SECRETARIA REGIONAL DE EDUCAÇÃO INSTITUTO PARA A QUALIFICAÇÃO, IP-RAM. Manual. de Gestão. Revisão 14

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1 SECRETARIA REGIONAL DE EDUCAÇÃO INSTITUTO PARA A QUALIFICAÇÃO, IP-RAM Manual de Gestão Revisão 14

2 Introdução O presente Manual de Gestão descreve como o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) do Instituto para a Qualificação, IP-RAM (IQ,IP-RAM), satisfaz as disposições da Norma NP EN ISO 9001:2008 e da legislação aplicável à sua atividade. O Sistema de Segurança Alimentar está descrito no Manual de HACCP, onde estão especificados os requisitos do próprio sistema e o modo como o IQ, IP-RAM os cumpre. O sistema de segurança de informação é suportado pelas normas específicas, elaboradas para descrever os respetivos procedimentos. Os compromissos no domínio da Qualidade e o modo concreto de os satisfazer, assumidos pelo IQ, IP-RAM de acordo com as disposições do Manual de Gestão, traduzem-se na aplicação sistemática do ciclo PDCA (sigla em inglês plan, do, check, act, que quer dizer, planear, fazer, verificar e agir) de forma a assegurar que os meios humanos e materiais, promovem a confiança de que os serviços prestados satisfazem as necessidades dos clientes e os requisitos legais aplicáveis. As disposições do SGQ são seguidas pelos Colaboradores do IQ,IP-RAM aquando prestação de serviços aos Clientes/Utentes e na realização de outras tarefas e responsabilidades que lhes estejam atribuídas e que estejam abrangidas pelas mesmas. A Presidente do Conselho Diretivo é a primeira responsável por fazer cumprir as disposições do SGQ do IQ,IP-RAM. A Presidente delega na técnica superior e Gestora da Qualidade, Dra. Délia Franco, a responsabilidade e a autoridade pela implementação, manutenção e dinamização de ações de melhoria do sistema de gestão da qualidade do IQ, IP-RAM. Periodicamente os dirigentes, reveem as disposições do SGQ de modo a que se mantenham as condições necessárias à melhoria contínua do desempenho do IQ,IP- RAM e à satisfação dos seus clientes e partes interessadas. O manual está estruturado da seguinte forma: apresentação da organização e do contexto, campo de aplicação dos requisitos da norma, a nossa Missão, Visão, Valores, Política, Mapa de Processos e a Matriz de Correlação, entre o SGQ e as cláusulas da norma, e a orgânica. As disposições do Manual de Gestão entram de 1

3 imediato em vigor e serão verificadas aquando da revisão do SGQ e/ou sempre que a do Conselho Diretivo considere necessário. Após a sua aprovação este é atualizado no sistema informático, sendo de imediato retirada a revisão obsoleta. Os serviços são informados da nova revisão do Manual. 2

4 Índice 1 APRESENTAÇÃO DO IQ, IP-RAM Estrutura Organizacional Localização Mapa de Pessoal Historial do IQ, IP-RAM 5 2 RESPONSABILIDADE E ATRIBUIÇÕES DO IQ, IP-RAM Declaração e Compromisso de Política Antifraude 10 - Carta de Missão - 3 CONTEXTO ORGANIZACIONAL Missão Visão Valores Política da Qualidade Principais Clientes e Parceiros Modelo de Gestão do IQ, IP-RAM Objetivos Estratégicos CAMPO DE APLICAÇÃO DA NORMA NP EN ISO 9001: MAPA DE PROCESSOS 18 6 MATRIZ DE CORRELAÇÃO 19 7 ORGANIGRAMA 20 8 CONCLUSÃO 21 Motivos de Alteração 22 3

5 1. Apresentação do IQ,IP-RAM 1.1. Estrutura Organizacional O IQ, IP-RAM é uma pessoa coletiva de direito público, dotada de personalidade jurídica, de autonomia administrativa e financeira e património próprio, integrada na administração indireta da Região Autónoma da Madeira, de acordo com o Decreto Legislativo nº 6/2016/M, de 08 de fevereiro. O Instituto prossegue atribuições da Secretaria Regional de Educação, sob a tutela do Secretário Regional de Educação, visando uma maior eficiência, eficácia e qualidade na prossecução dos objetivos comuns no âmbito do Sistema Nacional de Qualificações, com o objetivo de valorizar o ensino e a formação profissional, prosseguidos anteriormente pela Direção Regional de Qualificação Profissional (DRQP) e pela Escola Profissional Dr. Francisco Fernandes (EPFF). O IQ, IP-RAM é dirigido por um Conselho Diretivo, composto por uma Presidente e por uma Vogal. A organização interna dos serviços é composta segundo o modelo de estrutura hierarquizada, conforme previsto na Portaria n.º 114/2016, de 21 de março, que aprovou os Estatutos deste Instituto, republicada na íntegra pela Declaração de Retificação n.º 9/2016, no JORAM, I Série, n.º 56, de 30 de março. A Portaria n.º 115/2016, de 21 de março, regulamentou a Escola Profissional Dr. Francisco Fernandes, tendo a mesma sido republicada, na íntegra, pela Declaração de Retificação n.º 10/2016, no JORAM, I Série, n.º 56, de 30 de março. O organograma é apresentado no capítulo 7 deste Manual Localização O IQ,IP-RAM situa-se na Estrada Comandante Camacho de Freitas, Santo António, a 4 Km do Funchal, tendo os serviços da Escola Profissional Dr. Francisco Fernandes descentralizados da sede Mapa de Pessoal O IQ,IP-RAM conta com 204 colaboradores, distribuídos pelas várias categorias, nomeadamente, Técnicos Superiores, Docentes, Assistentes Técnicos e Operacionais e Monitores de Formação. 4

6 1.4. Historial do IQ, IP-RAM Até 1967, a formação profissional na Região era praticamente inexistente, resumindose a algumas ações de carácter pontual, normalmente realizadas pelas maiores estruturas empregadoras da Região. Com o surgimento, em 1967, da Escola Bastos Machado foi criada a primeira estrutura física de formação da Região, apenas para jovens na área da Hotelaria e Turismo. Em 1976, por força da Instauração do regime autonómico, foram transferidas para a Região competências nas áreas do Emprego e Formação Profissional. No mês de outubro de 1979 foi então inaugurado o Centro de Formação Profissional da Madeira que tinha capacidade para formação qualificante de jovens nas áreas de Construção Civil, reciclagem e aperfeiçoamento e serviços. Em 1988, iniciou-se a formação em regime de alternância, primeiro sistema que aliava a Educação à Formação. Por força dos apoios consignados no primeiro Quadro Comunitário de Apoio Programa Operacional Plurifundos para a R.A.M no (QCA I POPRAM I) verificou-se, a partir de 1990, o grande salto quantitativo neste domínio. Posteriormente, o POPRAM II ( ) trouxe a integração de todos os Programas de Formação Profissional, com repercussões significativas na estrutura de qualificações da Região. Em 1997, através do Decreto Regulamentar Regional n.º 13-E/97/M foi aprovada a orgânica da Direção Regional de Formação Profissional (DRFP), a qual integrou o Centro Regional de Formação Profissional e viu as suas atribuições enriquecidas com o arranque da certificação profissional, inicialmente com a certificação profissional de formadores e, a partir de 2004, com as restantes áreas profissionais. Neste mesmo ano iniciou-se, também, a homologação de ações de formação e a certificação das entidades formadoras. Com o início do QCA III, perspetivou-se um novo ciclo de desenvolvimento no período

7 Os domínios da Educação e Formação, no que concerne ao âmbito de atuação do FSE, foram compatibilizados com o Plano de Desenvolvimento Regional, através do Programa POPRAM III, sendo dada prioridade às políticas de Emprego. A DRFP passou a ser entidade gestora deste Programa. Em 2005, esta instituição foi a primeira entidade pública do país, ligada à Educação e Formação Profissional, a receber a certificação do seu SGQ, na globalidade das suas atribuições, de acordo com a norma NP EN ISO 9001:2000. No mês de novembro de 2006 inaugurou-se o Centro Novas Oportunidades (CNO). A sua missão era a de assegurar, a todos os cidadãos maiores de 18 anos, uma oportunidade de qualificação e certificação, de nível básico ou secundário, adequada ao seu perfil e necessidades. Em 2008, através do Decreto Regulamentar Regional n.º 8/2008/M foi aprovada a orgânica da Direção Regional de Qualificação Profissional (DRQP). No âmbito do QREN (2007/2013), constituiu-se como organismo intermédio do Eixo 1 Educação e Formação do Programa Rumos. A partir de 2010, a DRQP passou a dispor de um instrumento de medição dos objetivos estratégicos e operacionais, Estrutura do SIADAP-RAM1, através do qual passou a ser avaliado o desempenho dos serviços prestados / desenvolvidos. Neste mesmo ano certificou o seu Sistema de Segurança Alimentar - HACCP, de acordo com Codex Alimentarius Código de Boas Práticas Internacionais Recomendadas. Em 2012, absorveu a Coordenação Regional dos Centros Novas Oportunidades. No âmbito do Sistema de Regulação de Acesso a Profissões (SRAP), entre os vários diplomas legais que foram revogados encontrava-se a legislação relativa à emissão de Certificados de Aptidão Profissional (CAP) e Carteiras Profissionais. Em dezembro de 2013 foram extintos os Centros Novas Oportunidades da RAM e criados os Centros para a Qualificação e o Ensino Profissional (CQEP). Em janeiro de 2014 foi autorizado o funcionamento do CQEP da DRQP. 6

8 Em 2015, a DRQP, no âmbito do Programa Operacional da Região Autónoma da Madeira , constituiu-se como organismo intermédio nas várias prioridades de investimento que constam do respetivo contrato da delegação de competências. No corrente ano, 2016, foi criado o Instituto para a Qualificação, IP-RAM (IQ, IP-RAM), através do Decreto Legislativo Regional n.º 6/2016/M, de 08 de fevereiro. Este diploma veio integrar a extinta Direção Regional de Qualificação Profissional, bem como a Escola Profissional Francisco Fernandes (EPFF). 7

9 2. Responsabilidade e Atribuições do Instituto para a Qualificação, IP-RAM Atendendo ao Decreto Legislativo Regional n.º 6/2016/M, de 08 de fevereiro, o IQ, IP- RAM prossegue as seguintes atribuições: a)planear, promover e desenvolver ações de formação no âmbito das diversas modalidades de formação profissional; b)coordenar e executar a política de qualificação, formação e certificação profissional e elaborar a respetiva legislação; c)recolher, analisar e facultar informação sobre as necessidades de qualificação e promover a sua discussão com vista à definição das prioridades de intervenção neste setor; d)propor programas integrados de formação profissional, tendo em conta a situação e perspetivas do mercado de emprego e as características dos grupos socioprofissionais prioritários; e)promover e desenvolver a certificação de entidades formadoras sediadas na Região, nos termos das normas e regulamentação aplicáveis; f)autorizar o funcionamento e acompanhar os cursos de formação inicial pedagógica e o acesso à certificação profissional na área da educação e formação; g)definir e orientar políticas relativas ao sistema de reconhecimento, validação e certificação de competências na RAM; h)promover e desenvolver processos de reconhecimento, validação e certificação de competências, a nível escolar e/ou profissional, na sua área de atuação; i)assegurar a implementação e o desenvolvimento do Sistema Nacional de Qualificação na RAM no âmbito das suas competências; j)promover e desenvolver o acesso e exercício de profissões ou atividades profissionais na RAM garantindo, designadamente, a articulação com o Sistema Nacional de Qualificações; k)promover e implementar sistemas de auditoria e validação da qualidade da formação profissional e assegurar a sua representação em equipas de acompanhamento e avaliação técnico -pedagógica das ações de formação profissional; l)proceder à divulgação das possibilidades de financiamento do Fundo Social Europeu (FSE); m)assegurar a gestão dos assuntos do FSE no âmbito das competências atribuídas nesta matéria; 8

10 n)definir metodologias e padrões de certificação, avaliação e validação técnico pedagógica dos sistemas de formação, de forma contínua, sistemática e global; o)participar e promover o intercâmbio de formas de cooperação e colaboração, bem como outro tipo de relações com outras entidades regionais, nacionais e internacionais em matérias da sua competência; p)colaborar com a Direção Regional de Educação (DRE) nas ações profissionalizantes e de informação e orientação escolar; q)gerir e autorizar em articulação com a DRE a oferta formativa de educação e formação inicial na RAM; r)gerir e autorizar o funcionamento dos cursos de aprendizagem na RAM; s)representar os interesses regionais de acordo com as competências inerentes ao IQ, IP -RAM, designadamente em matérias de qualificação, formação e certificação profissional e FSE; t)colaborar com as entidades competentes, no âmbito do rendimento social de inserção; u)organizar e promover a participação da Região nos campeonatos nacionais, europeus e mundiais das profissões; v)elaborar estudos e prestar apoio técnico sobre assuntos da sua área de intervenção; w)dirigir e superintender todas as atividades desenvolvidas pela Escola Profissional; x)exercer as demais atribuições que lhe forem legalmente cometidas; y)elaborar estudos e prestar apoio técnico sobre assuntos da sua área de intervenção. 9

11 2.1 DECLARAÇÃO E COMPROMISSO DE POLÍTICA ANTIFRAUDE CARTA DE MISSÃO 10

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14 3. Contexto Organizacional 3.1 MISSÃO É nossa missão: coordenação e execução da política regional nos domínios da qualificação, formação e certificação profissional e a gestão do Fundo Social Europeu (FSE) na RAM, no âmbito das competências atribuídas nesta matéria. 3.2 VISÃO Ser reconhecida como organização de excelência, a nível europeu, em todas as vertentes dos serviços do IQ, IP-RAM. 3.3 VALORES Competência; Criatividade; Espírito de Equipa; Ética Profissional; Otimismo; Responsabilidade. 3.4 POLÍTICA DA QUALIDADE Prestar um excelente serviço a todos os interessados, de forma responsável, transparente, racional e eficaz. Para concretizar a política definiram-se orientações a ter em conta no desenvolvimento das atribuições do IQ-IP-RAM: Gerir de forma legal e racional os recursos disponíveis; Promover todos os serviços que o contexto permitir; Atender cordialmente quem nos procura; Facilitar o acesso aos serviços; Desenvolver relações de entreajuda; Orientar/analisar/encaminhar profissionalmente os processos; Inovar as práticas de trabalho; Preservar a imagem do IQ,IP-RAM. 13

15 3.5 PRINCIPAIS CLIENTES E PARCEIROS Atendendo à missão que este Instituto prossegue, os principais clientes e parceiros são: Na área da Formação Profissional, são clientes do IQ, IP-RAM: os jovens a partir dos 15 anos de idade com o 9º ano de escolaridade completo e que pretendam concluir o ensino secundário e/ou obter uma qualificação profissional; os adultos com idade superior a 18 anos e que pretendam concluir o ensino básico ou secundário e obter uma qualificação profissional; Os adultos encaminhados pelos Centros para a Qualificação e o Ensino Profissional; Os adultos com percursos formativos de nível secundário incompletos que pretendem ter acesso a modalidades especiais de conclusão do nível secundário de educação e respetiva certificação; Os ativos que procuram uma formação de reciclagem na área dos serviços pessoais (cabeleireiro e estética): e ainda os adultos que pretendem aprofundar as suas competências profissionais e relacionais, tendo em vista o exercício de uma ou mais atividades profissionais, uma melhor adaptação às mutações tecnológicas e organizacionais e o reforço da sua empregabilidade. Nesta área, o IQ, IP-RAM conta com os seguintes parceiros: empresas que colaboram na componente da Formação Prática em Contexto de Trabalho (FPCT); IEM - Instituto de Emprego da Madeira, IP-RAM; IEFP - Instituto de Emprego e Formação Profissional, IP; ANQEP Agência Nacional para a Qualificação e Ensino Profissional, IP; ISSM Instituto de Segurança Social da Madeira; Centros de Formação Profissional Franceses: Afforbat Vendée e Esfora e DRE - Direção Regional de Educação. No âmbito da autorização de funcionamento de cursos de formação, são clientes os profissionais que procuram uma autorização como formadores e as entidades formadoras com cursos de formação pedagógica de formadores. Como parceiros o IQ, IP-RAM conta com o Centro Nacional de Qualificação de Formadores/Instituto de Emprego e Formação Profissional nomeadamente, na partilha da Plataforma NETFORCE, o Portal para a Formação e Certificação de Formadores e a Agência Nacional para a Qualificação e o Ensino Profissional (ANQEP). 14

16 Na área do Centros para a Qualificação e o Ensino Profissional, o IQ, IP-RAM possui como clientes, os adultos com mais de 18 anos ; Para poder prestar um serviço adequado e abranger o máximo de cidadãos, foram estabelecidas parcerias com as seguintes entidades: Zona Militar da Madeira; Instituto de Emprego da Madeira; DRE - Direção Regional de Educação; diversas Escolas; ANQEP Agência Nacional para a Qualificação e o Ensino Profissional, IP; Na área da Coordenação da Rede Regional dos Centros para a Qualificação e o Ensino Profissional RAM, o IQ, IP-RAM possui como clientes os 3 CQEP S existentes na RAM. Para poder desenvolver um serviço de qualidade, foram estabelecidas parcerias com as seguintes entidades: ANQEP Agência Nacional para a Qualificação e Ensino Profissional, IP; DRE - Direção Regional de Educação; Instituto de Emprego da Madeira e CSSM Centro de Segurança Social da Madeira. Na vertente da Certificação de Entidades Formadoras, os principais clientes são as entidades formadoras que pretende certificar e/ou alargar o âmbito de certificação da sua atividade formativa. O parceiro fundamental é a Direção Geral de Emprego e das Relações do Trabalho (DGERT). Para o Fundo Social Europeu, os clientes são as entidades públicas e privadas que pretendem obter financiamento para promoverem ações de formação profissional. Os principais parceiros são o Instituto de Desenvolvimento Regional (IDR), a Direção Regional de Educação (DRE); a Agência Regional para o Desenvolvimento da Investigação, Tecnologia e Inovação (ARDITI); Agência para o desenvolvimento e Coesão (ADC); a ACCENTURE, empresa responsável pela manutenção da aplicação informática que faz a gestão dos projetos candidatos. Outras partes interessadas: O IQ, IP-RAM identificou como seus clientes indiretos, todas as empresas que operam na RAM e a Sociedade em geral sendo estes os últimos avaliadores da atuação deste Instituto. 15

17 3.6 MODELO DE GESTÃO DO IQ, IP-RAM Com o propósito de alinhar as orientações da tutela e as atribuições aos objetivos estratégicos, à satisfação dos clientes e demais partes interessadas, o IQ, IP-RAM considera o seguinte modelo de gestão: 3.6 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Os objetivos estratégicos para o período são os seguintes: OE 1 Elevar a qualidade do ensino regional em todas as suas formas e valências, elegendo o conhecimento, a formação e a qualificação como factores de dinamização económica e coesão social; OE 2 Contribuir para a elevação da qualidade de vida dos madeirenses no âmbito do compromisso Madeira 2020; OE 3 Aproveitamento integral dos recursos financeiros disponibilizados pela EU, cumprindo de forma rigorosa e transparente, tanto os normativos inerentes à utilização dos fundos como também no respeito integral do estabelecido no Acordo de Parceria e no Programa Madeira 14-20; 16

18 OE 4 Melhorar a qualidade dos procedimentos internos de gestão permitindo a simplificação administrativa, com reflexos na qualidade do serviço público prestado ao cliente/público prestado ao cliente. 4. Campo de Aplicação da norma NP EN ISO 9001:2008 Para apoiar, de forma sistemática, na gestão das orientações quer da tutela quer internas, bem como das decorrentes das exigências legais, regulamentares e dos clientes, foi implementado um sistema de gestão da qualidade de acordo com a Norma NP EN ISO 9001:2008 Sistema de Gestão da Qualidade. O IQ, IP-RAM aplica a totalidade das cláusulas da norma, na promoção e desenvolvimento de ações no âmbito dos diversos sistemas de formação profissional, na promoção do reconhecimento, validação e certificação de competências a nível escolar e/ou profissional, na promoção do sistema de regulação de acesso a profissionais nas áreas da sua competência, na autorização de funcionamento de cursos de formação, na promoção da certificação de entidades formadoras e na gestão do Fundo Social Europeu. 17

19 5. Mapa de Processos 18

20 6. Matriz de Correlação 19

21 7. Organigrama 20

22 8. Conclusão Com a aprovação deste documento o IQ, IP-RAM vê cumprida a sub-cláusula da NP EN ISO 9001:2008: A organização deve estabelecer um Manual da Qualidade que inclua: O campo de aplicação do sistema de gestão da qualidade, incluindo detalhes e justificações para quaisquer exclusões; Os procedimentos documentados estabelecidos para o sistema de gestão da qualidade ou referência aos mesmos; A descrição da interação entre os processos do sistema de gestão da qualidade. (in NP EN ISO 9001:2008). 21

23 Motivos de alteração: R1: Introdução do PGQ.31 Gestão do Eixo I Educação e Formação e alteração da estrutura do Mapa de Processos; R2: Eliminação da exclusão do Campo de Aplicação da certificação do SGQ e ainda reflexão da fusão dos PGQ s 12 e 15, no Mapa de Processos; R3: Atualização da norma NP EN ISO 9000:2008; R4: Eliminação do PGQ.19 - Análise, Aprovação e Acompanhamento de Pedidos de Financiamento de Ações de Formação pelo FSE e consequente alteração da estrutura do Mapa de Processos; R5: Introdução do PGQ.32 - Emissão da Autorização de Funcionamento de Cursos de Aprendizagem, CEF e EFA e consequente alteração da estrutura do Mapa de Processos; R6: Atualização do Historial, da Matriz de Correlação: da designação dos PGQ s. 01, 02 e inclusão do PGQ. 33 Preparação, Confeção e Serviço de Refeições. Eliminação dos PGQ.03 e 27; R7: Atualização do organigrama. Inclusão do PGQ. 34 Coordenação da Rede Regional de Centros de Novas Oportunidades no Mapa de Processos e atualização dos objetivos do triénio ; R8: Reflexão da nova orgânica e inclusão da atribuições da DRQP; Inclusão da Coordenação Regional dos CNO s no historial da DRQP; Eliminação dos PGQ 24 Certificação Profissional e PGQ.28 Programa Eurodisseia; Alteração da designação do PGQ.20 Homologação de Cursos para Autorização de Funcionamento de Cursos de Formação Pedagógica Inicial de Formadores e Certificação de Competências Pedagógicas; Atualização do n.º de colaboradores; - Foram efetuadas pequenas correções em todo o documento; R9: Alteração da Política e do âmbito de aplicação da Norma e inclusão do PGQ.03 Gestão Orçamental ; R10: Eliminação do PGQ.30 - Centro Novas Oportunidades. Introdução do PGQ.08 - Centro para a Qualificação e o Ensino Profissional. Atualização dos textos e Inclusão do Modelo de Gestão ; R11: Atualização dos principais parceiros e clientes dos CQEP s; R12: Alteração do logotipo da SRE; R13: Introdução da Declaração e Compromisso de Política Antifraude - Carta de Missão; R14: Alteração em virtude da criação do Instituto para a Qualificação, IP-RAM. 22