Sistemas Integrados de Gestão e Gerenciamento de Processos

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1 Sistemas Integrados de Gestão e Gerenciamento de Processos Augusto Mainieri Irene Szyszka 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 1

2 Sistemas Integrados de Gestão Irene Szyszka 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 2

3 Definições (NBR ISO 9000:2000 ou FPNQ) SISTEMA: conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos (NBR ISO 9000:2000). SISTEMA: conjunto de elementos com uma finalidade comum, que se relacionam entre si, formando um todo dinâmico (FPNQ). 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 3

4 Definições (NBR ISO 9000:2000) GESTÃO: atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 4

5 Definições (NBR ISO 9000:2000) SISTEMA DE GESTÃO: sistema para estabelecer política e objetivos e para atingir esses objetivos. SISTEMA DE GESTÃO: NOTA: Um sistema de gestão de uma organização pode incluir diferentes sub-sistemas de gestão, tais como um sistema de gestão da qualidade,, um sistema de gestão financeira ou um sistema de gestão ambiental. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 5

6 Aspectos da Gestão Gestão financeira Gestão de recursos humanos Gestão da qualidade e produtividade Gestão do meio- ambiente Gestão de custos Gestão da Responsabilidade social Saúde e Segurança. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 6

7 Modelos de Sistemas de Gestão ISO9001 ISO/TS16949 ISO14001 ISO14001 OHSAS18001 BS8800 PNQ/PGQP PNQ/PGQP? $TQC/TQM SA /09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 7

8 Definições (NBR ISO 9000:2000) SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE: sistema de gestão para dirigir e controlar uma organização, no que diz respeito à qualidade. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 8

9 Qualidade ISO 9001: Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos Objetivos: Demonstrar capacidade para fornecer produtos que atendam aos clientes e regulamentações aplicáveis; Aumentar satisfação dos clientes. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 9

10 Meio Ambiente ISO 14001: Sistemas de Gestão Ambiental - Especificação e Diretrizes para Uso Objetivo: Implementar, manter e aprimorar um sistema de gestão ambiental com base em requisitos legais e informações de aspectos ambientais significativos. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 10

11 Segurança e Saúde Ocupacional OHSAS 18001: Especificação para Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional Objetivo: Implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão para eliminar ou minimizar os riscos em S&SO para empregados e outras partes interessadas. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 11

12 Responsabilidade Social SA 8000: Social Accountability Objetivo: Desenvolver, manter e reforçar políticas e procedimentos para gestão de resultados relativos à responsabilidade social da organização. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 12

13 Gestão - PGQP Objetivo: Estimular o contínuo desenvolvimento do sistema de gestão e a melhoria do desempenho das organizações, levando em consideração as melhores práticas adotadas por organizações de alta performance. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 13

14 Como Integrar os Vários Modelos de Sistemas de Gestão? 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 14

15 Definir Objetivos Globais de Desempenho FINANÇAS POLUIÇÃO QUALIDADE TURN-OVER 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 15

16 Identificar os Processos Gestão DIRETOR Vendas Gerente Comercial Gerente Produção Gerente Adm./Fin Projeto Subordinados Subordinados Subordinados Subordinados Compras Produção RH Manutenção Informação 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 16

17 Desdobrar os Objetivos Globais pelos Processos FINANÇAS POLUIÇÃO QUALIDADE TURN-OVER PROCESSO A PROCESSO B 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 17

18 Processos PROC 1 Implementar e integrar Sistema de Gestão 1 REQ 1.1 REQ REQ 1.J Sistema de Gestão 2 REQ 2.1 REQ REQ 2.Q PROC 2 PROC 3... = PROC N N = J+Q /09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 18

19 Como fica a documentação do SIG? Convém que o número de procedimentos seja equivalente ao número de processos que a organização necessita gerenciar. Processos PROC 1 PROC 2 PROC 3... PROC N = N 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 19

20 Devo fazer manuais específicos para cada modelo? Basta um único Manual de Gestão para a Organização. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 20

21 Manual de Gestão Itemizado por processos Cada processo abordado deve estabelecer diretrizes para o atendimento aos requisitos aplicáveis de qualidade, meio ambiente, saúde, segurança, etc. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 21

22 Quantas políticas são necessárias? Podem ser apresentadas em uma única declaração de princípios. Coerentes com os requisitos dos modelos e suficientes para representar os propósitos e princípios que devem ser adotados pela organização. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 22

23 Gestão Objetivos e indicadores vão aumentar em número e em necessidade de controle? Vendas Projeto Compras Produção RH Manutenção 1.Os indicadores permanecem os mesmos para a organização. 2.Há redução de esforços para acompanhamento dos indicadores. Informação 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 23

24 Indicadores Incluir na reunião gerencial de acompanhamento: Índices de acidentes do trabalho Consumo de energia Custos por atividade Etc. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 24

25 Desvantagens de Sistemas de Gestão Não-integrados Empresas funcionam como um conjunto de modelos de gestão separados. Dispendioso para manter. Pessoas têm dificuldades para entender o todo. Falta de visão global da gestão da organização. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 25

26 Vantagens da Integração de Sistemas de Gestão Aumento da eficiência (redução de custos e esforços para gestão). Padronização de práticas gerenciais. Simplificação da documentação e da burocracia. Maior entendimento e colaboração dos funcionários. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 26

27 Vantagens da Integração de Sistemas de Gestão Redução de custos de implementação, certificação e manutenção. Integração de objetivos, políticas e ações. Melhoria da eficácia dos sistemas de gestão existentes. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 27

28 Conclusão O gerenciamento integrado dos vários sub-sistemas de uma organização assegura sua unidade de propósitos rumo à melhoria do desempenho global. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 28

29 Condição Fundamental Identificar e gerenciar os processos da organização. PROCESSO A PROCESSO B 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 29

30 Gerenciamento de Processos Augusto Scofano Mainieri

31 PGQ P/PNQ O desenvolvimento de um sistema de gestão organizacional, voltado para o alto desempenho, requer a identificação e a análise de todos os seus processos.... A Gestão por Processos possibilita à organização atuar com eficiência nos recursos e com eficácia nos resultados, uma vez que busca atender a seus clientes finais mediante a adição de valor nas atividades desenvolvidas. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 31

32 Série ISO 9000 Um resultado desejado é alcançado mais eficientemente quando as atividades e os recursos relacionados são gerenciados como um processo. Identificar, entender e gerenciar os processos inter-relacionados como um sistema contribui para a eficácia e eficiência da organização no sentido desta atingir os seus objetivos. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 32

33 O QUE É PROCESSO? 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 33

34 Conceitos Básicos Processo: conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas). INSUMOS PRODUTOS 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 34

35 Conceitos Básicos Produto: é o resultado de um processo e se apresenta na forma de quatro categorias genéricas: serviços (Ex.: transporte); informaçõ ções (Ex.: programas de computador); materiais e equipamentos (Ex.: faca, cadeira); materiais processados (Ex.: lubrificante). 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 35

36 Conceitos Básicos Entradas - fornecidas pelos fornecedores ; Processos ou atividades de conversão ou geraçã ção de valor agregado; Saídas - entregues aos clientes. INSUMOS PRODUTOS 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 36

37 O QUE É GERENCIAR? 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 37

38 Ciclo PDCA e o Gerenciamento de Processos Action Plan Check Do 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 38

39 COMO SE GERENCIA OS PROCESSOS NA ORGANIZAÇÃO? 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 39

40 A organização e seus processos Gestão DIRETOR Vendas Gerente Comercial Gerente Produção Gerente Adm./Fin Projeto Subordinados Subordinados Subordinados Subordinados Compras Produção RH Manutenção Informação 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 40

41 Assembléia Geral Conselho Deliberativo Direção Geral CPP Secretaria Coord. de Ensino Coord. Pesquisa Formação Profissional Coord. Desenvolvimento Biblioteca Conselho de Classe ESCOLA TÉCNICA DE 2 O GRAU 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 41

42 Proj. Pedagógico Plan. Ano Letivo Divulg. e Seleção Matrícula Start-up Ano Letivo Realização Aulas Encerr. Período Encerr. Ano Letivo Graduação ESCOLA TÉCNICA DE 2 O GRAU 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 42

43 Escritório de Advocacia Diretoria Secretaria Assessoria Jurídica Previdenciário Trabalhista Acidente do Trabalho Administrativo / Financeiro 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 43

44 Escritório de Advocacia Entrevista Ajuizamento Acompanhamento Defesa Recurso Liquid. / Execução Pagamento 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 44

45 Indústria Bens Manufaturados Conselho Deliberativo Conselho consultivo Assessorias Diretoria Executiva Administrativo Financeiro Logística Produção Engenharia 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 45

46 Indústria Bens Manufaturados Planej. Estratégico Orçamento Desenv. Produto Comercialização Progr. Produção Suprimento Produção Entrega Assist. Técnica 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 46

47 Missão Produtos e Serviços Processos Estrutura Organizacional Instalações 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 47

48 Ciclo PDCA e o Gerenciamento de Processos Action Plan Check Do 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 48

49 Benefícios da Padronização - Transmissão de informações e conhecimentos adquiridos; - Facilidade de treinamento; - Incremento da qualidade dos processos; - Uniformidade dos processos e serviços; - Estabelecimento de padrões para controle; - Previsibilidade; - Delegação. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 49

50 Estruturação dos Documentos 1o Nível Manual de Gestão do Sistema de Gestão 2o Nível PQ-27 Treinamento 3o Nível Descrição de Cargo- Aux. Prod. 4o Nível Cadastro Funcionário Paulo J.S. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 50

51 Direção Depto A Depto B Depto C Processo 1 Ativid. 1 Processo 2 Ativid. 2 Ativid. 3 Processo 3 Ativid. 4 Processo 4 Ativid. 5 Processo 5 Ativid. 6 Ativid. 7 Processo 6 Ativid. 8 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 51

52 Processo de Seleção e Ingresso Aprovação da diretoria Ata de reunião Cadastr. da Criança (VIJ) Preparação do Ingresso Início Abertura do Processo Jurídico Acolhimento da criança Entrevista e Cadastramento Ficha de Identificação Acompanhamento e Controle Avaliação sócio-econômica Sim Despacho? Não Avaliação neurológica Atualizar a Ficha de controle Parecer social Fim 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 52

53 Exemplo de Documento PROCEDIMENTO - PROCESSO "X" Comentário Protocolar solicitação de baixa conforme IT 034 Depto A Depto B Depto C Ativid. 1 Blá, blá, blá, blá (5 W 1 H) Ativid. 2 Blá, blá, blá, blá (5 W 1 H) Ativid. 3 Blá, blá, blá, blá (5 W 1 H) Ativid. 4 Blá, blá, blá, blá (5 W 1 H) Ativid. 5 Blá, blá, blá, blá (5 W 1 H) Ativid. 6 Blá, blá, blá, blá (5 W 1 H) Ativid. 7 Blá, blá, blá, blá (5 W 1 H) Ativid. 8 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 53

54 Procedimentos do Sistema de Gestão 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 54

55 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 55

56 Ciclo PDCA e o Gerenciamento de Processos Action Plan Check Do 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 56

57 MEDIÇÃ ÇÃO O E CONTROLE Um processo sem mediçã ção o está fora de controle e não n o pode ser gerenciado. FINANÇAS POLUIÇÃO QUALIDADE TURN-OVER 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 57

58 MEDIÇÃ ÇÃO O E CONTROLE As medidas de EFICÁCIA CIA permitem avaliar o grau em que os objetivos foram atingidos e são s o obtidas na saída dos processos ou sub-processos. 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 58

59 MEDIÇÃ ÇÃO O E CONTROLE As medidas de EFICIÊNCIA são o uma avaliaçã ção o dos recursos consumidos para atingir os resultados e devem abranger os recursos que mais significativamente afetam o desempenho dos processos (ex.: matéria- prima, mão-de-obra, m etc.). 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 59

60 PROCESSO DE SUPRIMENTO OBJETIVOS - Fornecer produtos de acordo com as especificações INDICADORES - Devoluções (%) - Disponibilizar produtos em tempo hábil - Obter produtos com custo adequado - Manter volume de estoque baixo - Solicitações não atendidas no prazo (quantidade) - Custo orçado x realizado (%) - Giro de estoque (n o ) 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 60

61 Objetivos Estratégicos DIRETORIA QUALIDADE CUSTO Depto. X Depto. Y Depto. Z Desempenho dos Processos Processo A Processo B 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 61

62 Definir Objetivos Estratégicos Definir Indicadores para os Objetivos Definir Objetivos para os Processos Identificar Processos Chaves Estruturando a Medição e o Controle Definir Indicadores para os Processos Gerenciar os Processos 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 62

63 Ciclo PDCA e o Gerenciamento de Processos Action Plan Check Do 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 63

64 Melhoria Contínua nua Implementar uma sistemática tica de análise e melhoria contínua. nua. MELHORIA ROTINA A P C D ROTINA A C P D ROTINA A C MELHORIA P D MELHORIA MELHORIA ANÁLISE DO PROCESO E NOVO PADRÃO PROPOSTO 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 64 TEMPO

65 Ano 2004 Eficácia Item Mês Eficácia Meta NOV 6,00% 11,00% DEZ 7,00% 11,00% 1 JAN 10,00% 11,00% 2 FEV 8,00% 11,00% 3 MAR 7,00% 11,00% 4 ABR 16,00% 11,00% 5 MAI 8,00% 11,00% 6 JUN 5,00% 11,00% 7 JUL 6,00% 11,00% 8 AGO ,00% 9 SET ,00% 10 OUT ,00% 11 NOV ,00% 12 DEZ ,00% ,57% 11,00% ,00% 11,00% ,00% 11,00% Geral As decisões devem ser tomadas com base em dados e fatos. MELHOR 18,00% 16,00% 14,00% 12,00% 10,00% 8,00% 6,00% Eficácia 4,00% 2,00% 0,00% JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Eficácia 10,00% 8,00% 7,00% 16,00% 8,00% 5,00% 6,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 8,57% 8,00% 4,00% Meta 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 11,00% 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 65

66 Síntese: Gerenciar os processos nas organizações consiste em executar sistematicamente o Ciclo PDCA. A P C D 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 66

67 MUITO OBRIGADO Lucem Sistemas Integrados de Gestão Fone/fax: (51) mail: lucem.com.br 14/09/2004 Lucem Sistemas Integrados de Gestão - Direitos Reservados 67

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