Convênios. Controle e Prestação de Contas

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1 Convênios Controle e Prestação de Contas

2 Etapas para celebração e andamento do Convênio 1ª Etapa Plano de trabalho Plano de Aplicação 2ª Etapa Aprovação do Órgão Concessor Formalização e assinatura do termo de Convênio 3ª etapa Liberação dos recursos Prestação de Contas

3 Como desenvolver um plano de trabalho 1- Identificação da Instituição 2- Identificação do representante legal 3- Objetivo geral e especifico 4- Público alvo 5- Metas a serem atingidas 6- Etapas de execução 7- Cronograma de desembolso 8- Plano de aplicação dos recursos financeiros

4 Exemplo cronograma de desembolso APAE Campinas Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais de Campinas - APAE de Campinas Termo de Convênio a ser firmado com a Secretaria Municipal de Educação Cronograma de Desembolso Ano: º Trimestre de 2011 (Fev/Mar/Abr) Descrição Valor R$ Salários Encargos Trabalhistas e Previdenciários Material Pedagógico, limpeza, higiene Serviços e outros Total 2º Trimestre de 2011 (Mai/Jun/Jul) Descrição Valor R$ Salários Encargos Trabalhistas e Previdenciários Material Pedagógico, limpeza, higiene Serviços e outros Total Obs: Todos seguindo o modelo estipulado pelo órgão concessor

5 Documentação exigida pelo Convênio Oficio da conta corrente específica do Convênio; Cópia do RG e CPF do Presidente da Entidade; Cópia do certificado CMAS; Cópia do certificado CMDCA; Certificação do CEBAS; CRC Certificado de Registro Cadastral; Utilidades Públicas (Federal Estadual e Municipal)

6 Exemplo APAE - Campinas 1- Elaborar um cronograma de vencimentos; Atividade Dia Responsável Jan Fev Mar Abr Mai Jun Certidão CMAS 1 Carina - - Ok Certidão SEADS 1 Carina Ok Ok - Certidão Utilidade Publica Estadual 1 Carina Ok - Certidão Utilidade Publica Federal 1 Carina Ok - - Formulario de Adesão MEC (Confirmar Federação) 1 Carina Ok - Projeto Secretaria Estadual Saúde 1 Carina - - Ok Formalizar convênio com o SUS 10 Carina Ok - - Encaminhamento da Prestação Contas SMCTAIS 15 Carina Ok Ok Ok Ok Ok Ok Encaminhamento da Prestação Contas SME 15 Carina Ok Ok Ok Ok Ok Ok Recadastramento no CMAS 16 Carina Ok - Solicitação de Transferências Convenios 20 Carina Ok Ok Ok Ok Ok Ok Prestação de contas FNDE 28 Carina - Ok Atestado de funcionamento (3 autoridades) 30 Carina Ok CNAS 30 Carina E.A - - Prestação de contas SES 30 Carina Ok Renovação CRC / PMC 30 Carina Recadast. Conselho Municipal de Assist. Social 30 Carina Ok - - Renovação de convênio PCD 30 Carina / Eliane Renovação de convênio SEE 30 Carina / Eliane Renovação de convênio SME 30 Carina / Eliane

7 Exemplo APAE - Campinas Check List (Seicho) - Convênios Anual Janeiro Descrição Data Ini. Data Lim. Check Convênio Secretaria Estadual da Educação (Anual) Prest. Contas 01/01/11 30/01/11 Ok Atestado de Func. (Camara, Delegacia Estadual, Vara da Infancia) Solicitação 01/01/11 30/01/11 Ok Convênio PCD Federal e PCD Municipal (Anual) Prest. Contas 10/01/11 30/01/11 Ok FMDCA (Anual) Prest. Contas 10/01/11 30/01/11 Ok Fevereiro Atualização cadastral ISA/Ceasa-doações Solicitação 01/02/11 28/02/11 Ok FNDE - MEC (Anual) Prest. Contas 02/02/11 28/02/11 Ok Relatório Circunstânciado ref ao ano anterior Prest. Contas 03/02/11 28/02/11 Ok Secretaria Municipal de Saúde - SUS Prest. Contas 01/02/11 18/02/11 Ok Secretaria Municipal da Educação (Anual) Prest. Contas 10/02/11 21/02/11 Ok Março C.M.D.C.A (Enviar documentação para renovação) Renovação 01/03/11 10/03/11 Ok C.M.A.S (utilidade publica municipal) Renovação 01/03/11 10/03/11 Ok Abril Documentação Utilidade Pública Federal Prest. Contas 01/04/11 30/04/11 Ok Documentação Utilidade Pública Estadual Prest. Contas 01/04/11 30/04/11 Ok Isenção da Cota Patronal (enviar documentações restantes) Solicitação 01/04/11 30/04/11 Ok SEADS - Sec. Est. de Assist. e Desenv. Social Solicitação 01/04/11 30/04/11 Ok Maio Preencher e enviar formulário de adesão do conv. MEC Solicitação 01/05/11 31/05/11 Ok Junho Secretaria Estadual da Saúde (anual) Prest. Contas 01/06/11 30/06/11 Ok

8 Exemplo APAE - Campinas 1- Manter um check list dos vencimentos sempre atualizado; 2- Montar o processo de renovação com antecedência de pelo menos 30 dias; 3- Manter atualizado o endereço de destino e o responsável pelo recebimento da documentação; 4- Em casos de documentação encaminhada via Correio, sempre com AR, porque o AR se torna o protocolo de recebimento. UTILIDADE PÚBLICA ESTADUAL 20 de abril - Cópia do estatuto; - Cópias da ata de eleição posse da atual diretoria; - Relatório de atividades desenvolvidas no ano anterior (CIRCUNSTANCIADO); Site: Secretaria da Justiça e da Defesa da Cidadania Seção de Entidades de Utilidade Pública - Pátio do Colégio, andar Cep: São Paulo SP Tel: (11) nildacampos@bol.com.br Contato: Nilda

9 Nesse passo já temos o valor total do convênio e a porcentagem que será distribuída para cada gasto conforme cronograma de desembolso apresentado, pelas seguintes rubricas: Recursos Humanos Salário Encargos Material de Consumo Pedagógico Limpeza Alimentação Material Permanente De acordo com a orientação de cada convênio

10 Mês / ano Valor Rubricas Fevereiro R$ Rec. Humanos R$ Mat. Didático Pedagógico R$ Limpeza e Higiêne Data de entrega da prestação de contas / / Março R$ Rec. Humanos / / Abril R$ Rec. Humanos / / Maio R$ Rec. Humanos R$ Mat. Didático Pedagógico R$ Limpeza e Higiêne / / Junho R$ Rec. Humanos / / Julho R$ Rec. Humanos / / Observações Informações Prestação de Contas - Secretaria Municipal de Educação Contato: Luciana / Beth / Regina Endereço: Prefeitura 9º andar Telefone: / sme.cogec@campinas.sp.gov.br Banco: Banespa Agencia: 0010 C/C:

11 Procedimentos para compras 1 - Encaminhar para o Depto de compras os valores e materiais a serem adquiridos 2 - Valores acima de R$1.500,00 obter 3 orçamentos 3 - Estabelecer prazo para a efetivação das compras Agosto / 2011 Gastos com Convênios 2011 Exemplo APAE Campinas Entrada Convênio Descrição Valor Compras Status 05/08/11 Sec. Est. de Saúde Material de consumo R$ - 31/12/11 05/08/11 Sec. Est. de Saúde Serviço de mão de obra R$ - 31/12/11 Campinas, 08 de agosto de Convênios Controle pedido de compras Compras Data Depósito Convênio Descrição Valor Data p/ compras Data p/ prestação Status Janeiro 14/06/11 FMDCA 1% Material consumo R$ 87,00 14/06/11 05/01/00 Prestação ok 17/06/11 SEE limpeza R$ 1.930,67 22/08/11 31/12/11 Falta R$980,67 17/06/11 SEE pedagógico R$ 1.930,67 22/08/11 31/12/11 Encam. p/ compras 16/06/11 SEE Permanente R$ 5.596,66 22/08/11 31/12/11 Encam. p/ compras 28/06/11 FEAC Alimentação R$ 3.757,00 01/08/11 10/08/11 Compras ok

12 Recebimento do recurso Aprovação da prestação de contas Gastos Entrega da prestação Compensação no banco Organização do processo Obs: entrega da prestação de contas de acordo com a data programada por cada Órgão Concessor

13 A importância da organização e separação de funcionários por convênio O risco de utilizar os mesmos funcionários em mais de um convênio é grande, por isso a importância de ter organização na hora da prestação de contas. Como isso pode ser evitado? Mantendo a planilha com a relação de funcionários sempre atualizada; Carimbar em todos os holerites e também nas notas fiscais originais em qual convênio esta prestando contas. (procedimento obrigatório na maioria dos convênios observar o modelo exigido). Em caso de pagamento de parte da nota fiscal ou holerite descriminar o valor pago pelo Convênio e o que foi pago pela Entidade. Exemplo APAE Campinas em casos de contrapartida Exemplo APAE Campinas para descriminação do Convênio

14 Separação de funcionários por Convênio nº Funcionários C. de Custo Departamento Função Recurso 1 Funcionário Saúde 102 Financeiro Almoxarife Saúde SUS 2 Funcionário Saúde Educ. Prof. SETEC Monitor Saúde SUS 3 Funcionário Saúde 102 Financeiro Gerente Administrativo Saúde SUS 4 Funcionário Saúde 500 Escola PEB Saúde SUS 5 Funcionário Educação 500 Escola Educador Físico Educação SEE 6 Funcionário Educação 500 Escola PEB Educação SEE 7 Funcionário Educação 500 Escola PEB Educação SEE 8 Funcionário Educação 600 PATIO Psicólogo Educação SME 9 Funcionário Educação 500 Escola Diretora Pedagógica Educação SME 10 Funcionário Assist. Social 200 CIQP Monitor Assis. Social PCD 11 Funcionário Assist. Social 200 CIQP Monitor Assis. Social PCD 12 Funcionário Assist. Social 200 CIQP Assist. Social Assis. Social PCD 13 Funcionário Assist. Social 200 CIQP Monitor Assis. Social PCD 14 Funcionário Assist. Social 140 Telemarketing Mensageiro Assis. Social - Rec. Próprio 15 Funcionário Assist. Social 140 Telemarketing Mensageiro Assis. Social - Rec. Próprio 16 Funcionário Educação 130 Estacionamento Lider Estacionam. Educação - Rec. Próprio 17 Funcionário Saúde 140 Telemarketing Operadora de TLMK Saúde - Rec. Próprio 18 Funcionário 605 Saúde 130 Estacionamento Lider Estacionam. Saúde - Rec. Próprio

15 Processo para Prestação de Contas Oficio de encaminhamento Planilha de despesas Holerites e/ou notas fiscal mensal Conciliação bancária Extrato aplicação financeira Extrato bancário ATENÇÃO Encaminhar toda documentação em duas vias, original e cópia; A via original retorna com protocolo de recebimento pela Secretaria; As prestações de contas anuais, devem ser organizadas e assinadas mensalmente, para que na efetiva data de entrega o processo já esteja correto e assim não corre-se o risco de ultrapassar a data estipulada para entrega ; Observar com atenção qual a documentação que cada Órgão Concessor solicita junto a entrega de prestação de contas, tendo em vista que os itens acima citados é exigido por todos, mas cada Secretaria tem a sua particularidade.

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