MÓDULO 6 - GESTÃO DE MATERIAIS e PATRIMONIAIS. Fonte: 02/02/2016

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1 Aula 06 MÓDULO 6 - GESTÃO DE MATERIAIS e PATRIMONIAIS Fonte: 02/02/2016 Dando sequencia aos estudos na área de gestão, neste módulo serão apresentados conceitos e definições de GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS e PATRIMONIAIS que ao terminá-lo o aluno será capaz de analisar o processo de administração, com visão gerencial, mediado pelo conjunto de fluxos de materiais envolvidos no processo de produção. FUNDAMENTOS DA PROFISSIONALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DE PRODUÇÃO, COMERCIAL E ADMINISTRAÇÃO. 81

2 82 Empreendedorismo - Djanires Lageano Neto - UNIGRAN Desde o início dos estudos em Gestão oferecidos pela disciplina, os alunos puderam compreender o avanço da tecnologia, dos meios de comunicação, da especialização dos serviços, do aumento da oferta e demanda de produtos e serviços qualificados, entre outros fatores que contribuem para o aperfeiçoamento da gestão de serviços. A gestão de Recursos Materiais, Patrimoniais e de Custos, da mesma forma que apontado nos módulos anteriores, quando apresentadas as áreas administrativas, tem sua importância advinda pela revolução industrial, a qual na época desencadeou excedentes de produção, cujos produtos necessitavam sair das fábricas de modo a serem consumidas/ vendidas a fim de gerar recursos. Dentre os precursores dessa fase, destacaram-se Taylor e Fayol que estabeleceram novas estratégias de produção. Frederick Winslow Taylor ( ) desenvolveu a melhoria de produtos e serviços, arranjos produtivos, estudos de tempos e movimentos, planejamento e controle da produção. Com essas mudanças ocasionou na época um conjunto de excedentes que entupiram os seus armazenamentos, que necessitavam sair de suas fábrica, para gerar recursos financeiros para a própria sobrevivência da empresa. Jules Henri Fayol Barros Zacanti ( ) desenvolveu os quatorze princípios e que julgava ser universal: divisão do trabalho, autoridade, disciplina, unidade de comando, unidade de direção, subordinação do indivíduo ao interesse da empresa, remuneração, centralização, linha de autoridade, ordem, equidade, estabilidade do pessoal, iniciativa e espírito de corpo. O engenheiro de minas Fayol um dos fundadores da Teoria Clássica da Administração publicou no ano de os seus estudos científicos que alterou totalmente a visão na gestão das empresas na época. Fayol defendeu, com muita idolatria, que todas as empresas deveriam ser divididas em seis funções, a saber: funções técnicas, aquelas relacionadas com a produção de bens e serviços das instituições; funções financeiras, as relacionadas com a gerência de capitais; funções de segurança, as relacionadas com a prevenção e proteção de bens, equipamentos, móveis e pessoas; funções contábeis, as relacionadas com registros, balanços, inventários, custos, estatísticas, informações da empresa; funções comerciais, a relacionada com a compra, venda, permuta e colocação dos bens e serviços no mercado e as funções administrativas, as que coordenam as demais funções da empresa. A partir dessas verificações, foram muitos os especialistas que aprofundaram e aperfeiçoaram os seus primeiros ensinamentos científicos. A partir desses estudos tanto a especialidade de produção e vendas nunca mais pararam de se especializar, inclusive quando a profissionalização em administração chegou à área de produção, ou melhor, a Administração de Materiais. Dentre os autores que se sugere a leitura sobre a administração de materiais, suprimento, logística, armazenamento, fornecimento, abastecimento e outros, destaca-se para leitura o professor Idalberto Chiavenato, com o livro Administração de Materiais - Uma Abordagem Prática. Nesse livro, o autor destaca que todos os materiais de uma

3 Organização precisam ser adequadamente administrados, com planejamento das quantidades e controlados para que não haja faltas que paralisem a produção, nem excessos que levem os custos operacionais desnecessariamente. Ou seja, a Gestão de Materiais consiste em ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo da empresa. É importante destacar ainda para o aluno de graduação, que o termo Administração de Materiais tem diferentes definições. No dia a dia, são utilizados os termos indistintamente, como: suprimentos, fornecimento, abastecimento, logística etc. para designar os cargos e órgãos com títulos diferentes, mas com as mesmas responsabilidades. GESTÃO DE MATERIAIS E PATRIMÔNIOS Utilizando as referências mais apropriadas, neste caso, de acordo com Chiavenato (2005), atualmente o mundo é constituído por diversas organizações, as quais produzem produtos e serviços indispensáveis ao ser humano. O autor descreve que uma pessoa vive a maior parte do seu tempo dentro de uma organização, seja ela financeira, filantrópica, uma igreja, hospital, comércio, banco, indústria, shopping centers, entre outros estabelecimentos, e que entre as organizações, a denominação que mais cresce são as empresas. As empresas constituem um tipo especial de organização, que está voltada para a produção e para a colocação dessa produção no mercado. No fundo, a atividade de cada empresa qualquer que seja seu negócio é, fundamentalmente, produzir alguma coisa e oferecer ao mercado o resultado dessa produção (CHIAVENATO, 2005, p.39) 1. As empresas se dedicam a lançar algum produto ou serviço, desde que haja clientes dispostos a consumi-los. Para mostrar suas diferenças e principais características, as empresas são classificadas quanto a seu tipo de produção (primário, secundário e terciário) e à sua propriedade (pública, privada ou não governamental). Todas elas são decisivas para atingir determinados objetivos, seja rentável ou não, por meio dos recursos materiais, financeiros, humanos, mercadológicos e administrativos, cada um sendo administrado por uma especialidade da administração administração de produção, de finanças, de recursos humanos, mercadológica e administração geral. O que se sabe, segundo o mesmo autor (2005, p.41), A administração de materiais pode e deve ser uma fonte de lucro para a empresa. E ela somente pode ser lucrativa quando é capaz da integrar fornecedores, compras e produção de maneira articulada e sincronizada. É o que fazem as empresas bem sucedidas em termos de gerenciamento da cadeia de fornecedores, o supply chain management (CHIAVENATO, 2005, p.41). 1 CHIAVENATO, Idalberto. Administração de materiais: uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro: Elsevier,

4 As organizações dependem de maneira geral de parceiros para realizar suas atividades e para abastecer suas operações que requerem matérias primas, materiais, equipamentos, serviços e uma extensa variedade de insumos que provém do ambiente externo (CHIAVENATO, 2005). A gestão de materiais envolve, portanto, a totalidade dos fluxos de materiais da empresa, desde a programação de materiais, compras, recepção, armazenamento no almoxarifado, movimentação de materiais, transporte interno e armazenamento do depósito de produtos acabados. Ela esta associada ainda à totalidade das funções relacionadas aos recursos utilizados, seja com sua programação, aquisição, estocagem, distribuição, desde sua recepção na organização até sua saída com direção aos clientes na forma de produto acabado ou serviço ofertado. GESTÃO DE MATERIAIS Entre as atividades que são desenvolvidas pelo setor e que o Gestor(a) deve observar para melhor gerenciamento dos materiais estão listados abaixo: COMPRAS É uma função complexa que envolve outros departamentos da empresa, a começar pelo setor usuário do bem ou serviço a ser adquirido. O ciclo pode ser demonstrado com os seguintes passos: 1. Elaboração e colocação do pedido de suprimento; 2. Análise do pedido de suprimento (planejamento da compra); 3. Seleção dos prováveis fornecedores; 4. Avaliação do preço de mercado; 5. Escolha do fornecedor; 6. Acompanhamento dos prazos de entrega; 7. Recebimento, conferência e pagamento. OS DISTRIBUIDORES A função de comprador, constantemente encontra os distribuidores como opção de fornecimento. Geralmente os distribuidores oferecem produtos em menor escala em lugares onde o fabricante não atende a pequenas quantidades. 84 CONTROLE DE PREÇOS

5 A análise dos preços e sua compatibilidade com o mercado disponível são funções básicas do profissional de compras. Para tanto, o comprador deverá demonstrar de conhecimento do mercado para novas negociações, incluindo consultas pela internet para cotação dos mercados internos e externos. A QUALIDADE EM FUNÇÃO DO USO A direção da qualidade deve ser dada pelo uso pretendido com o material a ser utilizado, ou seja, não é possível usar micropore como esparadrapo. Um padrão mínimo de qualidade deve ser estabelecido e supervisionado por uma comissão avaliadora, ou seja, deve ser levado em conta o custo benefício de aquisição do produto, como por exemplo, utilizar um produto de limpeza de baixa qualidade e que para garantir a para desinfecção dos espaços é preciso utilizar uma quantidade maior de produto. COMPRAS CENTRALIZADAS E PROFISSIONALIZADAS As compras devem ser realizadas de forma profissional e com controles centralizados para garantir a eficácia. A descentralização extrema seria cada profissional da unidade de saúde adquirir o material que necessita para o seu trabalho, encaminhando a fatura para o financeiro, porém não é assim que ocorre na maioria dos casos, pois para garantir o controle de aquisição, manutenção, estocagem e de utilização seria um problema para toda Organização. O PROCESSO BUROCRÁTICO NECESSÁRIO EM COMPRAS Para realizar um processo de compra da forma convencional, em Organizações privadas quatro passos são importantes de identificação: 1) quem comprou; 2) o fornecedor; 3) quem vai receber e 4) quem vai pagar. Operações de compras de pequenos valores poderão ser realizadas com menos formalidade que as de grandes valores. É importante lembrar que no processo vinculado a Organização Pública, requer os passos necessários já apontados, porém tudo mediado pelo processo licitatório, com editais públicos e de ampla concorrência e divulgação dos resultados. SISTEMA DE COMPRAS DE EMERGÊNCIA O número de itens em estoque e outros possíveis de surgirem como necessidade da Organização, devem ser observados pelo(a) Gestor(a) pois quando ocorre a ruptura de estoque por aumento de consumo, falha na entrega ou mesmo equívocos de dimensionamento é preciso providências imediatas para o restabelecimento da normalidade, ou seja, é preciso criar um estoque de segurança, paralelo ao já estabelecido para evitar problemas. 85