Secretaria da Fazenda do estado da Bahia : um case de transformação organizacional através da Tecnologia da informaçao

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1 Secretaria da Fazenda do estado da Bahia : um case de transformação organizacional através da Tecnologia da informaçao 1. HISTÓRIA E EVOLUÇÃO Carlos Roberto Soares Souza Até o ano de 1991 a utilização da Tecnologia da Informação na Administração das Finanças Públicas no Estado da Bahia era extremamente limitada e restrita. A infra-estrutura predominante era em ambiente centralizado, utilizando-se de um mainframe da Companhia de Processamento de Dados do Estado PRODEB, complementada através de terminais e emulação por parte de micros PC-XT equipados com placas hirma. Os poucos sistemas de informação em uso eram apenas para processos operacionais básicos tais como cadastro, arrecadação e contabilidade. Simultaneamente havia um baixo grau de interação com o usuário interno e nenhuma relação com o cliente/contribuinte, como conseqüência era notável a lentidão na resposta às demandas mais comuns, podemos citar como exemplo que a emissão de uma simples certidão negativa de débito levava mais de 15 dias para ser entregue ao contribuinte. O fechamento das contas somente se dava cerca de 60 dias após o encerramento do mês, não havia qualquer sistema de controle sobre autos de infração e inexistiam sistemas gerenciais. Em resumo haviam alguns terminais burros e uns poucos microcomputadores para algumas funções gerenciais através do uso de planilhas. Para completar a equipe não possuía instrumentos que permitissem uma visão abrangente do contribuinte visto apenas como um pagador de impostos. Nessa época, o Governo do Estado da Bahia iniciou um processo de ajuste com o intuito de arrumar a casa e buscar o equilíbrio das contas públicas, tornando-se um dos primeiros estados a atingir as metas de equilíbrio fiscal. Os primeiros passos dados nesse sentido foram: a consolidação do sistema de arrecadação que propiciou um controle efetivo sobre as receitas tributárias; o estabelecimento de convênios com a rede bancária para a obtenção de informações mais precisas sobre os pagamentos efetuados por contribuintes, bem como o recebimento desses recursos em um prazo máximo de 72 horas após o pagamento; o desenvolvimento de um sistema para controle tributário e dos parcelamentos efetuados; a criação de uma conta única para onde passou a converter todos os recursos e pagamentos efetuados pelo estado, permitindo uma melhor rentabilidade dos investimentos e maior controle sob os gastos públicos. Tal processo, deflagrado no início da década, veio a consolidar-se a partir de 1995 com a criação do Planejamento e Gerenciamento de Mercado (PGM) que consiste na segmentação dos principais contribuintes e criação de gerências especializadas por setor econômico, implantando uma nova sistemática tendo como base uma visão global de negócios e um modelo de gestão fundamentado em resultados e meritocracia. Para atender a essa nova sistemática foi desenvolvido o sistema gerencial de monitoramento da arrecadação tributária dos maiores contribuintes do estado, inserindo uma nova filosofia de trabalho que consiste no acompanhamento da arrecadação e no planejamento da fiscalização através das gerências especializadas, focando a atenção nos principais contribuintes, potenciais geradores de arrecadação e definindo estratégias diferenciadas de atuação por segmento.

2 A partir do momento em que foi detectada a necessidade de utilização de ferramentas mais modernas tendo como enfoque o aumento da capacidade de arrecadação do Estado a partir de uma fiscalização mais efetiva e, concomitantemente, melhorar a capacidade de gestão dos técnicos e executivos responsáveis pelas finanças públicas iniciou-se uma verdadeira revolução nos sistemas de informatização e na infra-estrutura tecnológica da SEFAZ. Para construir resultados que hoje fazem parte da realidade, foi criado em 1996 o Programa de Modernização da Secretaria da Fazenda PROMOSEFAZ, viabilizado financeiramente através de recursos do BID, que atuou de forma direta em basicamente todas as áreas da Secretaria, realizando diagnósticos, promovendo ações de reestruturação organizacional, redesenhando os seus processos, investindo em tecnologia e capacitação de pessoal. Esse foi o início de um ambicioso projeto de transformação organizacional, tendo o uso intensivo de Tecnologia de Informação (TI) como diferencial estratégico e agente catalisador do processo de transformação e da modernização da gestão fazendária. Tal projeto fundamentado na consistência necessária a objetivos de curto, médio e longo prazo elegeu como alvo estratégico o aumento da eficácia da organização, contemplando três metas globais, quais sejam : a) Incremento real da arrecadação atingido através do firme combate à sonegação e, simultaneamente, através de uma campanha de educação tributária. b) Manutenção do equilíbrio fiscal através do gerenciamento de custos X receitas tendo como referência os parâmetros que hoje estão amplamente conhecidos na lei de responsabilidade fiscal. c) Busca da excelência no atendimento aos usuários de serviços da Secretaria: o público externo formado por contribuintes e cidadãos e o público interno também composto por outras as entidades do setor público. Essa decisão teve como vetor resultante o desencadeamento de investimentos com várias ações na área de TI, destacando-se o redesenho de processos, a renovação da arquitetura técnica com aquisição de hardware e software adequados aos objetivos, a melhoria significativa da infra-estrutura de redes de comunicação, a utilização do ambiente Web (intranet & Internet) para a oferta e disponibilização de serviços ao público interno e externo, e por fim, o desenvolvimento de novos sistemas de informação tanto na área da administração tributária como na financeira. Também foi dada prioridade à capacitação dos profissionais da Secretaria, tanto no que se refere a ferramentas de gestão, como em Tecnologia da Informação (TI). A iniciativa gerou como resultados serviços de alta qualidade, agilidade e eficiência no atendimento ao cliente/contribuinte, fim da burocracia, maior controle, transparência, e seriedade no trato com os recursos públicos. Como ação complementar, foram feitas mudanças de ordem significativa na infra-estrutura técnica disponível, envolvendo os seguintes elementos : Instalação de modernas ferramentas de usuário final; 2

3 implantação do correio eletrônico, integrando todos os técnicos e executivos e estes com o mundo exterior através da Internet; Introdução da intranet com o intuito de facilitar a comunicação entre as várias unidades fazendárias ; Disponibilização da legislação em ambiente gráfico na rede SEFAZ, Intranet, Internet e em CD-ROM ; Disponibilização de atendimento ao público externo através da Internet, desburocratizando, agilizando e simplificando a vida dos cidadãos e melhorando a qualidade das informações. Esse campo especificamente é um fato notável, tendo em vista que a SEFAZ despertou para a potencialidade da grande rede desde o seu alvorecer. Em 1997 já dispunha de uma série de serviços disponíveis através da Web. Desde então a gama de possibilidades através desse meio somente cresceu atingindo mais de 70 tipos de serviços/solicitações na presente data. Hoje a realidade é muito diferente do quadro descrito no início. A Infra-estrutura é baseada em diversas redes locais interligadas envolvendo a própria Sede da Secretaria e cada uma das 34 inspetorias fazendárias, 5 postos de atendimento, 25 postos fiscais e 52 pontos de auto atendimento distribuídos pelas mais diversas localidades do Estado. Tais redes são servidas por conexões de alta velocidade, oferecendo também a possibilidade de integração de unidades móveis e volantes. Enfim, estamos falando de uma grande rede atendida a partir de um parque composto por mais de 90 servidores. A rede possui cerca de 2500 estações de trabalho quase que um microcomputador por pessoa e mais de usuários cadastrados. 2. O PROJETO DE TI Algumas premissas do modelo de gestão nortearam o projeto de TI da SEFAZ, quais sejam : Adoção de metodologia e padrões adequados à realidade da organização, bem como uso de técnicas e métodos amplamente difundidas na área de TI, buscando preservar os investimentos realizados. Manutenção do conhecimento através de gestão própria com a participação do Grupo Fisco (Auditores e Agentes de Tributos) assumindo as funções gerenciais, atuando na definição das estratégias. Foi também dado início a um programa de formação e capacitação de gestores de projetos de TI através de curso de extensão. Terceirização das tarefas técnicas, inicialmente adotando o modelo de alocação de mão de obra, porém procurando sempre buscar o comprometimento dos fornecedores com resultados. Atualmente caminha-se para a contratação de serviços e projetos com indicadores de níveis de serviço no lugar da simples e pura alocação de mão de obra. Adoção de ferramentas padrão amplamente difundidas no mercado, e, ao mesmo tempo, de uma política consistente de investimentos visando manter o grau de atualidade das ferramentas e evitar a obsolescência do parque instalado. 3

4 A partir de tais premissas foram construídas as arquiteturas de informação, de sistemas e tecnológica, elementos fundamentais em qualquer projeto de tecnologia de informação. Face à importância que as arquiteturas possuem, é oportuno uma descrição mais detalhada das mesmas dentro do contexto da SEFAZ. 2.1 Arquitetura de Informação Desde o início do seu projeto de TI em 1996, a SEFAZ adotou políticas para o desenvolvimento e implantação de uma arquitetura de informação sólida, integrada e consistente através da criação e manutenção do seu modelo corporativo de dados, estabelecendo mecanismos que controlam a qualidade das informações existentes nos mais diversos níveis da organização, dentro de padrões de segurança e integridade dos dados armazenados. Nesse intuito foi implantada a função de administração de dados com o objetivo de criar, manter e documentar o modelo corporativo de dados da instituição, viabilizar a integração da organização através do gerenciamento dos seus dados e garantir o efetivo uso da informação de forma íntegra e confiável, inclusive no apoio ao processo de tomada de decisão. A administração de dados está baseada em um conjunto de princípios estabelecidos a partir de diretrizes alinhadas à arquitetura de sistemas e em outros aspectos oriundos da cultura organizacional. São eles: O tratamento do dado como um patrimônio da organização ; A administração centralizada dos dados; A adoção de padrões e procedimentos estabelecidos na metodologia de desenvolvimento e manutenção de sistemas e técnicas amplamente difundidas no mercado de TI; A utilização de ferramentas automatizadas de suporte para a criação e manutenção do modelo de dados conceitual da SEFAZ; Aderência da implementação das estruturas de dados ao modelo corporativo da organização; A disseminação da cultura de administração de dados na organização; Estratégia de resultados em curto médio e longo prazo, que viabilizou a implantação do modelo. A administração dos dados abrange a integração, compatibilidade e a consistência entre os dados mantidos no ambiente mainframe com MVS/ADABAS/Natural, onde ainda se encontram alguns sistemas corporativos e o ambiente corporativo da SEFAZ na arquitetura cliente/servidor e banco de dados relacional. Também já está implantada a integração de 4

5 dados com outras secretarias de estado, e com outros órgãos como a Junta Comercial, Receita Federal, Departamento Estadual de Trânsito DETRAN, Conselho de Contabilidade, IBGE, Correios, etc. A arquitetura de informações hoje existente, além de possibilitar o desenvolvimento de sistemas integrados, permite a construção de projetos de data warehouse para suporte a decisão e disponibilização de informações gerenciais consolidadas e consistentes, assim como a implantação de serviços na Internet através do desenvolvimento de aplicações Web. 2.2 A Arquitetura de Sistemas A atual arquitetura de sistemas abrange todos os níveis e áreas da organização. Tem como base uma visão integrada e entrada única de dados, automaticamente compartilhados com os demais sistemas, eliminando, dessa maneira, retrabalhos e transcrições de dados desnecessárias. Seu objetivo é a disponibilidade da informação de maneira consistente, no local e no momento desejados pelo usuário. Atualmente as aplicações disponibilizadas no ambiente da SEFAZ estão segmentadas em dois grandes grupos: alguns sistemas corporativos ainda estão hospedados em ambiente de grande porte no mainframe da PRODEB. Os demais sistemas no ambiente da rede interna SEFAZ são baseados na arquitetura cliente/servidor, interface gráfica Windows, banco de dados relacional MS SQl Server em ambiente distribuído e aplicações Web em ambiente internet e intranet. Desde 1996, os sistemas são desenvolvidos seguindo a metodologia de desenvolvimento de sistemas customizada para a SEFAZ (MDS SEFAZ) baseada em Análise Essencial, utilizando a ferramenta Case System Architect, adotando padrões e procedimentos necessários ao desenvolvimento, implantação e manutenção de sistemas de informação. No ano de 2000 foi feita a atualização da MDS SEFAZ, para a adoção da técnica de orientação a objetos e notação UML para modelagem e implementação na arquitetura cliente/servidor multi-camadas e tecnologia de componentes, visando proporcionar um incremento na produtividade da equipe técnica, implicando em maior robustez e flexibilidade das aplicações e menores prazos no atendimento das solicitações das diversas áreas. O desenvolvimento do novo Sistema de Cadastro de Contribuintes foi o projeto-piloto nesse novo ambiente de desenvolvimento. A partir de 2001 por sua vez, passou a ser adotada a técnica de pontos de função como métrica para dimensionamento do tamanho de sistemas e produtividade da equipe. A intenção de tal atitude é preparar o ambiente de sistemas para a implantação de indicadores de nível de serviço e contratação na modalidade de fábrica de software. Também faz parte dessa arquitetura sistemas de informações gerenciais e sistemas baseados em Data Warehouse para suporte a decisão. Os sistemas implantados estão disponíveis para acesso aos usuários autorizados em um Portal de Sistemas cuja tela principal está exibida a seguir : 5

6 Cada um dos sistemas está descrito de maneira um pouco mais detalhada no quadro abaixo: Aplicação Sistemas Ambiente Projeto Internet Windows NT / Visual SEFAZnet Intranet Basic / ASP / Java SAA SEFAZ Auto Atende CSI Controle de solicitações via Internet Atendimento ao Público Externo e Interno Informações Fiscais Sistema de Arrecadação DSCAD - Cadastro de Contribuintes SRTA Sistema de recepção e transmissão de dados da arrecadação SIMBAHIA FEASPOL Controle de taxa de polícia AIDF Autorização de impressão de documentos fiscais AUPD Autorização de utilização de processamento de dados SIT Sistema de informações tributárias IEF Informações econômico fiscais IPM Índice de participação dos municípios Mainframe MVS/Adabas/Natural Ambiente COM+ cliente / servidor Visual Basic / SQL 6

7 IPVA / GIPVA Controle e gerenciamento do IPVA CPT Controle de Pareceres Tributários Crédito Tributário SICRED Sistema de controle do crédito tributário Solução de Fiscalização Estabelecimento SAJA Sistema de acompanhamento dos julgamentos administrativos SGC Sistema de gerenciamento do crédito PGM Planejamento e gerenciamento de mercado PGF Planejamento fiscal MCEX Módulo de comércio exterior INC Informações do contribuinte SEAI - Sistema de emissão de auto de infração (recepção) ECF Equipamento de cupom fiscal SIST Substituição tributária SINTEGRA Mainframe MVS/Adabas/Natural cliente / servidor Visual Basic / SQL cliente / servidor Visual Basic / SQL Ferramentas do Fiscal Solução de Fiscalização Mercadorias em Trânsito Administração Financeira Administrativo MONIT Monitoramento SAFA Sistema de auditoria fiscal SEAI - Sistema de emissão de auto de infração INC FISCAL Informações do contribuinte SEAIT Sistema de emissão de auto de infração de trânsito SPF - Passe fiscal ANTC Antecipação Tributária SENF Sistema de emissão de notas fiscais avulsas CFAMT Controle de mercadorias em trânsito SEFAZ-SAT Fiscalização em volantes SCOMT Sistema de Controle de Mercadorias em Trânsito SICOF Sistema contábil financeiro ICF Informações gerenciais contábeis e financeiras SIGAP Sistema de gestão de gastos públicos SDP Sistema da dívida pública ACP Sistema de apropriação de custos SIASP Sistema de administração de pagamentos a concessionárias públicas GER Guia especial de recolhimentos SARF Sistema de acompanhamento de recursos financeiros SIE Sistema de indicadores econômicos SAIBA Sistema de Acompanhamento de Investimentos na Bahia SERV Sistema de Informações dos Servidores (funcionários e terceiros) da SEFAZ Gratificação de produção SCA Sistema de controle de assinaturas de periódicos cliente / servidor Visual Basic / Access cliente / servidor Visual Basic / SQL Mainframe MVS/Adabas/Natural cliente / servidor Visual Basic / SQL cliente / servidor Visual Basic / SQL 7

8 SIPRO Sistema de Protocolo SCD Sistema de Controle de Diárias CDF Controle de Diárias de Fiscalização SAP Sistema de Acompanhamento de Processos Jurídicos NSHOW Acompanhamento Programa Sua Nota é o Show Tecnologia Informações Gerenciais CDA Sistema de controle de acesso SHD Sistema de Help Desk EQP Controle do parque de equipamentos ASA Acompanhamento de solicitações e atividades SIGSEFAZ Sistema de Informações Gerenciais Projeto de Data Warehouse cliente / servidor Visual Basic / SQL cliente / servidor Visual Basic / SQL SQL Server 7.0 / OLAP Service As aplicações corporativas, atualmente hospedadas no ambiente mainframe, estão em processo de redesenvolvimento, tendo por base as ações definidas no projeto de redesenho de processos da área tributária, e respectiva implementação na mesma plataforma de desenvolvimento utilizada para o Projeto de Cadastro de Contribuintes. Encontra-se também em fase final de elaboração o projeto de revisão dos processos da área financeira de onde sairão definidas novas diretrizes e especificações para os sistemas da área A Arquitetura Tecnológica A SEFAZ opera com ambientes computacionais em rede que interligam as diversas áreas e unidades de trabalho da Secretaria. O modelo de processamento adotado é o de descentralização dos recursos computacionais através da arquitetura cliente/servidor com instalação de redes locais (LAN) nas inspetorias, postos de atendimento e postos fiscais e interligação através de uma WAN (wide area network) utilizando a rede pública de comutação de pacotes, protocolos frame relay, TCP/IP e links de velocidades de no mínimo de 128 kbps. A arquitetura técnica atual está baseada nas seguintes características: Aderência a padrões de mercado; Rede de computadores interligados via WAN com sistema operacional Windows NT e Windows 2000, utilizando um único domínio, permitindo o acesso de qualquer ponto da rede e estações de trabalho baseadas em processadores Intel e sistema operacional Windows; Banco de dados relacional MS SQL Server versão 7.0 replicado nas unidades remotas, estando em processo de atualização para a versão 2000; Integração de aplicação do ambiente mainframe Adabas/Natural com o ambiente cliente/servidor via software Entire-X e download de dados. A SEFAZ está utilizando o serviço de comunicação de dados via satélite para uso das unidades volantes utilizadas na fiscalização do trânsito. Existem hoje instalados 125 8

9 equipamentos que permitem às unidades móveis a realização de consultas às bases de dados da SEFAZ, além de possibilitar um acompanhamento, monitoramento e comunicação das citadas unidades através da utilização de GPS. Complementando a arquitetura técnica da SEFAZ, temos ainda as seguintes definições; Ambiente BIS (business intelligence) Microsoft SQL Server 7.0 e OLAP Service Microsoft Office Ferramenta OLAP em processo de seleção e especificação para o processo de compra. Ambiente de Desenvolvimento de Aplicações Visual Basic 6.0 ou superior Visual Interdev, ASP e Java para aplicações Web Microsoft FrontPage para desenvolvimento de páginas simples HTML. Macromedia Flash para desenvolvimento de páginas HTML com recursos avançados. Gerência do Ambiente Computacional Utilização do software de gerência de ambiente Unicenter TNG da Computer Associates, incluindo as disciplinas de inventário, controle remoto, distribuição de software, gerência, monitoramento e performance dos servidores e equipamentos da rede SEFAZ. Arquitetura de Segurança da SEFAZ Adoção de equipamentos e softwares específicos para melhoria da infra-estrutura de segurança do site da SEFAZ, tais como firewall, roteadores, softwares de varredura de servidores e detecção de intrusão, além de certificados digitais (SSL) e criptografia. Em processo de aquisição uma solução de centralização de armazenamento de informações, baseada em equipamentos de mass storage ou SAN (storage area network), visando prover um ambiente com serviços ininterruptos (24x7) fundamental para o funcionamento de aplicações de missão crítica e atendimento de unidades que possuem regime de funcionamento ininterrupto, tal como os postos fiscais e o site Internet/intranet. Esses equipamentos irão concentrar todas as operações de leitura e armazenamento de dados, estando interligados aos principais e mais críticos servidores da rede SEFAZ. O atual parque tecnológico da Secretaria é formado por: Tipo de Equipamento Quantidade Servidores 95 Microcomputador Pentium Notebooks 365 Impressoras 803 Fonte: SGF/SEFAZ Ba Com a disseminação e o uso intensivo da tecnologia de informação no apoio à execução das atividades chaves da SEFAZ, torna-se essencial a preocupação em manter um nível adequado de equipamentos e serviços, sendo necessário uma política de atualização do 9

10 parque de equipamentos que propicie robustez, desempenho e disponibilidade ao ambiente da SEFAZ. 3. A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Hoje é possível dizer que a informática está perfeitamente inserida em todas as operações de trabalho da Secretaria, mudando conceitos, gerando eficiência e agilizando serviços. Tudo isso torna a Tecnologia de Informação uma área estratégica sob o ponto de vista do atual modelo de gestão organizacional. O sucesso do projeto de modernização foi tão significativo que as áreas de TI, Atendimento e Recursos Humanos passaram a ter um nível de representatividade maior dentro da estrutura da Secretaria da Fazenda da Bahia, a tal ponto que, em 1999, motivaram a criação da Superintendência de Gestão Fazendária (SGF). Trata-se de uma estrutura que atua no mesmo nível organizacional das duas outras áreas fins da Fazenda Estadual: Superintendência de Administração Financeira SAF e Superintendência de Administração Tributária SAT. A SGF portanto, apresenta a seguinte estrutura, abrangendo três diretorias, a saber : SGF Superintendência da Gestão Fazendária DIRAT Diretoria Atendimento DRH Diretoria Recursos Humanos DTI Diretoria Tecnologia da Informação GEDES Gerância Adm. de Dados Desenv. Sistemas GEAUS Gerência Atendimento ao Usuário GETEC Gerência Tecnologia GEPRE Gerência Produção e Redes 3.1 DIRETORIA DE ATENDIMENTO (DIRAT) A DIRAT foi criada em 2000 como continuidade do processo de modernização administrativa e de melhoria da qualidade de atendimento aos usuários externos e internos dos serviços da SEFAZ. Trata-se de uma estrutura responsável pela gestão do atendimento e direcionamento das ações de atendimento e interação entre a instituição e seus clientes ao longo de todos os canais de interface, incluindo novos canais como a Internet, intranet, correio eletrônico e call center e também os canais tradicionais de atendimento presencial. Essa nova estrutura tem por objetivo a melhoria da qualidade de atendimento e elevação do nível de satisfação dos usuários de serviços públicos da SEFAZ, racionalizando custos operacionais, estruturando diálogos e implementando sistemas de registro e acompanhamento dos contatos da organização com os seus clientes internos e externos. Para tal, devem ser utilizadas as mais recentes tecnologias de gerenciamento do atendimento e das ações proativas de comunicação corporativa, destacando as ferramentas 10

11 de contact center e integração das diversas mídias de Internet, intranet, extranet, call center e auto-atendimento. Nesse contexto, a gestão do atendimento tem papel relevante na organização e atua coalinhada às ações das demais áreas da SEFAZ, buscando atingir as metas globais da organização. 3.2 DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS (DRH) responsável por todos os elementos que envolvem o direcionamento e execução do programa de qualidade da Secretaria, o plano de carreira do fisco e a preparação e capacitação dos funcionários, com especial destaque para o Programa Permanente de Capacitação e Desenvolvimento PROCAD. Tal programa é dividido em 2 sub-programas, quais sejam o de Desenvolvimento Gerencial e Aperfeiçoamento Técnico que, por sua vez, são desdobrados em níveis de complexidade básico, intermediário e avançado. Os referidos sub-programas, envolvem as áreas tributária, financeira, administrativa, de controle interno e de tecnologia da informação. Para cada uma dessas áreas são elencados conteúdos específicos e correlatos além de ações destinadas ao desenvolvimento de habilidades e atitudes. A SEFAZ, possui um corpo funcional da ordem de pessoas. O quadro abaixo apresenta a quantidade de funcionários treinados no decorrer dos anos de 2001 e Área 2001 Até Junho/2002 Informática Direito e Legislação Administração, Economia e Finanças Públicas Contabilidade,Auditoria e Fiscalização Habilidades e Atitudes Fonte: SGF/SEFAZ Ba Para o segundo semestre de 2002, está previsto um aumento da capacidade de realização de treinamentos. Para tanto, estará ocorrendo um incremento no número de equipamentos disponíveis bem como a ampliação da infra-estrutura da área de treinamentos além de um maior direcionamento para realização de treinamentos dos sistemas implantados na SEFAZ. Além dos sub-programas citados acima, a DRH contempla ainda o programa de Desenvolvimento Pessoal e Organizacional que envolve ações na área comportamental, de suporte ao Programa de Modernização da SEFAZ e o programa de Pós Graduação com especialização nas áreas de Auditoria, Contabilidade, Direito, Administração, Economia, Finanças Públicas e Tecnologia de Informação. 3.3 DIRETORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (DTI) Para atender sua responsabilidade de planejar e gerir os recursos de informática na SEFAZ de forma a suportar as estratégias, objetivos e metas estabelecidas pela organização, a DTI conta com as seguintes gerências: 11

12 3.3.1 Gerência de Administração de Dados e Desenvolvimento de Sistemas - GEDES Atuar como consultoria e participar de projetos de transformação organizacional Gerenciar os projetos de desenvolvimento e implantação de sistemas Manter a atual arquitetura de aplicações Administrar acervo de dados e processos Criar e manter biblioteca de componentes Manter metodologias, padrões, procedimentos e indicadores da qualidade Orientar a equipe e acompanhar o desenvolvimento de sistemas, garantindo a adesão às metodologias, técnicas e padrões Gerência de Tecnologia - GETEC Manter Arquitetura Tecnológica da Sefaz atualizada e adequada às demandas Executar projeto da arquitetura técnica sob a ótica de segurança, performance e disponibilidade Desenvolver projetos de tecnologia, incluindo a prospecção e seleção de novas ferramentas para compor o ambiente tecnológico da SEFAZ Administrar o banco de dados corporativo Apoio e suporte técnico de segundo nível as demais áreas da DTI, provendo os meios para que as demais áreas funcionem Gerência de Atendimento ao Usuário - GEAUS Disseminar o uso dos recursos de TI na organização Apoiar os usuários na utilização de recursos de informática Administrar o parque de equipamentos de informática Gerenciar os contratos de serviços de assistência técnica e manutenção do parque de equipamentos Gerência de Produção e Redes - GEPRE Gerenciar e manter ambiente técnico e da rede Sefaz em pleno funcionamento (rede física e lógica) Operar o ambiente de produção da Sefaz Elaborar projetos e implantar redes lógica e física. 4. PROJETOS IMPLANTADOS Para um melhor entendimento do impacto dos projetos de TI no cotidiano da administração tributária e, de modo geral, nas finanças públicas da Bahia, apresentamos a seguir os principais projetos implantados e disponibilizados para o público tanto no que se refere aos usuários internos como para o contribuinte em geral. 4.1 Informações Econômico-Fiscais e Recepção das Declarações Partindo das informações prestadas pelos contribuintes que a SEFAZ recebe através de documentos como: Declaração Mensal de Apuração do ICMS DMA, Declaração de Movimento Econômico de Microempresa e Empresa de Pequeno Porte DME e a Declaração de Movimentação de Produtos com ICMS Diferido - DMD foi possibilitada a 12

13 criação de um banco de dados econômico-fiscais que disponibiliza informações de apoio para a fiscalização e para o cálculo do Índice de Participação dos Municípios (IPM). Por meio dessa sistemática é possível fazer um cruzamento imediato das informações e emitir notificações fiscais em todos os casos de omissão ou recolhimento menor, o que propicia uma eventual ação fiscal junto ao contribuinte. Desde 1998 a recepção de documentos de informações econômico-fiscais vem sendo feita através da internet ou nas inspetorias através da entrega de disquetes e transmissão dos dados por meio eletrônico, apresentando claras vantagens no que se refere à maior integridade na recepção de tais dados, além de economia de tempo e eliminação do enorme número de recibos que eram assinados, carimbados e arquivados. 4.2 Fiscalização de Estabelecimentos A informatização de todos os processos de fiscalização e o monitoramento de contribuintes através de sistemas integrados para as ações fiscais elevaram a Bahia ao patamar de referência nacional em inovação e eficiência na área. O novo modelo de fiscalização, implantado em 1999, instituiu a realização conjunta de auditoria fisco-contábil e monitoramento de contribuintes, permitindo à SEFAZ auditar todo o universo inscrito no cadastro de ICMS normal (composto pelos maiores contribuintes do estado), além de possibilitar um acompanhamento mais próximo, atuando de forma preventiva no sentido de evitar a formação de passivos tributários. O modelo de gestão adotado pela SEFAZ parte da premissa que é necessário dar suporte à equipe técnica de fiscalização através da disponibilização de ferramentas automatizadas e uma consistente base de dados que forneça todas as informações relativas ao comportamento do contribuinte. Tais dados, obtidos através das declarações oriundas dos contribuintes DMA, DME e DMD quando cruzados com outras informações, produzem um conjunto de indicadores e indícios de sonegação fiscal. A automação de procedimentos e serviços possibilita o planejamento e execução das ações fiscais, o monitoramento dos segmentos de mercado, o controle sobre a vida fiscal dos contribuintes e a avaliação de resultados. A equipe trabalha também com indicadores de conjuntura macro e microeconômicos que permitem estudar o setor em que está inserido o contribuinte e fazer ilações entre eles assim como com o mesmo setor em outros estados da federação. Isso possibilita mapear o comportamento do contribuinte e otimizar o processo fiscalizador. O sistema de Planejamento e Gerenciamento da Fiscalização PGF é uma ferramenta de planejamento e programação da ação fiscal que permite à SEFAZ direcionar a fiscalização a partir de indícios de sonegação colhidos através do cruzamento de informações econômicofiscais, dados de monitoramento e avaliação do comportamento mensal da arrecadação e habitualidade de autuações de cada contribuinte. É também um instrumento de controle e de informações gerenciais sobre o desenvolvimento e os resultados da fiscalização. Por fim, o monitoramento da fiscalização acompanha mensalmente a performance fiscal de cada contribuinte em uma atuação preventiva ou corretiva quando necessário. Esta técnica imprime um acompanhamento periódico nas empresas, evitando assim o acúmulo de débitos e detectando com mais agilidade a existência de empresas fantasmas. 13

14 Outra ferramenta de aprimoramento do planejamento e execução da fiscalização implantado em 2000, foi o Sistema de Auditoria Fiscal Automatizada SAFA, disponível para todos os auditores fiscais. O referido sistema permite a realização dos trabalhos de auditoria através de arquivos em meio magnético fornecidos pelos próprios contribuintes com o detalhamento de todas as operações de compra e venda efetuadas mensalmente, proporcionando à secretaria um controle mais efetivo sobre os maiores arrecadadores. Também já está disponível a nova versão do Sistema Emissor de Cupom Fiscal ECF através do qual a Secretaria tem 100% do controle de manutenção, autorização e cessação do uso dos equipamentos emissores de cupom fiscal pelos contribuintes via internet, apresentando maior agilidade no controle e melhoria do atendimento ao contribuinte. Com a implantação dos sistemas de suporte a fiscalização, tais como PGF, Monitoramento, SAFA, Auto de Infração e Informações do Contribuinte, a SEFAZ vem adquirindo crescente controle das atividades realizadas no campo fiscal, possibilitando um planejamento mais acurado e um acompanhamento sistemático das atividades de fiscalização. Com a modernização alcançada, os resultados óbvios são um maior aproveitamento das ações fiscais e, principalmente, um incremento efetivo na arrecadação. Ou seja essas ferramentas de software e hardware disponíveis inclusive no trabalho do dia-a-dia do auditor elevaram de maneira significativa a produtividade e qualidade das suas ações. De outro lado, através da padronização dos documentos de auto de infração lograda através da implantação do Sistema de Emissão de Auto de Infração SEAI houve uma redução significativa do número de autos julgados improcedentes, agilizando o processo de julgamento e retorno das receitas com autuações para a SEFAZ. 4.3 Fiscalização do Trânsito de Mercadorias A fiscalização de mercadoria em trânsito também foi alvo de um amplo projeto de modernização, implementando ações pioneiras como a criação de unidades de fiscalização móveis equipadas com toda a infra-estrutura necessária ao desenvolvimento das atividades fiscais, o que proporcionou um ganho em agilidade e mobilidade das equipes. Em 2001 foi implantado o sistema SEFAZ SAT, conectando via satélite todos os carros da fiscalização móvel à base de dados da Secretaria. Com esse sistema é possível fazer consultas de informações cadastrais a partir de um terminal no veículo. Assim sendo o auditor tem ao alcance das suas mãos todas as informações sobre o volume de arrecadação dos últimos 6 meses, situação e condição dos contribuintes perante o fisco, participação societária, regime especial ou qualquer outra informação sobre o contribuinte. Desde janeiro de 2002 estão também disponíveis consultas sobre pauta fiscal e IPVA. O Sistema de Controle de Mercadorias em Trânsito SCOMT foi implantado em 2001, com o objetivo de registrar e validar as operações de circulação de mercadorias a partir de procedimentos padronizados e disponibilização de consultas aos dados existentes na base corporativa da SEFAZ, tais como, cadastro, passe fiscal, regime especial e fiscalizações já realizadas. O sistema também verifica indícios de sonegação e direciona ações fiscais para os tipos de irregularidades encontradas. 14

15 Por fim, ainda dentro dessa área, outra ação importante foi a implantação do Passe Fiscal que controla, instantaneamente, o fluxo de mercadorias que em trânsito dentro da Bahia destinam-se a outra unidade da federação ou ao exterior. Dessa maneira, evita-se a possibilidade de internalização ilegal de mercadorias. 4.4 Controle da Arrecadação O Sistema de Arrecadação vigente tem como perspectiva maior a integração eletrônica com os bancos, garantindo maior segurança, reduzindo custos operacionais e contribuindo para a melhoria da qualidade das informações que são utilizadas nos demais processos da administração tributária e maior agilidade e precisão nas informações que norteiam a tomada de decisão. Nesse intuito também foi viabilizado o recolhimento do tributo via débito automático de valores na conta corrente do contribuinte. No que compete ao crédito tributário, a criação de sistemas gerenciais integrados em rede e com uma base de dados única permitiu à Secretaria ter a informação fiscal necessária e em tempo hábil para dar suporte aos trabalhos de administração tributária em todo o estado. Além dos sistemas, foi instituído em 2001 o projeto de cobrança ativa, executado por um call center, com o objetivo de não deixar o contribuinte inadimplente esquecer o seu compromisso com o fisco. O imposto lançado nas declarações e não recolhido é imediatamente cobrado através de intimações fiscais. Por fim, outra ação de destaque foi a classificação de créditos tributários através da carteira de cobrança. Com o objetivo de intensificar a recuperação de créditos, os mesmos são classificados em três níveis de acordo com a dificuldade de recebimento, otimizando os trabalhos e garantindo um maior nível de recuperação dos créditos devidos. Tais atitudes redundaram em aumento real da arrecadação, consolidado o Estado da Bahia como a sexta maior arrecadação estadual do país. A evolução tem sido, nos últimos quatro anos, superior à média das regiões Nordeste, Sudeste e também à média do Brasil, acumulando uma variação real positiva da ordem de 13,6% no período de 1998 a 2001, conforme mostrado no gráfico abaixo. 15

16 Evolução do ICMS a 2001 A preços de 31/12/2001 pelo IGP-M Em real/milhões S1 Fonte: SAT/SEFAZ Ba Com esse resultado a Bahia vem mantendo constante sua participação em relação à arrecadação da região Nordeste e também em relação ao Brasil % Bahia / Brasil 4,42 4,45 4,59 4,58 % Bahia / Nordeste 31,18 32,89 34,15 33,44 Fonte: MS/Cotepe 4.5 SEFAZ 100% INTERNET Uma referência nacional em serviços tributários via Web Com a implantação do SEFAZ 100% em fevereiro de 2001, a Bahia posicionou-se como o estado brasileiro que mais concede alternativas de prestação de serviços tributários através da Internet. Com esse serviço o SEFAZ 100% alcançou dois indicadores de excelência : Indicação entre os Top 3 do Ibest O Oscar da Internet Brasileira e, de outro lado, recebeu do PNAFE Programa Nacional de Administrações Fiscais dos Estados Brasileiros a classificação de estar no mais avançado estágio de evolução e transformação organizacional segundo benchmark realizado em setembro de 2001 sobre governo eletrônico e as administrações tributárias estaduais brasileiras. No site da Secretaria é possível realizar cerca de 70 diferentes serviços que antes exigiam a presença física do contribuinte em uma unidade fazendária. Desde a solicitação da concessão de inscrição, passando por autorizações para confecção de documentos fiscais e para uso de equipamentos emissores de cupom fiscal, até a eventual solicitação de baixa de inscrição junto ao estado. Desde o seu lançamento, o site vem apresentando taxas de crescimento no acesso de visitantes de cerca de 10% ao mês. O êxito do projeto foi comprovado ainda no segundo semestre de 2001, quando foram registradas em média 120 mil visitas/mês. 16

17 Os serviços tributários estão disponíveis também nos 52 pontos do SEFAZ AUTO-ATENDE, quiosques destinados a atender ao público em geral. Principais Serviços Efetuados via Web (2001e 2002) SERVIÇOS WEB 2001 Até Junho/2002 Inscrições Cadastro ICMS Alterações Cadastrais Emissão de Documentos de Arrecadação (DAES) com código de barra Solicitações Emissão de Cupom Fiscal Autorizações de Impressão Documentos Fiscais Pareceres Tributários Certidões Negativas de Débito Entregas de Declarações (DMA, DMD, DME) Fonte: SGF/SEFAZ Ba O gráfico seguinte demonstra o crescimento do número de atendimentos realizados de forma eletrônica (correspondente a 66% do total) em relação aos atendimentos presenciais realizados nas Inspetorias (limitados a 34%), conforme dados da Diretoria de Atendimento. Quantidade de atendimentos em 2001 Presencial Eletrônico Dessa forma, o SEFAZ 100% Internet e o Call Center são alguns dos resultados de um grande projeto de redesenho de processos na busca de simplificar e automatizar os processos e obter uma maior eficiência na gestão fiscal a administração tributária e financeira. 4.6 SISTEMAS DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Na área de administração financeira, a TI também vem sendo utilizada para apoiar a evolução dos processos e atingimento das suas metas de equilíbrio fiscal, que, por sua vez, 17

18 é realizado e consolidado ano a ano, pautado em transparência, controle e qualidade do gasto público. Dentre as ações destacamos inicialmente a implantação do novo Sistema de Informações Contábeis e Financeiras SICOF em janeiro de 1997, desenvolvido no ambiente mainframe com enfoque operacional, de execução e de controle das atividades orçamentárias, contábeis e financeiras do estado, emissão eletrônica de ordens bancárias e emissão dos relatórios legais e contábeis. Já implantada em todas as secretarias do estado, a Liberação Automática de Recursos Intrasistema LRI está imprimindo um novo ritmo e conceito aos trabalhos. Trata-se de um procedimento totalmente integrado ao SICOF que automatiza a liberação de recursos com base em critérios preestabelecidos, tais como pagamentos por ordem de data de vencimento e por menor valor (a título de exemplo pagamentos de até R$5.600,00 são efetuados em, no máximo, 03 dias após a entrega do produto ou prestação do serviço) com isso, fica garantido que os credores receberão seus pagamentos na data de vencimento da obrigação. A partir da implantação do LRI foi observada uma tendência de redução dos preços dos fornecedores face à maior credibilidade que o estado obteve com essa diretriz. Para apoiar a tomada de decisão foi desenvolvido o Sistema de Informações Gerenciais Contábeis e Financeiras ICF, que a partir da migração dos dados do sistema SICOF para o ambiente de banco de dados relacional, interface gráfica de grande interatividade e integração com as ferramentas de usuário final, a exemplo de Excel e Access, dentre outras possibilitando o acesso a séries históricas desde 1992, valores atualizados por diversos indicadores e conversões de moedas, etc. disponibiliza informações gerenciais altamente flexíveis relacionadas à execução orçamentária, contábil e financeira do estado para o nível estratégico, contribuindo para a geração de informações de qualidade. Outro sistema implantado é o Sistema de Dívida Pública SPD para registro, acompanhamento e controle das informações pertencentes às operações de créditos contratados e a contratar da administração direta e acompanhamento das operações dessa natureza na administração indireta, permitindo a construção de fórmulas de pagamento para as operações de crédito, realizando análises comparativas e disponibilizando informações gerenciais sobre a dívida pública do estado da Bahia. Até o final de 2002, a SEFAZ estará implantando o Sistema de Apropriação de Custos Públicos ACP que vai revelar o custo de cada ação, programa ou unidade do governo, representando uma abordagem inédita no serviço público que trabalhava apenas como conceito de verba e não de custo. Com essa nova metodologia, o estado estará habilitado a responder quatro perguntas básicas: quem gasta, o que se gasta, como e em quais ações se gasta. Respondendo a estas questões, vai ser possível verificar o volume do gasto e conhecer os diversos itens do custo, permitindo o controle e a aferição da qualidade do gasto. A implantação do sistema ACP atende também à Lei de Responsabilidade Fiscal, permitindo a avaliação e acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial do estado. Outro sistema que será implantado ainda nesse ano é o Sistema de Gestão de Gastos Públicos SIGAP para acompanhamento e controle dos contratos, assegurando a reserva orçamentária para o pagamento das despesas públicas desde o processo de licitação, 18

19 padronizando o cadastramento das informações dos instrumentos contratuais, realizando o acompanhamento dos contratos e seus aditivos durante a sua vigência e disponibilizando informações gerenciais. Essa é mais uma medida que visa a credibilidade e transparência do estado e conseqüente redução dos preços dos valores contratados. 4.7 PROGRAMA DE EDUCAÇÃO TRIBUTÁRIA Criado em 1999, o Programa de Educação Tributária reflete uma preocupação do estado em estimular a consciência da função social do imposto e a importância da participação do cidadão na busca de soluções para as demandas sociais do estado. Para concretizar esse ideal a SEFAZ desenvolveu alguns programas inovadores que rapidamente foram assimilados pela população que passou a participar ativamente das campanhas. Os programas foram calcados em fortes elementos da identidade baiana: música, esportes e a solidariedade e tornaram-se um sucesso absoluto, pois além de gerar aumento na arrecadação e auxiliar o desenvolvimento da consciência da população para a importância do imposto, mostrou-se um importante instrumento de combate à sonegação fiscal. O desenvolvimento de uma terceira etapa : a educação tributária nas escolas ainda em fase de estudo pretende levar para as salas de aula do ensino médio e fundamental a consciência do ICMS como instrumento de promoção social e de melhoria de vida da sociedade. Mais uma vez, nesse programa, a TI está presente como ferramenta de apoio e de comunicação uma vez que os sistemas implantados permitem mensurar com clareza os resultados alcançados e divulga-los para a sociedade O uso da Tecnologia de Informação na SEFAZ é um bom exemplo de como a informática, quando alinhada com a missão da organização, pode ser utilizada para apoiar e agregar valor estratégico ao negócio no cumprimento de seus objetivos e metas. 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS A gestão de tecnologia da informação na SEFAZ é vista como um ciclo contínuo de planejamento, execução e acompanhamento das ações de informática de forma a manter o alinhamento entre TI e as estratégias organizacionais e assegurar a evolução das arquiteturas de TI e de comunicação necessárias ao desenvolvimento e implementação dos projetos definidos pela SEFAZ. Dessa forma, foram estabelecidas as seguintes prioridades para o biênio 2002/2003: Continuidade do aprimoramento dos processos operacionais e gerenciais da Secretaria. Na Administração Tributária destacamos o desenvolvimento dos novos sistemas corporativos (Arrecadação, Controle de Conta Corrente Fiscal, Cobrança e Crédito Tributário), desenvolvimento do PAF (Processo Administrativo Fiscal) Eletrônico utilizando ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos e workflow. Na Administração Financeira deverá ser concluído o projeto de Redesenho Financeiro, estabelecendo diretrizes e premissas para o desenvolvimento de novos sistemas de informação para a área. 19

20 Consolidação da visão de atendimento, aprimorando o conceito de cliente e qualidade dos serviços prestados através da utilização das mais modernas tecnologias para viabilizar o atendimento ao grande público de forma diferenciada, tendo sempre em vista o atendimento das necessidades e expectativas do cliente/contribuinte. Aprimoramento do processo de gestão da tomada de decisão através da consolidação e expansão do projeto de data warehouse da Secretaria e ferramentas de business intelligence. Em resumo, a SEFAZ entende e utiliza-se da TI como uma aliada extremamente relevante no seu processo de transformação organizacional. Mesmo face à necessidade de mudança nos conceitos adotados pelo estado, e também pela necessidade de exercer maior gerenciamento e controle, os resultados aqui observados dificilmente seriam alcançados na velocidade e profundidade que foram sem o uso da tecnologia da informação. A importância de tal projeto ao longo dos últimos dez anos é incontestável e merece uma menção especial. Este documento é o registro de tal importância. BIBLIOGRAFIA Relatório sobre Governo Eletrônico e as Administrações Tributárias Estaduais Brasileiras Segundo Benckmark, Programa Nacional de Administrações Fiscais dos Estados Brasileiros (PNAFE), Setembro de 2001, Brasília-DF-Brasil; Relatório 1998 / 2001 da Secretaria da Fazenda do Governo da Bahia, elaborado pela Assessoria de Comunicação/Ascom SEFAZ, Março de 2002, Salvador-Bahia-Brasil. RESUMO BIOGRÁFICO Carlos Roberto Soares Souza, administrador de empresas com curso de formação em processamento de dados, pós graduado em Consultoria Organizacional pela Universidade Católica do Salvador e em Psicologia Organizacional pela Unifacs Universidade de Salvador, Superintendente da Gestão Fazendária da Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia. Endereço : Avenida II, 260, Centro Administrativo da Bahia CAB, Salvador Bahia Brasil, CEP ; Telefone ; Fax ; 20

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