Manual do Sistema ProFIN. Curso Básico. Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial. INFOEL Sistemas de Informática

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1 Manual do Sistema ProFIN Curso Básico INFOEL Sistemas de Informática Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial Curitibanos, junho/2015

2 MANUAL DO SISTEMA ProFIN Sumário 1 Sistema ProFIN Entrando no Sistema ProFIN Menus Gerais da tela inicial do ProFIN Menu Cadastro Cadastro Geral de Pessoas Criando um novo cadastro Localizando um Cadastro Alterando um Cadastro de Pessoas Google Maps Biometria Digital Categorias Relatório do Cadastro Geral Mala Direta Menu Estoque Cadastro de produtos O que é NCM? O que é CST e CSOSN Cadastrando produtos através da importação do XML Importando ou baixando o arquivo XML que veio com a nota fiscal eletrônica Cadastrando produto manualmente Tabelas de Produção Desmontando um produto em unidades menores Agrupando um cadastro de itens avulsos num produto único (Montagem) Controle de Garantias Categoria Simples Categorias Detalhadas Setor de Entrega/Devolução Relatórios do Cadastro de Estoques Entradas no Estoque Histórico de entrada e saídas Alterando cadastro de produtos Gerando etiquetas no Profin

3 5.11 Gerando relatório de inventário de estoque Menu Vendas Cadastro de CFOP Módulo de Vendas Abrindo o Módulo de Vendas Emitindo um cupom fiscal de venda Identificando o comprador Impostando os dados do produto Excluindo um item ou produto do cupom fiscal Concedendo desconto Concedendo prazo e calculando acréscimo sobre o preço Fechando o cupom fiscal Cancelando um cupom fiscal Fechando o Módulo de Vendas Menus do Módulo de Vendas (F2) Documento Auxiliar de Venda (DAV) Emissão de Notas Fiscais Nota fiscal conjugada Imprimindo Carnês, Duplicatas ou Recibos Menu Finanças Lançamentos Cobranças Calcular juros Tabela de juros Centros de custos Cadastro de Categorias Recibos avulsos Cadastro de contas Receitas fixas Despesas fixas Relatórios

4 1 Sistema ProFIN A INFOEL SISTEMAS DE INFORMÁTICA LTDA. ME, conta com 15 anos de experiência no desenvolvimento de sistemas e pesquisa de tecnologias na área de programação de computadores. O principal produto do nosso portfólio é o Sistema ProFIN, mas existem programas voltados para outras áreas, além do comércio, tais como restaurante, serviços, jurídico, administração pública etc. O ProFIN é um sistema multiuso e multitarefa, com gerenciamentos de todos os processos administrativos: cadastro de pessoas, cupom fiscal, nota fiscal eletrônica, conhecimento de transporte, ordem de serviço, emissão de cheques e recibos, orçamento, pedido, pré-venda, controle de Estoque e Financeiro É um banco de dados robusto e rápido que roda na plataforma Windows, desde o XP até a versão 8.1. Utiliza-se do banco de dados em MySql que o torna mais leve e funcional. A instalação do Profin tem como opção banco de dados remoto com acesso via internet com total segurança ou banco de dados local, desde que o cliente tenha um nobreak e um bom computador para servidor de base de dados. O ProFIN possui privilégios em nível de usuário e de sistema, Faz cópias de segurança local e por FTP (File Transfer Protocol). Tem atualizações automáticas e suporte via telefone ou Skype, já incluídos no preço da mensalidade. O programa aplicativo fiscal (PAF-ECF), que gerencia a dobradinha entre o Módulo Vendas (PAF) e a Impressora de Cupom Fiscal (ECF), em Santa Catarina, está homologado e regular perante o Fisco Estadual, requisito sem o qual não poderíamos comercializar o Sistema. 2 Entrando no Sistema ProFIN Para entrar no ProFIN clique no ícone senha do funcionário autorizado. que se abrirá a tela inicial para impostar o nome e a Ao entrar no Sistema ProFIN, visualiza-se a primeira janela, com menus e ícones que possibilitam entrar nas opções do programa. 3

5 3 Menus Gerais da tela inicial do ProFIN MENUS Finanças Pessoal Estoque Serviços Vendas Cadastro Geral Janela Sistema FUNÇÕES Recibo avulso, receitas, despesas, cobranças, cálculo de Juros, emissão de cheques, relatórios financeiros etc. Cadastro de funcionários, controle de ponto, biometria digital, relatórios de funcionários etc. Cadastro de itens/produtos, compras, controle de estoque e relatórios Cadastro de técnicos, agendamentos, ordens de serviços, relatórios das ordens de serviços etc. Cadastro CFOP, Emissão de DAV, Conhecimento de Transporte (CT-e), Nota Fiscal Eletrônica (NFe), Módulo de Vendas, Emissão de Duplicata, Relatórios de Vendas etc. Cadastro geral de fornecedores, clientes e seus relatórios, mala direta etc. Relatórios diversos, geração de código de barras, agenda, calculadora. sped fiscal etc. Organização das janelas (vertical, horizontal, em cascata etc.) Alteração de senhas, usuários, atualizações, configurações, suporte etc. Os ícones correspondem a alguns dos submenus, mas através dos menus pode-se acessar a todas as opções do programa. Alguns atalhos estão habilitados por teclas: TECLAS DE ATALHO CTRL+F CTRL+F1 F2 CTRL+TAB F3 FUNÇÃO Lista telefônica Agenda Calculadora Alternar entre janelas abertas Troca de usuário Acionando um menu, além dos ícones da barra que se abrem numa outra barra, abre-se, um menu na lateral esquerda com várias funções. Esse menu é contextual, isto é, varia de acordo com cada função. 4

6 4 Menu Cadastro O cadastro de pessoas é a base de todos os registros e lançamentos nos módulos do Sistema. É preciso cadastrar o fornecedor, o prestador de serviços, o cliente, os funcionários etc. Sem a base cadastral, é impossível realizar algumas s operações que dependam da identificação de pessoas. 4.1 Cadastro Geral de Pessoas Para iniciar o módulo Cadastro Geral, clique no ícone Cadastro Geral., ou no menu Cadastro e no submenu Na opção Lista pode-se visualizar a relação das pessoas cadastradas. Na opção Detalhes visualizam-se os dados internos do cadastro da pessoa selecionada. Na opção Observações visualizam-se as anotações extras que não são especificadas na opção detalhes. No submenu Outros Procedimentos você poderá importar e exportar a lista de cadastro para um arquivo no seu computador que pode ser lido em outro aplicativo, em formatos de aquivos diversos tais como o Excel, o Word etc. ou ajustar quais campos deseja que apareçam no formulário Cadastro Geral através da opção Ajustar Colunas Criando um novo cadastro Note que os detalhes do cadastro são contextuais. Você verá detalhes diferentes no cadastro de pessoa jurídica em relação com o cadastro de pessoa física. Para iniciar um novo cadastro clique no ícone ou tecle F8. 5

7 Aberta a tela inicial do cadastro de pessoas, navegue com as setas direcionais ou com o mouse para preencher os campos desejados. Note que o campo Código é preenchido automaticamente. Cadastre antes cada categoria da pessoa (cliente, fornecedor, funcionário etc.), no submenu Categoria, do menu Cadastro, para impostar os dados da categoria para as pessoas física ou jurídica. Depois clique no símbolo. Os demais dados do cadastro permitem a digitação direta sem exigência de outras providências anteriores Localizando um Cadastro Normalmente, quando se acessa o submenu Cadastro Geral, do menu Cadastro, o formulário que se abre está na opção da aba Lista. A partir desta aba, é possível localizar um cadastro por qualquer dos campos que ali aparecem Código, Nome, CPF, CNPJ etc. Basta colocar o cursor sobre o campo que deseja pesquisar e clicar no ícone e na caixa de diálogo que se abre digitando o dado desejado. Depois clique na aba Lista e verá a relação de todos os cadastros que satisfazem a condição escolhida. Quando você precisar buscar um cadastro por um campo que existe no formulário, mas não está disponível na visualização da aba Lista, clique na aba detalhes e coloque o cursor no campo que se quer localizar. Por exemplo: nome de fantasia, endereço etc. que se só aparecem quando você escolhe a aba Detalhes. Não é preciso digitar os dados inteiros para localizá-los. O símbolo % (porcentagem) e parte do campo ou simplesmente parte do campo serve para localizar dados. 6

8 Para limpar o filtro clique no ícone ou pressione simultaneamente as teclas ALT e F Alterando um Cadastro de Pessoas Para alterar um cadastro já existente, após localizá-lo e acessá-lo, clique na aba Detalhes e para desbloquear para alterações clique no botão. Depois de alterados os campos desejados, salve a alteração clicando no botão ou tecle F Google Maps Nesta opção é possível localizar endereços ou traçar rotas no mapa dos clientes. 4.3 Biometria Digital Podem-se armazenar as digitais das pessoas. 4.4 Categorias Serve para criar as categorias que serão utilizadas em todas as opções de cadastro de pessoas físicas ou jurídicas (clientes, funcionários, fornecedores, prestadores de serviço etc.). No ProFIN, as categorias principais já estão cadastradas. Se não estiver, elas devem ser adicionadas antes de cadastrar as pessoas. 4.5 Relatório do Cadastro Geral Neste submenu a empresa pode gerar os relatórios diversos fornecedores, clientes, funcionários etc. A lista de relatórios disponíveis depende da necessidade da empresa. É possível separar a pesquisa filtrando por Estado, filial, categoria funcional etc. 4.6 Mala Direta Neste submenu é possível criar lista de clientes, ou selecioná-la a partir do cadastro geral, para imprimir em etiquetas ou envelopes ou remeter por . Pode-se digitar a mensagem de texto, com formatação especial, em formato html ou em texto simples. 7

9 5 Menu Estoque O controle correto do estoque de produtos ou itens, além de exigência legal, é a forma mais apropriada e eficaz de gerenciar contabilmente e administrar um dos principais recursos movimentados pela empresa mercadoria para venda que é de onde vem o lucro. 5.1 Cadastro de produtos Do cadastro correto do produto dependem várias ações que a empresa terá que realizar: emissão de cupom fiscal, de nota fiscal, de ordem de serviço, de orçamento ou de pedido. O correto cadastramento de todos os itens de um cadastro geram consequências em toda a cadeia produtiva dentro do Profin. Por exemplo: O cadastro incorreto do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) pode gerar distorções não só no recolhimento de tributos como também na contabilidade da empresa. A definição incorreta da MVA (Margem de Valor Agregado) distorce o cálculo da Substituição Tributária e, consequentemente, o preço final dos produtos cuja venda esteja sujeita a essa espécie de tributação. 5.2 O que é NCM? NCM significa "Nomenclatura Comum do Mercosul" e se trata de um código de oito dígitos estabelecido pelo Governo Brasileiro para identificar a natureza das mercadorias e promover o desenvolvimento do comércio internacional, além de facilitar a coleta e análise das estatísticas do comércio exterior. 5.3 O que é CST e CSOSN 1 Definição do CST ICMS: O Código de Situação Tributária ou CST foi instituído com a finalidade de identificar a origem da mercadoria e identificar o regime de tributação a que esta sujeita a mercadoria na operação praticada. É composto por três dígitos, onde o 1 dígito indicará a origem da mercadoria e os dois últimos dígitos a tributação pelo ICMS. 8

10 O Código de Situação da Operação no Simples Nacional - CSOSN será usado na Nota Fiscal Eletrônica exclusivamente quando o Código de Regime Tributário - CRT for igual a "1 e substituirá os códigos da CST. Principalmente na área da tributação, na dúvida, informe-se com seu contador. 5.4 Cadastrando produtos através da importação do XML A entrada de bens e produtos através da XML é a forma mais rápida de cadastrar um produto porque reduz a impostação de dados, sendo necessária apenas a complementação de alguns campos. Ao contrário do cadastramento manual em que o operador tem que digitar todos os dados. Quando se faz a entrada de produtos através do XML, gera-se o cadastro do produto e também a adição no saldo Importando ou baixando o arquivo XML que veio com a nota fiscal eletrônica Clique no menu Estoque e no submenu Entrada no Estoque; Clique em Menu do formulário Entrada no Estoque, escolha XML; Abrem-se duas opções para este caso: Buscar no portal ou importar o XML; Busque pelos últimos ou por data ou em Importar, ou, se você já baixou o arquivo XML no computador ou em algum local já conhecido; Escolha a compra que você deseja importar ou baixar e clique em OK. Veja que não aparece ao lado esquerdo a expressão Imp porque esta nota ainda não fora importada. Se já foi baixada/importada do Portal, aparecerá ao lado esquerdo do XML imp.; Clique em Importar e em OK; Escolha a opção Compra. Confirme a inclusão. Se o fornecedor ainda não estiver cadastrado, o Sistema perguntará se deseja cadastrá-lo. Clique em OK para cadastrar. Se o produto ainda não estiver cadastrado, o Profin avisará que há itens novos para cadastrar. Pressione as teclas CTRL e R simultaneamente e cadastre os dados que estão faltando na mesma tela de importação do XML. Escolha a categoria do produto que será cadastrado; Escolha o tipo de item que será cadastrado. Será gerado o código do item; Clique no ícone (lança dados no estoque/financeiro) para que o produto integre o cadastro 9

11 Observação: Após o procedimento de importação da nota pelo xml, respondidas todas questões do sistema, o cadastro do produto estará terminado. Além de cadastrar, o cliente deverá verificar o campo unidade, informar a fórmula de preço, preço de venda, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e tributação se já não estiverem cadastrados em Categorias. Sem isso, o sistema impedirá o processamento e inclusão do item no estoque Cadastrando produto manualmente Clique no Menu Estoque e no submenu Cadastro Clique no ícone (incluir um novo registro) ou tecle F8 Clique em Sim para incluir o novo registro. Abre-se a aba Detalhes para digitação dos campos Preenchimento dos Campos: O campo Código é uma numeração sequencial gerada automaticamente pelo Sistema. Produto Descreva o produto, com no máximo 60 caracteres, inclusive contando-se os espaços em branco. É a identificação do item. Cuide para que seja o máximo fiel à realidade do bem. Se faltar espaço, usa o campo Descrição Adicional para complementar a descrição do produto. Exemplo: Impressora multifuncional, HP, modelo CS4280, jato de tinta, colorida. Descrição adicional Preencha se o campo produto não for suficiente para descrever o produto. Tipo de item escolha o tipo do bem a ser cadastrado. Ao clicar sobre esta linha, aparecem as diversas opções para você escolher mercadoria para revenda, em processo, matéria-prima etc. 10

12 C. Barras/GTIN Será mais fácil preencher este campo utilizando-se de um leitor de código de barras, mas também poderá ser digitado. O número de série é importante quando se tem vários produtos de mesmas características e precisa-se identificar corretamente cada um. Fornecedor para cadastrar quem forneceu o produto. Lembre-se que ele deve estar cadastrado antecipadamente no Cadastro Geral. Referência Fornec Serve para colocar informações relevantes sobre o fornecedor do produto. Grupo/Lote/Tam Preencher quando houver informação que justifique o destaque. Marca Utilizar quando há vários produtos similares de fornecedores diferentes. Unidade É obrigatório o preenchimento desta opção porque sem ela haverá rejeições em várias etapas, desde o cadastro até a venda final. Clique no campo e escolha o tipo unidade, pacote, caixa, km etc. Peso Líquido/Un Refere-se ao peso do produto por unidade descontando a embalagem. Peso Bruto/Un Refere-se ao peso do produto por unidade com a embalagem. Local de armaz Serve para designar onde está armazenada a mercadoria. Quantidade na Embalagem Determina quantos produtos vêm na embalagem. Exemplo: caixa de caneta = 12 Categoria Às vezes um produto tem várias subcategorias. Neste campo deve constar a categoria principal. Lembre-se que as categorias devem estar previamente cadastradas. Exemplo: canetas, subcategoria: caneta esferográfica. Categoria Detalhada Este campo ajuda especificar a subcategoria do produto. Exemplo: Caneta Esferográfica. Estoque Mínimo O estoque mínimo define o limite mínimo que pode atingir a menor quantidade de peças que é suficiente para garantir o fornecimento aos clientes. Quando o saldo atinge o estoque mínimo, o Sistema emite um aviso. Estoque Atual Serve para designar quanto do produto existe em estoque. Vencimento Preencher com prazo de validade do produto, se houver. Fórmula do Preço Neste submenu é possível definir variáveis que podem automatizar os cálculos dos custos, tributação, lucro e preço final de venda. Exemplo: A fórmula 2 CALCULA PREÇO 50, reajusta o preço de custo em 50%. Campo Preço Fornecedor Não disponível para preenchimento manual. Campo Preço de Custo É preço de aquisição do produto. 11

13 Campo Custo Médio Preço médio de aquisição do produto. Não disponível para preenchimento manual. Calculado automaticamente pelo Profin utilizando-se das entradas de produtos. Campo Incidência na Venda Frete, Comissão, Margem de Lucro etc. Aqui definem-se os percentuais de incidências destas variáveis sobre o preço do produto na venda. Campo Preço Normal Preço de venda normal do produto. Se você escolher a opção Não Calcula Nada, terá que definir manualmente o preço de venda do produto. Se optar pela fórmula 2 Calcula Preço o próprio Sistema gerará o preço de venda com base nos parâmetros definidos na sua configuração de preço de venda. Campo Preço a Vista Preço de venda a vista. Também pode ser definido previamente na opção Calcula Preço Campo Preço a Prazo Preço de venda a prazo. Também pode ser definido previamente na opção Calcula Preço Campo Tributação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), ICMS, PIS, COFINS, ISS. CSLL etc. Este campo pode ser preenchido com o auxílio do seu contador porque envolve dados legais e normativos acessórios que definem não só o cumprimento da legislação tributária como também influi na contabilidade da empresa. Pressione F9 ou clique no ícone para salvar o cadastro que acabou de criar. A aba Observações serve, para se registrar as possíveis ocorrências que não constam das demais. A aba Ajustes é importante quando necessários acertos de estoque para adequá-lo à realidade da existência dos produtos ou, por exemplo, reajustar preços de todos os produtos ou por categoria de uma só vez Tabelas de Produção Este sub menu serve para fazer a desmontagem e montagem dos produtos que vêm por unidade maior que precisa ser desdobrado em subunidades e vice-versa. Antes de realizar a montagem ou a desmontagem de produtos é necessário cadastrar antecipadamente todos os produtos. 12

14 5.4.4 Desmontando um produto em unidades menores Para desmontar ou desdobrar produtos em unidades menores: Cadastre o fornecedor do produto que será desmontado e, consequentemente, dos que existirão isoladamente; Dê entrada no produto que será desmontado na nova unidade (se for necessário, cadastre-o). Exemplo: Caneta, unidade=caixa, quantidade= 1. Cadastre o subproduto que será vendido em unidades menores já desmembrados. Exemplo: caneta esferográfica, unidade=un, quantidade=12. Acesse a opção Tabelas de Produção e imposte na aba Detalhes os dados do produto que será desmontado e depois, na aba Itens, imposte os dados do produto já desmontado. Clique no ícone ou pressione a tecla F9 para salvar. Clique no ícone para processar a desmontagem e atualizar o cadastro de produtos. Note que houve baixa de saldo no estoque do produto desmembrado e entrada no saldo dos produtos que se originaram. 13

15 5.4.5 Agrupando um cadastro de itens avulsos num produto único (Montagem) Por vezes, adquirem-se produtos por partes e é necessário agrupá-las para uma unidade maior. Exemplo: Peças de computador que precisam ser vendido após a montagem Placa mãe, HD, teclado, mouse etc. = computador. Para produzir uma unidade formada por várias partes: Cadastre o fornecedor dos produtos que serão juntados para produzir uma nova unidade; Dê entrada nos produtos que serão juntados (se for necessário, cadastre-os). Cadastre o produto que será produzido e vendido em unidade maior. Exemplo: computador, unidade=un, quantidade=1. Acesse a opção Tabelas de Produção e coloque na aba Detalhes os dados do produto que será montado ou produzido a partir das peças e depois, na aba Itens, imposte os dados das peças que formarão o novo produto. Clique no ícone ou pressione a tecla F9 para salvar. Clique no ícone para processar a montagem e atualizar o cadastro de produtos. Note que houve baixa de saldo no estoque dos produtos agregados e entrada no saldo do produto produzido Controle de Garantias Serve para controlar os produtos que saem da loja condicional. Note que os produtos ficam neste controle até que sejam excluídos e estas saídas não alteram o estoque Categoria Simples Neste submenu cadastram-se os produtos que não pertençam a uma categoria coletiva de uso geral. Exemplo: vassoura, lâmpada, caderno etc. Para criar uma categoria simples, clique no Menu Estoque e no submenu Categoria Simples e clique no ícone ou tecle F8. Digite o nome da nova categoria Categorias Detalhadas Cadastram-se nesta categoria os produtos que podem ser agrupados num item coletivo ou pertencem a conjunto maior. Exemplo: cooler, placa mãe, HD, slot, gabinete etc. que são peças de um computador, ou anel, retentor, reparo, que pertencem às vedações, ou ainda caneta 14

16 esferográfica azul, caneta esferográfica preta, caneta esferográfica vermelha que farão parte do grupo canetas esferográficas. Para criar uma categoria detalhada, clique no menu Estoque e no submenu Categoria Detalhada. Depois clique em e digite os dados necessários. Inicie cadastrando a categoria resumo e depois as subcategorias. 5.5 Setor de Entrega/Devolução Controla as entregas de produtos, bem como as devoluções de clientes. 5.6 Relatórios do Cadastro de Estoques Neste submenu podem ser gerados os diversos relatórios de estoque por produto, por categorias, por período etc. 5.7 Entradas no Estoque Ao entrar nesta opção visualizam-se os 3 menus: Menu, Produtos e Faturamento. No sub formulário, existem quatro abas Lista, Detalhes, Produtos e Total/Faturas. Das opções, a mais utilizada é Compra e Devoluções. A entrada de produtos é mais eficiente através do XML porque se faz o cadastro de vários produtos ao mesmo tempo. E toda empresa que emite nota fiscal de saída é obrigada a enviar o XML da venda para o cliente. Para cadastrar um compra manualmente: Clique no ícone e escolha a opção Compras. Abre-se o formulário na aba Detalhes para inserção dos dados. 15

17 Preencha os campos do formulário e clique na aba Produtos para cadastrar os dados do item. Clique na aba Total/Faturas e preencha o tipo de documento que está originando a compra nota fiscal avulsa, nota fiscal eletrônica etc. Clique no ícone para salvar o cadastro da compra. Clique no ícone para que o estoque seja sensibilizado. Clicando em Menu acessam-se as seguintes opções: - Excluir compras (atalho F10) Exclui as compras ainda não processadas; Imprimir (compras) (atalho CTRL+P) Para imprimir dados da compra onde o cursor estiver ou que foi selecionada com F6; Imprimir resultado do filtro Imprime os dados das compras que estão listadas na aba Lista do sub formulário Compras e Devoluções ; Cadastro geral Abre a opção cadastro geral de pessoas; Contas a pagar Abre o sub formulário Contas a Pagar. Ali é possível realizar várias operações tais como: lançar valores no contas a pagar, gerenciar as despesas fixas da empresa etc. Selecionar Onde se pode selecionar as compras pelas opções Modo de Seleção, Todos e Usar Filtro ; Exportar lista opção de criar um arquivo no formato de texto do MsWord ou MsExcel dos dados que aparecem na lista no sub formulário Compras e Devoluções ; Recuperar exclusões Nesta opção é possível recuperar as compras excluídas XML Por onde se faz a importação dos arquivos XML (rotina já descrita anteriormente) 16

18 Ajustar colunas Neste submenu é possível ocultar ou exibir colunas do sub formulário e também alterar a ordem em que aparecem. Alterar a ordem em que as colunas aparecem pode ser feita com o mouse, clicando e arrastando para onde deseja que ela fique; Clicando no menu Produtos acessam-se as seguintes opções: Ver imagem Esta opção só estará disponível quando estiver aberta a aba produtos do sub formulário Compras e Devoluções. Se tiver cadastrada uma imagem para o produto no cadastro do item, ela aparecerá nesta opção; Abrir/Cadastrar item A mesma opção do menu Estoque/Cadastro; Preço de compra - Disponível quando você abre a aba Produtos de uma compra e a disponibiliza para alterar/editar. É possível alterar os valores de compra do produto para ficar igual às opções cadastradas para o item Normal, a Vista ou Custo; Dar desconto - Disponível quando você abre a aba Produtos de uma compra e a disponibiliza para alterar/editar; Ratear subst. tributária - Disponível quando você abre uma compra para alterar/editar. Só funcionará se houver a previsão da substituição tributária na aquisição; Histórico de entrada/saída Mesma opção do menu Estoque, sub menu Histórico de Entrada/Saída; Tabela de produção Se estiver selecionado o produto pela aba Detalhes, abrir-se-á um sub formulário que possibilitará a criação e a consulta da tabela de produção; Ler muitos códigos de barras Utilizado para ler vários códigos de barras através do leitor de códigos de barras; Gerar etiquetas É utilizada esta opção para criar uma lista de dados para imprimir as etiquetas Filtrar itens conforme fornecedor Incluir itens de matéria-prima Incluir itens do imobilizado Incluir itens de uso e consumo Dar entrada no estoque, importando o xml da nota fiscal de entrada Lançar dados no estoque financeiro Ver o histórico de entrada e saída de produtos Sub menu Faturamento: Lançar no estoque/financeiro Cancelar lançamentos Ver histórico de status Enviar por Copiar orçamento ou pedido ou pré-venda ou transferência para DAV (Documento Auxiliar de Venda) 17

19 5.8 Histórico de entrada e saídas Muito útil para pesquisar não só o saldo do item como também a movimentação de compra e venda Digite o código ou parte do nome do produto na caixa de diálogo Produto e imposte as datas de início e fim da pesquisa na caixa de diálogo Período". Tecle Enter. Aparecerão os dados da movimentação do produto no tempo. 5.9 Alterando cadastro de produtos Para alterar um cadastro já existente, selecione o produto desejado na aba Lista, clique no ícone e na aba respectiva (Detalhes, Seriais, Observações ou Ajustes) e substitua, inclua ou exclua os dados. Após, clique no ícone para salvar a alteração. Observação: Nunca reutilize um cadastro de um produto para outro. Isso é irregular e distorce as informações e a funcionalidade do Sistema Gerando etiquetas no Profin A geração de etiquetas através do Profin : Cliquei no sub menu Etiquetas; Clique na aba Itens ; Clique no ícone e digite o nome da nova Lista; Clique no ícone para inserir os dados dos itens que constarão na lista; Escolha a opção Texto Fixo e clique em OK Gerando relatório de inventário de estoque Para gerar um inventário de bens, legalmente exigido a cada final de período contábil, ou em qualquer outra época do ano que se fizer necessário, faça o seguinte: Clique no menu Estoque; Clique em Relatório do cadastro do estoque; 18

20 Selecione o Relatório de Inventário e clique executar; Imposte os dados (data, identificação da empresa etc.) e clique em Executar. 6 Menu Vendas Funções do Menu Vendas: DAV s (Documento Auxiliar de Vendas), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), Nota Fiscal, Emissão de Duplicatas, Relatórios Diversos e o principal, o Módulo de Vendas. 6.1 Cadastro de CFOP CFOP é a sigla de Código Fiscal de Operações e Prestações, das entradas e saídas de mercadorias, intermunicipal e interestadual. Trata-se de um código numérico que identifica a natureza de circulação da mercadoria ou a prestação de serviço de transportes. É através do CFOP que é definido se a operação fiscal terá ou não que recolher impostos. Cada código é composto por quatro dígitos, sendo que através do primeiro dígito é possível identificar qual o tipo de operação, se entrada ou saída de mercadorias: Entradas Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Estado Entrada e/ou Aquisições de Serviços de outros Estados Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Exterior. Saídas Saídas ou Prestações de Serviços para o Estado Saídas ou Prestações de Serviços para outros Estados Saídas ou Prestações de Serviços para o Exterior. Consulte a tabela de CFOP na Receita Federal do Brasil ou peça orientação para seu contador. 6.2 Módulo de Vendas No módulo de vendas é onde será gerado o cupom fiscal. 19

21 Notas importantes a) O Módulo de Vendas só estará disponível, com funcionalidade plena, se estiver instalada a impressora fiscal. Caso contrário, o Módulo de Vendas abrirá apenas para consulta. b) No menu Vendas não mais é permitido emitir nota fiscal manual, mas apenas a eletrônica. Ícones da barra do módulo de Vendas. Para descobrir o que faz cada ícone, coloque o cursor do mouse sobre eles e espere até aparecer a mensagem. Ícone Função Incluir item na venda (F6) Cancelar item (F7) Abrir janela de vencimento (F5) Subtotalizar cupom fiscal (F8) Cancela venda aberta ou limpa a tela para nova venda (F10) Abre a janela da calculadora (F12) Emite leitura X (aparece quando não há cupom em aberto) Emite redução Z (aparece quando não há cupom em aberto) Importa pré-venda usando o cartão Alterna entre janelas maximizadas ou normais (F12) Fecha o módulo de vendas Abrindo o Módulo de Vendas A partir do acesso ao programa PROFIN, para entrar no Módulo de Vendas, clique no ícone acesse o menu Vendas e o submenu Módulo de Vendas. ou 20

22 Antes de entrar no Módulo de Vendas é preciso ligar a impressora fiscal (Emissor de Cupom Fiscal - ECF) se estiver instalada. No Módulo de Vendas aparecerão como opções no Menu F2 as seguintes operações: Menu Atalho Função Definir a quantidade de produtos ou itens F3 Define a quantidade do item Abrir o cupom fiscal F4 Prepara para inserção de dados Calcular vencimento F5 Incluir as condições de pagamento Procurar itens F6 Localiza, quantifica itens Consultar itens CTRL+F6 Consulta itens Excluir item F7 Exclui um item do cupom Subtotalizar e encerrar a venda F8 Encerra o cupom fiscal Dinheiro F9 Calcula o troco Limpar a tela/cancelar cupom não finalizado F10 Limpa tela/cancela cupom Acionar a calculadora F12 Abre a calculadora Calcular e lançar desconto ALT+D Põe valor ou % do desconto Limpar vencimentos/anular formas de pagamento Exclui formas e prazo de pagamento Imprimir comprovante de entrega CTRL+F11 Imprime comprovante de entrega Impressora fiscal Emite e imprime vários relatórios Pré Vendas e DAV s Opera com Pré Vendas, Orçamentos, Pedidos e Ordens de Serviço Caixa Controla a movimentação de caixa Configurações Várias configurações do Sistema Menu Fiscal Leituras diversas e relatórios Emitindo um cupom fiscal de venda Ao entrar no módulo de vendas, automaticamente, o cursor vai para o campo Produto, com a seleção de quantidade padrão 1. Se não for identificar o cliente, venda a vista, pode continuar a partir deste campo, localizando através do nome, parcial ou total, ou digitando o seu código. Caso contrário, siga os passos: 1. Preencha os dados do cliente; 2. Localize o produto; 21

23 3. Conceda o desconto ou inclua o acréscimo sobre o preço; 4. Imposte a quantidade, se for maior que 1; 5. Localize o produto; 6. Finalize o cupom fiscal. É mais rápido capturar os dados do produto através do código de barras utilizando-se de um leitor de código de barras Identificando o comprador 1. Complete os campos: Vendedor, Operação, CPF/CNPJ do cliente 2. Use o CPF ou CNPJ ou mesmo o nome e os demais campos serão preenchidos automaticamente. Observações Se não tiver o CPF/CNPJ ou nome do cliente, deixe os campos vazios que o Sistema assumirá como Venda a Vista, mas se assim o proceder não poderá lançar acréscimos, pois eles só são admitidos quando se identifica o adquirente nos casos de vendas a prazo. Os estabelecimentos que exerçam, simultaneamente, operações de comércio atacadista e varejista deverão informar a denominação e o CNPJ ou o nome e CPF do adquirente, impressos no Cupom Fiscal, quando a venda for superior a R$ 200,00. (RICMS-SC, Anexo 5, art. 50, 3º) Impostando os dados do produto 1. Para preencher o campo Produto há duas opções: 1.1. Pressionando a tecla F3 (atalho ), para definir antecipadamente a quantidade; e impostando o código do produto ou identificando-o através do leitor de código de barras; ou simplesmente clicando abaixo de Código e digitando completa ou parcialmente o nome do produto Teclando F6 para localizar item e definir a quantidade Observação: Pode-se digitar parte do nome na caixa de diálogo Tabela de Produtos/Consulta ou utilizar o leitor de código de barras. 2. Depois de selecionado o produto, clique em Inserir, ou dê um duplo clique sobre ele, para que efetivamente faça parte daquela venda. Observação: Os dados do produto poderão vir de uma pré-venda. 22

24 Excluindo um item ou produto do cupom fiscal 1. Para excluir um item já lançado na nota fiscal, posicione o cursor sobre o item, tecle F7 ou clique sobre o ícone ( ), e confirme a exclusão Concedendo desconto 1. Para conceder um desconto sobre a venda efetuada, pressione simultaneamente as teclas ALT+D ou clique em Desconto no Menu, e defina a forma Valor, Percentagem ou Diferença. Atenção: Só será possível dar desconto antes de definir prazos para pagamento Concedendo prazo e calculando acréscimo sobre o preço 1. Para calcular prazos e dias de vencimentos, pressione a tecla F5 ou clique no submenu Calcular Vencimento e defina os parâmetros desejados. Para excluir os acréscimos ou o prazo clique F2 e escolha Limpar Vencimento Fechando o cupom fiscal 1. Para calcular o troco, tecle F9 e imposte o valor recebido para que o sistema calcule a torna 2. Para confirmar lançamento dos dados do cupom em aberto no sistema, tecle F8 ( ) e confirme a operação Cancelando um cupom fiscal 1. Para cancelar o cupom fiscal, antes de terminar a venda, tecle F10 (atalho ) e confirme. 2. Para cancelar um cupom já emitido, clique em Menu ou tecle F2, em Impressora Fiscal e em Cancelar o Último Cupom. Atenção: Só será possível cancelar o último cupom emitido e antes de realizada qualquer operação no módulo de Vendas. Depois disso, a venda terá que ser cancelada com uma nota de entrada, destacando as ocorrências no campo de observações. O cupom fiscal cancelado deve conter a assinatura do supervisor e do operador do ECF. 23

25 6.2.5 Fechando o Módulo de Vendas 1. Clique em Menu ou tecle (F2), na parte inferior esquerda do Módulo e em Sair, ou no ícone, na barra superior, para encerrar o módulo de vendas Menus do Módulo de Vendas (F2) No Menu Fiscal, do Módulo de Vendas, acessível através do botão inferior esquerdo do módulo, ou através da tecla F2, podem ser realizadas as seguintes operações: LX (Leitura X) - Documento fiscal emitido pelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal) que indica os valores acumulados nos contadores e totalizadores, sem que sejam zerados ou diminuídos esses valores; LMFC - Leitura de memória fiscal completa - Comanda a leitura da memória fiscal completa, por período de data ou por intervalo de Contador de Redução Z; LMFS - Leitura de memória fiscal simplificada - Comandar a leitura da memória fiscal simplificada, com seleção por período de data ou por intervalo de Contador de Redução Z; Espelho MFD Memória Fita Detalhe - gerar um arquivo eletrônico da Memória Fita Detalhe no formato de Espelho dos documentos nela contidos; Arq. MFD Arquivo da Memória Fita Detalhe; Tab. Prod. Tabela de Produtos - Gera arquivos eletrônicos de leitura da memória fiscal relacionada aos produtos da loja; Estoque Gera arquivos eletrônicos referentes aos produtos do estoque da loja; Movimento por ECF Gera arquivos eletrônicos tipo TXT das movimentações do seu emissor de cupom fiscal; Meios de pagamento Gera a impressão de um relatório gerencial dos meios de pagamento realizados pela loja (dinheiro, cheque, cartão etc.) ; Identificação do PAF-ECF - Gera a impressão de um relatório gerencial acerca da sua impressora fiscal; Vendas no período Gera arquivo eletrônico das operações de saída e das prestações praticadas; Tab. Índice Técnico Produção - Gera arquivo eletrônico de uma tabela do banco de dados do estoque, destinado ao uso por estabelecimentos de prestação de serviços de transporte ou que comercializem apenas mercadorias adquiridas de terceiros e não possua função de baixa de estoque, utilizando índices técnicos de baixa de produção; 24

26 Transferência de conta de clientes; Parâmetros de Configuração Geram relatórios gerenciais pelo ECF contendo a configuração programada no PAF-ECF em execução; Informar nota fiscal manual Serve a opção para fazer constar do cupom fiscal o número da nota fiscal referente à mercadoria; Impressora fiscal Neste sub menu estão as seguintes opções: o Leitura X documento fiscal emitido pelo ECF (Impressora Fiscal) que indica os valores acumulados nos contadores e totalizadores, sem que sejam zerados ou diminuídos; o Redução Z - documento fiscal emitido pelo ECF (Impressora Fiscal) com informações idênticas às da Leitura "X", mas que importa, exclusivamente, em zerar os totalizadores parciais. A redução Z deve ser emitida no encerramento diário das atividades do estabelecimento. Sem a geração da Redução Z, o programa não permite a emissão de cupom fiscal para o dia seguinte. Se esquecer de emiti-la ao final do expediente, antes de iniciar as atividades de balcão, no dia seguinte, será emitido um aviso de redução z pendente. o o o o o o o Para emitir a redução Z, clique no ícone ou no sub menu Impressora fiscal e em Redução Z. Espelho MFD (Memória Fita Detalhe) - contém tudo o que foi impresso pelo ECF durante um determinado período; Horário de verão serve para alterar o horário da impressora fiscal para o horário de verão; Formas de pagamento mostra ou cadastra as formas de pagamento que o sistema dispõe; Totalizadores mostra as formas de totalização do movimento de caixa sangrias, suprimento, recebimentos, pagamentos etc.; Alíquotas mostra ou cadastra as alíquotas para ICMS e ISSQN disponíveis no sistema ProFIN; Cancelar o último cupom Após a impressão e fechamento do último cupom, pode-se cancelá-lo através desta opção. Para isso, é imperativa que a emissão do cupom seja a última ação da impressora fiscal. Qualquer outro comando, impede o cancelamento do último cupom fiscal; Status da impressora emite no monitor do computador um aviso sobre a situação da impressora fiscal se está pronta para uso, se a redução z está correta. Horário etc; 25

27 o o o o Recompor arquivo de segurança Recupera o backup de dados da impressora fiscal. Geralmente é utilizado quando acusa um erro no processamento; Capturar dados da última redução Z mostra num arquivo eletrônico os dados da última redução z; Relatório identificação PAF-ECF traz os dados do programa ProFIN empresa responsável, versão etc.; Grava identificação do PAF-ECF se houver na máquina um arquivo de identificação do programa (PROFIN) ele será autenticado pelo ECF Documento Auxiliar de Venda (DAV) Como documento auxiliar à venda pode-se utilizar as opções: Orçamento, Pedido, Pré-Venda ou Transferência. Para iniciar a emissão de um Documento Auxiliar de Venda (DAV), clique no Menu Vendas, no submenu DAV s e ícone na barra de menus DAV s. Escolha o tipo desejado e digite os dados na aba Produtos. Após, salve a DAV no ícone. Para alterar um DAV, coloque o cursor em qualquer parte da lista onde ele está e clique no botão na barra de menu DAV s. Você pode juntar duas ou mais DAV. Para agrupar dois ou mais DAV, selecione-os, e clique em Menu e no submenu Agrupar DAV s. Para selecionar um DAV na lista, coloque o cursor sobre qualquer parte da linha onde ele está listado e tecle F6. Para selecionar mais de um, clique nos demais ou leve o cursor com as setas direcionais e pressione a barra de espaço para marcar. Após o agrupamento, não será mais possível alterar o primeiro DAV mesclado. Outra opção que pode ser utilizada é a duplicação de DAV. Nessa opção o DAV duplicado pode ser alterado. A partir das DAV s pode-se emitir a nota fiscal. Para isso: Selecione a DAV que deseja converter em nota fiscal; Clique no menu Faturamento; Clique em Enviar para Nota Fiscal. 26

28 6.3 Emissão de Notas Fiscais Para emitir uma nota fiscal clique no Menu Vendas e depois no submenu Nota Fiscal. Observação: A empresa normalmente emite nota de saída de produto ou serviço, mas, por vezes, é preciso emitir uma nota de entrada de mercadoria ou serviço. Isso pode ocorrer quando você emitiu um cupom fiscal, que já não pode mais ser cancelado, ou quando é preciso estornar uma nota de saída que estava incorreta, ou não foi aceita pelo cliente e já não pode mais ser cancelada porque ultrapassou o prazo de 24 horas da emissão. Quando tiver que criar uma nota de entrada, com a nota fiscal fechada, clique em Menu e em Alterar para nota de Entrada. Clique no ícone para iniciar a emissão de uma nova nota fiscal. Escolha a opção entre nota vazia, copiar dados da atual ou importar dados de uma pré-venda e aparecerá a nota fiscal para ser completada. 27

29 1. Escolha a natureza da operação; 2. Preencha os dados do cliente. Você pode pesquisar no cadastro por nome, código ou CNPJ/CPF; 3. Preencha os dados do produto ou item. Você pode digitar o código ou parte do nome do produto e escolher na relação que aparece; 4. Campo Documento fiscal referenciado : Este campo surgiu com a versão 3.10 da nota fiscal eletrônica, obrigatória a partir de , e serve para indicar o documento que motivou a emissão da nota nos casos de nota de devolução, de ajuste ou complementar. Para referenciar o documento: Clique no menu NFe; Clique em Referenciar Documento Localize o documento desejado (nota fiscal ou cupom fiscal) Observação: Se não for possível localizar o documento, você terá que digitar os dados exigidos diretamente no campo Documento Referenciado ; 5. Salve a nota fiscal clicando no ícone ; 6. Processe a nota fiscal, clicando em ou pressione as teclas CTRL e P simultaneamente, ou ainda, clique em Menu e Processar Nota Fiscal. Os dados do produto na nota fiscal eletrônica, portanto o correto preenchimento dos campos da tributação no cadastro do produto é de fundamental importância. 28

30 6.3.1 Nota fiscal conjugada No ProFIN é possível emitir a nota fiscal conjugada produtos e serviços, desde que haja prévio convênio ou protocolo de cooperação entre a Secretaria da Fazenda do Estado e a prefeitura municipal. 7 Imprimindo Carnês, Duplicatas ou Recibos A partir da nota fiscal, para gerar os boletos para a cobrança: Clique no ícone (contas a receber do nome selecionado), ou use o menu à esquerda, e vá para o contas a receber; Se houver mais que um lançamento na fatura, selecione, através da tecla F6 ou do menu no lado esquerdo, qual você deseja gerar o boleto e; Observação: Você pode selecionar todos. No menu clique em Imprimir; Escolha o documento que desejar e dê andamento ao processo de impressão. 8 Menu Finanças Neste menu estão as funções financeiras que ajudam o administrador na condução da empresa. 8.1 Lançamentos É neste submenu onde estão as movimentações financeiras. Normalmente, os lançamentos financeiros são automáticos, gerados a partir das transações no módulo Vendas, através do cupom fiscal ou através da saída ou entrada de recursos pela nota fiscal eletrônica. Entretanto, pode-se criar lançamentos, exclui-los e alterá-los manualmente a partir deste submenu. Exemplo de lançamento automático pelo Sistema Profin: 29

31 Compra de mercadoria através com a entrada através da nota fiscal eletrônica Venda de mercadoria pelo cupom fiscal ou pela nota fiscal eletrônica Recebimento de mercadoria com nota fiscal eletrônica Emissão de nota fiscal eletrônica de serviços prestados Exemplo de lançamento manual que pode ser impostado no Sistema Profin: Recebimento de um título cobrado através de uma Instituição Bancária Pagamento dos funcionários Pagamento de aluguel Tarifas bancárias Despesas diversas 8.2 Cobranças Em cobranças está o gerenciamento da cobrança tais como boletos e retornos de vendas com cartões. Para emitir um boleto: Clique no menu em Cobranças e escolha Boletos ; Busque o cliente para o qual deseja emitir a cobrança (basta digitar parte do nome e Sistema lhe retornará os nomes para escolha) Preencha os dados complementares na guia 8.3 Calcular juros É um auxiliar de cálculo de juros e de multa moratórios, com escolha do prazo e das taxas, resultando no montante a ser cobrado do cliente. 8.4 Tabela de juros Serve para cadastrar a taxa máxima e mínima de juros e da taxa de cartões. 8.5 Centros de custos Os centros de custo servem para separarem contabilmente as receitas e despesas por setor da empresa, por unidades, por departamento ou por divisão. Pode haver necessidade de controlar a despesa administrativa em separado da área técnica ou da área de vendas etc. 30

32 8.6 Cadastro de Categorias Serve este submenu para cadastrar as categorias financeiras de contas. Ex.: Impostos, Veículos etc. 8.7 Recibos avulsos Nesta opção geram-se e imprimem-se recibos de pagamento ou recebimento, em qualquer impressora. Atente que a numeração do recibo é automática em função de cada impressão. Portanto, se você precisa de duas vias, na primeira impressão gere duas vias para evitar divergência no número do recibo. 8.8 Cadastro de contas Este submenu serve para cadastrar as contas que serão utilizadas na contabilidade da empresa. Você pode cadastrar, por exemplo, a conta CAIXA, a conta BANCO, e nesta conta atribuir o banco, a agência. 8.9 Receitas fixas Registram-se neste submenu as receitas que são constantes. Pelas receitas fixas é possível gerar e controlar contratos com clientes Despesas fixas Aqui são registradas as despesas da empresa que são rotineiras e não variam de acordo com outros fatores de produção, comercialização ou serviços Relatórios Neste submenu estão a disposição do cliente vários relatórios gerenciais e financeiros tais como: Extratos de contas Contas a pagar Contas a receber Relatório por categoria Valores em trânsito Outros relatórios financeiros: extratos por cliente, impressão de faturas etc. 31

33 Saliente-se que novos relatórios podem ser criados ou alterados de acordo com a necessidade do usuário do Sistema. Uma vez que os dados estejam no Sistema, é possível gerar qualquer relatório que o cliente necessite. 32