Gestão de Acervos Municipais: Físico, Digitalizado e Memória

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2 Gestão de Acervos Municipais: Físico, Digitalizado e Memória Erenilda Custódio dos Santos Amaral Salvador

3 Objetivo; Motivação; Proposta; AGENDA O que se entende nesta proposta como Política de Gestão Documental; Procedimentos: Diagnóstico, Legislação, Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Manuais; Acessibilidade: Instrumento de Busca e Recuperação; Capacitação; Divulgação; Memória; Benefícios Esperados; Referências.

4 OBJETIVO Abordar a aplicação da Gestão Documental, Sistêmica e Integrada aos Acervos Municipais.

5 MOTIVAÇÃO A motivação para esse Projeto veio da percepção de que, a maioria dos Acervos Municipais não passam por nenhum processo de organização e tratamento Documental. Deste modo, estes acervos deixam de exercer seu papel de excelência, qual seja: valor probatório; função estratégica de orientar e subsidiar a tomada de decisão; cumprimento da legislação: * Fiscal * Legal * Financeira * Administrativa * Pesquisa e Memória.

6 PROPOSTA Submeter estes acervos, sejam eles constituídos de documentos eletrônicos ou físicos, aos princípios e procedimentos da Gestão Documental de forma sistêmica e integrada, na perspectiva de um rápido resgate desta documentação e da informação nela contida atendendo à demanda do município e dos munícipes.

7 PROPOSTA Geridos desta forma, estes acervos passarão a constituir, verdadeiramente, Sistemas de Arquivos Municipais Fases Corrente, Intermediária e Permanente - Órgãos Gestores da Política de Gestão Documental do Município.

8 O QUE SE ENTENDE, NESTA PROPOSTA, COMO POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária e permanente, Baseia-se numa visão sistêmica envolvendo desde, a organização de documentos físicos e eletrônicos, aspectos legais de guarda, conformidade, tipos de mídias. Estruturação dos papéis das equipes, capacitação e sensibilização.

9 PRINCÍPIOS Garantir a gestão, o controle e a segurança de todo e qualquer registro, de informação, em qualquer suporte, óptico ou digital, produzido e recebido pela prefeitura municipal em decorrência de suas funções e atividades específicas ou administrativas. Estabelecer um conjunto de procedimentos e operações técnicas que regulamentam a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de toda e qualquer documentação, esteja esta em fase corrente ou intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

10 PRINCÍPIOS Classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela prefeitura no exercício de suas atividades. Padronizar, disciplinar e orientar as práticas e metodologias de tratamento dos documentos e informações fundamentais no processo de tomada de decisões e na melhoria da qualidade de prestação dos serviços à sociedade. Criando Os instrumentos de Gestão Documental no Município: Plano de Classificação Tabela de Temporalidade Documental; Procedimento Modelos e Padrões de Documentos; Procedimentos das atividades do arquivo.

11 PRINCÍPIOS Definir os formatos de diagramação e redação para a criação de documentos orientado pelo Procedimento Modelos e Padrões de Documentos. Estabelecer critérios para a organização dos acervos documentais físicos e eletrônicos, visando sua uniformização e orientar quanto à utilização dos dados de temporalidade e guarda de documentos;

12 MEMÓRIA METODOLOGIA DIAGNÓSTICO LEGISLAÇÃO ACESSIBILIDADE PLANO DE CLASSIFICAÇÃO TABELA DE TEMPORALIDADE CAPACITAÇÃO DIVULGAÇÃO MANUAL DO ARQUIVO

13 DIAGNÓSTICO CONTEMPLA: Identificação e levantamento dos tipos de acervo; Levantamento quantitativo e qualitativo; Estado de conservação; Organização e recuperação de informações contidas no acervo, físico ou digitalizado; Plano de classificação; Tabela de temporalidade; Identificação dos acervos e atividades em rede e ambiente virtual; Identificação dos Recursos de tecnologia da Informação;

14 A INFORMAÇÃO É GERENCIADA EM SILOS. Acervos Digitalizados Imagens Web Papel / IM Fotos Relatórios & Formulários

15 LEGISLAÇÃO A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Marco jurídico de importância para o país, viabilizando. a implementação de políticas arquivistas Cria o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ Lei de criação do Arquivo Municipal Regimento Interno Estatuto A Lei de acesso a informação: de 18/11/2011 CGU* grupo de trabalho politica de gestão da informação Reafirma princípios constitucionais no que tange à obrigação do Estado de promover a Gestão de Documentos e a publicação da informação governamental monitoramento centralizado pelo órgão especifico (arquivo Público municipal instituído) *CGU Controladoria Geral da União P

16 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO CONCEITO: O plano de classificação é o instrumento norteador da Gestão Documental, pois, é utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, uma vez que ele é concebido baseado no resultado do mapeamento da produção documental, elaborado a partir da estrutura e função da instituição.

17 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PLANO FUNCIONAL: Foi escolhido para este projeto porque tem a vantagem de garantir ao plano a capacidade de assimilar a dinâmica de estruturação e reestruturação dos órgãos, uma vez que as funções, subfunções e atividades permanecem praticamente inalteradas com o decorrer do tempo, enquanto que as estruturas são frequentemente alteradas.

18 EXEMPLO DE PLANO FUNCIONAL Função: 040 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Subfunção: Controle de compras, serviços e obras Atividade: Licitação e administração de contratos Série Documentos: Contratos Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos

19 TABELA DE TEMPORALIDADE CONCEITO: É o Instrumento resultante de avaliação documental, concebido pelos usuários da documentação, baseado na legislação específica e aprovado pela autoridade competente, definindo os prazos de guarda e destinação dos documentos.

20 EXEMPLO DE TABELA DE TEMPORALIDADE CLASSIFICAÇÃO CODIGO/ASSUNTO PRAZO DE GUARDA (EM ANOS) DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÃO CORRENTE INTERMEDIÁRIO ADMINISTRAÇÃO GERAL ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO ELABORAÇÕES DE NORMAS E REGULAMENTAÇÃO REGIMENTO ENQUANTO VIGORA 5 ANOS GUARDA PERMANENT E RESOLUÇÃO CONARQ Nº 14/2001 A LEGISLAÇÃO NÃO PREVÊ DESCARTE REGULAMENTO ENQUANTO VIGORA 5 ANOS GUARDA PERMANENT E RESOLUÇÃO CONARQ Nº 14/2001 A LEGISLAÇÃO NÃO PREVÊ DESCARTE ESTATUTO ENQUANTO VIGORA 5 ANOS GUARDA PERMANENT E RESOLUÇÃO CONARQ Nº 14/2001 A LEGISLAÇÃO NÃO PREVÊ DESCARTE ORGANOGRAMA ENQUANTO VIGORA 5 ANOS GUARDA PERMANENT E RESOLUÇÃO CONARQ Nº 14/2001 A LEGISLAÇÃO NÃO PREVÊ DESCARTE ESTRUTURA ENQUANTO VIGORA 5 ANOS GUARDA PERMANENT E RESOLUÇÃO CONARQ Nº 14/2001 A LEGISLAÇÃO NÃO PREVÊ DESCARTE EXECUÇÃO, ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DE ATIVIDADES CORRESPONDÊNCIA DE COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA ENVIADA 03 ANOS - GUARDA PERMANENT E RESOLUÇÃO CONARQ Nº 14/2001 A LEGISLAÇÃO NÃO PREVÊ DESCARTE

21 MANUAL CONCEITO: Manual de Gestão Arquivística instrumento que reúne conceitos técnicos definições de procedimentos que padronizam e parametrizam para produção, tramitação, uso, arquivamento e destinação dos documentos.

22 ACESSIBILIDADE Como eu vou acessar os documentos? As Informações? Quais os instrumentos de busca e recuperação, quem acessa? Se define o esquema de classificação de acesso e segurança dos documentos contemplando: a categoria de usuários e permissão de acesso e uso para criação, leitura, atualização e eliminação

23 ACESSIBILIDADE Digitalização do acervo Indexação em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED de acordo com os princípios do SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivistica

24 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD) (CONARQ)

25 SIGAD (CONARQ)

26 SIGAD O QUE UM SIGAD FAZ: realiza a gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos; implementa metadados ao nível dos documentos para descrever o contextos de produção dos documentos; armazena e faz uma gestão segura para garantir a autenticidade dos documentos e a transparência das ações do órgão ou entidade; (CONARQ)

27 SIGAD O QUE UM SIGAD FAZ: trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), de acordo com a legislação em vigor; exporta os documentos para transferência e recolhimento; inclui procedimentos para a preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos. (CONARQ)

28 SIGAD Procedimentos e operações do SIGAD (cont.) Captura: Registro; Classificação Indexação; Atribuição de restrição de acesso; Arquivamento (CONARQ)

29 SIGAD PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES DO SIGAD (Cont.) Avaliação, temporalidade e destinação Pesquisa, localização e apresentação Segurança: controle de acesso, trilhas e cópias de segurança Armazenamento Preservação (CONARQ)

30 SIGAD O PRINCIPAL DESAFIO DE UM SIGAD: O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos (CONARQ)

31 ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS E-ARQ BRASIL (CONARQ)

32 e-arq BRASIL (CONARQ)

33 e-arq BRASIL E SIGAD (CONARQ)

34 CAPACITAÇÃO Desenvolvido um programa com conteúdos específicos direcionado a Gestão Sistêmica, com instruções para a execução das tarefas.

35 DIVULGAÇÃO PORTAL DA TRANSPARÊNCIA: Concebido e mantido pelo Sistema de Arquivo Municipal- Gestor da Política de Gestão Documental atendendo a legislação arquivística a LAI Lei de Acesso a Informação e a Lei de Responsabilidade Fiscal

36 MEMÓRIA Constituída dos documentos físicos retrospectivos e os já criados digitalmente. A difusão da Memória poderá ser por meio de publicações impressas a exemplo de um livro e o portal.

37 BENEFÍCIOS ESPERADOS Acesso aos documentos e informações, como prova de direitos e fonte de informação /pública; Incremento da eficiência, economia e transparência da administração municipal; Conservação do Patrimônio Documental, fonte de pesquisa e de conhecimento; Racionalização da produção documental do Municipio

38 BENEFÍCIOS ESPERADOS Racionalização e redução de custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; Articulação com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública municipal; Evita deterioração e armazenamento inadequado; Minimiza o risco de perda do acervo e garantia de não extravio; Atende a legislação arquivística através das recomendações do CONARQ; Gestão e controle dos documentos armazenados e acessados; Agilidade e confidencialidade na tomada de decisões e ganho de produtividade.

39 REFERÊNCIAS Lei nº 8.159, de arquivo, de 08 de janeiro de 1991) Lei de acesso a Informação Nº /18/11/2011 Tabela de Temporalidade da Prefeitura Municipal de Jacareí são Paulo MACHADO, Helena Correa, CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para implantação de arquivos municipais. São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura: Porto Calendário, 1996 Gestão Sistêmica de Documentos E Informações Municipais Gsdim Regulamento do Arquivo Público Municipal de - Decreto nº , de 14 de setembro de publicado no Diário Oficial do Município nº 3.994, de 18 de setembro de 2012.

40 REFERÊNCIAS Apresentação e-arq Brasil - requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos -arquivo nacional - Conarq - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos Norma ISO I-Sad G Nobrade Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ ICA - International Congress on Archives Amaral, Erenilda Custódio dos Santos Diretrizes para Implantação de Arquivos - Salvador, EBD/UFBA, p.

41 OBRIGADA!

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