WBS Schedule Pro Para Controle de Cronogramas

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1 WBS Schedule Pro Para Controle de Cronogramas WBS Schedule Pro Controle de Cronogramas Introdução Muitos podem já conhecer e concordar que a ferramenta WBS Chart Pro é uma das melhores opções para a construção de Estruturas Analíticas, a tão famosa EAP. O que talvez não saibam é que esta ferramenta já não é mais a melhor. A empresa Critical Tools investiu na elaboração de uma nova nova versão composta inclusive por outras opções. Descubra abaixo cada uma delas, suas características e benefícios. WBS Scheduler Pro; Gráficos EDT; Gráficos de Rede; Gráficos de Gantt; Integração com Microsoft Project. O WBS Schedule Pro O WBS Chart Pro atingiu o fim de sua jornada e não está mais disponível. É altamente recomendável a atualização para o WBS Schedule Pro ou para o WBS Schedule Pro (WBS Version), estes novos produtos são de alta qualidade com muitos recursos novos e emocionantes. O WBS Schedule Pro (WBS Version) é um novo software completo com quase todos os recursos do antigo WBS Chart Pro. Para atender as necessidades dos usuários que desejam usar um produto com características similares, a Critical Tools criou a versão WBS Schedule Pro (Versão WBS). Essa versão especial contém tudo o que há no WBS Schedule Pro, exceto os gráficos de rede Network e o Gantt. O WBS Schedule Pro (WBS Version) é o mesmo software do que o WBS Schedule Pro, com os mesmos recursos e com a mesma interface. A única diferença é que os gráficos de rede Network e Gantt foram desativados. Se você precisa planejar e gerenciar seus projetos usando o WBS Chart, ter o pacote completo WBS Schedule Pro é uma ótima alternativa de baixo custo. Se você é um ex-usuário do WBS Chart Pro procurando por uma atualização direta ou simplesmente não têm a necessidade de gráficos de rede, então este produto é para você! Requisitos do Sistema Compatível com Windows Vista, Windows 7 e Windows 8; O software requer uma quantidade mínima de memória. Se você tiver usando eficientemente o Windows, você terá memória suficiente. O software necessitará de menos de 25MB de espaço do disco quando for instalado. Alguns dos grandes projetos desenvolvidos pelo software medem menos de 1MB.Compatível com as seguintes versões do Microsoft Project de 98 a Gráficos EDT WBS Calendário Pro dispõe de recursos gráficos para a apresentação da WBS a partir do planejamento e gerenciamento de projetos utilizando uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Este nos permite

2 visualizar a estrutura do projeto estruturado em em resumo (fase) e os níveis de tarefas de detalhe. Sua utilização torna a abordagem de gestão de projetos muito mais mais produtiva e intuitiva. Pode ser utilizado para apresentar de forma rápida o Plano do Projeto através de uma abordagem top-down. Os mesmos podem ser gerenciador separadamente, exportados para o Microsoft Project ou inúmeras outras aplicações de software de Gerenciamento de Projetos. Informações Rollup Conforme você cria a estrutura do seu projeto, as informações são automaticamente encadeadas para cada nível da EAP. Dados do projeto como o trabalho, duração e custo podem ser vistos em cada nível e resumida dos níveis mais baixos até o topo. Você pode até mesmo definir seus próprios campos de trabalho personalizado, custo e duração conforme necessário. Customização Os gráficos WBS são altamente personalizáveis. Colorir as caixas no gráfico baseado em se uma tarefa é crítico ou não crítico, pelo Progresso (% concluída) de uma tarefa ou com base no nível, ou então criar os seus próprios critérios de coloração personalizada. Existe ainda a possibilidade de escolher como as caixas serão dispostas, ajustar o espaçamento entre elas e até mesmo remover as bordas e sombras para criar um gráfico mais compacto. As possibilidades são infinitas. Recursos O WBS Scheduler Pro é carregado com características para não só tornar mais fácil sua criação, planejamento e gerenciamento dos seus projetos, mas também para permitir a produção de gráficos que você precisa, com a informação que são mais importante de serem apresentadas. Gráficos de Rede A ferramenta contém um recurso Gráfico de Rede para o planejamento e gestão de projetos usando um Gráfico de Network (Dependency Diagram). Gráficos de rede permitem exibir as dependências que existem entre as tarefas de um projeto. A ordem em que ocorrem é uma parte importante do planejamento do projeto e o Gráfico de Rede simplifica o processo de criação e exibição das

3 dependências em um diagrama fácil de seguir. Como uma ferramenta de planejamento e programação, para definir o cronograma em um projeto basta clicar e arrastar para criar as tarefas e dependências entre as tarefas. Duplo clique em uma tarefa nos permite adicionar informações de adicionais como duração, início, término, custo, trabalho, etc. Os gráficos de rede exibem claramente os vínculos de dependência em seu plano para que você possa segui-los. Podem ser gerenciados separadamente ou transferidos para o Microsoft Project ou inúmeras outras aplicações de software de Gerenciamento de Projetos. Caminho Crítico A ferramenta WBS Scheduler Pro possui um mecanismo que calcula automaticamente as tarefas críticas e não críticas enquanto você desenvolve suas atividades. Com o Gráfico de Rede você pode ver rapidamente o caminho crítico e as tarefas que possuem impacto direto ou indireto sobre a conclusão do projeto. Customização Os Gráficos de Rede são altamente personalizáveis. Caixas de cor e linha de ligação no gráfico com base em tarefas críticas ou não críticas, pelo progresso (% completa) de uma tarefa ou então a partir de critérios próprios. Facilmente podemos também alterar a formas das caixas, sombras e vários atributos para fazer seus gráficos de rede se destacam de acordo com suas necessidades.

4 Recursos Carregado com características para tornar mais fácil a criação e gerenciamento das dependências em qualquer projeto. Adicione uma escala de tempo para o gráfico de rede, rastreie dependências, mostre ou oculte grupos (os separadores horizontais ou raias ) e muito mais!

5 Gráfico de Gantt A ferramenta ainda contém um recurso chamado Gráfico de Gantt para planejamento, gerenciamento e visualização de projetos utilizando uma grande variedade de Gantt e barras de opções de gráfico. O Gráfico de Gantt tem tudo o que precisamos para criar facilmente os projetos dos mais simples aos mais complexos. O lado esquerdo do gráfico permite adicionar tarefas, recuo para criar tarefas de resumo. Já o lado direito permite a visualização simplificada das atividades e suas durações através de barras horizontais. Clique e arraste para criar dependências entre tarefas, para modificar a duração de uma tarefa e até mesmo para definir o % concluído. Caminho Crítico O WBS Schedule Pro calcula automaticamente as tarefas críticas e não-críticas enquanto você trabalha. Você poderá rapidamente visualizar o caminho crítico e as tarefas que têm um impacto direto sobre a conclusão do projeto. Barras Múltiplas Com a capacidade de adicionar várias atividades em um único gráfico, você pode comparar visualmente dois conjuntos de dados. Por exemplo, você pode querer comparar datas de linha de base a programação atual.

6 Ou, mostrar a folga ou atraso das tarefas. Customização Os Gráficos de Gantt também são altamente personalizáveis. Barras, cores, adicionar texto às tarefas, marcos e/ou atividades de resumo. Você pode até mesmo remover links para mostrar um gráfico de barras pura de tarefas. Integração com Microsoft Project A WBS Scheduler Pro possui uma integração perfeita com todas as versões do Microsoft Project. A comunicação bidirecional entre ambos significa que você pode ir e voltar entre as duas ferramentas com o clique de um botão com todos os dados atualizados dinamicamente.

7 Atualização Simplificada Quando você cria a Estrutura Analítica de um Plano de Microsoft Project existente, todas as alterações feitas no gráfico são imediatamente refletidas no plano de Microsoft Project. Isso significa que você pode adicionar, excluir, reorganizar e atualizar tarefas em seu plano de Microsoft Project. É possível também adicionar botões e/ou guias no Microsoft Project para ter acesso, com apenas um clique, no WBS Scheduler Pro. Será solicitado a adição destes botões na primeira vez que executar a aplicação. Uma vez instalado, basta abrir um cronograma no Microsoft Project e clicar no botão Folha de WBS, Network, Gantt ou para exibir um gráfico de sua escolha. Download Fala download das Ferramentas WBS Scheduler Pro Referências Bibliográficas 6 Técnicas de Estimativa Essenciais para a Gestão de Projetos Estimativas para Gestão de Projetos

8 A Gestão do Tempo e Custo em projetos e sua importância são incontestáveis, exigindo índices altos de acertos e que, portanto, as estimativas referentes às atividades fiquem dentro de margens de erro cada vez menores. Os atrasos na conclusão dos projetos são normalmente danosos aos mesmos, pois, além de quase sempre comprometer o custo, retardam a entrega dos seus produtos e, consequentemente, a disponibilidade de iniciar a utilização dos mesmos e/ou entrarem em operação; sendo que, pode-se afirmar, genericamente, que o custo de um equipamento parado, sem produzir, é muito maior que o custo do gerenciamento do projeto para viabilizar a sua entrada em operação. A pergunta chave a ser feita é que devemos parar para refletir antes simplesmente de sair respondendo é: Por que nenhum projeto consegue terminar dentro do prazo e custos previstos? Introdução Segundo o dicionário online de português o termo Estimativa pode ser entendido como um Cálculo aproximado, avaliação ou conjectura, tendo como sinônimos aproximação, cálculo, consideração e parecer, dentre outros. Para projetos, diz respeito a quanto tempo ou custo é necessário para a realização das atividades determinadas nos pacotes de trabalho. Estimativas não podem antecipar o futuro, mas sim orientar a respeito das expectativas de tempo e custos dos projetos. Importância Em virtude dos projetos atuais tornarem-se cada mais complexos e estruturados torna-se cada vez mais difícil fazer estimativas adequadas e cumpri-las. Por quê??? Principalmente o grande número de solicitações para mudança de escopo. Desta forma, o levantamento completo e correto de todos os requisitos do projeto é muito importante. Porém, estimar corretamente o esforço e custo a ser empreendido em cada atividade é o que nos permitirá não apenas ter uma chance maior de completar o projeto dentro do prazo, mas também oferecer meios e mecanismos de realizar o trabalho de forma sustentável, gastando menos e com menos recursos, por exemplo. 1 Estimativa Análoga

9 A Estimativa por Analogia, também conhecidas por Estimativa Top-Down, utiliza-se dos custos ou tempo reais de projetos similares anteriores em tamanho, escopo e complexidade para a definição das estimativas do projeto atual. Sua principal vantagem em relação as demais se deve ao fato de ser mais rápida e menos custosa e trabalhosa. Porém, perde no quesito precisão. Cidade A Cidade B Estimativa Análoga Estimativa Análoga É o tipo de estimativa preferido quando não possuímos informações detalhadas sobre o projeto com documentos incompletos ou então quando a restrição principal é o TEMPO. A tabela abaixo apresenta suas principais características. Vantagens Rápida Tarefas não precisam ser identificadas Custo Menor Pouca informação para a análise Oferece uma ideia geral do projeto 2 Estimativa Por Ordem de Grandeza Desvantagens Pouca precisão Maior incerteza por falta de informação Necessária experiência por parte da equipe Disputa na alta gerência pela maior parte Menor compromisso da equipe Pode ser utilizada quando as informações necessárias sobre o projeto são mínimas com poucos dados informativos e a empresa deseja estimar o mais rápido possível. Baseia-se praticamente na experiência de quem já realizou um projeto semelhante, alinhando-se pela seleção de outros indicadores paramétricos, fatores de escala e curvas de capacidade. É também caracterizada como uma estimativa Top-Down. 3 Estimativa Paramétrica A Estimativa Paramétrica baseia-se na relação estatística entre dados históricos (parâmetros) e outras variáveis para determinar estimativa para parâmetros da atividade, tais como custo, orçamento e duração. Tais modelos podem ser simples, como por exemplo as construções residenciais custarão um certo valor por unidade de área construída ou então complexos, um modelo de custos de desenvolvimento de software usa 13 fatores de ajuste com 5 a 7 pontos a serem analisados em cada deles. É um modelo simples e fácil de ser aplicado e passível de repetição, porém somente nas fases iniciais do projeto quando os pacotes de trabalho ainda não foram definidos.esta técnica pode produzir altos níveis de precisão dependendo da sofisticação e dos dados básicos colocados no modelo. Estimativas paramétricas de tempo podem ser aplicadas a um projeto ou segmentos do mesmo, em conjunto com outros métodos de estimativa.

10 Estimativa Paramétrica Apoia-se na utilização de algoritmos matemáticos e estatísticos, normalmente utilizando a fórmula: esforço = K * tamanho Entretanto, podem ser criados outros modelos, como curvas de regressão ou de aprendizado. Barbosa (2007, p. 75) demonstra também um modelo de capacidade: CB = CA ( SB / SA)X Onde CB é o custo estimado do novo projeto, CA o custo do produto que já existe, SA e SB são as capacidades dos dois projetos. O X é uma potência utilizada para alterar a proporção do custo do novo projeto em relação ao existente, variando conforme a complexidade do novo projeto. 4 Estimativa Bottom-Up Técnica de estimar individualmente cada pacote de trabalho sumarizando-os posteriormente afim de determinar o custo ou tempo total do projeto. O termo Bottom-up quer dizer de baixo para cima, pois a técnica requer que todos os custos sejam conhecidos nos níveis mais baixos. Ou seja, através uma EAP qualquer pode-se verificar os menores níveis de pacote de trabalho e ao subir os níveis altos chega-se ao valor final agregado. Quanto menor o tamanho e a complexidade do pacote de trabalho, maior será a precisão da estimativa. A precisão deste tipo de estimativa será direcionados pelo tamanho e complexidade das atividades individuais ou dos pacotes de trabalho. A atividades mais detalhados de trabalho aumentam tanto o custo quanto a precisão de uma estimativa. A equipe de gerência do projeto deve pesar o aumento da precisão contra o custo adicional. Em conjunto com a estimativa análoga, é normalmente a técnica utilizada para preparação dos orçamentos de grandes projetos de indústrias de construção civil, automobilística e siderúrgica, entre outras. Porém, uma técnica que necessita de tempo e custo maiores, devendo o Gerente de Projeto ter o discernimento necessário para decidir aplica-la ou não.

11 A tabela abaixo apresenta suas principais características. Vantagens Maior precisão Compromisso da equipe Baseado em visão detalhada do projeto Provê uma base para monitoração e controle 5 Opinião Especializada Desvantagens Mais lenta Exige mais tempo e custo Tendência do time em super-estimar Requer que o projeto este Representa uma técnica de estimativa presente em muitos dos processos de todas as Áreas de Conhecimento do PMBOK, pode ser de grande utilizada, uma vez que uma série de fatores podem influenciar o projeto, como por exemplo, recursos e produtividade. Ela baseia-se em informações históricas colhidas durante as Reuniões de Lição Aprendida para especialistas internos a organização. Opcionalmente a organização pode optar por encontrar especialistas externos a organização através de Consultorias. 6 PERT Program Evaluation and Review Technique, ou PERT como é mais conhecida é uma técnica de estimativa mais assertiva em relação as demais. Criada em 1958 nos Estados Unidos (para variar um pouco não é?), consiste em determinar a duração de uma atividade utilizando-se três estimativas possíveis: Otimista ( O );é Pessimista ( P ); Mais provável ( MP ). A combinação de tais possibilidades é um grande diferencial, pois pondera as incertezas e riscos envolvidos na atividade. Para a aplicação da técnica o primeiro passo é será a obtenção dos valores pelo especialista em realizar as atividades, levando-se sempre em consideração: Cenário Otimista consiste no cenário perfeito, onde tudo dará certo; Cenário Pessimista representa o pior cenário, onde tudo dará errado; Cenário Mais Provável é o cenário correspondente a

12 normalidade, sem surpresas. Fórmula Um peso maior deve ser aplicado a estimativa Mais Provável, normalmente peso 4. Esse valor, por outro lado, deve sempre levar em consideração a realidade das atividades do projeto que está sendo estimado. Exemplo: Estimativa Otimista 20 dias; Estimativa Pessimista 35 dias; Estimativa Mais Provável 25 dias. Ou seja, a estimativa PERT apontada para a atividade é de 25,83 dias. Conclusão Projetos são a chave de sucesso de qualquer organização e tornam-se, atualmente, cada vez mais importantes e estratégicos para qualquer organização. Saber gerenciálos é função e obrigação do Gerente de Projetos e quando falamos em Gerenciamento Eficaz estamos nos referindo a aproximar-se, ao máximo, da excelência para a conclusão do mesmo dentro do custo, prazo e qualidade. O processo de estimativas então torna-se fundamentalmente importante pois é através dele que conseguiremos não somente determinar o tempo e custo total do projeto mas trabalhar sistematicamente, e como já citado anteriormente, por um projeto mais sustentável, gastando menos e conseguindo produzir mais com menos recursos, sejam eles materiais, humanos ou financeiros. Ao Gerente de Projetos cabe a finalidade de saber identificar a hora e o momento certo de aplicar cada uma das estimativas apresentadas anteriormente, fazendo uso inclusive de mais de uma técnica, se necessário. Referência Bibliográfica m-up _artigo/767 m-up PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 5 Edição, 2013.