Escrituração Fiscal Digital

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1 Escrituração Fiscal Digital Juarez Rodrigues Apresentador Especialista em Sistemas Empresariais Consultor da ENFOQUE Diretor da STARQ Patrocinador COMETA Contabilidade Debatedores Contabilistas Convidados SEQUÊNCIA Sumário Executivo Conceitos e Definições Histórico Legal Informações fornecidas Premissas para o correto atendimento Fiscal A nova sistemática para Obrigações Penalidades aplicáveis Pontos de atenção Espaço para discussão 1

2 SPED x DEFINIÇÕES Consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL Jornal do Comércio Luciana Medeiros Contadores devem orientar clientes sobre as mudanças O papel dos contadores na implantação do Sistema Público de Escrituração Digital será orientar seus clientes quanto às mudanças e à adaptação de tecnologia. "As informações que até agora são enviadas ao Fisco por meio de declaração estarão no SPED e de posse da Receita, que passará a acompanhar mais de perto as operações", diz o conselheiro da Câmara Técnica do Conselho Federal de Contabilidade Luiz Balaminut. Mesmo que os seus clientes não estejam obrigados a enviar os dados pelo SPED nessa etapa inicial, o profissional contábil deve acompanhar as notícias divulgadas pela Receita Federal para permitir as adequações necessárias quando a obrigatoriedade for ampliada. "Não adianta esperar um mês para começar a entrega e só aí iniciar os procedimentos de equiparação nos sistemas. O ideal é fazer com calma e não correr riscos de problemas" A MÍDIA ALERTA AOS CONTRIBUINTES SOBRE O SPED ECD SPED Contábil EFD ICMS-IPI SPED Fiscal EFD PIS/COFINS Contribuições NF-e CT-e NFS-e 2

3 Sistema possibilita maior controle Objetivos Promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais. Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores. Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações, com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica. Medida deve diminuir número de obrigações acessórias Implantação requer esforço conjunto Ao contrário do que alguns empresários pensam, que a implantação do SPED é de responsabilidade de um setor específico da empresa - contabilidade ou financeiro, por exemplo - o ideal é que vários departamentos se envolvam no processo. OUTROS TRECHOS DA MATÉRIA JORNAL DO COMÉRCIO SOPA DE LETRINHAS EFD Escrituração Fiscal Digital ECD Escrituração Contábil Digital NFe e CTe Documentos Digitais arquivos XML PVA Programa Validador e Assinador EXPRESSÕES UTILIZADAS QUANTOS ARQUIVOS? MATRIZ EFD Filial ECD JAN FEV 1 1 MAR 1 1 ABR 1 1 MAI 1 1 JUN 1 1 JUL 1 1 AGO 1 1 SET 1 1 OUT 1 1 NOV 1 1 DEZ 1 1 JAN 1 1 JUN TOTAL Supondo um grupo com Matriz e uma Filial (mesma raiz de CNPJ) 3

4 SPED Projeto multidisciplinar Obrigação principal Sistemas corporativos Livros legados em PDF Livros atuais em PAPEL Assinatura digital Transparência REMETE Inve$timento e integração Inalterada Atualização Sem amparo legal Desnecessários Obrigatória Exposição SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL 1991 Lei IN IN IN MAIOR TRANSPARÊNCIA MAIOR VULNERABILIDADE HISTÓRICO E NOVAS PERSPECTIVAS 1996 Consulta pela internet da restituição do IRRF 1997 Entrega da Declaração do IRRF pela Internet 2002 SISCOMEX 2007 SPED: Sistema Público de Escrituração Digital 2008 Declaração de Inf. sobre Movim. Financeiras 2009 SPED: primeiras transmissões (ECD NF-e EFD) 2010 SPED: PIS COFINS LALUR Inventário CIAP 2011 Retificação de EFD já apresentadas 2012 Reporte das Chaves de Acesso de NFe de 3os Notificação de Recebimento Eletrônico de NFe TENDÊNCIA: MANTER A ESTREITA VIGILÂNCIA DE CONTRIBUINTES 4

5 SPED Fiscal Convênio ICMS nº 143 de 15/12/2006 instituiu a EFD Uso obrigatório para os contribuintes do ICMS ou do IPI O contribuinte deverá manter EFD distinta para cada estabelecimento OBRIGAÇÕES FISCAIS ELIMINADAS REGISTRO DE ENTRADAS REGISTRO DE SAÍDAS REGISTRO DE APURAÇÃO DO ICMS REGISTRO DE APURAÇÃO DO IPI REGISTRO DE INVENTÁRIO EFD = Escrituração Fiscal Digital O QUE FOI NOTICIADO PELA MÍDIA COMPUTERWORLD 29/10/2008 Rodrigo Caetano O SPED traz uma mudança de paradigma. As áreas de contabilidade e controladoria, geralmente conservadoras, estão tendo de enfrentar uma nova realidade que envolve, inclusive, a elevação desses setores à condição de "áreas estratégicas" nas empresas. O fato se dá por conta do volume de novas informações que passarão a ser requeridas pela Receita após a implantação do sistema digital. Para se ter uma idéia, atualmente, a Instrução Normativa n 86 (IN 86), que dispõe sobre formas e prazos de apresentação de arquivos digitais por pessoas jurídicas, possui cerca de 300 campos que necessitam ser preenchidos. De início, o SPED Fiscal vai exigir algo em torno de 1,4 mil campos, número que pode chegar a 3 mil nas fases mais avançadas do projeto, dependendo do setor de atuação da empresa. De qualquer forma, para as empresas a tarefa de implantar e se adequar às exigências da receita custa dinheiro e traz algumas dores de cabeça. VISÃO PRIVILEGIADA COM MÚLTIPLAS PERSPECTIVAS SINTEGRA x EFD ICMS-IPI Apuração 1 Documento Fiscal Inventário 2 Outros Dados Formas de Pagamento (fatura) Endereço Destinátário (CEP, Cod. Municícpio) Informações mais detalhadas sobre as operações realizadas 5

6 Detalhes sobre a formatação de arquivos Layout antigo (SINTEGRA) Registro 10 Bloco 0 Registro 50 Novo Layout (SPED) Registro 54 Registro 56 Bloco C Registro 60 Registro 70 Registro 71 Registro 74 Bloco D Bloco H PRECEPÇÃO PRELIMINAR Escrituração Digital ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL VISÃO + MINUCIOSA DA EFD ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL 6

7 BLOCOS DA EFD 0 Abertura, Identificação e Referências 1 Outras Informações C D E G H Documentos Fiscais I Mercadorias (ICMS/IPI) Documentos Fiscais II Serviços (ICMS) Apuração do ICMS e do IPI Controle do CIAP Inventário Físico 9 Controle e Encerramento do Arquivo Digital DETALHES IGNORADOS NA TRANSMISSÃO DE OBRIGAÇÕES ANTERIORES QUALIDADE DA INFORMAÇÃO A SEFAZ atualmente NÃO valida todas as regras legais intrínsecas à operação antes de homologar (autorizar) a emissão de Notas Fiscais eletrônicas. O contribuinte deve ter consciência de que NF-e homologada não significa necessariamente documento fiscal idôneo. Observar a correta utilização dos códigos previstos NBM/NCM, CFOP, situação tributária de ICMS, ICMS-ST, IPI, PIS, COFINS, CSLL e outros Referência a outros documentos Dados cadastrais de fornecedores e transportadores Integridade entre valores afins (base, alíquota e imposto) O CONTRIUINTE INFORMANTE É O PRINCIPAL RESPONSÁVEL 7

8 MULTAS JÁ DEFINIDAS PELA LEGISLAÇÃO VIGENTE + R$ 5.000,00 por atraso ou não entrega 22 PROJEÇÃO EXPONENCIAL Atraso 1o. Mês 2o. Mês 3o. Mês MM ,00 MM , ,00 MM , , ,00 ESTABELECIMENTO x PERIODO OUTRAS PENALIDADES REJEIÇÃO DE NFe DENEGAÇÃO DE DOCUMENTO FISCAL ELETRÔNICO DOCUMENTO FISCAL NÃO REREFENCIADO NÃO PRESERVAÇÃO DA NFe APURAÇÃO DE CRÉDITO INDEVIDO SUSPENSÃO DA INSCRIÇÃO ESTADUAL 24 8

9 REQUISITOS DE HW microcomputador PC ou compatível velocidade (clock interno) de 3 Ghz memória RAM de 1 GB espaço disponível em disco rígido de 20 GB monitor VGA, 800 x 600 pixels, mínimo, 256 cores, fontes pequenas placa de vídeo com 32 MB de memória mouse serial padrão impressora laser ou jato de tinta unidade de CD-ROM para instalação do programa, quando for o caso HARDWARE NA ESTAÇÃO DE TRABALHO REQUISITOS DE SW Sistema operacional Windows ou Linux Instalação da Máquina Virtual Java (JVM) Acesso a WEB para transmissão do arquivo de escrituração versão + recente do programa Receitanet deve estar instalada SOFTWARE NA ESTAÇÃO DE TRABALHO PLANEJAMENTO QUALIDADE FLUXO CONTÍNUO 9

10 AÇÕES DIFERENCIADAS AJUSTES DE PROCESSOS IMPLEMENTAÇÃO DE CONTROLES SANEAMENTO DE DADOS CADASTRAIS CAPACITAÇÃO DO STAFF REFORÇO DA ESQUIPE DE COLABORADORES REVISÃO DAS OPERAÇÕES ESCRITURADAS AVALIAÇÃO DE AÇÕES COMPENSADORAS CADA EMPRESA POSSUI NECESSIDADES ESPECÍFICAS ATIVIDADES RELACIONADAS 1. Minimizar esforço para atendimentos EXCEPCIONAIS Contemplar causas independente da solução tecnológica atual 2. Identificar oportunidades de melhorias ROTINEIRAS Atualização dos profissionais, de funcionalidades e de processos 3. Elevar a qualidade dos DADOS Recebidos de outras áreas Processados no próprio setor Fornecidos internamente e ao Fisco 4. Definir DIRETRIZES para nortear ações setoriais Multa zero Competência fiscal eficiência empresarial Aproveitamento total: desperdício não é LEGAL! Compensar tudo que pagar ESCOPO E ABRANGÊNCIA PLANO DE AÇÃO DEFINIR ESCOPO DO TRABALHO E PRIORIDADES IDENTIFICAR AS PECULIARIDADES DA ORGANIZAÇÃO LEVANTAR OS GAPS ELABORAR PLANO DE ADERÊNCIA IDENTIFICAR QUAIS PROCESSOS DEVEM SER AJUSTADOS ADAPTAR PROCESSOS ÀS NOVAS EXIGÊNCIAS INTEGRAR COMPONENTES SISTÊMICOS DA EMPRESA OBTER OS DADOS PARA ALIMENTAR O NOVO SISTEMA PARAMETRIZAR, OPERAR E COMPLEMENTAR OS DADOS AUDITAR OS DADOS OBTIDOS SIMULAR O ATENDIMENTO PARA GARANTIR A QUALIDADE FÓRMULA DA TRANQUILIDADE 10

11 REQUISITOS PARA A EFD Notas Fiscais XML INVENTARIO Complementação de Dados Apuração de ICMS e IPI Formatação da EFD Arquivo TEXTO com a EFD PVA PRINCIPAIS FUNÇÕES EXECUTADAS PROGRAMA VALIDADOR E ASSINADOR ETAPAS DO PROCESSO Arquivo TEXTO com a EFD P V A Importar arquivo TEXTO Validar estrutura Consistir informações Conferir Apurações Assinar digitalmente Transmitir Escrituração Analisar divergências Aplicar ajustes Valores OK S N 11

12 PVA: EXEMPLO DE RELATÓRIO 34 SEQUÊNCIA Sumário Executivo Conceitos e Definições Histórico Legal Informações fornecidas Premissas para o correto atendimento Fiscal A nova sistemática para Obrigações Penalidades aplicáveis Pontos de atenção Espaço para discussão Sistema Público de Escrituração Digital Ambiente e Obrigações Dimensões: Contábil (ECD), Fiscal (EFD) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) Regulamentação, cronologia e penalidades Esferas, sites oficiais e outras referências SPED terminologias Certificação Digital, Assinatura Eletrônica, Protocolos de Transmissão Validação e Auditorias através de programas Atividades relacionadas que concorrem ao correto atendimento Características do Arquivo a ser transmitido Regras de Formatação, Blocos e Registros Aspectos relevantes para consolidação dos dados Requisitos que normalmente os sistemas não oferecem O contribuinte SPED no mundo SPEED Papel do Contador na implantação do SPED O que toda empresa precisa fazer conhecimento não ocupa lugar, mas a falta dele determina a sua posição 12

13 QUAL TIPO DE SERVIÇO DEVO CONTRATAR? Preciso entregar a ED? Quando? Acompanhamento pontual da equipe ASSESSORIA Como faço para gerar a ED? Complementação efetiva da equipe CONSULTORIA Formatei o arquivo... Será que está certo? Certificação dos processos e de arquivos AUDITORIA Pode ensinar minha equipe? Atualização. Conhecimento. Independência. TREINAMENTO ED ESCRITURAÇÃO DIGITAL 13

14 SPED Contábil 2009 ano-base empresas tributadas pelo IR com base no lucro real e com acompanhamento diferenciado da RFB ano-base 2008 em diante espontaneamente - demais pessoas jurídicas não-obrigadas em relação aos registros contábeis a partir de 01 de janeiro de 2008; 2010 ano base todas as demais empresas tributadas pelo IR com base no lucro real; OBRIGAÇÕES CONTÁBEIS ELIMINADAS LIVRO DIÁRIO GERAL E AUXILIARES LIVROS RAZÃO E BALANCETES DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS ECD = Escrituração Contábil Digital Nota Fiscal Eletrônica - NF-e É um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre as partes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recepção, pelo fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador. NF-e (modelo 55) substitui totalmente os modelos 1 e 1A MAIOR TRANSPARÊNCIA = MAIOR VULNERABILIDADE NFP x NF-e Restrito ao SP Comércio Varejista Consumidor Final Fato gerador antes Senha na SEFAZ-SP Âmbito Nacional Qualquer segmento Todos os destinatários Fato gerador depois Assinatura digital Emissão da NF-e não desobriga transmissão dos movimentos de ECF 14