A TI NA COMPETITIVIDADE E COORDENAÇÃO DA CADEIA DO LEITE: UMA ANÁLISE NA CIDADE DE LAVRAS-MG

Transcrição

1 A TI NA COMPETITIVIDADE E COORDENAÇÃO DA CADEIA DO LEITE: UMA ANÁLISE NA CIDADE DE LAVRAS-MG André Luiz Zambalde 1 Humberto Ferreira Silva Minéu 3 Jussara Maria da Silva 2 Aleandra Silva Figueira 3 Talestre Maria do Carmo Mário 3 Marcio Fernandes 3 RESUMO O presente trabalho aborda a utilização intra e interorganizacional da tecnologia da informação (TI) por organizações da cadeia do leite na cidade de Lavras-MG. Utilizou-se o método de estudo de caso, para a realização dos estudos junto a cooperativas, laticínios e supermercados. Especialmente no contexto interorganizacional, que será o principal foco do trabalho, os resultados apontam para o predomínio do uso interno da TI, ou seja, aplicações intra-organizacionais. As aplicações relacionadas à coordenação e integração dos componentes da cadeia (interorganizacionais) ainda são limitadas. Verificou-se ainda que ocorre um baixo alinhamento entre TI e estratégia organizacional. PALAVRAS CHAVE: Tecnologia da informação, competitividade, cadeia do leite. TI IN THE COMPETITIVENESS AND COORDINATION OF THE MILK CHAIN: AN ANALYSIS IN THE CITY OF LAVRAS-MG ABSTRACT The present work approaches the use intra-organizational and inter-organizational of the information technology (IT) for organizations of the chain of the milk in the city of Lavras-MG. The method of case study was used, for the accomplishment of the studies realized on cooperatives, milk industries and supermarkets. Especially in the context inter-organizational, that will be the main focus of this work, the results point for the prevalence of the internal use of the IT, ie, applications intra-organizational. The applications related to the coordination and integration of the components of the chain (inter-organizational) is still limited. It was verified although it happens a low alignment between IT and organizational strategy. KEY WORDS: Information technology, competitiveness, chain of the milk. 1. INTRODUÇÃO A resposta das organizações aos impactos da globalização e das mudanças tecnológicas tem sido a busca da competitividade frente ao mercado. Atualmente, essa busca passa a apoiar-se cada vez mais na competência das organizações em se adaptarem às mudanças, na medida em que devem atender ao mercado (demanda). O foco deve ser interno e externo, consistindo basicamente na prática de controle custos e aumento de produtividade e busca de novas formas de integração referenciadas pelo relacionamento com parceiros e a qualidade dos negócios. 1 D.Sc.Engenharia de Sistemas e Computação. Universidade Federal de Lavras/MG UFLA. zamba@ufla.br. 2 Doutorando em Administração. Universidade Federal de Lavras/MG UFLA. 3 M.Sc. Administração. Universidade Federal de Lavras/MG UFLA.

2 Para a cadeia do leite, a informação e seus componentes de processo (ou a Tecnologia da Informação - TI) podem ser considerados os principais elementos de integração entre os agentes. No contexto teórico, entende-se que a TI pode alterar as formas de coordenação da cadeia, contribuindo para que esta se mantenha competitiva, agilizando processos decisórios, racionalizando processos produtivos, aumentado sua produtividade e viabilizando informação de alto nível para todos os componentes da cadeia. O presente trabalho tem com objetivo principal apresentar uma discussão sobre o uso da TI no contexto interorganizacional com foco em seus impactos associados à competitividade e coordenação da cadeia do leite, uma vez que o leite é um produto de grande importância nacional, dadas as suas características alimentares, o que o configura como um produto de destaque econômico e social. 2. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO, COORDENAÇÃO E COMPETITIVIDADE Segundo Furlan (1992) apud Costa et al. (1999) o termo tecnologia da informação (TI) abrange toda e qualquer forma de gerar, armazenar, veicular, processar e reproduzir informação. Este conceito alcança situações que envolvam ou não o uso de equipamentos computacionais. Muitos gestores confundem TI com informação. Deve-se entender que a primeira é veículo para a segunda. E que o foco deve estar em aumentar a eficiência e a eficácia da organização e não o conjunto de ferramentas da TI. Assim, a informação torna-se o combustível para as mudanças estratégicas necessárias à organização. A TI é uma simples ferramenta para realizar essas mudanças (Graeml, 2000; Meirelles, 1994). O uso estratégico da informação pode-se relacionar diretamente com a cadeia de valor das organizações, ou seja, com os contextos interno e externo à organização. No contexto interno, pode-se melhor gerenciar e controlar os ativos. No contexto externo pode-se ampliar os relacionamentos tornando parceiros do negócio tanto fornecedores quanto clientes. Para a cadeia produtiva do leite, pode-se considerar o conjunto das operações de produção e comercialização necessárias para que um produto final chegue ao consumidor. Após esta definição, basta encadear as diversas operações técnicas, comerciais e logísticas necessária à produção (Batalha, 1997). A cadeia do leite compreende, portanto, os segmentos que vão desde a industria de produção de insumos e bens para a pecuária leiteira, até o consumidor final. Mineu (2001), afirma que a importância da TI para a cadeia produtiva esta diretamente relacionada com a capacidade de resposta do sistema produtivo, que por sua vez esta relacionada à capacidade de coordenação das atividades de produção e distribuição, isto é, da capacidade de transmitir informação, estímulos e controles ao longo das etapas seqüenciais que integram o conjunto de atividades necessárias para atender o mercado. Segundo Farina & Zylberstajn (1994) coordenação está relacionada com a capacidade que um sistema tem de se estruturar para atender seus objetivos, que estão relacionados à obtenção de vantagens competitivas, ou seja, à competitividade dinâmica. Segundo esses autores a coordenação também envolve o processo de transmissão de informações para que a cadeia possa responder às mudanças no ambiente competitivo que está inserida. Pode-se dizer que o funcionamento da cadeia será tanto melhor quanto melhor fluírem as informações do mercado para seus segmentos constituintes, e mais rápido se resolverem os problemas distributivos típicos das relações econômicas. Dessa forma, a coordenação está diretamente ligada aos arranjos e relacionamentos existentes entre os agentes da cadeia, contribuindo para o aumento ou diminuição da velocidade do fluxo de informações e para a competitividade ou não da organização e da cadeia como um todo. Farina (1999) aponta que a organização da produção deve refletir sobre a capacidade de reação às mudanças no ambiente competitivo, identificando as oportunidades de lucro e os momentos de ação estratégica. Adotando um critério operacional, a competitividade pode ser definida como a capacidade de

3 sobreviver e, de preferência, crescer em mercados correntes ou novos mercados. Assim, ela pode ser entendida como a capacidade que uma empresa ou um sistema tem para crescer ou sobreviver no mercado. O desafio de sustentar a competitividade é acompanhar as incertezas do ambiente, absorver e provocar inovações tecnológicas em respostas às necessidades de seus clientes e mercados, reintegrando, a cada evento, os processos de transformação e mudança organizacionais. O desafio da competitividade da cadeia agroindustrial do leite, sem nenhuma dúvida, também esta relacionado com a utilização eficaz da TI nos contextos operacional, gerencial e estratégico das organizações. 3. METODOLOGIA O presente trabalho é uma seleção de estudos de caso realizados por alunos do Curso de Pós- Graduação em Administração da Universidade Federal de Lavras. Os principais estudos selecionados são os seguintes: um laticínio, duas cooperativas e dois supermercados, todos localizados na cidade de Lavras/MG, sul do estado de Minas Gerais. As pesquisas realizadas são qualitativas, realizadas no período de setembro a novembro de Foram realizadas visitas às organizações, entrevistando-se membros da diretoria, setor de informática, setor de laticínios e vendas, gerentes de recursos humanos e do setor financeiro. Buscou-se verificar o uso da tecnologia da informação nos vários setores da organização (intraorganizacional) e nas relações com outros agentes da cadeia (interorganizacional). Para coleta de dados foram utilizados questionários estruturantes mistos, abordando desde questões conceituais de coordenação e competitividade, uso da TI nos diversos setores, alterações nos processos, motivação e adequação para a empresa. 4. RESULTADOS E DISCUSSÃO O laticínio, alvo do estudo, é dividido em áreas de gerência, produção/comercialização, vendas, recursos humanos, finanças e controle fiscal. Está a três anos em atividade e vem diversificando o nicho de mercado, particularmente investindo em linhas light. O laticínio recebe leite de 78 (setenta e oito) fornecedores e seu mercado alvo concentra-se nas cidades de Lavras, Poços de Caldas, Belo Horizonte, São Paulo e Rio de Janeiro. Informatizado desde 1999, a empresa conta com três microcomputadores, com rede interne, correio eletrônico e navegação internet. Tem-se também o uso de sistema de código de barras para controle de distribuição. Considera-se aqui como fator limitante a identificação do retorno do investimento e a capacitação de pessoal. Segundo um dos sócios/diretores o acesso mais rápido e a possibilidade de trabalhar com informações mais estruturadas contribui favoravelmente para ampliar a competitividade da empresa. O principal software utilizado é o Quickbook, direcionado a área contábil (controle de entradas e saídas). Além desse software existem algumas rotinas desenvolvidas sob encomenda para operações específicas. A empresa utiliza fax para levantamento e cotação de preços, e chat. Os principais sites visitados são riosnet.com.br e terraviva.com.br. A empresa possui um banco de dados com informações sobre os produtores atualizado anualmente e um com informações do varejo atualizado semanalmente. A maioria dos produtores (fornecedores do laticínio) não estão informatizados. Todo o relacionamento é pessoal. O único processo de troca eletrônica de informações é com o varejo, envolvendo comercialização e controle de qualidade. Fluxo de vendas e distribuição são monitorados por telefone, não há computação de dados no modo eletrônico. Enfim, não há relações de coordenação via tecnologia da informação no contexto da empresa com a cadeia produtiva. Uma das cooperativas componente da pesquisa é considerada uma das maiores do sul de Minas

4 Gerais, atua com café, leite e derivados. A cooperativa possui 18 setores, todos com utilização interna de microcomputadores 20 microcomputadores, 30 terminais e 40 impressoras. Usa a internet através de 12 pontos de acesso. A central e filiais estão interligadas via rede de computadores e comunicação via linha telefônica e modem. Os sistemas foram desenvolvidos na própria empresa utilizando Visual Basic, Oracle e Visual Report. Como pacotes básicos utiliza o Microsoft Office (Word e Excel). Alto custo de investimento e baixa escolaridade são considerados fatores limitantes à informatização. No contexto interorganizacional a cooperativa coloca a disposição dos cooperados acesso via TV ao Agrocast, com informações sobre cotação de café e milho. Não há preocupação de uso da TI para melhorar as relações com os componentes da cadeia. Os principais meios utilizados com fornecedores, produtores e outras cooperativas ainda são o relacionamento pessoal, telefone e jornal cooperativo. Na outra cooperativa pode-se dizer que o processo se configura o mesmo, ou seja, fundamenta-se no uso intraorganizacional da tecnologia da informação. Observou-se também uma falta de comunicação junto aos próprios funcionários, com relação aos investimentos e ferramentas tecnológicas da organização. Dois exemplos claros são os seguintes: endereço ou site internet da cooperativa e telefone 0800 da mesma a maioria dos funcionários da organização não sabem informar sobre estes dois serviços, desconhecem totalmente o endereço internet e o número de telefone para atendimento ao consumidor. Os principais meios de comunicação ainda são o contato pessoal, o telefone, o fax e o jornal cooperativo. Com relação aos supermercados (setor varejista) as exigências de uso da TI são muito superiores. Trata-se da sobrevivência da organização competir com eficiência e diminuir os custos de mão-de-obra (Diretor). Os softwares normalmente são adquiridos de terceiros e envolvem necessariamente o uso de código de barra. Dentre os fatores limitantes à informatização, tem-se a qualificação de pessoal, retorno a médio e longo prazos, alto custo do investimento em software e equipamentos.o principal elemento de informação identificado no contexto dos supermercados foi o site eanbrasil.com.br. Os supermercados estão tentando aprender um pouco mais sobre EDI (troca eletrônica de dados) e o ECR (resposta eficiente ao consumidor), instrumentos considerados poderosos para o gerenciamento das organizações, reduzindo a burocracia e o tempo de trabalho e aumentando a eficiência e eficácia. De uma forma geral pode-se afirmar que os supermercados utilizam como elementos de tecnologia e difusão da informação: a TV, revistas, folders, Internet, , código de barras e integração interna de dados (redes e sistemas integrados). A internet é utilizada para cotações de preços, compra de produtos e contratação de serviços e comunicação de dados no contexto interno e com os bancos. No contexto da cadeia do agronegócio, na prática, observou-se que os supermercados raramente têm contato ou conhecimento do nível de informatização dos fornecedores e muito menos dos segmentos mais distantes desses, como por exemplo, do produtor rural. Por exemplo, uma análise das exigências do mercado à jusante da cadeia (consumidor) não é repassada aos segmentos a montante (atacado, fabricas, agricultor e fornecedores de insumos), para que tenham conhecimento das adaptações necessárias para a sobrevivência da cadeia. Dessa forma, não há uma integração e/ou coordenação entre os elos da cadeia, provavelmente contribuindo para o baixo desempenho de mercado e, conseqüentemente, afetando toda a competitividade da cadeia. 5. CONCLUSÕES A cadeia do leite no Brasil é, sem dúvida, muito dinâmica e de grande importância econômica. Essa dinâmica possibilita inúmeros arranjos estratégicos envolvendo a tecnologia da informação, que podem ser formulados de forma a possibilitar, às organizações que o compõem, manterem-se competitivas no mercado global. No entanto, o que se observa é uma total ausência de uso adequado e estratégico da tecnologia da informação em toda a cadeia e nos segmentos ou organizações da mesma em particular. A que se fortalecer e incentivar estudos, pesquisa e ações nesse sentido.

5 5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BATALHA, M. O. (Coord.). Sistemas agroindustriais: definições e correntes metologogicas. In. BATALHA, M. O. Gestão Agroindustrial. São Paulo/SP: Atlas, FARINA, E. M. Q.; ZYLBERSTAJN, D. Agribusiness, coordenação das relações de conflito e cooperação. São Paulo/SP: Pensa/USP, FARINA, E. M. Q. Competitividade e coordenação dos sistemas agroindustriais: a base conceitual. IN. JANK, M. S. et Al. O agribusiness do leite no Brasil. São Paulo/SP: Pensa/MilkBiz, GRAEML, A.R. Sistemas de informação: o alinhamento da estratégia de TI com a estratégia corporativa. São Paulo/SP: Atlas, MEIRELLES, F. de S. Informática: novas aplicações com microcomputadores. São Paulo/SP: Makron Books do Brasil, MINEU, H. F. S. Utilização intra e interorganizacional da tecnologia da informação numa cooperativa agropecuária no sul de Minas Gerais. Rascunho trabalho de Monografia. Lavras/MG: DAE-UFLA, 2001.