UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA Automação e Gerenciamento Logístico no Setor Gráfico Por Max Silva de Oliveira Orientador Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço Rio de Janeiro 2012

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA Automação e Gerenciamento Logístico no Setor Gráfico Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Logística Empresarial. Por: Max Silva de Oliveira

3 3 AGRADECIMENTOS A Deus, à minha esposa, aos familiares, amigos e todos que acreditaram em mim e me apoiaram nessa árdua caminhada.

4 4 RESUMO Este trabalho foi elaborado para entender e aperfeiçoar o uso e controle de equipamentos e materiais (insumos) de uma gráfica de pequeno porte, ou também conhecida como bureau gráfico; políticas de uso dos equipamentos, suas limitações e a implementação e o desenvolvimento de um Sistema de gerenciamento eficiente dentro de uma logística de serviços, o chamado Sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que possui um papel fundamental para o controle e uma maior integração funcional dentro da empresa, gerando, assim, o bom andamento da cadeia produtiva, otimizando os serviços e minimizando os custos.

5 5 METODOLOGIA Trabalho elaborado através de pesquisa bibliográfica e documental, através de análises de livros relacionados à automação logística comercial e/ou industrial, artigos afins, revistas empresariais e, ainda, através de experiência própria no campo gráfico.

6 6 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 07 CAPÍTULO I - Organização e Logística Interna 09 CAPÍTULO II - Administração de Equipamentos e Materiais 17 CAPÍTULO III - Sistemas de Informação no Bureau Gráfico 24 CONCLUSÃO 37 ANEXO 39 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 40

7 7 INTRODUÇÃO A atividade logística tal qual a conhecemos hoje nem sempre foi tão dinâmica e direcionada a determinadas atividades e serviços. De origem militar, ou seja, concebida para satisfazer as necessidades militares de abastecimento de suprimentos, planejamento de estratégias entre outros, em suas viagens e incursões desde tempos remotos, com o passar dos anos e, sobretudo, com o surgimento de novas atividades, mais especificamente, industriais e comerciais, a atividade logística foi tomando uma nova forma, um novo rumo junto à sociedade que se apresentava diante de si. Durante décadas esse ramo foi sofrendo transformações sempre no sentido de inovação e superação para que a prestação do serviço ficasse cada vez mais otimizada e de qualidade, sem perder o seu valor. O objetivo deste trabalho é demonstrar a rotina de um bureau gráfico que presta serviço dentro de uma instituição educacional, bem como a importância da logística nas suas atividades rotineiras de distribuição funcional, organização de material e consumo consciente, ou seja, prezando pela questão ecológica; enfim, uma série de questões que fazem da logística uma ferramenta importante para uma boa administração. Além disso, a importância da tecnologia nos processos logísticos, o que veio a contribuir relevantemente para aquisição de melhorias dentro da empresa. A utilização dos sistemas ERP s (Enterprise Resource Planning) com grande impacto na rotina das mesmas, acabando com tráfego de informações redundantes, fragmentação das mesmas e de mão de obra; enfim, uma poderosa ferramenta capaz dinamizar as atividades rotineiras de produção. Para isso, o trabalho desenvolve em seus capítulos a rotina do bureau gráfico, a importância de uma boa gestão logística para o bom funcionamento das partes envolvidas no processo gráfico e as melhorias qualitativas que afetam

8 8 diretamente a rotina funcional e, consequentemente, o custo final na contabilidade do bureau gráfico. A primeira parte do trabalho mostra um panorama geral da organização gráfica, de seu funcionamento e sua relação junto aos fornecedores e clientes. A segunda parte aborda a administração de equipamentos (máquinas de reprodução PB/COLOR, e mais), armazenamento de materiais, tais como papel, toners, etc. A terceira parte explicita a importância do sistema ERP dentro da gráfica, bem como para a funcionalidade mais dinâmica do processo de produção e uma maior integração entre os mecanismos que compõe o setor. E, finalmente, a conclusão expressa um estudo qualitativo de melhoras cabíveis dentro do universo gráfico com a ajuda da tecnologia e, mais do que isso, um sistema integrado de informações comuns a todos por meio da rede a fim de minimizar os custos com a mão de obra humana e dar mais dinamismo às tarefas com a ajuda da tecnologia.

9 9 CAPÍTULO I Organização e Logística Interna A logística, hoje, não se resume apenas em transporte e distribuição, e essa imagem se dá graças à sua origem militar. Atualmente, seu papel é importantíssimo para o sucesso ou insucesso das empresas que aproveitaram suas qualidades, tais como planejamento, organização e execução eficiente e, a partir daí moldaram suas características conforme o mercado exigia. A logística, atualmente, abrange quase todos os ramos de atividades presentes em nosso meio, isto é, ela é utilizada de forma sistemática para os diversos tipos de trabalhos em diferentes lugares. De acordo com a definição do Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), a logística é a parte do gerenciamento de cadeias de suprimentos responsável pelo planejamento, implementação e controle, de modo eficiente e eficaz, do fluxo de produtos e informações relacionadas, do ponto de origem até o ponto de consumo. Essa logística de serviços é que rege o nosso trabalho dentro do ramo gráfico. Para tal, procuraremos entender como funciona uma gráfica, ainda que seja de pequeno porte, por isso o nome de Bureau, mas que dispõe dos mesmos mecanismos e conceitos básicos de uma gráfica de grande porte. De acordo com Lenti (2002, p.3),...as atividades logísticas variam segundo os setores comerciais; todavia, em cada caso, servem para administrar de modo completo e coerente todos os fluxos dos materiais, da entrada deles na empresa até sua saída. A logística, de acordo com Ballou (1993, p.24);

10 10 (...) trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes, a um custo razoável. Para uma boa gestão logística também é preciso que haja uma integração entre todos os setores da empresa, de modo que este mecanismo facilite ao máximo o fluxo do trabalho, pois segundo Christopher (1997), o gerenciamento logístico exige que todas as atividades que ligam o mercado fornecedor ao consumidor sejam visto como um sistema interligado. Diz ainda que, Logística é o processo de gerenciamento estratégico da compra, do transporte e da armazenagem de matérias-primas, partes e produtos acabados (além dos fluxos de informação relacionados) por parte da organização e de seus canais de marketing, de tal modo que a lucratividade atual e futura sejam maximizadas mediante a entrega de encomendas com o menor custo associado. (CHRISTOPHER, 2007, p. 3) Dessa forma, uma pequena empresa de serviços gráficos utiliza-se dos mesmos mecanismos que uma empresa de grande porte no que tange ao gerenciamento de operações logísticas para a obtenção de resultados mais eficazes dentro do mundo globalizado e competitivo. A logística é um conjunto de atividades que trata da criação de valor para os clientes, fornecedores da empresa e para todos aqueles que têm interesses nela. O gerenciamento logístico eficaz interpreta cada atividade na cadeia de suprimentos como contribuinte do processo de agregação de valor. Quando pouco valor pode ser agregado, torna-se discutível a existência dessa atividade na cadeia. Todavia, agrega-se valor quando os consumidores estão dispostos a pagar, por um produto ou serviço, mais que o custo de colocá-lo ao alcance deles. Assim, O

11 11 gerenciamento logístico pode proporcionar um grande número de maneiras para aumentar a eficiência e a produtividade e, consequentemente, contribuir significativamente para a redução dos custos unitários. E não somente reduzir custos para obter maiores volumes de vendas. Nesse sentido, percebe se uma conscientização crescente da importância da logística e, que está crescendo cada vez mais em relação ao impacto que a logística tem na lucratividade empresarial. A maior conscientização enfatizou o gerenciamento de todo o processo logístico assumindo maior controle sobre as ações dos fornecedores, distribuidores e clientes a fim de combinar as taxas de produção com a demanda do usuário final. Dessa forma, é possível reduzir inventários, diminuir lead times e reduzir os custos logísticos totais. Segundo Dias (1993, p.17), as razões de tal interesse e maior conscientização pela logística são as seguintes: 1. Rápido crescimento dos custos, particularmente dos relativos aos serviços de transporte e armazenagem; 2. Desenvolvimento de técnicas matemáticas e do equipamento de computação capazes de tratar eficientemente a massa de dados normalmente necessária para a análise de um problema logístico; 3. Complexidade crescente da administração de materiais e da distribuição física, tornando necessários sistemas mais complexos; 4. Disponibilidade de maior gama de serviços logísticos; 5. Mudanças de mercado e de canais de distribuição, especialmente para bens de consumo; 6. Tendência de os varejistas e atacadistas transferirem as responsabilidades de administração de estoques para os fabricantes. A logística poderá ser, portanto, o caminho para a diferenciação de uma empresa aos olhos de seus clientes, para a redução dos custos e para agregação de valor, o que irá ser refletido num aumento da lucratividade. Uma

12 12 empresa mais lucrativa e com menores custos estará, sem dúvida, em uma posição de superioridade em relação aos seus concorrentes. Porém, a logística por si só não alcançará esses resultados, sendo necessário que esteja inserida no processo de planejamento de negócio da organização e alinhada com os demais esforços para atingir sucesso no seu segmento de atuação. Assim, a função logística, para ser bem executada, deve responder a algumas questões básicas, diluídas ao longo da cadeia de suprimento. Para facilitar essa explanação, vejamos que a cadeia pode ser dividida em quatro grandes grupos; o primeiro como sendo o grupo dos fornecedores; o segundo, o grupo de empresas manufatureiras, que transformam as diversas matériasprimas em produtos acabados; o terceiro grande grupo são os centros de distribuição, responsáveis em receber, acondicionar e entregar os produtos ao quarto grande grupo, que são os consumidores finais. As atividades logísticas deverão, em cada um dos quatro grandes grupos, encontrar respostas para algumas questões, quais sejam as aplicações em análise, por exemplo: Fornecedores: de quem se adquirem materiais e componentes. Aqui se pode perceber a importância da atividade logística no desenvolvimento dos fornecedores, uma atividade de fundamental importância, a exemplo do que estão fazendo as montadoras de automóveis, colocando os seus principais fornecedores dentro do seu parque fabril. Manufatureiras: onde se vai produzir, ou seja, onde se vai instalar a fábrica; quanto e quando produzir determinado produto. Aqui fica clara a atividade de planejamento de materiais, pois é a partir das decisões acima que poderá ser definida toda a política de estoques da organização em questão. Centros de distribuição: onde se devem armazenar produtos acabados? Onde se devem armazenar peças de reposição? Quanto se deve armazenar de peças e de produtos acabados? Aqui fica clara a preocupação com o nível de serviço a ser repassado ao consumidor. Muitos produtos em estoque, sejam peças de reposição ou produtos acabados, e diversos locais de armazenagem melhoram, sem sombra de dúvida, o nível de serviço para o consumidor,

13 13 porém com uma consequente elevação dos custos, o que, em ultima análise, diminuirá as vendas devido ao incremento nos preços de venda. Consumidores: este quarto e último grande grupo dentro da cadeia de suprimentos é o ponto central onde desembocam todos os outros grupos. Entretanto, não se deve supor de antemão que a organização será perfeita e atenderá a todos os mercados com a mesma presteza. Nesse sentido, a atividade logística estará preocupada em definir para que mercado será fornecido o produto e com que nível de serviço. É sempre bom lembrar também que a definição do nível de serviço implica um incremento de custos: quanto maior o nível, tanto mais caro. Não fossem suficientes as respostas a todas as questões acima, não se pode esquecer ainda que essas definições logísticas envolvem algumas características fundamentais das organizações, em nível estratégico, como o impacto em múltiplas funções dentro das organizações, a troca ou trade-offs entre objetivos conflitantes, como aumentar vendas, diminuindo custos e barateando os produtos, ou aumentar o nível de serviço, com um acréscimo, em curto prazo, nos custos. Some-se a tais dúvidas a dificuldade de se precisar o custo que sistemas logísticos irão gerar; nesse sentido, análises quantitativas são essenciais para a tomada de decisões inteligentes e científicas, não calcadas no achismo e em sensações estranhas. Não poderíamos deixar de tratar, mesmo que sumariamente, da importância de se traçar uma correta estratégia e como pode ser efetivada. Uma definição estratégica inclui necessidades do negócio, decisões disponíveis e possíveis, tática e visão do desenho e da operação do sistema logístico, além dos critérios de avaliação de desempenho de todo o sistema, indispensáveis para a verificação do rumo que a organização está tomando e dos resultados que as mudanças estão trazendo. Além disso, por se tratar de uma empresa que presta serviços dentro de uma instituição educacional, torna-se necessário uma maior sensibilidade e responsabilidade em torno do trabalho já que este se trata do manuseio de provas, exercícios, livretos e outros de imenso valor para o colégio. Essa

14 14 organização e disponibilidade funcional se fazem mais necessária na medida em que a empresa não dispõe de recursos tecnológicos disponíveis para suprir a mão de obra humana. A partir disso, um planejamento eficiente, uma gestão dos colaboradores com respeito e compromisso e uma administração correta de tudo que envolve esse parque gráfico, pode fazer a diferença nesse mundo globalizado e cada vez mais competitivo. Um bureau também trabalha com grande demanda de pedidos, na maioria das vezes, a curtos prazos. Para dar conta de tanto trabalho, é preciso que haja equipamentos precisos e eficientes, além de operadores experientes e treinados. É necessário, também, que tenha uma logística integrada entre todos os setores da empresa, afim de que haja uma minimização de esforços e, consequentemente, uma otimização do trabalho, garantindo a qualidade final do serviço prestado e, com isso, a satisfação do cliente. Dentre os diversos processos para o gerenciamento de cadeias de suprimentos, a logística é reconhecida como fundamental. O sucesso de qualquer arranjo operacional numa cadeia de suprimentos depende diretamente do componente logístico. (WANKE, 2010, p.2) A finalidade de qualquer sistema logístico é a satisfação do cliente, e todas as pessoas na organização devem ter o serviço ao cliente como meta, de acordo com Fleury (2000). É importante ressaltar, ainda, a manutenção de um bom relacionamento com parceiros comerciais e fornecedores, pois eles darão o respaldo suficiente para o rigoroso cumprimento das datas de entregas dos pedidos. Essa confiança baseia-se na qualidade do serviço prestado, menor custo de aquisição e respeito à data de entrega. Além disso, é relevante a empresa manter um cadastro de fornecedores afim de sempre buscar por melhores condições de mercado, fazendo a cotação de preços e vantagens.

15 15 Para isso, é importante que a empresa tenha uma pessoa qualificada responsável pelo setor de compras, esta que deve estar em total sintonia com a política da empresa, que faça um bom uso do seu conhecimento sobre o LEC (Lote Econômico de Segurança), que é a quantidade ideal a ser adquirida pela empresa na reposição do estoque, fazendo com que esta tenha um custo mínimo possível durante uma compra. Ou seja, aquele que veste a camisa e que será capaz de argumentar de forma objetiva e bem sucedida com os fornecedores, conseguindo, assim, as melhores condições de mercado e ajudando a reduzir os custos com materiais. A partir daí, outros trâmites internos se encarregarão de organizar o expediente. Estes são de suma importância para que os prazos sejam respeitados. Essa integração é importantíssima para alcançar níveis cada vez melhores de serviço. A integração interna, ou seja, o gerenciamento integrado dos diversos componentes/funções do sistema logístico é condição necessária para atingir excelência operacional com baixo custo. Para que isso não aconteça, os trade-offs de custo devem ser conhecidos e a empresa deve contar com estruturas organizacionais (executivo de logística em níveis altos na organização) e tecnologias de informação apropriadas (planos de contingencia e políticas de remediação de falhas). (WANKE, 2010, p.7) Neste contexto, a logística tem como função integrar as diversas funções dentro do bureau, com a ajuda da tecnologia digital e da comunicação, ditando o ritmo do processo de fabricação do trabalho, desde sua entrada na gráfica através de um pedido de requisição que especifica o modo a ser feito e a quantidade, passando pelos setores pertinentes à sua execução, com sua rotina de funcionamento bem caracterizada, com um responsável para cada etapa, tais como atendimento, editoração e digitação, produção, acabamento e finalização, consecutivamente, como mostra as características funcionais de um bureau gráfico:

16 16 Atendimento - Acontece no momento em que as solicitações são recebidas pelo bureau, podem ser solicitadas no balcão de atendimento ou pelo sistema integrado de computadores distribuídos pelo colégio. Funcionamento - As solicitações de trabalhos, provas, apostilas e rotinas dos setores são obrigatoriamente aceitas através de preenchimento de ficha com numeração sequencial de 01 até e registrados no caderno de entradas obedecendo à lista de solicitações ordenadas pela numeração sequencial. O número da ficha de requisição é anexado a solicitação ( ), os dois primeiros algarismos representam o ano de produção, os quatro seguintes indicam o NR e o terceiro, a pasta em que serão arquivados. Peculiaridades referentes às confecções dos trabalhos são passadas diretamente ao funcionário responsável pela elaboração do mesmo. A solicitação entra em processo de editoração. Editoração Processamento dos trabalhos. Quando digitados obedecem ao seguinte procedimento: Digitação Revisão pelo coordenador Ajustes quando necessários, revisão pelo coordenador e envio para produção. As solicitações de editoração eletrônica obedecem ao mesmo processo. Produção e acabamento - As solicitações são enviadas para os equipamentos de acordo com o tipo de solicitação. Após este processo são enviadas para acabamento: grampo, encadernação (envio para a encadernação), Espiral, laminação, dobra, serrilha (envio para a gráfica), etc. Estes são registrados no livro de entrega de solicitações. Finalização - As entregas das solicitações acontecem após a assinatura do portador confirmando o recebimento, o processo é finalizado. Assim, o bureau consegue ter suas ações padronizadas e controladas organizacionalmente, na medida em que, mesmo com a falta de tecnologia de ponta, haja uma logística interna consolidada, o que é essencial para uma integração maior de seus membros e uma preocupação em manter a satisfação do cliente.

17 17 CAPÍTULO II Administração de Equipamentos e Materiais A administração de materiais faz parte da logística empresarial. Pode ser entendida como sendo o conjunto de operações associadas ao fluxo de materiais e informações, desde a fonte de matéria-prima até a entrada na fábrica; em resumo é disponibilizar para produção ; sendo que participam desta área os setores de: Suprimentos, Transportes, Armazenagem e Planejamento e Controle de Estoques. E no ramo gráfico não é diferente, porém com algumas restrições, em se tratando de um bureau. Diante de um mercado tão competitivo, as empresas são obrigadas a estarem buscando a modernização constante, inovações que as colocarão sempre a um estágio na frente das outras. Para o bom funcionamento do bureau gráfico é necessário que este possua equipamentos de boa qualidade e eficiência. Máquinas de alta capacidade de reprodução para atender a demanda de todo o complexo do colégio. Além disso, é preciso que se faça uma análise de custos e procedimentos a serem adotados para evitar o desperdício de materiais (papel, tinta, toners, etc.). Outro fator importante para a economia de insumos é ter um bom planejamento de controle de reprodução, tanto impressões coloridas como as impressões em preto e branco, este que deverá ser acordado junto às coordenações de segmento. Uma armazenagem adequada dos materiais também poderá evitar perdas consideráveis, ao passo que uma organização racional do espaço físico pode otimizar a prática funcional e melhorar as relações de ambiente de tal forma que haja uma maximização do espaço, melhorando a circulação interna e protegendo mais, tanto o maquinário que deve obedecer um limite mínimo de aproximação um dos outros, quanto os produtos estocados. Para isso, varias medidas visando a uma melhoria de armazenamento/distribuição e do processo produtivo devem ser tomadas; os avanços da tecnologia digital e

18 18 da informação, juntamente com a adoção de um gerenciamento canalizado mais específico para os processos, têm sido fundamentais dentro da cadeia. Além de máquinas possantes e precisas, a correta utilização desses equipamentos garantirá a qualidade do serviço, assim como a correta disposição dos materiais. Com tantos equipamentos à disposição e matériasprimas muitas das vezes sensíveis, cabe à empresa dispor não só de uma boa mão de obra, mas também, de um lugar adequado para comportar tudo isso. As decisões de layout têm por objetivo assegurar a máxima utilização do espaço de estocagem, proporcionando a mais eficiente movimentação de materiais. Essa movimentação eficiente se traduz não apenas em menores despesas com equipamento, espaço e mão de obra, mas também em maior flexibilidade para satisfazer eventuais necessidades de mudança e de movimentação de itens. (WANKE, 2010, p.49) Dessa forma, a arquitetura do espaço deve ser planejada de acordo com os equipamentos e a quantidade de matérias. O lugar deve ser refrigerado, pois as máquinas emitem muito calor; estas devem obedecer a um limite mínimo de aproximação entre si e precisam de um espaço adequado para sua movimentação. A conservação do papel também é relevante para o bom funcionamento das máquinas, pois este não pode estar com umidade, o que pode acarretar uma série de atolamentos no maquinário e, consequentemente, o desperdício exagerado de papel, toner, tinta,etc. Para que isso não ocorra, o papel deverá estar alocado devidamente, ou seja, se estiver na caixa, esta não deve estar em contato direto com o chão, se estiver fora, o papel deve ficar dentro de uma estufa constantemente, além de estarem separados por categorias, isto é, conforme seu tamanho, gramatura, cor, tudo devidamente identificado com etiquetas ou códigos de barra, de forma a acelerar o processo de identificação. O toner e os frascos de tinta devem ficar dentro de armários para evitar a exposição com o ar refrigerado e também são separados de acordo com suas características funcionais.

19 19 Com isso, vemos com clareza que uma boa administração de materiais e recursos disponíveis se dá com uma logística objetiva e focada, também, no gerenciamento eficaz de atividades de adequação, conforto, higiene, segurança e salubridade de todos os materiais e do espaço organizacional. Essa conscientização de organização dos materiais e equipamentos impacta diretamente na lucratividade da empresa, ao ponto que a logística é a responsável por eventuais perdas ou ganhos dentro de todo o processo produtivo da empresa. Imprescindivelmente, estamos falando de estoque e armazenagem que são pontos importantíssimos dentro da empresa. Tipicamente, os custos de armazenagem respondem por 19% dos custos logísticos totais. É o segundo maior item de custo logístico, perdendo apenas para os custos de transporte (64%) e pouco a frente dos custos de estoque (17%). (WANKE, 2010, p.47) Wanke diz ainda que sob outra perspectiva, a do faturamento, os gastos com armazenagem representam, em média, 1,4% da receita de uma empresa típica. Ou seja, são custos relevantes para a empresa. Contudo, se for bem gerenciado, logisticamente, também, pode acarretar uma série de benefícios à mesma. Em resumo, A armazenagem, que antes era vista como um custo do negócio, associado à guarda de estoques agora é vista como um instrumento de competição, cuja missão é viabilizar a melhor gestão possível do fluxo físico e de informações dentro de seu ambiente mais moderno. (WANKE, 2010, p.48) Inevitavelmente, esse conceito impacta qualquer cadeia produtiva que tenha uma logística coesa e afiada, e um Bureau reprográfico não poderia escapar dessa evolução também, no sentido de que esses dois itens mexem com os ativos da empresa. De acordo com Ballou (1993) armazenagem e manuseio de

20 20 mercadorias são componentes essenciais do conjunto de atividades logísticas. Os estoques consistem em ativos circulantes necessários que possibilitam o funcionamento dos processos de produção com um mínimo de distúrbio. Representam um investimento significativo por parte da maioria das empresas. Nesse caso, uma gestão adequada, também do estoque, ultrapassa a visão de que a administração do estoque seria apenas mais um processo trivial da cadeia, visto que suas características precedem diversos estágios de tomada de decisão; tais como visibilidade de demanda, tempo de resposta, tipos de operação, produção, distribuição, entre outros. E isso, impacta diretamente as decisões, certas ou erradas, que influenciarão na gestão política de estoques, ou seja, quanto pedir, quando pedir e onde localizar. A importância da gestão de estoque para a logística e para o gerenciamento da cadeia de suprimentos tem se tornado cada vez mais evidente nos meios acadêmico e empresarial. A gestão de estoque em ambientes complexos, como as cadeias de suprimentos compostas por diversos estágios, não é um processo trivial, podendo acarretar impactos significativos nos níveis de serviço ao cliente e nos custos totais. (WANKE, 2010, p.105) Nesse contexto, percebe-se a contribuição que o avanço tecnológico vem fornecendo, no que tange ao gerenciamento destes, tanto às grandes empresas, quanto a um simples bureau, que dispõe de grande quantidade de materiais e equipamentos a serem administrados da melhor forma possível. O desenvolvimento de máquinas cada vez mais modernas e programas específicos voltados para essa área gráfica facilitam e agilizam cada vez mais o processo produtivo gráfico, fazendo com o que a rotina da cadeia seja mais dinâmica, havendo pouca perda de materiais, menos desgaste das máquinas, produzindo o certo na hora certa e na quantidade certa. Essa integração entre operadores, máquinas e softwares específicos consegue manter um padrão dinâmico e com um mínimo de custo possível à empresa, conciliando as

21 21 requisições de trabalhos, as compras junto aos fornecedores e os níveis de estoque de forma magistral, formando o que conhecemos como logística integrada. Mas, uma logística integrada limitada, por se tratar de uma gráfica de pequeno porte voltada apenas para a prestação de serviços internos pertinentes à rotina de uma instituição de ensino. Portanto, não é possível, ainda, a utilização de um sistema de gerenciamento mais amplo, como o Suplly Chain Management, que engloba todas as etapas da cadeia de gerenciamento de suprimento da empresa, desde o fornecedor, até o cliente final, sendo mais do que uma simples extensão da logística integrada. Ou seja, em seu estágio mais avançado, o SCM está sendo utilizado para o planejamento de processos de negócios que integram não só as áreas funcionais da empresa, como também a coordenação e o alinhamento dos esforços de diversas organizações na busca por reduzir custos e agregar o máximo valor ao cliente final. Em suma, o Supply Chain Management consiste no estabelecimento de relações de parcerias, de longo prazo, entre os componentes de uma cadeia produtiva, que passarão a planejar estrategicamente suas atividades e partilhar informações de modo a desenvolverem as suas atividades logísticas de forma integrada, através e entre suas organizações. Com isso, melhoram o desempenho conjunto pela busca de oportunidades, implementada em toda a cadeia, e pela redução de custos para agregar mais valor ao cliente final. Contudo, a busca incessante por novas tecnologias e novos procedimentos capazes de melhorar o atendimento ao cliente sem perder o valor agregado ao serviço e, sobretudo, com o menor custo, fazem o Bureau gráfico melhorar o seu nível de serviço ao cliente, mensurando suas incertezas presentes no processo logístico e quantificando oportunidades de melhorias, mesmo sem dispor, ainda, de uma logística de alto nível, ou seja, ausente de conhecimentos e ferramentas necessárias à utilização de métodos mais avançados. Contudo, para superar essas limitações operacionais, cabe à empresa prover a máxima integração possível entre seus funcionários e difundir os conceitos e metas capazes de levar a empresa ao sucesso, tanto interno quanto externo. Segundo Wanke (2010, p.10), dentre os processos de

22 22 negócios considerados chave para o sucesso no gerenciamento da cadeia de suprimentos cabe destacar: Relacionamento com clientes: consiste no desenvolvimento de equipes focadas nos clientes estratégicos, que busquem um entendimento comum sobre características de produtos e serviços que sejam mais atrativos; Serviço ao cliente: consiste no desenvolvimento de um ponto de contato único para o recebimento das solicitações dos clientes, atendendo-as de forma eficiente e eficaz; Administração da demanda: consiste na captura, compilação e análise dos dados da demanda, a fim de equilibrar continuamente a oferta e a demanda; Atendimento de pedidos: consiste na entrega pontual e sem erros dos pedidos solicitados pelos clientes; Administração do fluxo de produção: consiste no desenvolvimento de sistemas de produção flexíveis, capazes de responder rapidamente às mudanças nas condições de mercado; Compras/suprimento: consiste no desenvolvimento de parcerias com fornecedores a fim de garantir respostas rápidas e a contínua melhoria de desempenho; Desenvolvimento de novos produtos: consiste em assegurar o envolvimento dos fornecedores o mais cedo possível no projeto do produto, na pesquisa e no desenvolvimento. Portanto, no âmbito interno, as pretensões da empresa devem estar coesas às dos funcionários, no sentido de que todos estejam envolvidos, engajados no propósito de crescer juntos, com objetivos e funções bem definidas; o que já acontece no bureau que, mesmo com suas limitações tecnológicas, tem seus setores bem organizados funcionalmente, com suas funções bem caracterizadas e delineadas.

23 23 Enfim, o gerenciamento eficiente e eficaz da cadeia produtiva pode proporcionar não só benefícios de custos, mas também benefícios de valor ao produto/serviço oferecido.

24 24 CAPÍTULO III Sistemas de Informação no Bureau Gráfico Com a globalização, veio à alta competitividade e com esta, a busca incessante por mecanismos que aperfeiçoasse cada vez mais o serviço, de forma que a rotina de trabalho ganhasse mais dinamismo e qualidade. E é nesse contexto que a tecnologia tem um papel primordial na gestão logística atual, a chamada logística moderna, que se baseia na eficácia e eficiência da veiculação de informações referente ao processo produtivo e de negócios. O alto investimento que se faz hoje em melhorias tecnológicas impactam relevantemente o custo das empresas, que visam atender a demanda do mercado, ao menor custo possível, com garantia do valor agregado ao produto oferecido. A partir disso, o bureau gráfico está sendo reestruturado com novos equipamentos, software próprio de gerenciamento do processo produtivo do bureau (ver anexo do quadro esquemático do bureau reprográfico) e novos padrões de utilização para oferecer aos usuários maior dinamismo e transparência no gerenciamento de suas rotinas visando conter o aumento de custos com materiais e excedentes, digitalizando todo o seu acervo, ou seja, provas e exercícios e tudo mais visando economizar tempo, espaço, papel extra, etc. Todo esse esforço efetivo vale para minimizar as perdas com excedentes de insumos, como consta atualmente. Constata-se a ocorrência de um volume excessivo de impressões e fotocópias de documentos, que ultrapassam largamente os números estabelecidos contratualmente com o fornecedor, tornando-se necessário impor limites à utilização dos equipamentos disponíveis aos usuários. Para um controle eficaz o bureau adotará um sistema de cotas de impressão, utilizando um gerenciador de cotas de impressão por usuário. Este gerenciador proporcionará que cada usuário venha a ter direito a uma quantidade especifica de cópias e impressões por um período de 30 dias. Neste sistema cada, professor ou setor, através de seu

25 25 funcionário devidamente autorizado, terá a sua própria cota de impressão a partir da quota definida para seu grupo de usuários. Ao final de cada mês será realizado um levantamento do volume de impressões / fotocópias realizadas. Estas informações serão apresentadas à Diretoria, Coordenações e Gerências no sentido de se desenvolver ações efetivas para manutenção da franquia contratada e redução do consumo de papel. Todas essas medidas visam ampliar o grau de melhoria do atendimento ao cliente e à dinamização do trabalho perante o uso da tecnologia e, consequentemente, à minimização do custo total. Esse é apenas um caso específico onde a tecnologia pode ser bem eficiente no gerenciamento de informações, equipamentos, etc. Apesar disso, algumas empresas ainda olham com desconfiança a implementação de novas tecnologias em determinados segmentos. Isso se deve ao alto custo, à desconfiança ou até mesmo a falta de informações necessárias ao uso de determinadas ferramentas, à resistência de funcionários mais antigos por não se adaptarem às mudanças na rotina de trabalho ou até mesmo por não terem conhecimentos básicos em informática, à falta de profissionais qualificados, falta de confiabilidade nas informações extraídas, entre outros. Antigamente, o processamento de um simples pedido caracterizava-se pela burocracia e lentidão, dada as condições remotas de trabalho, tais como verificação manual, preenchimentos em papel, etc, o que acarretava uma demora maior na preparação do pedido. Com o desenvolvimento da tecnologia, esses trâmites se tornaram mais dinâmicos, mais rápidos e confiáveis, reduzindo muito a preparação dos pedidos. E os responsáveis por essa dinamização produtiva são os sistemas de gerenciamento desenvolvidos, tais como o ERP, WMS, entre outros. Os sistemas de informação são desenvolvidos para melhorar o desempenho das empresas atribuindo um custo operacional adequado e, devem ser vistos como um processo logístico inteligente, de integração entre todos os envolvidos na cadeia. A tecnologia da informação é uma facilitadora das atividades e dos processos organizacionais. Por conseguinte, é muito

26 26 importante para todo gerente e integrantes de uma equipe profissional conheça a TI sob o prisma de seu campo especifico e também sob a perspectiva da TI através de toda a organização e em modelos de integração interorganizacional. (TURBAN; RAINER; POTTER, 2003, p. 14) Ou seja, um sistema de informação bem feito, hoje, é o ponto chave de sucesso para um sistema logístico. Não podendo esquecer que o sistema de informação é diferente de tecnologia da informação, pois o primeiro capta informações necessárias ao processo e o segundo as manipulam através de computadores e programas inerentes ao processo utilizado na cadeia. Portanto, ambos caminham juntos nessa empreitada, nos permitindo toda a visão do processo logístico da empresa, desde estoques, emissão de notas fiscais, entregas de mercadorias, etc. As informações nos permitem fazer previsões e dar respostas ao nosso cliente em tempo real. O sistema de informação é uma peça critica do canal logístico total, desempenhando um conjunto de funções vitais à empresa e que se faz visível na ajuda à otimização de seus ciclos de fluxos de materiais, uma vez que haveria gerenciamento de todos os processamentos requeridos para a circulação eficaz de produtos dentro das restrições definidas pelos níveis de serviços e custos, na utilização dos recursos físicos, colocando todos em seus lugares ao longo da cadeia logística, na construção de um banco de dados necessário e colocação à disposição de ferramentas de suporte às decisões para alocar recursos e usá-los com a máxima eficiência, além de fornecer um meio de monitorar o desempenho operacional e permitir o retorno de informações úteis para o controle de desempenho operacional e para os indicadores logísticos. Nesse contexto, falaremos dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que são sistemas de gerenciamento empresarial, e que conseguem integrar todos os sistemas operacionais da empresa. A sigla ERP (Enterprise Resource Planning) traduzida literalmente significa Planejamento dos Recursos da Empresa.

27 27 Os sistemas integrados de uma empresa, seja esta do porte que for, se faz imprescindível a utilização de um sistema que possibilite o controle total dos diversos processos realizados nas empresas (produção, comercialização, logística e etc.). O Sistema ERP tem essa função, e hoje, com os recursos disponíveis pelas TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação) são cada vez mais importantes para o surgimento de inovações que possibilitem não só encarar em pé de igualdade os concorrentes mais também desenvolver estratégias, produtos e serviços que sejam o diferencial das empresas no seu ramo de atuação. A introdução de um ERP em uma empresa tem impacto enorme em todas as atividades desenvolvidas na empresa. Esse sistema unifica todas as informações necessárias para a administração das empresas. Os sistemas ERP fornecem rastreamento e visibilidade global da informação de qualquer parte da empresa e de sua Cadeia de Suprimento, o que possibilita decisões inteligentes. Pode-se dizer que o ERP é um sistema integrado, que possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, sob uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos de negócios, como a produção, compras ou distribuição, com informações on-line e em tempo real. Em suma, o sistema permite visualizar por completo as transações efetuadas pela empresa, desenhando um amplo cenário de seus negócios. Geralmente, em cada empresa, vários sistemas são desenvolvidos para atender aos requisitos específicos das diversas unidades de negócio, departamentos e escritórios. Por exemplo, o departamento de planejamento da produção utiliza um sistema próprio e o departamento de vendas utiliza outro e assim por diante, e o bureau utiliza seu próprio sistema para gerenciar suas etapas de produção. Dessa forma, a informação fica dividida entre diferentes sistemas. Os principais problemas dessa fragmentação da informação são a dificuldade de obtenção de informações consolidadas e a inconsistência de dados redundantes armazenados em mais de um sistema. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) solucionam esses problemas ao agregar, em um só sistema integrado, funcionalidades que suportam as atividades dos

28 28 diversos processos de negócio das empresas. A tecnologia do sistema ERP nos garante a automação e a informatização desejada e integrada da empresa, dando suporte a toda demanda da organização. Ele possui uma base de dados única capaz de gerenciar todos os outros módulos de gerenciamento da empresa, integrando todos em um só. Dessa forma, torna-se fácil e mais rápido trabalhar com informações diversas, oriundas das mais diferentes partes da empresa, facilitando a tomada de decisão por partes dos gestores. De acordo com Taylor (2005, p.108), O coração do sistema ERP é um conjunto de módulos de planejamento que transforma a demanda antecipada em planejamentos de gerenciamento do suprimento, produção e distribuição. Os outros módulos ajudam as empresas a implementar esses planejamentos, fornecendo suporte computadorizado para as compras, recebimento, vendas e outras operações. Nesse sentido, sua estrutura fortifica as diversas relações intraempresa; seus diversos setores postos em um único local, como mostra a figura abaixo; Figura 1: Estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP. (extraída de DAVENPORT, 1998, p. 124)

29 29 Os módulos citados na figura de Davenport (1998) estão presentes na maioria dos sistemas ERP. Além deles, alguns sistemas ERP possuem módulos adicionais, tais como Gerenciamento da Qualidade, Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Manutenção, entre outros. As funcionalidades dos módulos de um sistema ERP representam uma solução genérica que reflete uma série de considerações sobre a forma que as empresas operam em geral. Para flexibilizar sua utilização em um maior número de empresas de diversos segmentos, os sistemas ERP foram desenvolvidos de forma que a solução genérica possa ser customizada em certo grau, ou seja, suas funcionalidades estão sujeitas ao compromisso que a empresa dispõe dentro de seus requisitos de padronização e customização. Nesse caso, a empresa pode escolher quais módulos deseja colocar em um determinado momento e, mais a frente outros módulos podem vir a ser acrescentados, já que a estrutura do software o permite. Além disso, cada módulo permite que sua estrutura seja manipulada a fim de que se adeque da melhor forma possível às necessidades do processo. Contudo, sua implantação não é tão simples por abranger a parte gerencial da empresa e por necessitar de uma série de modificações prévias. Há algumas metodologias de implantação que podem ser seguidas pelas empresas, ou seja, algumas maneiras de obter o sistema ERP. Segundo Koch, Slater e Baatz (1999), e baseado em observações práticas, existem três principais maneiras de implantar o ERP: Substituição Total e Conjunta (Big Bang) Neste tipo de implantação, que é o mais ambicioso e difícil método de implantação, as empresas substituem todos os sistemas legados ao mesmo tempo e implantam um único sistema ERP por toda a empresa. Embora esta metodologia de implantação tenha predominado para as primeiras implantações, poucas empresas tiveram a ousadia de utilizá-la posteriormente. Nesta metodologia é necessário mobilizar e paralisar toda a empresa e implantar todo o sistema de uma única vez, o que exige um grande

30 30 esforço da empresa, pois ninguém possui experiência em utilizá-lo, portanto não se consegue avaliar se o seu funcionamento está correto. Estratégia de Franquias (Franchising) Esta metodologia é utilizada na maior parte das implementações em empresas que não possuem muitos processos em comum entre suas unidades operacionais. Sistemas ERP independentes são instalados em cada unidade, enquanto os processos comuns, como atualização de livros fiscais, são interligados entre as empresas. Em muitos casos, cada unidade operacional possui sua própria instance para o ERP (o que significa sistemas separados e banco de dados independentes). Os sistemas se comunicam apenas para compartilhar informações necessárias para a empresa avaliar seu desempenho e a participação de cada unidade operacional; ou para procedimentos que não variam entre as unidades, como as políticas de benefícios dos funcionários. Método Slam-dunk Neste método, o ERP define o planejamento de alguns processos-chaves, como os processos financeiros. Este método é utilizado, normalmente, em empresas pequenas que esperam crescer com o ERP. O objetivo, neste caso, é implantar o ERP rapidamente e seguir os processos de reengenharia pré-modelados pelo sistema ERP. Poucas vantagens são conhecidas para implantá-lo para substituir um sistema legado em processos específicos, já que ele é mais caro e os benefícios obtidos são muito reduzidos. Além, ainda, de alguns fatores indispensáveis à implantação do sistema, tais como obter a participação ativa da alta gerência; implementar o gerenciamento de mudanças buscando reduzir o medo dos usuários pouco informados; identificar os usuários-chave, que são indispensáveis em seus respectivos departamentos; escolher com segurança para gerente do projeto um profissional experiente e respeitado, de modo a descaracterizar o ERP como

31 31 um sistema da área de informática, e sim como um redesenho do modelo de gestão e, sobretudo, planejar e realizar treinamentos. Vista à necessidade das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de serviços, os sistemas ERP foram desenvolvidos para atender instantaneamente aos processos, face às novas necessidades da organização. O software facilita a operacionalização de forma a mudar ou expandir as atividades em curso sem perda de tempo durante o processo. Tal pode ser definido como sistemas de informação integrados e são adquiridos na forma de pacotes comercias de softwares a fim de dar suporte a maioria das operações de uma empresa. Eles são pacotes comerciais desenvolvidos a partir de modelos-padrões de processos, que não são específicos para uma determinada necessidade, e sim genéricos, podendo a empresa compradora do sistema adequar-se ou não a eles. Eles integram todas as áreas da empresa, sendo este um grande ganho na utilização destas ferramentas. A empresa obtém integridade e confiabilidade nas informações adquiridas através do sistema, pois a entrada de um dado ocorre uma única vez dentro do sistema, que a partir de então passa a atualizar automaticamente todos os módulos necessários. Eles permitem a adequação das funcionalidades existentes no sistema às da empresa através do processo de parametrização. Este processo consiste na definição de diversos valores que são introduzidos no sistema com o intuito de dimensionar o perfil da empresa e o comportamento do sistema. O ERP em termos gerais é uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios; é um sistema que busca informações em outros sistemas espalhados pela empresa com o principal objetivo de consolidar estas informações em um único sistema. (PINHEIRO, 2009, p. 2)

32 32 Mas esse software poderoso surgiu a partir da evolução de outro sistema de gerenciamento, inicialmente criado para atender a uma demanda menor de requisitos. Os sistemas ERP surgiram a partir da evolução dos sistemas MRP (Material Resource Planning). Neles, foram agregados as funções de programação mestre da produção, cálculo grosseiro de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e, mais recentemente, Sales & Operations Planning. Dessa forma, os sistemas MRP deixaram de atender apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, para atender às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial sobre outros recursos de manufatura. O MRP passou, então, a ser chamado de MRP II (Manufacturing Resource Planning - Planejamento de Recursos de Manufatura). Com o objetivo de ampliar a abrangência dos produtos vendidos, os fornecedores de sistemas desenvolveram mais módulos, integrados aos módulos de manufatura, mas com escopo que ultrapassa os limites da manufatura. Como exemplo, foram criados os módulos de Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, capazes de suportar as necessidades de informação para todo o empreendimento, são denominados sistemas ERP. Assim, este sistema nasce da alta expectativa que as empresas depositaram nele, cujo propósito era corresponder ao desempenho das atividades como num passe de mágica. O que pode ser considerado uma visão perigosa por parte dos gestores, dada à complexidade de implantação do sistema, pois tal exige uma especificação de prioridades estratégicas a serem delineadas nos projetos de sistemas e na definição dos propósitos empresariais. Dentro da logística de um bureau gráfico, essa integração proposta pelo sistema ERP é facilitada ainda mais, visto que a complexidade de instalação e assimilação do sistema é bem menor comparada às empresas de grande porte e, tais benefícios podem ser vistos em decorrência de alguns fatores como a possibilidade de o bureau operar com um único sistema de

33 33 informação que atenda a todas as suas áreas, armazenamento de dados em um banco de dados único e centralizado e orientações a todos os processos em sua cadeia produtiva. Levando em consideração, ainda, que os processos implementados no sistema não se restringem a uma área específica ou algum departamento, ultrapassando, assim, todas as barreiras impostas pelas estruturas departamentais. Diversas são as áreas que se incorporaram ao sistema, de uma forma geral, os setores com uma conotação administrativa e de apoio à produção ingressaram na era da automação. No que tange ao controle da empresa, o sistema ERP impõe uma sistematização do fluxo de informações, permitindo o controle em tempo real, refletindo, assim, sempre a situação atual do funcionamento da empresa. Contudo, vale lembrar que o suporte que o ERP fornece só é válido graças a disponibilidade e integridade das informações contidas nele. Estas que circulam toda a empresa e podem ser acessadas em tempo real por qualquer área da organização. Tudo isso acaba por exigir uma mudança na postura organizacional da empresa, seus padrões e sua cultura. Os sistemas ERP desenvolvidos em outros países adaptam-se à realidade brasileira no que diz respeito às obrigações legais, através do processo chamado de localização. Pelo fato destas implementações representarem mudanças radicais nos sistemas, este é um ponto que deve ser muito bem avaliado. Os fornecedores de sistemas ERP liberam periodicamente versões atualizadas (upgrades) que agregam melhorias, correções de problemas e erros do sistema. Este processo de atualização deve ser flexível e permitir a adequação da nova versão com possíveis personalizações efetuadas no produto. Os sistemas ERP forçam, na maioria das vezes, alterações nos processos produtivos e administrativos, pois é necessária tanto a adaptação do sistema aos processos da empresa, como a adaptação da empresa a determinados processos do sistema. Estas alterações são complexas e podem causar, no início, uma série de inconvenientes, até que todos estejam adaptados à nova realidade. É válido ressaltar também que estas alterações de processos devem estar em conformidade com as estratégias da empresa e