A AGICON Construtora é uma construtora fictícia utilizada nos exemplos, manuais e treinamentos do Lumina ERP. O Shopping Urupema é uma obra também fictícia da TKM Construtora usado nos exemplos, manuais e treinamentos do Lumina ERP