5 estratégias para criar um Planejamento Financeiro e acelerar o crescimento da sua empresa

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1 5 estratégias para criar um Planejamento Financeiro e acelerar o crescimento da sua empresa

2 Sumário Introdução Construa uma cultura de planejamento Crie um planejamento a longo, médio e curto prazo Planejamento Estratégico Criação de metas e objetivos SMART Planejamento Tático Planejamento Operacional Defina um Orçamento Anual Como montar um orçamento Anual Faça Inspeções e Adaptações O que acompanhar Deixe o Planejamento vivo e dinâmico Saiba a situação atual da sua empresa

3 3 Introdução Quando falamos de planejamento financeiro e estratégico, basicamente estamos nos referindo às estratégias que vão guiar as ações da empresa em busca do crescimento. Apenas operar para fechar as contas e sobrar um pouco de dinheiro no fim do mês não é o suficiente. Para alcançar um nível de crescimento relevante com seus sonhos e expectativas é preciso investir em estratégias inovadoras e ousadas. Portanto, é essencial planejar cada passo e calcular onde pretende estar nos próximos anos para que seu negócio decole. Para isso, vale adotar uma nova cultura de planejamento e apostar em talentos internos que vão te ajudar nesse voo.

4 4 Introdução Se você ainda não percebeu o que as estratégias de planejamento financeiro podem fazer pelo seu negócio, não tem problema. Aqui você vai encontrar dicas para criar metas e objetivos que podem ser compartilhados com sua equipe, explorando a criatividade de todos para encontrar soluções inovadoras que ajudem no crescimento do seu negócio. Preparado para ver como o planejamento estratégico financeiro pode ser algo bem menos complicado e sair mais barato do que você imagina?

5 5 Construa uma Cultura de Planejamento

6 6 Construa uma cultura de Planejamento Quando falamos sobre cultura de planejamento nas pequenas e médias empresas, encontramos duas realidades: A primeira nos mostra que as pessoas sabem da importância do planejamento, tem interesse em mudar a situação, mas na prática não se planejam e vivem com a sensação de andar às cegas. Isso costuma ser muito comum na vida pessoal também. Já a segunda realidade, nos mostra que a atenção está totalmente voltada para o operacional. As pessoas estão focadas em apenas fazer e entregar, e a importância dada a isso é tão grande, que o tempo para o planejamento se torna nulo e não é prioridade na empresa.

7 7 Construa uma cultura de Planejamento Inserir uma cultura de planejamento é provocar uma mudança de mentalidade e comportamento capaz de alterar as duas realidades acima. É fundamental que o planejamento deixe de ser algo concentrado apenas nos diretores e sócios da empresa, envolver o maior número de pessoas é a essência deste processo. Aqui no Granatum, estamos diariamente envolvidos com várias empresas e percebemos com facilidade o quanto há de esforço para fazer a operação acontecer e atividades estratégicas como o planejamento acabam ficando em segundo plano. O foco nas operações é de fato necessário, mas até que ponto a falta de planejamento financeiro e estratégico pode impactar o negócio?

8 8 Construa uma cultura de Planejamento Imagine por exemplo, uma pessoa que diariamente cuida das contas a pagar e a receber de uma empresa. Ela garante que todas as movimentações serão registradas no controle financeiro, todas as cobranças serão enviadas e as notas fiscais emitidas e entregues. Mas com o passar do tempo, essas atividades se tornam tão rotineiras e automáticas que o foco fica em apenas executá-las sem falhas. Com medo de colocar a produtividade em risco, nem o próprio gestor daquela operação realiza uma pausa para analisar e buscar formas de melhorar os resultados em conjunto com o time. Se você ainda acredita que atividades operacionais não exigem planejamento ou que este é destinado apenas para grandes projetos, saiba que, sua empresa pode sim estar perdendo chances de melhorar os resultados.

9 9 Construa uma cultura de Planejamento O ato de planejar permite que você tenha uma visão mais realista da empresa como um todo, analise as oportunidades de melhorias, e também proporciona um maior alinhamento de ideias e expectativas de todos os envolvidos, independente do nível hierárquico ou da importância da decisão. Não significa deixar o operacional de lado, mas sim, direcionar criatividade e ações de todos os colaboradores para permanecerem conectadas com os objetivos da empresa. Que tal fazer as pessoas se questionarem sobre suas atividades, saírem da inércia e saber para onde estão indo? De verdade, o planejamento flui naturalmente quando todos entram em movimento junto com você.

10 10 Construa uma cultura de Planejamento O mais importante é começar. É definir que a empresa terá uma postura de não só reagir às situações, mas de analisar os números e tudo que eles representam, para planejar ações mais certeiras. Você pode começar por onde o planejamento pode trazer mais resultados prático, mesmo em curto prazo, como é o caso do planejamento financeiro. Como requisito básico, é importante que tenha o controle e organização de todas as movimentações financeiras. Vamos lá?

11 11 Crie um Planejamento Financeiro a longo, médio e curto prazo A melhor opção para estabelecer um plano de voo, que seja realmente eficiente para mudar a cultura e guiar as ações da empresa, é tratarmos o planejamento em três vertentes: estratégico, tático e operacional. Pensando no longo, médio e curto prazo respectivamente.

12 12 Planejamento Estratégico Nenhum processo pode ser iniciado sem a clara definição de metas. Afinal, para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve. E quando falamos de planejamento financeiro e estratégico com foco em crescimento, esta definição inicial é ainda mais importante. Aqui, as metas devem ser pensadas em um cenário futuro de um ano. Portanto, é preciso identificar alguns fatores: - Saber onde estamos e aonde queremos chegar. - Ter uma visão macro do negócio (olhar abrangente). - Considerar fatores externos e internos, como o mercado e concorrência. Sabemos que definir metas e objetivos é um processo delicado que não ocorre da noite para o dia, por isso para te ajudar, indicamos o método SMART.

13 13 Criação de metas e objetivos SMART O método SMART indica que as metas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporizáveis. Vamos aprofundar em cada uma destas definições e tentar imaginar um cenário para cada uma delas? O S corresponde a criação de uma meta que seja obrigatoriamente específica. Aqui não vale dizer que a meta é apenas vender mais". Para ela ser específica ela precisa de dados e números. Por exemplo, aumentar as vendas anuais em 20% ou aumentar o faturamento em até o fim do ano. S A T M R

14 14 Criação de metas e objetivos SMART Com números específicos, as metas também precisam ser mensuráveis, o que corresponde a letra M deste método de planejamento. Quer dizer que, para toda meta é preciso saber como vamos medir sua evolução. Voltando ao exemplo do aumento das vendas, podemos medir pelo valor real do faturamento. Uma boa dica é usar um software de controle financeiro que dê a possibilidade de visualizar o desempenho de faturamento e receitas de maneira mais ágil, simples e que possua controle de metas. Seja sempre realista e não crie missões impossíveis para o seu time. Por isso as metas e objetivos precisam ser atingíveis - que corresponde a letra A do método. Para estabelecer metas de vendas, por exemplo, não podemos, simplesmente, querer dobrar ou triplicar o faturamento de um ano para o outro, se o mercado não acompanha este crescimento. Por isso, veja como está o seu mercado, seus concorrentes, além de estudar todo o histórico de faturamento e crescimento da empresa. S A T M R

15 15 Criação de metas e objetivos SMART O R vem de relevante, o que significa que cada meta precisa ser realmente relevante para o objetivo da empresa, que faz sentido com a estratégia de negócio. Cada pessoa tem que ter claro se o que ela está fazendo vai contribuir de alguma forma e andar na mesma direção dos objetivos gerais da empresa. E por último, o T de tempo, que significa que as metas e objetivos precisam ser temporizáveis. Do que adianta seguir todas os passos acima se não houver um prazo definido para o término? O fator tempo evita a falta de prioridade e foco. Agora, imagine como seria complicado e pouco provável acertar tantos detalhes para um período muito longo. Por isso, é importante entender também sobre o planejamento tático e operacional para montar uma estratégia certeira. S A T M R

16 16 Planejamento Tático No planejamento tático temos como principal atividade definir os objetivos táticos. Na verdade, eles são um desdobramento dos objetivos estratégicos divididos em partes menores. Neste momento, a sua capacidade de estrategista precisa vir a tona. Olhe para estrutura de ganhos e gastos da sua empresa e defina quais os possíveis caminhos para atingir as metas definidas no passo anterior. É importante considerar: - O que é prioridade fazer? - Dá para fazer? - Vale a pena fazer? - Quando será feito?

17 17 Planejamento Tático A diferença destes objetivos táticos com os objetivos estratégicos é que eles são orientados e divididos em áreas e departamentos da empresa. Além de serem definidos para um período de 3 ou 6 meses, a médio prazo. Por exemplo: - Atingir de faturamento com venda de softwares até novembro de Atingir o número de visitas no site até novembro de Objetivos a longo e médio prazo precisam ser complementados com pequenas tarefas. Neste momento é que entra o planejamento operacional.

18 18 Planejamento Operacional Depois de compartilhar as metas e objetivos com todos os times envolvidos, podemos partir para o planejamento operacional, com o foco voltado no curto prazo. Sugerimos que o período aqui seja de 1 a 3 meses, com a definição das ações que serão tomadas e como serão realizadas. Portanto, é preciso detalhar ainda mais: - Listar as pessoas envolvidas - Ferramentas e processos - Prazos e recursos financeiros

19 19 Planejamento Operacional Por exemplo: - Gastar até com a contratação de um novo vendedor para atuar na venda de softwares. - Gastar até reais em publicidade online mensal para campanhas de atração de visitas no site. O legal deste planejamento é que por ter ciclos menores, conseguimos acompanhar com mais eficiência e ajustar a rota sem grandes impactos nos objetivos maiores. Este é um detalhe importante, que chamamos de inspeção e adaptação e vamos falar com mais profundidade mais pra frente. O próximo passo é falar sobre o que mexe com a cabeça de todo empreendedor, seja no nível estratégico ou no operacional, o Orçamento.

20 20 Defina o Orçamento Anual Chegou a hora de transformarmos todo o planejamento (estratégico, tático, e operacional) em números. Isso mesmo, para todo planejamento financeiro ser eficiente é fundamental montar um orçamento anual, com estimativas de valores mais realistas possíveis. Isto permitirá que você compare se o que está sendo recebido e o que está sendo gasto está de acordo com os objetivos da empresa. Não sabe por onde começar? Não se preocupe, comece refletindo sobre as seguintes questões:

21 21 Defina o Orçamento Anual Quanto vou receber? Faça uma estimativa com base no seu histórico. Seja realista e sempre dê preferência para um cenário mais pessimista. Lembre-se que possuir um empreendimento é estar cercado de incertezas. Quanto vou gastar? Diferente dos gastos com folha de pagamento, locação, e outras que sabemos que ocorrerão e conhecemos seu valor, há muitas despesas que só nos damos conta de sua existência no dia a dia. Elas não são fáceis de prever, mas devem ser levadas em conta na elaboração do orçamento.

22 22 Defina o Orçamento Anual Posso gastar mais do que recebo? Depende. Se isto estiver planejado desde o início, pode até ser uma estratégia para ganhar crescimento. Talvez haja um período que você necessite investir em sua empresa para que aconteça um retorno deste investimento em um futuro próximo. Neste caso, analise cuidadosamente o Fluxo de Caixa e veja se o saldo disponível poderá segurar suas ações de investimento, mesmo que naquele período específico ele fique negativo. Usar como base gastos e ganhos anteriores, bem como o rumo do mercado vão ajudar muito na tarefa de responder as questões. Estas reflexões vão ajudar você a construir um orçamento coerente com a realidade.

23 23 Como montar o Orçamento Anual Analisadas estas questões, é hora de montar o orçamento anual de sua empresa. Você deve se atentar a ordem em que estamos passando as informações, pensamos nela para que você construa seu planejamento da forma mais orgânica possível. 1) Crie categorias para todas suas receitas e despesas. Ficará mais fácil visualizar para onde está indo seu dinheiro e ajudará na decisão de cortes ou investimentos. Por exemplo, quais despesas devem ser cortadas para que seu orçamento não fique no vermelho.

24 24 Como montar o Orçamento Anual 2) Lance os valores previstos Definidas as categorias, utilize uma planilha ou um software para lançar os valores previstos de suas receitas e de suas despesas, mês a mês. Não se esqueça das pequenas despesas e das eventuais. Se não souber a data exata que uma despesa deverá ocorrer, estime um valor para o ano e distribua este montante ao longo dos meses. 3) Faça uma análise inicial Compare as receitas com as despesas e veja se o resultado está de acordo com os objetivos do negócio. Lembre-se: seja realista! Não adianta superestimar as receitas ou ignorar despesas só para o orçamento não ficar no vermelho. É melhor saber do prejuízo desde cedo para permitir a criação de um plano de ações que possa reverter essa situação.

25 25 Como montar o Orçamento Anual Agora é só comparar receitas e despesas realizadas a cada mês com seu planejamento financeiro e acompanhar se as metas estabelecidas estão sendo atingidas. De nada vale deixar o orçamento anual em uma gaveta, é importante estar de olho nele e realizar o comparativo periodicamente. Quando estabelecemos prazos, metas e objetivos a curto, médio e longo prazo nos permitimos cometer erros e deslizes. Não fique chateado, lembre-se de aprender com eles e corrigir o quanto antes. É para isso que devemos conhecer formas de inspeção e adaptação.

26 26 Faça Inspeções e Adaptações Saber o que medir e como medir faz o mundo parecer muito menos complicado.

27 27 Faça Inspeções e Adaptações Até aqui você já deve ter percebido que devemos ver o planejamento financeiro e estratégico como um trabalho contínuo. Exige disciplina, envolve toda a empresa e é cheio de informações detalhadas das ações que devem ser seguidas. Mas não existe um planejamento que mesmo seguido a risca não encontre falhas pelo caminho. Afinal, estamos em um ambiente caótico e dinâmico, onde o mercado, os concorrentes e a economia se movimentam a todo vapor. Por isso é importante que a inspeção e adaptação seja constante e em ciclos menores, para evitar falhas que invariavelmente acontecem. Fique de olhos abertos e não deixe nada passar despercebido.

28 28 O que acompanhar Através do Fluxo de Caixa e relatórios personalizados, você consegue acompanhar o desenvolvimento de seu planejamento financeiro e estratégico seguindo estes três direcionamentos: Histórico x Planejado - Esta análise vai confirmar se realmente o que foi planejado faz sentido. Planejado x Realizado - Acompanhe se as metas e objetivos planejados estão sendo atingidos. Realizado x Histórico - Compare os resultados obtidos com os resultados do ano anterior e veja se realmente a empresa está melhorando seus números e crescendo.

29 29 O que acompanhar O orçamento anual vai te ajudar a criar (inevitavelmente) uma mentalidade mais analítica. E por isso, vai ser fácil fazer essas comparações de forma clara e objetiva. Lembre-se: É preciso analisar e acompanhar os resultados sempre em ciclos menores para identificar quando é preciso fazer uma revisão do planejamento, mas somente se notarem que os planos atuais não fazem mais sentido. Os erros não são imprevisíveis para quem matem um acompanhamento periódico do planejamento. Se você vê um iceberg a frente, não acelere seu navio só porque estava definido no planejamento. Assim como o mercado, a economia e seus concorrentes são vivos, sua empresa também é e por isso ela que pode mudar e fazer novas escolhas sempre que for necessário.

30 30 Deixe o Planejamento vivo e dinâmico na empresa Um dos erros mais comuns na gestão financeira é fazer o planejamento e abandoná-lo na gaveta. Não adianta seguirmos todos os passos anteriores, compartilhar com todos os envolvidos e ter em mente onde se quer chegar, se na prática, não houver execução e acompanhamento de toda a evolução do planejamento. Ele precisa ser visto como algo vivo e dinâmico dentro da empresa, por isso, temos três dicas para que você construa de fato essa cultura no seu dia a dia:

31 31 Realizar Brainstormings O Brainstorming (tempestade de ideias) em grupo, vai estimular a criatividade das pessoas envolvidas com sugestões de ideias que podem acelerar o crescimento. Além destas pessoas se sentirem mais motivadas, porque suas opiniões estão sendo ouvidas, elas ficarão mais engajadas e focadas em atingir os objetivos da empresa. Uma empresa é formada por pessoas, que compõe um time. Quanto mais envolvido e em sintonia um time se encontra, melhor serão os resultados alcançados. É assim no futebol, e é assim nas empresas. Como exemplo vou usar o nosso time aqui no Granatum. Nossos brainstormings são feitos com base em uma pergunta referente ao assunto em questão, Como aumentar o faturamento em 20% no próximo trimestre?, e com um tempo cronometrado, todos os membros do time anotam suas ideias em post-it. Depois, reunimos todas as ideias em um quadro branco e priorizamos as que fazem mais sentido. Que tal tentar por aí?

32 32 Deixar o planejamento visual A segunda dica é deixar as ideias absorvidas no brainstorming e também todo o planejamento financeiro de forma bem visual na empresa. Afinal, mais de 75% da percepção humana é atribuída ao sentido da visão. Portanto, nada mais lógico do que usar recursos visuais para ajudar na gestão financeira da sua empresa. Nossa parede aqui no Granatum é bem colorida, cheia de expectativas e objetivos do time como um todo. Podemos garantir que deixar o planejamento visual nos ajuda e muito. Crie e fixe na parede do escritório um grande cartaz com as metas e objetivos estratégicos, táticos e operacionais daquele ano, semestre ou mês. Isso incentiva o cuidado e o comprometimento com a gestão financeira. Utilizar post-its ajuda a criar a cultura de que o planejamento é vivo e dinâmico, pois fica mais fácil acrescentar uma ideia nova ou descartar uma que não faça mais tanto sentido.

33 33 Utilizar um Software Online O planejamento financeiro e estratégico eficiente, exige controle, foco e organização das movimentações financeiras. Tudo isso fica muito mais fácil com a ajuda de um software online de controle financeiro, como o Granatum. Com ele, você tem acesso fácil ao seu histórico de gastos e ganhos e pode sempre acompanhar o desenvolvimento de suas metas por meio de relatórios personalizados e fáceis de analisar. Isso te ajudará a usar o passado para planejar o futuro com muito mais embasamento.

34 34 O Granatum Financeiro O Granatum Financeiro é um software online de controle financeiro criado especialmente para micro e pequenas empresas brasileiras. Ele ajuda com fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, boletos bancários, relatórios e metas financeiras e muito mais. É tudo o que sua empresa precisa para turbinar o seu controle financeiro. Experimente Grátis

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