Manual do Sistema SMARam. Módulo Cadastro de Materiais

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1 Manual do Sistema SMARam Módulo Cadastro de Materiais

2 LISTA DE FIGURAS Figura 1-Cadastro do Material - Classificação... 4 Figura 2-Consulta de Classificação de Materiais... 4 Figura 3-Cadastro do Material Tipo de Material... 5 Figura 4-Cadastro do Material Material Perecível... 6 Figura 5-Cadastro do Material Classe do Material... 7 Figura 6-Acesso ao Cadastro de Materiais... 7 Figura 7- Cadastro de Materiais... 8 Figura 8-Tela de Pesquisa de Materiais... 8 Figura 9-Lista dos Materiais na Pesquisa... 9 Figura 10-Cátalogo do Material... 9 Figura 11-Descrição do Material... 9 Figura 12-Tipo do Material Figura 13-Tipo da Classificação Figura 14-Unidade de medida Figura 15-Classe do Material Figura 16-Especificação do Material Figura 17-Guia Financeiro Figura 18-Guia Fotos Figura 19-Seleção da Imagem Figura 20-Cadastro da Imagem Figura 21-Descrição da Imagem Figura 22-Seleção de Material Figura 23-Alteração do Material Figura 24-Mensagem Informação da Classe... 16

3 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO 3 2. OBJETIVO 3 3. MUDANÇA DE CENÁRIO Cenário anterior Cenário atual Classe do material 6 4. ACESSO AO CADASTRO DE MATERIAIS 7 5. CADASTRO Consulta Inclusão Alteração Exclusão TIPOS DE MATERIAL Móvel Veículo Acervo Intangível Consumo Distribuição Gratuita Obras e Instalações Serviços APÊNDICES 22

4 1. INTRODUÇÃO A Administração de Materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa ou órgão, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem o provisionamento, compras, recebimento, armazenagem, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc. Visando buscar um maior aprofundamento sobre a Administração de Materiais este manual procurou abordar os aspectos de cadastro dos materiais. Neste manual é demonstrado o cadastro Básico de Materiais e suas mudanças decorrentes a atender as Novas Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público (NBCASP). 2. OBJETIVO Neste manual pretende-se apresentar conceitos e princípios que devem ser adotados para efetuar o cadastro de Materiais. 3

5 3. MUDANÇA DE CENÁRIO Com o objetivo de atender as novas Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público NBCASP foram criadas novas definições no Módulo de Cadastro de Materiais. A principal mudança ocorreu na Classificação do Material. Figura 1-Cadastro do Material - Classificação 3.1. Cenário anterior A Classificação do Material era aberta no sistema. O Usuário poderia efetuar o cadastro da classificação de acordo com sua necessidade. Figura 2-Consulta de Classificação de Materiais 4

6 No Cadastro de Materiais a alteração da Classificação era permitida a qualquer momento, sem avaliar o histórico de sua movimentação Cenário atual O Campo de Classificação do Material deixou de existir e passou a existir o Campo Tipo de Material. Figura 3-Cadastro do Material Tipo de Material O Tipo de Material pode conter os valores: Acervo Consumo Distribuição Gratuita Intangível Móvel Obras e Instalações Serviço Veículo 5

7 Como pode ser observado a Classificação do Material como Perecível também deixou de existir. Para identificar que um Material é Perecível foi criado um campo na tela do Material para o usuário definir o Material como Perecível. O Campo somente será habilitado quando o Tipo de Material for Consumo. Figura 4-Cadastro do Material Material Perecível Ao marcar o checkbox Material Perecível definir que o Material como Perecível. o sistema irá 3.3. Classe do material Sempre que o Material for do Tipo Consumo deve ser informado a Classe do Material. A identificação da classe ocasionará uma melhor identificação para registro da contabilização de lançamentos no almoxarifado. As classes obedecerão ao desmembramento dos Grupos dispostos no PCASP. Toda e qualquer inclusão deverá receber análise de impacto para possíveis movimentações e variações que poderá sofrer de acordo com o ciclo de vida do bem. Quando a for informado o Tipo de Material como Consumo será habilitado no cadastro o campo da Classe do Material, sendo obrigatório seu preenchimento. 6

8 Figura 5-Cadastro do Material Classe do Material 4. ACESSO AO CADASTRO DE MATERIAIS O cadastro está localizado no Módulo Básico. Para efetuar o acesso deve acessar o Módulo Básico > Materiais > Cadastro > Materiais Básico. Figura 6-Acesso ao Cadastro de Materiais 7

9 Será exibida a tela de Cadastro de Materiais. Figura 7- Cadastro de Materiais 5. CADASTRO 5.1. Consulta Para efetuar a Consulta de um Material deve-se clicar no botão de Pesquisa.. Será exibida a tela de Pesquisa de Materiais. Figura 8-Tela de Pesquisa de Materiais 8

10 Para efetuar a consulta de um material específico devem ser preenchidos os campos de filtro do Relatório. Caso nenhum filtro seja preenchido a lista de materiais retornará todos os materiais cadastrados no Sistema. Figura 9-Lista dos Materiais na Pesquisa 5.2. Inclusão Para incluir um material o usuário deverá clicar no botão Inserir. Serão liberados os campos do formulário para inserção dos dados. Inicialmente deve ser informado o código do catálogo referente ao material que será cadastrado ou clicar no botão de pesquisa para localizar o catálogo desejado. Se for necessário cadastrar o catálogo nesse momento, clicar no botão de cadastro de catálogo para abrir o formulário de catálogo e realizar a inserção. O código do material será gerado automaticamente após a gravação dos dados. Figura 10-Cátalogo do Material Em seguida deve ser informada a Descrição do material. Figura 11-Descrição do Material 9

11 O Próximo passo será informar o Tipo do Material. Figura 12-Tipo do Material Após a inclusão do Material somente será permitido à alteração de seu tipo caso não houver nenhuma movimentação no almoxarifado para o Material. Caso houver alguma movimentação não será permitido alterar o Tipo. Em seguida deve ser informado o Tipo da Classificação. Figura 13-Tipo da Classificação A seguir deve ser informada a unidade de Medida. Figura 14-Unidade de medida Material. Caso for necessário pode ser informado a Marca, Modelo e Medida do Material. Quanto o Tipo de Material for Consumo deverá ser informado a Classe do 10

12 Figura 15-Classe do Material Após a inclusão do Material somente será permitido à alteração de sua classe caso não houver nenhuma movimentação no almoxarifado para o Material. Caso houver alguma movimentação não será permitido alterar o Classe. O Campo Exige patrimônio na RME quando estiver marcado, no momento da saída da Requisição do Material no Estoque (RME) o sistema associará o material ao patrimônio. O campo Desativado para compra quando estiver marcado, o material não será visualizado quando o usuário tentar inserir uma requisição de compras. Caso deseje informar uma Especificação detalhada para o Material o usuário deve acessar a guia Especificação e inserir as informações desejadas. 11

13 Figura 16-Especificação do Material Para salvar o Registro deve clicar no botão salvar. A Guia Financeira exibe as informações financeiras do Material. Figura 17-Guia Financeiro 12

14 Na guia Fotos Material podem ser cadastradas várias imagens do material. Figura 18-Guia Fotos Para incluir uma foto o usuário deverá clicar no botão Carregar Imagem. Será exibido o caminho para o usuário selecionar a imagem. Figura 19-Seleção da Imagem 13

15 Após selecionar a imagem ela será carregada no cadastro do Material. Figura 20-Cadastro da Imagem O usuário deverá então informar a descrição da imagem. Figura 21-Descrição da Imagem Para salvar a imagem deve clicar no botão salvar. 14

16 5.3. Alteração Para efetuar a manutenção das informações referente ao Cadastro de Materiais deve-se primeiramente selecionar qual o material se deseja alterar, através da tela de consulta. Ao efetuar a consulta dos materiais, deve-se efetuar um duplo click com o mouse no registro que se deseja efetuar a alteração. Figura 22-Seleção de Material O registro então será carregado na tela de cadastro de Materiais, onde poderá ser realizada a alteração das informações desejadas. Figura 23-Alteração do Material 15

17 Para efetuar a alteração dos dados do material o usuário deverá clicar no botão Alterar. Serão liberados os campos para se efetuar a alteração. Caso o Material for do Tipo Consumo e não houver Classe informada para o material será exibida uma mensagem informando ao usuário que deve especificar a Classe do Material Exclusão Figura 24-Mensagem Informação da Classe Para excluir um material o usuário deve entrar em seu cadastro e clicar no botão Excluir. 16

18 6. TIPOS DE MATERIAL 6.1. Móvel Segundo o art. 82 do Código Civil os bens móveis são os bens que podem mudar de lugar pela força do homem ou pela sua própria força, sem alteração da substância ou da destinação econômico-social. O art. 84 estabelece que os bens destinados a uma construção enquanto estiverem nessa situação são bens móveis, voltam a sê-lo se provenientes de uma demolição. Todavia, não perdem o caráter de imóveis se forem empregados na reconstrução do imóvel. No rol de bens móveis estão inseridos o gás, a energia elétrica e o vapor. Exemplos de bens móveis: Mobiliário em Geral; Máquinas e Utensílios de Escritório; Equipamentos, Peças e Acessórios da Automóveis; Equipamentos da Áudio, Vídeo e Foto; Equipamento de Proteção e Segurança Veículo Os Veículos também pertencem ao grupo de bens móveis. Além das características de um bem móvel o veículo possui a seguinte característica: É todo e qualquer meio de transporte existente. Seja motorizado ou não. Por quaisquer vias (terrestres, marítimas ou aéreas). Exemplos de Veículos: Automóveis; Veículos Ferroviários; Aeronaves Embarcações 17

19 6.3. Acervo Os Acervos também pertencem ao grupo de bens móveis e possuem as mesmas características de um móvel. Podem ser definidos como Coleções e Materiais Bibliográficos, Obras de Arte e Peças da Exposição. Coleções e Materiais Bibliográficos: Registra os objetos e materiais bibliográficos destinados a reunir, geralmente, para formação de bibliotecas de uso da unidade ou cumprir objetivos dessa. Obras de Arte e Peças de Exposição: Registra as obras e objetos de arte e de peças para decoração ou exposição em geral em museus, galerias, halls, prédios públicos e outros, desde que se destinem a manutenção de sua atividade, caso contrário, devem ser classificados como investimentos Intangível Bens Intangíveis são aqueles bens que não podem ser tocados ou vistos, porque são incorpóreos (não tem corpo), ou seja, ativo intangível poderia ser definido, em termos práticos, como aquele que possui valor econômico, mas carece de substância física. Exemplos de ativos intangíveis: Softwares; Licenças; Marcas; Patentes; Direitos autorais; Direitos de exibição de filmes Consumo Material de Consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320/64, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos. 18

20 Um material é considerado de consumo: Critério da Durabilidade Se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; Critério da Fragilidade Se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade; Critério da Perecibilidade Se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriore ou perca sua característica pelo uso normal; Critério da Incorporabilidade Se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características do principal. Se com a incorporação houver alterações significativas das funcionalidades do bem principal e/ou do seu valor monetário, será considerado permanente; e Critério da Transformabilidade Se foi adquirido para fim de transformação. Critério da Finalidade Se o material foi adquirido para consumo Distribuição Gratuita São materiais destinados para distribuição gratuita, tais como livros didáticos, medicamentos, gêneros alimentícios e outros materiais ou bens que possam ser distribuídos gratuitamente, exceto se destinados a premiações culturais, artísticas, científicas, desportivas e outras Obras e Instalações Podemos definir Obras e Instalações como a ação de construir, reformar, fabricar, recuperar ou ampliar um bem, de acordo com o Art. 6º da Lei Federal nº 8.666/93. Vejamos: Art. 6 o Para os fins desta Lei, considera-se: I - Obra - toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta; 19

21 Para efeito desta Orientação, conceitua-se: Ampliar: produzir aumento na área construída de uma edificação ou de quaisquer dimensões de uma obra que já exista. Construir: consiste no ato de executar ou edificar uma obra nova. Fabricar: produzir ou transformar bens de consumo ou de produção através de processos industriais ou de manufatura. Recuperar: tem o sentido de restaurar, de fazer com que a obra retome suas características anteriores abrangendo um conjunto de serviços. Reformar: consiste em alterar as características de partes de uma obra ou de seu todo, desde que mantendo as características de volume ou área sem acréscimos e a função de sua utilização atual Serviços Podemos definir Serviço como toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais, de acordo com o Art. 6º da Lei Federal nº 8.666/93. Vejamos: Art. 6 o Para os fins desta Lei, considera-se: [...] II - Serviço - toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnicoprofissionais; Para efeito desta Orientação, conceitua-se: Adaptar: transformar instalação, equipamento ou dispositivo para uso diferente daquele originalmente proposto. Quando se tratar de alterar visando adaptar obras, este conceito será designado de reforma. Consertar: colocar em bom estado de uso ou funcionamento o objeto danificado; corrigir defeito ou falha. 20

22 Conservar: conjunto de operações visando preservar ou manter em bom estado, fazer durar, guardar adequadamente, permanecer ou continuar nas condições de conforto e segurança previsto no projeto. Demolir: ato de por abaixo, desmanchar, destruir ou desfazer obra ou suas partes. Instalar: atividade de colocar ou dispor convenientemente peças, equipamentos, acessórios ou sistemas, em determinada obra ou serviço. Manter: preservar aparelhos, máquinas, equipamentos e obras em bom estado de operação, assegurando sua plena funcionalidade. Montar: arranjar ou dispor ordenadamente peças ou mecanismos, de modo a compor um todo a funcionar. Se a montagem for do todo, deve ser considerada fabricação. Operar: fazer funcionar obras, equipamentos ou mecanismos para produzir certos efeitos ou produtos. Reparar: fazer que a peça, ou parte dela, retome suas características anteriores. Nas edificações define-se como um serviço em partes da mesma, diferenciandose de recuperar. Transportar: conduzir de um ponto a outro cargas cujas condições de manuseio ou segurança obriguem a adoção de técnicas ou conhecimentos de engenharia. 21

23 7. APÊNDICES APÊNDICE A Classes de Materiais de Consumo Classes de Materiais de Consumo Código Descrição 1 Combustíveis e Lubrificantes Automotivos 3 Combustíveis e Lubrificantes para outras finalidades 4 Gases e outros materiais engarrafados 5 Explosivos e Munições 6 Alimentos para Animais 7 Gêneros de Alimentação 8 Animais para Pesquisa e Abate 9 Material Farmacológico 10 Material Odontológico 12 Material Químico 13 Material de Coudelaria ou de Uso Zootécnico 14 Material Educativo e Esportivo 15 Material para Festividades e Homenagens 16 Material de Expediente 17 Material de Processamento de Dados 18 Materiais e Medicamentos para Uso Veterinário 19 Material de Acondicionamento e Embalagem 20 Material de Cama, Mesa e Banho 21 Material de Copa e Cozinha 22 Material de Limpeza e Produtos de Higienização 23 Uniformes, Tecidos e Aviamentos 24 Material para Manutenção de Bens Imóveis/Instalações 25 Material para Manutenção de Bens Móveis 26 Material Elétrico e Eletrônico 27 Material de Manobra e Patrulhamento 28 Material de Proteção E Segurança 29 Material para Áudio, Vídeo e Foto 30 Material para Comunicações 31 Sementes, Mudas de Plantas e Insumos 32 Material para Produção Industrial 33 Suprimentos para Maquinas e Motores de Navios E Embarcações 34 Material Laboratorial 35 Material Hospitalar 36 Material para Reabilitação Profissional 22

24 37 Material para Utilização em Gráfica 38 Ferramentas 39 Material para Manutenção de Veículos 40 Material Meteorológico 42 Bilhetes de Passagem 43 Bandeiras, Flamulas e Insígnias 44 Discotecas e Filmotecas não Imobilizável 45 Material Bibliográfico 46 Material para Manutenção e Conservação de Estradas e Vias 47 Material de Sinalização Visual e Outros 48 Outros Materiais de Consumo 50 Material Permanente 60 Distribuição Gratuita 23