Análise preliminar sobre a conversão de plano de classificação em vocabulário controlado

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1 234 Análise preliminar sbre a cnversã de plan de classificaçã em vcabulári cntrlad Luciana Davanz Universidade Estadual Paulista luciana.davanz@gmail.cm Walter Mreira Universidade Estadual Paulista walter.mreira@marilia.unesp.br 1 Intrduçã A classificaçã é uma das perações mais imprtantes d trabalh arquivístic, pis alicerça, de cert md, quase tdas as utras perações. Pr mei dela sã gerads dis imprtantes instruments arquivístics: a) plan de classificaçã ds dcuments, que tem pr bjetiv representar as infrmações que fram prduzidas e recebidas pelas instituições em funçã de suas atividades e b) a tabela de tempralidade dcumental, que têm pr bjetiv estabelecer s prazs de guarda ds dcuments de arquiv. O bjetiv da classificaçã é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades d rganism prdutr d arquiv, deixand claras as ligações entre s dcuments, cnfrme salienta Gnçalves (1998, p. 12). Pde-se perceber a relevância da classificaçã arquivística, a partir da publicaçã, pel Cnselh Nacinal de Arquivs (Cnarq), vinculad a Arquiv Nacinal, da Classificaçã, tempralidade e destinaçã de dcuments de arquiv relativs as atividades-mei da administraçã pública, n an de Esse dcument é parte d prcess de racinalizaçã e cntrle eficazes das infrmações (ARQUIVO NACIONAL, 2001, p. 7) cntidas ns órgãs da administraçã pública. Organizaçã d Cnheciment e Diversidade Cultural

2 235 A classificaçã arquivística é um ds pilares da gestã de dcuments eficiente e eficaz e pssibilita, pr mei d rdenament das relações entre s assunts ds dcuments, mair precisã tant em relaçã a prcess de recuperaçã da infrmaçã quant em relaçã a cntrle das infrmações que fazem parte de uma instituiçã. Assim, tds s tips de dcuments, que sã prduzids e recebids pelas instituições, independente de seus suprtes pdem e devem ser devidamente classificads para que psterirmente sejam recuperads. A eficácia na recuperaçã da infrmaçã, prtant, é cndicinada à qualidade ns prcesss de representaçã da infrmaçã, cm é, aliás, amplamente sabid. Sem representaçã clara e bjetiva em relaçã as interesses institucinais nã pderá haver recuperaçã plenamente satisfatória pel usuári. Cnsiderand-se, entã, valr e a imprtância da representaçã, tant a representaçã dcumentária, realizada pel prfissinal, quant a representaçã da infrmaçã realizada pel usuári n mment em que realiza a busca, acredita-se que s vcabuláris cntrlads, elabrads cm base ns plans de classificaçã arquivística, pdem atuar cm mediadres eficazes nas negciações de sentid que realizam sistema e usuári, mediadas pela linguagem em unidades de infrmaçã arquivística. Tend-se esse quadr em vista, prpôs-se cm bjetiv para essa pesquisa realizar um experiment de criaçã de vcabulári cntrlad a partir de um plan de classificaçã estabelecid. Embra plan de classificaçã atue de frma psitiva em relaçã a acess as dcuments, entende-se que, para uma recuperaçã mais precisa da infrmaçã, é necessári fazer us ds vcabuláris cntrlads juntamente cm s plans de classificaçã, afinal s vcabuláris cntrlads irã garantir que s dcuments sejam descrits a partir de padrnizaçã terminlógica, que cntribuirá cm a cnsistência em relaçã a sua representaçã. O desenvlviment da pesquisa justifica-se pela cntribuiçã d us ds vcabuláris cntrlads pela arquivística prque esses sã instruments que clabram para prcess de rganizaçã e recuperaçã da infrmaçã. Os vcabuláris cntrlads ainda sã relativamente puc utilizads pela arquivística, prque na mairia Organizaçã d Cnheciment e Diversidade Cultural

3 236 das vezes ainda sã entendids cm instruments auxiliares da biblitecnmia, área na qual sã mais estudads e aplicads. Dessa maneira, acredita-se que s instruments de cntrle e padrnizaçã terminlógica agregam-se de frma psitiva a prcess de gestã de dcuments, pis estimulam "cuidad em relaçã a cntrle de vcabulári a se nmear, pr exempl, as funções, atividades e séries dcumentais n cntext ds instruments de gestã dcumental [...]" (SMIT; KOBASHI, 2003). A análise tma cm base para a cmparaçã e criaçã de vcabulári cntrlad, a subclasse 020 Administraçã de pessal, d plan de classificaçã prpst para atividades-mei da administraçã pública pel Cnarq (ARQUIVO NACIONAL, 2001). Esse plan de classificaçã pssui dez classes principais, as quais crrespndem às grandes funções desempenhadas pel órgã. Seguind-se a base decimal hierárquica, cada classe é subdividida sequencialmente em subclasses, grups e subgrups. A Figura 1 apresenta uma representaçã esquemática da classe 000 (Administraçã geral) d plan de classificaçã. Na sequência, Figura 2, apresenta-se primeir nível da subclasse 020 (Administraçã de pessal), qual fi utilizad para cmpr vcabulári cntrlad. A esclha dessa subclasse se deu, principalmente, em funçã ds limites d trabalh que ra se apresenta. Figura 2 - Organizaçã da Classe 000 Fnte: ARQUIVO NACIONAL (2001, p. 21) Organizaçã d Cnheciment e Diversidade Cultural

4 237 Figura 3 Organizaçã da subclasse 020 Fnte: ARQUIVO NACIONAL (2001, p. 23) Cm recurs técnic para essa pesquisa, que tem caráter explratóri, fi utilizad um sftware para a criaçã de tesaurs denminad Thew, em versã Java, criad pr Timthy C. Craven. 2 Vcabuláris cntrlads e classificaçã arquivística Esclarecend sbre a peraçã de classificaçã e de rdenaçã, que lhe é subsequente, Heredia Herrera (1995, p. 263, traduçã livre), define classificaçã cm a açã de separar u dividir um cnjunt de elements estabelecend classes u grups e rdenaçã cm unir tds s elements de cada grup seguind uma unidade de rdem, que pde ser data, u alfabet, u tamanh u um númer. Araúj (2006), discrrend sbre a ctidianidade da classificaçã, define-a cm um prcess de dividir em grups u classes, segund as diferenças e semelhanças. Sbre esse lhar Csta (1998 apud ARAÚJO, 2006, p. 118) bserva que a açã de classificar é parte cnstitutiva das sciedades, na medida em que estã pr tda parte, impregnam a vida scial de frma nipresente, dessa frma, at de classificar Organizaçã d Cnheciment e Diversidade Cultural

5 238 acmpanha tda a trajetória d hmem, send entã necessária, para seu desenvlviment em relaçã a sua visã de mund. A atividade de classificaçã, mais d que uma atividade meramente técnica, deve ser cmpreendida n escp mais ampl das atividades de rganizaçã e representaçã da infrmaçã. A rganizaçã e representaçã d cnheciment é uma disciplina científic-aplicada cuj bjetiv é melhrar a circulaçã da infrmaçã dentr e pr mei de sistemas mediadres s centrs de seleçã, armazenament, recuperaçã e disseminaçã de infrmaçã para prduzir nv cnheciment e/u facilitar acess a [cnheciment] existente (GARCÍA MARCO, 1993, p. 100, traduçã livre). Um ds instruments utilizads pela rganizaçã e representaçã da infrmaçã para ptencializar a circulaçã da infrmaçã é vcabulári cntrlad. Os vcabuláris cntrlads permitem a diminuiçã d us de váris terms para representar uma única infrmaçã u cnceit, assim cm cntribuem para a diminuiçã de ruíds cmunicacinais que pdem existir entre usuáris e sistemas de infrmaçã. Os vcabuláris cntrlads sã ferramentais que crrbram tant para prcess de rganizaçã da infrmaçã, cm para prcess de recuperaçã da infrmaçã, pr iss, se frem utilizads ns plans e/u códigs de classificaçã, pdem ser úteis em relaçã à plissemia de terms que pdem existir n mment da indexaçã e representaçã da infrmaçã. Prtant, s vcabuláris cntrlads atuam cm linguagem dcumentária e sã cnstruíds especialmente para padrnizar e facilitar a entrada e a saída de dads em um sistema de infrmações (KOBASHI, 2008, p. 1); dessa frma, acredita-se que s vcabuláris cntrlads diminuem s prblemas riunds da recuperaçã da infrmaçã prque estes atuam diretamente n cntrle da padrnizaçã terminlógica. O cntrle e a padrnizaçã terminlógica devem ser bservads cm prtunidades para que haja melhrias n prcess de recuperaçã, cmpartilhament e scializaçã da infrmaçã, pis, uma das principais dificuldades que s arquivistas encntram nã é a multiplicidade de terms utilizads para designar s níveis de classificaçã, mas a falta de cnsens sbre significad desses terms, cnfrme argumenta Susa (2006, p. 7). Organizaçã d Cnheciment e Diversidade Cultural

6 239 Principalmente n que diz respeit as usuáris nã especializads, a utilizaçã d vcabulári cntrlad trna-se mais d que necessária, indispensável, uma vez que estes usuáris pderã realizar suas pesquisas de maneira mais prfícua, assim cm será evitad também a dispersã infrmacinal, que é uma risc bastante cmum quand nã existe um instrument de cntrle vcabular. Pr esse mtiv, acredita-se que a classificaçã é ds grandes pilares da arquivística. Os instruments riginads dela vã servir de alicerce para s demais afazeres arquivístics, pr iss, entende-se que existe a necessidade da utilizaçã de utrs instruments que cntribuam em relaçã a tarefa de representaçã e recuperaçã da infrmaçã, principalmente em temps de avançs das tecnlgias, afinal, a classificaçã nã pde respnder mais szinha pela imprtante e atualizada tarefa de busca à infrmaçã cntida ns dcuments de arquiv (SOUSA, 2014, p. 21). 3 Resultads e discussã A análise desenvlvida nessa seçã tma pr base a rganizaçã da subclasse 020 d Plan de Classificaçã d Cnarq (ARQUIVO NACIONAL, 2001), cnfrme apresentad na Figura 2. Cm base nessa subclasse e cm recurs d sftware Thew, cnfrme descrit anterirmente, realizu-se a cnversã ds terms tratads nessa subseçã para a estrutura de um vcabulári cntrlad. Na medida d pssível, mantiveram-se s mesms terms utilizads n Plan de Classificaçã, quand necessári para preservar a estrutura d vcabulári cntrlad u para exemplificaçã fram inserids nvs terms nas relações hierárquicas, assciativas u de equivalência. O Quadr 1 apresenta resultad da cnversã n frmat sistemátic d vcabulári cntrlad. Nesse md de apresentaçã, nã sã mstrads s indicadres de relações entre s terms (TG, TE, TR, USE, UP) e as ntas de escp (SN). A esclha desse md de apresentaçã se deu em funçã ds limites de extensã d trabalh fixads pela rganizaçã d event. ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL ACORDO COLETIVO DE TRABALHO ASSENTAMENTO INDIVIDUAL Organizaçã d Cnheciment e Diversidade Cultural

7 240 CONSELHOS PROFISSIONAIS CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO CONSELHO FEDERAL DE BIBLIOTECONOMIA CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA CONVENÇÃO COLETIVA DE TRABALHO DISSIDIO IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL CADASTRO FUNCIONAL CARTÃO DE IDENTIFICAÇÃO CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL CRACHÁ CREDENCIAL PASSAPORTE DIPLOMÁTICO LEGISLAÇÃO BOLETIM ADMINISTRATIVO BOLETIM ADMINISTRATIVO DE PESSOAL BOLETIM ADMINISTRATIVO DE SERVIÇO DECISÃO DE CARÁTER GERAL DIRETRIZ ESTATUTO ESTUDO DE CARÁTER GERAL NORMA PROCEDIMENTO REGULAMENTO OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS LEI DOS DOIS TERÇOS RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PUBLICA SINDICATO CONTRIBUIÇÃO SINDICAL CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO EMPREGADOR CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO SERVIDOR Quadr 1 Apresentaçã sistemática d vcabulári cntrlad (Fnte: dads da pesquisa) Diante da rede de relações cnceituais estabelecidas entre s terms que fram selecinads d plan de classificaçã d Arquiv Nacinal, pde-se ntar que plan de classificaçã, a partir d us d vcabulári cntrlad trna-se mais clar em relaçã a representaçã da infrmaçã. 4 Cnsiderações finais Independentemente da instituiçã e d tip de suprte, é necessári que tds s dcuments sejam classificads prque só plan de classificaçã pde lhes cnferir sentid necessári de seu us (LOPES, 1996, p. 95). Dessa frma, salientams que a partir da prática de cntrle de vcabulári será pssível atender de md mais eficaz às necessidades infrmacinais ds usuáris, prque a partir da padrnizaçã ds terms utilizads para representar s dcuments será pssível a criaçã de um plan de Organizaçã d Cnheciment e Diversidade Cultural

8 241 classificaçã a partir de uma linguagem clara, de acrd cm a terminlgia das áreas de dmíni cbertas pel arquiv. Em estuds futurs, pretende-se ampliar a amstra e estender experiment de cnversã para utras classes d plan de classificaçã adtad cm mdel. Referências ARAÚJO, C.A.A. Fundaments teórics da classificaçã. Encntrs Bibli, n. 22, p , jul./dez ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Cnselh Nacinal de Arquivs. Classificaçã, tempralidade e destinaçã de dcuments de arquiv relativs às atividades-mei da administraçã pública. Ri de Janeir: Arquiv Nacinal, GARCÍA MARCO, F. J. Paradigmas científics en representación y recuperación de la infrmación. In: GARCÍA-MARCO, Francisc Javier (Ed.). Organización del cncimient en sistemas de infrmación y dcumentación: actas del I Encuentr de ISKO-España, Madri. Zaragza: Universidad de Zaragza, GONÇALVES, J. Cm classificar e rdenar dcuments de arquiv. Sã Paul: Arquiv d Estad, HEREDIA HERRERA, A. Archivística General: tería y práctica. 7. Ed. Sevilla: Servici de Publicacines de la Diputación de Sevilla, KOBASHI, N.Y. Vcabulári cntrlad: estrutura e utilizaçã. Brasília, Escla Nacinal de Administraçã Pública, LOPES, L.C. A infrmaçã e s arquivs: terias e práticas. Niterói: Eduff SMIT, J. W; KOBASHI, N. Y. Cm elabrar vcabulári cntrlad para a aplicaçã em arquivs. Sã Paul: Arquiv d Estad; Imprensa Oficial, SOUSA, R.T.B. Alguns apntaments sbre a classificaçã de dcuments de arquiv. Brazilian Jurnal f Infrmatin Science: research trends, v. 8, n. 1, Classificaçã de dcuments arquivístics: trajetória de um cnceit. Arquivística.net, v. 2, n. 2, p , ag./dez Organizaçã d Cnheciment e Diversidade Cultural