A EXPERIÊNCIA DO GSI/PR NA

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1 A EXPERIÊNCIA DO GSI/PR NA IMPLANTAÇÃO DO SEI 29 JUN 2015

2 Agenda O GSI/PR Cronogramas de implantação do SEI Normativos criados Estratégias de implantação Desafios e dificuldades Contribuições do GSI/PR ao projeto PEN/SEI O dia a dia do SEI no GSI/PR Ações futuras

3 Presidência da República PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA O GSI/PR Órgãos Essenciais 13 Órgãos Órgãos de Consulta Órgão vinculado Órgãos de Assessoramento Imediato Conselhos Outros Órgãos Integrantes Fonte:

4 O GSI/PR Fonte:

5 A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO GSI O GSI não possui infraestrutura própria de TI. DITEC Diretoria de Tecnologia: Órgão responsável pela coordenação da Política de Telecomunicações e de Tecnologia da Informação, incluindo a segurança das informações eletrônicas. DITEC é subordinada à Secretaria de Administração, da Secretaria-Geral da Presidência da República. Comitê-Gestor de Tecnologia da Informação: Portaria nº 34, de 19/8/2013, publicada no DOU de 20/8/2013. Trata da elaboração, manutenção e acompanhamento do PDTI do GSI/PR.

6 A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO GSI Departamento de Segurança da Informação e Comunicações Coordenar a execução de ações de segurança da informação e comunicações na administração pública federal; Operacionalizar e manter centro de tratamento e resposta a incidentes ocorridos nas redes de computadores da administração pública federal; Avaliar tratados, acordos ou atos internacionais relacionados à segurança da informação e comunicações; Coordenar as atividades relacionadas à segurança e ao credenciamento de pessoas e de empresas no trato de assuntos e documentos sigilosos; e Exercer outras atribuições que lhe forem delegadas pelo Secretário-Executivo.

7 DSIC Fonte:

8 O GAT Grupo de Apoio Técnico Chefia 03 (três) Assistentes-técnicos 01 Programador 01 Web designer 01 Suporte ao usuário 01 (um) Analista de planejamento e orçamento

9 CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO DO SEI Escolha do SEI: Agosto/2014. Estudos preliminares a respeito dos processos executados. Montagem de um Grupo de Trabalho Representantes dos órgãos do GSI Equipe do GAT Foram estabelecidos Marcos do Projeto Levantamento de documentos produzidos Estabelecimento da estruturas organizacionais Primeiro teste de operação do SEI: Novembro/2014. Utilização em caráter experimental. Sem carga de documentos válidos; Somente na rede interna.

10 CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO DO SEI Marco de entrada em operação SEI: 01 Jan O processo foi apoiado e conduzido pela Secretaria-Executiva Equipe de Implantação (GSI): Equipe do GAT Representante do DGES Equipe de Implantação (DITEC): Direção Coordenação de Dados Coordenador e Técnico

11 NORMATIVOS CRIADOS PARA O SEI Foram criados 03 (três) normativos Portaria Nº 9, de 30 de março de 2015 Estabelece os procedimentos de gestão de documentos, processos e arquivos pelo Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito do Gabinete de Segurança. Portaria Nº 10, de 30 de março de 2015 Criação do Grupo de gestão do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito do Gabinete de Segurança. Portaria Nº 11, de 30 de março de 2015 Dispõe sobre os procedimentos de assinatura eletrônica e assinatura digital em processos e arquivos eletrônicos do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito do Gabinete de Segurança.

12 ESTRATÉGIAS DE IMPLANTAÇÃO DO SEI Sistemas de Documentação em uso no GSI Sad Web e PECM Sad Web Utilizado por toda a estrutura da PR Basicamente operando como um sistema de protocolo de documentos. PECM Sistema de Protocolo Eletrônico de Controle de Mensagens: Utilizado no âmbito do GSI e ABIN para trâmite de documentos internos. Processos eram controlados por ambos os sistemas (Retrabalho) Implantação do SEI: SadWeb: Mantido por conta das interações do GSI com outros órgãos da PR PECM: Bloqueado para novos processos Mantido apenas para consulta Processos em andamento (PECM): Migrados para o SEI pelos Órgãos do GSI

13 DESAFIOS E DIFICULDADES DE IMPLANTAÇÃO DO SEI Infraestrutura peculiar da Presidência da República Recursos de TI centralizados na DITEC Equipe de desenvolvimento sem acesso direto aos equipamentos/servidores Demandas de atualização técnicas, instalação de certificados, dentre outras são feitas mediante ordem de serviço à DITEC. Acesso ao SEI pela Internet: SEI utiliza mecanismo de autenticação próprio Está em estudos uma nova modalidade de acesso ao sistema Restringir acesso através do uso do acesso ao escritório virtual da PR Torna o sistema mais seguro.

14 DESAFIOS E DIFICULDADES DE IMPLANTAÇÃO DO SEI Equipe técnica Equipe responsável por toda a manutenção do sistema composta por 02 (dois) servidores, apenas. Meta ambiciosa: Implantação do sistema em 4 meses Escolha do SEI Agosto de 2014 Sistema em produção Janeiro de 2015 Treinamento de usuários Reduzida equipe envolvida no processo de implantação. Criada uma massa crítica em cada órgão Na prática não foi suficiente.

15 CONTRIBUIÇÕES DO GSI/PR AO PROJETO PEN/SEI Realização de Testes de Penetração Realizados testes de penetração do SEI por especialistas: GSI possui contrato, com termo de confidencialidade estabelecido, com equipe técnica responsável pela segurança da infraestrutura do DSIC Resultados dos testes foram apresentados ao MPOG e equipe do TRF4, que acatou as discrepâncias encontradas e já procedeu as correções. Novo Teste de Penetração Será realizado no 3º Trim 2015 novos testes na versão 2.6.x Resultados serão encaminhados ao MPOG e TRF4.

16 O DIA A DIA DO SEI NO GSI Sistema operando em todo o GSI, com todos os tipos de processos. Destaque: Os processos que tramitam entre órgãos da PR são feitos em papel (registrados no Sad Web) e eletronicamente, no SEI. Revisão da Portaria nº 10, de 30 de março de 2015 Portaria que cria o Grupo de Gestão do SEI A Portaria nominava os integrantes do Grupo. (será revogada) Nova portaria definirá funções e atribuições dos membros do Grupo de Gestão do SEI Designação dos membros será feita por instrumento interno (Boletim Interno). Criação de processos para a manutenção dos usuários do SEI Criação, atualização e exclusão Movimentações internas entre unidades Assinaturas no SEI.

17 O DIA A DIA DO SEI NO GSI Assinatura Eletrônica x Assinatura Digital Documentos internos são assinados eletronicamente (usuário e senha) Documentos externos são assinados digitalmente (Certificação digital) Dificuldade em fornecimento de certificados digitais para os integrantes do GSI Levantamento da real necessidade de quais usuários do SEI necessitam desses certificados digitais. Sistema operando normalmente Em 06 (seis) meses de operação, não foram registrados incidentes com o sistema. Sem incidentes de segurança da informação Sem incidentes técnicos sistema nunca teve interrupção de operação.

18 AÇÕES FUTURAS Mapeamento dos processos do SEI Mapeamento do fluxo de processos em todos os órgãos, para definir e padronizar procedimentos operacionais padrão por órgão. Inicialmente foi criado um fluxo único para todos os órgãos. Na prática, cada órgão tem sua especificidade e a operação do sistema gerou conflitos internos e perda de controle sobre os processos em trâmite. Criação de uma equipe mais robusta para administração do SEI Manutenção do servidor de autenticação Atualizações técnicas do Sistema Treinamento e reciclagem de conhecimento sobre o Sistema Grande rotatividade de servidores (militares) Adição de novas funcionalidades em versões futuras.

19 RECOMENDAÇÕES Mapear fluxo de processos antes da implantação Mapeamento do fluxo de processos para definir a estrutura ideal Especificidade do GSI: As unidades possuem uma caixa para a Chefia e outra para os Auxiliares. Exemplo: O Departamento XYZ possui ao todo 10 integrantes: Chefia, 09 Assessores. XYZ Chefia XYZ Chefia XYZ Auxiliares Demais

20 RECOMENDAÇÕES Definir regras de negócio dentro das Unidades Muita coisa pode ser feita pelo SEI O SEI não gerencia processos entre usuários Ele gerencia processos entre unidades Qualquer usuário pode enviar processos a qualquer unidade. Identificar os tipos de documentos a serem criados pelo SEI O SEI possui uma variedade de documentos que podem ser criados eletronicamente Identificar os documentos padrão para disponibilização dos templates.

21 DÚVIDAS

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