Manual Mercador WEB. Sistema Mercador. Cia Quatro de Software Ltda. Versão 1.0

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1 Manual Mercador WEB Sistema Mercador Cia Quatro de Software Ltda. Versão 1.0

2 Menu do Vendedor... 4 Cadastros... 4 Consultas... 4 Analises... 4 Entrando no Sistema Mercador WEB... 5 Equipamento necessário... 5 Acessando a Internet... 5 Entrando no sistema Mercador... 7 Alterando a senha do Mercador... 8 Tela de Entrada Pessoal O caminho para a venda Entendendo a Situação do Cliente Pasta - Cadastro Pasta Pedidos Pasta Notas Pasta Consumo Pasta - Estatísticas Pasta Cobrança Pasta Financeiro O Pedido de Venda Digitação de Pedidos Acompanhando a Carteira de Clientes Pedidos Analíticos

3 Notas Fiscais Analítico Pedidos em Detalhe Notas fiscais em Detalhe Inclusão de Novos Clientes Pasta Detalhes Pasta Pessoal Pasta Entrega Pasta Outros Pasta Referências Pasta Financeiro Analises Curva ABC de Venda e Curva ABC Comparada

4 Menu do Vendedor Cadastros Clientes Pedidos Usuários Permissões Mensagens Consultas Situação do Cliente Pedidos Analítico Notas Fiscais Analítico Pedidos em Detalhe Notas em detalhe Mensagens Ocorrências Analises Curva ABC de Vendas Curva ABC Comparada 4

5 Equipamento necessário Entrando no Sistema Mercador WEB Você precisará de um computador com acesso a internet em banda larga. O computador pode ser qualquer modelo com no mínimo um Pentium III com 64 mbs de memória, sistema operacional windows 98 e internet explorer 6. Qualquer máquina acima disso vai acessar o programa. Fora da sua casa você pode acessar o programa em hotéis ou lan-houses. O acesso via linha discada é possível porém a queda no nível de qualidade é muito grande, assim aconselhamos a que: 1- Se você vai digitar os pedidos da sua casa, adquira uma linha de banda larga, Speed, Velox etc, junto a sua operadora de telefonia, de preferência a sua operadora de tv a cabo se possuir, essas ultimas tem maior velocidade e qualidade. 2- Se você viaja e irá digitar o pedido de hotéis, procure sempre os que possuem uma disponibilidade de computadores com banda larga á internet para os Hospedes. 3- Se o local onde você se hospeda não possui acesso a internet procure localizar na cidade um lan-house que aluga o equipamento por hora, inclusive com a impressão de relatórios. Acessando a Internet No computador você deve se conectar a internet, se necessário, e entrar em um site de seu conhecimento/uso, ex UOL, IG, Terra, etc, testando se a navegação esta funcionando e a velocidade esta boa. 5

6 Após verificar que seu acesso a internet esta ok você deve digitar o endereço do sistema Mercador WEB = 6

7 Entrando no sistema Mercador Você irá receber, em seguida, a tela de entrada do sistema Mercador e deve clicar no botão. O próximo passo é a entrada de seu usuário e senha no Mercador. 7

8 Alterando a senha do Mercador Na primeira vez que você entrar no sistema mercado, será solicitada a troca da sua senha. Da mesma forma se você desejar alterar posteriormente a sua senha, ex. alguma pessoa que o ajudava não trabalha mais com você, ou o cliente viu você entrar no sistema etc, você deve encaminhar um para a Administração de Vendas solicitando a alteração da senha, em uma próxima entrada no sistema a tela de mudança da senha será apresentada a você e o procedimento será idêntico a este primeira vez. 8

9 Se você desejar alterar a senha posteriormente, por motivo de segurança ou porque alguém o viu digitar sua senha deve entrar na opção Cadastro Usuários/Permissões Em seguida deve digitar a nova senha e a confirmação da mesma, teclando em para finalizar o processo. 9

10 Tela de Entrada Pessoal Ao entrar no sistema Mercador você terá acesso a sua página pessoal onde podem ser configuradas várias informações, como o atendimento dos pedidos digitados. Para definir essas informações você deve clicar na frase PERSONALIZE A SUA PAGINA. Na página de personalização somente deve ser selecionada a função ULTIMOS PEDIDOS e em seguida e. Outras opções podem ser habilitadas, porém além de carregar mais a página inicial demorando para exibir todas as informações, as demais opções não trazem grande benefícios ao nosso trabalho. De qualquer for ma fia a critério do representante essa decisão. 10

11 Nesta tela ainda temos a entrada para os módulos do sistema: Cadastros Para visualizar dados de cadastro do cliente e digitar pedidos Consultas Para visualizar dados dos pedidos, Notas, Clientes, Cobrança etc. Análise Que permite avaliações sobre as vendas de clientes e produtos com visões, financeira, quantitativa etc. Diversos Que permite a volta á pagina pessoal. Sair Possibilita o Log-Off do sistema 11

12 O caminho para a venda Nossa principal função é vender, e assim quanto mais informação tivermos melhor convenceremos nosso cliente da necessidade e da qualidade da venda. Os passos abaixo foram definidos como sendo o melhor caminho para se obter todas as informações até chegarmos no pedido. Entendendo a Situação do Cliente No menu Consulta temos a opção Situação do Cliente Nesta tela devemos digitar o código de nosso cliente no campo CLIENTE e em seguida devemos acionar a tecla TAB. Ou se não nos lembramos do código devemos chamar a tela de pesquisa acionando o botão lupa. Na tela de pesquisa podemos digitar parte do nome do cliente, podendo ser do inicio, meio ou final do nome e acionando a tecla de pesquisa. 12

13 Ou ainda visualizar toda a lista de clientes, devemos deixar o campo pesquisa em branco e acionar diretamente a tecla de pesquisa. 13

14 Para visualizar as próximas paginas basta clicar no numero da pagina desejada 14

15 Pasta - Cadastro Nesta pasta temos varias informações importantes do cliente, elas não podem ser alteradas pelo vendedor, mas devem ser mantidas atualizadas através do pessoal da Administração de Vendas, VIA , com base em informações passadas pelos representantes. 15

16 Pasta Pedidos Ao selecionarmos esta pasta devemos clicar no botão informações sejam atualizadas. para quer as 16

17 Para se examinar em detalhes algum dos pedidos basta clicar no número do pedido. OBS. O campo Paginar a cada xx linhas, permite configurar quantos linhas devem aparecer em cada pagina da pesquisa. 17

18 Já na coluna Nota Fiscal teremos o numero da mesma se o pedido já foi faturado. Outro indicador importante são as colunas de Quantidade Solicitada e Quantidade Atendida, que nos dá a informação da falta de produtos em determinado item. PARA VOLTAR A TELA ANTERIOR UTILIZE SEMPRE O BOTÃO 18

19 Pasta Notas Ao selecionarmos esta pasta devemos clicar no botão informações sejam atualizadas. para que as Para se examinar em detalhes alguma das notas basta clicar no número da nota. Para se examinar em detalhes algum dos pedidos basta clicar no número do pedido. 19

20 PARA VOLTAR A TELA ANTERIOR UTILIZE SEMPRE O BOTÃO Obs. A data de Entrega do sistema é na realidade a data de faturamento do pedido em Vitória. 20

21 Pasta Consumo Ao selecionarmos esta pasta devemos clicar no botão informações sejam atualizadas. para que as Nela podemos visualizar a venda media por produto, neste cliente, no mês atual, mês anterior, no ultimo quadrimestre e no ultimo ano 21

22 Pasta - Estatísticas Ao selecionarmos esta pasta devemos clicar no botão informações sejam atualizadas. para que as Nela podemos visualizar a venda media por produto, neste cliente, no mês atual, mês anterior, no ultimo quadrimestre e no ultimo ano 22

23 Pasta Cobrança Ao selecionarmos esta pasta devemos clicar no botão informações sejam atualizadas. para que as 23

24 Nesta tela podemos verificar as cobranças a vencer (atraso negativo) ou vencidas (atraso positivo). Podemos ainda consultar a nota fiscal que gerou a cobrança clicando no número da nota. Obs: O número negativo significa quantos dias faltam para a data de vencimento, ou data zero, ou seja o titulo ainda não venceu Já o número positivo significa quantos dias se passaram da data de vencimento, a data zero, ou seja um atraso 24

25 Pasta Financeiro Ao selecionarmos esta pasta devemos clicar no botão informações sejam atualizadas. para que as Nesta tela teremos um resumo financeiro do cliente, como Again List de vencimento, limite de crédito, dados históricos 25

26 O Pedido de Venda Digitação de Pedidos A Digitação de pedidos começa pela opção Cadastro Pedidos A primeira ação é digitar o código do cliente, se você não se lembrar deve acionar o botão para acessar a lista alfabética. 26

27 O campo Ordem de Compra não deve ser utilizado, se o cliente iver um numero de pedido ou ordem de compra, o mesmo deve ser digitado na observação para a nota fiscal na pasta Observações. Repare que você recebe o Crédito Disponível do Cliente, a Condição de Pagamento Padrão, a lista de preço que agora é fica como xxxxxx e o Campo Tipo do Pedido que deve ser selecionado por você, as opções são: Feita a escolha da Condição de Pagamento e do Tipo de Pedido você deve passar á pasta. 27

28 Nesta pasta você deve digitar o código do item e utilizando a tecla TAB saltar e digitar o campo quantidade do item e quantidade bonificada desse item, se existir., ao final tecle em Você pode digitar até 200 itens, sejam eles escovas de cabelo, cutelaria, escovas de dentes etc. não sendo mais necessário dividir em vários pedidos. O único cuidado é com clientes especiais que devem ser tratados a parte conforme orientação da Administração de Vendas. Os itens bonificados devem ser digitados normalmente, apenas lembrando de deixar a coluna quantidade com zeros. Obs: O campo de desconto do Item não deve ser utilizado pelo representante, se esse fato ocorrer o pedido será bloqueado na Adm Vendas. 28

29 Repare que as naturezas de operação do itens já estão sendo montadas, elas iram determinar quantos pedidos teremos dentro de nosso sistema ERP Datasul, agrupando em um mesmo pedido, criado automaticamente, os itens de mesma operação. A pasta de complemento possui seus dados pré-cadastrados, não devendo ser alterada. A pasta de Observações apresenta um campo para observações direcionadas á equipe de Administração de vendas e outra observação para o próprio cliente e/ou transportadora sendo esta última impressa na nota fiscal. 29

30 30

31 Os displays devem ser digitados como item bonificado, ATENÇÃO, se digitado como quantidade de venda o mesmo será faturado contra o cliente. A coluna Tipo, identifica se o item é uma venda ou bonificação e a coluna % Bonif. o percentual da bonificação em relação aos mesmo item na venda. Repare que na nossa simulação o pedido ficou como Bloqueado, ao se clicar no símbolo teremos como analisar os motivos do bloqueio 31

32 Na Coluna de totais você pode, ainda, acompanhar a evolução dos valores e quantidades dos itens de vendas e bonificados, alem do percentual de valor das bonificações em relação ás Vendas. 32

33 Após terminar o pedido você deve efetiva-lo clicando no botão. Após a confirmação o numero do pedido é gerado automaticamente Neste momento o pedido já esta gravado na empresa e disponível para a liberação do comercial se necessário. Se você desejar imprimir o pedido basta clicar em OK caso contrario cancele a impressão do mesmo, o botão cancela somente cancela a IMPRESSÃO do pedido, não o pedido em si. Para o caso de você necessita cancelar o pedido digitado, o mesmo só poderá ser feito pela Adm Vendas, a partir de comunicação via com as pessoas responsáveis. Atente para o fato de que seu pedido, se não tiver nenhuma situação de bloqueio ou de crédito, já estará na fila de faturamento. 33

34 Pedidos Analíticos Acompanhando a Carteira de Clientes A tela de pedidos analíticos nos permite consultar os pedidos em carteira através de filtros: Tipo de pedido = Venda e/ou Bonificação Situação do Pedido = Em Aberto, Faturado, Fat. Parcial, Bloqueado e/ou Cancelado Após selecionar o tipo de pedido e a situação desejada devemos acionar o botão 34

35 Nesta tela temos como: 1. Acessar o pedido de venda clicando no número do pedido 2. Acessar a consulta a situação do cliente clicando no nome do cliente 3. Acessar a nota fiscal, quando já faturado o pedido, clicando no número de nota fiscal OBS. Não utilizar os campos Outras Saídas, Transferência e Faturamento Parcial, estas situações não se aplicam ao nosso sistema de operação Nas demais colunas temos: 1- Ordem de compra: Número do pedido digitado pelo representante e que retorna do datasul com o número gerado no Sistema de Faturamento 2- Dt. Emissão: Data de digitação do pedido 3- Prev. Fatur: data prevista para o faturamento em Vitória, 4- Situação: Situação do pedido, se já foi faturado ou ainda esta em aberto 35

36 a. BLOQ Bloqueado no comercial b. AB- Bloqueado no crédito c. AB-1 Em expedição d. FATUR Faturado total e. FAT P Faturado parcialmente f. Canc Cancelado 5- Valor: Valor do Pedido 6- Quantidade solicitada: Quantidade total solicitada no pedido 7- Representante: Código do representante 8- Cidade: Cidade do cliente 9- Estado: estado do cliente 36

37 Notas Fiscais Analítico A tela de notas fiscais analítico nos permite consultar as notas faturadas: Tipo de pedido = Venda e/ou Bonificação Após selecionar o tipo de pedido e a situação desejada devemos acionar o botão Nesta tela temos como: 1. Acessar o pedido de venda clicando no número do pedido 2. Acessar a consulta a situação do cliente clicando no nome do cliente 3. Acessar a nota fiscal, quando já faturado o pedido, clicando no número de nota fiscal Nas demais colunas temos: 1- Ordem de compra: Número do pedido digitado pelo representante 37

38 2- Dt. Emissão: Data de digitação do pedido 3- Operação: Natureza de operação fiscal 4- Quantidade solicitada: Quantidade total solicitada no pedido 5- Valor total: Valor da nota 6- Valor c/ipi: Valor do nota com IPI 7- Representante: Código do representante 8- Comissão: Comissão da Venda 9- Estado: estado do cliente 38

39 Pedidos em Detalhe Nesta tela você poderá consultar seu pedido e verificar se o mesmo já foi faturado ou ainda esta em aberto. 39

40 Para pedidos já faturados você poderá visualizar se algum item não foi atendido (Cancelado) e quais foram faturados Ainda poderá visualizara informação de pedidos cancelados, o cancelamento somente poderá ser realizado pela Adm Vendas a partir de comunicado, vial , do representante. Outra funcionalidade é a impressão do pedido de venda que pode ser feita acionando o botão. 40

41 Notas fiscais em Detalhe Nesta tela você poderá visualizar os dados da nota fiscal emitida pela empresa e enviando ao seu cliente, também poderá emitir um espelho da nota com a função. Caso deseje consultar o pedido original basta clicar no numero do pedido para abrir a tela de pedidos em detalhe. 41

42 Inclusão de Novos Clientes A inclusão de novos cliente será feita pelo representante, porém alterações deve ser solicitadas a Adm Vendas, via . Pasta Detalhes Campos obrigatórios: - Código = CNPJ - Nome - Tipo de Pessoa - Endereço - CEP - Bairro - Suframa Se cliente participante do programa de incentivo fiscal da Zona Franca - Cidade - UF - Pais - Telefone - Contato 42

43 - Ramo de atividade - CNPJ - Inscrição estadual - Endereço de Cobrança Pasta Pessoal Nome das pessoas que participam da empresa como sócios. Para criar uma pasta para o próximo sócio clicar em NOVO 43

44 Campos Obrigatórios - Nome - Endereço - Endereço de envio = Comercial ou residencial - Tipo de Residência - Bairro - CEP - Cidade - UF - Telefone - CPF - Função sempre igual a 1 - Parte na sociedade 44

45 Pasta Entrega Todos os campos são obrigatórios 45

46 Pasta Outros Campos Obrigatórios - Condição de Pagamento - Tipo de frete - Representante - Classificação Comercial 46

47 Pasta Referências Campos Obrigatórios - Referencia Comercial 1, 2 e 3 - Referencia Bancaria 1 - Parecer sobre o cliente = Neste campo deverá ser colocado o desconto do cliente, ex 15+5, 15% mais as observações que sejam necessárias. 47

48 Pasta Financeiro Prencher os dados possíveis. 48

49 Após finalizar a digitação e clicar no botão será apresentada a tela abaixo, ao se confirmar com OK o cliente já estará na base da empresa e disponível para digitação de pedidos, onde deve ser utilizado por código o CNPJ, até a efetivação do cliente. 49

50 Analises Curva ABC de Venda e Curva ABC Comparada A Curva ABC de Vendas nos permite avaliar as vendas em um determinado período, tendo as visões de faturado e vendido sob várias óticas (clientes, produtos, famílias etc). A Curva ABC Comparada, realiza a mesma tarefa porém nos permite comparar ao mesmo tempo dois períodos de vendas. Após identificarmos se queremos um período ou dois, e se vamos analisar os valores de faturamento ou de pedidos ( ou ) devemos definir qual a visão que queremos analisar podendo ser: 1- Cliente analise por razão social da maior para o menor venda no período (Curva ABC de Venda) ou no último período (curva ABC Comparada) 2- Representante aplicável somente para gerentes 3- Cidade analise por nome da cidade da maior para o menor venda no período (Curva ABC de Venda) ou no último período (curva ABC Comparada) 4- Estado - analise por sigla do estado da maior para o menor venda no período (Curva ABC de Venda) ou no último período (curva ABC Comparada) 50

51 5- Produto - analise por nome do produto da maior para o menor venda no período (Curva ABC de Venda) ou no último período (curva ABC Comparada) 6- Grupo (RICCA 100, RICCA 200 etc) 7- Família (ESCOVAS E PENTES, MANICURE, BANHO ETC) 8- Ramo de Atividade (FARMACIA, HIPER E SUPERMERCADO, ETC) 9- Tipo de Venda Não aplicável 10- Prazo Médio - - analise por Prazo médio ordenado pelo prazo. 11- Marca Não aplicável 12- Tipo de Produto Não aplicável 13- Tipo de Marca Não aplicável Obs. Após parametrizar as opções devemos sempre acionar o botão Em nosso exemplo estamos comparando o período de fevereiro/2005 com março/2005 e percebemos que o vendedor aumentou suas vendas em 41,2% 51

52 Na Curva ABC de Vendas, temos adicionalmente as colunas de Quantidade e preço médio praticado. Os valores apresentados são as vendas, já abatidas as devoluções (se ocorrerem), também sem valores de bonificação ou display. 52

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