TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL Vara Judicial de Bom Jesus/RS

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1 TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL Vara Judicial de Bom Jesus/RS GERENCIAMENTO + PLANEJAMENTO = RESULTADOS POSITIVOS Tema: Gestão do Processo Judicial PORTO ALEGRE/RS, 30 DE AGOSTO DE

2 1. Identificação do Órgão/Unidade: Vara Judicial da Comarca de Bom Jesus - TJRS 2. para contato e envio de informações: frbomjesusvjud@tj.rs.gov.br 3. Nome do trabalho/projeto: GERENCIAMENTO + PLANEJAMENTO = RESULTADOS POSITIVOS 4. Responsáveis: Dra. Carina Paula Chini Falcão Juíza de Direito Carmen Angelita da Costa Paim Escrivã Judicial Objetivos e Meta: Definir um sistema de organização do fluxo de processos na Vara Judicial de Bom Jesus, baseado no tempo de giro da Vara. Estabelecer indicadores centrais para gerir o fluxo, baseados no tempo de espera em dias para juntada, cumprimento de despachos, expedição de notas de expediente e certificação de prazos. Obter uma redução na Vazão Processual da Vara, permitindo o bom andamento dos processos. EMENTA O desafio do Projeto foi desenvolver uma gestão mais moderna através da melhora na eficiência dos serviços prestados, assim como a otimização de processos visando reduzir as práticas equivocadas e atividades geradoras de retrabalho através da identificação das melhores práticas em termos de agilização no cumprimento de tarefas, segurança e tranquilidade na execução do trabalho. Ou seja, eficientizar os meios disponíveis para atingir resultados positivos. O ataque às causas selecionadas provou-se eficaz ao impactar positivamente no resultado final. A média do tempo de giro da Vara que era, inicialmente de 80 dias, foi reduzido para 10 dias. Além disso, ganhou-se com a motivação dos servidores que sentiram-se mais seguros ao executar tarefas com padrão e rotina definidas, dentro de um plano de acompanhamento da Vara. 2

3 DESENVOLVIMENTO a) IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: A Vara Judicial da Comarca de Bom Jesus, por ser uma Vara Única, atende todas as matérias (civil, crime, infância, juizado especial cível e criminal, VEC, Violência Doméstica...), razão pela qual o quadro de servidores atua em todas as especializações. Tal realidade tornou ainda mais grave os problemas verificados: acúmulo nas atividades cartorárias, dificuldade constante de localização de processos, problemas de cumprimento e grande atraso na certificação de prazos. b) ANÁLISE DAS PRINCIPAIS CAUSAS: No período de 2008 e 2009, quando o Cartório da Vara ficou, por considerável período, apenas com a Escrivã (nomeada em fevereiro de 2008 por concurso), um Oficial Ajudante e a escrevente auxiliar da magistrada, que também atuava no Cartório. Além disso, mesmo após a chegada de duas oficiais escreventes nomeadas por concurso, em julho e agosto de 2009, percebeu-se que as atividades estavam por demais desorganizadas, sem se ter noção do tamanho do atraso, bem como de que atividades cada servidor estava executando ou poderia vir a executar, o que estava levando a uma situação caótica. Para se ter uma ideia, em 2009, a Vara chegou a contar com mais de processos ativos. Em julho de 2009, momento em que se resolveu fazer um diagnóstico preciso das atividades e um plano de ação inicial para combater o passivo, estava com 740 processos para certificação de prazos e notas, 530 para arquivamento, 658 para cumprir e 320 para expedição de notas. c) MÉTODOS E TÉCNICAS ADOTADAS NO DESENVOLVIMENTO DAS AÇÕES: 1º - Definição da situação da vara (abril/2010), com base nos dados do Sistema de Acompanhamento Virtual SAV e do sistema Gerenciamento Matricial dos Serviços Judiciários - GMS-Jud. 2º - Elaboração de um Plano de Melhoria, com definição de objetivos, metas e 3

4 indicadores, voltados à regularização do fluxo e da rotina da vara. O plano de melhoria consistiu basicamente nas seguintes ações a) Cumprimento de despachos OBJETIVO: Eliminação do resíduo de processos aguardando cumprimento de despacho a mais de 30 dias. META: cumprimento do resíduo (até 120 dias de espera para cumprimento), no prazo de 60 dias. INDICADOR: tempo de espera para cumprimento de despachos. AÇÕES: consulta ao SAV para verificação dos processos aguardando cumprimento, regularização das movimentações incorretas, organização dos processos aguardando cumprimento por ordem cronológica, padronização dos movimentos no sistema (usar a movimentação indicativa do tipo de cumprimento determinado no processo ordenada expedição de ofício, mandado... ), definição de meta diária por servidor para o cumprimento (03 processos/servidor do cumprimento atrasado, mais o expediente diário do dígito) totalizando o cumprimento de 180 processos/mês, mais o cumprimento do expediente diário. RESULTADO: situação foi regularizada ainda em junho de 2010, sendo que a previsão inicial era julho de A meta atual é de que o cumprir fique dentro dos 30 dias, mas a equipe tem conseguido manter a média de 15 dias. b) Juntada OBJETIVO: Regularizar o sistema de juntada de documentos, eliminado os resíduos. META: Reduzir o tempo de espera para juntada de 120 dias para 07 dias. INDICADOR: Tempo de espera para juntada AÇÕES: 1º Quadro A: Movimentações Irregulares QUADRO A Movimentações Irregulares Processos Aguardando Período Juntada Acumulado Fonte: SAV, em 26/04/

5 - Regularizar as movimentações irregulares através de pesquisa no sistema; - extraída relação com os números dos processos, escrivã e um servidor responsáveis pela limpeza do sistema no prazo de 30 dias. 2º - Quadro B Resíduo de Juntada: QUADRO B Resíduo de Processos Aguardando Juntada2010 Processos Aguardando Período Juntada Acumulado jan/ fev/ mar/ abr/ Fonte: SAV, em 26/04/ Organização dos documentos cujos processos não foram localizados no dia do recebimento, em pasta própria, em ordem cronológica e de dígito; - Documentos organizados em ordem cronológica, colocados em Pasta A/Z, devidamente indicados e lançados no sistema como Documento Pendente de Juntada (movimento que gera um alerta no sistema toda vez que o processo é movimentado) - Pasta revisada diariamente pelos estagiários. - Pesquisa no sistema feita pelos dois estagiários que realizam o atendimento ao público, separam os processos, anexam os documentos, movimentam os processos no sistema processo aguardando juntada e efetuam parte da juntada. - O saldo de processos da juntada diária é repassado ao servidor responsável pelo dígito, que faz a juntada no dia seguinte ao recebimento dos processos/documentos em cartório. RESULTADOS: Os documentos antigos pendentes de juntada que foram regularizados no prazo estabelecido como meta de 30 dias. O tempo de juntada passou de 120 dias para 05 dias, superando a meta inicial. c) Notas de Expediente OBJETIVO: Redução do Tempo de espera para expedição/disponibilização de Notas de Expediente. META: Reduzir o tempo de espera para expedição e disponibilização das Notas de Expediente de 150 dias para 15 dias. INDICADOR: Tempo de espera para expedição de NEs. AÇÕES: - Regularização das movimentações dos processos referentes aos meses de dezembro/09 a fevereiro/2010, os quais já haviam sido incluídos na NE, mas como eram 5

6 apensos e não havia padronização nas movimentações, não receberam a movimentação adequada, permanecendo na situação originária ordenada expedição de nota de expediente. - Inclusão dos processos de março de 2010 nas NEs expedidas a partir de abril/2010, priorizando a cronologia, observando o que segue: 18 processos 1ª quinzena, 154 processos 2ª quinzena. RESULTADOS: Regularizadas as movimentações irregulares. Estabelecida rotina e padrão nas movimentações. Atingida a meta de 15 dias para expedição/disponibilização de Notas de Expediente. d) Prazo legal OBJETIVO: Organização dos processos aguardando decurso de prazo e resposta a diligências em ordem cronológica diária. META: regularização dos prazos em 30 dias e manutenção da certificação diária. INDICADOR: Tempo de espera para certificação dos prazos. AÇÕES: - Organizado o sistema de Prazo Diário e Prazo de Diligências. Ambos os prazos são organizados da seguinte forma: - definição de 30 escaninhos, distribuídos em duas estantes. Cada prateleira é dividida em três pilhas, cada pilha corresponde a um dia (pilha 01, pilha 02...até pilha 30), devidamente indicadas pela afixação de número logo abaixo da pilha. - Ao efetuar a juntada de um documento que gera o início do decurso do prazo legal, o servidor computa o prazo e anota a lápis, na capa do processo (em etiqueta previamente afixada para tal) o dia, mês e ano de vencimento do prazo. - No sistema, inclui apenas o dia do vencimento. Assim, a pilha do dia 05, por exemplo, terá prazos com vencimento em diversos meses, mas ao certificar, o escrivão ou servidor designado irá retirar apenas os processos com vencimento no dia cinco do mês em curso. - Prazo de Diligências : procede-se da mesma forma quanto á organização, a diferença é o lançamento: ao expedir o documento (ofício, mandado, precatória,...) o servidor computa o prazo possível para atendimento da diligência (Ex.: ofícios 60 dias, precatórias fora do estado 90 dias...), devidamente estabelecido entre a equipe. Da mesma forma anterior, lançará apenas o dia do vencimento do prazo de diligências no campo Local dos Autos, informando na capa o dia, mês e ano, para que o escrivão possa retirar esse processo no momento da certificação. RESULTADOS: certificação dos prazos dentro da semana de vencimento, eliminação dos 6

7 atrasos na certificação, facilidade no trabalho, pois as pilhas diárias são extremamente menores, eliminação das situações de processos sem movimentação quando da expedição de documentos e maior segurança ao escrivão. Seguindo-se na proposta de organização da Vara, foram realizadas outras ações, tais como: 1º - Criação da Tabela de Tarefas Mensais da Escrivã, com todas as datas de vencimento para lançamento de dados no sistema, informações ao CNJ..., facilitando a organização do trabalho. 2º - Definição de premiações aos servidores que atingissem as metas mensais quadro abaixo - (folga mensal compensatória em um dos turnos, nas sextas ou segundas-feiras ou dia de preferência). 3º - Acompanhamento mensal pela magistrada e escrivã em reuniões mensais com a equipe. 4º Planejamento por escrito e divisão igualitária das funções cartorárias entre os servidores, com apoio dos servidores e estagiários do gabinete que auxiliam em atividades do Cartório cotidianamente. O planejamento escrito sofre constantes alterações sempre que a equipe acha adequado para um melhor andamento ou desenvolvimento das atividades. Este plano fica salvo na unidade F (unidade do sistema com acesso a todos os servidores e magistrado da Vara) para que todos tenham acesso. 5º Acompanhamento diário da demanda de cumprimento e dos resultados de cada servidor/estagiário com preenchimento de planilha na unidade F e feitura de gráficos mensais para acompanhar o crescimento/diminuição da demanda e da produtividade da equipe. Os dados são acompanhados pela magistrada e pela Escrivã semanalmente. d) RESULTADOS E BENEFÍCIOS ALCANÇADOS As ações implementadas possibilitaram a visualização do tempo de giro da Vara, com correção dos gargalos verificados, padronização de procedimentos, o que resultou na localização dos processos até então perdidos, eis que mal movimentados. Destaca-se ainda a motivação dos servidores que, ao eliminar os resíduos de processos pendentes da realização de tarefas na Vara, eliminaram também a pressão e a tensão que sentiam diante das reclamações dos advogados e partes, bem como pela carga de trabalho que, pela desorganização, parecia maior do que a real. 7

8 Anexamos o quadro de acompanhamento das metas, estruturado no tempo de espera em dias para cumprimento de tarefas vitais: juntada, cumprimento de despachos, expedição de Notas de Expediente (NE), certificação de prazos. A equipe conseguiu bater a meta estipulada, saiu de uma média de 85 dias de espera (maio/2010) para 2,25 dias de espera (agosto/2011), a qual vem se mantendo a mais de um ano. INDICADORES ACOMPANHAMENTO BOM JESUS - tempo de espera em dias - META METAS MENSAIS mai/10 jun/10 jul/10 jun/11 jul/11 ago/11 Juntada Cumprimento NE Prazo MÉDIA 85 dias 41,5 dias 10 dias 07 dias 5,75 dias 2,25 dias 10 dias e) COMPARAÇÃO, ATRAVÉS DE DADOS ESTATÍSTICOS, DE MANEIRA A COMPROVAR A EFICÁCIA DAS AÇÕES NO ALCANCE DOS OBJETIVOS. Além dos resultados verificados no quadro supra Acompanhamento Bom Jesus -, apresentamos ainda os gráficos extraídos do sistema de gestão do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul, Gerenciamento Matricial dos Serviços Judiciários GMS-Jud. Esse sistema permite a comparação entre as Varas semelhantes em ingresso de processos e especialização da matéria. Possui sete indicadores, entre eles, destacamos o indicador de Vazão, obtido através da relação entre os processos entrantes (distribuídos para a Vara) e os baixados. Indica o giro do processo na Vara, justamente por isso, quanto maior a Vazão da Vara, melhor sua situação, conforme observamos a seguir, a Vazão da vara no período anterior à implantação do Plano de Melhoria (fev/2010) apresentava tendência à piora, chegando ao limite do seu grupo (79,7) índice que denota um aumento do acervo de processos na Vara, pois indica que estão sendo baixados muito menos processos em relação aos entrantes: 8

9 Fonte: Sistema GMS-Jud, TJRS. Já nos resultados colhidos à época atual, observa-se que a Vazão da vara está bem superior à média do seu grupo (linha vermelha), mantendo-se acima dos 130%, razão pela qual a Vara tem reduzido o número de processos ativos: em torno de processos ativos em 2009 para em julho/2011. Fonte: Sistema GMS-Jud, TJRS. 9

10 CONCLUSÃO Frente aos resultados apresentados, pouco nos restaria a mencionar em caráter de conclusão, uma vez que os números demonstram claramente a evolução e a melhoria da situação da vara. Mas há algo que não pode ser apresentado apenas pelos números, algo valoroso e, depois de dezesseis meses de trabalho, podemos afirmar, fator decisivo para qualquer plano de melhoria que se pretenda: a motivação dos servidores diante dos resultados positivos e da melhoria das condições de trabalho. Esse, nosso maior ganho, pois junto com os atrasos no cumprimento, na juntada, na expedição de notas de expediente, na certificação de prazos, eliminamos também a angústia pelos processos perdidos, a tensão gerada pelas pilhas desorganizadas, onde, a todo instante, surgiam urgências e problemas bradados pelas partes. Desta forma, podemos afirmar com toda certeza que o gerenciamento com planejamento nos possibilitou racionalizar e otimizar o trabalho diário, o que vem refletindo nos resultados da Vara, no ambiente de trabalho e na entrega aos jurisdicionados. Sabemos que diante da crescente demanda o desafio de manter as atividades cartorárias planejadas e organizadas é grande, porém possível se mantido o foco, se buscada a melhora e o aperfeiçoamento dos resultados obtidos, se houver trabalho em equipe, como o que estamos desenvolvendo em Bom Jesus. 10