ANEXO I GUIÃO PARA AS ENTREVISTAS

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1 ANEXO I GUIÃO PARA AS ENTREVISTAS i

2 A Comunicação Estratégica no âmbito da Mudança Organizacional Guião para as Entrevistas 2

3 Caracterização da Organização e Entrevistado Tipo ORGANIZAÇÃO Atividade Breve descrição Nº Colaboradores Função ENTREVISTADO Idade Habilitações literárias Antiguidade 3

4 PERGUNTAS E RESPOSTAS 1) CULTURA E CLIMA ORGANIZACIONAL 1.1) Que tipo de cultura existe na sua Organização? (1) 1.2) Ao longo do tempo houve alteração da cultura organizacional? (Se sim, quais os motivos e quais as diferenças do antes e agora?) 1.3) Como define o clima da sua organização antes do processo de mudança? 4

5 2) COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL/RUMORES 2.1) A comunicação organizacional satisfaz as necessidades e expectativas dos gestores, colaboradores e stakeholders? (Porquê?) 2.2) Como é feita a comunicação interna da organização. (2) (Quais os meios utilizados para comunicar?) 2.3) Como é feita a comunicação interna da organização? (Quais os meios utilizados para comunicar?) 2.4) Existem conversas informais que promovam os rumores na organização? (Se sim, Porquê, Onde e Quem? Definir tipo pessoas e/ou grupos) 5

6 3) MUDANÇA ORGANIZACIONAL 3.1) Que tipo(s) de mudança identificaram na organização? (3) 3.2) Quais os motivos que levaram à mudança? 3.3) Houve planeamento da mudança? Comunicaram antecipadamente a mudança aos colaboradores? (Se sim, qual foi a estratégia da comunicação interna? Referir técnicas, meios, canais e ferramentas utilizadas) 3.4) Os stakeholders tiveram conhecimento da mudança? (Se sim, qual foi a estratégia de comunicação?) 3.5) Quais as características do(s) líder(es)? 3.6) Qual foi o papel dos líderes no processo da mudança? 3.7) Quais as etapas identificadas no processo de mudança? 3.8) Houve obstáculos à implementação da mudança? Se sim, quais? (Os rumores influenciaram o processo de mudança? Se sim, como e porquê?) 3.9) Como descreve o clima vivido, durante e após o processo de mudança? 3.10) Em que medida a cultura e clima organizacional influenciaram o processo de mudança? 6

7 (1) CARACTERIZAÇÃO DE CULTURA Segundo os autores Cameron e Quinn (2011) (i) Hierarquia - é o tipo de cultura com foco interno à organização, com ambiente de trabalho formal e estruturado, com diversos níveis hierárquicos, preocupada a longo prazo com a estabilidade, previsibilidade e eficiência. Os procedimentos, regras, tarefas e funções em geral são relativamente estáveis e integrados. A liderança tem o papel de coordenação e organização; (ii) Clã - apresenta características de maior flexibilidade. Com foco interno, este tipo de cultura valoriza as equipas de trabalho partindo do pressuposto que esta é a melhor forma de se obterem resultados. Os clientes são vistos como parceiros, a organização preocupa-se com o desenvolvimento de um ambiente de trabalho humano e a tarefa da liderança facilita a participação, responsabilidade e lealdade; (iii) Mercado, este tipo de cultura possui orientação externa e as organizações estão preocupadas com o mercado competitivo. O foco encontra-se nos resultados e na produtividade. De acordo com este perfil, o ambiente externo não é visto como benigno, mas hostil e com consumidores exigentes. Os líderes encontram-se voltados para a consecução de objetivos traduzidos em lucros; (iv) Adhocracia, onde há flexibilidade e foco externo, dinamismo, empreendedorismo e criatividade, voltada à produção de produtos e serviços inovadores. O pioneirismo é valorizado enquanto a liderança é visionária e orientada para o risco. Segundo o autor Schein (1984) (i) (ii) Organização A - onde existem paisagens de escritório aberto, poucas portas fechadas, argumento e conversas intensas e um ar geral de informalidade; Organização B - onde há um silêncio no ar, um escritório com portas fechadas, nada é feito sem ser planeado por reunião e onde um ar de formalidade permeia tudo 7

8 (2) FLUXOS DE COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO DESCENDENTE (i) Segue oficialmente o canal de comunicação, do topo para a base e uma das suas principais funções é informar. (ii) Os níveis superiores decidem e comunicam, aos colaboradores, de forma regular, as principais políticas, estratégias, objetivos e desenvolvimentos técnicos, sendo o feedback dos resultados do desempenho de extrema importância. (iii) A informação do topo para a base ajuda a reduzir ao mínimo a disseminação de rumores e a criar um senso de segurança e envolvimento entre receptores. A comunicação descendente desenvolve-se através de normas, manuais, ordens de serviço, especificação de funções. (iv) Os líderes eficazes usam a comunicação descendente para conceber poder às pessoas, reconhecer e reforçar a realização de tarefas e incentivar as aspirações de elevado desempenho. COMUNICAÇÃO ASCENDENTE (i) O fluxo de mensagens é feita dos níveis hierárquicos inferiores para os superiores. (ii) Mantém os níveis superiores informados a respeito do que os colaboradores dos níveis inferiores vão fazendo, identifica os seus problemas, suas sugestões para aperfeiçoamentos e como eles se sentem relativamente ao trabalho e à organização. (iii) Pode ser processada sob a forma de sugestões, reclamações, opiniões e informações, através de relatórios, memorandos, pareceres ou reuniões. COMUNICAÇÃO LATERAL (i) Propósito de informar, apoiar e coordenar as atividades entre os componentes internos das organizações. (ii) Na organização, as pessoas devem de estar dispostas e capazes de se comunicar, entre elas, através das fronteiras departamentais funcionais e escutar as necessidades umas das outras, como se fossem clientes internos. 8

9 (3) TIPOS DE MUDANÇA MUDANÇA EPISÓDICA (i) É utilizada para agrupar as mudanças organizacionais que tendem a ser raras, descontínuas e intencionais. (ii) Tende a surgir em períodos distintos, durante o qual as mudanças são precipitadas por fatores externos (e.g. as mudanças tecnológicas) ou fatores internos (e.g. mudança de pessoas chave) e tem uma preocupação com a adaptação a curto prazo ao invés da adaptação a longo prazo. MUDANÇA CONTÍNUA (i) Os processos de mudança contínua são construídos através de uma permanente redefinição das características dos trabalhos. As respostas para a resolução das várias situações do dia-a-dia são construídas no momento em que estas ocorrem, e não através da aplicação de respostas baseadas nas rotinas assimiladas. (ii) São ajustes contínuos que permanecem como focos importantes de inovação que se podem revelar adequados para ambientes futuros. 9