Preparo dos arquivos para cooperação com LILACS

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Lívia Aragão di Castro
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1 Preparo dos arquivos para cooperação com LILACS Objetivo: Aplicar procedimentos para gerar arquivos para envio à LILACS e cópias de segurança Conteúdo desta aula Acesso aos registros para envio à LILACS Preparo de registro para envio à LILACS Artigos de periódicos Artigos de periódicos (registros LILACS- EXPRESS) Monográfico e outros tipos de documentos Envios através do LILACS Submission

2 Procedimentos para cooperação com a LILACS Agora que você já sabe conhece o processo de criação de um registro, vamos ver os procedimentos para cooperar com a LILACS

3 Acesso aos registros para envio à LILACS Os registros certificados pelo Documentalista ficam gravados na base institucional, ou seja, não são exportados automaticamente para a base LILACS. Para que seus registros sejam publicados em LILACS é preciso enviálos para por meio do sistema LILACS Submission. Há duas formas de acessar os registros que você criou: Link da Pesquisa no LILDBI-Web Menu Pesquisar no perfil Editor do LILDBI-Web Vamos ver onde e como acessamos essas duas interfaces:

4 1. Exportação de registros via link de Pesquisa do LILDBI-Web 1 Acessar o LILDBI-Web pela opção Pesquisa

5 1. Exportação de registros via link de Pesquisa do LILDBI-Web 2 Selecionar Formulário avançado

6 1. Exportação de registros via link de Pesquisa do LILDBI-Web 3 Abrir opções de índices de pesquisa

7 2. Exportação de registros via menu Pesquisar no perfil Editor do LILDBI-Web 1 Acessar o LILDBI-Web com o perfil Editor e selecionar a opção Pesquisa

8 2. Exportação de registros via menu Pesquisar no perfil Editor do LILDBI-Web 2 Aqui teremos acesso ao mesmo formulário de pesquisa mostrado na opção 1.

9 Preparo de registros para envio à LILACS É necessário para o LILACS Submission enviá-los de três maneiras distintas, por tipo de documento e procedência dos metadados: Artigos de periódicos: Registros criados no sistema LILDBI-Web. Artigos de periódicos revisados e indexados (registros LILACS- EXPRESS): Registros exportados da LILACS para revisão da descrição e indexação no LILDBI-Web. Monográfico, teses e documentos não convencionais: Todos os outros tipos de documento. Recomentamos que apenas uma pessoa seja responsável pelo envio e controle de registros.

10 Preparo do registro para envio: Artigos de Periódicos 1 No formulário avançado, selecionar a opção Revista e depois clicar em Índice

11 Preparo do registro para envio: Artigos de Periódicos 2 Realizar a busca pelo título abreviado da revista e clicar em mostra índice

12 Preparo do registro para envio: Artigos de Periódicos 3 Selecionar um ou mais fascículos a sere LILACS e clicar em pesquisa enviado para a

13 Preparo do registro para envio: Artigos de Periódicos 4 Na tela de resultado, selecionar os registros que serão exportados e clicar em enviar resultado.

14 Preparo do registro para envio: 5 Artigos de Periódicos Nesta tela, marque as opções: enviar para seu computador no formato, e ISO 2709 (MicroIsis). Depois clicar na opção Envia para gerar e salvar o arquivo ISO com os registros selecionados em seu computador.

Preparo do registro para envio: Artigos de Periódicos revisados e indexados (registros LILACS-EXPRESS): Esse tipo de artigo possui o mesmo procedimento para geração de arquivos ISO dos artigos

Dois pontos importantes: Se a revista é LILACS-Express, deve-se sempre fazer a revisão e indexação do registro publicado na LILACS por meio da importação desse registro no LILDBI-Web.

15 Preparo do registro para envio: Artigos de Periódicos revisados e indexados (registros LILACS-EXPRESS): Esse tipo de artigo possui o mesmo procedimento para geração de arquivos ISO dos artigos criados a partir do LILDBI-Web. Dois pontos importantes: Se a revista é LILACS-Express, deve-se sempre fazer a revisão e indexação do registro publicado na LILACS por meio da importação desse registro no LILDBI-Web. Ver aula Procedimentos de análise e checagem de documentos ou acesse instruçoes na Wiki. Enviar arquivo ISO via LILACS-Submission escolhendo a opção Registros revisados e indexados - LILACS-Express Os registros LILACS-Express são trocados, ou seja, os registros enviados pelos editores são substituídos pelos registros dos CCs, mantendo-se o mesmo ID, por isso o envio do registro evita atraso da publicação desse tipo de registro.

16 Preparo do registro para envio: Monográficos, teses e documentos não convencionais No formulário avançado, selecionar a opção Tipo de literatura e depois clicar em Índice Selecionar o tipo de literatura a ser enviada e clicar em pesquisa.

Preparo do registro para envio: Monográficos, teses e documentos não convencionais Na tela de resultado, selecionar os registros que serão exportados e clicar em enviar resultado.

17 Preparo do registro para envio: Monográficos, teses e documentos não convencionais Na tela de resultado, selecionar os registros que serão exportados e clicar em enviar resultado. Esse resultado mostra todos os registros da base certificada, então devese selecionar apenas os registros novos que ainda não foram enviados. É possível também identificar seus registros por Mês de Entrada. Acesse a Wiki para ter mais detalhes.

18 Preparo do registro para envio: Recomendações finais Acessar a pasta onde o arquivo foi salvo e verificar pelo tamanho do arquivo se o mesmo não esta zerado/vazio Use sempre o mesmo diretório para não se esquecer onde foi gravado o arquivo. Dê nomes únicos e sequenciais para facilitar o controle. Exemplos: CL1.1_v31n1; CL1.1_v31n2; CL1.1_v32n1

CC Mantenha um controle dos arquivos ISO já enviados para

19 Preparo do registro para envio: Recomendações finais Cheque se os registros que pretende enviar já não estão publicados na LILACS. Se sim, somente solicitar inclusão de localização no seu CC Mantenha um controle dos arquivos ISO já enviados para evitar duplicação de envios. Para melhor controle, designar um único responsável pelos envios à LILACS

20 Envios com o LILACS Submission LILACS Submission é o sistema de envio de registros para apoio à cooperação técnica. Objetivos: Otimizar e assegurar o processo de transferência de dados entre CC, CCN, coordenadores de redes temáticas e LILACS; Monitorar status de processamento de lotes de dados enviados; Promover comunicação transparente; Facilitar a gestão da interoperabilidade entre CC e LILACS. Atualmente contempla apenas o envio de arquivos ISO para a LILACS. Mais informações: Acesso:

21 Solicitação de usuário do sistema Para solicitar acesso ao sistema, envie para LILACS com o assunto LILACS Submission - Solicitação de usuário e informe: Nome completo do responsável pelos envios a LILACS Envios com o LILACS Submission Código de Centro Cooperante na rede BVS Gradativamente o de envios para LILACS será desativado. Preparo dos lotes para envio por Tipos de Registros Depois de preparar os arquivos ISOS, mande os registros separados por lotes: Journals = Artigos de revistas descritos e indexados (Não-LILACS Express); Monographs, Thesis and Non conventionals = Documentos dos tipos monográficos, teses, e não convencionais descritos e indexados; Indexed and reviewed records - LILACS Express = Registros indexados e revisados de revistas que participam do LILACS-Express (SciELO ou Editor). Esses registros são enviados pelos CCs para substituirem os registros LILACS- Express carregados automaticamente.

22 Envios com o LILACS Submission Os lotes de registros devem ser salvos e enviados com a extensão.iso. Prefira enviar lotes com um número significativo de registros. Um ou mais fascículos de periódicos completos e vários livros, teses e nãoconvencionais juntos em outro lote. Não enviar arquivos ISO contendo somente um registro. Antes de enviar os lotes ISO, verifique com o Centro Coordenador de sua rede se você deve enviá-los diretamente a eles ou se adotará o LILACS Submission como meio de colaboração com a rede e a LILACS.

23 LILACS Submission Assista o vídeo mostrando o passo-a-passo para envio de arquivos.iso através do LILACS Submission

24 Ver mais Manual de gestão da FI LILACS Manual LILACS Submission

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