PRINCÍPIOS DA REENGENHARIA APLICÁVEIS À ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

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1 PRINCÍPIOS DA REENGENHARIA APLICÁVEIS À ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Violeta Marques Silva Lima - Doutora Patrícia M. L. Pessoa de Aquino - Mestranda Universidade Federal da Paraíba ( UFPB ) Departamento de Administração Campus Universitário I João Pessoa - PB Fones: (083) Introdução Devemos atentar que vivemos novos tempos, isto é, vivemos um novo quadro sócio-econômico mundial que está forçando a empresa, tanto privada como pública, mudar a filosofia administrativa. Via de regra, quando se fala em mudança ou transformação da Administração, atenta-se, apenas, para as empresas privadas. A administração da empresa pública é, freqüentemente, esquecida como se não existira. Contudo, todos os conceitos modernos de administração aplicam-se, obviamente, a ambas as áreas administrativas: Administração Privada e Administração Pública. A Administração Pública, por ser o Setor Governamental é, geralmente, negligenciada, como se não apresentasse as mesmas necessidades de modernização. Daí, a causa da ineficiência do Setor Público em comparação ao Setor Privado. O presente estudo visa mostrar que os príncipios da Reengenharia, concebidos para modernizar o Setor Privado, podem e devem ser aplicados ao Setor Público, como forma melhor e mais eficaz de trabalho e, especialmente, como conscientização da responsabilidade do administrador público brasileiro. 1 - Fundamentos da Reengenharia Reengenharia é um conceito novo no estudo da Administração. Concebido recentemente pelos americanos Michael HAMMER e James CHAMPY, conquistou adeptos por todo o mundo, estendendo seus domínios para onde outras técnicas de administração jamais sonharam um dia alcançar, como: gestão de governos e orçamentos domésticos. O principal militante desse movimento revisionista é o indiano C. K. PRAHALAD, professor da Universidade de Michigan e consultor de empresas como Kodak, At St, Gargill e Colgate-Palmolive, que junto com seu colega de cátedra, Gary HAMEL vêm pregando a necessidade de uma revisão sobre a utilidade da Reengenharia. O termo pode ser reengenharia, reconstrução, redirecionamento ou outra palavra iniciada por re, mas a verdade é que a pressão do mundo dos negócios tornaram as mudanças inevitáveis.

2 Hoje em dia, as empresas de um modo geral, estão questionando tudo que vinham fazendo, desde a maneira como atendiam o telefone, até o modo como fabricavam bens ou prestavam serviços, isso porque nenhum processo é sagrado: toda atividade pode e deve ser questionada. A reengenharia nada mais é do que o ato de repensar e reprojetar de forma radical a estrutura de uma empresa, levando em conta tudo que lhe diz respeito, como sua estrutura administrativa, seus empregados e até sua escala de valores. (MELO NETO, 1995). As ferramentas básicas da reengenharia são: uma folha de papel em branco e uma mente aberta. HAMMER e CHAMPY afirmam que ela é um processo de criação com resultados indefinidos. Quando vemos ou ouvimos falar sobre globalização, concorrência acirrada, mundo em mudança, instabilidade no mundo dos negócios, flexibilidade para mudança, etc, sentimos a necessidade de conhecer melhor estas palavras. Este entendimento é realmente necessário porque a reengenharia está conectada em via direta com a maioria destas palavras e com o quê elas querem nos dizer. O mundo empresarial e o serviço público agitam-se continuamente na busca de teorias, modelos e procedimentos que possam ajudar os dirigentes na tomada de decisão para seus problemas de gestão. Muitos conceitos considerados modismos que surgem são, depois de algum tempo, completamente abandonados, e reinicia-se a busca até que um conceito novo ou um velho conceito em roupas novas apareça com uma nova solução. A Reengenharia não é apenas um ponto de vista ou um quadro conceitual: ela possui a vantagem de ser também uma metodologia de ataque aos problemas e vai, portanto, além da mera definição dos problemas que se propõe a resolver. Ela coloca à disposição dos dirigentes uma metodologia de trabalho que já se revelou útil em várias ocasiões. 2. A Reengenharia no Setor Privado O conceito de Administração Orientada para Processos pode ser situado por volta de 1960, quando algumas companhias japonesas estavam começando a se mover na direção da excelência dos processos, em um esforço para obter melhorias na qualidade e redução nos custos. A grande pioneira foi a Toyota Motor Company com seu sistema Toyota da Gerência, conhecido no ocidente como just in time. Nesta época, o mercado estava em expansão no ocidente: primeiro nos Estados Unidos e, a seguir, na Europa. O ocidente expandia fábricas e pessoal enquanto os bens continuavam a ser vendidos. Na década de 70, com o embargo do petróleo, outras companhias japonesas a exemplo da Toyota, aprenderam a adotar a produção orientada para o processo. O Japão já começava a penetrar nos mercados ocidentais. Finalmente, na década de 80, as empresas ocidentais começaram a se mover na direção dos processos usando nuitas técnicas que os japoneses já vinham adotando há vinte anos. Atribui-se a Michael HAMMER, considerado por muitos - o pai da reengenharia - a utilização da palavra Reengenharia pela primeira vez, com sentido que lhe é dado até hoje em Administração de Empresas. Americano, ex-professor e, atualmente, proprietário de uma empresa de consultoria, publicou na revista americana Harvard Business Review, em sua edição de julho/agosto de 1990, um artigo versando sobre este tema, obtendo grande repercussão. Para HAMMER as três filosofias do trabalho são: Reengenharia, Just in Time e Gerência de Qualidade Total. Todas representam filosofias orientadas para os processos dentro da organização e, por este motivo, suscitam certa confusão entre elas porque muitos acham que são praticamente a mesma coisa. Na verdade,os três enfoques têm realmente algumas coisas em comum, mas a Reengenharia diferencia-se das demais em certos aspectos fundamentais. 3. Etapas da Reengenharia

3 HAMMER (1994), apresenta seis passos imprescindíveis para implantação do processo: Passo 1 - Determinar as necessidades do cliente e os objetivos do processo que passam pela Reengenharia. Objetivos mais comuns : reduzir custos, minimizar ciclo de tempo, eliminar defeitos. Não importa que o cliente seja externo ou interno, é importante entender onde o processo falha no atendimento. Passo 2 - Mapear e medir o processo atual. Perguntas típicas: Como é o processo?, quanto custa o processo?, quanto tempo o processo toma? e que tipo de resultados estamos conseguindo? Passo 3 - Analisar e modificar o processo existente. Nesse ponto a empresa deve decidir por pequenas alterações no processo ou, alternativamente, por reprojetá-lo de novo. Passo 4 - Promover Benchmarking para descobrir alternativas comprovadamente inovadoras. A análise interna do processo pode levar a grandes melhorias, mas a Reengenharia inovadora, às vezes, só é conseguida fazendo Benchmarking de processos semelhantes às melhores organizações. Passo 5 - Promover a Reengenharia do processo. Nesse ponto, já foram identificados os potenciais melhores no processo existente, bem como as práticas inovadoras, através do Benchmarking. Passo 6 - Implementar o novo processo. Treinar empregados, fazer processo piloto, implementar em escala ampla e monitorar os resultados. Assim, as etapas básicas da Reengenharia resumem-se em: - Definir objetivos; - Analisar os processos existentes; - Inventar novas formas de trabalhar: - Implementar os novos processos. 4. Técnicas de Reengenharia O segredo da reengenharia está em aplicar seus métodos para criar um ambiente que favoreça a obtenção de resultados. Para isso, é neacessário usar técnicas, pessoas e tecnologia. Normalmente, os projetos da reengenharia podem ser enquadrados em três categorias: Aerodinamizar - limita-se a projetos mais modestos, isto é, aerodinamizar as operações; integrar - projetos moderadamente ambiciosos que procuram integrar o trabalho e unificar funções: transformar - projetos que visam transformar toda a organização. 5. Princípios da Reengenharia A reengenharia de processo desafia todo e qualquer paradígma: tudo pode e deve ser modificado. Qualquer ponto ou área da empresa está susceptível de mudanças. HAMMER apresenta alguns princípios básicos da Reengenharia: 1. Organizar o trabalho em função de resultados e não de tarefas; 2. Recolher dados apenas uma vez: quando são gerados;

4 3. Incluir pontos de decisão no lugar onde o trabalho é executado; 4. Introduzir controles no processo de informação; 5. Fazer com que as pessoas que usam o processo executem o trabalho; 6. Trabalhar em paralelo em vez de sequencialmente e, depois, integrar os resultados. 7. Tratar recursos geograficamente dispersos de forma integrada. 6. Tecnologias Básicas da Reengenharia Segundo o mesmo autor, nenhuma tecnologia funciona bem quando aplicada indiscriminadamente. Elas são muito importantes, até essenciais, quando aplicadas adequada e corretamente. Assim, vejamos algumas tecnologias adotadas pela Reengenharia: Rede de Computadores - É essencial que todos os computadores estejam interligados, seja qual fôr sua localização; Base de Dados - É usada para armazenar informações de forma organizada, permitindo que várias pessoas situadas em locais diferentes tenham acesso simultâneo às mesmas; Ferramentas Eletrônicas - As principais são a planilha eletrônica, o processador de textos, o processador de gráficos, sistema de arquivos pessoais, agenda eletrônica e correio eletrônico; Rad - É uma técnica que visa acelerar o desenvolvimento de programas de computador através de uma combinação de modelagem de dados, projetos interativos, cooperação entre analistas de sistemas e usuários, além de ferramentas automáticas de programação; Sistema de Voz - É a substituição de um ou vários empregados por uma máquina que atenda ao telefone mais rápido e mais eficientemente; Sistema de Leitura - Composto por máquinas leitoras como de código de barras, telas sensíveis ao toque, leitoras de tarjas magnéticas e leitoras ópticas. 7. Consequências da Implantação da Reengenharia Quando uma empresa passa pela Reengenharia obviamente o perfil dos empregados mudará, isto porque a Reengenharia impõe mudanças tanto na configuração estrutural da empresa como em sua cultura. A Reengenharia exige que seus empregados acreditem que eles trabalham mais para seus clientes que para seus chefes. Por outro lado, o trabalho é organizado em torno de processos e das equipes que tocam esses processos. As pessoas passam a se comunicar apenas com quem precisam se comunicar e, consequentemente, a estrutura organizacional que sobra, após a Reengenharia, tende a ser flexível, na medida em que o trabalho é feito por equipes de pessoas, essencialmente em pé de igualdade, operando com grande autonomia e apoiadas por pequeno número de Gerentes. Os Gerentes tradicionais ficam, de certa forma, deslocados após a Reengenharia. Eles devem esquecer seus papéis de supervisão e agir como facilitadores do processo. Seu trabalho agora é o desenvolvimento de outras pessoas e suas habilidades para que elas possam conduzir os processos que adicionam valor. Após a Reengenharia, os Gerentes precisam ser mais hábeis na relação interpessoal e ter orgulho pelo sucesso de suas equipes. Desta forma. o Gerente é um mentor que deve prover recursos para responder a perguntas e para cuidar da carreira a longo prazo dos seus funcionários. 8. A Reengenharia no Setor Público

5 A implantação da Reengenharia no Serviço Público não pressupõe, apenas, o enxugamento da máquina administrativa. Um programa de racionalidade e competitividade no Setor Público, deverá passar, essencialmente, pelos seguintes pontos: 1. Centralização no órgão máximo das políticas e diretrizes de caráter estratégico, bem como a coordenação das atividades de acompanhamento, avaliação e de controle; 2. Descentralização das ações operacionais, permitindo maior agilidade para decisão e execução; 3. Desenvolvimento, de forma integrada, de todos os segmentos aplicados na operacionalização; 4. Melhora da eficiência operacional da empresa, notadamente nos segmentos de atendimento ao público e da prestação de serviços; 5. Racionalização da estrutura organizacional com eliminação de níveis hierárquicos, tornando-a agil e competitiva; 6. Prioridade das atividades voltadas para o atendimento ao público; 7. Redução das despesas operacionais; 8. Implementação de programs de incentivo à aposentadoria, bem como de demissões voluntárias; 9. Privatização das Empresas Públicas consideradas ineficientes e deficitárias; 10. Terceirização de serviços de vigilância e de limpeza; 11. Conscientização dos administradores quanto à sua responsabilidade no desempenho de suas atividade para realização do bem-estar da coletividade. CONCLUSÃO Indiscutivelmente, um projeto de Reengenharia implica mudança radical e tranformações sérias, tanto na Administração Privada como na Administração Pública, com o objetivo de reformular o processo de trabalho, visando maior eficiência administrativa e combate ao desperdício. É pacífico que todas as teorias, todas as preocupações dos estudiosos da Administração, dirigemse, prioritariamente, ao Setor Privado. É tempo de despertar para a modernização do Setor Público, principal responsável pelo bem-estar de todos os participantes da sociedade, mormente em países do Terceiro Mundo, carentes de serviços públicos e de recursos e, especialmente, de uma administração eficiente e honesta. Assim. é imprescindível e urgente que se pense, pondere-se e planeje-se um processo de Reengenharia do arcaico e ineficiente Setor Público Brasileiro, inciando-se, obviamente, pela Reengenharia da cabeça do homem público, responsável maior pela decadência da Administração Pública no país. BIBLIOGRAFIA 1. CRUZ Tadeu, REENGENHARIA NA PRÁTICA: Metodologia do projeto com formulário, São Paulo, ATLAS, 1995.

6 2. DAVENPORT Thomas H., REENGENHARIA DE PROCESSOS, Rio de Janeiro, CAMPUS, HAMMER Michael e CHAMPY James, REENGENHARIA: Revolucionando a empresa em função dos clientes, da concorrência e das grandes mudanças da gerência, Rio de Janeiro, CAMPUS, MELO NETO F. P., REENGENHARIA ( Estudos de Casos de Empresas Brasileiras), Rio de Janeiro, RECORD, Revista EXAME, Edição 589, n. 16, ano 28, São Paulo, Ed. ABRIL.

7 PRINCIPIOS DA REENGENHARIA APLICÁVEIS AO SETOR PÚBLICO Violeta Marques Silva Lima - Ph.D Patrícia M. L. Pessoa de Aquino - Mestranda/PPGA Rua José Augusto Trindade, Tambaú JOÃO PESSOA - PARAIBA Fones: (083) 226l RESUMO: Vivemos novos tempos, isto é, vivemos um novo quadro sócio-econômico mundial que está forçando a empresa, tanto privada como pública, mudar a filosofia administrativa. Via de regra, quando se fala em mudança ou tranformação da administração, atentase, apenas, para as empresas privadas. A administração pública é, frequentemente, esquecida, como se não existira. Indiscutívelmente, todos os conceitos modernos de administração aplicam-se a ambas as áreas administrativas: Administração Privada e Administração Pública. O presente trabalho visa mostrar que os princípios da Reengenharia, concebidos para modernizar o Setor Privado, podem e devem ser aplicados ao Setor Público, como a forma melhor e mais eficaz de trabalho e, especialmente, como conscientização da responsbilidade do administrdor público brasileiro.