UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA A IMPORTÂNCIA DO TERMO DE ABERTURA DE UM PROJETO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Por: TATIANA TEIXEIRA GOMES Orientador Prof. Nelsom Magalhães Rio de Janeiro 2012

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA A IMPORTÂNCIA DO TERMO DE ABERTURA DE UM PROJETO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão de Projetos Por: Tatiana Teixeira Gomes

3 3 AGRADECIMENTOS Agradeço aos meus familiares e em especial ao meu companheiro Cláudio Max Rodrigues Silva pelo incentivo e apoio nos momentos de ausência pela dedicação ao curso.

4 4 DEDICATÓRIA A todos os professores e companheiros do curso Gestão de Projetos

5 5 RESUMO Esta pesquisa tem como objetivo apresentar os conceitos consolidados pela sociedade e pelo mercado a respeito de projetos em tecnologia da informação, a fundamentação teórica do termo de abertura do projeto, as entradas, ferramentas, técnicas e saídas do processo elaborar termo de abertura do projeto, abordando sua importância, além dos principais impactos oriundos da sua ausência e como podem influir no fracasso de projetos na área de tecnologia da informação. Demonstra ainda aspectos relevantes na elaboração de um bom termo de abertura, boas práticas sugeridas pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge), abordando com mais detalhes alguns dos processos envolvidos na área de conhecimento do gerenciamento de integração. Por fim, demonstra que uma boa iniciação de um projeto, com a formalização mínima necessária, foco na valorização da comunicação e da qualidade, incrementa sua possibilidade de sucesso, desde que se garantido o seu norteamento por pela produção dos artefatos corretos e pelas boas práticas em gerenciamento de projetos aceitas em todo o planeta.

6 6 METODOLOGIA O desenvolvimento do trabalho teve como base o levantamento de literaturas existentes sobre a importância do termo de abertura na gestão de projetos, edições de livros voltados para a preparação para a certificação de profissionais em gerenciamento de projetos (em destaque o certificado de PMP Project Management Professional emitido pelo PMI Project Management Institute), além de se basear em publicações existentes na internet sobre o assunto, e nas práticas adotadas pelas diversas organizações especializadas em tecnologia da informação ou que possuam esta área em seu organograma. Foram considerados artigos científicos que versam sobre o assunto, composições especializadas e entrevistas com profissionais que atuam na área de gerenciamento de projetos em empresas multinacionais ou de expressão no país e no mundo.

7 7 SUMÁRIO AGRADECIMENTOS... 3 DEDICATÓRIA... 4 RESUMO... 5 METODOLOGIA... 6 SUMÁRIO... 7 INTRODUÇÃO... 8 CAPÍTULO I CAPÍTULO II CAPÍTULO III CONCLUSÃO REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA WEBGRAFIA ÍNDICE... 34

8 8 INTRODUÇÃO A iniciação de projetos nas organizações é algo rotineiro, apesar de as mesmas, em diversos momentos, não terem consciência disso. Mesmo com o crescente aumento da adoção de práticas de gerenciamento de projetos, ainda se observa um alto índice de insucessos na utilização dos projetos. Dentre as práticas sugeridas pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge) em sua 4ª edição, podemos destacar, na área de conhecimento Gerenciamento de Integração, do grupo de Processos de Iniciação, a existência de um processo específico denominado Desenvolver o termo de abertura do projeto (item 4.1, página 74, PMBOK 4ª edição), responsável pela criação do termo de abertura de um projeto, principal insumo para processos de iniciação em diversas outras áreas de conhecimento da mesma ciência. Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto, TAP ou Project Charter, é o processo de desenvolvimento de um documento que formalmente autoriza um projeto ou uma fase do mesmo, bem como sua documentação dos requisitos iniciais que satisfaçam as necessidades e expectativas das partes interessadas. Estabelece uma parceria entre a organização executora e a organização solicitante, iniciando formalmente o projeto. Um gerente de projetos é identificado, selecionado e designado o mais cedo possível, preferivelmente enquanto o termo de abertura está sendo desenvolvido e sempre antes do início do planejamento. É recomendado que o gerente de projetos seja envolvido no desenvolvimento do termo de abertura, uma vez que é esse documento que o supre com a autoridade para usar recursos nas atividades do projeto. Projetos são autorizados por alguém externo aos mesmos, tais como um patrocinador, um escritório de projetos ou um comitê diretivo de portifólio. O iniciador do projeto ou patrocinador deve estar em um nível que seja apropriado para financiá-lo. Eles criam o termo de abertura ou transmitem essa tarefa ao gerente de projetos. A assinatura do iniciador no termo de abertura autoriza o projeto. Projetos são autorizados devido a necessidades dos negócios internos ou a influências externas. Isso normalmente provoca a

9 9 criação de uma análise de necessidades, business case, ou descrição da situação que o projeto tratará. A abertura do mesmo conecta-o à estratégia e ao trabalho em progresso da organização. É influenciado também pela declaração do trabalho do projeto, pelo contrato assinado entre as partes, pelos fatores ambientais da empresa, e pelos ativos de processos organizacionais. Um dos papéis mais importantes do termo de abertura do projeto é registrar e garantir a rastreabilidade, em qualquer tempo das principais expectativas das partes interessadas. Nesse documento é justificada a necessidade de existência do projeto estabelecendo uma diretriz primária para o empenho dos esforços das equipes envolvidas e garantindo uma unidade conceitual sobre o que e como deve ser feito. É neste documento que as principais restrições do projeto são apresentadas. Deve servir de fonte de consulta ao gerente do projeto sempre que se deparar com incontingência conceitual, obscuridade ou para auxiliá-lo a dirimir conflitos entre as partes interessadas. Outro papel importante do termo de abertura é a identificação dos principais riscos do projeto, que caracterizem restrições ao mesmo, como por exemplo, no projeto de construção de uma casa na região serrana do Rio de Janeiro onde frequentemente são identificados aumentos nos índices pluviométricos, a não sinalização no termo de abertura do projeto do risco de não atendimento aos prazos pode se tornar uma dificuldade adicional durante o processo de desenvolvimento do plano de riscos, na hora da identificação desta característica tão impactante. Projetos de TI que utilizem muitos componentes importados e desconsiderem a atual crise mundial tanto econômica quanto financeira tendem a considerar menos importante os impactos durante o planejamento das aquisições, o que pode culminar no risco de desabastecimento e consequentemente impactos em custo e prazos. A qualidade do projeto está intimamente ligada à qualidade dos riscos de projeto identificados nessa fase. A ausência de diretriz orçamentária específica pode fazer com que o projeto se torne custoso ao extremo, fazendo com que surjam necessidades de

10 10 replanejamentos. O orçamento previsto no termo de abertura do projeto leva em consideração não apenas os valores previstos para a realização do projeto como também as estimativas de reservas de contingência. Dentre as restrições de projeto previstas no termo de abertura do projeto cabe ainda destacar a importância do registro das datas-limites, quando assim for necessário. Normalmente essa categoria de restrições motivará a utilização de técnicas de compensação e paralelismo nos cronogramas posto que o fator crítico de fracasso ou sucesso passa a ser a data de entrega do projeto. A correta definição do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto, de conhecimento de todas as partes interessadas, é fundamental para evitar que todo o esforço seja perdido ou subutilizado, com a entrega de algo que não corresponda aos anseios iniciais dos envolvidos. É indispensável à formalização dos requisitos mínimos de um projeto sendo totalmente equivocada a prática do Gold Plating (entrega de funcionalidades fora do escopo acordado, a título de bônus), o que indica uma clara falha no planejamento estratégico e na monitoração e controle do projeto como um todo, atentando contra a credibilidade do gerenciamento deste.

11 11 CAPÍTULO I FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA TERMO DE ABERTURA DO PROJETO Segundo Kim Heldman (2009) a definição de Termo de Abertura do Projeto é o seguinte: O Termo de Abertura do Projeto (que é uma saída do processo Desenvolver Termo de Abertura do Projeto) é o reconhecimento por escrito da existência do projeto. O Termo de Abertura do Projeto documenta o nome do gerente do projeto e concedem a essa pessoa a autoridade para atribuir recursos organizacionais ao projeto. O projeto é oficialmente autorizado quando o Termo de Abertura do Projeto é assinado (p.68) TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Conforme difundido pelo site Artigonal Diretório de Artigos Gratuitos ( o conceito de Tecnologia da Informação (TI) pode ser definido como: O termo Tecnologia da Informação serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da informação. Também é comumente utilizado para designar o conjunto de recursos não humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação da informação, bem como o modo como esses recursos estão organizados em um sistema capaz de executar um conjunto de tarefas..

12 12 GERENCIAMENTO DE PROJETO Segundo Magalhães (2007, página 59): O gerenciamento de serviços de TI é, de forma resumida, o gerenciamento de integração entre pessoas, processos e tecnologias, componentes de um serviço de TI, cujo objetivo é viabilizar a entrega e o suporte de serviços de TI focados nas necessidades dos clientes e de modo alinhado à estratégia de negócio na organização, visando o alcance dos objetivos de custo e desempenho pelo estabelecimento de acordos de nível de serviço entre a área de TI e as demais áreas de negócio da organização. 1.1 PROCESSO DESENVOLVER O TERMO DE ABERTURA De acordo com Kim Heldman (2009), a primeira parada no grupo de Iniciação é um processo chamado Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto. O objetivo é criar o termo de abertura do projeto. O propósito do grupo de Iniciação é autorizar o início de um projeto ou de sua próxima fase. O termo de abertura de um projeto também dá ao gerente autonomia para comprometer os recursos. Em geral, as entradas dos processos do projeto são de natureza informativa ou são as saídas dos processos anteriores já concluídos. As entradas são utilizadas em conjunto com as ferramentas e técnicas para produzirem os resultados de cada processo. Elas costumam ser tangíveis, como um relatório, uma atualização ou uma lista, por exemplo. Para obter a saída, é preciso começar com as entradas.

13 ENTRADAS DO PROCESSO DESENVOLVER TERMO DE ABERTURA O processo desenvolver termo de abertura, segundo Kim Heldman (2009), possui as seguintes entradas: Declaração de trabalho: A declaração de trabalho (DT) é uma descrição narrativa do produto, serviço ou resultado que deve ser produzido pelo projeto. Quando o projeto é interno, esse documento é geralmente redigido pelo patrocinador ou iniciador do projeto com base nos requisitos das necessidades de negócio, produtos ou serviços. Quando o projeto é externo à organização, é o comprador (cliente) quem costuma redigir a DT como parte de um documento de licitação, solicitação de proposta, contrato, entre outros. De acordo com o PMBOK Guide (4ª edição), uma declaração de trabalho deve conter ou considerar a necessidade de negócio, descrição do escopo de produto e o plano estratégico. Necessidade de negócio: A necessidade que o negócio tem de realizar o projeto relaciona-se com a necessidade da própria organização. A necessidade pode basear-se em regulamentações governamentais, avanços tecnológicos, demandas de mercado ou exigência legal. Descrição do escopo do produto: Descreve as características do produto ou serviço do projeto e deve ser documentada. Também deve incluir uma descrição da relação entre a necessidade ou demanda de negócios que está guiando o projeto e os produtos a serem criados. Plano estratégico: É um processo gerencial que diz respeito à formulação de objetivos para a seleção de programas de ação e para sua execução, levando em conta as condições internas e externas à empresa e sua evolução esperada. Parte da responsabilidade do

14 14 gerente de projeto durante o processo de Iniciação é levar em consideração o plano estratégico da empresa. Caso de negócio (Business Case) Documento semelhante à declaração de trabalho, responsável pelo fornecimento de informações necessárias do ponto de vista de um negócio, para determinar se o projeto justifica ou não o investimento. O business case apresenta o resultado dos seguintes fatores: o Demanda de mercado; o Necessidade organizacional; o Solicitação do cliente; o Avanço tecnológico; o Requisito legal; o Necessidade social. Contrato O contrato aplica-se somente se o projeto estiver sendo executado para um cliente externo. O contrato é usado como entrada porque normalmente documenta as condições sob as quais o projeto será executado, prazos e a descrição do trabalho. Fatores ambientais da empresa - Os fatores ambientais da empresa dizem respeito aos fatores internos ou externos ao projeto que causam (ou podem causar) influência significativa em seu sucesso. Os fatores ambientais podem aumentar ou restringir as opções de gerenciamento de projetos e podem ter uma influência positiva ou negativa no resultado. De acordo com o PMBOK Guide (4ª edição), os fatores ambientais incluem: o Cultura, estrutura e processos organizacionais; o Padrões governamentais ou do setor: Padrões e regulamentações de um setor, padrões de qualidade, padrões de produto e mão-de-obra;

15 15 o Infraestrutura: Refere-se à instalação e equipamentos da organização e tecnologia da informação; o Recursos humanos: Refere-se às habilidades e ao conhecimento do pessoal existente; o Administração de pessoal: Instrução para contratação e demissão, treinamento e avaliação de desempenho dos empregados; o Sistema de autorização do trabalho: Define como o trabalho do projeto é autorizado; o Condições de mercado: Teoria da oferta e procura e fatores econômicos e financeiros; o Tolerância a riscos das partes interessadas: Nível de risco que as partes interessadas estão dispostas a enfrentar; o Clima político: Diz respeito tanto ao clima político interno como externo ou influências no projeto ou na organização; o Canais de comunicação estabelecidos na organização: Mecanismos que a organização utiliza para se comunicar interna e externamente; o Bancos de dados comerciais: Refere-se a informações específicas do setor, banco de dados de risco e etc. Ativos de processos organizacionais Os ativos de processos organizacionais são as políticas, instruções, procedimentos, planos, abordagens ou padrões da empresa para condução do trabalho, inclusive do trabalho do projeto. Isso inclui uma enorme gama de elementos que podem afetar diversos aspectos do projeto, tais como políticas e gerenciamento de segurança, critérios de avaliação de desempenho, modelos, controle financeiro, requisitos de comunicação e os procedimentos de gerenciamento de problemas e defeitos, do controle de mudanças e riscos e aqueles utilizados para autorização do trabalho. Os ativos de processos organizacionais dividem-se em duas

16 16 categorias: processos e procedimentos, e base de conhecimento corporativo. Os ativos de processos organizacionais também incluem informações que a empresa aprendeu em projetos anteriores (inclusive como armazenar e recuperar essas informações). Essas informações podem incluir, por exemplo, riscos, avaliações de desempenho, dados de valor agregado e cronogramas de projetos anteriores, e são uma valiosa fonte de conhecimento para o projeto atual. Essas informações também são conhecidas como informações históricas e entram na categoria base de conhecimento corporativo. Se essas informações não forem coletadas e armazenadas não estarão disponíveis no início de um novo projeto. As informações interessantes são: dados financeiros (orçamentos, custos, estouros), informações históricas, lições aprendidas, arquivos de projetos, problemas e defeitos, avaliações de processos e conhecimento do gerenciamento de configuração. 1.3 FERRAMENTA E TÉCNICA DA OPINIÃO ESPECIALIZADA Conforme Kim Heldman (2009, página 72), A busca da opinião especializada é a principal ferramenta e técnica do processo de Iniciação. A ideia é recorrer a indivíduos ou grupos de indivíduos que disponham de treinamento, conhecimento especializado ou competência nas áreas analisadas. Essas pessoas podem ser partes interessadas (Stakeholders), consultores, outras unidades/setores dentro da organização, especialistas em determinados assuntos, o PMO (escritório de projetos), associações profissionais e técnicas (especialistas do setor), grupos industriais e acadêmicos. Durante o desenvolvimento do Plano de Gerenciamento do Projeto a opinião especializada é utilizada para: Adequar o processo para atender às necessidades do projeto;

17 17 Desenvolver detalhes técnicos e de gerenciamento para serem incluídos no Plano de Gerenciamento do Projeto; Determinar recursos e níveis de habilidades necessárias para executar o trabalho do projeto; Determinar o nível de gerenciamento de configuração a ser usado no projeto; Determinar quais documentos do projeto estarão sujeitos ao processo formal de Controle de Mudanças. 1.4 SAÍDAS DO PROCESSO DESENVOLVER TERMO DE ABERTURA O processo desenvolver termo de abertura, segundo Kim Heldman (2009), possui as seguintes saídas: Termo de abertura - O termo de abertura (TA) é a confirmação e reconhecimento oficiais e por escrito da existência de um projeto. Ele associa o trabalho do projeto com as operações contínuas da organização. O termo de abertura estabelece a parceria entre a organização executora e a organização solicitante. Recomenda-se que o Gerente de Projetos participe do desenvolvimento do termo de abertura, uma vez que este supre o gerente com a autoridade necessária para usar recursos nas atividades do projeto. Kim Heldman (2009) Os projetos são autorizados por alguém externo ao mesmo, tal como um patrocinador, um escritório de projetos ou um comitê diretivo de portfólio. Os autorizadores podem criar o termo de abertura ou podem transferir esta tarefa ao gerente de projetos O termo de abertura documenta a necessidade ou demanda empresarial que o projeto foi iniciado para resolver, e inclui uma descrição do produto, serviço ou resultado do projeto. Geralmente é o primeiro documento oficial após o aceite do projeto. O termo de

18 18 abertura costuma ser utilizado para apresentar o projeto à organização. Como esse documento fornece uma descrição uma descrição geral do projeto, das necessidades ou oportunidades de negócios e do propósito do projeto, os gerentes executivos podem ter uma primeira ideia dos benefícios do projeto. O termo de abertura do projeto é composto pelos seguintes itens: o Justificativa do projeto; o Objetivos mensuráveis; o Requisitos de alto nível; o Descrição do projeto/produto de alto nível; o Riscos de alto nível; o Resumo do cronograma macro; o Resumo do orçamento; o Premissas; o Restrições; o Definição do gerente de projetos; o Outros itens importantes para o entendimento e inicialização do projeto. Os bons termos de abertura devem responder às várias dúvidas que as partes interessadas provavelmente terão logo de início.

19 19 MODELO DO TERMO DE ABERTURA Fonte: AVM- Curso de gestão de projetos 2012 Professor Marcelo Viola

20 PROCESSO IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS EM UM PROJETO O grupo de processos de Iniciação possui dois processos. O primeiro é desenvolver o termo de abertura e o outro é identificar as partes interessadas no projeto. Na prática, ambos podem ser executados simultaneamente. Segundo Kim Heldman (2009), o processo identificar as partes Interessadas pode parecer que é um processo da área de conhecimento de Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto, mas é do Gerenciamento das Comunicações. O objetivo deste processo é identificar todas as pessoas envolvidas, afetadas, que influenciam ou são influenciadas pelo projeto e suas expectativas para desenvolver uma estratégia de gerenciamento para minimizar possíveis impactos negativos e amplificar os positivos futuramente no projeto. O PMBOK Guide (4ª edição), afirma que o termo de abertura do projeto forma uma parceria entre a organização que solicita o projeto e aquela que executa o projeto. O termo de abertura sempre deve ser redigido antes do início do grupo de processos de Planejamento. 1.6 PRINCIPAIS PARTES INTERESSADAS Um projeto é bem sucedido quando alcança seus objetivos e atende ou excede as expectativas das partes interessadas. Partes interessadas são as pessoas (ou organizações) que têm algum direito adquirido sobre seus projetos. São as pessoas que estão ativamente envolvidas com o trabalho do projeto ou têm algo a ganhar ou perder como resultado do projeto.

21 21 O processo de identificação das partes interessadas começa identificando quem são os principais envolvidos no projeto. Nesta categoria, normalmente encontramos: Gerente de projetos: O gerente de projetos é quem vai assumir a responsabilidade pelo êxito do projeto e, idealmente, deve participar da redação do termo de abertura do projeto. O termo de abertura identifica essa pessoa e descreve sua autoridade na execução do projeto. Suas principais atribuições são o planejamento, a execução e o gerenciamento das atividades do projeto. A existência do termo de abertura e demais documentos de planejamento criados posteriormente, ao longo do ciclo de vida do projeto, assegura ao gerente que todos saibam e entendam o que se espera deles e o que significa um projeto bem sucedido. Os gerentes são responsáveis pelo estabelecimento dos padrões e políticas dos projetos em que estiverem trabalhando. Também identificam as atividades e tarefas, os recursos necessários, custos e requisitos do projeto, medidas de desempenho e etc. Manter informados o patrocinador do projeto, a equipe e todos os demais interessados é sua tarefa número um. Patrocinador do projeto: é geralmente um executivo na organização com autoridade para delegar recursos ou impor decisões relacionadas ao projeto. O patrocinador do projeto geralmente atua como um tomador de decisões em situações de impasse e é uma das pessoas no caminho do alto escalão. Clientes: A pessoa ou organização que utilizará o produto do projeto. Podem existir várias camadas de clientes. Por exemplo, os clientes de um novo produto farmacêutico podem incluir os médicos que o receitam, os pacientes que o utilizam e as empresas de saúde que pagam por ele. Em algumas áreas de aplicação, os termos cliente e usuário são sinônimos, enquanto em outras, cliente se refere à entidade que adquire o produto do projeto e usuários são os que utilizarão diretamente o produto do projeto.

22 22 Organização executora: A empresa cujos funcionários estão mais diretamente envolvidos na execução do trabalho do projeto. Membros da equipe do projeto: O grupo que está executando o trabalho do projeto. Equipe de gerenciamento de projetos: Os membros da equipe do projeto que estão diretamente envolvidos nas atividades de gerenciamento de projetos. Influenciadores: Pessoas ou grupos que não estão diretamente relacionados à aquisição ou ao uso do produto do projeto, mas que, devido à posição de uma pessoa na organização do cliente ou na organização executora, podem influenciar, positiva ou negativamente, no andamento do projeto. O Escritório de gerenciamento de projetos (EGP) / Project Management Office (PMO): Se existir na organização executora, o PMO poderá ser uma parte interessada se tiver responsabilidade direta ou indireta pelo resultado do projeto. É geralmente uma unidade organizacional centralizada que supervisiona o gerenciamento de projetos e programas de toda a organização. A razão mais comum da empresa abrir um escritório de gerenciamento de projetos é estabelecer e manter procedimentos e padrões para as metodologias de gerenciamento de projetos e gerenciar recursos atribuídos aos projetos no PMO. Em algumas organizações, os gerentes e as equipes de gerenciamento de projeto podem se reportar diretamente ao PMO e são alocados em projetos conforme eles são iniciados. Em outras organizações, o PMO é responsável somente por fornecer funções de suporte aos projetos e dar treinamento aos funcionários em procedimentos e técnicas de gerência de projetos. Há ainda outras organizações que, dependendo do tamanho ou da função, dispõe de especialistas para auxiliar os gerentes nas tarefas de planejamento, cálculo de estimativas e verificação de premissas do negócio. Eles atuam como mentores para os gerentes de projeto menos experientes e como consultores para os mais experientes.

23 23 Gerentes funcionais: Gerentes funcionais são encarregados das tarefas administrativas da organização, providenciam e indicam integrantes das equipes de projeto e conduzem as avaliações de desempenho de seus subordinados. Os gerentes de projeto devem trabalhar com os gerentes funcionais e obter seu apoio para levar o projeto adiante. Estas partes interessadas podem ser definidas logo no início do projeto, em conjunto com a elaboração do termo de abertura do projeto. Além dessas principais partes interessadas, existem vários nomes e categorias diferentes de partes interessadas nos projetos, inclusive internas e externas, proprietários e investidores, fornecedores e contratadas, membros da equipe e suas famílias, agências governamentais e meios de comunicação, cidadãos comuns, grupos temporários ou permanentes de pressão e a sociedade em geral. Nomear ou agrupar as partes interessadas ajuda principalmente a identificar quais pessoas e organizações se consideram partes interessadas. Os gerentes de projetos precisam gerenciar as expectativas das partes interessadas, o que pode ser difícil, pois elas em geral têm objetivos muito diferentes ou conflitantes. As partes interessadas possuem diversos níveis de responsabilidade e de autoridade quando participam de um projeto e eles podem mudar durante o ciclo de vida do projeto. Sua responsabilidade e autoridade variam desde contribuições eventuais em estudos até o patrocínio total do projeto, que inclui o fornecimento de apoio financeiro e político. As partes interessadas que ignoram essa responsabilidade podem ter um impacto prejudicial nos objetivos do projeto. Da mesma forma, os gerentes de projetos que ignoram as partes interessadas podem esperar um impacto prejudicial nos resultados do projeto. A identificação das partes interessadas não é um processo que ocorre uma única vez. Durante o projeto deve ser perguntado aos membros da equipe e partes interessadas se há outras partes interessadas que devem ser uma parte do projeto.

24 24 CAPÍTULO II IMPORTÂNCIA DO TERMO DE ABERTURA DE UM PROJETO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E A SUA NÃO UTILIZAÇÃO NA ELABORAÇÃO DO PROJETO 2.1 OS PRINCIPAIS PROBLEMAS OCASIONADOS PELA NÃO ELABORAÇÃO DO TERMO DE ABERTURA Desenvolver o termo de abertura do projeto é o primeiro processo de gerenciamento de projetos para que esse seja iniciado corretamente e esteja dentro das melhores práticas de gestão de projetos. O PMI (Project Management Institute), organização sem fins lucrativos, criada para fomentar e divulgar as melhores práticas em gerenciamento de projeto desenvolveu um processo responsável por iniciar o projeto, reconhecer a sua existência formalmente e associá-lo ao trabalho operacional da empresa. O processo é simples, útil e, mesmo assim, tão menosprezado pelos gerentes de projetos, em especial os ligados a área de ciências exatas. O Termo de Abertura do Projeto, resultado do processo Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto, poderia evitar muitos transtornos aos gerentes de projetos. As organizações reconhecem a importância de utilizar bons processos e boas técnicas de gerenciamento de projetos para todos os projetos. Estas investem muito tempo estudando e aprendendo as melhores práticas e os novos conceitos em gerenciamento de projetos, mas por que o termo de abertura de projeto é uma etapa ainda tão esquecida? A elaboração do termo de abertura de um projeto é fator importante para que um projeto tenha sucesso, principalmente no que se refere a projetos de Tecnologia da Informação. É raro tomar conhecimento de projetos que deram

25 25 certo sem que fosse criado o termo de abertura do projeto. A razão para os insucessos é exatamente é a ausência de informações que deveriam estar registradas pelo gerente de projeto e acordadas formalmente por todas as partes interessadas e não o foram, tendo como consequência o fracasso com o não atendimento das expectativas das partes interessadas. Em relação à área de Tecnologia da Informação especificamente, há ainda o problema de que muitas vezes quem paga pelo projeto não é quem o compra, não é o quem especifica e tampouco será o usuário do sistema por exemplo. Por esse motivo elaborar o termo de abertura do projeto sabendo qual dos Stakeholders será satisfeito e quem de fato é o seu cliente é um primeiro passo para que um projeto na área de Tecnologia da Informação seja bem sucedido. Outro aspecto importante a se considerar é o perfil do profissional que encontramos nas áreas de TI. Geralmente pessoas acostumadas a fazer antes de planejar, e quando o planeja dificilmente formaliza essa etapa. Postura proativa nem sempre sinonimiza com afobação e ansiedade. Esses são dois dos muitos sentimentos comumente encontrados dentro do ambiente de TI, justificado muitas vezes pela velocidade com que a tecnologia avança os prazos exíguos para apresentação das soluções técnicas, ou mesmo o pelo condicionamento humano a se livrar das dificuldades a qualquer custo, porém, em se tratando de projetos minimamente gerenciados, os riscos de desvios conceituais são mais evidentes quando o planejamento fica restrito às mentes dos envolvidos (mesmo que a representação da solução técnica surja registrada em vários dos infinitos arcabouços tecnicistas que analistas de sistemas, programadores de computadores, engenheiros de softwares, dentre outros, adoram confeccionar). No termo de abertura de um projeto em tecnologia da informação encontram-se as principais diretrizes para o planejamento das demais etapas do gerenciamento desse projeto, logo, a inexistência de tal documento, além da incerteza política que pode gerar, deixando margem para conjecturas a respeito da credibilidade sobre os poderes conferidos ao gerente de projetos,

26 26 aos objetivos principais de existência do próprio projeto, fora a fragilidade com que os desafios são expostos ante uma indiferente postura do patrocinador político, redução do grau de compromisso desse último com o bem-estar da equipe, e a ausência de uma base de expectativas que norteiem todas as etapas conseguintes de desenvolvimento do projeto. Premissas de projeto ou restrições se tornam fragilizadas por conta da não evidenciação das mesmas. As perspectivas de custos ou os limitadores orçamentários podem se tornar um exercício de adivinhações, isso tudo sem contar com a redução sensível da confiança das partes interessadas (exceto o próprio gerente do projeto) de que o cenário desejado por cada envolvido não se distanciará de um ponto comum primariamente desejado.

27 27 CAPÍTULO III TERMO DA ABERTURA DO PROJETO COMO ENTRADAS PARA OUTROS PROCESSOS Como produto resultante do processo Desenvolver o termo de abertura do projeto (4.1), parte integrante da área de conhecimento de Gerenciamento de Integração do Projeto (Capítulo 4), presente no Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o Termo de Abertura do Projeto, TAP, ou Project Charter, figura como entrada para vários outros processos do ciclo de gerenciamento de projetos proposto pelo PMI, a destacar: 3.1 DESENVOLVER O PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO (4.2) Ainda na área de conhecimento de Gerenciamento de Integração do Projeto, o plano de Gerenciamento do Projeto, saída principal deste processo, é o responsável por orientar e gerenciar a execução do projeto (4.3), monitorar e controlar o trabalho do projeto (4.4), realizar o controle integrado de mudanças (4.5), além de encerrar o projeto ou fases do projeto (4.6). Recebe o Termo de Abertura do Projeto como entrada, além das saídas do processo de planejamento, os fatores ambientais da empresa e os ativos de processos organizacionais. Não fosse a presença do TAP para nortear o plano de gerenciamento de projetos com informações a respeito dos objetivos do projeto, o escopo básico a ser contemplado, as limitações e premissas a serem consideradas, pessoas ou organizações envolvidas, dentre outras, dificilmente seus objetivos conseguiriam ser atendidos.

28 COLETAR OS REQUISITOS (5.1) Fazendo parte da área de conhecimento Gerenciamento de Escopo do Projeto (capítulo 5), os processos de coleta que requisitos são os responsáveis pela definição e documentação das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto. O sucesso do projeto é diretamente influenciado pela atenção na captura e gerenciamento dos requisitos do projeto e do produto. Considera, além do termo de abertura do projeto, o registro das partes interessadas, produzindo como saídas a documentação dos requisitos, o plano de gerenciamento dos requisitos e a matriz de rastreabilidade dos requisitos. O termo de abertura do projeto é usado para fornecer os requisitos e a descrição dos produtos em alto nível para que os requisitos detalhados do produto possam ser desenvolvidos. 3.3 DEFINIR O ESCOPO (5.2) É no processo de definição do escopo onde se desenvolve uma descrição detalhada do projeto e do produto. Sua preparação detalhada é crítica para o sucesso e se baseia nas entregas principais, premissas e restrições do projeto que são documentadas durante a iniciação do projeto. Reconhece como entradas, além do termo de abertura do projeto, a documentação dos requisitos, e os ativos de processos organizacionais. Produz, como saídas, a declaração do escopo do projeto e as atualizações dos documentos do projeto. O termo de abertura fornece, como entrada, a descrição em alto nível do projeto e das características do produto a ser gerado. Inclui, ainda, os requisitos de aprovação do projeto. 3.4 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS (10.1) O capítulo 10 do Guia PMBOK versa sobre o gerenciamento das comunicações do projeto. Preocupa-se em assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriadas. Os gerentes de projeto

29 29 empenham um grande percentual de seu tempo em comunicação, seja com sua equipe ou com outras partes interessadas do projeto, internas ou externas à organização, e um conjunto dos processos mais importantes essa área de conhecimento é justamente a identificação das partes interessadas, que considera como entradas o termo de abertura do projeto, os documentos de aquisição, os fatores ambientais da empresa, e seus ativos de processos organizacionais. Geram como saídas diretas o registro das partes interessadas, além da estratégia para o gerenciamento das partes interessadas. É fundamental para o sucesso do projeto que sejam identificadas as partes interessadas desde o início dos esforços, considerando seus graus de interesse, suas ambições, expectativas, importâncias e influências. O termo de abertura do projeto pode fornecer dados importantes sobre as partes interessadas internas e externas à organização, envolvidas e afetadas pelo projeto, tais como os patrocinadores políticos e financeiros, os clientes, os membros da equipe, os grupos e departamentos que participam do projeto, e outras pessoas ou organizações afetadas. 3.5 OUTRAS INFLUÊNCIAS Além dos processos elencados anteriormente, as informações contidas no termo de abertura do projeto influenciam indiretamente nas definições de atividades associadas aos controles dos prazos, dos custos, dos riscos, ao gerenciamento da qualidade do que tem de ser entregue, na organização das aquisições, enfim, em todo o planejamento necessário para a realização do projeto.

30 30 CONCLUSÃO Diante do exposto nos capítulos anteriores, conclui-se que a elaboração do termo de abertura de um projeto na área de Tecnologia da Informação, desde os mais simples aos mais sofisticados, é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. Justificam-se os esforços no convencimento das organizações quanto à formalização dessa etapa, encurtando as distâncias entre as partes envolvidas, reduzindo os riscos, preservando o escopo, garantido a qualidade, sempre dentro do custo e prazo desejado. O processo desenvolver termo de abertura do projeto é parte integrante da área de conhecimento Gerenciamento da Integração do Projeto, responsável pela identificação, definição, combinação, unificação e coordenação dos vários processos e atividades dos grupos de processo de gerenciamento. É nesta fase em que o projeto manifesta suas escolhas sobre alocação de recursos, concessões entre objetivos e alternativas conflitantes e gerenciamento de dependências mútuas entre as áreas de conhecimento. Os processos de gerenciamento são geralmente introduzidos como distintos e com fronteiras bem definidas, enquanto na prática, os mesmos se sobrepõem e interagem de maneira dinâmica. Acompanham o processo Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto os seguintes processos: Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto; Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto; Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto; Realizar o Controle Integrado de Mudanças e Encerrar o Projeto ou Fase. Tão importante quanto o envolvimento do iniciador, ou patrocinador do projeto é a aceitação da organização como um todo, uma vez que os esforços para a integração das diversas áreas de conhecimento que definirão se o projeto terá sucesso ou não é dependente da colaboração de todos. Enquanto o patrocinador colabora com a assinatura dos contratos, com a declaração do trabalho do projeto e apresentando os business cases mais relevantes, ativos de processos organizacionais e os fatores ambientais da empresa completam as principais entradas para o processo Desenvolver o Termo de Abertura do

31 31 Projeto. O produto esperado, o termo de abertura do projeto, se torna o principal subproduto para alimentação dos processos de desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto, de coleta de requisitos, de definição do escopo, e de identificação das partes interessadas. Assim, o termo de abertura do projeto não pode ser considerado como um adicional ao contratado, como uma burocratização desnecessária ao gerenciamento de um projeto, em todo o processo de gerenciamento de projeto de Tecnologia da Informação, mas sim como peça fundamental na garantia do sucesso dos projetos, reconhecimento da competência do gerente de projetos, alinhamento às melhores práticas em gerenciamento de projeto preconizadas pelo PMI e aceitas por toda a comunidade global. Fonte:

32 32 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. Reimpressão. Rio de Janeiro. Elsevier, MAGALHÃES, Ivan Luizio. Gerenciamento de Serviços de TI na Prática. São Paulo. Novatec, MULCAHY, Rita. Preparatório para o Exame de PMP: Para o Exame PMP Atualizado. Sétima Edição. Rio de Janeiro. RMC Publications, INC, PMI Project Institute Management. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (GUIA PMBOK). 4ª edição

33 33 WEBGRAFIA Acessado dia 07/06/ Acessado dia 07/06/ Acessado dia 30/06/ Acessado dia 07/07/ Acessado dia 07/07/ Acessado dia 07/07/ &idprofessor=612&Id_Disciplina=393 VIOLA, Marcelo. Arquivo disponibilizado no Curso de Pós-Graduação em Gestão de Projetos AVM. Disciplina Áreas do Conhecimento na Gestão de Projetos. Rio Janeiro. Ano 2011/2012. Acessado dia 13/07/2012

34 34 ÍNDICE FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTOS 3 DEDICATÓRIA 4 RESUMO 5 METODOLOGIA 6 SUMÁRIO 7 INTRODUÇÃO 8 CAPÍTULO I 11 Fundamentação Teórica 11 CAPÍTULO II 24 Importância do termo de abertura de um projeto e sua não 24 utilização na elaboração do projeto CAPÍTULO III 27 Termo de abertura o projeto como entrada para outros 27 processos CONCLUSÃO 30 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA 32 WEBGRAFIA 33 ÍNDICE 34