TUTORIAL/MANUAL CONFIGURAR E GERAR NOTAS FISCAIS. Document Version: 1.0 Release Date: 19/02/2013

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1 1 P a g e TUTORIAL/MANUAL CONFIGURAR E GERAR NOTAS FISCAIS Document Version: 1.0 Release Date: 19/02/2013 Author(s) Via Express Informática LTDA. Carlos Belgine Analista de Suporte

2 2 P a g e OBJETIVO O tutorial a seguir tem por objetivo demonstrar de forma simples e objetiva como configurar e realizar a geração de notas fiscais, no WMS Express. CAPITULO 1- PARAMETRIZAÇÃO E CADASTROS NECESSÁRIOS PARA A GERAÇÃO DE NOTA FISCAL NO WMS EXPRESS. Para ser habilitada a opção de gerar a nota fiscal ao confirmar a expedição no WMS Express é necessário que no cadastro do cliente dono dos produtos o mesmo esteja parametrizado como (Operador Logístico), caso o mesmo apresente a UF diferente da UF da filial (ex: UF do cliente (AM), UF da filial (SP)), o sistema irá automaticamente parametrizar a opção (Gerar NF Conta e Ordem de Terceiro). Para parametrizar o cadastro do cliente deve-se seguir no Menu: Cadastros 1- Clientes 1- Clientes e utilizar aba (Parâmetros) conforme exemplo nas figuras 1, 2 e 3. Figura 1- Cadastro Clientes Figura 2- Cadastro Clientes

3 3 P a g e Figura 3- Parâmetros Próxima parametrização necessária é o cadastro do produto, deve-se seguir no Menu: Cadastros 3- Produtos 1-Produtos, seguir na aba (Dados Fiscais), Como no exemplo nas figuras 4, 5 e 6. Figura 4- Cadastro Produtos

4 4 P a g e Figura 5- Cadastro Produtos OBS: Alguns campos no Cadastro de Produto Dados Fiscais estão disponíveis a partir da versão do WMS Express. Figura 6- Dados Fiscais Na tela Cadastro de Produtos, aba Dados fiscais apresenta os campos abaixo, cada um deles será explicado a seguir. CFOP; Alíquotas de ICMS; IVA; Código de Substituição Tributaria (CST); Classificação Fiscal; NCM;

5 5 P a g e No campo CFOP, é obrigatório selecionar para todas as opções de operação: Recebimento; Saída; Conta e Ordem 3º; Caso seja necessário podem-se tornar essas parametrizações de CFOP como padrão, marcando a opção (Padrão), dessa maneira ao cadastrar um novo produto no sistema, o mesmo informará se deseja utilizar o CFOP padrão. Como exemplo na figura 7. Figura 7- Dados Fiscais No campo Alíquota de ICMS, deve-se selecionar: UF Origem; UF Destino; Parametrizar a porcentagem que será cobrada sobre o valor na operação própria, caso seja necessário podem-se tornar essas parametrizações como tabela padrão de alíquotas, marcando a flag (Tabela Padrão), como no exemplo na figura 8. Figura 8- Dados Fiscais Caso a Substituição Tributário seja necessária, no campo IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado), deve-se selecionar: UF Origem; UF Destino; Inserir as porcentagens sobre os valores para: (IVA); (INTRA); Inserir a faixa de data em que será aplicada essa Substituição Tributária sobre a operação de terceiros: (Valid. Inicial); (Valid. Final); Marcar a flag: (Produto com Substituição Tributária), obrigatório; (Tabela Padrão), opcional caso marcado essa flag, tornará a mesma padrão. Como no exemplo na figura 9.

6 6 P a g e Figura 9- Dados Fiscais No campo Código de Situação Tributária sendo necessário, deve-se inserir nos campos secundários: NF Retorno Simbólico: Com Imposto (ICMS); Sem Imposto (ICMS). NF Conta e Ordem 3º: Com Imposto (ICMS); Com Imposto (ICMS, ICMS ST); Sem Imposto (ICMS ST). Como no exemplo na figura 10. Figura 10- Dados Fiscais Próxima parametrização, Cadastro de Inscrição Estadual Virtual, deve-se seguir no Menu: Cadastros D- Cadastro de Inscrição Estadual Virtual,, incluir o numero da inscrição, selecionar o estado e salvar. Dessa forma ao gerar a nota fiscal, caso a UF do destinatário possua inscrição estadual virtual cadastrada, a rotina de geração de nota fiscal preencherá automaticamente o campo (Inscrição Estadual de Substituição),, sendo apresentado na tela de Emissão de Nota Fiscal, como exemplo nas figuras 10, 11 e 12. Figura 11- Cadastro Inscrição Estadual Virtual

7 7 P a g e Figura 12- Cadastro Inscrição Estadual Virtual Figura 13- Cadastro Inscrição Estadual Virtual Caso seja necessário cadastrar no sistema WMS Express um novo CFOP que deverá ser utilizado, deve-se seguir no Menu: Cadastros 4- Natureza de Operação,, incluir o CFOP e salva-lo lo como exemplo nas figuras 13 e 14. Figura 14- Natureza Operação OBS: Ao cadastrar o CFOP,, preencher a descrição do mesmo e marcar esse CFOP como padrão na tela: 3-Parâmetros 1- Configurações Gerais aba Emissão de NF, esse CFOP e descrição estarão presentes na Nota Fiscal.

8 8 P a g e Figura 15- Natureza Operação Caso seja necessário cadastrar uma nova série de nota, deve-se seguir no Menu: Sistema 3- Parâmetros 2- Série Nota Fiscal, no campo (Descrição) inserir a mesma para nova série ex: SERIE 2-NF, no campo (Código) inserir o novo código ex: 01, 02, etc., caso necessário pode-se marcar essa nova série como padrão, marcando a flag (Padrão) e clicar no campo para adicionar a nova série para a grid inferior, r, como exemplo nas figuras 15 e 16. Figura 16- Série Nota Fiscal Figura 17- Série Nota Fiscal Próximo passo, parametrizar as informações que deverão conter na nota, deve-se seguir no Menu: Sistema 3- Parâmetros 1- Configurações Gerais aba Emissão de NF, como no exemplo nas figuras 17, 18 e 19.

9 9 P a g e Figura 18- Configurações Gerais Figura 19- Emissão NF Na aba Emissão de NF deve-se ao lado esquerdo da tela, selecionar: CFOP.: Natureza de Operação NF Devolução, que será utilizado; CFOP.: Natureza de Operação NF Conta e Ord Terc; Transportadora; Estado (armazém), inserir caso necessário: ISS (%), IR (%). Configurar: (Nº de itens da nota); (Tamanho (mm) altura área dos itens); (Nº caracteres campo Dados Adicionais); (Nº caracteres campo corpo da Nota); Na aba Emissão de NF deve-se ao lado direito da tela, configurar: (Dados Adicionais:), caso sejam necessários estarem presentes na nota fiscal gerada, deve-se inserir os mesmos nesse campo. (Adicionar as Referências de Saída aos Dados Adicionais), caso sejam necessários, deve-se marcar a flag para as mesmas. (CFOP.:) (Natureza de Operação NF Fatura), selecionar caso necessário a mesma.

10 10 P a g e (Descrição do Serviço:), caso necessário inserir o mesmo. (Série da NF de Faturas:),, selecionar a série que será utilizada como padrão. (Regime para a geração das Notas Fiscais), selecionar o mesmo que será utilizado, podendo ser: 0- Comum, utilizando este regime, será gerada uma nota/xml para cada Documento de Saída, que tenha sido realizado a derrubada e confirmado. 1- Especial Simples (Consolidar Docs. Saída), utilizando este regime será agrupado vários Documentos de Saída,, que tenham sidos realizados as Derrubadas/Expedições e confirmados, gerando uma única nota/xml para os mesmos. 2- Especial consolidado (Consolidar Expedições), utilizando este regime será agrupado várias Derrubadas/Expedições que tenham sido realizadas e confirmadas, gerando uma única nota/xml para as mesmas, lembrando que numa Derrubada/Expedição pode conter vários Documentos de Saída. OBS: Caso seja utilizado o processo para gerar a nota fiscal Conta e Ordem de Terceiro, o sistema automaticamente utilizará o regime 0- (Comum). (Geração Manual do XML da Nota Fiscal), estando essa flag marcada será necessário gerar o XML da nota fiscal manualmente, na tela dê Emissão de Nota Fiscal. Como no exemplo na figura 19. Figura 20- Emissão NF

11 11 P a g e CAPITULO 2- PARAMETRIZAR O APLICATIVO EXTERNO EXPORTA XML NF-e, PARA EXPORTAR O XML DA NOTA FISCAL. Após as parametrizações do capitulo 1,, o sistema WMS Express estará habilitado para gerar a nota fiscal, porém é necessário que esteja instalado e ativo o aplicativo externo exportador de XML, o Exporta XML NF-e. Dessa forma ao gerar a nota fiscal, o aplicativo ativo exportará o XML da mesma, nos padrões para serem validados e assinados junto ao site do governo o Sefaz. OBS: O processo para subir o XML para o site Sefaz validá-lo e assiná-lo não é realizado por nenhum aplicativo da Via Express, sendo necessário ter instalado um aplicativo próprio para este fim, por ex: o aplicativo AssinadorRS disponibilizado de maneira gratuita no próprio site do Sefaz. Para configurar os parâmetros no aplicativo externo Exporta XML NF-e, deve-se seguir no Gerenciador de Integrações clicar com o botão direito sobre o ícone do mesmo, selecionar a filial a qual será configurado o aplicativo Exporta XML NF-e e clicar em Integrações, como exemplo na figura 20. Figura 21- Gerenciador de Integrações Na tela de configurações, deve-se clicar duas vezes sobre a integração desejada, para que seja aberta a tela de configuração do aplicativo selecionado, o, como no exemplo na figura 21. Figura 22- Gerenciador de Integrações Na tela de parâmetros do Exporta XML NF-e é necessário configurar os diretórios: Diretório de Exportação, local onde serão salvos os arquivos XML gerados no WMS Express; Diretório Temp, local onde será criado o arquivo temporário para a compressão do XLM; Diretório de DANFES (sem valor fiscal), local onde será cria o (arquivo.pdf), para visualização não tendo valor fiscal. OBS: Para os Diretórios Temp e DANFES, não utilizar o mesmo configurado para o Diretório de Exportação. Como no exemplo na figura 22.

12 12 P a g e Figura 23- Exporta XML NF-e Próximo passo, configurar os campos: Gerais, ao marcar essa flag será gerado o (arquivo. Pdf), da nota fiscal sem valor fiscal, somente para visualização de como ficará a nota gerada; Cabeçalho da NF-e,, ao marcar essa flag será inserida a data e hora da saída; Dados Adicionais do Item, ao marcar essas flags serão inseridos as informações para os mesmos, esse campo apresenta as flags: Referência de Entrada; Lote; Serial; Modelo; Validade. Informações ao Fisco,, ao marcar a flag no campo da nota fiscal será inserido as Referências de Entrada. Como no exemplo na figura 23. Figura 24- Exporta XML NF-e

13 13 P a g e Realiza das configurações no aplicativo Exporta XML NF-e, basta fechar a tela para as mesmas, agora se deve ativar o aplicativo clicando duas vezes sobre o box (Ativada) e confirmando em seguida, estando ativo o mesmo box (Ativada) será setado, como exemplo nas figuras 24 e 25. Figura 25- Gerenciador de Integrações Figura 26- Gerenciador de Integrações OBS: O Gerenciador de Integrações está disponível a partir da versão do WMS Express. Estando uma versão anterior em uso, a mesma apresentará os aplicativos externos separadamente, para cada aplicativo um ícone sendo executado ex: ExportaNF-e, ImportaNF-e, ImportaNF-e_Cross,, sendo assim deve-se desconsiderar as imagens quanto ao Gerenciador de Integrações.

14 14 P a g e CAPITULO 3- GERAR NOTA FISCAL NO WMS EXPRESS Realizadas as configurações anteriores, ao criar um Documento de Saída e posteriormente gerar e confirmar a Expedição para o mesmo, ao clicar no botão (Gera NF) será realizada a geração da Nota Fiscal/ XML, conforme regime e série cadastrado como demonstrado no capitulo anterior, sendo possível visualizar a mesma no Menu: Saídas Emissão de Nota Fiscal, como exemplo nas figuras 27 a 33. Figura 27- Expedição Figura 28- Expedição

15 15 P a g e Figura 29- Notas Fiscais geradas Regime 1 Figura 30- Emissão de Nota Fiscal

16 16 P a g e Figura 31- Emissão de Nota Fiscal Regime 1 Figura 32- Emissão de Nota Fiscal Regime 1

17 17 P a g e Figura 33- Emissão de Nota Fiscal Regime 1 Conforme citado anteriormente ao criar um Documento de Saída apresentando o cliente (MG) diferente de onde se encontra a Filial (SP), será necessário utilizar a Nota Fiscal de Conta e Ordem de Terceiro na operação sendo geradas duas notas fiscais, a de Retorno Simbólico sem incidência de imposto para o Destinatário (SP) e outra com a incidência de imposto para o Cliente (MG), como exemplo nas figuras 34 a 45. Figura 34- Notas Fiscais Conta e Ordem de Terceiros

18 18 P a g e Ao gerar a Nota Fiscal por Conta e Ordem de Terceiro,, o sistema informa que para esse processo independente do regime que esteja configurado para a geração da Nota Fiscal, o mesmo assumirá o Regime Comum,, como no exemplo da figura 35. Figura 35- Notas Fiscais Conta e Ordem de Terceiros A seguir a seqüência de mensagens apresentadas no processo da geração da Nota Fiscal de Conta e Ordem de Terceiro, informam ao usuário às ações que o sistema assumirá caso haja algum dado faltante no cadastro dos produtos, para que essas mensagens não ocorram é necessário preencher encher devidamente os dados no Cadastro do Produto, como exemplo nas figuras 36, 37 e 38. Figura 36- Notas Fiscais Conta e Ordem de Terceiros

19 19 P a g e Figura 37- Notas Fiscais Conta e Ordem de Terceiros Figura 38- Notas Fiscais Conta e Ordem de Terceiros

20 20 P a g e Figura 39- Notas Fiscais geradas Conta e Ordem de Terceiros Figura 40- Emissão de Nota Fiscal Conta e Ordem de Terceiros

21 21 P a g e Figura 41- Emissão de Nota Fiscal Conta e Ordem de Terceiros Figura 42- Emissão de Nota Fiscal Conta e Ordem de Terceiros

22 22 P a g e Figura 43- Emissão de Nota Fiscal Conta e Ordem de Terceiros Figura 44- Emissão de Nota Fiscal Conta e Ordem de Terceiros

23 23 P a g e Figura 45- Emissão de Nota Fiscal Conta e Ordem de Terceiros Caso apresentado a situação onde seja necessário realizar uma Derrubada/ Expedição e gerar a nota para a mesma, sendo que o Cliente e Destinatário do Documento de Saída tenham o mesmo CNPJ e estado diferente da Filial, será gerada uma única nota de Retorno de Armazenagem/ Retorno Simbólico constando a incidência de imposto. Como no exemplo nas figuras 46 a 54. Figura 46- Retorno Simbólico com Imposto

24 24 P a g e Figura 47- Retorno Simbólico com Imposto Figura 48- Retorno Simbólico com Imposto

25 25 P a g e Figura 49- Retorno Simbólico com Imposto A seguir a seqüência de mensagens apresentadas no processo da geração da Nota Fiscal informa ao usuário às ações que o sistema assumirá caso haja algum dado faltante no cadastro dos produtos, para que essas mensagens não ocorram é necessário preencher devidamente os dados no Cadastro do Produto, como exemplo nas figuras 50 a 54. Figura 50- Retorno Simbólico com Imposto

26 26 P a g e Como explicado anteriormente, ao gerar uma Nota Fiscal de uma Derrubada/ Expedição apresentando o Cliente e Destinatário com o mesmo CNPJ,, sendo de uma UF diferente da Filial, será gerada uma única nota com a incidência de imposto, como no exemplo nas figuras 51 a 54. Figura 51- Retorno Simbólico com Imposto Figura 52- Retorno Simbólico com Imposto

27 27 P a g e Figura 53- Retorno Simbólico com Imposto Figura 54- Retorno Simbólico com Imposto OBS: Este tutorial tem por objetivo demonstrar de forma simples e objetiva como configurar e realizar a geração de Notas Fiscais e a geração do XML para as mesmas, no WMS Express. Quanto ao processo para Assinar e Validar o XML, é necessário possuir um Software/Aplicativo de terceiros para esse fim cujo mesmo não é de responsabilidade da Via Express. Como também possuir um Certificado Digital homologado junto ao site do Governo o Sefaz. Para maiores informações e detalhes consultar o site:

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