[Abertura e Fechamento de caixa] Focus 10

Transcrição

1 [Abertura e Fechamento de caixa] Focus 10

2 Abertura e Fechamento de caixa A rotina diária da maiorias das lojas é chegar e abrir o caixa do dia para dar inicio ao período de vendas. Ainda existem muitas dúvidas de como abrir e fechar o caixa no Focus 10, por ser um procedimento simples e sem segredos mostrarei a você como realizar esse procedimento. 1 O primeiro passo para abertura do caixa é você clicar em Utilitários > > Abertura de caixa... : Uma nova janela irá se abrir e nela existirão algumas informações importantes como na linha Operador, que indica quem está fazendo essa operação no sistema e Valor caixa, que é a quantia com que o sistema está sendo aberto. Essas informações não tem como serem editadas, então é preciso ficar bem atento com a confirmação dos dados, feito essa conferência basta clicar em Confirmar : Assim é o processo de abertura de caixa no sistema, bem simples, não?! A seguir mostrarei como fazer o fechamento do caixa, que também é bem simples.

3 2 Para realizar o fechamento do caixa no sistema basta você ir em Utilitários > > Fechamento de caixa... : Ao clicar, você pode observar uma nova tela onde terão algumas opções que fazem parte do fechamento de caixa: Fechamento diário Fim do dia: Fechamento final do dia Conferência Parcial de Caixa: É como o fechamento de caixa, mas apenas uma conferência que não fechará seu caixa ao finalizar Movimentações: Onde você pode dar entradas ou saídas do seu caixa

4 3 Antes de fazer o fechamento vamos simular uma retirada do caixa, caso você precise realizar esse procedimento um dia. Basta você clicar na terceira opção Movimentações > > Avançar : Assim que clicar em Avançar, na tela que se abrir terão algumas opções ao lado direito, e para que você entenda melhor o que significa cada uma delas, explicarei a seguir:

5 1 Despesas da loja...: Essa opção deve ser usada quando necessário retirar alguma quantia do caixa da loja para alguma despesa da loja. 2 Pagamento fornecedor...: Para quando se precisa retirar algum valor do caixa para pagar algum fornecedor da loja, seja um fornecedor de armações ou até mesmo o laboratório onde as lentes da óptica são pedidas. 3 Saída p/ pessoal...: Para quando se precisa retirar alguma quantia do caixa para almoçar, comprar uma água ou alguma outra necessidade pessoal que se tenha durante o dia de trabalho. 4 Arredondamento caixa...: Para quando o caixa está com o valor errado, sendo necessária a entrada ou retirada de algum valor (dependendo da diferença). 5 Outras movimentações...: Para quando é preciso dar uma entrada ou saída do caixa da loja para qualquer outra despesa que não se encaixa em nenhuma das citadas acima. 6 Caixa Retaguarda: Para dar entrada ou saída do que pode ser considerado um cofre da loja. Caixa retaguarda pode ser considerado qualquer outro lugar onde você guarde ou retire um valor que não seja o caixa físico normal do estabelecimento. Abaixo vou dar um exemplo simples de uma saída do caixa para pagamento de um fornecedor da ótica:

6 Ao clicar na quarta opção desejada devemos fazer o preenchimentos dos campos que serão mostrados a seguir (numerados de 1 a 6). 1 - Forma: Essa primeira linha sempre ficará automaticamente preenchida de acordo com a opção que selecionou para entrada ou saída do caixa da loja. 2 - Receptor: Pode ser colocada manualmente, o motivo da entrada ou retirada no caixa, nesse exemplo estou simulando uma retirada para pagar um fornecedor de energia elétrica. 3 - Descrição: Para selecionar quem irá receber esse valor, no nosso caso para uma companhia de energia elétrica. 4 - Quantia reais: O valor que está colocando ou retirando do caixa 5 - Via: De onde este valor está sendo retirado ou onde está sendo inserido, seja ele direto do caixa da loja, do banco ou do caixa retaguarda. 6 - Forma: Se o valor retirado/inserido é em dinheiro ou alguma outra forma de pagamento.

7 *Temos o campo Referência e Observação que podem e sempre devem ser preenchidos, para um entendimento do porquê está sendo inserido/retirado esse valor. Após todos os campos preenchidos corretamente, verifique se não falta acrescentar nada, caso esteja tudo correto é só clicar em Salvar.

8 Agora vamos para a parte principal do final do dia, que é o fechamento do caixa no sistema. 4 Para o fechamento final do caixa, vamos selecionar a opção Fechamento diário Fim do dia e em seguida clicar em Avançar : 5 Assim que clicar para avançar, uma janela abrirá e nela existirá um campo que sempre irá aparecer com o valor de R$ 0,00. Nesse campo Valor do caixa deve ser inserido o valor que se tem em caixa no exato momento do fechamento. Ainda com o valor zerado nesse campo prossiga para ver o valor que o sistema registrou em caixa no final do dia, depois volte para essa tela e insira este valor. Então clique em Avançar :

9 6 Na tela seguinte ficam os registros das vendas diárias e do valor recebido em cada uma dessas formas de pagamento, como pode observar na imagem abaixo, após verificar essas informações clique em Avançar :

10 7 Na tela seguinte - que é a terceira tela - constará a data em que o fechamento está sendo executado. Veja o que significa cada item: 1 Fundo de caixa ao abrir: Valor com que o caixa foi aberto no início do dia. 2 Pagamentos em dinheiro: Quantia recebida em dinheiro na loja durante o dia. 3 Outras entradas: Valor acrescentado durante o dia ao caixa da loja (entradas feitas). 4 Despesas: Valor retirado do caixa durante o dia de trabalho (saídas feitas). 5 Total dinheiro em caixa: Valor total do caixa da loja até o momento. *Nessa opção de número 5, você deve anotar a quantia que o sistema te informar e voltar lá na primeira tela onde estava aquele valor de R$ 0,00 (primeira tela do fechamento de caixa), coloque esse valor no lugar dos zeros para poder prosseguir com o fechamento e clique em Prosseguir para finalizá-lo..

11 8 Ao processar, olhe que na tela seguinte temos duas opções, que é para onde você pode fazer a transferência do valor total ou parcial que se tem em caixa. Nesse nosso exemplo temos R$ 238,00 em caixa e quero guardar uma parte desse dinheiro no cofre da loja (caixa retaguarda). Vou te mostrar como fazer essa transferência no próprio fechamento, só que antes vou explicar melhor as opções 1 e 2 que destaquei em vermelho na imagem abaixo: 1 - Conta corrente para a transferência: Se no final do dia você optar por depositar o valor que se tem em caixa no banco, você deve escolher essa opção de número 1 e selecionar o banco em que irá fazer esse depósito. Veja que ao lado tem o campo Conta corrente para a transferência, onde você deve preencher com o valor a ser depositado. 2 - Caixa Retaguarda: Se ao sair da loja você optar por guardar esse dinheiro com você ou em algum outro caixa da loja, você só precisa selecionar a opção Caixa Retaguarda e no campo Quantia a transferir preencher com o valor que irá tirar do caixa da loja.

12 Como pode observar na imagem a seguir no nosso exemplo, vou guardar em outro caixa da loja (caixa retaguarda) a quantia de R$ 188,00. Repare que logo abaixo tem a data do dia seguinte e um pouco à frente a quantia de R$ 50,00, que será o fundo de caixa para a próxima abertura. Verificando se está tudo certo com os valores do fechamento, basta clicar em Processar para confirmar o fechamento do caixa do dia. Aparecendo a mensagem de Processamento concluído clique em OK. Pronto, o caixa do dia está fechado e no dia seguinte é só realizar o processo de abertura, como você aprendeu aqui no início do desse post.

13 Dica Uma dica pra você, se quiser durante o dia ir consultando o que entrou e/ou foi retirado do caixa/banco da loja, basta ir na aba de Administração >> Movimento de caixa e o que constar em azul são as entradas do dia e o que constar em vermelho são as quantias retiradas durante o dia. Bem simples fazer a abertura e fechamento diário do seu caixa, mas se mesmo assim ainda bater aquela dúvida ou insegurança ao realizar o procedimento, basta contatar o Suporte Optidados no chat online e iremos dar à você todo o auxílio necessário. Muito obrigado pela sua atenção!