Treinamento do Sistema de Protocolo Módulo SIPAC Perfil: Coordenador de Protocolo

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1 1 Treinamento do Sistema de Protocolo Módulo SIPAC Perfil: Coordenador de Protocolo Maceió, junho de 2012.

2 2 Histório de versões Versão /06/2012 Descrição: Versão inicial

3 3 Conteúdo 1.Conhecendo o Sistema de Protocolo 2.Módulo de Protocolo 3.Cadastrar Processo 4.Gerar Etiquetas Protocoladoras 5.Reimprimir Etiquetas Protocoladoras 6.Registrar dados dos processos 7.Registrar Recebimento de Processos 8.Registrar Envio (Saída) de Documentos Atenção: Todas as funcionalidades do sistema podem ser facilmente visualizados online, no endereço eletrônico:

4 4 1. Conhecendo o Sistema de Protocolo O Sistema de Protocolo contem uma tela inicial, onde a consulta e visualização de processos pode ser realizada por qualquer pessoa. Para acessar o sistema e realizar as funcionalidades institucionais do Sistema de Protocolo, é necessário clicar no canto superior direito da tela, onde tem ENTRAR NO SISTEMA. Ao clicar em Entrar no Sistema, será carregada a tela a seguir, onde há algumas informações importantes:

5 5 O sistema indica que você está em SIPAC (Administrativo), onde será possível acessar o Sistema de Protocolo 1. Para acessar o sistema, você precisará usar o seu USUÁRIO e a sua SENHA. 2. Caso você não possua um USUÁRIO e SENHA para acessar o sistema, clique em CADASTRE-SE. 3. É possível obter o envio do de confirmação de cadastro, assim como obter o login e senha, caso você tenha esquecido. Nas próximas seções será apresentado como é realizado o cadastro de servidor, e como está organizada a tela inicial do sistema Cadastro de Servidor Ao clicar em CADASTRE-SE, apresentado na figura anterior, será carregada uma tela contendo um formulário para preenchimento dos dados do servidor: Ao entrar nessa tela, o servidor deverá informar os dados. Seguem algumas informações importantes: Todos os campos que possuem uma estrela A qualquer momento você pode passar o mouse em cima da interrogação para ler as informações sobre o campo solicitado. É definido por padrão que o login do usuário seja preenchido com a seguinte formatação: PRIMEIRO NOME +. + ÚLTIMO NOME. Veja o exemplo: são de preenchimento obrigatório. Nome Completo: José Santos Silva Login: jose.silva (sem acentos e com todas as letras minúsculas)

6 Tela Inicial Na tela inicial do sistema contem um menu principal, onde é possível acessar vários sistemas, e outras informações que serão apresentadas: Na parte superior da tela é possível visualizar as informações do usuário que está logado no sistema. Além do nome completo, é possível visualizar também o setor de lotação do usuário. Essas informações ficam visíveis em quase todas as telas do sistema. 2. No canto superior direito há seis botões, os quais também ficam visíveis em quase todas as telas do sistema. São as suas funcionalidades: a. Módulos: a qualquer momento você pode clicar nesse botão para abrir a tela com os módulos b. Cx. Postal: clique nesse botão para visualizar as mensagens que são enviadas para você. c. Abrir Chamado: É possível solicitar suporte do sistema diretamente por esse botão. Será aberta uma tela, contendo um formulário para preenchimento, onde é possível indicar problemas que eventualmente possam ocorrer. d. Portal Admin.: Clicando nesse botão, você estará entrando no portal inicial do sistema. e. Alterar Senha: Você pode alterar a sua senha clicando nesse botão. Lembre-se: evite criar senhas de fácil descoberta. Datas de nascimento, nomes e palavras podem ser facilmente descobertas por pessoas má intencionadas. É recomendável a utilização de senhas contendo a combinação de LETRAS e NÚMEROS. f. Ajuda: Contém os manuais de todas as funcionalidades do sistema. 3. Tela contendo os botões de acesso aos Módulos (sistemas). 4. Clicando em MENU PRINCIPAL você voltará para a tela contendo os botões de acesso aos Módulos (sistemas). 1. Entrando no Portal Admin, é possível visualizar notícias, um menu superior, e outras informações relevantes:

7 7 Onde: É possível navegar pelo menu horizontal, o qual contém o acesso às funcionalidades de vários sistemas. Os itens desse menu podem variar de acordo com o perfil do usuário. Assim, identifique a localização da opção PROTOCOLO e visualize as suas subopções. 2. Você pode alterar informações do seu perfil de usuário, além de poder alterar a sua própria fotografia. 3. No canto central há uma tela onde é possível obter algumas informações sobre o sistema de protocolo. 1.

8 8 2. Módulo de Protocolo O Sistema de Protocolos é parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). O objetivo é auxiliar a gestão documental na instituição, abrangendo o controle de Processos, Documentos e Memorandos Eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos. A finalidade do módulo de protocolo é possibilitar o registro de processos de protocolo, documentos e memorandos eletrônicos, auxiliar operações básicas de autuação, despacho, tramitação entre unidades e arquivamento. Um Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas assim, o documento é protocolado e autuado pelos setores autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo. Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Também podem receber despachos e serem tramitados entre unidades. O Memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas do IFAL, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do IFAL. Para entrar facilmente no Sistema de Protoclo, clique em MÓDULOS, que está localizado no canto superior direito: E em seguida, clique em PROTOCOLO, conforme mostra a tela a seguir:

9 9 Ao entrar no Módulo Protocolo (Sistema de Protocolos), você irá deparar-se com uma tela contendo abas, as quais cada uma contém várias funcionalidades. As abas estão organizadas por assunto: Processos, Documentos, Memorando e Consulta/Relatórios são as abas que serão mais usadas no dia-a-dia. É importante lembrar que a quantidade de abas está configurada de acordo com o perfil do usuário. 2. Dentro das abas é possível visualizar as funcionalidades. As seções a seguir abordarão as funcionalidades do Sistema de Protocolo. 1.

10 10 3. Cadastrar Processo Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de processos no sistema da Instituição. Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Processos Cadastro Cadastrar Processo. O sistema exibirá a seguinte tela, onde é necessário informar os Dados Gerais do Processo que será cadastrado: Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função. Para retornar à página inicial do módulo, clique no link função estiver disponível.. Esta opção é válida sempre que a Na tela acima, é necessário informar os seguintes dados: Origem do Processo: Selecione a procedência do processo dentre as opções Processo Interno e Processo Externo. Caso a opção Processo Externo seja selecionada, será necessário informar se deseja visualizar o Número do processo no formato / (radical.numero/ano-dv) e informar o Número Original do Processo; Tipo do Processo: Selecione o tipo do processo a partir das opções disponibilizadas; Código ou denominação do Assunto do Processo: Ao digitar o código ou as primeiras letras do assunto do processo, o sistema disponibilizará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la; Assunto Detalhado: Informe o assunto detalhado do processo;

11 11 Natureza do Processo: Escolha dentre as opções Ostensivo e Sigiloso. Optando por selecionar a opção Sigiloso, o sistema automaticamente exibirá um novo campo solicitando o Grau de Sigilo do processo; Observação: Se desejar, insira observações quanto ao processo a ser cadastrado; Destino: Selecione o destino do processo dentre as opções Unidade Sugerida e Outra Unidade. Ao optar por Unidade Sugerida, o sistema disponibilizará uma lista com as Unidades de Destino sugeridas, para escolha do usuário. Já ao optar por selecionar a opção Outra Unidade, além do campo Unidade de Destino, um esquema de hierarquia das unidades da Instituição será apresentado. Unidade de Destino: Neste campo, é possível digitar o código ou a denominação da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades da Instituição disponibilizado pelo sistema. Esta opção é válida em todas as telas em que estiver presente; Tempo Esperado na Unidade de Destino: Informe o tempo de espera, em dias. Exemplificaremos o preenchimento dos campos acima da seguinte maneira: Origem do Processo: Processo Interno; Tipo do Processo: Abono de Faltas; Assunto do Processo: CONTROLE DE FREQUÊNCIA LIVROS, CARTÕES, FOLHAS DE PONTO, ABONO DE FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS; Assunto Detalhado: Abono de faltas do mês de julho; Natureza do Processo: OSTENSIVO; Destino: Outra Unidade; Unidade de Destino COORDENAÇÃO DO CURSO DE ENGENHARIA ELÉTRICA (14.10); Tempo Esperado na Unidade de Destino: 02. Após informar os dados do processo, clique em Continuar para prosseguir. A seguinte página será carregada: Clique em Voltar para retornar à página anterior. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente.

12 12 Nesta tela, é necessário informar ao menos um documento que formalize o processo, documento este que pode ser memorando, ofício, requerimento, entre outros. Para isso, selecione a opção Informar Novo Documento para que um novo documento seja criado no sistema e inserido no processo ou a opção Consultar Documentos Existentes para realizar uma consulta de documentos já cadastrados na base de dados do sistema pela sua unidade e inseri-los ao processo. De acordo com a opção selecionada, a tela será carregada de uma forma diferente. Caso a opção selecionada tenha sido Informar Novo Documento, a tela carregada será a exibida na figura anterior. Selecionando esta opção, será necessário informar os seguintes dados do documento: Tipo do Documento: Selecione o tipo do documento que será inserido; Data do Documento: Informe a data de referência do documento ou selecione a partir do calendário virtual disponibilizado pelo sistema ao clicar no ícone ; Número: Insira o número do documento, se desejar; Ano: Especifique o ano de emissão do documento a ser inserido; Unidade de Origem: Se desejar, informe o código ou selecione a unidade de origem associada ao documento; Observações: Utilize o espaço em branco fornecido pelo sistema para inserir observações sobre o documento; Anexar Arquivo: Caso deseje anexar determinado arquivo ao documento, clique em Selecionar Arquivo e busque-o em seu computador. Exemplificaremos com os dados Tipo do Documento ATESTADO MÉDICO e Data do Documento 04/07/2011. Após informar os dados necessários, clique em Inserir Documento(s). A página será recarregada e passará a ser exibida da seguinte forma: Para visualizar o documento recém-inserido, clique no ícone. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente. Uma nova janela será então apresentada com os dados do documento, no seguinte formato:

13 13 Clique em para fechar esta janela e retornar à tela anterior. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha. De volta à lista de Documentos Inseridos no Processo, clique no ícone documento inserido. O sistema apresentará a seguinte janela: caso deseje excluir o Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será exibida no topo da página: De volta à página de inserção de Documentos do Processo, caso opte por selecionar a opção Consultar Documentos Existentes, a tela será recarregada disponibilizando ao usuário a busca por documentos já cadastrados por sua unidade de lotação e que encontram-se na mesma: Vale ressaltar que estes documentos poderão ser inseridos ao processo em forma de cópia. Para realizar a consulta por documentos na unidade, forneça um ou mais dos critérios de busca dispostos pelo sistema e clique em Consultar para realizar a busca. A página com os resultados será prontamente atualizada e os documentos que atendem aos critérios de busca serão exibidos na lista de Documentos Encontrados.

14 14 Se desejar visualizar os detalhes de um dos documentos encontrados, clique no ícone apresentará o Documento no seguinte formato: Para efetuar o download do arquivo inserido ao documento, clique no ícone transferência do arquivo na janela que será gerada posteriormente.. O sistema e confirme a Clique em para visualizar o comprovante de cadastro do documento, que será exibido conforme figura a seguir: Para retornar à página anterior, clique em Voltar.

15 15 Se desejar imprimir o comprovante, clique em Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique em.. Ainda na lista de Documentos Encontrados, selecione o(s) documento(s) que deseja adicionar ao processo clicando na caixa exibida ao lado de sua numeração e clique em Inserir Documento(s). Esta ação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual. Após inserir todos os documentos desejados, clique em Continuar para dar continuidade ao cadastro do processo. A seguinte página será exibida: Informe a Categoria do interessado no processo que está sendo cadastrado, dentre as seguintes opções: Servidor da Instituição, que será identificado por sua matrícula SIAPE, sem o código verificador; Aluno da Instituição, que será identificado por sua matrícula; Credor, ou pessoas físicas ou jurídicas que são interessados em processos de compra e pagamento, por exemplo; Unidade da Instituição; Outros, que podem ser público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias citadas acima. Após selecionar a categoria, preencha o nome do interessado. Vale ressaltar que, ao digitar as primeiras letras do nome, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Exemplificaremos com a Categoria Servidor e Servidor NOME DO SERVIDOR (00000). Após informar os dados do interessado, clique em Inserir. A página será recarregada da seguinte forma: Repita a operação caso deseje adicionar mais interessados ao processo. Se desejar remover um interessado previamente inserido, clique no ícone apresentada para confirmação:. A seguinte janela será

16 16 Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK se desejar confirmá-la. Ao optar por confirmar, o interessado será removido da lista de Interessados Inseridos no Processo e a seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página: Após inserir todos os interessados desejados, selecione a opção Enviar para os interessados a cada movimentação do processo se desejar. Para prosseguir com o cadastro do processo, clique em Continuar. A seguinte página será exibida: Na tela, é necessário informar o Nome do documento que será anexado ao processo, sua Descrição e anexar o Arquivo do documento, clicando em Selecionar arquivo e selecionando-o dentre os arquivos de seu computador. Para exemplificar, utilizaremos o Nome: Portaria nº 250/2010 e a Descrição: Cópia da Portaria nº 250/2010, que formaliza o processo. Clique em Anexar para inserir o documento ao processo que está sendo gerado no sistema. O documento passará a constar na lista de Arquivos Anexados ao Processo e uma mensagem de sucesso será exibida no topo da tela, conforme exibido a seguir:

17 17 Clique no link, referente à denominação dada ao arquivo inserido, para fazer o download do anexo, cuja operação deverá ser confirmada na tela abaixo: Clique em OK para prosseguir com a transferência do arquivo. Se desejar anexar outros arquivos, repita o procedimento. Caso deseje remover o item já inserido, clique no ícone. A seguinte janela será apresentada para a confirmação da remoção: Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK se desejar confirmá-la. Caso opte por confirmar a remoção, uma mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema: Após anexar todos os arquivos desejados, clique novamente em Continuar para prosseguir com o cadastro. O sistema o direcionará para a seguinte página: Informe se desejar Informar Despacho eletrônico para o processo ou Não. Caso opte por informar o despacho, a tela será prontamente atualizada e passará a ser exibida no seguinte formato:

18 18 Na tela acima, informe os seguintes dados do despacho que será cadastrado: Tipo do Despacho, dentre as opções Favorável e Desfavorável; Servidor Responsável pelo Despacho; Se o despacho é Público ou não; Forma do Despacho. No campo Forma do Despacho, ao optar pela opção Informar Despacho, o sistema disponibilizará um campo onde o texto do despacho poderá ser digitado, conforme exibido na figura acima. Já ao optar pela opção Anexar Arquivo, a tela será atualizada e passará a ser exibida no formato a seguir: Para inserir o arquivo do despacho, clique em Selecionar Arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os arquivos de seu computador. De volta à página anterior, exemplificaremos com: Tipo do Despacho: Favorável; Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR ( ); Público: Sim; Forma do Despacho: Informar Despacho;

19 19 Texto do despacho: Considerando que foram recolhidos todos os documentos e informações necessárias ao processo, autorizo o abono das faltas do mês de julho/2011 para o servidor interessado. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação. Após informar os dados necessários, clique em Continuar. Uma nova página será apresentada, contendo os Dados Gerais do Processo. Confira os dados do processo que será cadastrado e, se estiver certo que deseja concluir a operação, clique em Confirmar para confirmar o cadastro. O sistema disponibilizará uma nova página, com a mensagem de confirmação do cadastro no topo: Para cadastrar um novo processo, clique em e repita a operação.

20 20 Clique em que será exibida no seguinte formato: para imprimir a capa do processo recém-cadastrado, Clique em Voltar para retornar a página anterior. Para imprimir a capa, clique no ícone. Se desejar retornar à página inicial do Módulo Protocolo, clique em, no topo da página. De volta à página anterior, clique em movimentação do processo. A guia será exibida conforme figura abaixo: para imprimir a guia de

21 21 Para retornar à tela anterior, clique em Voltar. Se desejar imprimir a guia, clique em.

22 22 4. Gerar Etiquetas Protocoladoras Esta função realiza a geração de etiquetas protocoladoras. As mesmas reservam uma numeração de protocolo para posterior cadastro das informações no sistema. A numeração gerada deverá ficar reservada e só poderá ser usada no registro manual de documentos e processos. As etiquetas são geradas em lotes e impressas em duas vias, onde uma das etiquetas é colada no documento/processo recebido e a outra é entregue ao interessado. Posteriormente esses documentos/processos são cadastrados no sistema, preservando a numeração da etiqueta. Para isso, entre no SIPAC Módulos Protocolo Processos Etiquetas Protocoladoras Gerar Etiquetas. A página seguinte será gerada. Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela exibida pelo sistema. Esta ação é válida para todas as telas em que estiver presente. Preencha os campos obrigatórios: Radical (o sistema oferecerá opções de escolha para o preenchimento) e Quantidade de Etiquetas (forneça o número de etiquetas que deseja imprimir). Exemplificamos com o Radical: DPM - SEÇÃO DE COMPRAS ( ) e a Quantidade de Etiquetas: 400. Para prosseguir com a ação, clique em Continuar. O sistema fornecerá a seguinte página. Se desejar retornar a página anteriormente gerada, clique em Voltar. Para confirmar a operação, clique em Concluir.

23 23 A tela seguinte será exibida. Caso deseje retornar à página inicial do Menu Protocolo, clique em. Para realizar a impressão das etiquetas, clique em Imprimir Etiquetas. O sistema fornecerá uma caixa de diálogo para a confirmação do download das etiquetas. Clique em OK para confirmar o carregamento do arquivo. A partir disso, o usuário poderá realizar a impressão das etiquetas. Retornando a tela onde foi exibida a mensagem de sucesso, o usuário também poderá gerar novas etiquetas, basta clicar em Protocolada., o sistema retornará a tela Etiqueta

24 24 5. Reimprimir Etiquetas Protocoladoras Uma etiqueta protocoladora reserva uma numeração de protocolo para posterior cadastro das informações no sistema. A numeração gerada deverá ficar reservada e só poderá ser usada no registro manual de documentos e processos. As etiquetas são geradas em lotes e impressas em duas vias, onde uma das etiquetas é colada no documento/processo recebido e a outra é entregue ao interessado. Posteriormente esses documentos/processos são cadastrados no sistema, preservando a numeração da etiqueta. Para reimprimir etiquetas protocoladoras, acesse SIPAC Módulos Protocolo Processos Etiquetas Protocoladoras Reimprimir Etiquetas. A seguinte tela será exibida: Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a operação na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que a opção estiver presente. O usuário deverá utilizar o formulário para buscar os lotes de etiquetas. Para isso, poderá utilizar os seguintes campos de refinamento:

25 25 Número de Protocolo: O campo refere-se a um número de protocolo específico, que deve ser preenchido no formato adequado (Radical.Número/Ano-Dígitos); Radical: O menu suspenso irá listar os radicais registrados no sistema; Gerado entre: Intervalo de datas em que o protocolo foi gerado. Utilize o ícone para selecionar facilmente a data em um calendário gerado; Todos os lotes de etiquetas: Ao marcar esta opção, os demais campos de refinamento de busca são automaticamente desmarcados. Para prosseguir, clique em Buscar. O sistema mostrará uma listagem abaixo do formulário contendo os Lotes de Etiquetas Encontrados. Observe o exemplo: Clique em para selecionar o lote desejado.

26 26 Para realizar alguma modificação, clique em Voltar. Utilize este botão sempre que necessário. Na tela de Reimpressão de Etiquetas, o usuário deverá preencher um campo de Justificativa, explicando os motivos da reimpressão, e selecionar os números de protocolo que deseja imprimir. Para selecionar facilmente todas as etiquetas protocoladoras, clique em Todos. Clique em Continuar. Na página seguinte,confira os dados do lote e das etiquetas selecionadas para a reimpressão. A tela será semelhante à figura abaixo: Se estiver tudo correto, clique em Confirmar e observe a mensagem de sucesso gerada pelo sistema: Clique em Imprimir Etiquetas. O sistema abrirá uma janela em que o usuário poderá optar por abrir ou salvar um arquivo no formato PDF. Veja o exemplo:

27 27 Este será o arquivo final com as etiquetas, o qual o usuário deverá imprimir em seu computador. Se desejar salvar, selecione a opção Download ou Salvar (a denominação varia de acordo com o computador utilizado) e clique em Ok. Na janela gerada, navegue pelas pastas do computador para encontrar o local desejado. Em seguida, clique em Salvar. As etiquetas geradas podem ser impressas usando papel Pimaco 6180 Etiquetas ink-jet/laser (Carta 25,4mm x 66,7mm). Para reimprimir outras etiquetas protocoladoras, utilize o link.

28 28 6. Registrar dados de um processo Uma etiqueta protocoladora reserva uma numeração de protocolo para posterior cadastro das informações no sistema. A numeração gerada deverá ficar reservada e só poderá ser usada no registro manual de documentos e processos. As etiquetas são geradas em lote e servem para agilizar o atendimento no balcão em instituições que fazem atendimento pessoal em larga escala. Nesses casos é comum o atendente do balcão ter em mãos etiquetas em duas vias, onde uma das etiquetas é colada no documento/processo recebido e a outra é entregue ao cliente. Posteriormente esses documentos/processos são cadastrados no sistema, preservando a numeração da etiqueta. Esta funcionalidade realiza o cadastro das informações de um processo a partir de uma etiqueta protocoladora. Os usuários responsáveis pelo protocolo na unidade podem utilizar essa operação. Para isso, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Processos Cadastro Registrar Dados do Processo. O sistema exibirá a lista de etiquetas protocoladas que poderão ser registradas: Devido a extensão da tela acima, utilizaremos somente parte da mesma. Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a operação na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que a opção estiver presente. O usuário poderá utilizar o formulário para buscar pelas etiquetas protocoladas. Para isso, deverá utilizar os seguintes campos de refinamento: Número de Protocolo: o campo refere-se a um número de protocolo específico, que deve ser preenchido no formato adequado (Radical.Número/Ano-Dígitos); Unidade de Origem: após digitar as três primeiras letras da unidade de origem o sistema oferecerá uma listagem com as possíveis unidades a serem escolhidas para o preenchimento; Gerada entre: intervalo de datas em que o protocolo foi gerado. Utilize o ícone para selecionar a data em um calendário gerado; Todos os lotes de etiquetas: ao marcar esta opção, os demais campos de refinamento de busca são automaticamente desmarcados.

29 29 Para prosseguir, clique em Buscar. Ainda na tela Consultas de Etiquetas Protocoladas, o usuário poderá selecionar a etiqueta clicando no ícone. A página gerada pelo sistema será a seguinte. Se desejar retornar a página anteriormente gerada, clique em Voltar. Esta função será válida sempre que presente neste manual. Forneça as informações para os campos de preenchimento obrigatório: Tipo do Processo, Assunto do Processo, Natureza do Processo e Unidade de Destino do Processo. Como exemplo utilizamos: Tipo do Processo: AJUDA DE CUSTO, Assunto do Processo: ESTÁGIOS PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO, Natureza do Processo: SECRETO e Unidade de Destino:SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA. Para dar prosseguimento a ação, clique em Continuar. A página fornecida será a seguinte. No campo Opções de Documento, ao selecionar a opção Informar Novo Documento, a tela exibida será a descrita abaixo.

30 30 Ao escolher a opção Informar Novo Documento, o usuário deverá informar os campos de preenchimento obrigatório: Tipo do Documento e Data do Documento. E se achar pertinente forneça os campos: Número, Ano, Unidade de Origem, Observações e Anexar Arquivo. Esta operação realizará o cadastro de um documento ainda não existente, que a partir das informações oferecidas na tela acima o documento será criado. Para realizar a inserção do novo documento, clique em Inserir Documento(s). A mensagem de sucesso da ação será exibida.

31 31 Para visualizar detalhes do documentos já inseridos clique no ícone correspondente a tela Documento. Para remover os documentos já inseridos, clique no ícone para a confirmação da exclusão.. A página gerada será. Uma caixa de diálogo será gerada

32 32 Clique em OK para confirmar a remoção do documento. A seguinte mensagem de sucesso será exibida: Ainda na tela Documentos do Processo, caso no campo Opções de Documento, a opção selecionada for Consultar Documentos Existentes, a tela exibida será a descrita abaixo. Para consultar documentos já existentes no sistema, preencha um ou mais campos dispostos na tela acima. Quanto mais campos forem informados, mais refinada será a busca. Exemplificamos com o campo Todos. Clique em Consultar para realizar a busca pelos documentos. A tela Documentos do Processo ficará da seguinte forma.

33 33 Para visualizar detalhes do documentos consultados, clique no ícone seguinte. Para finalizar a exibição desta página, clique em que presente neste manual.. A página gerada será a. Esta opção será válida sempre Ao clicar no link, o usuário poderá visualizar algumas informações sobre o movimentador do documento. Se desejar inserir um ou mais documentos consultados, selecione-o(s) e clique em Inserir Documento(s). O(s) documentos serão inseridos e ficarão dispostos na parte Documentos Inseridos no Processo, como exemplificado a seguir.

34 34 Para visualizar detalhes do documentos já inseridos clique no ícone correspondente a tela Documento. Para remover os documentos já inseridos, clique no ícone para a confirmação da exclusão.. A página gerada será. Uma caixa de diálogo será gerada Clique em OK para confirmar a remoção do documento. A seguinte mensagem de sucesso será exibida:

35 35 Na tela Documento(s) do Processo, para prosseguir com a operação de registro, clique em Continuar. A página oferecida pelo sistema será a seguinte. No campo Categoria, opte por uma das opções: Servidor, Aluno, Credor, Unidade e Outros. Dependendo da categoria selecionada, forneça os dados para a sua inserção. Como exemplo utilizamos a Categoria: Servidor. Clique em Inserir, a tela com a mensagem de sucesso será exibida. Para remover o item adicionado na tela acima, basta clicar no ícone. Esta operação já foi descrita neste manual. Clique em Continuar para prosseguir com a ação. A página Dados do Arquivo a Ser Anexado será fornecida.

36 36 Forneça o Nome do arquivo, se achar pertinente adicione uma Descrição e selecione o arquivo através do campo Arquivo, clicando em Selecionar arquivo. Dessa forma, o usuário poderá efetuar o download do aquivo e posteriormente anexá-lo clicando em Anexar. A mensagem de sucesso da ação será exibida juntamente com a página Dados do Arquivo a Ser Anexado. Para remover o item adicionado na tela acima, basta clicar no ícone. Esta operação já foi descrita neste manual. Clique em Continuar para ir ao próximo passo da operação de registro dos dados do processo. A tela a seguir será fornecida. A tela abaixo corresponde a Informar Despacho a opção selecionada Não. Se o usuário optar por Informar Despacho: Sim, a página ficará no formato descrito abaixo.

37 37 Em Dados Gerais do Despacho forneça os campos: Tipo do Despacho: opte por Favorável ou Desfavorável; Servidor Responsável pelo Despacho; Público: opte por Sim ou Não e Forma do Despacho: selecione Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Exemplificamos com: Tipo do Despacho: Favorável; Público: Sim e Forma do Despacho: Informar Despacho. Para efetuar a confirmação, clique em Continuar. A tela seguinte será exibida.

38 38 Confira os dados dispostos na tela acima e clique em Confirmar para registrar os dado do processo. A tela a seguir será fornecida.

39 39 Ao clicar no ícone, a tela exibida pelo sistemas será a seguinte.

40 40 Retornando a página Dados do Processo Registrado com Sucesso, se desejar o usuário poderá imprimir a capa do processo, para isso basta clicar em capa será gerada pelo sistema.. A

41 41 Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

42 42 Para imprimir a capa, clique em. Caso deseje retornar à página inicial do Menu Protocolo, clique em, no topo da página. Ainda na página Processo Autuado com Sucesso, clique em, a guia de movimentação do processo será gerado para impressão. Para retornar à tela anterior, clique em Voltar. 7. Registrar Recebimento de Processos Esta funcionalidade permite o recebimento de processos e tem a finalidade de realizar o registro eletrônico do recebimento dos processos entre as unidades. Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. Para registrar o recebimento de um processo, entre no SIPAC Módulos Protocolo Processos Movimentação Registrar Recebimento. O sistema exibirá uma janela contendo o campo de Consulta de Processos e a lista de Processos Pendentes de Recebimento.

43 43 Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função. Para retornar à página inicial do módulo, clique no link função estiver disponível.. Esta opção é válida sempre que a Na tela acima, para buscar por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados: Unidade: Selecione a unidade que deverá receber o processo; Número do Processo: Informe os números do processo pendente de recebimento; Código de Barras: Forneça o código de barras referente ao processo desejado; Número Original do Processo: Forneça os números originais do processo que deseja localizar; Assunto Detalhado: Descreva o assunto detalhado do processo; Interessado: Informe o nome do interessado do processo; Apenas processos que estão bloqueando a unidade: Selecione esta opção para listar apenas os processos bloqueantes da unidade. Após informar os critérios de busca desejados, clique em Buscar. A lista de Processos Pendentes de Recebimento será atualizada, então, com os processos que atendem aos critérios informados. Na lista de Processos Pendentes de Recebimento, clique em ou no número do processo para visualizar seus detalhes. Esta ação encontra-se descrita no manual Consultar Processo, listado em Manuais Relacionados, no final da página, e será válida sempre que uma das opções for disponibilizada. De volta à lista de Processos Pendentes de Recebimento, selecione os processos que deseja receber e clique em Registrar Recebimento. Exemplificaremos esta ação com o processo / A seguinte página será gerada:

44 44 Clique em Voltar para retornar à tela anterior. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente. Se desejar remover o processo selecionado da lista de itens escolhidos para recebimento, clique no ícone e confirme esta ação na seguinte caixa de diálogo exibida pelo sistema: Clique em OK para confirmar a remoção do processo selecionado. A mensagem de sucesso abaixo será exibida no topo da seguinte tela: De volta à tela anterior, dessa vez com algum processo selecionado para recebimento, selecione o Responsável pelo recebimento do processo e clique em Confirmar Recebimento. A mensagem de sucesso a seguir será fornecida: Para arquivar o processo recebido, clique em. Esta operação está detalhada no manual Arquivar Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página. Para registrar a saída do processo recebido, clique em. Esta operação está detalhada no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página. Para registrar a saída de outro processo, clique em. Esta operação está detalhada no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página. Para receber outros processos, clique em e repita esta operação. Retornando, mais uma vez, à lista de Processos Pendentes de Recebimento, clique em para devolver um processo para a unidade de origem por não o ter recebido fisicamente. Desta vez, exemplificaremos com o processo / A página dos Dados da Devolução será exibida:

45 45 Nesta tela, informe a Observação da devolução do processo e clique em Confirmar. O sistema solicitará ainda a conformação desta etapa através da caixa de diálogo gerada abaixo: Clique em OK para confirmar. A tela abaixo será visualizada, exibindo a mensagem de sucesso da operação do topo da página: Para receber outros processos, clique em e repita esta operação.

46 46 8. Registrar Envio (Saída) de Documentos Esta funcionalidade permite que o usuário envie processos localizados na unidade em que ele está lotado e tem a finalidade de realizar o registro eletrônico do envio dos processos entre as unidades. Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. Para registrar o envio de um processo, entre no SIPAC Módulos Protocolo Processos Movimentação Registrar Envio (Saída). O sistema exibirá uma tela contendo o campo de Consulta de Processos e a Lista de Processos pendentes na unidade: Nesta tela, é possível visualizar os processos pendentes em unidades de sua hierarquia selecionando a unidade desejada no campo Processo na Unidade. Além disso, pode-se realizar a busca por um processo específico informando o Número do Processo, o número do Código de Barras, o Assunto Detalhado ou o nome do Interessado e clicando em Buscar. A lista dos processos será, então, atualizada e nela passarão a constar os processos que atendem aos critérios informados. Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida pelo sistema. Esta ação será válida para todas as telas que a contenha. Clique no ícone ou no link com o número do processo para visualizar os detalhes do processo. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente. Exemplificaremos com o processo de número / O sistema apresentará uma nova janela com os Dados Gerais do Processo, da seguinte forma:

47 47 Para fechar a janela, clique em. As ações contidas nesta tela serão detalhadas no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página. De volta a tela contendo a Lista de Processos, selecione o(s) processo(s) que deseja enviar clicando na caixa ao lado esquerdo do(s) mesmo(s) e clique em Registrar Envio. Exemplificaremos mais uma vez com o processo / A tela Processos Selecionados para Envio será exibida:

48 48 Aqui, é possível optar por enviar o processo para um Setor Interno ou para um Órgão Externo. Optando por enviar para um Setor Interno, a tela será exibida conforme figura acima. Já ao optar por enviar para um Órgão Externo, ela será exibida no seguinte formato: Neste caso, é necessário informar o código ou a denominação da Unidade de Destino externa. Vale ressaltar que, ao digitar o código ou as primeiras letras da denominação, o sistema exibirá automaticamente a lista de opções disponíveis. Clique na opção desejada para selecioná-la. Para exemplificar, optaremos por enviar o processo para um Setor Interno. Se desejar cadastrar um despacho eletrônico para o processo que será enviado, clique no ícone. Esta operação será detalhada no manual Cadastrar Despacho de Processos, disponível em Manuais Relacionados, ao final desta página. Para remover um determinado processo da lista de processos que será enviado, clique em. A seguinte tela será exibida pelo sistema: Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, uma mensagem de sucesso será exibida no topo da página, conforme figura a seguir: De volta à página contendo os Processos Selecionados para Envio, informe a Unidade de Destino e o Tempo Esperado na Unidade de Destino, em dias. Exemplificaremos com Unidade de Destino SUPERINTENDÊNCIA DE COMUNICAÇÃO (11.28) e Tempo Esperado na Unidade de Destino 2. Se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar. Após informar os dados necessários, clique em Enviar para prosseguir. A seguinte página contendo a mensagem de sucesso do envio e as informações sobre o processo enviado será carregada:

49 49 Para registrar o envio de outro processo, clique em operação. Caso deseje retornar à página inicial do Módulo Protocolo, clique em e repita esta. Clique em para imprimir a guia de movimentação do processo. A guia será exibida conforme figura abaixo: Para retornar à tela anterior, clique em Voltar. Referências Manual SIPAC, disponível em: