Aos Coordenadores das A.P.s com vistas às Unidades Primárias de Saúde Assunto: Envio de bases do SIASUS (BPA)

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1 Circular S/SUBPAV/SAP n.º 11/2011. URGENTE Rio de Janeiro, 08 de junho de Aos Coordenadores das A.P.s com vistas às Unidades Primárias de Saúde Assunto: Envio de bases do SIASUS (BPA) CONSIDERANDO a Portaria SAS/MS no 1 de 16 de janeiro de 2009 que estabelece o cronograma de envio de bases do SIASUS; CONSIDERANDO a Portaria GM/MS no de 11 de novembro de 2010 que estabelece critérios para alimentação dos Bancos de Dados Nacionais dos Sistemas de Informação da Atenção à Saúde; CONSIDERANDO a importância do envio das informações da produção ambulatorial para a composição das informações necessárias ao desenvolvimento das políticas de saúde na Atenção Primária à Saúde do Município do Rio de Janeiro; CONSIDERANDO a necessidade de definir critérios para o envio das Bases de Dados dos Sistemas de Informação da Atenção à Saúde; Estabelecemos as orientações para alimentação e envio do Banco de Dados do SIAB; SIASUS: Orientações para envio de arquivos de produção A da Secretaria Municipal de Saúde e Defesa Civil do Rio de Janeiro (S/SUBPAV/SAP) vem ratificar o fluxo de envio dos arquivos de produção do Sistema Ambulatorial do SUS SIASUS no âmbito da Atenção primária e Atenção Secundária da esfera Municipal do Rio de Janeiro. 1) DA OBRIGATORIEDADE DE REGISTRO DE INFORMAÇÕES E ENVIO. Todos os profissionais de saúde das unidades primárias (CMS e CF) e unidades secundárias (Policlínicas e CAPS) do Município são obrigados a registrar dados de produção referentes a todos os procedimentos realizados no mês em questão. Fica estabelecido que a fonte de coleta de dados exclusiva para as unidades de Atenção Primária e Atenção Secundária é o prontuário eletrônico, para aquelas unidades que apresentem o prontuário eletrônico instalado. Para as 1

2 unidades ou os profissionais que não tenham acesso ao prontuário eletrônico, e somente nesses casos, a fonte de origem de dados deve ser o GIL (prioritariamente) e em último caso, o BPA magnético. O Município por sua vez deve informar ao DATASUS mensalmente até o dia 19 de cada mês subseqüente, utilizando para isso o sistema SIA, motivo pelo qual, independente da fonte de origem dos dados, deve-se gerar arquivos compatíveis com a importação no sistema oficial (SIA). 2) DA RESPONSABILIDADE DAS INFORMAÇÕES. Cabe aos profissionais de saúde o registro das informações referentes a produção no mês em análise; Cabe aos gerentes/diretores das unidades o estabelecimento do fluxo interno de digitação e consolidação dos dados, o acompanhamento da produção de seus funcionários subordinados e o envio mensal das bases do SIA para o nível Central através do Filezilla. Todas as unidades de saúde devem ter uma pasta individual do Filezilla para envio dos dados; Cabe ainda as unidades de saúde a verificação de inconsistências através dos links (durante o processamento) e (após o processamento); Cabe à CAP através dos DICAs o acompanhamento e controle do envio dos arquivos mensalmente de todas as unidades de saúde e a cobrança e garantia do envio, caso este não seja cumprido no prazo estipulado. Cabe ainda o treinamento dos profissionais e a instalação e manutenção dos sistemas de informação através de suporte de informática; Para as unidades que não tenham conectividade ou a pasta do filezilla, cabe a CAP a coleta dos arquivos de produção e o envio dos arquivos dessas unidades através do Filezilla; Cabe ainda a CAP a verificação de inconsistências através dos links (durante o processamento) e (após o processamento); Cabe à S/SUBPAV/SAP através da assessoria de informações em saúde o apoio e auxílio para o envio dos dados; Cabe à S/SUBGE/SURCA o recebimento das bases de dados do SIASUS e o processamento dos dados, a consolidação das bases e o envio mensalmente para o Ministério da Saúde. Cabe ainda o apoio à rede no sentido de dirimir dúvidas; Cabe às empresas de prontuários eletrônicos (PE) a garantia na geração dos dados de forma automática através dos PE a serem gerados pelas próprias unidades de saúde, gerando arquivos compatíveis com importação através do 2

3 sistema do DATASUS (SIASUS); Cabe ainda às empresas de PE a agregação dos arquivos de exportação dos dados em unidades mistas, que apresentem os dois sistemas de informação em funcionamento (prontuário eletrônico e Gil ou BPA); 3) DO FLUXO DO ENVIO DOS ARQUIVOS. Os arquivos a serem enviados são 03: i) arquivo de produção, ii) relatório de controle de remessa e iii) relatório de produção, que devem ser enviados para a S/SUBGE/SURCA são: PACNES.MES RELEXP.PRN BPI_CONS.TXT Ex. PA MAI, RELEXP.PRN e BPI_CONS.TXT É importante destacar que o fluxo de envio para a SURCA fica mantido e não deve ser alterado, até orientação contrária do setor responsável. a) Os profissionais de saúde registram os dados referentes a produção ambulatorial no mês corrente (primeiro ao último dia do mês). b) A Unidade de Saúde deve gerar os arquivos de produção, relatório de controle de remessa e relatório de produção no 1º dia útil do mês subseqüente, exclusivamente pelo Prontuário Eletrônico (PEP). Naquelas unidades onde não esteja instalado o PEP, deve-se utilizar o sistema GIL ou o BPAMagnético para a exportação dos dados; c) O gerente/diretor da unidade (ou alguém por ele delegado) deve enviar os arquivos de produção, relatório de controle de remessa e relatório de produção exportados EXCLUSIVAMENTE através da pasta da unidade no filezilla. Aquelas unidades que não dispuserem de pasta do filezilla na unidade e ou outro problema eventual (falta de conectividade ou outros) tem duas opções: 1) enviar pela CAP na pasta filezilla da unidade de saúde, OU 2) enviar através do sia_rio@smsdc.rio.rj.gov.br até o 4º (quarto) dia ÚTIL do mês subseqüente; 3

4 d) A CAP deve monitorar e garantir o envio dos arquivos do SIASUS de todas as suas unidades de saúde através das pastas do Filezilla. Deve ainda validar os arquivos exportados pelas unidades de saúde através dos relatórios de produção; Observações: * Nos meses de transição de implantação dos prontuários eletrônicos a CAP deve testar os arquivos gerados pelo GIL/BPA e pelo PEP e verificar qual dos dois arquivos pretende que seja oficial para a unidade de saúde no mês em análise e tem até o 4º dia útil de cada mês para disponibilizar a versão a ser processada pela SURCA. Apenas um dos arquivos de produção e relatório de controle de remessa por unidade (proveniente do PEP ou do GIL/BPA) deverá permanecer na pasta do Filezilla a partir do 5º dia útil, para que seja processado pela SURCA; * Passado o período de transição (que deve ser definido pela CAP) nas unidades onde o PEP esteja instalado em toda a unidade de saúde, este deverá ser o sistema de informação oficial e exclusivo. * Para as unidades de saúde mistas que apresentarem simultaneamente o PEP e outra fonte de dados (GIL ou BPA) instalados na unidade de saúde, deverão ser gerados 02 (dois) arquivos de exportação para o SIA (um para o PEP e outro com informações através do Gil/BPA) e caberá a empresa de prontuário eletrônico a agregação dos dois arquivos em um só e a devolução à CAP para o envio pelo Filezilla daquelas unidades em questão; * No caso de envio através de , abaixo as informações que deverão constar do único (preferencialmente institucional e em nome da unidade) informado para o envio da produção ambulatorial (apac, bpa-i, bpa-c, gil, siscolo, sismama, siscel, sisprenatal). No caso de produção de apac, não esquecer de informar o tipo enviado, ou seja, apac hemodiálise, apac radioterapia, apac quimioterapia, etc. 1º - Mês de movimento. 2º - Competências enviadas. IMPORTANTE: No caso do envio de competências anteriores ao mês de movimento, informar o motivo do atraso na entrega ou da reapresentação. 4

5 3º - Código cnes da unidade. 4º - Nome completo da unidade. 5º - Telefone para contato. 6º - Nome completo do diretor da unidade/responsável pelo faturamento. 7º - Matrícula ou CPF do responsável. e) A S/SUBGE/SURCA realizará o processamento os arquivos de produção das unidades de saúde a partir do 5º dia útil de cada mês e em até 1 semana após esta data; f) A S/SUBGE/SURCA disponibilizará a partir do 5º dia útil de cada mês e até 1 semana após a relação de unidades de saúde com erros e inconsistências da importação dos arquivos através do site ; g) As unidades de saúde devem acessar o link no item f e proceder com as adequações e correções constantes na página no caso de erros ou inconsistências; h) As unidades de saúde devem substituir o arquivo de produção, relatório de controle de remessa e relatório de produção e reenviar o arquivo com as correções devidamente realizadas (pela mesma via que utiliza para envio) até 01 (um) dia útil após a publicação no link i) A S/SUBGE/SURCA processa os arquivos de produção; j) A S/SUBGE/SURCA envia os arquivos de produção ao DATASUS através do transmissor até o dia 19 de cada mês; k) O DATASUS processa e verifica os erros e inconsistências e publica o resultado do processamento; l) A S/SUBGE/SURCA publica os relatórios de erros e inconsistências no link 5

6 m) As unidades de Saúde corrigem possíveis erros e inconsistências e reapresentam os arquivos de produção, relatório de controle de remessas e relatório de produção na mesma forma de envio no mês seguinte; No caso de reapresentação de produção, não é possível a troca de produção enviada, mas sim a correção dos erros e acréscimo de produção. Para tanto deve-se enviar APENAS os procedimentos corrigidos e/ou procedimentos acrescidos. NÃO DEVE-SE ENVIAR TODA A PRODUÇÃO NOVAMENTE, SOB PENA DE GLOSA TOTAL DA PRODUÇÃO. Não é possível portanto reprocessar a produção através do GIL, apenas pelo BPA magnético. Recomenda-se portanto que sejam redigitados no BPA Magnético apenas estes procedimentos acima citados. No caso de reapresentação ou de envio em atraso, dos arquivos de produção, deve-se enviar junto uma justificativa para a reapresentação. Esta deve ser em formato.txt e deve-se registrar no arquivo as seguintes informações: 1º - Mês de movimento. 2º - Competências enviadas. IMPORTANTE: No caso do envio de competências anteriores ao mês de movimento, informar o motivo do atraso na entrega ou da reapresentação. 3º - Código cnes da unidade. 4º - Nome completo da unidade. 5º - Telefone para contato. 6º - Nome completo do diretor da unidade/responsável pelo faturamento. 7º - Matrícula ou CPF do responsável. 4) DO ACOMPANHAMENTO DO ENVIO e PROCESSAMENTO DA PRODUÇÃO Cabe a todas as unidades de saúde (atenção primária ou secundária), bem como as Coordenações de AP a verificação mensal do 5º dia útil de cada mês a 1 semana após do relatório de inconsistências dos arquivos enviados pelo SIA através do link e do dia 20 de cada mês em diante através do link bem como no TABNET 6

7 Municipal no link a partir do dia 20 de cada mês, clicando na seção SIA e procedendo a consulta. 5) DO ENVIO DA PRODUÇÃO EM ATRASO. Todas as unidades de saúde devem enviar o arquivo de produção do SIASUS mensalmente seguindo o calendário supracitado. Toda vez em que não seja possível o envio do arquivo de produção ou que por alguma razão não sejam processados os dados no TABNET municipal, a Unidade de Saúde deve imediatamente enviar uma justificativa por para joseprado.smsdc@gmail.com bem como seguir as orientações constantes no item 4 letra m. Em caráter absolutamente de excepcionalidade, a unidade de saúde pode enviar à SURCA a produção de até 03 meses anteriores seguindo as orientações constantes no item 4 letra m ; Atenciosamente, JOSÉ CARLOS PRADO JÚNIOR Superintendente de Atenção Primária. Subsecretaria de Atenção Primária, Vigilância e Promoção da Saúde Secretaria Municipal de Saúde e Defesa Civil. 7